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OFICIALÍA MAYOR

LINEAMIENTOS PARA ELABORAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

FECHA: FEBRERO DE 2005.

DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO HUMANO Y ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN


LINEAMIENTOS PARA ELABORAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

CONTENIDO

PAG. • INTRODUCCIÓN

3

• MARCO JURÍDICO

4

• OBJETIVO

6

• ÁMBITO DE APLICACIÓN

7

• POLÍTICAS GENERALES

8

• CAPÍTULO

I I.I I.II

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

11 12 14

• CAPÍTULO

II II.I II.II

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONCEPTUALIZACIÓN Y OBJETIVOS CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ESPECIFICACIONES PARA LA PRESENTACIÓN DEL MANUAL

18 18

II.III

19 23

• INFORMACIÓN GENERAL

25

• GLOSARIO

26

• ANEXOS

29

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LINEAMIENTOS PARA ELABORAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

INTRODUCCIÓN

Con base en el Artículo 10, fracción XII y 33, fracciones II y IV del Reglamento Interior vigente de la Secretaría del Medio Ambiente y Recursos Naturales (SEMARNAT), la Oficialía Mayor por conducto de la Dirección General de Desarrollo Humano y Organización establece los presentes “Lineamientos para Elaborar Manuales de Procedimientos Administrativos”, como instrumentos para la formulación e integración de dichos documentos. Este documento pretende servir de orientación a los responsables de elaborar, revisar y actualizar los Manuales de Procedimientos al interior de la Secretaría, cada vez que se susciten cambios en la estructura orgánico-funcional y normativa de la SEMARNAT. Así también, permitirá unificar criterios en la elaboración de los Procedimientos Administrativos que se realicen en la Secretaría y la descripción de sus actividades, para que éstas sean homogéneas y cumplan con el objetivo de guiar a los servidores públicos en la ejecución de sus acciones y responsabilidades. En tal sentido, el presente documento se sustenta en la necesidad de fortalecer la relación, articulación e interacción que tiene que prevalecer entre el marco funcional básico, con el método y la forma de concretar una actividad, la oportunidad y suficiencia de la información para promover la ejecución y el logro de los resultados, dentro de una dinámica de mejora continua. Finalmente, la existencia de Manuales de Procedimientos será sinónimo de que la Secretaría cuenta con: una fuente cualitativa de información formal y permanente para la toma de decisiones en la planeación y el desarrollo de funciones y actividades; las bases, los lineamientos, mecanismos e instrumentos para orientar y agilizar la ejecución de las mismas; el conocimiento de la secuencia, interacción o conexión entre funciones, actividades, procedimientos, sistemas, unidades responsables; así como un mecanismo claro de medición de la eficiencia y eficacia de los procesos.

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LINEAMIENTOS PARA ELABORAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

MARCO JURÍDICO

Como todo documento que se elabore en beneficio o apoyo al desarrollo funcional u operacional de la Secretaría, el Manual y sus Procedimientos deberán estar sustentados en disposiciones, ya sean jurídicas o administrativas, con el propósito de no incurrir en alguna responsabilidad que no corresponda, a la materia de las unidades que participan en la elaboración e integración de algún proyecto relacionado con el tema o documento en cuestión.

PRINCIPALES ORDENAMIENTOS JURÍDICO-ADMINISTRATIVOS: •

LEYES

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Artículo 7 fracción II; Artículo 9; Artículo 17; Artículo 28 fracción I, V; Artículo 29 fracción II; Artículo 43 y Artículo 61 (D.O.F. 11-VI-2002). Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Artículo 19 (D.O.F. 29-XII-1976 y sus reformas). •

REGLAMENTOS

Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Artículo 18; Artículo 21 y Artículo 24 (D.O.F. 11-VI-2003). Reglamento Interior de la Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales. Artículos: 10 fracción XII y 33 fracciones II y IV (D.O.F. 21-I-2003).

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OTRAS DISPOSICIONES

Manual de Organización General de la Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales. (D.O.F 13-VIII-2003). Decreto por el que se aprueba el programa sectorial denominado Programa Nacional de Combate a la Corrupción y Fomento a la Transparencia y el Desarrollo Administrativo 2001-2006. (D.O.F. 22-IV-2002).

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OBJETIVO

DE LOS LINEAMIENTOS Presentar y difundir las bases y metodologías de actualización y formalización de los Procedimientos Administrativos de las Unidades Administrativas del Nivel Central, Delegaciones Federales, Coordinaciones Regionales y Órganos Desconcentrados, con la finalidad de uniformar los criterios para la elaboración e integración de los Manuales de Procedimientos dentro de la Secretaría, evitando con ello, la disparidad tanto de presentación como de contenido.

DE LOS PROCEDIMIENTOS Describir el método y orden secuencial de las actividades o pasos que se siguen para desarrollar una función, un programa, proceso y/o ejercer una atribución y obtener un resultado predeterminado de acuerdo con las normas y políticas de operación aprobadas.

DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Integrar en forma ordenada los Procedimientos Administrativos, de acuerdo con la metodología determinada en los presentes Lineamientos, que permita conocer el funcionamiento o la operación integral de cada una de las Unidades Administrativas del Nivel Central, Delegaciones Federales, Coordinaciones Regionales y Órganos Desconcentrados que conforman la Secretaría.

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ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente documento es de observancia obligatoria para los titulares de las Unidades Administrativas del Nivel Central, Delegaciones Federales, Coordinaciones Regionales y Órganos Desconcentrados, de conformidad con lo previsto en los artículos 10, 16, 19, 33 y 42 del Reglamento Interior de esta Secretaría, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 21 de enero del 2003.

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POLÍTICAS GENERALES

Las Unidades Administrativas del Sector dentro de sus respectivos ámbitos de competencia tendrán las siguientes responsabilidades: •

Considerando la importancia de sus actividades sustantivas deberán identificar, jerarquizar, preparar y realizar las acciones concretas y específicas tendientes a reducir, agilizar y dar transparencia a los Procedimientos que realizan.

Anualmente, en la primera semana de marzo, deberán presentar y/o actualizar ante la Dirección General de Desarrollo Humano y Organización su inventario de Procedimientos en el formato preestablecido (ANEXO A “HOJA PARA EL INVENTARIO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS”), independiente a los cambios que pudieran presentarse en su estructura orgánico-funcional.

Tendrán la obligación de elaborar y presentar a la Dirección General de Desarrollo Humano y Organización sus proyectos de Manuales de Procedimientos con la simplificación administrativa pertinente.

Crear, revisar y actualizar los Procedimientos y/o Manuales de Procedimientos Administrativos, principalmente, ante cambios en la estructura orgánico-funcional y normativa al interior de las Unidades Administrativas, remitiéndolos de forma impresa y vía electrónica con oportunidad a la Dirección General de Desarrollo Humano y Organización conforme a las bases y los lineamientos que se han establecido.

Deberán procurar y promover la simplificación de aquellos Procedimientos Administrativos que no requieran reformas a Leyes o Reglamentos, en tanto basten para ello, disposiciones administrativas o resoluciones de los titulares respectivos.

Designarán un enlace de mando medio (mediante oficio, señalando el nombre, cargo, red y correo electrónico del mismo) quien establecerá comunicación de manera constante con la Dirección General de Desarrollo Humano y Organización, con el fin de agilizar el proceso de análisis, validación, integración y formalización de los Manuales de Procedimientos Administrativos, el cual deberá ratificarse o actualizarse cada seis meses.

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Asumirán el contenido, aplicación y ejecución de los Manuales de Procedimientos Administrativos y Procedimientos Administrativos que elaboren.

Resolverán las dudas que se susciten sobre la interpretación o aplicación del contenido de dichos documentos.

De manera oportuna, deberán informar a la Dirección General de Desarrollo Humano y Organización sobre la certificación en Sistemas de Calidad, de sus procesos y por ende de sus procedimientos, los cuales tendrán que estar previamente validados y autorizados por las instancias correspondientes (Oficial Mayor y/o Director General de Desarrollo Humano y Organización).

Así también, deberán informar a la Empresa Certificadora sobre la existencia de los “Lineamientos para Elaborar Manuales de Procedimientos Administrativos”, con la finalidad de que se apeguen a dichas disposiciones.

Una vez expedido el Manual de Procedimientos Administrativos respectivo, por el Oficial Mayor del Ramo, les corresponderá llevar a cabo las acciones pertinentes para su difusión e implantación.

Deberán resguardar el documento original con firmas autógrafas, en sus respectivos archivos.

La Dirección General de Desarrollo Humano y Organización, mediante la Dirección de Organización tendrá las siguientes responsabilidades: •

Proporcionará la asesoría técnica necesaria para que las Unidades Administrativas elaboren, integren y/o actualicen sus Manuales de Procedimientos Administrativos.

Revisará y analizará la correcta integración de los Procedimientos y/o Manuales de Procedimientos de las Unidades Administrativas.

En el supuesto de que las propuestas de Manuales de Procedimientos o Procedimientos no cuenten con las especificaciones de los presentes lineamientos se informará oficialmente, la no procedencia de las propuestas elaboradas por las Unidades Administrativas.

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Llevará el registro y el control de los Manuales de Procedimientos Administrativos definitivos mediante la determinación de un número (de control), para lo cual cada Unidad Administrativa deberá remitir de manera impresa y por medio magnético el documento a esta Dirección General.

Gestionará ante la Oficialía Mayor la aprobación y expedición de los Manuales de referencia para proceder a su registro.

Resolverá las dudas que se susciten sobre la interpretación o aplicación de los presentes Lineamientos.

Resguardará en versión electrónica el documento oficial que haya sido autorizado y en su caso expedido. Asimismo, guardará copia del acuse de recibo original del oficio mediante el cual se autorice un procedimiento específico, para el Manual de Procedimientos la “Hoja de Firmas de Autorización” y para ambos casos la “Hoja de Registro de Revisiones”.

El Titular de la Dirección General de Desarrollo Humano y Organización, previa revisión y aprobación de las partes involucradas en la elaboración de los Procedimientos Administrativos, y en apego a los presentes lineamientos validará o en su caso autorizará parcialmente mediante oficio, los Procedimientos Administrativos generados, modificados o actualizados, antes de ser integrados de manera definitiva al respectivo Manual de Procedimientos Administrativos. Los Manuales de Procedimientos Administrativos y los Procedimientos Administrativos contarán con carácter de oficial cuando estén validados por el Director General de Desarrollo Humano y Organización y; autorizados y expedidos por el Oficial Mayor del Ramo, según corresponda. EXCEPCIÓN: Todas aquellas Unidades Administrativas que hayan certificado sus Procedimientos y/o Manuales de Procedimientos Administrativos, bajo la Norma ISO 9001:2000 y que a la fecha mantengan la certificación (habiendo pasado por un mínimo de dos auditorias semestrales o una anual o en su caso estén por re-certificarse), contarán con la validación de dichos documentos por parte del Titular de la Dirección General de Desarrollo Humano y Organización; la autorización y expedición correspondiente por parte del Oficial Mayor del Ramo, sin observación alguna de fondo o de forma. Lo anterior podrá llevarse a cabo siempre y cuando, el Titular de la Unidad Administrativa asuma el contenido, aplicación y ejecución de los mismos; así como de su consentimiento para adquirir el compromiso que ante cualquier cambio o modificación que sufran los documentos antes mencionados se informará de manera oportuna a la DGDHO y se deberán realizar las actualizaciones conforme a los presente Lineamientos.

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CAPÍTULO I PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Cuando se analiza uno o varios Procedimientos, ya sea para implementarlos, mejorarlos o sustituirlos, es necesario, como primer paso, establecer claramente los objetivos que se desean alcanzar con su estudio, a fin de que posteriormente se propongan las alternativas de acción más viables y que se presenten mayores facilidades para su ejecución, con lo que se estará en la posibilidad de plantear la estrategia general a seguir en la recopilación de la información. Para lograr lo anterior se requiere observar los siguientes aspectos:

a) Delimitación del procedimiento. ¿Cuál es el procedimiento que se analizará? ¿Dónde inicia? ¿Quién o quiénes son los proveedores? ¿Quién o quiénes son los clientes? ¿Qué áreas intervienen? ¿Dónde termina?

b) Definición del problema. ¿Cuál es el verdadero problema? ¿Cuáles son sus causas y efectos? ¿De qué magnitud es el problema? (Número de personas, transacciones, formas, tiempo…)

En el Inventario de Procedimientos de cada Unidad Administrativa o Entidad, se deben definir aquellos procedimientos que inician y terminan en la propia área, los que se realizan en forma parcial y aquellos que provienen o son complementados en otras Unidades Administrativas; así como sus prioridades de elaboración, actualización, simplificación o desregulación.

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I.I

DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN

A)

DEFINICIÓN.

Un procedimiento puede considerarse como la sucesión cronológica y secuencial de pasos concatenados entre sí, que se constituyen en una unidad, en función de la realización de una actividad o servicio específico dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

B)

CLASIFICACIÓN.

Dependiendo de su ámbito de aplicación y alcance, dentro de la Administración Pública Federal, los Procedimientos pueden clasificarse de la siguiente manera:

1.

TIPO DE PROCEDIMIENTOS POR SU APLICACIÓN.

Procedimientos Administrativos.

Son aquellos que describen las actividades que se realizan al interior de una o más Unidades Administrativas. Se constituyen únicamente por actividades de las relaciones de trabajo de administración interna, sin guardar vinculación con el público e involucran los aspectos de planeación, programación, presupuestación, organización, coordinación regional, estatal e internacional, control, evaluación, informática, y estadística, recursos humanos, recursos materiales, contabilización, fiscalización, archivos y demás que revistan éstas características. •

Procedimientos Técnicos.

En este grupo, se encuentran los procedimientos que describen las actividades que se realizan al interior de una o más Unidades Administrativas, de las áreas (técnicas) de la Secretaría que requieren de un conocimiento y de un manejo de lenguaje especializado. •

Procedimientos de Servicio al Público.

Son los que realizan las Unidades Administrativas en la prestación de un servicio al público.

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Estos procedimientos integran información real y concisa acerca de los servicios que una Institución proporciona, así como los requisitos y trámites que el público solicitante debe realizar para obtenerlos; asimismo, integran los requisitos y su tiempo de obtención. También contribuyen a facilitar la relación de la ciudadanía con la Administración Pública y proporcionan los elementos que sirvan de guía para orientar e informar correcta y oportunamente a los usuarios o promoventes de los servicios.

2.

TIPO DE PROCEDIMIENTOS POR SU ALCANCE.

Procedimientos Institucionales.

Son los que contienen las actividades internas de una Dependencia o Entidad, con el fin de cumplir sistemáticamente con sus funciones y objetivos. Dentro del ámbito institucional los procedimientos pueden clasificarse en generales o específicos. Los Procedimientos Generales son los que involucran actividades que efectúan todas o más de una dirección general o su equivalente dentro de la Institución; los Específicos se circunscriben al ámbito de una dirección general o de alguna de las unidades dependientes. •

Procedimientos Sectoriales.

Son aquellos que involucran a todo un sector administrativo. En ellos se plasman las relaciones intrasectoriales a nivel operativo. •

Procedimientos Interinstitucionales.

Son aquellos que se establecen para aplicarse en toda la Administración Pública Federal o en más de un sector administrativo. En la mayoría de los casos estos procedimientos son propuestos y aplicados por las Dependencias Globalizadoras, es decir, por aquellas Secretarías que tienen encomendado normar y controlar el desarrollo de alguna función, cuyo desempeño es común a todas las instituciones del Ejecutivo Federal, como ejemplo pueden citarse los procedimientos que establece la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para el diseño y operación del presupuesto.

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I. II

CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

REGISTRO DE REVISIONES

INSTRUCTIVO DE LLENADO 1…

ANEXO 1…

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

POLÍTICAS DE OPERACIÓN INDICADORES TIEMPO DE OBTENCIÓN DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS

PROCEDIMIENTO… DIRECCIÓN GENERAL DE… DOCUMENTO NO. FECHA DE EXPEDICIÓN: 1 DE 1

NOMBRE

OBJETIVO

ALCANCE

PROCESO

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

PROCEDIMIENTO

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Los procedimientos constituyen la parte más importante de un manual, ya que en ellos se describen en secuencia cronológica las actividades que realizan las Unidades Administrativas en su ámbito de competencia. A continuación se describen los diferentes apartados que debe contener todo procedimiento: A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. K. L. M.

NOMBRE OBJETIVO ALCANCE PROCESO DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS POLÍTICAS DE OPERACIÓN INDICADORES TIEMPO DE OBTENCIÓN DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DIAGRAMA DE FLUJO ANEXOS INSTRUCTIVOS DE LLENADO REGISTRO DE REVISIONES (DEL PROCEDIMIENTO O MANUAL)

A. NOMBRE.- Se anotará la denominación del procedimiento, el cual debe permitir a los usuarios su identificación clara y precisa y ser congruente con el fin o con la meta que se pretenda alcanzar al desarrollar el mismo. B. OBJETIVO.- En éste se expresará el propósito específico que se pretende alcanzar con su aplicación del procedimiento. El objetivo será lo más preciso posible y su redacción clara, evitándose el uso de adjetivos calificativos. Se debe expresar cualitativamente el ¿QUÉ?, el ¿CÓMO? y ¿PARA QUÉ SE HACE? e iniciarlo con un verbo en infinitivo. C. ALCANCE.- Se determinará el límite de las acciones o ámbito de aplicación de las actividades indicadas. D. PROCESO.- Señalar el proceso al que esté vinculado el procedimiento que se elabora. E. DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS.- Describir y relacionar en orden alfabético el significado de aquellos términos técnico–administrativos o siglas que se utilicen para su adecuada interpretación.

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F. POLÍTICAS DE OPERACIÓN.- Utilizar los mismos criterios indicados en el Capítulo II.II “CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS” punto 8. “POLÍTICAS GENERALES”, sólo su alcance se circunscribirá al procedimiento al que se haga referencia. G. INDICADORES.- Los indicadores son parámetros de medición y se constituyen como instrumentos que permiten evaluar los Procedimientos elaborados para prevenir o detectar desviaciones en el logro de los objetivos y contribuyen a mejorar la operación monitoreando el cumplimiento de dichos Procedimientos. Estos deberán contener lo siguiente: 1. Nombre del Indicador.- Es la denominación que se le da en función del objeto que se quiere medir. Ejemplo: asesorías otorgadas, número de observaciones, reclamaciones recibidas... 2. Responsable de obtenerlo.- Deberá anotarse el área responsable de evaluar el Procedimiento. Ejemplo: Departamento de Procedimientos (Nivel Central), Subdirección de Procedimientos, etc. 3. Periodicidad.- Será la requerida o acordada para el logro de los objetivos y estará en función de lo que se mide. Ejemplo: Mensual, trimestral, semestral, anual… 4. Unidad de Medición.- Es la variable que permite conocer el estado que guarda un sistema, proceso o procedimiento y que puede ser expresado en números, porcentajes, promedios, documentos, etc. Ejemplo: porcentaje de avance, número de plazas autorizadas… 5. En el caso de no estar definidos los indicadores, se deberá anotar la leyenda “No Aplica” en cada uno de los puntos antes mencionados. H. TIEMPO DE OBTENCIÓN.- Todo procedimiento persigue un fin específico, por ejemplo: la entrega de un certificado de origen, la entrega de una constancia de servicios, etc., para lo cual, en este apartado deberá indicarse el tiempo en que se lograra el fin o meta del procedimiento. (Los apartados de la letra A a la H y la K, deberán ir en el formato incluido en el ANEXO 1 “HOJA PARA EL TEXTO DE LOS PROCEDIMIENTOS”) I. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.- El texto debe precisar, en orden cronológico, en que consiste cada actividad; el ÁREA RESPONSABLE, señalando en la descripción el puesto o cargo de QUIÉN realiza una determinada actividad; además, debe incluir el CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, CON QUÉ y en CUÁNTO TIEMPO debe realizarse según sea el caso, de manera que se facilite su comprensión.

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LINEAMIENTOS PARA ELABORAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Es importante mantener la uniformidad del estilo, pues evita la confusión, la falta de comprensión y la ambigüedad. El estilo a emplear en la redacción deberá tener un lenguaje sencillo que no deje lugar a dudas al lector a quien se destine. La descripción de cada actividad deberá comenzar con verbo en presente, ejemplo: solicita, revisa, remite, autoriza, etc. Para la descripción de los Procedimientos se utilizará el formato diseñado para tal efecto. (ANEXO 2 “HOJA PARA LA DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO”). J. DIAGRAMA DE FLUJO.- Las acciones que se llevan a cabo en el procedimiento se representan en forma gráfica en el formato previamente diseñado (ANEXO 3 “HOJA PARA DIAGRAMAS DE FLUJO”); utilizando las condiciones o criterios y la simbología (ANEXO B “CRITERIOS, SIMBOLOGÍA Y USO DE LA SIMBOLOGÍA”) establecida en los presentes lineamientos. K. ANEXOS.- En este apartado se deberán de incluir todos los documentos y las formas impresas o formatos (como imagen), de acuerdo al orden de aparición y al número arábigo consecutivo que se les asignó en la descripción del Procedimiento. (ANEXO 1). Asimismo, cada espacio o rubro de cada uno de los formatos se le identificará con un número arábigo progresivo, iniciando de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, hasta cubrir todos los campos del mismo. L. INSTRUCTIVOS DE LLENADO.- Detallar la información que debe anotarse en cada uno de los rubros o conceptos de los formatos, que previamente fueron numerados de acuerdo al apartado antes mencionado. (ANEXO 4 “HOJA PARA EL INSTRUCTIVO DE LLENADO”). M. REGISTRO DE REVISIONES (DEL PROCEDIMIENTO O MANUAL).- Muestra el historial de cambios y proporciona evidencia de las modificaciones realizadas al contenido del procedimiento y por consiguiente al respectivo Manual de Procedimientos Administrativos (ANEXO 5 “HOJA PARA EL REGISTRO DE REVISIONES”). Con la finalidad de facilitar el uso de los formatos que se mencionan en el Capítulo I Subcapítulo I.II “CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO” se incluye un caso práctico (ANEXO C “EJEMPLO”).

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CAPÍTULO II MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

II.I

CONCEPTUALIZACIÓN Y OBJETIVOS

A)

CONCEPTUALIZACIÓN.

Los Manuales de Procedimientos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la Institución, consignan las actividades a seguir para la realización de las funciones de toda la organización o de una o más Unidades Administrativas, dependiendo de su ámbito de aplicación. Se consideran a los Manuales de Procedimientos como elementos fundamentales para la comunicación, coordinación, dirección, ejecución y evaluación de las actividades administrativas, ya que facilitan la integración y funcionamiento de las distintas Unidades Administrativas o Instituciones Gubernamentales. Los Manuales de Procedimientos Administrativos son documentos de apoyo y consulta integrados por Procedimientos de carácter administrativo debidamente estructurados, para sustentar el funcionamiento de las Unidades Administrativas con base en la normatividad y metodología autorizadas. Asimismo, describen de manera ordenada, cada una de las diferentes actividades que realizan las Unidades Administrativas de una Dependencia y establecen la normatividad para ejecutar dichas actividades, precisando las áreas que intervienen y el área responsable de realizarla.

B)

OBJETIVOS.

En virtud de lo anterior, los Manuales de Procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos, tienen los siguientes objetivos: Ø Establecer y describir formalmente los métodos y técnicas de trabajo que deben seguirse para la realización de las actividades o para desarrollar una función, un programa o ejercer una atribución y obtener un resultado predeterminado de acuerdo con las normas y políticas de operación aprobadas.

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Ø Precisar responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las actividades. Describir el método y orden secuencial de las actividades o pasos que se siguen para desarrollar una función, un programa o ejercer una atribución y obtener un resultado predeterminado (trámite, servicio o bien) de acuerdo con las normas y políticas de operación aprobadas.

II.II

CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ANEXOS GLOSARIO INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTOS POLÍTICAS GENERALES ORGANOGRAMA MARCO JURÍDICO ALCANCE OBJETIVO GENERAL INTRODUCCIÓN ÍNDICE FIRMAS DE AUTORIZACIÓN DEL MANUAL

LOGO ÓRGANOS DESCONCENTRADOS

SUBSECRETARÍA DE … OFICIALÍA MAYOR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE…

No. REGISTRO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

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En virtud de que las necesidades de una Unidad Administrativa difieren en mayor o menor grado, con relación a las necesidades de otras unidades; algunas requerirán sólo de un manual que contenga todos sus procedimientos; otras requerirán varios manuales con los procedimientos agrupados o por funciones, áreas, proceso o bien manuales con procedimientos individuales preparados para distintos niveles de empleados, servicios y/o de necesidades. Por lo anterior se deduce que no existe un patrón para integrarlos; sin embargo, con la finalidad de unificar el contenido de los Manuales de Procedimientos Administrativos en todas la Unidades Administrativas del Sector, a continuación se señalan los rubros que deberá(n) contener dicho(s) manual(es): 1. CARÁTULA 2. REGISTRO DE FIRMAS DE AUTORIZACIÓN 3. CONTENIDO 4. INTRODUCCIÓN 5. OBJETIVO GENERAL 6. ALCANCE 7. MARCO JURÍDICO 8. ORGANOGRAMA 9. POLÍTICAS GENERALES 10. PROCEDIMIENTOS A. NOMBRE B. OBJETIVO C. ALCANCE D. PROCESO E. DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS F. POLÍTICAS DE OPERACIÓN G. INDICADORES H. TIEMPO DE OBTENCIÓN I. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO J. DIAGRAMA DE FLUJO K. ANEXOS L. INSTRUCTIVOS DE LLENADO M. REGISTRO DE REVISIONES (DEL PROCEDIMIENTO O MANUAL) 11. INFORMACIÓN GENERAL 12. GLOSARIO 13. ANEXOS

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Este contenido será la parte que de manera sintética y ordenada deberá reflejarse en los capítulos del Manual y quien sea responsable de su elaboración, deberá observar y tomar en consideración lo que se debe incluir en cada apartado. 1. CARÁTULA.- En esta se anotarán los datos de identificación del Manual, deberá ser de un grosor mayor a las hojas internas. La Dirección de Organización proporcionará esta información. 2. REGISTRO DE FIRMAS DE AUTORIZACIÓN.- Servirá para recabar las firmas de aprobación, validación y autorización, así como el nombre y cargo de quienes oficializan el documento. (ANEXO 6 “HOJA PARA FIRMAS DE AUTORIZACIÓN DEL MANUAL”). 3. CONTENIDO.- En éste se relacionarán los nombres de los capítulos y subcapítulos que constituyan la estructura del Manual, con un número romano al lado izquierdo. Se enunciarán los diferentes apartados que conforman el Manual, indicando con número arábigo al lado derecho de cada título la página donde se localizarán cada uno de ellos y, para cada procedimiento que contemple se anotará del lado izquierdo el número arábigo que le corresponda, así como en el caso de los subcapítulos. Es importante seguir el orden descrito anteriormente para efectos de unificar el contenido de los diferentes Manuales de Procedimientos que se elaboren en la Secretaría. 4. INTRODUCCI��N.- En una cuartilla, se dará una explicación en forma general y clara de las causas que originan la elaboración o actualización del Manual de Procedimientos, los beneficios que se obtendrán una vez que se haya implantado, así como el contenido del mismo. Al explicar los motivos y propósitos del documento y mostrar el contenido que presenta, se recomienda utilizar un vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su comprensión, evitando caer en la práctica de incluir antecedentes, justificaciones y demás explicaciones que resultan inoperantes. 5. OBJETIVO GENERAL.- En éste se expresará el propósito final que se pretende alcanzar con su aplicación. El objetivo será lo más concreto posible y su redacción clara y en párrafos breves; además se deberá evitar el uso de adjetivos calificativos. Se debe expresar cualitativamente el ¿QUÉ?, el ¿CÓMO? y ¿PARA QUÉ SE HACE? e iniciarlo con un verbo en infinitivo. 6. ALCANCE.- Se determinará el límite de las acciones o ámbito de aplicación de las actividades indicadas.

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7. MARCO JURÍDICO.- Se relacionarán los nombres de los principales ordenamientos jurídicoadministrativos vigentes que regulen los procedimientos que integrarán el Manual de la Unidad Administrativa en cuestión, siguiendo un orden jerárquico descendente. Dentro de cada ordenamiento jurídico-administrativo deberá seguirse el orden cronológico en que fue expedido cada uno de ellos, iniciándose con el de fecha más reciente. (Se anotará el nombre completo del ordenamiento, el número de capítulo, artículo y fracción; la letra de inciso; la fecha de publicación en el Diario Oficial de la Federación, anotándose con números arábigos el día y el año, y con número romano el mes. El orden a seguir es día, mes y año). Cualquier ordenamiento que sufra modificaciones, se integrará según su última fecha de reforma. 8. ORGANOGRAMA.- Anexar el último organograma autorizado por la Oficialía Mayor. 9. POLÍTICAS GENERALES.- En las políticas se plasmarán los criterios, lineamientos o directrices que marquen los límites generales del ámbito de competencia donde se realizarán las acciones de los diferentes Procedimientos. Es conveniente que éstas definan claramente y prevengan la mayor parte de las situaciones alternas que puedan presentarse al operar los diferentes procedimientos, es decir, que definan expresamente qué hacer o que criterios hay que seguir en los casos que se presenten excepcionalmente o que no estén descritos en los procedimientos. En los casos en que una política de operación se repita en los procedimientos y además se incluya en las políticas generales, será conveniente eliminarla en los procedimientos y describirla en las políticas generales. Al elaborar las políticas, se deberá tener cuidado de no redactar normas o reglas, ya que estás son ordenamientos imperativos y de una obligatoriedad incuestionable y las políticas son instrucciones que si bien revierten una obligatoriedad, permiten cierta flexibilidad; así mismo, es necesario cuidar que el verbo que indica la acción se conjugue en tiempo futuro y en modo indicativo. No elaborar políticas generales y de operación para áreas externas, a causa de no ser el área indicada para señalar como deben realizar sus operaciones, ya que cada área define sus propias políticas internas.

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LINEAMIENTOS PARA ELABORAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

10. PROCEDIMIENTOS.- Los procedimientos constituyen la parte más importante del Manual, ya que en ellos se describen en secuencia cronológica las actividades que realizan las Unidades Administrativas en el ámbito de competencia. Los diferentes apartados y las características que integran un procedimiento se describen en el Capítulo I Subcapítulo I.II “CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO”. 11. INFORMACIÓN GENERAL.- El capítulo de información general contendrá la información adicional que los responsables de la elaboración del Manual consideren necesario agregar para la correcta comprensión y utilización del Manual, a efecto de dar mayor claridad o énfasis a algún punto tratado en el documento. 12. GLOSARIO.- En este capítulo se deberá de incluir una lista en orden alfabético de los términos técnicos comúnmente empleados en el cuerpo del Manual de Procedimientos Administrativos, con sus respectivos significados y que deberán ser congruentes con los procedimientos que lo conforman. 13. ANEXOS.- Son todos los documentos, formas impresas y formatos e instructivos de llenado que se integrarán de acuerdo al orden de aparición en la descripción del documento. (Los apartados del 1 al 9 y el 11 y 13 se incluirán en formato del ANEXO 7 “HOJA PARA EL TEXTO DEL MANUAL”). Nota: Los apartados 11 y 13 son de carácter opcional.

II.III

ESPECIFICACIONES PARA LA PRESENTACIÓN DEL MANUAL

Una vez concluido el proyecto de Manual de Procedimientos Administrativos de la Unidad Administrativa, deberá turnarse a la Dirección General de Desarrollo Humano y Organización para su revisión y formalización en medio magnético (disquete, correo electrónico, CD-ROM) e impresión oficial, utilizando el paquete Microsoft Word, en letra tipo Arial de 11 puntos y en hojas tamaño carta, con las siguientes características: • •

Orientación: Márgenes:

Vertical Superior e Inferior, izquierdo, encabezado y pie de página 2.5 cm. y derecho 2 cm.

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LINEAMIENTOS PARA ELABORAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

• • • •

Encuadernación: 0 cm. Posición del margen interno: Izquierdo. Encabezado: 2.1 cm. Y Pie de página: 1.5 cm.

Los títulos se escribirán en fuente Arial de 14 puntos y subtítulos en 12 puntos, con letras mayúsculas, en negritas y sin dejar sangría. Los formatos que se deben utilizar, en la elaboración de un Procedimiento o Manual de Procedimientos Administrativos, están previamente diseñados y se encuentran en el apartado de ANEXOS de los presentes lineamientos (ver, página 29).

1.

PRESENTACIÓN FINAL DEL MANUAL

La fecha de autorización del Manual, será aquella que especifique la Oficialía Mayor conjuntamente con las Unidades Administrativas, de acuerdo a los compromisos o metas establecidas, mediante la expedición del oficio respectivo. La Dirección General de Desarrollo Humano y Organización, por conducto de la Dirección de Organización se encargará de coordinar la fecha en que queda formalizado y obtener su autorización correspondiente. Asimismo, será la responsable de obtener la autorización del Manual de Procedimientos Administrativos correspondiente. Los Manuales de Procedimientos deberán resguardarse en carpetas de plástico de tres argollas con las siguientes dimensiones: 25cm de ancho y 30cm de altura; el ancho del lomo variará según la cantidad de hojas. El uso de carpetas estará en función de la disponibilidad de recursos de cada Unidad Administrativa; en caso contrario se utilizarán pastas de cartulina con ancho de 24.0cm, altura de 21.6cm y engargolado común.

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LINEAMIENTOS PARA ELABORAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

INFORMACIÓN GENERAL

Para cualquier aclaración o consulta sobre dichos Lineamientos, favor de ponerse en contacto con:

Lic. Alcira Vásquez Corral Dirección de Organización alcira.vasquez@semarnat.gob.mx 5490-21-00 Ext. 22165

Lic. Ariadna Domínguez Díaz Departamento de Procedimientos ariadna.dominguez@semarnat.gob.mx 5490-21-00 Ext. 14617

Domicilio: Av. San Jerónimo No. 458 – 2° Piso Col. Jardines del Pedregal C.P. 01900 Delegación Álvaro Obregón México, Distrito Federal.

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LINEAMIENTOS PARA ELABORAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

GLOSARIO ACTIVIDAD.- Una o más acciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento, ejecutadas por una misma persona o por una unidad administrativa. ÁMBITO DE COMPETENCIA.- Ejercicio de autoridad jurisdiccional que un órgano práctica dentro de un marco de acción, mismo que determina los límites y alcances de sus acciones. DIAGRAMA DE FLUJO O FLUJOGRAMA.- Se refiere a la representación gráfica de las actividades señaladas en la descripción narrativa del procedimiento, además de mostrar los órganos, unidades responsables o puestos que intervienen en cada actividad. FORMATO O FORMA IMPRESA.- Pieza de papel impresa cuya finalidad es establecer la comunicación administrativa, contiene datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con información variable; se usa en los procedimientos de oficina y puede constar de varias copias, pudiendo tener destino o usos diversos. Una forma se considera documento cuando se anota en ella la información variable; en algunos casos puede contener instrucciones para su llenado o uso. LINEAMIENTOS.- Establecimiento de los términos, límites y características de las actividades del sector público. MANUAL.- Documento que contiene instrucciones detalladas y precisas para realizar de forma ordenada y sistemática, los objetivos, las políticas, las atribuciones, las funciones y los procedimientos, determinados por objetivos institucionales. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.- Medio o instrumento de información en el que se consignan, en forma metódica los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una dependencia o entidad. En ellos se describen, además, los diferentes puestos o unidades administrativas que intervienen y se precisa tanto su responsabilidad como su participación. Suelen contener información y ejemplos de los formularios, impresos, autorizaciones o documentos necesarios. METODOLOGÍA.- Disposición lógica de los pasos tendientes a conocer y resolver problemas administrativos por medio de un análisis ordenado.

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LINEAMIENTOS PARA ELABORAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

NORMA.- Ordenamiento imperativo y específico de acción que persigue un fin determinado, con la característica de ser rígida en su interpretación y aplicación. Regla, conducta o precepto que regula la interacción de los individuos en una organización, así como la actividad de una unidad administrativa o de toda una institución. Generalmente la norma conlleva una estructura de sanciones para quienes no la observen. OBJETIVO.- Es el propósito que se pretende cumplir. Establecer objetivos significa predeterminar que se quiere lograr. La determinación del objetivo u objetivos generales de una institución se hace con apego a las atribuciones de cada dependencia o entidad pública, y se vincula con las necesidades sociales que se propone satisfacer. OBJETIVO DEL MANUAL.- Compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se realizan al interior de cada unidad administrativa dentro de una institución, estableciendo de manera formal los métodos y técnicas de trabajo a aplicarse, precisando las responsabilidades de los distintos órganos que intervienen en la ejecución, control y evaluación de las mismas, y facilitando su interrelación. OPERACIÓN.- Acción de poner en marcha algo que ha sido previamente planeado y autorizado o que se ejecuta por rutina en el medio laboral; también se denomina operación a la actividad sustantiva de una institución, relacionada directamente con el cumplimiento de los objetivos y metas de producción de bienes y/o servicios. ORGANOGRAMA.- Es la representación gráfica de la estructura orgánica y debe reflejar, en forma esquemática, la posición de los órganos que la componen y sus respectivas relaciones (de autoridad, asesoría, coordinación, etc.), niveles jerárquicos y canales formales de comunicación. PROCESO.- Conjunto de procedimientos secuenciales que realizan una transformación de una serie de insumos (material, mano de obra, capital, información, etc.) en los resultados deseados (bienes y/o servicios) añadiendo valor. Un proceso es un sistema en donde a través de la transformación de insumos se logra un resultado final deseado que da valor a los usuarios internos y/o externos. PROCEDIMIENTO.- Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos

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LINEAMIENTOS PARA ELABORAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

y la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. POLÍTICA.- Lineamiento de carácter general que orienta la toma de decisiones en cuanto al curso de las actividades y funciones que habrán de realizar los servidores públicos en sus áreas de trabajo. SIMPLIFICACIÓN DE TRABAJO.- Conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones que, aunados a los conocimientos de las fases de una actividad laboral, implican el mejoramiento constante del trabajo y hacen más expedito y simple su desarrollo. TÉCNICA.- Conjunto de conocimientos, procedimientos y capacidades para elaborar, desarrollar y usar bienes, así como para alcanzar un resultado esperado o propósito en la prestación de servicios o desarrollo de una actividad administrativa. UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Cada uno de los órganos que integran una institución, con funciones y actividades propias que se distinguen y diferencian entre sí. Se conforman a través de una estructura orgánica específica y propia. Es aquella, a la que se le confieren atribuciones específicas en el instrumento jurídico correspondiente. UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN.- Órgano que tiene a su cargo la administración de los recursos financieros, humanos, materiales y los servicios generales y sociales de la institución a la que se encuentra adscrita, su función es de apoyo a las labores que todos los órganos desempeñan en el ámbito institucional. UNIDAD RESPONSABLE.- Es la dirección general o su equivalente, que dentro de la estructura de la institución, se le encomienda la ejecución de un programa, subprograma o proyecto.

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LINEAMIENTOS PARA ELABORAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

ANEXOS

ANEXO A

“INVENTARIO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS”.

ANEXO 1

“HOJA PARA EL TEXTO DE LOS PROCEDIMIENTOS”.

ANEXO 2

“HOJA PARA LA DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO”.

ANEXO 3

“HOJA PARA DIAGRAMAS DE FLUJO”.

ANEXO B

“CRITERIOS, SIMBOLOGÍA Y USO DE LA SIMBOLOGÍA”.

ANEXO 4

“HOJA PARA EL INSTRUCTIVO DE LLENADO”.

ANEXO 5

“HOJA PARA EL REGISTRO DE REVISIONES”.

ANEXO C

“EJEMPLO”.

ANEXO 6

“HOJA PARA FIRMAS DE AUTORIZACIÓN DEL MANUAL”.

ANEXO 7

“HOJA PARA EL TEXTO DEL MANUAL”.

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LINEAMIENTOS PARA ELABORAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

SOMETIDOS EN LA CIUDAD DE MÉXICO, EN EL DISTRITO FEDERAL, ANTE AL COMITÉ DE MEJORA REGULATORIA INTERNA (COMERI).

LOS PRESENTES LINEAMIENTOS FUERON APROBADOS EN LA DÉCIMA SESIÓN ORDINARIA DEL COMITÉ DE MEJORA REGULATORIA INTERNA, EFECTUADA EL 22 DE FEBRO DE 2005. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

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ANEXO A FECHA: INVENTARIO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE …

No.

NOMBRE DEL PROCESO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

DIRECCIÓN RESPONSABLE

TIPO DE PROCEDIMIENTO

1

1

DIRECCIÓN A

2

2

DIRECCIÓN A

3

3

DIRECCIÓN A

4

4

DIRECCIÓN A

5

5

DIRECCIÓN A

6

6

DIRECCIÓN A

7

7

DIRECCIÓN A

8

8

DIRECCIÓN A

9

9

DIRECCIÓN A

10

1

DIRECCIÓN B

11

2

DIRECCIÓN B

12

3

DIRECCIÓN B

13

4

DIRECCIÓN B

14

5

DIRECCIÓN B

15

6

DIRECCIÓN B

16

7

DIRECCIÓN B

17

8

DIRECCIÓN B

18

9

DIRECCIÓN B

SUBDIRECCIÓN RESPONSABLE

JEFATURA DE DEPARTAMENTO RESPONSABLE

TOTAL DE PROCEDIMIENTOS: 18

FIRMA NOMBRE COMPLETO DEL DIRECTOR GENERAL (U HOMÓLOGO) CARGO DIRECTOR GENERAL DE… (U HOMÓLOGO)

NOTA: Favor de llenar el presente cuadro tomando en cuenta los siguientes criterios: No cambiar el tamaño ni el tipo de letra de los espacios que deberán llenar. Según el orden de aparición en el organograma (de izquierda a derecha) cada área nombrará todos los procedimientos que le conciernan. La primer numeración corresponde al número consecutivo del total de procedimientos de la Unidad Administrativa en cuestión y la segunda numeración será el total de procedimientos de cada Dirección de Area que conforme a dicha Unidad Administrativa.


(2) (3) DOCUMENTO NO.(4) FECHA DE EXPEDICIÓN: (5) (6)

(1)

ANEXO No. (8) ANEXO 1.

INSTRUCTIVO DE LLENADO

(7) ANEXO 1 “HOJA PARA EL TEXTO DE LOS PROCEDIMIENTOS”

De acuerdo a la posición de los números, en cada espacio, se anotará lo siguiente: Espacio: * (1) * * *

* * *

ELABRÓRÓ.- (a)

REVISÓ.-

(b)

APROBÓ.-

(c)

Descripción: Para los casos de los Órganos Desconcentrados colocar el correspondiente logotipo, en un tamaño igual al de SEMARNAT. (2) Nombre del Procedimiento o del Manual de Procedimientos (para los Anexos 5, 6 y 7). (3) Nombre de la Unidad Administrativa responsable de la elaboración del Procedimiento o del Manual de Procedimientos (para los Anexos 5, 6 y 7). (4) En el caso de los procedimientos, los dígitos que correspondan a la clave presupuestal de la Unidad Administrativa; seguidos de un guión las siglas de la Dirección de Área responsable de la ejecución; seguido de un punto el número consecutivo del procedimiento; así mismo seguido de un guión el número de creación o de revisión respectiva; por último un guión seguido de alguna otra clave que el área requiera no mayor a 5 caracteres. Ejemplo: 510-DSPC.01-0-SPCCI (el cual tendrá que ser definido por el área en el apartado de definiciones y acrónimos). Para los Manuales de Procedimientos el número de folio de registro asignado al documento (Anexos 5, 6 y 7). (5) El día (en números arábigos), mes (en mayúsculas las tres primeras letras del mes) y año (en números arábigos). Ejemplo: 01-SEP-04. (6) Utilizar la herramienta Encabezado y pie de página para numerar el total de hojas, para los procedimientos será en el encabezado y para el Manual de Procedimientos en el pie de página. Ejemplo: 1 de 30. Escribir los datos de los espacios (2) al (6) con letra “Arial” tamaño 6; mayúsculas en negritas y centrados. (7) Nombre, objetivo, alcance y proceso en la primera hoja; en las siguientes hojas: definiciones y acrónimos; políticas de operación, indicadores y tiempo de obtención. Los títulos de los apartados antes mencionados irán en mayúsculas y negritas y su respectiva descripción en altas y bajas con letra “Arial” tamaño11. El nombre del Procedimiento quedará en mayúsculas y negritas y el Nombre del Proceso quedará en mayúsculas y con estilo de fuente cursiva con letra “Arial” tamaño11. (8) Sólo para los ANEXOS, se colocará en la esquina superior derecha el mismo número que se le asignó en la redacción, con mayúsculas y negritas y con letra “Arial” tamaño 10. Ejemplo: ANEXO No. 7 (a), (b) y (c) Comenzando de izquierda a derecha escribir el cargo; el título seguido del nombre completo y la rúbrica de quien elaboró, revisó y aprobó respectivamente el procedimiento, con letra “Arial” tamaño 6, negritas y mayúsculas.


(2) (3) DOCUMENTO NO.(4) FECHA DE EXPEDICIÓN: (5) (6)

(1)

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ANEXO 2. ANEXO 2 “HOJA PARA LA DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO” RESPONSABLE (7)

No (8)

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN (9)

INSTRUCTIVO DE LLENADO

De acuerdo a la posición de los números, en cada espacio, se anotará lo siguiente: Espacio: * * * * * *

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

Descripción:

Ver Anexo 1.

** (7) El nombre del área responsable de ejecutar la actividad, seguido del área a la que pertenece. ** (8) Número consecutivo de las actividades. ** (9) Narrativa precisa de la actividad, iniciando con un verbo en presente. *** (10) El total de actividades que se describieron. *** (11) El producto o servicio que se obtiene. ÚNICAMENTE AL FINAL *** (12) Indicar en su caso con que procedimiento se vincula. DE LA NARRATIVA *** (13) Indicar el tiempo en el que se logrará el fin o meta del procedimiento. ** Escribir los datos de los espacios (7) al (9) con letra “Arial” tamaño 10 y con altas y bajas. *** Escribir los datos de los espacios (10) al (13) con letra “Arial” tamaño 9 con altas y bajas y en negritas. (a), (b) y (c) Ver Anexo 1.

TOTAL DE ACTIVIDADES: PRODUCTO O SERVICIO: PROCEDIMIENTO (S): TIEMPO DE OBTENCIÓN:

(10) (11) (12) (13)

Nota: Los apartados (10), (11), (12) y (13) deben de incluirse sólo al final de la narrativa

ELABORÓ:

(a)

REVISÓ:

(b)

APROBÓ:

(c)


(2) (3) DOCUMENTO NO. (4) FECHA DE EXPEDICIÓN: (5) (6)

(1)

DIAGRAMA DE FLUJO ANEXO 3. ANEXO 3 “HOJA PARA DIAGRAMAS DE FLUJO”

INSTUCTIVO DE LLENADO

De acuerdo a la posición de los números, en cada espacio, se anotará lo siguiente:

(7)

(7)

(7)

(8)

(8)

(8)

Espacio: * * * * * *

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Descripción:

Ver Anexo 1

El nombre del área responsable de ejecutar la actividad, seguido del área a la que pertenece, con letra “Arial” tamaño 6 en mayúsculas y negritas. (8) Graficar la descripción del procedimiento, utilizando la “Simbología” de los presentes lineamientos con un máximo de tres columnas. Describir la actividad con letra “Arial” tamaño 5 ó 6 todo en mayúsculas o todo en altas y bajas. (a), (b) y (c). Ver Anexo 1.

ELABORÓ:

(a)

REVISÓ:

(b)

APROBÓ:

(c)


LINEAMIENTOS PARA MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

ANEXO B “CRITERIOS, SIMBOLOGÍA Y USO DE LA SIMBOLOGÍA” La diagramación de cada procedimiento debe cumplir con ciertas condiciones como mínimo y emplear simbología convencional de manera específica como a continuación se menciona: 1. CONDICIONES GENERALES DE USO. • Todos los diagramas de flujo o flujogramas que se deriven de los procedimientos, deberán ser presentados en forma vertical. • El diagrama de flujo podrá seccionarse en tantas columnas como órganos o puestos participen en el procedimiento, con un máximo de 3 columnas POR HOJA, iniciando de izquierda a derecha. • Cada columna señalará los órganos o puestos que participan en el procedimiento, de acuerdo al orden de aparición de éstos. • Se deberá centrar en la columna que corresponde, los símbolos que se representarán para el diagrama de flujo, o en su defecto ajustarse de acuerdo a la información que se maneje. • La unión entre “actividades”, “decisiones” y “conectores” deberá representarse mediante líneas rectas, horizontales y verticales o la combinación de ambas según corresponda, evitando su cruce. • Se evitará utilizar en un mismo lado de estos símbolos varias líneas de entrada y salida. 2. CONDICIONES ESPECÍFICAS DE USO. • La descripción de cada “actividad” será mediante enunciados breves y sencillos dentro de su respectivo símbolo, iniciando con un verbo en presente, acompañándola del símbolo de “documento” cuando sea necesario, el cual deberá indicar el nombre del escrito que se genere o emita. • Cuando se presente un documento en original y copias, el primero se identificará con la letra “O” y el número de tantos con números arábigos (1, 2, 3, etc.) seguido de la letra “C” cuando se trate de fotocopias, por lo general será en la parte inferior derecha del símbolo. • El “conector de actividad”, se utilizará para indicar la continuidad de una actividad con otra, cuando se haya provocado una interrupción necesaria, indicándose al interior de éste el número de la actividad en la que se debe continuar, conforme a la descripción del procedimiento. • El "conector de página" deberá ser identificado alfabéticamente. A cada conector de página de salida corresponderá un conector de página de entrada, identificándose por la misma letra, y deberá representarse en la columna correspondiente. 3.

SIMBOLOGÍA CONVENCIONAL (ver siguiente página). DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO HUMANO Y ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN 2005-02-17


LINEAMIENTOS PARA MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

SÍMBOLO

NOMBRE Inicio o Fin

DESCRIPCIÓN Señala donde Procedimiento

inicia

o

termina

un

Actividad

Representa la ejecución de una o más actividades de un Procedimiento

Decisión

Indica las posibles alternativas (si o no) dentro del flujo del Procedimiento

Documento

Señala cualquier escrito que entre, se genere o se emita en el Procedimiento

Archivo Definitivo

Representa que se guarda un documento en forma permanente

Archivo Temporal

Indica que se guarda un documento durante un periodo determinado

Conector de Actividad

Señala el enlace de una actividad con otra dentro del Procedimiento

Conector de Página

Representa el enlace de actividades en hojas diferentes de un mismo Procedimiento

Conector de Procedimiento

Representa el enlace de un Procedimiento con otro que se encuentre dentro de un proceso o de origen a otro

Dirección de Flujo o Línea de Unión

Conecta los símbolos, indicando el orden en que deben realizarse las actividades

Disquete Magnético o CD ROM

Señala la información contenida (archivo) en este tipo de dispositivo magnético o CD ROM (Para su incorporación consultar al Área de Procedimientos)

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LINEAMIENTOS PARA MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

4.

USO DE LA SIMBOLOGÍA PAGINA 2

PAGINA 1 INICIO A

Indica la continuidad con la página anterior

ACTIVIDAD 1 ACTIVIDAD 5

ACTIVIDAD 2 ACTIVIDAD 6 OFICIO O OFICIO O EXPEDIENTE

Este o

EXPEDIENTE Este o

DECISIÓN

ACTIVIDAD 4

A

ACTIVIDAD 3 DECISIÓN

(1)

Indica que pasa o continúa a la página A

Indica que pasa o continúa en la actividad 1

ACTIVIDAD 7

ACTIVIDAD 8

FIN

NOTA: El presente ejemplo tiene como fin el mostrar el uso de los símbolos según corresponda. Hay que recordar que los diagramas de flujo en los procedimientos deberán ir en hoja tamaño carta con orientación vertical. Los símbolos y se utilizan indistintamente debido a que tienen el mismo significado DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO HUMANO Y ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN 2005-02-17


(2) (3) DOCUMENTO NO. (4) FECHA DE EXPEDICIÓN: (5) (6)

INSTRUCTIVO DE LLENADO

(1)

ANEXO No. (7) ANEXO 4.

INSTRUCTIVO DE LLENADO

NOMBRE: (8) ANEXO 4 “HOJA PARA EL INSTRUCTIVO DE LLENADO” ESPACIO (9)

No. (10)

DESCRIPCIÓN (debe anotarse) (11)

De acuerdo a la posición de los números, en cada espacio, se anotará lo siguiente: Espacio: * * * * * *

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

** (7) ** ** ** **

ELABORÓ:

(a)

REVISÓ:

(b)

APROBÓ:

(c)

Descripción:

Ver Anexo 1

El número que se le asignó al formato (de acuerdo a su orden de aparición en la descripción del procedimiento). (8) El nombre del rubro o concepto que incluye el formato. (9) El número consecutivo que se asignó a cada uno de los rubros o conceptos del formato. 10) Detallar la información que deberá anotarse en cada rubro o concepto. Escribir los datos del espacio (7) y (8) con mayúsculas y negritas en lugar señalado; el espacio (9) altas y bajas y alineación a la izquierda, el espacio (10) con dígito centrado y el (11) con altas y bajas y (texto) justificado. Todos estos espacios con letra “Arial” tamaño 10. (a), (b) y (c). Ver Anexo 1.


(2) (3) DOCUMENTO NO. (4) FECHA DE EXPEDICIÓN: (5) (6)

(1)

REGISTRO DE REVISIONES ANEXO 5. ANEXO 5 “HOJA PARA EL REGISTRO DE REVISIONES” NÚMERO DE REVISIÓN:

(7)

FECHA:

(8)

DESCRIPCIÓN

(9)

INSTRUCTIVO DE LLENADO

De acuerdo a la posición de los números, en cada espacio, se anotará lo siguiente: Espacio: * * * * * *

Descripción:

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

Ver Anexo 1

** (7)

Firma:

(10)

ELABORÓ Nombre: (11) Cargo: (12)

Número consecutivo de revisión al documento cada vez que es modificado o primera edición del documento. Un procedimiento nuevo se emite con revisión 0 (cero). ** (8) La fecha en la cual queda oficializada la revisión o modificación del Procedimiento o Manual de Procedimientos, de acuerdo al siguiente ejemplo: México, D.F. a 10 de Septiembre del 2004. ** (9) Motivo principal del cambio o modificación al Procedimiento o Manual. ** (10), (11) y (12) Firma, nombre completo y cargo respectivo de quién elaboró, revisó y aprobó las revisiones y/o modificaciones del Procedimiento o Manual. (a), (b) y (c).

Firma:

(10)

REVISÓ Nombre: (11) Cargo: (12)

Firma:

(10)

APROBÓ Nombre: (11) Cargo: (12)

ELABORÓ:

(a)

REVISÓ:

(b)

APROBÓ:

(c)

Ver Anexo 1.

** Los datos irán con letra “Arial” tamaño 10 con altas y bajas y negritas.


FIRMAS DE AUTORIZACIÓN DEL MANUAL

(1)

ANEXO 6 “HOJA PARA FIRMAS DE AUTORIZACIÓN DEL MANUAL” (2)

ANEXO 6.

De acuerdo a la posición de los números, en cada espacio, se anotará lo siguiente: Espacio:

UNIDAD ADMINISTRATIVA No. REGISTRO: FECHA

(3) (4) (5)

INSTRUCTIVO DE LLENADO

* (1) * (2) * (3) * (4)

Descripción: Ver Anexo 1 para saber lo que se anotará en cada espacio, * pero la letra para este caso será “Arial” tamaño 11. El número de registro asignado al Manual de Procedimientos que ha sido autorizado.

(5)

FIRMA

(6)

APROBÓ

La fecha en la cual queda oficializado el documento, de acuerdo al siguiente ejemplo: México, D.F. a 10 de Septiembre del 2004. * (6), (7) y (8) Anotar la firma, nombre completo y cargo respectivamente de quién aprobó (Titular de la Unidad Administrativa), validó (Titular de la Dirección General de Desarrollo Humano y Organización) y expidió (Oficial Mayor) el Manual de Procedimientos.

NOMBRE (7) CARGO (8)

*

Escribir los datos del espacio (2) en letra tipo “Arial” tamaño 12, mayúsculas, negritas y centrado y; de los espacios 3, 4, 5, 7 y 8 con letra “Arial” tamaño 11; altas y bajas, negritas y con alineación a la izquierda.

FIRMA

Nota:

Para los casos de Órganos Desconcentrados deberá ser validado por el Oficial Mayor y expedido por el Titular del mismo.

(6)

VALIDÓ NOMBRE (7) CARGO (8)

FIRMA

(6)

EXPIDIÓ NOMBRE (7) CARGO (8)


LINEAMIENTOS PARA MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

ANEXO C “EJEMPLO” El presente CASO PRÁCTICO denominado “PRÉSTAMO Y CONSULTA DE EXPEDIENTES” describe los diferentes apartados que debe contener todo Procedimiento Administrativo; Así también muestra el orden y la distribución de esto en los respectivos formatos o ANEXOS. Los cuales se mencionan a continuación:

ANEXO 1

“HOJA DE TEXTO DEL PROCEDIMIENTO”.

ANEXO 2

“HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO”.

ANEXO 3

“HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO”.

ANEXO B

“CRITERIOS, SIMBOLOGÍA Y USO DE LA SIMBOLOGÍA”.

ANEXO 4

“HOJA DE INSTRUCTIVO DE LLENADO”.

ANEXO 5

“HOJA DE REGISTRO DE REVISIONES”.

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PRÉSTAMO Y CONSULTA DE EXPEDIENTES DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO HUMANO Y ORGANIZACIÓN 510-DRP.01-004-ENE-05 1 de 14

NOMBRE

PRÉSTAMO Y CONSULTA DE EXPEDIENTES

OBJETIVO Atender en tiempo y con calidad las solicitudes de préstamo y consulta de expedientes de personal formuladas por los funcionarios autorizados de la SEMARNAT, mediante la entrega de la “Cédula de Préstamo” debidamente requisitada, para que realicen las consultas necesarias a la información contenida sobre la historia laboral y documentación personal de los servidores públicos, a fin de facilitar el proceso de toma de decisiones correspondiente.

ALCANCE Aplicable a las Unidades Administrativas del Nivel Central. Sin embargo, este procedimiento deberá de ser tomado como base para el préstamo y consulta de expedientes en Delegaciones Federales o Coordinaciones Regionales y Órganos Desconcentrados que integran la Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales (SEMARNAT).

PROCESO

SERVICIOS AL PERSONAL

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ARCHIVO.- C. ÁNGEL SAAVEDRA MARTÍNEZ. SUBDIRECTOR DE SERVICIOS AL PERSONAL.- LIC. SERGIO J. ORDÓÑEZ GONZÁLEZ. DIRECTOR DE REMUNERACIONES Y PRESTACIONES.- ING. JESÚS JOSÉ ESPINOZA MENDIVIL.


PRÉSTAMO Y CONSULTA DE EXPEDIENTES DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO HUMANO Y ORGANIZACIÓN 510-DRP.01-004-ENE-05 2 de 14

DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS

DEFINICIONES: Cédula de Préstamo.- Documento que contiene los datos del expediente de personal solicitado y de quien lo requiere. Expediente de Personal.- Carpeta que contiene documentación personal y la historia laboral de cada trabajador de la SEMARNAT. Órganos Desconcentrados.- Procuraduría Federal de Protección al Ambiente, Comisión Nacional de Áreas Naturales Protegidas, Instituto Nacional de Ecología, Comisión Nacional Forestal. Unidades Administrativas.- Enlace Administrativo en Oficinas Centrales, Subdelegado de Administración e Innovación en Delegaciones Federales en los Estados o Coordinaciones Regionales, y Área de Administración en Órganos Desconcentrados. Usuarios Internos.- Unidades Administrativas de la SEMARNAT. Usuarios Externos.- Dependencias o Entidades de la Administración Pública Federal. Archivo de Personal.- Área responsable de la guarda, custodia y préstamo de expedientes de personal.

ACRÓNIMOS: DRP.- Dirección de Remuneraciones y Prestaciones. SEMARNAT.- Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales.

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ARCHIVO.- C. ÁNGEL SAAVEDRA MARTÍNEZ. SUBDIRECTOR DE SERVICIOS AL PERSONAL.- LIC. SERGIO J. ORDÓÑEZ GONZÁLEZ. DIRECTOR DE REMUNERACIONES Y PRESTACIONES.- ING. JESÚS JOSÉ ESPINOZA MENDIVIL.


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POLÍTICAS DE OPERACIÓN

La Dirección General de Desarrollo Humano y Organización a través de la Dirección de

Remuneraciones y Prestaciones, será responsable de elaborar, actualizar e implantar los lineamientos a que estarán sujetas las Unidades Administrativas de la Secretaría para el registro, integración, control y préstamo de expedientes de personal. •

De acuerdo a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental,

se requerirá el consentimiento del titular del expediente para la consulta de documentos personales, de otra forma no habrá acceso a los mismos. •

El Titular del Área de Archivo de Personal, será responsable de la guarda y custodia de

los expedientes de personal y deberá proporcionarlos de acuerdo a la disponibilidad de los mismos. •

Tendrá acceso a la documentación que se encuentra bajo la responsabilidad del Archivo

de Personal, sólo el personal que tenga la autorización por parte de la Unidad Administrativa solicitante, de acuerdo al “Catálogo de Firmas Autorizadas” para su préstamo o consulta, mediante la “Cédula de Préstamo” respectiva debidamente requisitada. Dicha firma permanecerá vigente hasta el día 31 de Diciembre de cada año o cuando deje su cargo. •

El horario en que el Archivo de Personal brindará a los funcionarios autorizados el

servicio de préstamo y consulta de expedientes de personal, será de Lunes a Viernes de 9:00 a 15:00 horas, en días hábiles.

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El tiempo máximo que el usuario podrá disponer de los expedientes para su consulta,

será de tres días hábiles contados a partir de la fecha en que fueron entregados, mismos que deberá regresar al Archivo de Personal dentro de ese lapso. En caso, que el solicitante requiera mayor tiempo para consulta, deberá renovar la “Cédula de Préstamo”. •

El usuario que no devuelva los documentos al Archivo de Personal o haga mal uso de los

mismos, incurrirá en responsabilidad administrativa tal y como lo señala el artículo 47, fracciones III y IV de la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos, haciéndose acreedor a las sanciones respectivas. •

El usuario que solicite documentación en calidad de préstamo, será el responsable por la

pérdida, deterioro parcial o total del mismo. •

El usuario deberá preservar íntegros y en buen estado los documentos que se le prestan,

así como evitar cambiar el orden de las hojas y no hacer subrayados o anotaciones en el cuerpo de dichos documentos. •

Queda prohibido fotocopiar y extraer los documentos del expediente personal, sin

autorización previa del Archivo de Personal, en caso contrario se hará acreedor a las sanciones señaladas en la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos artículo 8, fracción V y Código Penal para el Distrito Federal en materia de fuero común y para toda la República en materia de fuero federal (Artículo 214, Fracción IV). •

Asimismo, se aplicarán para el presente procedimiento el marco normativo indicado en el

documento denominado “Lineamientos para la Integración y Manejo de Expedientes de Personal”.

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

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INDICADORES

Nombre del Indicador: Préstamo y consulta de expedientes. Responsable de obtenerlo: Departamento de Archivo de Personal. Periodicidad: Semestral. Unidad de Medición: Número de expedientes y/o consultas.

TIEMPO DE OBTENCIÓN 10 minutos por entrega de expediente.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Departamento de Archivo de Personal, de la Subdirección de Servicios al Personal.

No. 1

2

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Recibe de la Unidad Administrativa solicitante la cédula de préstamo (Anexo 1 ó 2) debidamente requisitada y verifica en el “Catálogo de Firmas Autorizadas” al personal que tiene autorización para préstamo o consulta de expedientes de personal, definiendo si atenderá o no la solicitud. Determina si el Solicitante se encuentra incluido en el “Catálogo de Firmas Autorizadas” o no. SI NO ESTÁ INCLUIDO EN EL CATÁLOGO

3

Indica las modificaciones a realizar en la “Cédula de Préstamo” recibida y la devuelve a la Unidad Administrativa para que elabore una nueva. Regresa a la Actividad No. 1. SI ESTÁ INCLUIDO EN EL CATÁLOGO

4

Localiza el expediente de personal y revisa que se encuentren los documentos solicitados. Nota: En el caso de no encontrarse el expediente del personal requerido se entrega la “Cédula de Préstamo” emitida.

Unidad Administrativa

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

5

Registra en su control (base de datos) el préstamo del expediente de personal para su seguimiento y conserva la “Cédula de Préstamo” para cualquier consulta y/o aclaración posterior.

6

Proporciona a la Unidad Administrativa solicitante, el expediente de personal solicitado y le informa la fecha en que deberá devolverlo al Departamento de Archivo de Personal.

7

Recibe el expediente de personal, para su consulta.

8

Devuelve al Archivo de Personal el expediente facilitado, una vez finalizada la consulta correspondiente.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Departamento de Archivo de Personal, de la Subdirección de Servicios al Personal.

No. 9

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Recibe el expediente de personal y revisa que se encuentren íntegros y en buen estado los documentos, así como que el orden de las hojas no estén cambiadas y no se hayan efectuado subrayados o anotaciones en el cuerpo de dicho expediente. NO SE ENCUENTRA EN BUEN ESTADO E INTEGRO

10

Elabora en original y tres copias oficio, solicitando la reposición de las hojas alteradas, faltantes, mutiladas, etc., debido al mal uso que realizó la persona que recibió el expediente.

11

Procede a distribuir el oficio como a continuación se relaciona. Original.- Unidad Administrativa solicitante. Copia.- Dirección General de Desarrollo Humano Organización. Copia.- Órgano Interno de Control. Copia.- Dirección de Remuneraciones y Prestaciones.

Unidad Administrativa

12

y

Recibe requerimiento y procede a reponer los documentos que fueron alterados, sustraídos o mutilados y los entrega al Departamento de Archivo de Personal. Regresa a la Actividad No. 9. SE ENCUENTRA EN BUEN ESTADO E INTEGRO

Departamento de Archivo de Personal, de la Subdirección de Servicios al Personal.

TOTAL DE ACTIVIDADES: PRODUCTO O SERVICIO: PROCEDIMIENTO(S): TIEMPO DE OBTENCIÓN:

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

13

Actualiza el control de préstamos de expedientes e incorpora el expediente de personal a la gaveta que corresponda.

13 Expedientes de personal 10 minutos por entrega de expediente

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DIAGRAMA DE FLUJO DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE PERSONAL, DE LA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS AL PERSONAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

INICIO (1)

RECIBE CÉDULA DE PRÉSTAMO Y VERIFICA CATÁLOGO DE FIRMAS O ANEXO 1 ó 2 (2)

DETERMINA SI EL SOLICITANTE SE ENCUENTRA EN EL CATÁLOGO O ANEXO 1 ó 2

NO ESTA INCLUIDO (3)

INDICA MODIFICACIONES A REALIZAR EN LA CÉDULA Y DEVUELVE

SI

O ANEXO 1 ó 2

(4)

LOCALIZA EL EXPEDIENTE DE PERSONAL Y REVISA DOCUMENTOS O ANEXO 1 ó 2

(1)

(5) REGISTRA EN CONTROL PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES Y CONSERVA CÉDULA O ANEXO 1 ó 2 (6) PROPORCIONA EL EXPEDIENTES E INFORMA FECHA DE DEVOLUCIÓN (7) EXPEDIENTE

RECIBE EL EXPEDIENTE DE PERSONAL PARA SU CONSULTA EXPEDIENTE

A

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DIAGRAMA DE FLUJO DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE PERSONAL, DE LA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS AL PERSONAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

A

(8)

(9)

RECIBE EL EXPEDIENTE Y REVISA DOCUMENTOS

DEVUELVE AL ARCHIVO DE PERSONAL EL EXPEDIENTE EXPEDIENTE

SI

ESTA ÍNTEGRO

NO

(13) (10) ACTUALIZA CONTROL DE PRÉSTAMOS E INCORPORA EXPEDIENTE

ELABORA OFICIO, SOLICITANDO REPOSICIÓN DEL EXPEDIENTE

EXPEDIENTE

OFICIO O Y 3C

FIN

(11) PROCEDE A DISTRIBUIR EL OFICIO ELABORADO OFICIO O Y 3C

(12)

RECIBE REQUERIMIENTO, PROCEDE A REPONER DOCUMENTO Y ENTREGA OFICIO O EXPEDIENTE

(9)

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ANEXO No. NOMBRE:

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CÉDULA DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE PERSONAL

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INSTRUCTIVO DE LLENADO NOMBRE:

ANEXO No.

1

CÉDULA DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE PERSONAL

ESPACIO Folio

No. 1

DESCRIPCIÓN (debe anotarse) Número consecutivo asignado a la Cédula de Préstamo del expediente del personal.

R.F.C.

2

Registro federal de causantes del expediente solicitado.

Adscripción

3

Denominación oficial de la Unidad Administrativa a la que pertenece el expediente solicitado.

Fecha de solicitud

4

Día, mes y año en que se realiza la solicitud.

Devolución

5

Fecha (día, mes y año) en que debe de regresar el expediente.

A nombre de:

6

Nombre completo de la persona de quien se está solicitando el expediente.

Fojas

7

Número de fojas que contiene el expediente.

Datos del solicitante

8

Nombre de la persona autorizada para el préstamo de expedientes.

Puesto

9

Cargo oficial del Responsable del Área.

Adscripción

10

Unidad Administrativa a la que pertenece el Responsable del Área.

Autoriza (nombre y firma)

11

Nombre completo y la firma autógrafa del Titular del Departamento de Archivo de Personal.

Solicita (firma)

12

Firma autógrafa del solicitante del expediente.

Recibió (nombre y firma)

13

Nombre completo y la firma autógrafa de quien recibe el expediente.

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

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ANEXO No. NOMBRE:

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

CÉDULA DE PRÉSTAMO COLECTIVA

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INSTRUCTIVO DE LLENADO NOMBRE:

ANEXO No.

2

CÉDULA DE PRÉSTAMO COLECTIVA

ESPACIO Folio

No. 1

DESCRIPCIÓN (debe anotarse) Número consecutivo asignado a la cédula de préstamo de expediente de personal.

Fecha de solicitud

2

Día, mes y año en que se efectúa el requerimiento.

Devolución

3

Fecha (día, mes y año) en que debe de regresar el expediente.

Nombre

4

Nombre completo de la persona que solicita los expedientes.

Puesto

5

Cargo oficial del Responsable del Área.

Adscripción

6

Unidad Administrativa a la que pertenece el Responsable del Área.

Autoriza, nombre y firma

7

Nombre completo y la firma autógrafa del Titular del Departamento de Archivo de Personal.

Solicita, firma

8

Firma autógrafa del solicitante de los expedientes.

Recibió, nombre y firma

9

Nombre completo y la firma autógrafa de quien recibe los expedientes.

Nombre

10

Nombre completo del o de los expedientes solicitados.

Unidad de adscripción

11

Denominación oficial de la Unidad Administrativa a la que pertenecen el o los expedientes solicitados.

Fojas

12

Número de fojas que contienen el o los expedientes solicitados.

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

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REGISTRO DE REVISIONES NÚMERO DE REVISIÓN:

0

FECHA:

México, D. F. a 4 de Enero de 2005.

DESCRIPCIÓN:

Procedimiento de nueva creación.

Firma: ELABORÓ

Nombre:

C. Ángel Saavedra Martínez

Cargo:

Jefe de Departamento de Archivo

Firma: REVISÓ Nombre:

Lic. Sergio J. Ordóñez González

Cargo:

Subdirector de Servicios al Personal

Firma: APROBÓ

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Nombre:

Ing. Jesús José Espinoza Mendívil

Cargo:

Director de Remuneraciones y Prestaciones

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(2) (3) (4) FECHA DE EXPEDICIÓN: (5)

(1)

(6) ANEXO 7. ANEXO 7 “HOJA PARA EL TEXTO PARA EL MANUAL”

De acuerdo a la posición de los números, en cada espacio, se anotará lo siguiente: Espacio: * * * * *

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

*

(7)

INSTRUCTIVO DE LLENADO

(7)

Descripción:

Ver Anexo 1.

La información correspondiente a: el contenido, la introducción, objetivo general del manual, alcance, marco jurídico, organograma, políticas generales, información general, glosario y anexos, mismos que se escribirán con letra “Arial” tamaño 11 y deberán ser rubricados por el titular de la Unidad Administrativa correspondiente. Ver espacio (6) del Anexo 1.


Lineamiento para armar manual de procedimientos