Page 1

ONBOARDING Når den nye medarbejder skal hurtigt i gang – og blive i stillingen. Det er vigtigt, at du som leder har indsigt i onboarding-processen, så du kan forstærke effekten af dine rekrutteringer.

Rigtig mange virksomheder oplever i dag udfordringer, når der skal rekrutteres nye medarbejdere. Vi er inde i en højkonjunktur, hvor der er stigende efterspørgsel efter de medarbejdere, der besidder potentialet til at skabe den nødvendige vækst. Typisk tillægges virksomhedernes evne til at tiltrække og ansætte de rette medarbejdere – og dermed rekrutteringsprocessen - stor betydning for at denne vækst lykkes. Vi har tidligere udgivet et white paper, der uddyber vigtigheden af at anskue rekrutteringsprocessen som et væsentligt bidrag til den strategiske udvikling – ikke mindst i forbindelse med rekruttering af specialister1 . I denne forbindelse er det vigtigt at sikre sig, at den nyligt rekrutterede medarbejder kommer godt og effektivt ombord på den nye arbejdsplads. En mislykket onboarding proces kan i yderste konsekvens føre til, at medarbejderen forlader det nye job efter kort tid. Vi ved også, at 22 % af dem, der stopper det første år, gør det inden for 45 dage. En nyere amerikansk undersøgelse viser at 15 % af de adspurgte respondenter svarer ”at fraværet af en effektiv onboardingproces har bidraget til at de har forladt – eller overvejer at forlade – jobbet”2. En tommelfingerregel er, at det koster virksomheden mellem en halv og en hel million kr. at miste en medarbejder i manglende produktivitet, rekrutteringsomkostninger og forbrugt intern tid. En yderligere dimension i dette billede er, at virksomheder der har vanskeligheder med at fastholde nye medarbejdere, får svækket deres muligheder for at rekruttere kvalificerede medarbejder.

I stadig flere stillingstyper er kandidatfeltet snævert og ofte tæt forbundet i små netværk. Dårlig fastholdelse rygtes hurtigt i markedet og resultatet er endnu større vanskeligheder med at rekruttere. Det er en ond spiral, der i stor grad påvirker virksomhedens brand negativt. Den effektive onboarding-proces sikrer den vanskelige rekruttering! For at kunne imødekomme ovenstående udfordringer er det vigtigt, at vi som virksomhed forstår hvorfor en effektiv onboarding kan have afgørende betydning. Studier viser, at manglende fokus og struktur på onboarding betyder, at virksomheder i gennemsnit mister ca. 23 % af alle nyansatte medarbejdere inden for de første 12 måneder3. Samme studie går videre og konkluderer, at årsagen primært skal findes i virksomhedens egne rekrutterings- og fastholdelsesprocesser: Virksomheden fokuserer ikke i tilstrækkelig grad på fastholdelse af medarbejdere Virksomheden har ikke et onboarding-program for nye medarbejdere Virksomheden tilbyder ikke coaching eller sparring til nye medarbejdere Virksomheden afstemmer ikke forventninger til den nye medarbejder Når det nu er virksomhedens ”egen skyld” er det naturligvis også nærliggende at kigge nærmere på, hvad vi som virksomhed og arbejdsplads kan gøre for at imødekomme ovenstående udfordringer. Hos JKS CAREER har vi opdelt et onboarding forløb i 3 faser – preboarding, onboarding samt retention.

www.jks.dk/omkostninger ”Onboarding 101 for small business HR – key components of an effective program revealed”, BambooHR: Feb, 2014 3 2012 Allied Workforce Mobility Survey: Onboarding and Retention 1

2

1


Preboarding – din nye medarbejder er på vej ombord før den første arbejdsdag.

Onboarding – den første dag og 3 måneder ind i ansættelsen

Effektiv onboarding starter på det tidspunkt, hvor medarbejderen underskriver kontrakten med sin nye arbejdsplads. Det er nu jobskiftet er en realitet og den nye medarbejder er godt i gang med at blive sluset ind på den nye arbejdsplads.

Den første dag på den nye arbejdsplads skal handle om forventninger og mål. Gennem preboardingprocessen har vi introduceret og i talesat en række forskellige temaer omkring kultur og værdier på den nye arbejdsplads og dermed naturligt opbygget en række forventninger, der skal imødekommes og afstemmes.

De fleste virksomheder skal på dette tidspunkt sætte onboarding-processen i gang og afstemme de gensidige forventninger, jobskiftet afstedkommer. Det rejser en række forventninger - og ikke mindst usikkerheder – omkring fremtiden hos medarbejderen. Her er både medarbejder og virksomhed sårbare og det er vigtigt at sætte ind med en sikker og imødekommende proces. Her igangsættes rejsen ind i virksomhedens kultur og værdier gennem tidlig inddragelse og dialog. Der er store gevinster at hente ved at starte processen allerede før den nye medarbejder møder på arbejde 1. dag. Et survey påpeger, at ud af mere end 1000 adspurgte virksomheder, har 83 % af de bedst præsterende virksomheder et preboarding forløb, der starter forud for ansættelsen4.

Det er vigtigt i denne kritiske fase, at den nye medarbejder får afstemt sin rolle og ansvarsområde og derved får en klar ide om, hvad der forventes af resultater. Den sociale snitflade er af afgørende betydning i denne fase. Den nye medarbejder skal omhyggeligt introduceres til team og organisation. Transparens på disse områder medvirker til at sikre en gensidig accept og klarhed omkring roller og kompetencer mellem det eksisterende team og det nye medlem. Med dette in mente kan vi identificere 6 gennemgående temaer, der er vigtige at have fokus på i onboarding-forløbet:

Preboarding checkliste: Få styr på alt det praktiske omkring IT, få informeret den øvrige organisation og sikret introduktion og velkomst, bestille blomster og visitkort mv. Inviter den nye medarbejder til en snak omkring kulturen og centrale værdier i virksomheden Hvilke aktiviteter er der planlagt med den kommende medarbejder? – understøtter de den løbende dialog og forventningsafstemning frem mod ansættelsesdagen?

Hver især udgør disse temaer vigtige pejlemærker i vores onboarding-proces.

https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/talent-acquisition/pages/onboarding-key-retaining-engaging-talent.aspx

4

2


Eksempel på en effektmåling gennem et survey:

KULTUR – hvordan virksomhedens kultur opfattes, fortolkes og assimileres af den nye medarbejder.

ROLLEKLARHED – hvordan opfattes og afstemmes forventninger til den nye medarbejders rolle, og er medarbejderen klar den nye rolle.

SAMARBEJDE – hvordan udvikles samarbejdsrelationen mellem den nyansatte og de nye kolleger samt hvordan de udvikles.

LEDERRELATION – hvordan udvikles relationen mellem den nyansatte medarbejderne og den nærmeste leder.

KOMPETENCER – hvordan matches den nye medarbejders kompetencer med de krav jobbet stiller – og udvikles disse over tid.

RESULTATER – hvordan er den nye medarbejders resultatskabelse matchet op mod det forventede

Der er forskellige holdninger til, hvor lang en periode onboarding-fasen skal strække sig over – dog er der i vid udstrækning konsensus om, at alt mindre end 1 måned er potentielt ødelæggende for fastholdelse på længere sigt5. Men om forløbet skal strække sig over 3, 6 eller 9 måneder afhænger af formål og indhold i processen samt den løbende opfølgning og dynamik forløbet indeholder. I de kommende måneder handler onboarding om at sikre, at medarbejderen fastholder motivationen og hurtigt og sikkert assimileres med den organisation, medarbejderen nu er en del af. Det er med andre ord vigtigt, at medarbejderen løbende føler sig i øjenhøjde med de 6 pejlemærker, der er nøglepunkter omkring måling af effekten af vores onbording aktiviteter – eks. gennem periodiske surveys til leder og medarbejder fulgt op af checklister og feedbackrapporter.

5

Retention – motivation skaber fastholdelse og resultater Retention – eller fastholdelse - er typisk i faserne fra 3 måneder og frem. På dette tidspunkt handler det i stigende grad om at sikre fastholdelsen samt momentum i udviklingen gennem opmærksomhed og dialog. Medarbejderen er kommet ombord og den nye arbejdsplads er ikke helt så ny længere. Motivationen bliver en afgørende succesfaktor, der afspejles i de resultater, medarbejderen skaber. Vores 6 pejlemærker er et godt afsæt for denne fase. Gennem de periodiske surveys hos medarbejder og leder kan vi gribe ind, hvis der mod forventning skulle opstå en diskrepans i besvarelserne. Hvis medarbejder eller leder ikke længere har samme opfattelse af et eller flere af pejlemærkerne og dermed potentielt er i gang med at opbygge forskellige opfattelser, kan det være ødelæggende for motivationen. Onboardingprocessen bliver således et vigtigt – og ikke mindst legitimt - redskab til at udøve ”rettidig omhu” og tage hul på dialogen mellem leder og medarbejder.

http://www.aberdeenessentials.com/hcm-essentials/perfecting-onboarding-funnel/

3


Onboarding og virksomhedens strategi Onboarding er en proces, vi helt bevidst lægger i forlængelse af en rekrutteringsproces med henblik på at skabe en målbar værdi for virksomheden. Vi kan opstille en klar business-case og opsætte specifikke målsætninger for vores anstrengelser – fx minimere time-to-perform, styrke medarbejderfastholdelse og samarbejdsrelationer, øget og hurtigere kultur- og forretningsforståelse osv. Hertil kan vi implementere en række forskellige processer og værktøjer, der skal hjælpe os undervejs - samtidig med, at vi får sikret en effektiv rapportering og holder momentum.

Søren Ditlev Head of Department, MSc. Economics JKS Career

Pointen er, at vi godt kan tage onboarding ned fra HR hylden og placere den solidt i vores forretningsstrategiske beslutningsprocesser og kigge på, hvordan vi med en veltilrettelagt onboardingproces kan optimere ROI og minimere risiko. Det er en ledelsesmæssig opgave at sanktionere onboarding som et element i forretningsstrategien. Sammen med HR og den øvrige organisation kan der skabes forståelse for onboarding-processen – til gengæld vil værdien være tydelig og målbar – ikke mindst på bundlinjen.

Michael Rosenhøj Pedersen Rekrutteringschef JKS Career

Profile for JKS

JKS CAREER whitepaper onboarding  

JKS CAREER whitepaper onboarding

JKS CAREER whitepaper onboarding  

JKS CAREER whitepaper onboarding

Profile for jksas