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Administración de proyectos:

Evolución de los sistemas de Aadministración de Proyectos

La implantación de sistemas de Aadministración de Proyectos en la organización ocurre en fases incrementales, es decir, es una disciplina que se va adquiriendo con la implantación de procesos, con el uso de herramientas y con la definición de una cultura. Existen diferentes modelos de la evolución de acuerdo a los estudios realizados, uno de ellos es el Modelo de tres fases definido en conjunto por el Software Engineering Institute y el Project Management Institute. A continuación se presentan las fases y las actividades que se realizan en la evolución: Fase 1: Uso Ad Hoc Inicio por un individuo o departamento: En esta etapa un individuo o departamento hace conciencia de que los proyectos no se están realizando de manera adecuada y decide realizar acciones que permitan un mejor cumplimiento. En ocasiones se obtienen productos finales adecuados pero en tiempos excesivos o fuera de los presupuestos establecidos. Uso de una o más herramientas básicas de la Administración de Proyectos: El individuo o departamento inicia tomando acciones individuales como el uso de Administración de proyectos: Características, Factores de Éxito

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procedimientos formales, la aplicación de metodologías, el uso de herramientas computacionales o la capacitación en disciplinas administrativas La alta administración no participa (o muy poco) en la decisión de usar herramientas : La alta administración no visualiza aun la cultura orientada a proyectos como una necesidad prioritaria y solamente apoya las iniciativas individuales En algunos casos el intento puede fallar por la falta de coordinación entre le proyecto y los recursos

Fase 2: Aplicación formal (De 2 a 5 años) En esta etapa, la alta administración ha creado conciencia en la necesidad de orientar sus actividades hacia la estructura por proyectos y decide hacer inversiones y esfuerzos para lograrlo, algunas características de esta formalización son:

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Se reconoce la existencia de barreras para el éxito del proyecto Se reconoce la necesidad de entrenamiento en Administración de Proyectos en cada nivel administrativo Existe una constante atención al l producto final y al tiempo del proyecto La alta administración se interesa en la Administración de Proyectos e invierte en herramientas y motiva a sus empleados a tomar este nuevo enfoque Se enfatiza el control de calidad como medida de éxito en el proyecto

Administración de proyectos: Características, Factores de Éxito

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Se utiliza el concepto de cliente del proyecto, para atender en forma precisa sus requerimientos Se utiliza el concepto de cliente del proyecto El administrador del proyecto asume mayor control y dedica sus esfuerzos a la administración y control Un grupo especializado estudia como convertir la organización a una estructura matricial para desarrollar proyectos en toda la organización La alta administración no participa aún en la selección y priorización del proyecto

Fase 3: Organización orientada a Proyectos (De 5 a 10 años) En esta fase se evidencia una clara orientación por proyectos en el que se obtienen resultados rentables, se han apreciado los beneficios y se involucra a toda la organización en la disciplina. Sus características son:   

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La alta administración toma un papel importante en: La definición de estrategias para el desarrollo de proyectos El desarrollo de un portafolio balanceado de proyectos en cuanto a la inversión, el riesgo y los beneficios que se obtendrán para el logro de las estrategias El establecimiento de prioridades de proyectos de acuerdo al cumplimiento de las metas de la organización La administración de proyectos es parte de la cultura organizacional La empresa adopta una estructura organizacional orientada a la matriz por proyectos Se hace un balance de recursos según las prioridades de los proyectos Se establece un estricto control financiero en cada uno de los proyectos Se utilizan manuales de políticas y entrenamiento a los participantes en cada fase del proyecto Se implanta un proceso de auditoria en la conclusión de proyectos

Enfoque actual Actualmente, las organizaciones se enfocan al desarrollo de un proceso de Administración de Proyectos integrado que enfoque: 

El esfuerzo de la organización hacia los proyectos enfocados al plan estratégico de la organización

Administración de proyectos: Características, Factores de Éxito

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El uso de herramientas y técnicas de la Administración de Proyectos para instrumentar los procesos La generación de habilidades interpersonales necesarias para el éxito de los proyectos

Áreas de integración a las que se orienta la Administración de Proyectos: Las áreas en las que se desarrollan los esfuerzos, están orientadas hacia la ciencia y el arte de la administración de proyectos, siendo estas, la búsqueda del desarrollo de proyectos valiosos para la organización y la integración de los métodos y procedimientos que permitan el desarrollo rentable de soluciones. Las áreas en las que deben realizarse los esfuerzos se dividen en: 1. Integración de los proyectos con el plan estratégico de la organización     

La interrelación entre los diferentes grupos de administradores para decidir y priorizar los proyectos que se desarrollarán El establecimiento de estrategias diseñadas para las necesidades de los clientes La implantación de las estrategias a través de proyectos mediante: La priorización de proyectos La asignación de los recursos escasos a los proyectos adecuados

2. Integración del proceso de Administración de Proyectos a. Aspectos técnicos del proceso  

Información formal del proceso a cada stakeholder Planeación, calendarización y control en cada proyecto

b. Aspectos socioculturales del proceso   

Corresponde a la etapa de implantación en la que se hace conciencia de los beneficios del producto final Combinación de talentos de diferentes áreas en una estructura matricial para lograr el éxito del proyecto Administración de la interfase con el medio ambiente como una responsabilidad del administrador de proyectos

El administrador debe balancear su atención a ambas dimensiones del proceso

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Evolución de la Administración de proyectos en los Negocios