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Guía práctica elaborada por Jhonathan Arias para iniciarse en el uso de Microsoft Office 2007

GUIA DE FUNCIONES

Office 2007

Manual de Referencia y consulta En esta fabulosa guía encontraran información muy resaltante de la aplicación Microsoft Office 2007, los cuales ayudaran más al aprendizaje y mejora al uso de esta herramienta tan importante.

EDITORIAL XBIZT


INDICE Microsoft Office Excel 2007 Anรกlisis y comunicaciรณn de informaciรณn

2

Informaciรณn empresarial y hojas de cรกlculo compartidas

3/4

Administraciรณn de la informaciรณn empresarial con mayor eficacia

5

Microsoft Office Word 2007 6/7

Creaciรณn de documentos de aspecto profesional sin esfuerzo

7

Documentos compartidos de forma segura

8

Superaciรณn de los lรญmites de los documentos

Microsoft Office PowerPoint 2007 Creaciรณn de presentaciones dinรกmicas

9/10

Presentaciones compartidas fรกcilmente

11

Presentaciones compartidas de forma segura.

12


Microsoft Office Excel 2007 Office Excel 2007 es una eficaz herramienta para analizar, compartir y administrar información que le ayuda a tomar decisiones mejor fundadas. Office Excel 2007 ofrece una nueva interfaz orientada a los resultados, vistas PivotTable fáciles de crear y utilizar, mejor creación de fórmulas, visualización de datos mejorada y un sistema mucho más rápido para crear gráficos y tablas de calidad profesional. Comparta y administre hojas de cálculo que contienen información empresarial esencial mediante Excel Services y Microsoft Office SharePoint Server 2007. Office Excel 2007 permite detectar tendencias y buscar excepciones aplicando el formato condicional con esquemas de visualización enriquecidos

Análisis y comunicación de información Analice información con Office Excel 2007 para tener una buena perspectiva y tomar decisiones mejor fundadas gracias a las eficaces herramientas de organización y visualización, presentadas en una interfaz intuitiva. Comunique sus análisis en gráficos y hojas de cálculo de calidad profesional que resultan mucho más fáciles de crear. 

Interfaz de usuario orientada a resultados. Busque las herramientas que desee cuando las necesite mediante la nueva interfaz de Office Excel 2007 orientada a resultados. Según el trabajo que deba realizar, ya sea crear una tabla o escribir una fórmula, Office Excel 2007 le muestra los comandos necesarios.

Importe, organice y explore conjuntos de datos masivos con hojas de cálculo significativamente ampliadas. Office Excel 2007 admite hojas de cálculo de hasta un millón de filas y 16.000 columnas de tamaño, lo que elimina la necesidad de trabajar con varias hojas de cálculo u otras aplicaciones para analizar grandes cantidades de información. Mayor y mejor compatibilidad para trabajar con tablas. Office Excel 2007 ofrece mayor compatibilidad con las tablas, ya que permite crear, dar formato, ampliar y hacer referencia a tablas dentro de las fórmulas. Al analizar los datos contenidos en las tablas grandes, Office Excel 2007 mantiene los encabezados visibles al desplazarse por las tablas.

Visualice tendencias importantes y busque excepciones en los datos. Aplique formatos condicionales a su información con mayor facilidad. Descubra patrones y destaque las tendencias en sus datos gracias a los esquemas de visualización enriquecidos, tales como gradientes, umbrales e iconos indicadores de rendimiento.


Hojas de cálculo compartidas

Office Excel 2007 incluye un motor de gráficos totalmente rediseñado que le ayudará a comunicar mejor sus análisis en sorprendentes gráficos

Información empresarial y hojas de cálculo compartidas Cree una vista PivotTable con mayor rapidez para organizar la información en torno a muchos criterios distintos. Resuma, reoriente y busque las respuestas necesarias con las vistas PivotTable y PivotChart, mucho más fáciles de crear y utilizar en Office Excel 2007. • Amplíe su inversión en inteligencia empresarial: Office Excel 2007 es totalmente compatible con Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services. Utilice la flexibilidad y las nuevas funciones cúbicas de Office Excel 2007 para crear informes personalizados a partir de una base de datos de procesamiento analítico en línea (OLAP). La conexión a orígenes de datos externos también resulta más sencilla gracias a la Biblioteca de conexión de datos de Office Excel 2007. • Fórmula Autocompletar ayuda a escribir la sintaxis correcta de las fórmulas desde la primera hasta la última vez. La función Fórmula Autocompletar de Office Excel 2007 agiliza la edición de fórmulas, desde escribir funciones y completar argumentos hasta hacer referencia a intervalos con nombre y tablas dentro de las fórmulas. • La vista Diseño de página ayuda a generar informes rápidamente. La vista Diseño de página de Office Excel 2007 permite aplicar un estilo coherente y profesional a las hojas de cálculo, incluida la capacidad para editar encabezados y pies de página, seleccionar estilos de celdas predefinidos e incorporar imágenes y gráficos integrados de Microsoft Office.


Hojas de cálculo compartidas

• Comunique los análisis en gráficos de aspecto profesional. Cree gráficos de aspecto profesional con mayor rapidez y comodidad gracias a las herramientas de generación de gráficos de la nueva interfaz de usuario de Office Excel 2007. Enriquezca los gráficos con mejoras visuales, tales como 3-D, sombreado suave y transparencia. Cree e interactúe con los diagramas de la misma forma, independientemente de la aplicación que utilice, ya que el motor de gráficos de Office Excel 2007 es compatible con Microsoft Office Word 2007 y Microsoft Office PowerPoint 2007. Office Excel 2007 permite compartir fácilmente hojas de cálculo e información empresarial. La integración con Excel Services y con el nuevo formato XML de Microsoft Office Excel puede proporcionar un intercambio de información más eficaz. •Office Excel 2007 y Excel Services permiten compartir hojas de cálculo con mayor seguridad. Excel Services convierte de forma dinámica una hoja de cálculo de Office Excel 2007 en HTML para que otros usuarios puedan tener acceso a las hojas de cálculo almacenadas en Office SharePoint Server 2007 desde cualquier explorador Web. Debido al alto grado de fidelidad del cliente de Office Excel 2007, los usuarios pueden utilizar Excel Services para explorar, ordenar, filtrar, especificar parámetros e interactuar con vistas PivotTable desde el explorador Web. •Guarde archivos como XPS o PDF para facilitar el uso compartido. Convierta las hojas de cálculo a formato XPS (XML Paper Specification) o PDF (Portable Document Format) para crear una versión fija de sus archivos y compartirlos con mayor facilidad. •El nuevo formato XML de Excel permite un intercambio más eficaz de la información. Reduzca el tamaño de archivo de las hojas de cálculo y mejore su interoperabilidad con otros orígenes de datos gracias a los nuevos formatos XML abiertos de Microsoft Office. •Cree escritorios digitales empresariales a partir de hojas de cálculo y compártalos dentro de un portal. Realice un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento empresarial mediante escritorios digitales con interfaz de explorador que se pueden crear desde Excel Web Access, Office SharePoint Server 2007 o bien a partir de hojas de cálculo de Office Excel 2007. •

Aproveche las ventajas del motor de cálculo de Excel en otras aplicaciones. La API (interfaz de

programación de aplicaciones) de los servicios Web de Excel Services permite integrar el cálculo de servidor de los archivos de Office Excel 2007 en otras aplicaciones.


Información empresarial con mayor eficacia

Administración de la información empresarial con mayor eficacia Office Excel 2007 y Excel Services permiten administrar y controlar las hojas de cálculo en un servidor para ayudar a proteger la información importante de la empresa y garantizar que se trabaje con los datos más recientes. • Administre de forma centralizada la información crítica publicando hojas de cálculo en Office SharePoint Server 2007. Ayude a garantizar que los integrantes de su organización trabajen con la información empresarial más reciente. • Conéctese a fuentes externas de información mediante la Biblioteca de conexión de datos de Office Excel 2007. Conéctese rápidamente a fuentes externas de información e importe datos de ellas, tales como bases de datos y sistemas de línea de negocio mediante la Biblioteca de conexión de datos. Gracias a Office SharePoint Server 2007, el personal de TI de su organización puede configurar y administrar Bibliotecas de conexión de datos de confianza que permiten que los usuarios se conecten más fácilmente a los orígenes de datos externos sin necesidad de ayuda.

La Biblioteca de conexión de datos permite importar información externa y, a continuación, explorar estos datos con Office Excel 2007.


Microsoft Office Word 2007 Office Word 2007 ayuda a los usuarios a crear documentos de aspecto profesional con un conjunto completo de herramientas de escritura en una nueva interfaz de usuario. Las completas funciones de revisión, comentarios y comparación le ayudan a recopilar y administrar rápidamente los comentarios de sus compañeros. La integración avanzada de datos ayuda a garantizar que los documentos estén conectados a fuentes importantes de información empresarial.

La nueva interfaz de usuario de Office Word 2007 permite a los usuarios crear documentos más rápidamente que antes, ya que presenta las herramientas adecuadas a los usuarios cuando las necesitan.

Creación de documentos de aspecto profesional sin esfuerzo Word 2007 ofrece herramientas de edición y revisión que ayudan a crear documentos profesionales con más facilidad que nunca. • Dedique más tiempo a escribir y menos tiempo a asignar formato. Una interfaz nueva y orientada a los resultados presenta herramientas cuando las necesita de un modo claro y organizado. Las vistas previas visuales en tiempo real, las galerías de estilos predeterminados, los formatos de tabla y otros contenidos ayudan a sacar el máximo partido de las funciones de Office Word 2007. • Agregue contenido que utiliza con frecuencia a los documentos con tan sólo unos clics. Office Word 2007 incluye bloques de creación para agregar a los documentos contenidos que se utiliza con


frecuencia. Seleccione entre una galería predefinida de portadas, citas, encabezados y pies de página para dar un aspecto más profesional a sus documentos. Incluso puede crear sus propios bloques de creación para simplificar la adición de texto personalizado como el texto de renuncias legales u otros materiales de uso frecuente. • Comuníquese de forma más efectiva con gráficos de gran impacto. Las nuevas características de gráficos y diagramas que incluyen formas en 3D, transparencias, sombras y otros efectos ayudan a crear gráficos de aspecto profesional que dan como resultado documentos más efectivos. • Aplique un nuevo aspecto y sensación a los documentos de forma rápida. Mediante Estilos rápidos y Temas del documento, se puede modificar el aspecto del texto, las tablas y los gráficos de todo el documento para que coincida con el estilo o la combinación de colores que desee.

Documentos compartidos de forma segura Office Word 2007 ayuda a recopilar y administrar de forma eficaz los comentarios de compañeros y contribuye a garantizar que dichos comentarios no se pierdan al publicar el documento. • Compare rápidamente dos versiones de un documento. Office Word 2007 facilita la búsqueda de los cambios que se han realizado en un documento con un nuevo panel de revisión formado por tres paneles que ayuda a ver ambas versiones de un documento con el texto eliminado, insertado y movido marcado de forma clara. • Controle el proceso de revisión mediante Office Word 2007 y Microsoft Office SharePoint Server 2007. Con los servicios de flujo de trabajo integrados en Office SharePoint Server 2007, puede iniciar, administrar y seguir los procesos de revisión y aprobación de documentos desde Office Word 2007. De este modo, podrá acelerar los ciclos de revisión de la empresa sin tener que obligar a los empleados a aprender a utilizar herramientas nuevas. • Quite la información que no desee de los documentos. La nueva función Inspector de documento puede quitar comentarios, marcas de cambio, metadatos u otra información de los documentos. • Ayude a proteger los documentos con una a firma digital. Con Office Word 2007, puede firmar de forma digital sus documentos de modo que las personas que los lean sepan que no se han modificado desde que los utilizó por última vez. • Convierta documentos de Word a PDF o XPS. Con Office Word 2007, puede compartir documentos en formato PDF y XPS sin utilizar herramientas de terceros.

Office Word 2007 permite firmar documentos de forma digital de modo que las personas que los lean sepan que no se han modificado desde que los utilizó por última vez.


Superación de los límites de los documentos Office Word 2007 supone una evolución importante de compatibilidad XML en el 2007 Microsoft Office system, ya que facilita la utilización de documentos más pequeños y compactos y permite una integración completa con sistemas de información y orígenes de datos externos. 0 Controle la reducción de tamaño de los archivos y mejore la recuperación tras daños. Los nuevos formatos XML de Microsoft Office son formatos de archivos comprimidos y segmentados que reducen en gran medida el tamaño de archivo y ayudan a restaurar fácilmente los archivos dañados. 0 Conecte los documentos a la información empresarial. Cree documentos inteligentes dinámicos que se actualicen al conectarse con sistemas de servidor mediante los controles de documentos y los enlaces de datos nuevos. 0 Realice un seguimiento de los documentos con el Panel de información del documento. Utilice el nuevo Panel de información del documento para agregar información de flujo de trabajo y de seguimiento directamente a los documentos. Agregue propiedades personalizadas o información de Microsoft Windows SharePoint Services a las plantillas de documento para ampliar la funcionalidad de administración de documentos en el entorno de Office Word 2007. Detecte rápidamente documentos con macros incrustadas. Office Word 2007 utiliza un formato de archivo diferente (.docm) para documentos habilitados para macros de modo que pueda saber rápidamente si un archivo puede ejecutar macros incrustadas.

El nuevo panel de revisión de tres paneles de Office Word 2007 permite comparar o combinar rápidamente dos versiones de un documento y ayuda a identificar texto desplazado o marcas de cambio en las tablas


Microsoft Office PowerPoint 2007 Office PowerPoint 2007 permite crear rápidamente presentaciones atractivas y dinámicas, integrando al mismo tiempo el flujo de trabajo y maneras de compartir fácilmente esta información. Desde la interfaz de usuario rediseñada hasta las nuevas funciones de gráficos y formato, Office PowerPoint 2007 le permite controlar la creación de excelentes presentaciones.

Office PowerPoint 2007 permite crear rápidamente presentaciones dinámicas y de gran atractivo

Creación de presentaciones dinámicas Cree rápidamente presentaciones dinámicas y atractivas con la interfaz de usuario rediseñada y las nuevas funciones de gráficos. • Obtenga mejores resultados más rápidamente con una interfaz de usuario rediseñada Office PowerPoint 2007 ha rediseñado el aspecto y la interacción con la interfaz de usuario para que crear, presentar y compartir presentaciones sea una experiencia más sencilla e intuitiva. Ahora dispone de toda la rica funcionalidad de PowerPoint en un área de trabajo estilizada y ordenada que minimiza las distracciones y ayuda a los usuarios a obtener los resultados deseados con mayor rapidez y facilidad. • Cree diagramas eficaces y dinámicos. Cree fácilmente sólidos y dinámicos diagramas de relación, flujo de trabajo o jerarquía desde Office PowerPoint 2007. Incluso se puede convertir una lista de viñetas en un diagrama o bien modificar y actualizar los diagramas existentes. Es fácil aprovechar las ventajas de las opciones de formato enriquecido con las herramientas contextuales de creación de diagramas en la nueva interfaz de usuario. • Cree presentaciones rápida y fácilmente guardando diseños personalizados. Con Office PowerPoint 2007, se pueden definir y guardar los propios diseños de diapositiva personalizados, de manera que no hay que perder un tiempo valioso cortando y pegando los diseños en diapositivas nuevas o eliminando


Creación de presentaciones dinámicas

contenido de una diapositiva con el diseño que se desea utilizar. Con las bibliotecas de diapositivas de PowerPoint, resulta sencillo compartir estas diapositivas personalizadas con otros usuarios para que las presentaciones tengan una apariencia y funcionamiento coherente y profesional. • Aplique una apariencia y un funcionamiento coherentes con un solo clic. Los temas de Office PowerPoint 2007 le ayudan a cambiar la apariencia y el funcionamiento de toda la presentación con un solo clic. Al cambiar el tema de la presentación no sólo cambia el color de fondo, sino también el color de diagramas, tablas, gráficos o fuentes, incluso el estilo de las viñetas de la presentación. Al aplicar un tema, puede estar seguro de que toda la presentación tiene una apariencia y funcionamiento más profesional y coherente. • Modifique drásticamente las formas, el texto y los gráficos con nuevas herramientas y efectos. Ahora puede manipular y trabajar con el texto, las tablas, los gráficos y demás elementos de las presentaciones de una manera mucho más avanzada que anteriormente. Office PowerPoint 2007 pone estas herramientas fácilmente a disposición mediante una interfaz de usuario simplificada y fichas contextuales, de manera que con unos cuantos clics su trabajo será mucho más atractivo.

Cree atractivos diagramas con las nuevas y avanzadas herramientas de formato de Office PowerPoint 2007.


Presentaciones compartidas fácilmente Mejore drásticamente el modo en que los usuarios comparten y reutilizan la información. • Comuníquese con los usuarios en diferentes plataformas y dispositivos. Ayude a garantizar una amplia comunicación de las presentaciones de Office PowerPoint 2007 convirtiendo los archivos al formato XPS (XML Paper Specification) o PDF (Portable Document Format) para compartirlos con usuarios de cualquier plataforma. • Reutilice y comparta el contenido fácilmente. ¿Le gustaría que hubiera una manera mejor de reutilizar el contenido de una presentación a otra? Con las bibliotecas de diapositivas de PowerPoint, se pueden almacenar las presentaciones como diapositivas individuales en un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007 y reutilizar fácilmente el contenido posteriormente desde Office PowerPoint 2007. De esta manera, no sólo se reduce el tiempo dedicado a crear presentaciones, sino que las diapositivas insertadas pueden sincronizarse con la versión del servidor, por lo que se garantiza que el contenido esté actualizado. • Reduzca el tamaño de los documentos y mejore al mismo tiempo la recuperación de los archivos dañados. El nuevo formato XML comprimido de Microsoft Office PowerPoint ofrece una reducción significativa del tamaño de los archivos y, a su vez, una mejora en la recuperación de los datos de los archivos dañados, gracias a la arquitectura del formato XML de PowerPoint. Este nuevo formato aporta un ahorro enorme en los requisitos de almacenamiento y ancho de banda, a la vez que reduce la carga del personal de TI. • Integre las presentaciones almacenadas en la tecnología de Microsoft Windows SharePoint Services con Microsoft Office Outlook 2007. Con Office Outlook 2007 se puede interactuar plenamente con la información almacenada en la tecnología de Windows SharePoint Services, en cualquier lugar y en cualquier momento. Se pueden conectar las presentaciones de Office PowerPoint 2007, almacenadas en Windows SharePoint Services, con Office Outlook 2007 y disfrutar de unas funciones de edición completas, sabiendo que los cambios realizados en la presentación almacenada en Outlook 2007 se pueden reflejar en la versión de servidor. • Utilice Microsoft Office Groove 2007 en sesiones de revisión en tiempo real. Con Office Groove 2007, se puede iniciar una revisión sobre la marcha de una presentación de Office PowerPoint 2007 en un área de trabajo de Groove 2007. Se puede visualizar y trabajar en una presentación en colaboración y en tiempo real con los integrantes del equipo, aprovechando las ventajas de las informaciones de presencia y de la mensajería instantánea incluidas en el área de trabajo.

Ahorre tiempo creando contenido y asegúrese de que las presentaciones estén actualizadas mediante las bibliotecas de diapositivas de PowerPoint.


Presentaciones compartidas de forma segura Presentaciones compartidas de forma segura

Aplique la protección adecuada a las presentaciones e inicie fácilmente un área de trabajo de revisión. • Inicie un flujo de trabajo de revisión o de aprobación desde Office PowerPoint 2007. Con Office PowerPoint 2007 y Office SharePoint Server 2007, se puede enviar una presentación al equipo para su revisión o crear un proceso formal de aprobación y recopilar firmas para la presentación, convirtiendo la colaboración en un proceso fluido y sencillo. • Ayude a proteger la información privada de los documentos. Detecte y elimine los comentarios, el texto oculto o la información personal identificable que no desee incluir mediante el Inspector de documento con el fin de preparar la presentación para compartirla con otros usuarios. • Comparta con mayor seguridad las presentaciones de Office PowerPoint 2007. Ahora puede agregar una firma digital a las presentaciones de Office PowerPoint 2007 para ayudar a verificar la integridad de las mismas o bien marcar una presentación como "final" para evitar cambios involuntarios. Mediante los controles de contenido, se pueden crear e implementar plantillas de Office PowerPoint 2007 estructuradas que ayudan a los usuarios a especificar la información correcta, protegiendo a su vez la información de la presentación que no puede modificarse.

Inicie fácilmente un flujo de trabajo de revisión o aprobación.

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