Page 1

CAPITULO l CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BASICOS PARA LA EJECUCIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES

PRE- EVENTO ¿Qué es un evento?

En la siguiente cartilla de evidencias se encontraran los procesos que se realizan para la preparación y desarrollo de un evento empresarial, de la misma manera se explica cada uno de los aspectos que una organización debe identificar para cada uno de sus eventos.

Es una reunión de personas que sobrelleva un motivo en específico,

los

eventos

son

una

instrumentos

de

comunicación debido a que permiten transmitir información, conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo con los clientes potenciales, introducir

Es por ello que es importante conocer cómo se prepara y

nuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas de

como se desarrolla un evento, debido a que el éxito de la

promoción y comercialización.

labor al evento nos permite crear una imagen positiva de nuestra empresa y de los que trabajaron en ello. En el presente capitulo encontraran una serie de conceptos y principios básicos para la ejecución de un evento empresarial, y la importancia administrativa para el presupuesto de dicho evento.

Son eventos empresariales tiene principios los cuales son: 

La precisión: toda planeación debe ser precisa detallada

Flexibilidad: debe

asumir los cambios de último

momento 

La Unidad: se debe diseñar para cada acción y luego coordinar entre si


Los eventos empresariales son los que plantean las

Para

empresas dentro de su estrategia de Marketing, ya sea para

debidamente, ya que sin esto hay mucho riesgo de no

aumentar sus ventas o dar a conocer un nuevo producto, de

alcanzar el éxito, es fundamental para una buena

esta

las

coordinación entre las partes que interviene en la

organizaciones de alguna manera, ala hora de realizar

realización de un evento permite aumentar las posibilidades

cualquien tipo de evento debemos tener en cuenta el:

de un resultado positivo

manera

se

genera

mas

productividad

en

realizar

Qué debe Tomado de www.audiovisualcolombia.com 

¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Quiénes? ¿Recursos?.

Importancia En primer lugar la organización de eventos es importante

un

evento

es

necesario

planificar

incluir la planificación de un evento

Los objetivos del evento.

Las normas y políticas a seguir.

El tema del evento.

La descripción del tipo de participantes, oradores,

porque elimina la improvisación, es decir que permite desarrollar el acontecimiento con armonía y fluidez, según

organizadores y sponsors.

lo previsto. Tener claro el objetivo que se quiere llevar a cabo para que

de esta forma se pueda crear una profunda conversacion teniendo en cuenta la tematica a utilizar, un evento debe proporcionar conocimientos mas a fondo a los que se tienen adquiridos. Planificación de evento

Las funciones específicas y responsabilidades de las personas que participarán del evento.

 

Cómo proceder durante el evento. El

presupuesto del evento.


Las actividades que se desarrollarán en el evento, y las

clave para evitar inconvenientes, y llegar exitosamente a

Posibles

término.

problemas

que

pueden

presentarse

y

soluciones para cada uno de ellos. El capital del que se dispone, determinará las decisiones Pasos para la asignación del presupuesto

que se tomen al elegir los distintos proveedores, en base a las necesidades específicas del evento.

1. Establecer prioridades

La inversión

Definir objetivos

Organizar gastos

Esta no se realiza solo con

Equilibrar costos

dinero, sino también con el esfuerzo y el tiempo que se le dedica a la organización

El éxito de un evento está en los acertados detalles y

del

www./p/jorge-e.html aspectos organizativos, en una excelente convocatoria

lograda, y en el reporte económico que genere.

evento.

Es

una

Tomado de www.audiovisualcolombia.com

importante herramienta que nos ayudará a obtener una Tomada de expansion.com visión más clara y amplia de los recursos materiales y

El presupuesto es una importante herramienta que nos

financieros que se requerirán para desarrollar con éxito el

ayudará a obtener una visión más clara, amplia y realista de

evento. Es aconsejable también separar un 15 o 20% extra

los recursos materiales y financieros que se requerirán para

para gastos imprevistos.

desarrollar con éxito el evento. El mismo debe elaborarse muy detallada, minuciosa y organizadamente. El desarrollo de cualquier evento va a requerir siempre de una serie de gastos y costos. Preverlos y organizarlos es

Tipos de presupuesto Cuando el presupuesto se adapta al evento


Es en el caso

por ejemplo de

metas y objetivos del evento, se planifican las acciones y

la

organización de

los tiempos, por lo que debemos cuantificar lo que va a

congresos,

conferencias,

representar cada una de estas tareas y etapas a desarrollar.

etc.

Se

proyecta

presupuesto

un

de acuerdo a

Una buena técnica para que no se escape ningún detalle,

una planificación general, a necesidades específicas, y a

es realizar el listado de elementos comenzando a imaginar

objetivos

el

pre

establecido.

paso

a

paso

de

la

celebración.

www./search?biw=1242&bih=602&tbm

Se

debe

estimar

de

la

manera

más

realista,

las

posibilidades de recuperación de esos costos, o eventuales

El tener en cuenta cada uno de los detalles, nos llevará a lograr una idea más exacta del presupuesto requerido.

ganancias que reporte el evento. Cuando el evento e adapta al presupuesto

¿Qué se debe considerar en la planificación de un

Es el caso de eventos sociales en general, y empresariales

presupuesto?

como lanzamientos, jornadas de capacitación, etc., donde los organizadores cuentan con un monto de dinero

Se

predeterminado, y deben adecuar la contratación de

representar

proveedores y servicios, de acuerdo al mismo.

monto invertido

debe el total en

www.el-presupuesto-de-un-evento/

Planificación de presupuesto

la

organización de un evento, es el total Una vez que se establecen

las

de gastos en que se incurre. Al planificar un evento y


desarrollar su presupuesto, tenemos 2 tipos de costos o

Traductores si fuera necesario.

egresos:

Sistema de inscripción y acreditación.

Contratación de show o actividades, extra al evento.

Cobertura de seguro de equipamiento y personal.

Honorarios de servicios profesionales, contadores,

1. Costos fijos Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la cantidad de asistentes que lleguen al evento, esto es: 

Producción

pre-evento,

abogados, arquitectos, etc. 

gastos

de

personal

Servicio de fletes, transporte, montaje y desmontaje.

2. Costos variables

designado y papelería. 

Difusión, promoción del evento, publicidad y rueda de prensa.

Los costos variables

Diseño, impresión y costo de envío de invitaciones.

están

Locación, el lugar dónde se hará el evento. Ocupará

por la cantidad de

un importante porcentaje de los costos totales del

asistentes

evento. 

Área y servicio de estacionamiento.

Equipamiento

técnico,

sonido,

proyección,

invitados, entre ellos:

decoración, fotografía y video.  

Viáticos, transporte y alojamiento de oradores e

Material

invitados especiales.

acreditación,

Actos protocolares de apertura y cierre del evento.

credenciales,

de

determinados o


programas, folletería, regalos, Servicio de Catering,

Para cada rubro a cubrir, es muy importante solicitar más de

coffee, breáis, almuerzos, cenas.

3 cotizaciones, y así poder armar un presupuesto final más

Personal temporario.

conveniente y ajustado para el evento.

Estacionamiento.

Computadoras y mobiliario.

Es factible que desde que se solicita el primer presupuesto,

Gastos bancarios.

hasta el día de la contratación, haya una modificación en la

Personal de seguridad y limpieza.

3. Imprevistos Es importante tener en cuenta que existen una serie de imprevistos o contingencias durante la organización del evento, por lo que es bueno contar con un monto extra para poder cubrirlos. Se recomienda considerar entre un 10% y 15% de los posibles egresos totales. Esto nos dará la flexibilidad necesaria al presupuesto, para llegar al final del evento pudiendo cubrir cualquier contratiempo. Cotización de presupuestos

cotización, ya que los proveedores manejan entre 15 días y un mes en la congelación de las c cotizaciones. Es saludable convenir de antemano con ellos, para mantener el mismo precio por espacios de tiempo más prolongados. Carpeta de cotizaciones Es vital contar con el respaldo de todas las cotizaciones que se soliciten, para tener presentes las condiciones de pago y entrega en cada caso. Eso además permitirá, si algún proveedor fallara, tener las demás opciones a mano. También es importante guardar las tarjetas y números de contacto para casos

de

Organizador de eventos

emergencia.


Trabajar bien en equipo.

actividades. Esto incluye:

Prestar atención a los detalles.

Ser capaz de analizar y evaluar la información y de

Los organizadores de eventos se involucran en la planificación, coordinación y negociación de distintas

Encontrar y reservar lugares adecuados.

generar informes. 

Comprobar los contratos de seguros, la concesión de licencias y el cumplimiento de la normativa salud y seguridad.

Organizar las invitaciones y la publicidad.

Procesar registros y pagos

Organizar el alojamiento y los servicios de comidas. Las cualidades que debe tener organizador de eventos

Plan B Organizar un evento es una tarea que requiere mucho foco y energía. Quienes nos encargamos de esto tenemos que estar atentos a cada detalle y contar siempre con un plan B. Muchas veces existen factores externos sobre los cuales no tenemos control y que nos suelen causar varios dolores de cabeza.

son: 

Ser sociable, discreto, tranquilo y bien organizado.

Planear el trabajo con anticipación y priorizar tareas.

Beneficios de los eventos empresariales

Estar dispuesto a viajar.

Mejorar las relaciones con clientes y fidelizar clientes potenciales: debido a que con este evento nuestro


 

cliente se sienta satisfecho con la atención que se le brindo durante el evento. 

Algunos de los problemas que se pueden

Fortalecer relaciones con colaboradores y

dar son:

mejorar el clima laboral

 

Posicionar

la

compañía:

al

crear

evento: Es fundamental establecer

empresariales de buena calidad todos hablaran

cuáles son los objetivos que tiene la

de nuestra organización y se verá mejor

Gerencia para llevar a cabo el evento (motivación,

posicionada la compañía

fidelización, capacitación, integración del personal, etc.).

Proyectar una imagen positiva a la empresa Generar publicidad voz a voz: garantiza que tengamos una publicidad más notoria

No tener en claro el objetivo del

evento

 

¿Cómo satisfacer al público? ¿Qué se va a obtener a cambio?

Descuidar la comunicación interna: Para eso hay que considerar qué quiere comunicar

la gerencia, cuál es el resultado de la última encuesta de clima, y como se

Promover valores intangibles.

puede aprovechar la ocasión ÍTEMS PARA TENER EN CUENTA

para

tipo

de

personal.

la organización de un evento son: ¿Qué productos ofrecer? ¿Quiénes asistirán? ¿Qué estrategia presentar?

algún

respuesta o devolución al

Las principales inquietudes que pueden presentarse en

  

dar

No

atender

el

aspecto

logístico: Conviene tener en cuenta la distancia y accesos en relación con el


traslado de los elementos con los que se va a trabajar, del personal que armará y desarmará las estructuras, de la preparación y distribución de los alimentos. 

     

Dejar que el evento lo realice una persona

Público objetivo Tipo de evento Lugar y fecha: búsqueda y reserva con anticipación Lista e invitación de invitados Elaboración de Presupuesto Definir programación del evento (agenda)  Proveedores: cotización,

profesional: En la realización de un evento deben

trabajar

juntas

y

de

manera

sincronizada muchas personas, de rubros muy diferentes. Por eso es importante saber

y facturación Promoción y Redes

del tema; considerar los tiempos y las

divulgación:

sociales,

correo

electrónico, boletín virtual,

múltiples necesidades en cada sector, y poder prever los problemas para anticiparse a cada uno.

evaluación y elección Contratación de proveedores

etc.  Comercialización del evento Diseño e Impresión: Material para escenografía, registro, entre otros.

Antes del evento

La clave de esta etapa está en planificar cada tarea, sin

Comencemos desde el principio. ¿Ya tienes la idea de lo

perder detalle de lo que cada una conlleva; elegir el

que quieres lograr? Para dar el primer paso definir el

responsable ideal es importantísimo. Trabajar juntos por el

propósito del evento es lo que necesitas para planificar y

mismo fin, con reuniones esporádicas pero productivas

organizar las actividades junto con tu equipo de trabajo;

jugará un papel un importante para el tema del manejo del

básicamente de esto trata la primera fase, y a nivel general,

tiempo. Entre más pro actividad y orientación al detalle,

deberías tener en cuenta lo siguiente:

mejor.

Objetivos del evento


ya que mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que se coordinen serán, de manera necesaria o parcial.

EVENTO

Siempre habrá algo que no podrá planearse en los detalles,

Ejecución de un evento

pero cuando mejor se fijen los planes, será menor ese

Organizar eventos promueve y facilita el logro de objetivos

campo de lo eventual.

de

la

Principio de flexibilidad: Flexible es lo que tiene una

organización frente a los públicos. La importancia de

dirección básica, pero permite pequeñas adaptaciones

conocer las características de los eventos en donde la

momentáneas, pudiendo después volver a su dirección

selección del tipo de evento debe responder a objetivos

inicial. Todo plan preciso debe prever, en lo posible, varios

concretos de la organización en cuanto a:

supuestos o cambios que puedan ocurrir

posicionamiento

y

promoción

institucional

de

  

Tipo de colectivo que desea reunir. Para qué desea recibirlos. Cómo abordar el tema central por el que se les

Principio de unidad: Los planes deben ser de tal cada función, y todos los que se

reúne. Qué papel desempeñan o pueden desempeñar dichos colectivos para la organización.

estar de tal modo coordinados e

naturaleza que pueda decirse que existe uno solo para aplican en la empresa deben integrados

Principios básicos

que

en

realidad

pueda decirse que existe un solo Principio de precisión: Cuando se carece de planes

plan general. Al hablar de la

precisos,

dirección,

cualquier

negocio

no

es

propiamente

tal,

sino

una aventura,

principio

se

repetirá

este

exclusivamente

para

distinguirlo del de la unidad de mando.


Principio de Participación: Todo plan deberá tratar de

conseguir la participación de las personas que habrán de

Agradecimientos

y

recordatorios

(asistentes,

colaboradores, patrocinadores)

estructurarlo. O que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento. La elaboración en grupo asegura un resultado más objetivamente eficiente, puesto que varios colaboran en formarlo con puntos de vista

Tomada de emaze.com

POS-EVENTO

Después del evento Las actividades de esta etapa dependen del tipo de evento,

distintos y complementarios.

ya que unas requieren una mayor evaluación por parte del

Durante el evento

cliente y usuario final (invitados), pero sin duda también del

Probablemente el día más estresante para todos los que

equipo de trabajo en relación a cada tarea delegada. Esta

trabajan tras bambalinas; en esta etapa, un poco critica por

última parte, específicamente lo que tiene que ver con todos

el nivel de estrés, se requiere toda tu atención a cada

los puntos para realizar el tema de la evaluación, se realiza

detalle de la agenda establecida, tu coordinación a todo el

normalmente los primeros días después de realizado el

equipo y supervisión a la logística son cruciales para que

evento.

el evento fluya como esperas, así que no olvides:

   

Registro de invitados Programación u orden del día Señalización del evento Montaje del salón (medios

decoración, equipos) Alimentación ( break, cena, buffet)

Tomado de cetics.org

audiovisuales, 

   

Desmontaje Memorias del evento Cierre financiero Evaluación general y específica del

evento Calificación de los proveedores y

exponentes (calidad y cumplimiento) Análisis final (puntos fuertes y a mejorar)


Esperamos que haya sido de provecho para que tengas

en cuenta al momento de ejecutar lo que tienes en

práctico.

mente, pero sobre todo a organizarte mucho mejor para poder realizar una lista detallada de todo lo que puede implicar un evento. Causas del fracaso Pueden existir una serie de razones o motivos por los que un evento puede dar al traste con los objetivos esperados por sus organizadores, tal es el caso de las siguientes situaciones: 

Lo ofrecido no satisface las expectativas creadas.

Inexistente o pobre planificación con un enfoque

    

Asistencia disminuida con relación a lo planificado. Baja motivación de organizadores y asistentes. Objetivos difusos desde un inicio. Mala preparación y atención del personal. Incumplimientos (puntuales o reiterados) en los tiempos y espacios.


EVALUACIÓN CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA EJECUCIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL

Nombre:

Fecha:

De acuerdo con la información suministrada durante la conferencia, marque con una (X) la respuesta que considere correcta. 1. En que consiste el principio de unidad a. Toda planeación debe ser detallada y aparecer descrita en acciones concretas. b. Se debe diseñar una planeación para cada acción y coordinarlas entre sí. c. Se debe dejar margen de flexibilidad, sujeta a cambios imprevistos. d. Se debe compartir las actividades planificadas del evento en sí. 2. Cuáles son los tres principios básicos a. Principio de precisión, flexibilidad y unidad. b. Principio de flexibilidad, unidad y detallada. c. Principio de unidad, detallada y precisión. d. Principio de flexibilidad, detallada y precisión. 3. Que es un evento empresarial a. Son una acción que se plantea para celebrar una ocasión b. Es una estrategia que se realiza de manera esporádica y positiva. c. Es una acción que involucra como temática principal el arte. d. Son los que la empresa plantea dentro de su estrategia de Marketing. 4. Cuál es la importancia de un evento empresarial a. Permite desarrollar el acontecimiento con fluidez según lo previsto. b. Mejora las relaciones con clientes y fidelizar clientes potenciales. c. Promover valores intangibles. d. Mejorar y fortalecer las relaciones interpersonales. 5. Cuáles son las 5 etapas para la planificación de un evento a. Previsión, control, dirección, planificación y perfección. b. Supervisión, dirección, perfección, disposición y presupuesto. c. Previsión, organización, integración, dirección y control. d. Supervisión, control, dirección, presupuesto y planificación.


HOJA DE RESPUESTAS

De acuerdo con la información suministrada durante la conferencia, marque con una (X) la respuesta que considere correcta. 1. En que consiste el principio de unidad a. Toda planeación debe ser detallada y aparecer descrita en acciones concretas. b. Se debe diseñar una planeación para cada acción y coordinarlas entre sí. c. Se debe dejar margen de flexibilidad, sujeta a cambios imprevistos. d. Se debe compartir las actividades planificadas del evento en sí. 2. Cuáles son los tres principios básicos a. Principio de precisión, flexibilidad y unidad. b. Principio de flexibilidad, unidad y detallada. c. Principio de unidad, detallada y precisión. d. Principio de flexibilidad, detallada y precisión. 3. Que es un evento empresarial a. Son una acción que se plantea para celebrar una ocasión b. Es una estrategia que se realiza de manera esporádica y positiva. c. Es una acción que involucra como temática principal el arte. d. Son los que la empresa plantea dentro de su estrategia de Marketing. 4. Cuál es la importancia de un evento empresarial a. Permite desarrollar el acontecimiento con fluidez según lo previsto. b. Mejora las relaciones con clientes y fidelizar clientes potenciales. c. Promover valores intangibles. d. Mejorar y fortalecer las relaciones interpersonales. 5. Cuáles son las 5 etapas para la planificación de un evento a. Previsión, control, dirección, planificación y perfección.


b. Supervisión, dirección, perfección, disposición y presupuesto. c. Previsión, organización, integración, dirección y control. d. Supervisión, control, dirección, presupuesto y planificación.

EJERCICIO PRÁCTICO Objetivo de la actividad:

El

objetivo

participantes,

lograr

que

adquiera

todos

los mas


conocimientos acerca de un pre-evento,

evento y pos-evento.

Cada Grupo debe identificar los conceptos y principios básicos de un

La actividad consiste en:

evento

empresarial,

dependiendo de lo que les haya 

Se dividen por tres grupos con la

misma cantidad de personas Un participante elegido por el

deberán dibujar los conceptos

grupo sacara un papel donde

que relacionaron con la actividad

dirá que les corresponde hacer puede que sea

un pre-evento,

correspondido En un pliego de papel ellos

correspondiente Por ultimo pasaran exponer de manera detallada cada uno de

evento y pos-evento.

sus dibujos RESUMEN Un evento es ante todo una herramienta de gestión táctica del área Marketing y de Relaciones Públicas de una empresa o institución. Es decir importa beneficios tanto sea para la prosecución de los objetivos comerciales como para los comunicacionales

e

institucionales.

Asimismo, por la naturaleza de los temas con lo que trabaja -imagen, vinculación con los públicos, negocios- , posee

claras

connotaciones

estratégicas, de forma tal que un evento reporta una serie acciones que impactan en las metas organizacionales de corto, mediano plazo y largo plazo. No se trata de preparar un evento para grandes masas, sino seleccionar los Seleccionar el público objetivo

clientes, profesionales, invitados, ponentes y empleados más idóneos


para la consecución de los objetivos de

una lista con las cosas que necesitas

cada evento, que previamente han de

comprar para tu casa como es la comida

definirse lo mejor posible.

o cualquier otro producto. Debes tener en cuenta que la

Un evento supone una inmejorable

organización de un evento corporativo

oportunidad de hacer networking de

supone hacer demasiadas gestiones

calidad, por lo que en la selección de

como son:

invitados hay que tener en cuenta el prestigio y capacidad de influencia de cada uno de ellos.

Alquilar sala.

Proveedores de bebidas, refrescos y café

Iluminación

corporativo debemos preparar un lista

Sonido

de tareas, porque es realmente

Exponentes

importante para la planificación y el

Entradas o Tarjetas de acceso

Si queremos triunfar con el evento

organizador del evento. Por este motivo, es necesario anotar todo lo que nos viene a la mente mientras estamos planificando u organizando el evento, porque es la mejor forma de que no se olvide ningún detalle y el evento sea un éxito rotundo. La gran ventaja de tener preparada una lista de tareas cuando estás organizando un evento corporativo es que ayuda a realizar un seguimiento de todas las cosas que se hacen así como de las cosas que quedan por hacer, ya que hay numerosos detalles importantes que están involucrados. Un símil de este ejemplo sería cuando vas al supermercado con la lista de la compra para no olvidarte nada, es decir,

Establecer el presupuesto Una de las claves principales para tener éxito con un evento empresarial es ahorrar al máximo los costes de la organización, y para conseguirlo es de vital importancia buscar patrocinadores que colaboren con el acontecimiento. No hay duda que el presupuesto dependerá en gran medida del tipo de evento o tamaño (número de asistentes) que se está organizando, pero igualmente es necesario abaratar los costes del evento para no perder dinero. Sin embargo, aunque sea importante reducir los costes de la organización para el evento, debes tener en cuenta que este ahorro no puede afectar a


la calidad del evento porque si no la

CONCLUSIONES

reputación de tu empresa se verá perjudicada.

conocer

Plan b

los

principios

Otra cosa bastante importante que

realización

debes hacer cuando organizas un

conceptos

básicos

y

para

de

un

la

evento

empresarial siendo esto de gran

evento empresarial es tener un plan de

ayuda y aprendizaje.

emergencias o si lo prefieres un Plan B, porque siempre existe alguna

Por medio de esta cartilla dimos a

Es importante conocer todos los

posibilidad de que el evento salga mal o

momentos que se puedan dar

se produzca algún imprevisto (algo muy

como apoyo en la realización de

común).

un evento empresarial y dar

La gran ventaja de tener un plan de

interacción directa frente a tan

emergencia o plan B es que evita sufrir

importante tema que hace que un

malos ratos en el evento, y por tanto,

evento supere sus expectativas y

garantiza estar preparado para ello si

haga que los clientes hagan una

ocurriera.

satisfacción total.

Esto no quiere decir que seas un

Este trabajo es una herramienta

pesimista cuando organizas el evento, al

para ser utilizada en el logro de

contrario, es inteligente saber

las metas proyectadas para el

adelantarse a las situaciones para que

enfoque de diversos eventos,

no te cojan de imprevisto sin saber qué

siendo

hacer o cómo actuar, por ello es de vital

logro de las metas modernizadas,

importancia tener diseñado un plan B

identificando

por si fuera necesario hacer uso de él.

debilidades

Cuando realizas un plan B para el

factores,

evento debes tener en cuenta cualquier

visualización

situación o tarea pero siempre con

oportunidades y riesgos que se

sentido común, es decir, no tienes que

puedan presentar en el nuevo

contemplar todas las situaciones

contexto del desarrollo de la

posibles aunque sí las más importantes.

actividad,

indispensable las de así

para

el

fortalezas los

y

distintos

como de

valorizando

una las

las


acciones

de

un

camino

de

progreso para la creación y el éxito de un evento empresarial. 

Es indispensable que a la hora de realizar un evento empresarial tengamos

en

cuenta

los

parámetros

ya

mencionados,

para que este salga con total satisfacción determinando cada concepto y principio necesario para la realización de este.


CAPITULO 2 CLASIFICACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES Y SOCIALES

INTRODUCCIÓN En el siguiente capítulo se podrá evidenciar la clasificación de los eventos empresariales y sociales, lo cual ayuda a tener un concepto claro sobre cada uno de estos, demostrando la importancia y lo que se debe tener en cuenta al momento de la realización. Por medio de este capítulo se tiene como finalidad el análisis y un mayor conocimiento referente a los diferentes eventos que se encuentran aquí.


CLASIFICACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES Y SOCIALES Un evento es un suceso que requiere de una planificación bien elaborada, para que cada uno de los aspectos de esta se conformen adecuadamente y se tenga un orden y control en el proceso, estos eventos pueden ser motivados por diferentes causas las cuales son: De acuerdo con la naturaleza del evento.        

Culturales Sociales Comerciales Deportivos Educativos Tecnológicos Políticos Científicos 

acuerdo con exclusividad.  Publico  Privado

el

De acuerdo con el magnitud del evento.  Mundial  Internacional  Regional  Nacional  Local

De grado

alcance

Re cre ativ os

de

y

DE ACUERDO CON LA NATURALEZA DEL EVENTO EVENTO CULTURAL Los eventos culturales son un acontecimiento en el cual se difunde la cultura, creencias, valores y algunas de las tradiciones de las diferentes sociedades, estos eventos se toman como un acontecimiento que estimula creación y reproducción de fenómenos, como un acto que permita el conocimiento y un fortalecimiento por parte de los individuos y las comunidades que identifican esta cultura. Link imagen: https://goo.gl/images/31BSE2

En diferentes países se realiza una variedad de eventos, que por medio de representaciones, competencias y encuentros de los diferentes creadores y audiencia, se promueve la difusión de la cultura nacional. Link https://goo.gl/images/r79qzN

Que se debe tener en cuenta:

imagen:


   

¿Dónde y cuándo se realizara el evento? ¿A quién está dirigido? ¿Cuál es el motivo principal del evento? ¿Qué resultado se debe tener se con la organización del evento? Link imagen: https://goo.gl/images/aeY2u3

EVENTO SOCIAL

Un evento social es un suceso importante que abarca cualquier área social, artística o deportiva, este tiene como objetivo principal la unión o relación de las personas invitadas, con el fin de generar un beneficio y un bien común en la organización la cual está realizando dicho evento. Link imagen: https://goo.gl/images/GBCekh Que se debe tener en cuenta:   

Espacio amplio Buena ubicación Excelentes montajes

Buena planeación EVENTO COMERCIAL

Un evento comercial ayuda a la exhibición de productos que facilitan las transacciones comerciales entre compradores y vendedores.

Cada uno de los

eventos comerciales que se realizan pueden ayudar a determinar objetivos de negocios tales como dar a conocer nuevos productos, servicios, marca, esta clase de eventos ayuda a mejorar la productividad de la empresa, incentivar la fuerza de ventas. Link imagen: https://goo.gl/images/q1MuSN Que se debe tener en cuenta para realizar este evento.  La organización  Diseño de un evento


  

Cronograma Objetivos Elaborar plan de contingencia EVENTO DEPORTIVO

EVENTO EDUCATIVO

Son el Un

evento deportivo es un suceso realizado con el fin de integrar a los invitados, realizando actividades lúdicas o diferentes juegos deportivos que ayuden a la interacción y un buen ambiente para ellos, estos deportes pueden ser:  

Futbol Basquetbol

Link https://goo.gl/images/hGVmeJ

 V o l e i b o l imagen:

Que se debe tener en cuenta a la hora de realizar este evento.   

El objetivo del evento A quien está dirigido. Se determina que deporte se realizara y quienes serán los participantes.

conjunto de actividades de carácter profesional, artístico o técnico que implica algún tipo de enseñanza o capacitación.

Link imagen: https://goo.gl/images/WPYDpW Que se debe tener en cuenta para realizar este evento:  

¿Qué quiero? Definición del objetivo, acciones y metas ¿Qué necesito? Análisis de los recursos. ¿Con quién lo voy a conseguir?

EVENTO POLÍTICO


Acontecimiento programado por entes públicos o gestores del estado que están regidos por las normativas de los mismos. Ejemplo: Lanzamientos de campaña, Nombramiento de funcionarios, debates, congresos, cierre de campaña, reuniones de trabajo. Link https://goo.gl/images/Sns3Ji

El lanzamiento de la campaña Nombramiento de funcionarios Debates políticos Cierres de la campaña Reuniones de trabajo Eventos a beneficio Firmas de acuerdo Conferencia de prensas

EVENTO CIENTÍFICO

Link imagen: https://goo.gl/images/JKXijg

Que hay que tener en cuenta para realizar este evento.

imagen:

Que se debe tener en cuenta a la hora de realizar este evento.        

Los eventos científicos son actividades claves para el proceso de difusión de conocimiento, para la presentación de nuevos hallazgos y para el desarrollo de la ciencia en una comunidad. Por ello, en distintas partes del mundo se llevan a cabo reuniones, ferias, congresos y conferencias que son un reflejo del progreso tecnológico y del desarrollo científico

    

Se debe tener muy bien planeado el objetivo o el tema del que se tratara es lo más importante. Tener un buen tiempo para la planificación Elija la fecha y locación correctas Crear una agenda balanceada Seleccionar cuidadosamente sus ayudantes claves Estar preparado para las emergencias DE ACUERDO AL GRADO DE EXCLUSIVIDAD

Publico. Es aquel que independientemente de quien lo organice está destinado al público en general, ya que su objetivo es transmitir algo a la sociedad. Los eventos públicos pueden ser de participación ilimitada o a su vez para


poder participar en ellos se requiere de una invitación o entrada. Link https://goo.gl/images/hSjwgs

imagen:

ALCANCE Y MAGNITUD

Privados. Son aquellos que transmiten información confidencial que solo algunas personas están autorizadas a escuchar, lo que quiere de decir que para este tipo de eventos los participantes son escogidos cuidadosamente. Link https://goo.gl/images/oyB9Jw

imagen:

Diferencias  

Público Accesibilidad ilimitada En ocasiones los participantes tienen que adquirir su entrada para participar en ellos. Privado.

 

Solo pueden asistir personas invitadas. La información que se da allí es confidencial.

Mundial Un evento mundial es aquel en el que participan naciones de todo el mundo. Se requiere escenarios para estimar la población del evento compuesta por espectadores, asistencia de actores tales como atletas, pero también la población que asiste a los eventos de acceso libre. Se necesita simulaciones para modelar la dispersión de la población del evento. Link imagen: https://goo.gl/images/BLgu2Y Los eventos grandes pueden ser clasificados en cuatro categorías, que son en:    

Magnitud: Evento único o grupo de eventos. Dispersión: Uno o múltiples sitios. Frecuencia: Por única vez, habitual, bianual, otro. Población: Personas que tiene parte en el evento, participantes, espectadores.

Regional Son aquellos que se llevan a cabo en una región determinada del país, los


cuales se realizan con la finalidad de celebrar algún evento cultural, informativo o académico. Link https://goo.gl/images/vvThzc

imagen:

 Este debe cumplir con ciertas características:  Cantidad de invitados

Internacional Son aquellos que sean organizados por alguna institución internacional, donde cuya sede se ha decidido que será en nuestro país, aunque también se pueden determinar evento internacional cuando varias personas de otros países vienen a reuniones a nuestro país. Este debe cumplir características que son:     

con

ciertas

Salón Sede especial Accesibilidad Cantidad de invitados Presupuesto

Link https://goo.gl/images/z5gLmf

 Salón  Accesibilidad  Hotel  Transporte  Refrigerios  Presupuesto Link imagen: https://goo.gl/images/5vwyvm

imagen:

Nacional. Son eventos generados por instituciones y organismos que son de carácter estrictamente nacional y que pueden llegar a tener o no invitados extranjeros, aunque este último aspecto no constituye a una condición fundamental.

CONCLUSIÓN

En conclusión nos queda que a través de la clasificación de eventos ya sean empresariales, sociales. Podemos llegar a alcanzar varios beneficios los cuales


nos ayudaran a fortalecer el concepto bรกsico que se tiene sobre cada uno de estos, y poder alcanzar una mayor efectividad y anรกlisis en el momento de realizarlos.


RESUMEN Un evento es un suceso que requiere de una planificación bien elaborada, para que cada uno de los aspectos de esta se conformen adecuadamente y se tenga un orden y control en el proceso Evento cultural: Los eventos culturales son un acontecimiento en el cual se difunde la cultura, creencias, valores y algunas de las tradiciones de las diferentes sociedades, estos eventos se toman como un acontecimiento que estimula creación y reproducción de fenómenos, como un acto que permita el conocimiento y un fortalecimiento por parte de los individuos y las comunidades que identifican esta cultura.

Evento social: Un evento social es un suceso importante que abarca cualquier área social, artística o deportiva, este tiene como objetivo principal la unión o relación de las personas invitadas, con el fin de generar un beneficio y un bien común en la organización la cual está realizando dicho evento.

Evento comercial: Un evento comercial ayuda a la exhibición de productos que facilitan las transacciones comerciales entre compradores y vendedores. Evento deportivo: Un evento deportivo es un suceso realizado con el fin de integrar a los invitados, realizando actividades lúdicas o diferentes juegos


deportivos que ayuden a la interacción y un buen ambiente para ellos. Evento educativo: Son el conjunto de actividades de carácter profesional, artístico o técnico que implica algún tipo de enseñanza o capacitación. Evento político: Acontecimiento programado por entes públicos o gestores del estado que están regidos por las normativas de los mismos. Ejemplo: Lanzamientos de campaña, Nombramiento de funcionarios, debates, congresos, cierre de campaña, reuniones de trabajo. Evento Científico: Los eventos científicos son actividades claves para el proceso de difusión de conocimiento, para la presentación de nuevos hallazgos y para el desarrollo de la ciencia en una comunidad. Por ello, en distintas partes del mundo se llevan a cabo reuniones, ferias, congresos y conferencias que son un reflejo del progreso tecnológico y del desarrollo científico.

Evento mundial: Un evento mundial es aquel en el que participan naciones de todo el mundo. Se requiere escenarios para estimar la población del evento compuesta por espectadores, asistencia de actores tales como atletas, pero también la población que asiste a los eventos de acceso libre. Se necesita simulaciones para modelar la dispersión de la población del evento. Evento internacional: Son aquellos que sean organizados por alguna institución internacional, donde cuya sede se ha decidido que será en nuestro país, aunque también se pueden determinar evento internacional cuando varias personas de otros países vienen a reuniones a nuestro país. Evento nacional: Son eventos generados por instituciones y organismos que son de carácter estrictamente nacional y que pueden llegar a tener o no invitados extranjeros, aunque este último aspecto no constituye a una condición fundamental.


EVALUACIÓN

Nombre:

Fecha:

Marque con una X la respuesta correcta. 1. Los eventos se clasifican de acuerdo a : A. La naturaleza del evento, grado de exclusividad, alcance y magnitud del evento. B. Sociales, Culturales, Científicos, Políticos y Tecnológicos. C. Mundial, Internacional, Nacional, Regional y Local. D. Públicos y Privados. 2. ¿Qué es un evento? A. Es un suceso de importancia que se encuentra programado, el cual puede ser social, artístico o deportivo. B. Es una confrontación de saber alcanzado en una determinada materia del conocimiento en el cual participan especialista y otras personas interesadas. C. Es un tipo de exposición oral, impartida por especialistas, centrada en la presentación de un tema específico. D. Son actividades de carácter profesional, artístico o técnico. 3. ¿Qué es lo primero que se debe tener en cuenta al momento de realizar un evento regional o internacional? A. Se debe realizar un estudio en el cual se especifique la cantidad de personas que asistirán al evento. B. Determinar objetivos de negocios tales como dar a conocer nuevos productos, servicios y marca. C. Se tiene que designar cuál será el país y la ciudad sede en la que se realizara el evento. D. Se debe tener designado un lugar específico donde los invitados puedan llegar fácilmente. 4. ¿En qué consiste la realización de un evento público? A. Es un tipo de exposición oral, impartida por especialistas, centrada en la presentación de un tema específico y de interés para el público al cual está destinada. B. Es una herramienta imprescindible que las empresas utilizan para motivar, fidelizar y reconocer a sus clientes mediante la organización de eventos promocionales.


C. Es un tipo de exposición donde se busca promover el dialogo, crear sentimientos y marcar presencia. D. Es un suceso de importancia que se encuentra programado, el cual puede ser social, artístico o deportivo. 5. ¿Qué es un seminario? A. Son interacciones entre dos o más personas y en general son para transmitir información. B. Es una reunión especializada, de naturaleza técnica o académica, que intenta desarrollar un estudio profundo sobre una determinada materia. C. Reunión de personas en un lugar específico en el cual pueden divertirse o celebrar un acontecimiento. D. Es un evento social, económico y cultural, el cual sirve para abarcar generalmente un tema o propósito común. RESPUESTAS EVALUACIÓN 1. 2. 3. 4. 5.

A B C D B


EJERCICIO PRÁCTICO

Para la terminación del tema se quiere ver los conocimientos que obtuvieron cada uno de los aprendices, para ello deben:

1. Reunirse en sus grupos de trabajo. 2. Cada grupo deberá crear un evento empresarial 3. Deberán transcribir el paso a paso que tuvieron al realizar el evento teniendo en cuenta los siguientes factores:      

Lugar del evento Invitados Fecha y hora Presupuesto Logística Objetivos que lograr

quieren

4. Se debe tener en cuenta la redacción y la idea principal que se tuvo al momento de crear el evento. 5. Un representante del grupo pasara al frente, este debe exponer como lo crearon y cuál es la idea principal que se tiene con la realización de este evento.


CAPÍTULO 3 TIPOS DE EVENTOS


INTRODUCCIÓN El contenido que vera a continuación ilustra de manera explícita los tipos de eventos y como estos son necesarios y de gran beneficio a la hora de realizar un evento de cualquier índole basada en la organización, la calidad del servicio y la satisfacción del cliente. Además, encontrará una actividad académica que servirá de guía a la hora de ejecutar un evento, con una gran organización donde se dé la calidad y satisfacción frente al servicio que se presente con cada uno de los recursos que sean necesarios en el desarrollo de este. La realización de un evento es de gran importancia, ya que trae muchos beneficios para cualquier organización que a través del tiempo se han considerado como parte integral para mantener las buenas relaciones, es decir, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favoreciendo las relaciones empresa/cliente y facilitando la adaptación de su producto de forma directa sobre el mercado. Lo que repercutirá en el éxito del mismo.

TIPOS DE EVENTOS

EVENTOS EMPRESARIALES

Un evento empresarial es un acto que sirve a las empresas para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca y así dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita la relación y genera fidelización. Los eventos utilizados son:

empresariales

más

1. Rueda de negocios: Concentración entre la mayor parte de personas con intereses comunes, donde uno representa la oferta y la otra la demanda. Un coordinador registra el interés de cada parte y les fija una cita. Habitualmente se realizan en el marco de congresos, y exposiciones con exposiciones paralelas.

2.Workshop: Taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro,


actividad o profesión. Es en ámbito dialogado y de intercambio informativo, entre colegas. Se impuso en turismo y se extendió a otros campos.

3. Desayuno de trabajo: Reuniones para tratar un tema predeterminado. 2hs aprox. Se intercambian ideas, dirigidas por un modelador, es un trabajo en equipo distendido. 4. Asambleas: Son reuniones numerosas de personas con fines sociales, culturales o económicos. Reuniones que buscan consenso entre las partes sobre la toma de decisiones. 

Asambleas ordinarias: aprobación de balances, presupuestos, etc. Asambleas extraordinarias: aprobación especial del tema. Cuando la resolución no está prevista en el estatuto.

5.Simposio: Reunión de especialistas, profesionales e idóneos con el propósito e abordar materias de su particular interés. Cada uno expone sucesivamente diferentes aspectos del asunto o trabajo. Cada expositor dispone de un tiempo para disertar de entre 20 y 45 minutos aproximadamente, es una buena oportunidad para que el público, una vez finalizada la actividad, posea una visión integrada de la materia tratada.

6. Jornadas: Son encuentros donde los asistentes participan activamente con los profesionales disertantes. Por lo general, una vez finalizadas las exposiciones, se forman equipos de trabajo para experimentar sobre el tema tratado a través de talleres o work shops. Cada tema en 1 jornada y 1 día, o sea disertación, debate y conclusiones en un mismo día. 7. Cursos: tiene como objetivo formar a los individuos que asistan al mismo. Los preparativos son elementales ya que quienes dictan los cursos deben tener el suficiente conocimiento de los temas a tratar y deben ser preparados aquellos elementos que vayan a ser usado. Se considera que los elementos utilizados durante la formación son elementales ya que son tan significativos como las instrucciones dadas. Suelen combinarse elementos visuales, auditivos y actividades didácticas. 8. Presentaciones: estos eventos son utilizados para lanzar y publicitar servicios o productos. Suelen durar


algunas horas, pero es necesario generar mucho interés en aquellas personas que recurran a la presentación. Los temas tratados serán claves en estos eventos. Los comunicados deben ser emitidos de tal manera que no parezca propaganda.

9. Reuniones de lanzamientos, relanzamiento y posicionamiento de productos y servicios. 10. Cursos de capacitación y motivacionales para público interno o mixto. 11. Ruedas de prensa.


EVENTOS CULTURALES

Un evento cultural es un acontecimiento donde se difunde la cultura, creencias, valores, tradiciones de alguna sociedad, actividades que estimulan la creación, difusión y reproducción de fenómenos como actos que permiten un conocimiento, y fortalecimiento de la identidad cultural de los individuos y comunidades. Los eventos culturales tienen como propósito propagar y difundir cuestiones culturales, sean estas musicales, de pintura, fotografía, baile, entre muchos otros. Pueden ser presentadas en formas de charlas, exposiciones, cursos intensivos, debates, entre otros. 1. Congreso: Reunión periódica que reúne a miembros de una asociación,

y los temas a tratar; la media, donde se consideran los trabajos preliminares y las condiciones; y la etapa final, en la que se informan los resultados alcanzados. Se inicia con un acto de apertura, luego las reuniones plenarias paralelas y finaliza con una ceremonia de clausura. 2. Seminario: Clase o encuentro en que se reúne un profesor o un profesional distinguido, relevante, con los discípulos o con los profesionales en etapa de perfeccionamiento, para llevar a cabo trabajos de investigación o análisis sobre determinados temas u opiniones propias de la actividad. La duración es relativa (puede ser de 1, 2 o más días) Estos pueden ser utilizados como medios comerciales Suele haber ponientes reconocidos, que no necesariamente tenga conocimientos específicos, pero es una manera de atraer mayor cantidad de gente.

3. Foro: El objetivo principal de un foro es permitir a un grupo de personas comunicarse entre ellas, hablar sobre temas que les interesen o que quieran conocer.

organización o entidad para debatir cuestiones previamente asignadas. Prevé tres sesiones preliminares; la inaugural, que informa sobre la finalidad

En un foro las personas pueden expresar de forma libre sus ideas y opiniones, pueden hablar sobre cualquier tema de conocimiento, desde el más común al más extraño. La mayoría se caracterizan por la


utilización de un lenguaje informal y coloquial, distribuyendo de forma igualitaria el uso de la palabra. Los temas a tratar pueden ser de todo tipo, política, economía, salud, deportes, etc.

elaborar planes de contingencias exhaustivos, ya que las soluciones ante los inconvenientes han de implementarse en cuestión de horas, e incluso minutos.

4. Debate: El debate es una discusión ordenada entre varias personas que exponen sus diferentes opiniones sobre un tema determinado. No se trata de una lucha o una pelea, sino que el debate es un acto comunicacional que constituye una técnica o modalidad para discutir de manera formal a través de un moderador que dirige, guía y conduce el intercambio y la discusión.

7.

Puede darse luego de una asamblea, coloquio, simposio, etc. Discusión grupal e informal de aproximadamente 60 minutos.

Vernissage: Una vernissage es un evento cultural que organizan pintores, escultores y fotógrafos. Podría definirse como un encuentro previo a la inauguración de una muestra de arte.

5. Panel: Debate informal entre un grupo de hasta 8 personas, sobre un tema determinado. Moderador coordina la sesión de una hora y luego los disertantes pueden sintetizar sus ideas. El público puede realizar consultas a los panelistas.

6. Espectáculos artísticos: La organización de un espectáculo, un certamen, una exposición, tiene el inconveniente de que aunque sea de una duración corta, requiere un periodo de preparación largo, ya que son muchos los aspectos y detalles a concretar para que todo se desarrolle como previsto; es precisamente esa corta duración la que no da opción a

La finalidad es que los asistentes conozcan la obra del artista y la difundan. Por este motivo, la calidad de la exposición y la organización del evento deberían ser impecable y causar la mejor impresión ante los visitantes.


8. Conmemoraciones: Es un evento que hace referencia al acto y el resultado de conmemorar: celebrar un aniversario, recordar a alguien o algo de manera solemne.

9. Concursos: Un concurso es un juego de competencia. Siempre consistente en que entre un grupo de individuos, uno o varios de sus miembros intenten alcanzar una meta superando una serie de obstáculos a través de la competición y ateniéndose a unas normas.

10. Exposiciones y ferias: este tipo de eventos profesionales son muy útiles como medios de publicidad y para obtener nuevos contactos. Estos eventos requieren mucha organización previa y durante el evento, siempre dependiendo esta de la cantidad de expositores que se presenten. En caso de ser exposiciones el tiempo debe ser cuidadosamente organizado, en el caso de las ferias son requeridos material ya que no se dispone de mucho tiempo para exponer. A diferencia de los eventos anteriores, estos permiten la interacción de grupos reducidos.

.

. EVENTOS DEPORTIVOS: Los eventos deportivos son actividades que se realizan de manera esporádica y que tienen unas repercusiones positivas en el lugar donde se organizan. Cada vez son más frecuentes. Generalmente dependen de casas que los publiciten y patrocinen. Algunos elementos que se deben tomar en cuenta son las autoridades y organizadores, por los medios que será transmitido, quienes concurrirán, donde será realizado, las medidas de seguridad, planificaciones por si surge algún tipo de emergencia entre otras cuestiones. La mayoría de las veces estos eventos son públicos, como lo son: 1. 2. 3. 4. 5.

Pruebas físicas Campeonatos Juegos Copas Torneos Relámpagos

EVENTOS SOCIALES

Estos eventos son sucesos importantes programados con el fin de abarcar cualquier área, a su vez forman gran parte de la vida de las personas. Son comunes las fiestas de diversas índoles como los aniversarios. Hay quienes consideran que dentro de estos eventos pueden ser incluidos los eventos deportivos o culturales. Sin embargo suelen ser diferenciados.


Estas organizaciones tienen como finalidad crear ambientes relajados donde las personas puedan relacionarse y divertirse. Como lo son los siguientes eventos: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Cumpleaños Aniversarios Desfiles Fiestas de egresados Fiestas de despedida Eventos infantiles

PERFIL DE UN BUEN ORGANIZADOR

Para la realización de un evento es necesario contar con un talento humano idóneo que se encargue de ejecutar el protocolo de cada una de las actividades que se desean organizar y para ello la persona encargada debe

 

Conocedor de métodos científicos de investigación y planificación. Experiencia en el segmento en el que actúa. Disponer, a través de un grupo de proveedores externos, de una oferta de servicios de calidad, confiables y con precios justos.

Todo coordinador debe investigar para obtener información. La información es el elemento esencial para tomar decisiones, y él nos posibilita planificar, ejecutar y evaluar los resultados.

ACTIVIDAD ACADÉMICA

FICHA TÉCNICA tener las siguientes características:

  

 

Capacidad de liderar, delegar tareas y trabajar en equipo. Minuciosidad y apego a lo presupuestado.. Observación sistemática y desagregada del entorno y el contexto. Actitud Pro activa y creatividad. Habilidades comunicacionales, empáticas y negociadoras.

Recursos:    

Asistentes Ambiente amplio Mesas y sillas Tablero/ Computador.

Descripción de la actividad: 1. Se deben reunir aproximadamente de 10 a 20 personas, con el fin de compartir sus opiniones del tema.


2. Una vez este organizado el grupo se hace una mesa redonda. 3. El grupo debe escoger tres personas, las cuales tendrán como finalidad la conducción de la actividad. 4. Una de esas tres personas, será el moderador ( debe crear 20 preguntas acerca del tema que se propuso), la siguiente persona será el conductor ( la finalidad de este será controlar los tiempos y realizar conclusiones cada 3 preguntas, esto servirá que el grupo comprenda mejor el tema; estas conclusiones las deberá anotar en la herramienta

escogido por el grupo); por otro lado se encuentra el relator( esta persona debe tener una capacidad de análisis ágil, ya que dará conclusiones del tema y a su vez con su alta experiencia, realizará aportes cunado lo crea conveniente) 5. Los demás participantes darán opiniones de sus conocimientos acerca del tema.


FORMATO DE EVALUACIÓN

Fecha: _____________________________________

Ciudad: __________________

Nombre: ____________________________________

Ficha: ___________________

1- Tema a Evaluar: Tipos de eventos

1. Un evento es el momento perfecto para tener contacto directo con el objetivo principal, y de esta forma afianzar los lazos y vínculos entre las dos partes, según esto ¿Cuál sería el objetivo de un evento?. a) Fidelizar clientes y/o personal, comunicar novedades, compartir conocimiento, celebrar un acontecimiento (personal, profesional, empresarial), Potenciar negocios. b) Lograr cambios en el comportamiento del empleado con el propósito de mejorar las relaciones interpersonales. c) Desde dar a conocer nuevos avances en cualquier campo de la ciencia, la tecnología o la medicina, hasta tener un carácter cultural, social o político. 2. Si el seminario es una técnica de enseñanza basada en el trabajo en grupo y el intercambio de información de forma oral ¿Cuáles serían las características de un seminario? a) Los miembros tienen intereses comunes en cuanto al tema, además cuentan con un nivel de formación académica semejante. b) El tema o material del seminario exige la investigación o búsqueda especifica en diversas fuentes, un tema ya elaborado y expuesto en libros no justifica el trabajo de un seminario. c) Todas las anteriores. 3. Se reconoce como panel aquellas reuniones en las cuales se dialoga sobre un mismo tema, en el cual logran exponer sus puntos de vista y opiniones. ¿para realizar un panel es necesario una cantidad mínima y máxima de personas? ¿cuál es el número de integrantes?

pág. 30


a) No existe una cantidad específica para realizar un panel. b) El panel Suele tener de tres a cinco integrantes; en todo caso, siete es el número máximo aceptable. c) Para realizar el panel debe ser de mínimo tres personas y de hay en adelante la cantidad de integrantes que quieran participar. 4. Toda mesa redonda cuenta con una persona la cual es llamada moderador ¿Cuál es la función del moderador en este tipo de evento? a) La función específica es convencer al auditorio de que lo que dice es válido y por consiguiente, lograr que el consenso del grupo se encauce por los caminos que él ha trazado. b) La persona encargada para esta función debe de ser imparcial y objetivo en sus intervenciones, resúmenes y conclusiones. Tendrá agilidad mental y capacidad de síntesis, y será muy prudente en el tiempo que tome para su participación. c) Éste menciona el tema a tratar y explica cómo va proceder la actividad de manera que a todos les quede claro. Es quien cede la palabra y limita el tiempo de cada participante. Al final explica la conclusión alcanzada por los participantes

5. El debate es conocido como la conversación entre varias personas en la cual exponen sus conocimientos sobre el tema en específico, para realizar esta clase de eventos los integrantes deben contar con el conocimiento necesario sobre el tema y así poder intervenir de forma exitosa. Según esto ¿Cuáles serían las reglas generales para crear un buen debate? a. Dialogo ordenado y respetuoso, no es necesario contar con gran conocimiento sobre el tema. b. Es necesario tener conocimiento sobre el tema, pero varias personas pueden hablar al mismo tiempo no exigen el respeto por la opinión del otro. c. Es un evento donde el dialogo debe ser ordenado y respetuoso, dos personas no deben hablar al mismo tiempo y es de suma importancia que los participantes cuenten con los conocimientos necesarios sobre el tema.

pág. 31


RESPUESTAS

La siguiente tabla da a conocer las respuestas correctas de la evaluación

pág. 32

Número de pregunt a

Respuest a correcta

1

A

2

C

3

B

4

B

5

C


CONCLUSIÒN

Para concluir este capítulo, logramos dar a conocer los diferentes tipos de eventos y la logística que se debe tener en cuenta para llegar a obtener un máximo resultado, teniendo en cuenta las necesidades que quiera satisfacer la empresa o el cliente tanto interno como externo, optimizando una planeación objetiva que se reconocerá en la ejecución del evento.

pág. 33


INTRODUCCIÓN

Capitulo IV CONCEPTOS BÁSICOS DE

Este

capítulo

abarcara

diversos

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

conceptos respecto a la organización de un evento empresarial. En primera instancia

se

deberá

planificar

la

¿Qué es un evento?

información teniendo en cuenta los

Es una reunión de un determinado

conceptos básicos, es decir, ¿Qué?,

grupo de personas que trata un asunto

¿Cómo?,

¿Dónde?,

en común; para que exista tiene que

recursos?

haber

¿Quiénes?

¿Cuándo?, Y

¿Con

que

un

Considerando que para la realización de un evento se debe tener una respectiva

planeación,

organización,

control

y

objetivo. Esta se logra llevar a cabo con

evaluación, para que de esta manera

tan solo dos individuos; es una actividad

obtengamos un buen resultado y sea

que requiere ser planeada, ejecutada,

satisfactorio para cada uno de los

controlada

participantes.

objetivos propuestos; bien sea de índole

y

encaminada

a

lograr

empresarial, asociativo o particular.

pág. 34


¿Cómo se hace un evento?

contestada dentro de las 48 horas de haberle llegado para

Para realizar un evento se debe tener

confirmar cuantos asistirán al

en cuenta lo siguiente: 

Fechas: Las fechas determinan el

respectivo evento. Presupuesto: Dependiendo

el

presupuesto asignado podremos

día de la realización del evento,

planificar un proyecto más o menos ambicioso, por lo general se

deben

plantear

propuestas

con

presupuestos

mostrando

varias

diferentes estas

detalladamente para saber en qué se distribuirá el dinero. el

establecimiento

de

esta

permite empezar a gestionar el

¿Cuándo realizar un evento?

evento, si no se ha determinado

El evento se realiza dependiendo la

no se puede reservar la sede ni

temática requerida, de ahí se identifica

contactar

que día y a qué hora es conveniente la

con

proveedores

ni

mucho menos enviar invitaciones

realización

sin haber establecido la fecha del

del evento.

evento. Número de invitados: El número

Teniendo en cuenta que no se debe realizar ni los lunes, viernes, sábados, domingos, festivos, día anterior o posterior a un puente. Así mismo se debe procurar que

de

invitados

concepción

afecta estratégica

a

la

no se cruce con ningún tipo de agenda

del

de los invitados ya que de esto depende

evento, las invitaciones se suelen enviar con un lapso entre 30-15 días. Dicha invitación debe ser pág. 35

el éxito del evento.


forma en que se dirige el mensaje estará influida por las características del público objeto, puesto que, se debe tener en cuenta si es un público formal o informal.

¿Dónde realizar un evento? Se debe realizar en un lugar acorde a la temática requerida por el cliente. Para

determinar

si

un

lugar

es

adecuado para celebrar un evento concreto es necesario realizar una

Además, se deberá tener la información

prospección del espacio. Es decir que

ampliada de los siguientes datos:

los organizadores del evento deberán tomar fotos del lugar en exteriores y de todos

los

espacios

interiores

para

comprobar, que la localización cumple con lo que se está buscando. También,

es

importante

que

Nombres

  

invitados Sector al que pertenecen Cargo Ciudades o países

  

procedencia Idiomas que hablan Restricciones alimenticias Alergias y otras consideraciones

medicas Gustos, preferencias y hábitos

y

apellidos

de

los

de

el

proveedor del lugar indique que lugares están a nuestra disposición y cuáles no, ya que, cuando se trata de espacios grandes cuyas dimensiones sobrepasan las necesidades expuestas habrá zonas por las que se puedan transitar y otras no.

¿Quién asistirá al evento? Se trata del Público al que se dirige la información por medio del mensaje. La pág. 36


¿Con que recursos?

Se debe hacer una estimación inicial del presupuesto que cubra los gastos más importantes como el alquiler del espacio de celebración, el equipo de logística, el material

gráfico,

contratación

de

personal, desplazamientos, etc. Es

aconsejable

dejar

un

pequeño

margen de emergencia por si surge algún inconveniente con el que no se contaba.

Aunque

no

existe

un

presupuesto fijo para los eventos, ya que esto va a depender del nivel de asistentes, el espacio, el equipo y todos los servicios contratados; en todo caso es importante que predomine la calidad antes que intentar ahorrar en algo que afecte la imagen del evento.

pág. 37


A continuación, el siguiente cuadro permitirá reconocer los ítems mencionados anteriormente:

pág. 38


EJERCICIO PRACTICO:

1.

Orga nizar

Con el siguiente ejercicio práctico se

5

podrán reforzar los conceptos anteriores

equipos de trabajo (Cada uno

NOMBRE DE LA ACTIVIDAD:

tendrá un circulo del cuerpo del Arma el Gusano

gusano) 2. Entregar la cartilla a cada grupo

MATERIALES:     

Papel Calipso Tijeras Cinta Cartulina negra Cartilla con el tema

PASOS

PARA

CREACIÓN

DEL

GUSANO: 

Con el papel calipso hacer 5

3. Dar 5 minutos para que los equipos lean e interpreten la información 4. Seleccionar un representante de cada grupo y darles a escoger una ficha en donde estarán los temas correspondientes.

círculos que formaran el cuerpo 

del gusano, y hacer una cabeza. Con la cartulina negra hacer las patas y las antenas.

REGLAS: 

El celular debe ser entregado a

los organizadores del evento Ninguno de los grupos se puede comunicar entre ellos.

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD:

pág. 39

5. Cada grupo de trabajo escribirá sobre el circulo la idea según el concepto escogido, para esto tendrá un tiempo de 10 minutos


que la falta de comunicación y además que cada grupo tiene ideas diferentes, permitió observar el margen de error. 6. Al terminar el tiempo dado el representante

de

cada

grupo

pasara al frente a sustentar lo que redactaron. Poco a poco se ira formado el gusano. 7. Al finalizar los organizadores

Gracias

a

esto

comprenderán

de

la

crear cualquier tipo de evento.” 8. Cada grupo expondrá su punto

con la información recopilada.

obtenido

pág. 40

importancia

control y evaluación en el momento de

de

identificar que no tiene coherencia, ya

participantes

comunicación, planeación, organización,

explicaran el resultado obtenido

“Al observar el evento creado se puede

los

vista

frente

al

resultado


FORMATO EVALUACIÓN CONCEPTOS BASICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

Nombre:

Fecha:

Ficha:

EVALUACIÓN 1. Actividad que requiere ser planeada, ejecutada, controlada y encaminada a lograr objetivos propuestos. a). Reunión de amigos b). Un evento c). Organización d). Ninguna de las anteriores 2. ¿Para la lograr la realización de un evento, se debe tener en cuenta? a). Fecha, hora, día b). Cuidad, hora, número de invitados c). Presupuesto, número de invitados, fecha, lugar d). Fechas, número de invitados, presupuesto

3. ¿Para garantizar la asistencia de los invitados a un evento, los organizadores deberán tener en cuenta que se realice en los días? a). Martes, miércoles y jueves b). Domingo, viernes o sábado c). Lunes, martes, jueves o sábado d). Lunes, viernes o domingo 4. Cuando se menciona “canal” en un evento, se refiere a: pág. 41


a). Quien b). Cómo c). Dónde d). Recursos 5. Cuando se habla de la organización de un evento, ¿qué conceptos se deben tener en cuenta? a). Hora, día, fecha, mes b). Recursos, Como, Cuando, Donde c). Qué, Cómo, Cuándo, Dónde, Quienes, Recursos disponibles d). Fecha, Qué, dónde, cuando

pág. 42


RESPUESTAS DE LA EVALUACIÓN CONCEPTOS BASICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

Nombre:

Fecha:

Ficha:

EVALUACIÓN 1. Actividad que requiere ser planeada, ejecutada, controlada y encaminada a lograr objetivos propuestos. RTA: b) Un evento 2. ¿Para la lograr la realización de un evento, se debe tener en cuenta? RTA: d). Fechas, número de invitados, presupuesto 3. ¿Para garantizar la asistencia de los invitados a un evento, los organizadores deberán tener en cuenta que se realice en los días? RTA: a). Martes, miércoles y jueves 4. Cuando se menciona “canal” en un evento, se refiere a: RTA: b). Cómo 5. Cuando se habla de la organización de un evento, ¿qué conceptos se deben tener en cuenta? RTA: c). Qué, Cómo, Cuándo, Dónde, Quienes, Recursos disponibles

pág. 43


CONCLUSIÓN

Gracias al capítulo anterior se puede lograr concluir que, para realizar cualquier tipo de evento sin importar su magnitud o clasificación, se debe tener una comunicación asertiva logrando un ambiente de trabajo óptimo con el fin de disminuir las falencias que se puedan llegar a presentar en la organización de un evento. Además, se logra aducir la importancia de tener una planeación, comenzando desde el cronograma de actividades que incluyen los tiempos, fechas y organización de dicho evento para obtener los objetivos esperados en el evento, los organizadores deberán ejercer buena dirección, ejecución y control. Por último, podemos decir que este capítulo servirá mucho para ejecutar cualquier tipo de evento, teniendo buen trabajo en equipo, una excelente planeación y saber en realidad que es lo que se quiere realizar y con qué fin se realiza, para así lograr el objetivo propuesto por cada uno de los organizadores.

pág. 44


tal, de que no se generen contra tiempos.

INTRODUCCIÓN En el siguiente capítulo, daremos a conocer todo lo relacionado con la

¿Qué es un comité? •

Conjunto de personas que se

clasificación de los comités dentro de un

encargan de desempeñar labores

evento, puesto a que estos son parte

determinadas, acorde al cargo y

primordial en la ejecución, control y

nivel de autoridad que se tiene

organización de los mismos.

sobre las mismas.

A

continuación,

encontraremos

sus

respectivas distinciones, funciones e integraciones para el progreso de los objetivos propuestos en desarrollo de un evento. CAPITUL

¿Cómo se conforma un comité? •

Lo

conforman

personas

con

experiencia acorde a lo que se trabajara, las cuales se dividen OV

por medio de un coordinador o director

COMITÉS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

encargado

de

la

representación en cada comité de

Los comités cumplen un factor principal

un evento, ya sea de manera

para el éxito de un evento, puesto que

logística, general o administrativa.

estos se encargan de la coordinación y ejecución de lo que se quiere llevar acabo. Aparte controlan

los

de

esto

objetivos,

planean

y

con

su

Sus asistentes o apoyo general, personas a las cuales se les otorga

una

labor

para

participación en un comité.

respectivo plan de contingencia, en caso Funciones generales de un comité pág. 45

la


Dar información general, acerca de

los

recursos

materiales,

comercialización,

económicos y humanos utilizados 

dentro del evento. •

Desarrollar

medidas

procesos

que

conforman

el

Implementar

medidas

de

tanto invitados como

anormalidad dentro del evento. Ofrecer apoyo administrativo para

efectuar. Concretar que miembros conformaran el evento,

contingencia, en caso de alguna

realizara. Definir los objetivos y la organización que se quiere

evento. •

evaluación y difusión. Identificar el tema, nombre y logo del evento que se

de

planificación y concreción de los

Establecer los métodos de

personal capacitado. Verificar el presupuesto

el cumplimiento óptimo de las

general para la

actividades desarrolladas dentro

administración, respecto al

del evento.

uso adecuado de las

Tipos de comités en un evento 

finanzas de un evento. Controlar el desempeño de

Coordinador General

Su objetivo es la optimización de acciones en un Comité Organizador, quiere decir que el desarrollo y realización se lleva a cabo por medio de áreas de coordinación. Siendo así, el responsable de que los objetivos establecidos, se cumplan correctamente con

las actividades desde la

eficiencia.

planeación hasta la

Entre sus funciones principales se encuentra: pág. 46

ejecución. 

Comité de logística


Es el apoyo operativo, es decir

dependiendo

que es el encargado de reservar,

cantidad de personas -Asignan un auto exclusivo

reproducir y montar cualquier

espacio

con

su

la

para el expositor.

material necesitado en el evento, ya sea el salón, ambiente, o

de

Alojamiento:

Seleccionan

respectivo

el espacio que se tendrá

personal técnico para el montaje

para el evento -Reciben a los invitados o

de equipos tecnológicos.

asistentes en los lugares Este

comité

cuenta

con

5

programados -Llevan control asistencia

de

para

la

selección de puestos o habitaciones

de

los

delegados -Coordinan la organización de obsequios o entrega de material 

subcomités, los cuales son: 

menú

Transporte:

Dirigen

el

traslado

personal

o

de

material. -Disponen de carteles de bienvenida con el nombre del anfitrión y del evento. -Coordinan con la comisión de recepción y despedida, para conocer

de

entrega

de

alimentos -Supervisan el suministro de

alimento

y

bebida

dentro del evento -Disponen de respectivos

los

digestivos

(Alka Seltzer, entre otros) -Cuentan con personal capacitado de azafatas y

las llegadas y las salidas

mozos -Coordinan los horarios de

de los asistentes. -Llevan una lista

receso para la entrega de

de

asistencia para apartar los tipos pág. 47

Alimentación: Organizan el

de

autobuses

café, tinto o aromática


Secretaría: Administran y

de un evento, para así poder

coordinan la información

llevarlas

del evento -Desarrollan

Es decir que desempeña: la

transcripción

de

grabaciones -Llevan a siguientes como

lo

cabo

los

son las

las

traducciones

en

documentos Generales:

Apoyan

el

área

de

planificación

para

la

ejecución del evento -Efectúan la gestión de personal;

formación,

capacitación, selección -Determinan las actividades

gremiales

y

actividades finales -Muestran el balance de la elaboración del evento -Coordinan los medios de comunicación, fotógrafos y periodistas. 

Comité Técnico Académica

Tiene

como

fin

realizar

y

organizar el desarrollo de las funciones ya establecidas dentro pág. 48

de temáticas

del las y

actividades a tratar. La coordinación de las acciones

cabo.

elaboración

diferentes

actas,

cartas, entre otros -Realizan las respectivas

Servicios

La

cronograma documentos

resoluciones,

a

para

la

distribución de las mismas. La ejecución del trabajo para el comité organizador.


Comité

de

relaciones

-Lleva

promoción, públicas

acabo

las

actividades sociales o de

y

recreación 

El

protocolo

con

los

medios de comunicación; -Favorece la comunicación con todos los invitados -Establece conversaciones con

los

organismos,

asociaciones y autoridades internacionales y publicas -Crea actos culturas y protocolo

recreativos

Se encarga del diseño y el

manejo de reglas, de acuerdo al

La

promoción

de

la

manual de los procedimientos,

publicidad con impresos; -Diseña los gráficos para la

brindando

ubicación

la

capacitación

la

ubicación

de

a la elaboración del distintivo y

evento y los actos de

coordinación de las actividades

inauguración y clausura -Organiza himnos,

propuestas en el evento.

banderas, presentaciones,

Este comité abarca:

ceremonias, etc

Las

relaciones

interinstitucionales; -Otorga la invitación del evento -Distribuye

los

espacios

para la organización de los invitados -Prepara obsequios

pág. 49

del

traslado, llegada y salida -Recuerda la fecha del

pancartas o logotipos en relación

orden

evento -Coordina los lugares de

requerida en etiqueta y protocolo, indicando

y

Comité

de

recreación

festejos

y


Es una lista en la cual se lleva un orden de entrada, quiere decir que da control y un

informe

de

quienes

hicieron

presencia o ausencia en un evento. Lista de Calificación: Trabaja

en

la

organización

ejecución

La

Hoja

de

calificación

es

una

de

herramienta muy útil y versátil en la cual

cualquier actividad en relación

nos podemos apoyar para medir y

con excursión o celebración de

cotejar la buena ejecución del evento, el

fiestas.

impacto que género en los participantes

Este comité genera programas

y los posibles cambios que se pueden

para

utilizar para organizar futuros eventos.

el

y

planificación,

entretenimiento

o

diversión del evento ya sea de

En esta hoja se encuentran escritas

manera cultural o artística.

pocas

por

lo

cual

es

recomendado hacer un promedio de 5 a

ACTIVIDAD ACADEMICA Acorde al video, identifique las etapas y los comités que participan en este evento. Link

preguntas,

6, pero las mismas deben de ser relevantes, puesto que esta dará paso a la evaluación de cada uno de los objetivos que se estipularon en el pre-

del

video:

evento.

https://www.youtube.com/watch?v=we1cLiBEgM&t=421s

FORMATOS

Lista de Evaluación:

Los siguientes documentos que se

Este se hace para tener una evidencia

muestran, se utilizan como método

de que el evento dio los resultados

eficaz de control y desempeño en la

previstos, determinando correctamente

elaboración y finalización de un evento;

parámetros

Lista de Asistencia:

predominarán

y

demás para

juicios

que

estimar

los

porcentajes en cuanto al rendimiento de pág. 50


lo

planeado.

Este

permite

saber: •

Si se alcanzó

el

objetivo

general

del

evento. •

Si

las

estrategias planificadas y diseñadas funcionaron. •

Si los programas se cumplieron

en su totalidad y con qué nivel de calidad. •

Si los resultados obtenidos eran

los esperados para el entendimiento del tema.

pág. 51


CONTROL DE ASISTENCIA

pรกg. 52


HOJA DE CALIFICACIร“N pรกg. 53


EVALUACION DEL TEMA

pรกg. 54


CONCLUSIONES •

Un comité, es la base de todo evento que se quiera realizar, sin importar la magnitud del mismo, ya que de estos depende todo el desarrollo de las funciones administrativas.

Los comités permiten llevar a cabo exitosamente el procedimiento de un evento, estos rigen los elementos, recursos y desarrollo de toda actividad que esté relacionada con el mismo.

Gracias a las actividades que desarrolla un comité, se pueden establecer las necesidades del evento y las medidas de contingencia para el progreso del mismo, ya que este, debe estar plenamente informado y al tanto de cualquier situación a presentarse.

pág. 55


CIBERGRAFIA O BIBLIOGRAFIA https://es.slideshare.net/laresal/los-eventos-y-sus-etapas http://temasselectosdeturismo.blogspot.com.co/2014/02/comite-organizador-deeventos.html?view=flipcard http://www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos/organiza_eventos/contenido_u 2.pdf http://temasselectosdeturismo.blogspot.com.co/2014/02/comite-organizador-deeventos.html https://www.eventbrite.com.ar/blog/antes-del-evento/que-funciones-cumple-elcoordinador-general-de-un-evento/

pรกg. 56


CAPITULO VI INTRODUCCIÒN

En este capítulo se da a conocer el proceso de logística de un evento el cual está dividido en tres fases PreEvento, Evento y Post-Evento, teniendo como base los parámetros y requerimientos requeridos para la planeación organización y ejecución del mismo: con el fin lograr un buen inicio, desarrollo y finalización de las actividades planteadas y realizadas por los coordinadores, comités y asistentes encargados del evento empresarial. La logística de un evento de busca innovar y satisfacer a los participantes, disponiendo de los recursos humanos, financieros, los bienes y servicios requeridos para realizar un evento en el momento adecuado, el lugar correcto y en las mejores condicione. Generando una mayor rentabilidad en la empresa, obteniendo un mayor servicio, costo y calidad.

OBJETIVO GENERAL pág. 57

Comunicar sobre la logística general para la organización de un evento empresarial, dando a conocer las etapas, parámetros recursos y características requeridas para la ejecución de un evento empresarial exitoso.

OBJETIVOS ESPECIFICOS 

Conocer los términos y características sobre el tema, logística de un evento empresarial.

Informar sobre la logística, su objetivo y que características deben tener los colaboradores de del evento para ser partícipe de la organización del mismo.

Identificar las etapas de la logística y sus pautas a seguir para lograr un evento empresarial exitoso.


LOGISTICA GENERAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL

¿Qué es la logística? La logística es el conjunto de métodos y medios idóneos para implementar en la organización, planificación, flujo y gestión de cualquier emprendimiento o servicio.

PreEvento PosEvento Evento

Es el puente que une producto y mercado, por lo que el éxito de un proyecto dependerá, en gran medida, de una buena estrategia logística, es decir, de un puente fuerte y sólido. El objetivo de la logística es colocar los bienes y servicios adecuados, en el momento preciso, en el lugar idóneo, y en las condiciones deseadas, de manera de generar la mayor rentabilidad, en una ecuación ideal de mejor servicio, costo y calidad. Las personas a cargo de la logística de cualquier proyecto, tendrá responsabilidades operacionales respecto a la implementación de medidas a ejecutar, tácticas en cuanto a cómo se organizan dichas medidas, y estratégicas en los resultados esperados y obtenidos, como consecuencia de la gestión a realizar. La logística de un evento este distribuido en etapas la cuales son: 

Pre-Evento: organización.

Evento: Dirección.

Post-Evento: Evaluación.

pág. 58

Planificación

y

Pre-Evento

Es la investigación planificación y organización del evento; El Pre-Evento son todas aquellos puntos que se establecen con anterioridad en la organización del evento. El Pre-Evento tiene “pasos” determinados en los cuales se cumple una determinada función.

1. Se define: 

El objetivo del evento: donde se plantea el que tiene evento a realizar.

Es fin el


Tipo de evento: Se debe definir el tipo de evento a realizar acorde al objetivo planteado.

Nombre del evento: Se denomina el evento según el tema a tratar.

Se determina el Que se quiere alcanzar con la realización del evento.

2. Se nombran el comité organizador:

Coordinador General: Este es el responsable de todo el desarrollo en general del evento. Supervisa las labores de las comisiones y es el enlace de estas con una gran autoridad. Comisiones de trabajo: Son los equipos de personas que contribuyen a cumplir las etapas del Evento sistematizadamente.

Comisiones de Logística

Comisión técnico y académica

Son los Son los encargados de responsables de : las actividades que hacen  Elaborar posible la las normas ejecución del para la evento: presentaci ón de  Transport trabajo en e. el evento.  Alojamient  Revisión o. del temario pág. 59

 Alimentaci ón.  Secretaria.  Servicios generales.

Comisión de promoción relacionales públicas y protocolo Esta encargado de:  Atienden las actividade s que abarcan la promoció ny distribució n del evento.  Son los encargado s de las relaciones institucion ales.  Son los encargado s de la relación con el protocolo y asistencia

a desarrollar.  Determina ción de la metodologí a de trabajo.  Coordina la reproducci ón y distribució n de las ponencias. Comisión técnico – académica Planifica y coordina :  Las celebracio nes de cocteles y fiestas.  Los tours y excursione s para los participant es del evento.  La presentaci ón de grupos artísticos.


de los participant es.

5. Selección del lugar del evento: 

Ciudad sede: Esta debe ser defienda apropiadamente según el tipo de evento que se haya elegido realizar.

Instalaciones: Estas deben ser acordes a la capacidad, comodidad, iluminación, equipos y acceso.

3. Selección de la fecha: 

Se debe tener encuentra el tiempo de organización del evento.

Evitar que el público invitado al evento tenga otro evento el mismo día.

Se debe programar el evento durante la semana o a finales de esta.

6. Elaboración del cronograma de actividades: 

Duración: El evento debe contar con un tiempo específico para realizar cada una de las actividades planeadas inicialmente.

Objetivos: Ya definido el objetivo principal se deben plantear los objetivos secundarios

4. Determinar el número y el tipo de asistentes al evento: 

Exponentes o ponentes: Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento. Delegados: Los las personas que van en representación de una empresa. Invitados especiales: Son las personas que por su prestigio. Reconocimiento científico social o político, le confieren notoriedad al evento.

Acompañantes: Son los acompañantes de los ponentes, delegados o invitados especiales.

Participantes: Invitados al evento.

pág. 60

7. Estimación de recursos: 

Humanos: Personal especializado para la realización del evento.

Materiales: Implementos necesarios para la realización del evento.

Técnicos: Todos los elementos electrónicos requeridos para la realización del evento como equipos de sonido, luces programas etc.


8. Elaborar del presupuesto y determinar fuentes de financiamiento. EGRESOS

IGRESOS

 Publicidad y programación .  Impresos.  Alojamiento.  Alquiler y montaje de salones.  Transporte.  Eventos sociales.  Recursos humanos.  Servicios profesionales.  Papelería.  Alquiler de equipos.  Imprevistos.

 Espacios públicos.  Actividades especiales.  Venta de comidas y bebidas.  Concesiones para venta.  Cuotas de registro al evento.  Donativos.

9. Promoción del evento: 

pág. 61

Medios de comunicación: Este medio es utilizado cuando el tipo de evento es comercial o social, y se quieren obtener muchos invitados.


Correo directo: Este es utilizado cuando se va a realizar un evento mas privado, este es utilizado generalmente por las empresas.

Publicidad impresa: La publicidad impresa se utiliza cuando el evento tiene como fin solicitar un tipo de gente en general.

Contratación de equipos y servicios.

Se procede a la ejecución de lo organizado, se recogen los invitados se llevan a su lugar de alojamiento, al evento y al aeropuerto.

2. Registro de los participantes. 

Se realiza el registro y participación de todos los invitados al evento.

3. Realización del acto de inauguración.

10. Adquisición: 

materiales,

Se da inicio al evento con una pequeña o grande bienvenida.

11. Selección del personal: 

Se debe realizar una capacitación del personal solicitado para la realización del evento.

4. Realización coctel de bienvenida. 

Evento

Un evento es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención entre otros, y que, ya sea por las personas que acudirán a la misma o por el valor y la carga emotiva que un individuo le ponga a una de estas, ostentan un carácter de acontecimiento importantísimo e imperdible al cual se debe asistir. Se deben tener en cuenta el siguiente paso para realizar el desarrollo del evento: 1. Recepción de los participantes y traslado alojamiento.

pág. 62

Se realiza la cordial invitación a los invitados a un pequeño coctel de bienvenida donde los invitados interactúan entre ellos.

5. Implementación del programa general de actividades. 

Se realiza las actividades organizadas por los coordinadores y se ejecuta el evento.

6. Clausura del evento. 

Se realiza el cierre del evento, y se procede hacer la despedida y agradecimiento a los participantes.


7. Realización evento social de despedida. 

califican los aspectos de expresión, vestuario entre otros aspectos.

El evento social se hace con el fin de realiza un cierre de broche de oro, es donde los participantes del evento se reúnen e intercambian sus opiniones sobre el evento.

Comité organizador: Se califican los comités que fueron encargados del organizar el evento. con el fin de identificar la calidad del evento realizado.

8. Traslado de los participantes a los terminales de trasporte. 

Se realiza el traslado de los participantes del evento al lugar donde se estas hospedando.

Es la recopilación y archivo de la información pertinente al evento, esta se realiza después de que haya ocurrido el evento, esta permite a los organizadores sepan con más exactitud los resultados obtenidos.

pág. 63

realiza

agradecimiento a todas aquellas personas que fueron parte de la construcción y éxito del evento como a los patrocinadores, ponentes y otros colaboradores.

2. Evaluación del evento:

Se el

la

Conclusiones: Se realiza la respectiva conclusión del evento realizado identificando si se cumplió el objetivo propuesto.

Comparación cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo ejecutado y lo alcanzado.

4. Agradecimientos:

Post-Evento

1. Recopilación y archivo de información pertinente al evento:

3. Evaluación:

Participantes: Se debe realizar la respectiva evaluación acerca de los participantes del evento. Expositores: Se califica a los expositores del evento, se

5. Cumplimiento de compromisos: 

Se debe realizar la cancelación de obligaciones con proveedores,


el pago de recurso humano contratado pata trabajar durante el evento por ultimo devoluciĂłn de cualquier material o quipo que se haya solicitado en prĂŠstamo.

pĂĄg. 64


EVALUCION INDIVIDUAL EVALUACION LOGISTICA GENERAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL NOMBRE: FICHA:  

A continuación, se realizarán algunas preguntas sobre el tema expuesto. Marque con una x la respuesta que crea correcta.

1. ¿Cuáles son las etapas de un evento? A. Coordinador general, comisiones de trabajo. B. Medios de comunicación, correo directo, publicidad impresa. C. Pre-Evento, Evento, Post-Evento. D. Planificación y organización, Dirección, Evaluación. 2. ¿Qué es la logística? A. La logística de un evento es la que se encarga de cuantos asistentes participaran en un evento. B. La logística es el conjunto de métodos y medios idóneos para implementar en la organización, planificación, flujo y gestión de cualquier emprendimiento o servicio. C. La logística de un evento es la que archiva la información del evento. D. la logística es la que prevé alguna inconsistencia durante el evento que se está llevando a cabo. 3. ¿Qué es el Pre-Evento? A. El pre- evento es el que realiza y gestiona en donde se va a realizar el evento. B. Es una evaluación que permitirá a los organizadores saber con más exactitud los resultados obtenidos. C. Es la investigación planificación y organización del evento; El PreEvento son todas aquellos puntos que se establecen con anterioridad en la organización del evento. D. Es el que determina que se quiere alcanzar con la realización del evento. 4. ¿Qué es el Post-Evento? A. Es el que determina que se quiere alcanzar con la realización del evento.

pág. 65


B. Es la recopilación y archivo de la información pertinente al evento, esta se realiza después de que haya ocurrido el evento, esta permite a los organizadores sepan con más exactitud los resultados obtenidos. C. Es un acontecimiento programado que responde a una finalidad específica en el cual es sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente. D. Es el que realiza y gestiona en donde se va a realizar el evento.

5. ¿Cuál es la clasificación de los eventos? A. De acuerdo con la naturaleza del evento, con el grado de exclusividad, con el alcance y la magnitud del evento. B. Eventos públicos y privados, sociales y empresariales C. Planificación y organización, Dirección, Evaluación. D. Es un acontecimiento programado que responde a una finalidad específica en el cual es sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente. E.

RESUMEN LOGISTICA GENERAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL La logística es el conjunto de métodos y medios idóneos para implementar en la organización, planificación, flujo y gestión de cualquier emprendimiento o servicio. El objetivo de la logística es colocar los bienes y servicios adecuados, en el momento preciso, en el lugar idóneo, y en las condiciones deseadas, de manera de generar la mayor rentabilidad, en una ecuación ideal de mejor servicio, costo y calidad. La logística de un evento este distribuido en etapas la cuales son:  Pre-Evento: Planificación y organización.  Evento: Dirección.  Post-Evento: Evaluación. Pre-Evento pág. 66


Es la investigación planificación y organización del evento; El Pre-Evento son todas aquellos puntos que se establecen con anterioridad en la organización del evento. El Pre-Evento tiene “pasos” determinados en los cuales se cumple una determinada función. 1. Se define:  El objetivo del evento.  Tipo de evento.  Nombre del evento.  Se determina el Que se quiere alcanzar con la realización del evento. 2. Se nombran el comité organizador:  Coordinador General: Este es el responsable de todo el desarrollo en general del evento. Supervisa las labores de las comisiones y es el enlace de estas con una gran autoridad.  Comisiones de trabajo: Son los equipos de personas que contribuyen a cumplir las etapas del Evento sistematizadamente. Comisiones de Logística

Comisión técnico – académica

Son los encargados de las actividades Son los responsables de : que hacen posible la ejecución del  Elaborar las normas para la evento: presentación de trabajo en el  Transporte. evento.  Alojamiento.  Revisión del temario a  Alimentación. desarrollar.  Secretaria.  Determinación de la  Servicios generales. metodología de trabajo.  Coordina la reproducción y distribución de las ponencias. Comisión de promoción relacionales públicas y protocolo Esta encargado de:  Atienden las actividades que abarcan la promoción y distribución del evento.  Son los encargados de las relaciones institucionales.  Son los encargados de la relación con el protocolo y asistencia de los participantes.

Comisión técnico – académica Planifica y coordina :  Las celebraciones de cocteles y fiestas.  Los tours y excursiones para los participantes del evento.  La presentación de grupos artísticos.

3. Selección de la fecha:  Se debe tener encuentra el tiempo de organización del evento.  Evitar que el público invitado al evento tenga otro evento el mismo día.  Se debe programar el evento durante la semana o a finales de esta.

pág. 67


4. Determinar el número y el tipo de asistentes al evento:  Exponentes o ponentes: Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento.  Delegados: Los las personas que van en representación de una empresa.  Invitados especiales: Son las personas que por su prestigio. Reconocimiento científico social o político, le confieren notoriedad al evento.  Acompañantes: Son los acompañantes de los ponentes, delegados o invitados especiales.  Participantes: Invitados al evento. 5. Selección del lugar del evento:  Ciudad sede.  Instalaciones acordes a la capacidad, comodidad, iluminación, equipos y acceso. 6. Elaboración del cronograma de actividades:  Duración.  Objetivos. 7. Estimación de recursos:  Humanos: Personal especializado para la realización del evento.  Materiales: Implementos necesarios para la realización del evento.  Técnicos: Todos los elementos electrónicos requeridos para la realización del evento como equipos de sonido, luces programas etc. 8. Elaborar del presupuesto y determinar fuentes de financiamiento.

          

EGRESOS Publicidad y programación. Impresos. Alojamiento. Alquiler y montaje de salones. Transporte. Eventos sociales. Recursos humanos. Servicios profesionales. Papelería. Alquiler de equipos. Imprevistos.

     

IGRESOS Espacios públicos. Actividades especiales. Venta de comidas y bebidas. Concesiones para venta. Cuotas de registro al evento. Donativos.

9. Promoción del evento:  Medios de comunicación.  Correo directo.  Publicidad impresa. 10. Adquisición:  Contratación de materiales, equipos y servicios. 11. Selección del personal:  Capacitación del personal solicitado para la realización del evento. pág. 68


Evento Un evento es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención entre otros, y que, ya sea por las personas que acudirán a la misma o por el valor y la carga emotiva que un individuo le ponga a una de estas, ostentan un carácter de acontecimiento importantísimo e imperdible al cual se debe asistir. 1. Recepción de los participantes y traslado alojamiento. 2. Registro de los participantes. 3. Realización del acto de inauguración. 4. Realización coctel de bienvenida. 5. Implementación del programa general de actividades. 6. Clausura del evento. 7. Realización evento social de despedida. 8. Traslado de los participantes a los terminales de trasporte. Post-Evento Es la recopilación y archivo de la información pertinente al evento, esta se realiza después de que haya ocurrido el evento, esta permite a los organizadores sepan con más exactitud los resultados obtenidos. 1. Recopilación y archivo de la información pertinente al evento:  Conclusiones.  Elaboración de la memoria.  Información de tipo académica y administrativa. 2. Evaluación del evento:  Participantes.  Expositores.  Comité organizador. 3. Evaluación:  Comparación cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo ejecutado y lo alcanzado. 4. Agradecimientos:  Patrocinadores.  Ponentes.  Otros colaboradores. 5. Cumplimiento de compromisos:  Cancelación de obligaciones con proveedores.  Pago de recurso humano contratado pata trabajar durante el evento.  Devolución de cualquier material o quipo que se haya solicitado en préstamo. pág. 69


EJERCICIO PRÁCTICO Tema a tratar: Logística General para la Organización de un evento empresarial. Actividad: Conversatorio Objetivo: Establecer un espacio de participación y comunicación comunitaria el cual ayudara a orientar procesos Relacionados a la ejecución y conocimiento del tema a tratar. Participantes: Experto, Moderador, Relator y Publico Participante del evento. Metodología: Se cuenta con el espacio y materiales para la ejecución del conversatorio que cuenta con un aproximado de 23 participantes al evento cuyo objetivo es dar pie a la ejecución de los procesos que se deben de llevar al momento de la organización de los eventos empresariales en las empresas. Por Una parte, se les brinda materiales e información necesaria para que los participantes del evento, cuente con algo del conocimiento sobre el tema para la buena ejecución y evaluación del evento, desde ese punto los participantes declamaran sus preguntas respecto al tema, para de esa manera lograr que tanto el experto, el moderador y el relator logren una correlación con nuestros participantes llegando en si a una conclusión sobre el tema. Así mismo, se dará la oportunidad a 10 participantes, para que por medio de una pregunta tengan la oportunidad de interactuar con el experto respecto al tema a

CONCLUSIONES

La planificación y producción de todas las acciones y gestiones que se van a realizar en un evento son la clave del éxito del mismo, ya que esta presenta el quipo, material y personal necesario, para el desarrollo del evento.

Es muy importante contar con el montaje y disposición de equipamiento y tecnologías requeridas para un buen desarrollo de un evento.

La ejecución del evento es el desarrollo de todo lo planificado por los coordinadores y asesores del mismo, se busca que en este estén presentes los invitados, participantes, colaboradores de evento, desarrollando las actividades, respetando los tiempos y realizando el cierre.

Desmontaje de los equipos, retiro de los materiales y elementos utilizados en el evento realizado., se realiza la entrega final de los equipos e instalaciones solicitados a otras entidades.

pág. 70


Evaluación de resultados del evento realizado, estableciendo el grado de cumplimiento de los objetivos planteados en la organización, se medirá el grado de efectividad y rentabilidad del evento.

Recopilación de toda la información de la operación del evento realizado antes durante y después del mismo (Pre-Evento, Evento y Post-Evento).

pág. 71


VI LISTA DE CHEQUEO ¿Qué es una lista de chequeo? Una lista de chequeo es una de las herramientas mas efectivas pues es ahí en donde se origina el plan de seguimiento y la medición de los procesos. Esto con el fin de asegurar el cumplimiento de las actividades o procesos haciendo que el margen de error en el evento sea mínimo. ¿Qué otras alternativas de lista de chequeo existen?

Histograma Es una representacion grafica en forma de barras

Diagrama de Pareto Tambien es llamado curva cerrada; Esta grafica permite que los datos queden en forma descendente, de izquiera a derecha y separados por barras, logrando asignar un orden de prioridades.

Diagrama de Ishikawa Tambien es llamado espina de pescado, este diagrama muestra graficamente las entradas, el proceso y la salida de un sistema de causa y efecto.

pág. 72


¿Qué se debe tener en cuenta para realizar una lista de chequeo?

Saber que es lo que se quiere verifica

Diseñar el formato de verificación

Determiar quien va a realizar la verificación

Tomar nota de la información en el formato de verificación

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de una lista de chequeo?

Se obtiene una informacion logica Se puede comparar las alternativas para mejorar Es un método fácil de aplicar

pág. 73

La información puede ser modificada por el observador No controla la situación


รtems para realizar una lista de chequeo

pรกg. 74


Ítems para realizar una lista de chequeo LISTA DE CHEQUEO PARA UN EVENTO ITEM TENER EN CUENTA Objetivo Definir que se busca con el evento y que clase de evento es: social, Político, Académico, Etc.. Cantidad de invitados Ayuda a definir el lugar y el presupuesto para el evento. Características del lugar Seguridad, Comodidad y Accesibilidad Actividades a realizar Determina el uso de recursos como materiales audiovisuales, Portátil, etc.. Hora Es determinada por la característica del evento, por ejemplo: Una rueda de prensa a las 10 am Fecha Evitar que el evento se cruce con otras actividades. PROTOCOLO DEL EVENTO Banderas Deben estar siempre presentes para los actos de administración distrital, la bandera del país, departamento y municipio. Las banderas deben ir atrás en el centro o a la derecha, según el espacio y quienes dirigen el evento. Atril Si el evento y la persona que dirige el mismo lo requiere. Presentador Es la persona que orienta el evento Orden del día Se va desarrollando a medida que trascurre el evento, dependiendo el evento que se trate, se debe tener en cuenta:  Los himnos van de menor a mayor  Los discursos van de menor a mayor, esto depende del tipo de evento y del papel que desempeñe cada uno de los participantes. Mesa Principal  Según el acto, habrá una mesa de honor.  En esta mesa se ubican las personas que dirigen el evento  Siempre será un número impar. LOGÍSTICA DEL EVENTO Sonido  Determinar si el evento se realizara al aire libre o en un ambiente cerrado  Hacer pruebas de sonido antes de iniciar


Tarima Ayudas Audiovisuales

Sillas, Mesas y Manteles

Flores Invitaciones

Lista de invitados

Transporte Alimentación Equipos de comunicación Seguridad y equipos de emergencia Material POP

Debe cumplir con las expectativas del espacio  Conocer el tipo de ayudas audiovisuales de los expositores  Hacer pruebas antes de iniciar  Si se utiliza un video beam no es pertinente hacer uso de este en espacios abiertos a la luz de día  Conocer el número de invitados  Determinar la distribución de las mesas y sillas según la actividad que se realizara Se utilizan para decorar el lugar del evento El diseño escogido debe ser aprobado por el comité de relaciones públicas y protocolo Deben enviarse con 30 o 15 días de anticipación Tener claro quienes van a ser invitados al evento Confirmar la recepción de la tarjeta Confirmar la asistencia al evento Si los expositores o el público asistente lo requieren Depende del horario, la duración del evento y la cantidad de invitados En caso de que el personal de logística lo requiera Esto se puede coordinar con la secretaria de seguridad ciudadana Debe garantizarse la adecuada presencia institucional a través de pendones, pasacalles, camisetas, gorras, etc. En caso necesario, debe prepararse material de apoyo (cartillas, volantes, etc.)


VI HOJA DE CALIFICACIÓN

¿Qué es una hoja de calificación? Una hoja de calificación es una herramienta útil y necesaria en cualquier tipo de organización, ya que es usada como método para medir y verificar los resultados de un evento por medio de una numeración que arroja el resultado obtenido y dado por los asistentes, es decir el impacto generado en los participantes. Además, mediante esta hoja de calificación se obtienen indicadores que son utilizados para implementar cambios en eventos futuros.

¿Qué se debe tener en cuenta para realizar una hoja de calificación?


verificar diseño de la hoja de calificación

establecer el objetivo que se quiere alcanzar por medio de esta

Realizar preguntas concretas, para obtener mas fácil el resultado

Es importante dejar un espacio en blanco para dejar las observaciones que hallan tenido los paricipantes y que aportan al mejoramiento del evento.

¿A quién presentar la hoja de calificación?

Es de gran importancia tener información de los distintos aspectos de un evento, ya que, mediante la calificación y las observaciones se logra conocer las falencias y las mejoras que se pueden tener en un evento futuro, por lo que se debe tener en cuenta a los diferentes asistentes ya sean:

Oradores

Patrocinadores

Comité organizador

Proveedores

Personal interno o externo

Ventajas de una hoja de calificación

Los resultados se obtienen de manera breve y concisa

Es sencilla y fácil de diligenciar

Se logra apreciar cuales fueron las falencias que se tuvieron durante el evento

Se conoce quien contesta

Desventajas de hoja de calificación


Se puede presentar confusión en la información del evento respecto al diseño de la hoja de calificación

Bajo nivel de respuesta

No se puede utilizar material auxiliar

Falta de receptividad

Ejemplo: Hoja de calificación en un evento


Capitulos  
Capitulos  
Advertisement