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NF-e SPED:

Como Evitar uma Babel de Arquivos Eletrônicos A universalização do SPED (Serviço Público de Escrituração Digital) traz alto potencial de ônus para as empresas e exige o enfrentamento de desafios tecnológicos para os quais a maioria delas não está preparada. A avaliação é do autor do artigo desta edição do View, Alzemir Camillo, especialista em gestão fiscal e contábil de uma empresa fornecedora de soluções de controle e processamento digital de documentos fiscais e tributários, e para implantação e controle do SPED. Ele afirma que a principal dificuldade já detectada se dá pela gigantesca quantidade de arquivos eletrônicos que a substituição do papel acaba acarretando. Saiba mais sobre esta questão no artigo a seguir.


NF-e SPED:

Como Evitar uma Babel de Arquivos Eletrônicos Questões culturais e dificuldades financeiras

a Secretaria de Receita Fazendária (Sefaz) já

são as partes mais visíveis do problema

contabilizava algo em torno de 2,64 bilhões de

Apontado como paradigma de eficiência a ser

notas eletrônicas emitidas no País. O número,

copiado por outros países, o novo modelo

já estratosférico por si, representa apenas uma

brasileiro de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

parte dos documentos digitais gerados pelo

ultrapassou, em maio último, a marca de 620

novo sistema.

mil empresas aderentes, segundo cálculos do Governo, o que representa, na prática, algo em

Se levarmos em consideração todos os docu-

torno de 98% de todo o volume de notas emiti-

mentos acessórios, como cópias de segurança,

das no País.

comprovantes de envio ao fisco e mais a cópia eletrônica do documento auxiliar usado para o

Entretanto, parte dos bons indicadores, a

transporte (ou Danfe), iremos chegar a um

universalização do Sped (sistema público de

volume em torno dos 13 bilhões de documen-

escrituração digital, do qual a NF-e é o princi-

tos. Só isto já dá uma ideia da inédita estrutura

pal pré-requisito) ainda precisará enfrentar

de controle que está sendo exigida às empre-

muitos desafios. Entre estes, um dos mais

sas.

expressivos

é,

sem

dúvida,

o

desafio

tecnológico, para o qual boa parte das empre-

O fato, porém, é de que nem todas as empre-

sas ainda está sem preparo.

sas já se deram conta deste fato. Um erro comum, em grande parte delas, está em se

Questões culturais e dificuldades financeiras

considerarem quites com as novas exigências

são as partes mais visíveis do problema. Na

do governo, a partir da simples autorização de

prática, um obstáculo descomunal para empre-

emissão da NF-e pela SEFAZ e de outros

sas de todos os portes – mas principalmente as

trâmites básicos, como o envio do arquivo XML

menores - se dá pela gigantesca quantidade de

para o comprador e a garantia da respectiva

arquivos eletrônicos que a substituição do

Danfe (documento auxiliar da nota fiscal

papel acaba acarretando para todas, gerando

eletrônica) acompanhando o transporte da

assim o risco de uma Babel organizacional sem

mercadoria.

precedentes. Ainda em seu relatório de maio,


De fato, esta três tarefas traduzem o trâmite

operações indevidas eventualmente cometidas

mínimo de uma NF-e. Mas o problema está

por seus fornecedores.

ainda em garantir a adequada custódia desses arquivos pelo prazo de cinco anos (fora o

Para as empresas de maior porte, que contam

vigente)

entre

com sistemas de emissão e controle de NF-e

milhões de documentos digitais, em caso de

integrados ao sistema de gestão (ERP), um

fiscalização ou qualquer querela jurídica.

solução adequada é a contratação de softwares

e

sua

pronta

localização,

e serviços específicos para a gestão do ambiHá casos bem graves ao longo de todo o País,

ente de Sped fiscal e contábil. Elas não devem

em que as empresas mantêm a guarda de tais

também abrir mão de ferramentas de audito-

arquivos em meros CDs, ou em um drive

ria, capazes de checar a correção e autentici-

qualquer de rede, sendo que muitos os deixam

dade de todos os documentos e ações ao longo

na própria caixa de e-mail com milhares de

da cadeia de negócios.

arquivos banais. Há ainda quem simplesmente os exclua por entender, erroneamente, que não

Os sistemas de auditoria e conformidade reali-

existe obrigação em guardar estes arquivos.

zam

Muitas gerências, aliás, não possuem um

prazos

mapeamento claro dos diretórios e dos discos

declarações e à escrituração legal das empre-

em que tais arquivos se encontram. E são

sas, de modo a evitar prejuízos. Com isto,

também muito poucas as empresas que têm

estas ferramentas podem não só evitar riscos

planos de contingência para a área.

legais por erro ou perda de prazo, mas também

o

acompanhamento e

exigências

permanente relacionados

de às

apoiar as empresas em políticas de melhor Numa análise geral da questão, podemos dizer

aproveitamento de isenções e descontos do

que, do ponto de vista do Sped (tanto na forma

governo federal ou dos estados e municípios.

fiscal quanto na contábil), a principal dificul-

Felizmente já há disponíveis no mercado ferra-

dade das empresas é acompanhar e verificar a

mentas capazes de integrar o ambiente do

validade do ciclo de escrituração. Inclui-se aí,

Sped com os legados de negócio e plane-

por exemplo, a verificação da autenticidade

jamento estratégico. Entre as opões mais con-

das notas fiscais, em todo seu conteúdo, antes

hecidas

de contabilizá-las.

“Audita-NF-e” e “Audita Online”, sendo o

estão

ferramentas

web

do

tipo

primeiro para gestão, análise de conformidade Sem contar com ferramentas adequadas de

e auditoria dos arquivos XML das notas fiscais;

auditoria antecipada, as empresas poderão

e a segundo para auditoria do SPED Contábil,

arcar com pesadas multas ou até responder

Fiscal e PIS/COFINS.

criminalmente

por

fraudes

cometidas

por

terceiros na emissão ou uso das notas. No

Soluções dessa natureza buscam atender,

mínimo, estas empresas poderão passar pela

com uma base de custos acessíveis,

incômoda situação de ter que se explicar sobre

empresas de médio e grande portes,


com projetos “In House” (instalado no data-

a indústria de TI vai, desta forma, se adiantando a uma problemática que promete ganhar

center do cliente).

relevo mais adiante, no momento em que as Outra tendência já consolidada está no apelo ao

empresas se derem conta do iminente caos

modelo “SaaS” (software como serviço). Trata-

potencial que a criação do Sped e da NF-e

se aí de uma opção de menor custo, acessível

podem acarretar, como um perturbador indese-

também para empresas de pequeno porte, exig-

jável da modernização e universalização da

indo apenas que estas possuam uma pequena

escrituração digital no Brasil.

rede local com acesso à internet. Nesta alternativa,

as

empresas

podem

utilizar as diferentes ferramentas de software criadas para a NF-e e para o Sped, pagando apenas uma fração de seu

Autor: Alzemir Camilo - especialista em gestão fiscal e contábil da empresa

Fiscal,

fornecedora de soluções de controle e processamento digital

valor absoluto.

Painel

de

documentos

fiscais e tributários, e Através

de

ofertas

balanceadas e adaptadas

para implantação e controle do SPED.

aos diferentes tipos de usuários,

Fonte: Revista Incorporativa

View JFS - Julho - 2011  

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