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AUTORIDAD NACIONAL PARA LA INNOVACION GUBERNAMENTAL

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ERP / SAF-G: SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA GUBERNAMENTAL Requisitos iniciales para la implementación del SAF-G

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Definición de Requisitos Ver. 4.0

ERP / SAF-G: Sistema de Administración Financiera Gubernamental

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ERP / SAF-G: SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA GUBERNAMENTAL Requisitos iniciales para la implementación del SAF-G

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Para la implementación del Sistema de Administración Financiera Gubernamental (SAF-G) se debe cumplir con una serie de requisitos básicos, los cuales abarcan aspectos técnicos (redes, equipos, software), personal de apoyo y documentación (información). Una vez se verifique que se cumple con cada uno de estos requisitos, se procederá a iniciar el proyecto de implementación, con la salvedad de que el SAF-G se instalará tal como están actualmente, sin ninguna modificación. Si fuesen necesarias modificaciones, ajustes o la creación de nuevos objetos (objetos de base de datos, pantallas o reportes), éstos se harán en posteriores proyectos que tendrán las mismas directrices del proyecto inicial. A continuación se detallan los requisitos básicos para implementar el SAF-G.

1. Requisitos técnicos mínimos:

Red y dominio establecido

El servidor de base de datos y las computadoras donde se instalará el Sistema deben estar dentro del domino.

Servidor con SO

Lugar en donde estará ubicada la aplicación. Puede ser una Pc, con 1 Gb en RAM y un disco de 40 Gb. Pentium 4 o superior, 512 Mb en RAM, disco duro de 60 Gb. Oracle Developer 6i. Tener el Parche 14. (Programadores)

Cliente Licencias

Personal Técnico

Debe haber una persona encargada de administrar la base de datos y un analista – programador que ayudará en la implementación y en desarrollar las mejores prácticas en herramientas Oracle.

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- Comprometido con el proyecto.

- Al finalizar el proyecto levantar un listado de las mejores prácticas, que se utilizarán para el mejoramiento del sistema.

- Ser intermediario o facilitador entre la Secretaría y la Institución, para obtener toda la información y documentación requerida para el proyecto.

- Detectar las posibles dificultades que impacten los tiempos del Proyecto y comunicarlas a todos los miembros del equipo, para así determinar las acciones a tomar.

- Planificar y coordinar las reuniones que sean necesarias.

- Dar seguimiento al proyecto, monitoreando las actividades y sus tiempos.

- Desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización adecuada y reportar sus avances y/o retrasos a todos los involucrados, tanto de la Secretaría como de la Institución donde se realiza la implementación, a través de las Actas de Reuniones y Visitas y los Informes de Avances.

- Coordinar todos los aspectos necesarios para asegurar la finalización del proyecto, mediante compromisos contractuales entre las partes.

- Levantar el documento inicial del Proyecto y el Cronograma con tiempos estimados.

Funciones / Responsabilidades

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- Capacidad para dirigir y resolver problemas.

- Responsabilidad para cumplir con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa del proyecto.

- Liderazgo dentro del equipo de trabajo.

PERFIL

Por la Secretaría

Por la Entidad

Cada Institución debe asignar, al menos, una persona para cada uno de estos roles, las cuales deben dedicar como mínimo un 50% de su tiempo al proyecto.

Administrador de Proyecto

ROL

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El equipo de trabajo que participará en el desarrollo del proyecto estará compuesto de personal tanto de la AIG como de la Institución involucrada. Estas personas deben cumplir con un perfil para que puedan desempeñar eficientemente su rol dentro del equipo y se logre el éxito del proyecto.

2. Equipo de Trabajo:

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- Comunicativo y cooperador.

- Tener acceso a la información y documentación requerida.

- Accesible y disponible para colaborar con el administrador del proyecto y los implementadores.

- Conocedor de las reglas del negocio.

- Persona especializada en los temas del área donde se hará la implementación (Recursos Humanos, Contabilidad, Presupuesto, Activos, etc.)

PERFIL

- Administrar el servidor de base de datos y garantizar la seguridad de su contenido (base de datos y módulos).

- Configurar los equipos de computadoras (clientes) y recursos de red necesarios para la implementación del proyecto, garantizando su correcto funcionamiento y corrigiendo los errores que se presenten.

- Brindar apoyo en la configuración del servidor de base de datos y la conexión con los clientes.

- Será quien maneje el sistema, una vez implementado, por lo cual deberá interactuar con el mismo desde que se inicie el proyecto.

- Revisar, depurar y actualizar la data migrada y/o capturada en la base de datos.

- Proveer toda la información y documentación que solicite el Administrador del Proyecto para el sistema.

Funciones / Responsabilidades

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- Conocimientos avanzados en redes, comunicaciones, equipos de computadora, Soporte Técnico configuración y administración de servidores.

Analista de la Información

ROL

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Por la Secretaría

Por la Entidad


Implementador por la Institución

- Personal encargado de implementar el SAFG en la Institución solicitante, conjuntamente con los implementadores asignados por dicha Institución.

Implementador por la Autoridad

- Transmitir al usuario final el conocimiento adquirido en el manejo de la aplicación.

- Instalar el Developer 6i en las PC’s de los usuarios de la aplicación.

- Proveer al Administrador de Proyecto toda la información y documentación que sea requerida para implementar el SAF-G.

- Realizar las tareas asignadas por los implementadores de la Secretaría durante la implementación del SAF-G (migraciones, capturas, configuraciones de clientes, etc.)

- Realizar backups periódicos de la base de datos y las aplicaciones.

- Participar en las migraciones iniciales de la data del sistema.

- Trabajar conjuntamente con los implementadores de la Secretaría para adquirir los conocimientos necesarios para administrar la base de datos y del Sistema, una vez esté en producción.

- Realizar las migraciones necesarias para cargar en la base de datos toda la data que requiera el sistema.

- Instalar el Sistema y explicar el funcionamiento de sus módulos a los implementadores de cada institución, para que sean entes multiplicadores del conocimiento y lo trasmitan a los usuarios finales.

- Capacitar a los implementadores de cada institución, en la instalación y configuración del Developer 6i (TNSNAMES, UI_ICON, accesos a la aplicación) y conocimientos básicos de administración de base de datos Oracle (usuarios, roles, sinónimos, grants, backups de la base de datos).

- Instalar el Oracle, crear la instancia de base de datos en cada Institución y explicar a los implementadores la estructura de base de datos.

- Asesorar en las mejores prácticas de implementación del SAF-G, como también en el desarrollo y posibles mejoras que lo fortalezcan.

- Coordinar con el Administrador del Proyecto todo lo relacionado al mismo y darle seguimiento a las tareas asignadas.

Funciones / Responsabilidades

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- Que sepa o que se involucre en las reglas del negocio del área a implementari

- Preferible con conocimiento en administración de base de datos Oracle.

- Experiencia en manejo de base de datos relacional.

- Analista – Programador.

PERFIL

ROL

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Por la Secretaría

Por la Entidad


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3. Inicio de Proyecto: a. Antes de iniciar el Proyecto formalmente, se harán reuniones donde se explicará la metodología que se utilizará para la implementación del SAF-G y se establecerán los requisitos que cada institución debe cumplir. b. La AIG hará visitas a cada Institución, en las cuales se evaluarán los aspectos técnicos relevantes, se hará un recorrido por el área de trabajo y se definirá quienes conformarán el equipo de trabajo. c. La AIG confeccionará un documento de definición de proyecto con sus indicadores, el cronograma con tiempos estimados y se firmará un documento compromiso entre la AIG y cada Institución. d. Los posibles módulos con que se iniciará la implementación en una primera etapa son: - Recursos Humanos - Almacén (Inventario) - Activo - Presupuesto - Contabilidad El orden no tiene que ser necesariamente el mismo. e. La data que se tenga en formato digital (base de datos, Excel, otros) será migrada, de no tenerse será cargada en plantillas (Access o Excel) y luego se migrará. Pueden darse capturas iniciales. En algunos módulos como el de Recursos Humanos, se pedirá que se capturen 15 registros por práctica. f.

Toda la data que se ingrese a la base de datos (capturada y/o migrada) deberá ser revisada por personal idóneo de cada área, certificando que está correcta.

g. Alguna de la información que es requerida para la implementación del SAF-G inicialmente es: -

Organigrama institucional (fundamental). Estructura presupuestaria, funcional y estructura de personal. Información de los empleados (generales, escolaridad, cargos de la Institución y cargos de Carrera Administrativa si aplica, etc.).

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Listado de personal, Catálogo de Cargos, Decretos o Resueltos, Certificaciones de Trabajo y otros informes de estructura que contempla el organigrama institucional. - Conceptos de Gastos. - Partidas Presupuestarias. - Anteproyecto o Presupuesto Ley. - Cuentas Contables. - Amarres contables. - Catálogo de Materiales. - Catálogo de Especificaciones para los Bienes Patrimoniales. Entre otros. -

h. Como aporte al SAF-G, se recopilarán todas las sugerencias que surjan una vez implementado en cada institución. Estas sugerencias serán analizadas y se evaluará su implementación, siempre que representen un valor agregado para beneficio de las demás instituciones. i.

Se utilizarán los reportes estándares que están incluidos en el sistema. Cualquier otro tipo de reportes será evaluado para determinar si se debe incorporar. Las instituciones tienen la opción de hacer sus propios reportes una vez el sistema esté en producción, recomendamos herramientas especiales para hacer este tipo de trabajo, que contribuyen a que el personal técnico se dedique mas a innovar que a responder un sin número de requerimientos destinados a este fin.

Importante: El SAF-G se instalará tal como está actualmente. Si fuesen necesarias modificaciones, ajustes o crear nuevos objetos, éstos se harán en posteriores proyectos que tendrán las mismas directrices del proyecto inicial.

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Check List Institución: Fecha: Por la SIG: Por la Inst.:

_______________________________________ ________________ Hora: ________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________

 Requisitos Técnicos:

Check

1. Servidor de aplicaciones. Puede ser una Pc con las siguientes características: - 1 Gb en RAM mínimo - Disco superior a 40 Gb - Procesador Dual o superior. - Sistema Operativo Windows XP o superior. 2. Clientes con las siguientes especificaciones mínimas: - Pentium 4 o superior - 512 Mb en RAM - Disco duro de 60 Gb. 3. Licencias de: - Oracle Developer 6i. Tener Parche 14. Solo para el programador, de ser necesario. 4. Permiso de comunicación entre el servidor AIG y el cliente a través del puerto 1521. 5. Conectividad comprobada entre los clientes y el servidor AIG.

Observaciones: ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

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Institución: Fecha: Por la SIG: Por la Inst.:

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_______________________________________ ________________ Hora: ________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________

 Requisitos Administrativos

Check

1. Personal técnico con el siguiente perfil: - Soporte Técnico: Conocimientos avanzados en redes, comunicaciones, equipos de computadora, configuración y administración de servidores. -

Administrador de Base de Datos Oracle.

-

Analista – Programador con conocimientos en Oracle Developer, para desarrollar mejores prácticas, será utilizado principalmente en la implementación.

2. Persona especializada en los temas del área donde se hará la implementación (Recursos Humanos, Contabilidad, Presupuesto, Activos, etc.) y que sepa del manejo de una PC

Observaciones: ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

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 Requisitos Por Módulo MODULO TODOS LOS Módulos: -

Información de la Institución (Código de área, código de institución, logo en formato BMP).

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Títulos para el encabezado de los reportes.

-

Unidades Gestoras (Organigrama actualizado y aprobado con sus Niveles)

PRESUPUESTO -

Objetos de Gastos.

-

Conceptos de Gastos (Unidades Ejecutoras)

-

Partidas Presupuestarias (Asignaciones Globales, Trimestrales y Mensuales)

-

Anteproyecto o Presupuesto Ley detallado (Área, entidad, tipo, programa, subprograma, actividad, fuente de financiamiento, monto asignado total y monto asignado por mes). Presupuesto de Ley activo para que se generen las cuentas contables presupuestarias.

-

RECURSOS HUMANOS -

Objetos de Gastos.

-

Conceptos de Gastos (Unidades Ejecutoras).

-

Partidas Presupuestarias (con las asignaciones Globales).

-

Unidades Gestoras (Organigrama actualizado y aprobado).

-

Catálogo de Cargos Presupuestarios.

-

Catalogo de Cargos Funcionales (de ser necesario).

-

Estructura de Personal, Presupuestaria y Funcional.

-

Información de los Empleados (Generales, datos laborales, salario).

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Check


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ALMACEN -

Catálogo de Materiales.

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Amarres Contables.

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Catálogo de Proveedores.

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Objetos de Gastos.

-

Inicio del Almacén, preferiblemente con un cierre reciente físico.

ACTIVO FIJO (Bienes Patrimoniales) -

Inventario detallado y actualizado de los Bienes Patrimoniales

-

Codificar de los Bienes Patrimoniales según “Codificador Financiero del MEF” - Cuenta, Divisionaria, Sub Divisionaria, Especificación

COMPRAS -

Catálogo de Proveedores

-

Catálogo de Servicios

-

Catálogo de Materiales

CONTABILIDAD -

Cuentas Principales

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Clases de Cuentas

-

Tipos de Cuentas

-

Tipos de Comprobantes

-

Catálogo de Cuentas

-

Amarres de las cuentas movimiento según objeto de gasto y documentos

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Crear cuentas bancarias

CUENTAS POR PAGAR -

Cuentas Bancarias

-

Presupuesto Ley aprobado

Nota: Debe existir el personal funcional para dar mantenimiento requerido al sistema.

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Requerimientos ERP SAFG  

Definición de requerimientos iniciales para la implementación del ERP-SAFG de la AIG

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