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Este manual é fruto das ações realizadas durante os meses de agosto de 2008 à fevereiro de 2009 do projeto BITEC 2008, tendo como título “Implementar e consolidar a Gestão da Qualidade aplicada à serviços na empresa Impulso Design por meio de um manual de processos. A Impulso Design é uma micro-empresa que já possui dois anos de existência e, a partir do ano de 2009, entrou no processo de incubação pela RITU (Incubadora de empresas da Universidade do Estado do Pará), buscando aprimorar seus serviços para que, no futuro, possa consolidar-se no mercado do design em Belém. Durante os seis meses de trabalho, foi possível encontrar um amigável e tranquilo ambiente de trabalho. Atualmente, são os dois jovens sócios que estão à frente da empresa. Essa situação favorável facilitou a interação entre as partes envolvidas (empresários e bolsista), o que possibilitou uma troca constante de informações para que fosse possível chegar no resultado final deste trabalho. O manual foi elaborado com êxito e hoje serve como referência e guia no que diz respeito à manutenção dos 5S´s, demonstração das atividades gerais da empresa, bem como facilitará o treinamento de futuros colaboradores, o que já ajudará na redução do tempo com os sócios no que diz respeito à conhecer alguns dos procedimentos que a empresa adota. Uma planilha, feita a partir do software EXCEL, também foi elaborada para um melhor controle financeiro. Houve uma redução significativa do tempo de análise dos dados e elaboração do relatório financeiro mensal. Antes o processo todo demorava 4 horas, em média, para ser realizado; hoje o mesmo processo leva apenas 1 hora, pois a planilha já realiza a separação das movimentações realizadas no mês e já oferece o relatório detalhado das mesmas. Esperamos que a melhora seja contínua, e que a Impulso design se torne forte e dure muitos anos, pois tem como sócios dois jovens empreendedores com uma capacidade imensa de criação e uma visão artística apurada. Alan Stephan Bolsista do Projeto BITEC 2008


Instruções gerais Este manual está dividido em três partes. A primeira apresenta a descrição da visão e da missão da Impulso Design, pois a definição de como gostariam de ser vistos e as metas que pretendem cumprir para chegar até este patamar é extremamente importante para estimular e até nortear melhor as ações a serem realizadas desde agora. A Segunda parte é denominada de Manual Operacional e apresenta todos os Fluxos e LUP´s dos processos operacionais da empresa, tais como o procedimento detalhado das fases de confirmação de um serviço com o cliente, como achar determinados arquivos referentes aos orçamentos, ao sentido que se deve colocar um papel na impressora para que o mesmo saia da forma correta, e outros que fazem parte das rotinas do escritório em geral. É importante definir aqui o significado de Fluxo e LUP. O primeiro é um documento pelo qual são descritos os processos, fases, etapas ou qualquer outra palavra que tenha o significado de definir as partes menores de um todo. Nele é possível identificar quando, quem, o que fazer se caso não for possível e se há outros documentos que explicarão ainda mais um dos processos do Fluxo. Esta última afirmação é a característica principal de uma LUP, a qual é a abreviação de “Lição de um ponto”. Esta apenas mostrará, de forma simplificada, o detalhamento de uma parte de um processo maior, o qual estará, provávelmente, descrito em um Fluxo. A terceira parte é denominada de Manual 5S´s e apresenta todos os Fluxos e LUP´s dos processos relacionadas a manutenção e avaliação desta ferramenta que foi criada no Japão e é mundialmente conhecida e implantada por muitas empresas. Os 5S´s ajudam na organização e limpeza do ambiente de trabalho, fato que contribui para uma melhor fluidez das informações e serviços, pois é possível achar documentos com rapidez, devido a padronização dos arquivos e pastas, bem como a organização de mesas e armários. Os fluxos e lup´s deste manual receberam uma diagramação especial para ser entregue como resultado final do projeto, e como já foram revisadas e aprovadas pelos sócios, resolveu-se tirar as assinaturas das mesmas. Os modelos normais podem ser encontrados no final deste manual como anexo, assim como outros que darão suporte à manutenção do projeto (norma de limpeza e inspeção, folha de auditorias, rendimento das auditorias e outros). É importante salientar que este documento poderá receber novos fluxos e lup´s, portanto, existirá outro manual, de uso interno da Impulso Design, com todas as informações contidas neste, porém nos moldes antigos, e toda informação nova que se queira incluir seguirá este referido modelo. A cada seis meses será realizada a inclusão destes novos fluxos e lup´s nos moldes desta diagramação, para que seja possível elaborar uma espécie de manual-portifólio da empresa.


Índice Missão e Visão 04 Manual Operacional 05 Manual 5S´s 48 Anexos 64


Missão Criar estratégias para solucionar os problemas de comunicação visual dos clientes, chegando a resultados que desloquem para uma maior visibilidade através de soluções visuais cabíveis, levando em consideração as necessidades de cada projeto, respeitando a singularidade e peculiaridade de cada cliente.

Visão Ser referência na realização de serviços de Identidade visual, Motion design e ilustração nas regiões Norte e Nordeste do Brasil, buscando sempre utilizar os métodos únicos de pesquisa e análise de dados que possibilitarão, juntamente com uma capacidade técnica em constante aperfeiçoamento, atingir patamares de excelência na área de Design e no atendimento ao cliente.


Manual Operacional


Ìndice de Fluxos Operacionais 07 11 12 13 16

Processo geral dos serviços (fora website) - IMP F001 Elaborar proposta comercial - IMP F002 Preencher o modelo de orçamento - IMP F003 Processo geral do serviço de criação de website - IMP F004 Processo para digitalizar imagem - IMP F005

17 18 21 24 26

Fazer o briefing do projeto - IMP F006 Aprovação de Fluxos manuais - IMP F007 Aprovação de Fluxos Digitais - IMP F008 Aprovação de LUP´s Digitais - IMP F009 Aprovação de LUP´s Manuais - IMP F010

Ìndice de LUP´s Operacionais 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47

Acessar pasta de modelos de orçamento - IMP L001 Abrir modelo de orçamento - IMP L002 Salvar o orçamento no formato do CorelDraw e nomear o arquivo do orçamento - IMP L003 Salvar o novo orçamento em PDF - IMP L004 Digitalizar Imagem - IMP F005 Planejar a metodologia da coleta de informações - IMP L006 Verificar qual o Fluxo pendente para aprovação - IMP L007 Realizar a 1º etapa do projeto (briefing) - IMP L008 Modificar a situação do documento na planilha "índice de Fluxos e LUP´s" para "Aprovado" - IMP L009 Modificar a situação do documento na planilha "Índice de Fluxos e LUP´s" para "Corrigir" - IMP L010 Realizar a 2º etapa do projeto (briefing) - IMP L002 Pesquisar e investigar dados do projeto - IMP L003 Definir o conceito do projeto - IMP L004 Interpretar os códigos da planilha "Índice de fluxos e LUP´s" - IMP L005 Identificar necessidades do cliente (website) - IMP L006 Elaborar pré-projeto do website - IMP L007 Pesquisar e selecionar o domínio e o resgistro do website - IMP L008 Identificar sentido de impressão na impressora Lexmark Z600 - IMP L009 Determinar a complexidade do projeto - IMP L010


ATIVIDADE DESCRITA:

FUNÇÃO ATENDIDA:

Operacional e comercial

DATA DE CRIAÇÃO:

18/09/08

Processo geral dos serviços (fora website) CÓDIGO DO FLUXO: IMP F001 1/4 CRIAÇÃO:

Alan Stephan

Carta de Manutenção do Processo / Sistema Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

Quem já souber explicar o processo

Info. Adicionais

Limite controle

Quando for necessário mostrar o processo em linhas gerais para clientes ou colaboradores

Indicadores Controle do Processo

Conhecer o processo 100%

Diagrama de Fluxo Início

Identificar necessidades

NÃO

Proposta aprovada? SIM

Elaborar cronograma

NÃO

Cronograma Aprovado? SIM

01

Reportar ao superior

Elaborar proposta comercial

Olhar Lup´s ou fluxos se necessário

IMP F002


CÓDIGO DO FLUXO:

IMP F001 2/4

Carta de Manutenção do Processo / Sistema Limite controle

Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

Quem já souber explicar o processo

Info. Adicionais

Controle do Processo

Quando for necessário mostrar o processo em linhas gerais para clientes ou colaboradores

Diagrama de Fluxo

Conhecer o processo 100%

Indicadores

IMP F006

Pesquisar e investigar os dados do projeto

IMP L012

Analisar (triar) informações da

Definir conceito do projeto

Conceito Aprovado?

NÃO

SIM

Rascunhar o conceito do projeto

02

03

Reportar ao superior

Fazer o briefing do projeto

Olhar Lup´s ou fluxos se necessário

01


CÓDIGO DO FLUXO:

IMP F001 3/4

Carta de Manutenção do Processo / Sistema Indicadores Limite controle

Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

03

É apresentar um protótipo, um modelo de como ficará o material. É um rascunho mais próximo do que se planejou para o resultado final.

SIM

Apresentar o processo executivo final

Acompanhar a produção?

NÃO Entregar o material finalizado ao cliente

Apresentar orçamento de fornecedores

05

04

SIM

Quem já souber explicar o processo

NÃO

Conhecer o processo 100%

Anteprojeto Aprovado?

Quando for necessário mostrar o processo em linhas gerais para clientes ou colaboradores

Apresentar anteprojeto

É o projeto já finalizado pronto para ser produzido.É o projeto já finalizado pronto para ser produzido.

Reportar ao superior

02

Info. Adicionais

Controle do Processo

Olhar Lup´s ou fluxos se necessário

Diagrama de Fluxo


CÓDIGO DO FLUXO:

IMP F001 4/4

Carta de Manutenção do Processo / Sistema Limite controle

Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

Quando for necessário mostrar o processo em linhas gerais para clientes ou colaboradores

Quem já souber explicar o processo

Info. Adicionais

Controle do Processo

Conhecer o processo 100%

Diagrama de Fluxo

Indicadores

04

SIM Encaminhar, acompanhar e entregar

05 Documentar o serviço

Realizar o pós-projeto

Fim

Fase de registo do projeto: será arquivado, fotografado e incorporado aos meios de divulgação da empresa (portifólio digital, impresso, site, blog e etc.) Contato com o cliente para agradecer a parceria firmada e mostrar a disponibilidade para futuros projetos, Buscando a fidelização de clientes através de produtos promocional, conversas, e-mail e etc.

Reportar ao superior

Aceitou o orçamento?

Olhar Lup´s ou fluxos se necessário

Apresentar orçamento de fornecedores


ATIVIDADE DESCRITA:

FUNÇÃO ATENDIDA:

Operacional e comercial

DATA DE CRIAÇÃO:

19/09/08

CRIAÇÃO:

Elaborar proposta comercial CÓDIGO DO FLUXO: IMP F002 1/1

Alan Stephan

Carta de Manutenção do Processo / Sistema

Diagrama de Fluxo

Indicadores

Info. Adicionais

Controle do Processo

Limite controle

Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

SIM

Preencher modelo de orçamento

Enviar orçamento ao cliente

Fim

IMP F003

Determina-se a quantidade de parcelas, se haverá algum tipo de permuta, cota de apoio ou patrocínio, etc.

Olhar Lup´s ou fluxos se necessário

Com a proposta comercial aprovada, leva-se duas vias da versão impressa da proposta ou o contrato de prestação de serviço para a assinatura das partes.

Reportar ao superior

Determinar o prazo de execução

De acordo com o projeto, determinar entre os níveis baixo, médio e alto.

Quem já souber explicar o processo

Determinar forma de pagamento

No contato com o cliente

IMP F019

Após o contato com o cliente

Determinar a complexidade

Saber 100% o processo da realização da proposta comercial

Início


ATIVIDADE DESCRITA:

FUNÇÃO ATENDIDA:

Operacional e comercial

DATA DE CRIAÇÃO:

19/09/08

Preencher o modelo de orçamento CÓDIGO DO FLUXO: IMP F003 1/1

CRIAÇÃO:

Alan Stephan

Carta de Manutenção do Processo / Sistema Info. Adicionais

Limite controle

Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

Diretores

Indicadores Controle do Processo

Depois de definir a complexidade, os prazos e a forma de pagamento ou permuta

Diagrama de Fluxo

Abrir modelo de orçamento

IMP L002

Salvar e renomer o orçamento no formato .cdr

IMP L003

Efetuar as modificações com as novas informações

Salvar o orçamento no formato PDF

Fim

IMP L004

Reportar ao superior

IMP L001

Olhar Lup´s ou fluxos se necessário

Acessar pasta modelos deorçamento

Conhecer o processo 100%

Início


ATIVIDADE DESCRITA:

FUNÇÃO ATENDIDA:

Operacional e comercial

DATA DE CRIAÇÃO:

Processo geral do serviço de criação de website CÓDIGO DO FLUXO: IMP F004 1/3

19/09/08

CRIAÇÃO:

Alan Stephan

Carta de Manutenção do Processo / Sistema Limite controle

Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

Quando for necessário mostrar o processo em linhas gerais para clientes ou colaboradores

Info. Adicionais

Controle do Processo

Conhecer o processo 100%

Indicadores

Diagrama de Fluxo

Elaborar pré-projeto do website

IMP L016

Elaborar proposta comercial

IMP F002

NÃO

Proposta aprovada? SIM

Elaborar cronograma

01

02

O pré-projeto do site acompanha a proposta comercial que é entregue ao cliente.

Reportar ao superior

IMP L015 Olhar Lup´s ou fluxos se necessário

Identificar necessidades

Quem já souber explicar o processo

Início


CÓDIGO DO FLUXO:

IMP F004 2/3

Carta de Manutenção do Processo / Sistema Limite controle

Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

Quem já souber explicar o processo

01

Info. Adicionais

Controle do Processo

Quando for necessário mostrar o processo em linhas gerais para clientes ou colaboradores

Diagrama de Fluxo

Conhecer o processo 100%

Indicadores

02

NÃO

IMP F006

Pesquisar e investigar os dados do projeto

IMP F012

Pesquisar e selecionar o domínio e o registro

IMP F017

Analisar (triar) informações da

Definir conceito do projeto

02

IMP F013

03

Reportar ao superior

SIM

Fazer o briefing do projeto

Olhar Lup´s ou fluxos se necessário

Cronograma Aprovado?


CÓDIGO DO FLUXO:

IMP F004 3/3

Carta de Manutenção do Processo / Sistema Limite controle

Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

Quem já souber explicar o processo

02

Conceito Aprovado?

NÃO

SIM

Rascunhar o conceito do projeto

Apresentar anteprojeto

Anteprojeto Aprovado? SIM

Apresentar o processo executivo final Colocar o website on-line Fim

NÃO

É apresentar um protótipo do website: com os layouts da home e das páginas internas definidas, mas sem estar definitivamente programado.

É apresentar o website já pronto, só faltanto colocá-lo no ar. (Verificação no modo Off-line)

Reportar ao superior

02

Info. Adicionais

Controle do Processo

Quando for necessário mostrar o processo em linhas gerais para clientes ou colaboradores

Diagrama de Fluxo

Conhecer o processo 100%

Indicadores


ATIVIDADE DESCRITA:

FUNÇÃO ATENDIDA:

Operacional

DATA DE CRIAÇÃO:

23/09/08

CRIAÇÃO:

Processo para digitalizar imagem CÓDIGO DO FLUXO: IMP F005 1/1 Alan Stephan

Carta de Manutenção do Processo / Sistema Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

Diretores e estagiários

Info. Adicionais

Limite controle

Se necessitar digitalizar

Indicadores Controle do Processo

Conhecer o processo 100%

Diagrama de Fluxo Início

Digitalizar imagem e salvar na rede em uma pasta afim

Fim

IMP L005

Reportar ao superior

Abrir o programa Photoshop

Olhar Lup´s ou fluxos se necessário

Acessar computador ligado ao scanner


ATIVIDADE DESCRITA:

FUNÇÃO ATENDIDA:

Operacional e comercial

DATA DE CRIAÇÃO:

23/09/08

CRIAÇÃO:

Fazer o briefing do projeto CÓDIGO DO FLUXO: IMP F006 1/1

Alan Stephan

Carta de Manutenção do Processo / Sistema Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

Diretores

Info. Adicionais

Limite controle

Depois de aprovado o orçamento

Indicadores Controle do Processo

Briefing 100% realizado

Diagrama de Fluxo

IMP L006

Realizar a 1º Etapa da coleta de informações

IMP L008

Realizar a 2º Etapa da coleta de informações

IMP L011

Elaborar relatório final

NÃO

Reratório aprovado? SIM

Fim

Re u n i r, e m u m ú n i c o documento, as informações captadas nas etapas 1 e 2.

Confirmar o relatório com o cliente e efetuar possíveis modificações sugeridas pelo cliente.

Reportar ao superior

Planejar a metodologia de coleta

Olhar Lup´s ou fluxos se necessário

Início


Manual Operacional 18

ATIVIDADE DESCRITA:

FUNÇÃO ATENDIDA:

Administrativa

DATA DE CRIAÇÃO:

06/10/08

CRIAÇÃO:

Aprovação de fluxos manuais CÓDIGO DO FLUXO: IMP F007 1/3

Alan Stephan

Carta de Manutenção do Processo / Sistema Indicadores

Info. Adicionais

Controle do Processo

Limite controle

Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

Início

SIM

01

Efetue o procedimento de aprovação dos mesmos

02

Diretores ou responsável designado

NÃO

Sub-fluxos e/ou Lup´s?

Na hora da aprovaçãos

Obter o fluxo na pasta material “Fluxos manuais”

IMP L007 Processo de aprovação 100% claro

Verificar qual o fluxo pendente através da planilha “Índice de Fluxos e LUP´s”

Clique na aba “Fluxos” dentro desta planilha. Os Status classificados como “Sem aprovação” e “Reaprovação” são os aptos a serem analisados e assinados para aprovação. Na planilha haverá a classificação “manual” ao lado do nome do fluxo. Esta pasta não é virtual, e se encontra fisicamente disponível com a etiqueta de identificação “Fluxos manuais”.

Se este procedimento tiver outros sub-fluxos e Lup´s, começe por estes até chegar ao principal. Para continuar a aprovação de um FLUXO, continue a partir da pergunta seguinte. Para LUP, consulte planílha índice.

Reportar ao superior

Diagrama de Fluxo


CÓDIGO DO FLUXO:

IMP F007 2/3

Carta de Manutenção do Processo / Sistema Info. Adicionais

Controle do Processo

Limite controle

Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

Na hora da aprovaçãos

Diagrama de Fluxo

Processo de aprovação 100% claro

Indicadores

02

01

Digitalizar fluxo

Salvar na pasta virtual “4_Fluxos manuais digitalizados”

Guardar documento original (que foi digitalizado) na pasta “Fluxos manuais”

04

IMP L005

A pasta citada não é virtual, mas sim material, a qual possibilita a armazenagem de papéis. Armazene o documento original na mesma.

Reportar ao superior

Assinar o fluxo para aprovação

Olhar Lup´s ou fluxos se necessário

03 Diretores

SIM

NÃO

Diretores ou responsável designado

Os processos estão corretos?


CÓDIGO DO FLUXO:

IMP F007 3/3

Carta de Manutenção do Processo / Sistema Limite controle

Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

Quando for necessário mostrar o processo em linhas gerais para clientes ou colaboradores

Quem já souber explicar o processo

Info. Adicionais

Controle do Processo

Conhecer o processo 100%

Diagrama de Fluxo

Indicadores

02

Fim

IMP L010

O responsável pela atualização do fluxo verá “corrigir” e então refazerá o documento e colocará o status do mesmo como “reaprovação” na planilha “índice de fluxos”.

Reportar ao superior

Modificar situação do documento na planilha “Índice de Fluxos e LUP´s” para “Corrigir”

IMP L009

Olhar Lup´s ou fluxos se necessário

03

Modificar situação do documento na planilha “Índice de Fluxos e LUP´s” para “Aprovado”


ATIVIDADE DESCRITA:

FUNÇÃO ATENDIDA:

Administrativa

DATA DE CRIAÇÃO:

06/10/08

CRIAÇÃO:

Aprovação de fluxos digitais CÓDIGO DO FLUXO: IMP F008 1/3

Alan Stephan

Carta de Manutenção do Processo / Sistema Indicadores

Info. Adicionais

Controle do Processo

Limite controle

Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

Certifique-se que esteja selecionada a aba “Fluxos”. Os Status classificados como “Sem aprovação” e “Reaprovação” são aptos a serem analisados e assinados.

Início

SIM

01

Efetue o procedimento de aprovação dos mesmos

02

Diretores ou responsável designado

NÃO

Sub-fluxos e/ou Lup´s?

Na hora da aprovaçãos

Obter o fluxo na pasta virtual “2_Fluxos impulso””

IMP L007 Processo de aprovação 100% claro

Verificar qual o fluxo pendente através da planilha “Índice de Fluxos e LUP´s”

Reportar ao superior

Diagrama de Fluxo

Se este procedimento tiver outros sub-fluxos e Lup´s, começe por estes até chegar ao principal. Para continuar a aprovação de um FLUXO, continue a partir da pergunta seguinte. Para LUP, consulte planilha índice.


CÓDIGO DO FLUXO:

IMP F008 2/3

Carta de Manutenção do Processo / Sistema Indicadores

Diagrama de Fluxo

Info. Adicionais

Controle do Processo

Limite controle

Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

02

01

Cilcar em “Salvar”

04

Diretores

Com o documento inicial aberto, somente clique em “salvar como” e coloque na pasta indicada.

As assinaturas são encontradas na pasta virtual “Assinaturas digitalizadas”dentro da pasta virtual “Projeto BITEC”.

Como foi efetuado o “Salvar como”anteriormente, o documento já se encontra na pasta de destino, então basta apenas “Salvar” agora.

Reportar ao superior

Colar as assinaturas digitais no espaço de aprovação

Diretores ou responsável designado

Efetuar o “Salvar como” do fluxo na pasta virtual “8_fluxos assinados digitalmente”

03

Na hora da aprovaçãos

SIM

NÃO

Processo de aprovação 100% claro

Os processos estão corretos?


CÓDIGO DO FLUXO:

IMP F008 3/3

Carta de Manutenção do Processo / Sistema

Diagrama de Fluxo

Indicadores

Info. Adicionais

Controle do Processo

Limite controle

Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

02

Reportar ao superior

O responsável pela atualização do fluxo verá “corrigir” e então refazerá o documento e colocará o status do mesmo como “reaprovação” na planilha “índice de fluxos”

Olhar Lup´s ou fluxos se necessário

IMP L010

Quem já souber explicar o processo

Fim

IMP L009 Quando for necessário mostrar o processo em linhas gerais para clientes ou colaboradores

Modificar situação do documento na planilha “índice de Fluxos e LUP´s” para “Corrigir”

Verifique se está na “aba” certa. Neste caso, a “aba” certa é “Fluxos”

Conhecer o processo 100%

03

Modificar situação do documento na planilha “índice de Fluxos e LUP´s para “Aprovado””


ATIVIDADE DESCRITA:

FUNÇÃO ATENDIDA:

Administrativa

DATA DE CRIAÇÃO:

06/10/08

CRIAÇÃO:

Aprovação de LUP´s digitais CÓDIGO DO FLUXO: IMP F009 1\2

Alan Stephan

Carta de Manutenção do Processo / Sistema Indicadores

Info. Adicionais

Controle do Processo

Limite controle

Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

Clique na aba “LUP´s” dentro desta planilha. Os Status classificados como “Sem aprovação” e “Reaprovação” são os aptos a serem analisados e assinados para aprovação. Na planilha haverá a classificação “manual” ao lado do nome da LUP.

Início

SIM

01

Efetuar o “Salvar como” da LUP para a pasta virtual “8_LUP´s assinadas digitalmente”

02

Diretores ou responsável designado

NÃO

LUP está correta?

Na hora da aprovaçãos

Obter LUP na pasta virtual “2_LUP´s impulso”

Processo de aprovação 100% claro

Verificar qual a LUP pendente através da planilha “Índice de Fluxos e LUP´s”

Acesse “meus locais de rede”, escolha a rede “impulso (Servidor) e, por fim, pasta “Projeto BITEC”

Reportar ao superior

Diagrama de Fluxo


CÓDIGO DO FLUXO:

IMP F009 2/2

Carta de Manutenção do Processo / Sistema

Diagrama de Fluxo

Indicadores

Info. Adicionais

Controle do Processo

Limite controle

Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

02

As assinaturas são encontradas na pasta virtual “Assinaturas digitalizadas” dentro da pasta virtual “Projeto BITEC”.

Modificar a situação do documento na planilha “Índice de Fluxos e LUP´s” para “Corrigir”

Fim

IMP L009

Diretores

Reportar ao superior

Modificar situação do documento na planilha “índice de Fluxos e LUP´s para “Aprovado””

Já que o documento se encontra na pasta-destino, é preciso somente salvar.

Diretores ou responsável designado

01

Na hora da aprovaçãos

Cilcar em “Salvar”

Processo de aprovação 100% claro

Colar as assinaturas digitais no espaço de aprovação

O responsável pela atualização do fluxo verá “corrigir” e então refazerá o documento e colocará ostatusdo mesmo como “reaprovação” na planilha “índice de Fluxos e LUP´s”


ATIVIDADE DESCRITA:

FUNÇÃO ATENDIDA:

Administrativa

DATA DE CRIAÇÃO:

06/10/08

CRIAÇÃO:

Aprovação de LUP´s manuais CÓDIGO DO FLUXO: IMP F010 1/3

Alan Stephan

Carta de Manutenção do Processo / Sistema Indicadores

Info. Adicionais

Controle do Processo

Limite controle

Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

Clique na aba “LUP´s” dentro desta planilha. Os Status classificados como “Sem aprovação” e “Reaprovação” são os aptos a serem analisados e assinados para aprovação. Na planilha haverá a classificação “manual” ao lado do nome da LUP

Início

SIM

01

Assinar a LUP para aprovação

02

Diretores ou responsável designado

NÃO

Lup´s está correta?

Na hora da aprovaçãos

Obter LUP na pasta material “LUP´s manuais”

Processo de aprovação 100% claro

Verificar qual a LUP pendente através da planilha “Índice de Fluxos e LUP´s”

Essa pasta não é virtual. É é uma pasta física

É só assinar manualmente na área destinada a aprovação do fluxo.

Reportar ao superior

Diagrama de Fluxo


CÓDIGO DO FLUXO:

IMP F010 2/3

Carta de Manutenção do Processo / Sistema Limite controle

Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

Na hora da aprovaçãos

Info. Adicionais

Controle do Processo

Processo de aprovação 100% claro

Diagrama de Fluxo

Indicadores

02

Modificar situação do documento na planilha “Índice de Fluxos e LUP´s” para “Aprovado

03

IMP L009

A pasta citada não é virtual, mas sim material, a qual possibilita a armazenagem de papéis.

Verifique se você está na “aba” “LUP´s” na planilha “Índice de Fluxos e LUP´s”.

Reportar ao superior

Guardar documento original (que foi digitalizado) na pasta “LUP´s manuais”

Olhar Lup´s ou fluxos se necessário

Salvar LUP digitalizada na pasta “4_LUP´s manuais digitalizadas”

Diretores

IMP L005

Diretores ou responsável designado

Digitalizar LUP


CÓDIGO DO FLUXO:

IMP F010 3/3

Carta de Manutenção do Processo / Sistema Indicadores

Diagrama de Fluxo

Info. Adicionais

Controle do Processo

Limite controle

Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

03

Reportar ao superior

Olhar Lup´s ou fluxos se necessário

Fim

Quem já souber explicar o processo

Guardar LUP na pasta “LUP´s manuais”

O responsável pela atualização do fluxo verá “corrigir” e então refazerá o documento e colocará o status do mesmo como “reaprovação” na planilha “índice de LUP´s”.

IMP L010 Quando for necessário mostrar o processo em linhas gerais para clientes ou colaboradores

Modificar a situação do documento na planilha “Índice de Fluxos e LUP´s para “Corrigir”

Conhecer o processo 100%

01


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

17/09/08

CRIAÇÃO:

1º) Clicar no menu “Iniciar” e em “Meus locais de rede”

Alan Stephan

2º) Clicar no ícone da rede “Impulso (servidor)” e depois na pasta “03 Orçamento”

Acessar pasta de modelos de orçamento CÓDIGO DA LUP: IMP L001 1/1


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

17/09/08

CRIAÇÃO:

1º) Clicar no menu “Iniciar” e em “Meus locais de rede”

Abrir modelo de orçamento CÓDIGO DA LUP: IMP L002 1/1

Alan Stephan

2º) Abrirá esta tela. Clique então no ícone de rede “Impulso (servidor)”

4º) Clicar na pasta “Arquivos corel” e escolher um modelo de orçamento antigo da mesma natureza do que será feito.

3º) Clicar na pasta “03 - Orçamento”


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

16/09/08

Salvar o orçamento no formato do CorelDraw e Nomear o arquivo do novo orçamento CÓDIGO DA LUP: IMP L003 1/1

CRIAÇÃO:

Alan Stephan

1º Com o orçamento anterior que servirá de modelo para um novo serviço, faça a seguinte sequência: 1.1 - Clique em “Arquivos” e em seguida “Salvar como”:

1.2 -Abrirá a seguinte tela:

1.3 - Neste espaço nomeie o arquivo da seguinte forma:

1.4 - Clicar em Salvar

Mês-Ano-Nº_do_Orçamento - Nome_do_cliente Espaços

Ex: 02-2008-009 - ENEA


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

23/09/08

CRIAÇÃO:

Salvar o novo orçamento em PDF CÓDIGO DA LUP: IMP L004 1/1

Alan Stephan

Com o orçamento aberto, após efetuar as ações sugeridas pela lup “IMP L003”, faça as seguintes ações: 1º) Clique no menu “Arquivo”, e depois na opção “publicar em em PDF”.

2º) Aparecerá a tela abaixo. Clique no botão “configurar” localizado no canto inferior direito.

3º) Na tela que aparecerá, selecione a aba “documento” e certifique-se que a opção “somente página” esteja selecionada. Clique em OK.


Digitalizar imagem CÓDIGO DA LUP: IMP L005 1/1

TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

23/09/08

CRIAÇÃO:

1º) Com o Photoshop aberto, clique no m e n u “ ar q u i v o ” , e m seguida “importar” e finalmente em “WIA-HP Scanjet 2400”

Alan Stephan

2º) Aparecerá a tela abaixo. Faça os ajustes necessários de acordo com a necessidade e aperte em digitalizar.

4º) Após clicar na pasta “impulso (servidor)”, aparecerá a tela abaixo. Escolha a pasta de destino do arquivo, nomeie e salve.

3º) Ao aparecer a imagem já digitalizada no visor, vá em “salvar como” e clique no icone “Meus locais de rede”


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

24/09/08

CRIAÇÃO:

Planejar a metodologia da coleta de informações CÓDIGO DA LUP: IMP L006 1/1

Alan Stephan e Jeyson Martins

Planejar a metodologia é em linhas gerais: A definição dos melhores e mais adequados métodos (questionários pré-definidos, entrevistas e etc) para coletar informações acerca do projeto (por exemplo, identidade visual, material promocional, embalagem e etc) Planeja-se, também, para quem serão direcionados os métodos de pesquisa, com o intúito de adquirir informações de uma fonte com mais respaldo sobre o assunto que o projeto abrange.


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

01/10/08

CRIAÇÃO:

1º) Abrir a planilha “índice de Fluxos e Lup´s. Seguindo os seguintes passos:

Verificar qual o fluxo pendente para aprovação CÓDIGO DA LUP: IMP L007 1/1

Alan Stephan

2º) Verificar qual o fluxo pendente:

1.1 - Abrir “meus locais de rede”; 1.2 - Clicar na pasta “impulso (servidor)”; 1.3 - Clicar na pasta “Projeto BITEC”; 1.4 - Clicar na pasta “Manual”; 1.4 - Clicar na planilha “Índice de fluxos. e LUP´s”; 1.5 - Escolha a aba “Fluxos”.

O número 1 indica que o fluxo ainda não foi aprovado. Escolha um fluxo que tenha a “descrição da atividade” na cor preta, pois as de cor vermelha ainda estão incompletas.


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

15/10/08

CRIAÇÃO:

Realizar a 1º etapa da coleta de informações (briefing) CÓDIGO DA LUP: IMP L008 1/1

Alan Stephan e Jeyson Martins

A primeira etapa da coleta de informações será, geralmente, a de captação de informações através de questionário, porém o tipo de pergunta direcionada, dependerá do tipo de serviço que o cliente demandou. É a própria pessoa quem efetua o preenchimento das questões, podendo ser tanto um Diretor como um gerente, ou se a empresa solicitante do serviço tiver outras empresas como clientes, estas poderão preencher o questionário também. Ex1: Se o serviço demandado for de identidade visual, perguntas sobre os pontos fortes e fracos do cliente e dos seus concorrentes, a missão da empresa, a quanto tempo ela está no mercado e etc, serão abordadas. Ex2: Se o serviço fosse a criação de um “website, além das perguntas que buscam conhecer melhor o objeto, serão abordadas também perguntas mais específicas como qual o conteúdo a ser colocado, quais os sites que servirão como referênclia, o período de atualização, qual o ramo que o cliente trabalha, o que ele deseja mostrar no seu site e etc, serão abordadas no questionário.


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

Modificar a situação do documento na planilha “Índice de Fluxos e LUP´s” para “Aprovado” CÓDIGO DA LUP: IMP L009 1/1

01/10/08

CRIAÇÃO:

Alan Stephan

Coloque o nº 2 aqui. Isto mudará o status para “Aprovado” automaticamente.


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

01/10/08

Modificar a situação do fluxo na planilha “Índice de Fluxos e LUP´s” para “Corrigir CÓDIGO DA LUP: IMP L010 1/1

CRIAÇÃO:

Alan Stephan

Colocando o número 3 aqui, o status da situação do fluxo muda, automaticamente, para “Corrigir”.


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

16/10/08

CRIAÇÃO:

Realizar a 2º etapa da coleta de informações CÓDIGO DA LUP: IMP L011 1/1

Alan Stephan

A 2º etapa da coleta de informações, geralmente baseia-se na realização de entrevistas orais. Finalidade: Complementar as informações que foram pontuadas na 1º etapa e perguntar outras questões relacionadas ao cliente que, por ventura, surjam no momento da conversa. Quem são os entrevistados: As pessoas a serem entrevistadas poderão ser os ocupantes dos cargos mais altos e/ou os colaboradores das funções mais operacionais. Dependendo da metodologia adotada, poderá ocorrer a escolha de outros membros ligados à solicitante do serviço seja direta ou indiretamente, podendo ser fornecedores, o próprio cliente, o público-alvo, associados, enfim, todos os agentes possíveis para que um bom conjunto de informações seja captado. Temas que são geralmente abordados: Os temas abordados, geralmente, são perguntas que tentam extrair do entrevistado o maior número de informações objetivas e/ou subjetivas possíveis, seja qual for a natureza do projeto a ser execultado, procurando sempre identificar qual o universo que o mesmo está inserido. Exemplos: - Para identidade visual: são abordados temas como o breve histórico da organização; instruções específicas da pessoa que está sendo entrevistada como cor preferida, estilo (de vida, cultural, artístico) que mais tem afinidade; a visão que colaboradores têm da empresa solicitante; a visão sobre o perfil pessoal e empreendedor dos sócios da solicitante; planos e metas da mesma e etc. - Para projetos envolvendo bandas: são abordados temas como influências musicais, o que se quer passar de mensagem através das letras, estilo que mais gostam de tocar e assuntos afins. - Para projetos de Website: é perguntado ao cliente se existe algum site de referencia; qual o estilo de cor e fonte que mais agrada, qual o período de atualizaçao que deseja e etc. Enfim, nota-se que a entrevista procurar extrair da subjetividade das perguntas, informações importantes que ajudarão a nortear o caminho a ser seguido até chegar em uma idéia que traduza, fielmente, o que o cliente deseja no seu projeto.


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

17/10/08

CRIAÇÃO:

Pesquisar e investigar dados do projeto CÓDIGO DA LUP: IMP L012 1/1

Alan Stephan e Jeyson Martins

É feita uma pesquisa em livros, sites, revistas e outros meios como TV e cinema sobre informações extras que complementem o que se verificou com a realização do briefing. A partir desta pesquisa e investigação nestes diversos meios, a realização do projeto poderá ser efetuada com um embasamento bastante concreto. Pode ocorrer de, em um determinado projeto, ser necessário pesquisar uma informação extra (secundária) que está ligada ao seu objetivo principal. Exemplo: Um projeto tem como objetivo elaborar a identidade visual de um simpósio do curso de nutrição de uma universidade pública. Ao realizar as primeiras etapas do briefing (entrevistas e questionários), detectou-se que as pessoas com alguma ligação com o cliente (neste caso, poderão ser os alunos do curso, professores, coordenadores de cursos afins, profissionais já formados e etc) têm a seguinte percepção da nutrição: ciência que estuda o valor nutricional dos alimentos com o objetivo de proporcionar uma vida saudável às pessoas. E, também, a maioria acredita que os radicais livres são os principais agentes de grande parte dos problemas de saúde decorrentes de uma má alimentação. Neste caso, seria necessário pesquisar mais sobre os radicais-livres que apareceram como assunto secundário do objetivo principal, o qual procurava elaborar uma identidade visual para o simpósio de nutrição. As informações sobre este dado secundário poderá, então, dar mais embasamento para a realização do projeto.


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

21/10/08

CRIAÇÃO:

Definir conceito do projeto CÓDIGO DA LUP: IMP L013 1/1

Alan Stephan e Jeyson Martins

Esta etapa prevê o desenvolvimento do coneito do trabalho, que se manifesta através da definição do posicionamento, da personalidade e das características gerais do projeto. Este conceito deve ser expresso em palavras, imagens e desenhos que representem e determinem a idéia mestra do projeto. É a etapa que condensa o processo, é o espaço da síntese, dos princípios norteadores de todo o projeto. Exemplo: Pegaremos, como exemplo, o projeto de identidade visual solicitado pela organização do ENEA (Encontro nacional dos estudantes de Arquitetura e Urbanismo). Foram realizadas as entrevistas, questionários, o relatório do brienfing, a pesquisa e investigação de dados do projeto para obter uma gama de informações com o intuíto de definir o conceito final. A coordenação do encontro tinha em mente a sugestão de uma identidade que remetesse à idéia de amazônia, de algo regional como os estilos marajoaras e ao mesmo tempo de urbanismo, cidade e coisas afins, pois o encontro voltava a ser realizado em Belém após um tempo, tendo como sede outras cidades e regiões do Brasil, sem ser da região norte. Além do mais, a Federação nacional dos estudantes de arquitetura (FENEA), que estava dando apoio à realização do encontro, teve um “braço” da sua origem em Belém. É importante salientar que, neste processo, procurou-se determinar palavras-chaves que norteariam a determinação do conceito final. No caso do encontro, as palavras encontradas com toda a pesquisa realizada foram: Raízes, Amazônia e Urbano. Raízes porque a idéia era que o encontro estava voltando para onde praticamente iniciou há tempos, além do mais a palavra Amazônia remete à natureza, que remete à raízes fortes e consolidadas. O passo posterior seria encontrar algo que pudesse ligar estas idéias com a imagem do espaço urbano. Imaginou-se, então, elementos que são visíveis nas cidades (como vias, placas, carros, ônibus, prédios e etc) envolvidos por tramas que passavam a idéia de uma árvore, e tais tramas tinham origem em uma raíz-mor, a qual formava as letras da palavra ENEA. Resumidamente, foram feitos: Rascunhos em desenho, determinação de palavras-chaves e análises da pesquisa realizada anteriormente, da qual foram encontradas imagens que dariam idéias interessantes que direcionariam para o conceito final do projeto.


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

09/10/08

CRIAÇÃO:

Interpretar os códigos da planilha “Índice de Fluxos e Lup´s” CÓDIGO DA LUP: IMP L014 1/1

Alan Stephan

Os códigos existentes nesta planilha são: - Sem aprovação - Código 1: O documento foi elaborado, porém não foi ainda verificado se está certo ou não visando aaprovação; - Aprovada - Código 2: O documento já foi elaborado, verificado e, como apresentou todas as informações corretas, foi aprovado, ou seja, recebendo as assinaturas dos 2 diretores. Somente será considerada aprovada com essas 2 assinaturas; - Corrigir - Código 3: O documento já foi elaborado, verificado, mas apresentou erros na descrição dos processos. Por isso, os Diretores colocam, usualmente, a palavra “corrigir” na área de aprovação. - Reaprovação - Código 4: O documento já foi elaborado, verificado e corrigido, esperando somente a nova verificação dos diretores para, definitivamente, ser aprovado.


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

23/10/08

CRIAÇÃO:

Identificar necessidades do cliente (website) CÓDIGO DA LUP: IMP L015 1/1

Alan Stephan e Jeyson Martins

Identificar as necessidades do cliente que busca ter um site, é verificar o objetivo almejado com a página na rede. Se é um site para divulgação, venda, portal de informações, se é do estilo fórum, somente de busca e/ou outros tipos. É perguntado, também, a periodicidade que se planeja para atualização, quais os sites o cliente tem como referência, entre outros. Feito isso, é realizada uma pesquisa em diversos sites que possibilitarão acrescentar novas idéias para o projeto, seja em realção ao conteúdo, ao layout, interatividade e afins. Com essas e outras informações adquiridas, é analisada a tecnologia (Html, Flash, PHP, Java, C++ e etc) que mais se adequará ao projeto. Após realizados todos estes passos, inicia-se a elaboração do mapa do site (ou pré-projeto), o qual possui melhor detalhamento sobre o funcionamento do site. Melhores esclarecimentos sobre o assunto, pode ser visto através da LUP IMP L016 (Verificar LUP).


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

23/10/08

CRIAÇÃO:

Elaborar pré-projeto do Website CÓDIGO DA LUP: IMP L016 1/1

Alan Stephan e Jeyson Martins

O pré-projeto apresentará o mapa do site (também conhecido por arquitetura do site), que é basicamente um esqueleto dos principais tópicos que o website apresentará, bem como os seus respectivos subtópicos . Existem, também, detalhamentos acerca da página (Layout, forma de interação como o usuário e etc) que aparecerá ao clicar em um tópico qualquer, bem como os outros assuntos à ele relacionados. Abaixo está o exemplo do pré-projeto realizado para o portal da RAMI (Rede Amazônica de instituições em prol do empreendedorismo e da inovação) que ilustra como é feira a transposição do funcionamento do portal de forma textual e estrutural


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

23/10/08

CRIAÇÃO:

Pesquisar e selecionar o domínio e o registro do website CÓDIGO DA LUP: IMP L017 1/1

Alan Stephan

1º Passo: Escolher domínio Domínio é o nome utilizado para identificar sites na Internet. Foi criado com o objetivo de facilitar a vida do usuário quanto à memorização dos endereços como (www.1site.com.br). Sem ele teríamos que memorizar seqüências de números IPs , coisa que não seria muito fácil. Imagine ter que memorizar um número como: 200.224.124.66 para identificar um site, afinal, decorar vários números desses seria muito difícil. Possuir seu próprio "domínio" é igual a ter um endereço residencial onde as pessoas o localizam, a diferença é que será virtual, e você poderá utilizar todos os serviços da rede como: "site", "e-mail","Ftp"entre outros. Pode-se escolher domínios gratuítos ou pagos. Cada um tem as suas vantagens e desvantagens, cabendo ao objetivo pretendido pelo cliente, solicitante do serviço, indentificar qual a melhor de acordo com a finalidade que se pretende atingir com o seu site. 2º) Passo: Escolher a administradora Registrar um domínio significa ser “dono” do domínio, mas para isso é necessário verificar se o domínio já está disponível, ou seja, se ele ainda não tem um “dono”. Domínios que não estão registrados, não podem ser encontrados na Internet. Para o registro de um domínio nacional (no Registro.br) ou internacional (na ViaRegistro), o valor anual de manutenção é de R$ 30,00 para cada domínio . O valor é o mesmo para todos as extensões de domínios, sejam para pessoas jurídicas, profissionais liberais ou pessoas físicas(Essas informações foram registradas até a data da criação desta LUP, podendo sujeito à alteração). 3º) Passo: Escolher o provedor (ou hospedeiro) É a empresa que hospedará o site na rede mundial de computadores. O cliente terá que efetuar o pagamento por este serviço, sendo que este varia conforme o tipo, o objetivo e o plano escolhido (mensais, trimestrais, semestrais e etc). É a empresa provedora que fornecerá o número que possibilitará o pleno funcionamento do site, é o chamado DNS. Este número deverá ser fornecido à administradora, a que liberará o registro depois de recebê-lo.


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

24/10/08

CRIAÇÃO:

Identificar sentido de impressão na impressora Lexmark Z600 CÓDIGO DA LUP: IMP L018 1/1

Alan Stephan

Visão normal do documento

Texto Este é o sentido da impressão. Note que o conteúdo já sairá de

cabeça

Texto Olho

Texto A parte superior (cabeçalho) do documento sairá na parte inferior do papel

para

baixo.


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

02/10/08

CRIAÇÃO:

Determinar a complexidade do projeto CÓDIGO DA LUP: IMP L019 1/1

Jeyson Martins

A complexidade do projeto se dá a partir de um primeiro contato com o cliente para obter mais informações sobre o objeto em questão. Serão utilizados, entre outros, os seguintes critérios: - Quantidade de esforço e horas necessárias para desenvolver o projeto; - Retorno que o cliente pode obter com o trabalho; - Amplitude de uso do trabalho (local, regional, nacional e internacional); - Complexidade do mercado do cliente (nível de desenvolvimento visual e gráfico entre a concorrência); - Tempo de exposição do projeto. - Limitação de tempo para a execução do projeto.


Manual 5S´s


Ìndice de Fluxos 5S´s 50 52 54

Efetuar a inclusão de novos livros na biblioteca - IMP F011 Efetuar a inclusão de revista específica - IMP F012 Efetuar a inclusão de revista geral (não específica) - IMP F013

Ìndice de LUP´s 5S´s 56 57 58 59 60 61 62 64 65

Procurar a(s) folha(s) da categoria correspondente ao livro - IMP L020 Efetuar a digitalização do índice geral - IMP L021 Imprimir folha nova da categoria - IMP L022 Etiquetar o novo volume - IMP L023 Efetuar procedimento de atualização da etiqueta - IMP F024 Atualizar revistas no índice geral da biblioteca - IMP L025 Interpretar a Norma de limpeza e inspeção - IMP L026 Procedimento auditoria 5S´s - IMP L027 Como preencher a folha de rendimento de auditorias - IMP L028


ATIVIDADE DESCRITA:

FUNÇÃO ATENDIDA:

5 S´s

DATA DE CRIAÇÃO:

04/02/09

CRIAÇÃO:

Efetuar a inclusão de novos livros na biblioteca CÓDIGO DO FLUXO: IMP F011 1\2

Alan Stephan

Carta de Manutenção do Processo / Sistema

Diagrama de Fluxo

Indicadores

Info. Adicionais

Controle do Processo

Limite controle

Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

Início

O índice encontra-se na porta do armário principal

NÃO

SIM

Escrever os novos dados à caneta Imprimir folha referente à categoria em questão Preencher dados e inserir no índice

01

IMP L022

Verificar a LUP

Reportar ao superior

Conhecer o processo 100%

Há espaço na folha?

IMP L020

Diretores ou responsável designado

Procurar a(s) folha(s) da categoria

Na adição de um novo volume

Buscar o Índice geral da biblioteca

Verificar a LUP


CÓDIGO DO FLUXO:

IMP F011 2/2

Carta de Manutenção do Processo / Sistema

Diagrama de Fluxo

Indicadores

Info. Adicionais

Controle do Processo

Limite controle

Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

01

Etiquetar o novo livro

Colocar na área Específica da bibl.

Fim

IMP L023

Diretores ou responsável designado

Obter o(s) livro(s) novos na área de transição

Após 6 meses da primeira inclusão ou quando a área de transição estiver cheia.

IMP L021 BIBLIOTECA 100%

Efetuar a digitalização do índice geral

Área de transição é onde os livros e revistas que ainda serão inseridos no índice geral.

Àrea 1 : Livros com encadernação lombada e grampo.

Reportar ao criador do Fluxo

Apenas retornar a listagem do seu local de origem e o livro na área de transição

Colocar o livro na área de transição e o índice geral no seu local de origem


ATIVIDADE DESCRITA:

FUNÇÃO ATENDIDA:

5S´s

DATA DE CRIAÇÃO:

04/02/09

CRIAÇÃO:

Efetuar a inclusão de revista específica CÓDIGO DO FLUXO: IMP F012 1\2

Alan Stephan

Carta de Manutenção do Processo / Sistema

Diagrama de Fluxo

Indicadores

Info. Adicionais

Controle do Processo

Limite controle

Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

Início

NÃO

Criar novo revisteiro

Retirar a etiqueta adesiva

Efetuar procedimento de atualização da etiqueta antiga do revisteiro

01

IMP L024

Diretores ou responsável designado

SIM

Na adição de uma nova revista

Revisteiros 100% atualizados

Revisteiro criado e com espaço?

É apenas disponibilizar um novo revisteiro específico.

Reportar ao criador do Fluxo

A área de transição está específicada dentro do armário principal.

Selecionar as revistas do revisteiro específico da área de transição


CÓDIGO DO FLUXO:

IMP F012 2/2

Carta de Manutenção do Processo / Sistema

Diagrama de Fluxo

Indicadores

Info. Adicionais

Controle do Processo

Limite controle

Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

01

Na adição de uma nova revista

Fim

Revisteiros 100% atualizados

Inserir as novas revistas no revisteiro

Reportar ao criador do Fluxo

IMP L025

Diretores ou responsável designado

Atualizar revistas no índice geral


ATIVIDADE DESCRITA:

FUNÇÃO ATENDIDA:

5S´s

DATA DE CRIAÇÃO:

12/02/09

CRIAÇÃO:

Efetuar a inclusão de revista geral (não específica) CÓDIGO DO FLUXO: IMP F013 1\2 Alan Stephan

Carta de Manutenção do Processo / Sistema

Diagrama de Fluxo

Indicadores

Info. Adicionais

Controle do Processo

Limite controle

Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

Início

NÃO

Criar no revisteiro

Retirar a etiqueta adesiva antiga

Efetuar procedimento de atualização da etiqueta

01

IMP L024

Diretores ou responsável designado

SIM

Quando a área de transição já tiver um número considerável de volumes ou após 6 meses

Revisteiros 100% atualizados

Revisteiro criado com espaço?

É apenas disponibilizar um novo revisteiro específico.

Verificar LUP

Reportar ao criador do Fluxo

A área de transição está específicada dentro do armário principal.

Selecionar as revistas da área de transição


CÓDIGO DO FLUXO:

IMP F013 2/2

Carta de Manutenção do Processo / Sistema

Diagrama de Fluxo

Indicadores

Info. Adicionais

Controle do Processo

Limite controle

Frequência

Responsável

Observações

Plano Contingência

Outros Documentos

Metas

Quando?

Quem faz?

O que fazer - detalhes?

E se não puder fazer?

01

IMP L025

Na adição de uma nova revista

Fim

Revisteiros 100% atualizados

Inserir as novas revistas no revisteiro

Reportar ao criador do Fluxo

Verificar LUP

Diretores ou responsável designado

Atualizar revistas no índice geral


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

03/2/08

Procurar a(s) folha(s) da categoria correspondente ao livro CÓDIGO DA LUP: IMP L020 1/1

Alan Stephan

CRIAÇÃO:

Após obter o índice geral, para procurar as folhas da categoria do novo

Índice geral da biblioteca

volume que será incluído proceda da seguinte forma:

1º Observe na capa do índice as categorias existentes e defina em qual delas o novo volume se encaixa

Encontre o seu livro na COSMOTECA !

Numeração

Categoria

001 à 099

Catálogos artísticos e cinema

100 à 199

Cultura e comunicação social

200 à 299

Informática

2º Folheie o índice até chegar na folha correspondente à categoria. Poderá haver

300 à 399

Design e processos gráficos

400 à 499

Administração e gestão

500 à 599

Saúde e lazer

uma folha ou mais se caso houver muitos livros já cadastrados.


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

06/02/08

CRIAÇÃO:

Efetuar a digitalização do índice geral CÓDIGO DA LUP: IMP L021 1/1

Alan Stephan

1º) Abra a pasta “Biblioteca Impulso” da seguinte forma:

3º) Digite os dados dos novos livros da categoria que

1.1 - Clique em “Iniciar”;

estão à caneta.

1.2 - Clique em “Meus locais de rede”; 1.3 - Clique na pasta da rede “Impulso (servidor); 1.4 - Clique na pasta “Projeto BITEC”; 1.5 - Clique em “Manual” 1.6 - Finalmente, clique na pasta “Biblioteca Impulso”

2º) Selecione o arquivo da categoria dentro da pasta “Biblioteca Impulso

4º) Se os espaços livres da folha não são suficientes para todos os dados novos, siga o procedimento da LUP IMP L022. 5º) Imprima a(s) folha(s) já atualizada(s). 6º) Troque as páginas antigas do índice geral pelas novas impressas. 7º) Coloque o índice no seu local de origem novamente.


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

06/02/08

CRIAÇÃO:

Imprimir folha nova da categoria CÓDIGO DA LUP: IMP L022 1/1

Alan Stephan

1º) Abra a pasta “Biblioteca Impulso” da

* Catálogos artísticos e cinema - arte_cinema.cdr

seguinte forma:

* Cultura e comunicação Social - cultura_comunicação.cdr * Informática - informática.cdr

1.1 - Clique em “Iniciar”;

* Design e processos gráficos - design.cdr

1.2 - Clique em “Meus locais de rede”;

* Administração e gestão - administração.cdr

1.3 - Clique na pasta da rede “Impulso

* Saúde e Lazer - saúde_lazer.cdr

(servidor)”; 1.4 - Clique na pasta “Projeto BITEC”; 1.5 - Clique em “Manual” 1.6 - Clique na Pasta “Biblioteca Impulso” 2º) Abra o arquivo da categoria que deseja imprimir uma nova folha, são elas e seus respectivos nomes de arquivo :

3º) Imprimir Faça o seguinte procedimento: 3.1 - Enconte a página que contenha a página em branco e com a numeração 3.2 - Clique com o botão “arquivo” e depois “imprimir”


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

08/02/09

CRIAÇÃO:

Pesquisar e selecionar o domínio e o registro do website CÓDIGO DA LUP: IMP L023 1/1

Alan Stephan

1) Abrir o arquivo “Etiquetas livros” na pasta “Manual” e agir da seguinte maneira:

IMP n° cód.

O preenchimento da etiqueta será da seguinte forma: IMP (numeração de acordo com a categoria do novo volume) Este código deverá ter exatamente este layout.

IMP n° cód.

2) Etiquetar livros do tipo lombada e grampo:

3) Etiquetar livros do tipo espiral:

Podem se subdividir em dois tipos: Texto

Texto

Texto

IMP n° cód.

Em ambos os casos, cole a etiqueta nessa área do exemplar.

A outra parte da etiqueta foi dobrada e colada para trás

IMP n° cód.

Texto


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

08/02/08

CRIAÇÃO:

Efetuar procedimento de atualização da etiqueta CÓDIGO DA LUP: IMP L024 1/1

Alan Stephan

1°Abra o arquivo que contem as etiquetas, da seguinte forma: 1.1 - Clique em “Iniciar”;

1.4 - Clique na pasta “Projeto BITEC”

1.2 - Clique em “Meus locais de rede”;

1.5 - Clique na pasta “Manual”;

1.3 - Clique na pasta de rede “Impulso (servidor)”;

1.6 - Clique no arquivo “Etiquetas revisteiros”.

2°) Há dois casos que devem ser levados em

2.2 - Se for utilizado um revisteiro que já

consideração: 2.1 - Se caso for criado um novo revisteiro,

existe, e se deseja inserir mais um volume,

selecione uma etiqueta existente, copie e

volume(s).

apenas acrescente o(s) dado(s) do(s) novo(s)

cole outra na sequência das já existentes. Não esqueça de modificar a numeração desta nova etiqueta.

Modifique a numeração quando criar outro revisteiro Acrescente o(s) dado(s) do(s) novo(s) volume(s). Copie e cole


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

08/02/08

CRIAÇÃO:

Atualizar revistas no índice geral da biblioteca CÓDIGO DA LUP: IMP L025 1/1

Alan Stephan

1°Abra o arquivo que contem as etiquetas, da seguinte

2° Procure pela última “aba” com o nome “revistas.pg(n° da

forma:

pág)”. Se houver ainda espaço para inserir o(s) novo(s) volume(s),

1.1 - Clique em “Iniciar”;

insira-os, tomando cuidado para preencher a numeração do

1.2 - Clique em “Meus locais de rede”;

revisteiro no(s) qual(is) ficará(ão). Se não houver espaço na

1.3 - Clique na pasta de rede “Impulso (servidor)”;

última folha, crie uma nova “aba”, renomeando-a seguindo a

1.4 - Clique na pasta “Projeto BITEC”

númeração das páginas.

1.5 - Clique na pasta “Manual”; 1.6 - Clique no pasta “Biblioteca Impulso”; 1.7 - Clique no arquivo “Índice revisteiros”.

Insira a numeração do revisteiro no qual o(s) novo(s) volume(s) será(ão) inserido(s).

Observe a última “aba” do documento. Se ainda há espaço, somente preencha, mas se não houver, clique com o botão esquerdo, selecione “inserir após”, renomeie a “aba” seguindo a numeração, apague os dados antigos e insira os novos.


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

10/02/08

CRIAÇÃO:

Interpretar a Norma de limpeza e inspeção CÓDIGO DA LUP: IMP L026 1\2

Alan Stephan

Insira o nome do ambiente aqui, por exemplo: mesa central, recepção e etc.

Norma de limpeza e inspeção (5S´s)

Ítens Mouse Pad 1 _______________

Nome do ambiente: Mesa da sala do diretor

4

2

Mouse __________________

3

Monitor __________________

4

Impressora __________________

5

Porta-lápis __________________

6

Caixa de som __________________

7

Gabinete computador __________________

8

Teclado __________________

9

Lixeira __________________

3

Insira aqui os nomes dos ítens descritos no desenho do ambiente

2

5

1 6 8

9

7

10 __________________ 11 __________________

Formas de Verificação

1

Visual Olfato Tato

2

Visual Olfato Tato

3

Visual Olfato Tato Visual Olfato Tato

4 5

Visual Olfato Tato

12 __________________ 6 7 8 9 10

Visual Olfato Tato Visual Olfato Tato Visual Olfato Tato Visual Olfato Tato Visual Olfato Tato

11 12

Visual Olfato Tato Visual Olfato Tato ________________________ Responsável pela norma

Assinatura do responsável pelo ambiente desenhado. É ele que ficará supervisionando a área para ver se está tudo em ordem


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

10/02/08

CRIAÇÃO:

Interpretar a Norma de limpeza e inspeção CÓDIGO DA LUP: IMP L026 2/2

Alan Stephan

As formas de verificação são as formas com que se verificará a ordem e a limpeza da área em questão. Por exemplo, nota-se no desenho acima que o número 1 está indicando o “mouse pad”, e as formas de verificação marcadas são “visual” e “tato”, ou seja, este ítem terá que ser visualizado, e se o mesmo estiver fora do local indicado, terá que ser colocado no local demarcado, daí a utilização do tato. É importante salientar que neste exemplo, cada ´tem terá pequenos adesivos com as respectivas numerações coladas tanto no ítem em si, quanto no local em que o mesmo será colocado. Observar a figura abaixo:

2

2

O mouse (n°2) será colocado no local que terá o mesmo número definido no desenho (n°2)

Observa-se que objetos grandes possuem somente a forma “visual”, pois não serão movimentados com frequencia e dificilmente saem do lugar pelo uso diário. No caso do ítem 9, a lixeira, observa-se que a mesma pode receber materiais que possam exalar certos odores, então o olfato é uma forma de verificar, além da visão, que é hora de efetuar a troca da mesma, o que necessitará o uso do tato por sua vez Todo final de expediente, os ítens devem estar devidamente arrumados de acordo com o desenho da norma.


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

02/10/08

CRIAÇÃO:

Processo de auditoria 5S´s CÓDIGO DA LUP: IMP L027 1/1

Alan Stephan

A auditoria é um processo que se resume em avaliar um processo que foi realizado, na intenção de mantê-lo ativo para se conseguir resultados satisfatórios futuramente. Ela irá avaliar se as ações relacionadas ao 5S´s estão sendo realmente cumpridas. Terá as seguintes características: 1. Quinzenalmente serão realizadas auditorias; 2. Cada ítem a ser avaliado poderá receber uma nota de 0 a 4, obedecendo a seguinte ordem: 2.1. 0 para péssimo; 1 para ruim; 2 para bom; 3 para ótimo; 4 para excelente. 3. Existem 15 ítens a serem avaliados, portanto a pontuação máxima que pode ser conseguida é 60 pontos. 4. Os resultados quinzenais serão colocados em uma folha denominada “Rendimento das auditorias”. Acima de 44 pontos, o grau de manutenção dos 5S´s é satisfatório, mas a meta real é alcançar os 60 pontos totais possíveis, neste caso a empresa estaria seguindo à risca o programa.


TÍTULO:

DATA DE CRIAÇÃO:

02/10/08

CRIAÇÃO:

Como preencher a folha de rendimento de auditoria CÓDIGO DA LUP: IMP L028 1/1

Alan Stephan

O preenchimento é feito marcando o ponto de interseção da quinzena correspondente com a pontuação atingida na referida data. Ano: 2009 Meta: 60 pontos

Rendimento das auditorias 28 1° Q

Pontuação

Ex: A auditoria da 1º quinzena de janeiro, obteu o valor de 28.

64 63 62 61 60 59 58 57 56 55 54 53 52 51 50 49 48 47 46 45 44 43 42 41 40 39 38 37 36 35 34 33 32 31 30 29 28 27 26 25 24 23 22 21 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10

1º 2º Quinzena Q Q JAN Mês

Responsável pelas auditorias

Janeiro Última auditoria

Última auditoria

Fevereiro Última auditoria

Última auditoria

Março Última auditoria

Última auditoria

Abril Última auditoria

Última auditoria

Maio Última auditoria

Última auditoria

Junho Última auditoria

Última auditoria

Julho Última auditoria

Última auditoria

Agosto Última auditoria

Última auditoria

Setembro Última auditoria

Última auditoria

Outubro Última auditoria

Última auditoria

Novembro Última auditoria

Última auditoria

Dezembro Última auditoria

1º 2º Q Q FEV

1º 2º Q Q MAR

1º 2º Q Q ABR

1º 2º Q Q MAI

1º 2º Q Q JUN

1º 2º Q Q JUL

1º 2º Q Q AGO

Assinatura do responsável pela auditaria

1º 2º Q Q SET

1º 2º Q Q OUT

1º 2º Q Q NOV

Última auditoria

1º 2º Q Q DEZ

A cada auditoria, o responsável colocará a data no mês correspondente


Anexo


Ìndice de Fluxos 5S´s 68 69 70 71 72 73

Ficha de controle da Área de transição Norma de limpeza e inspeção (5S´s)Modelo de LUP Modelo de LUP Modelo de Fluxo Modelo da folha de auditoria Rendimento das auditorias


Data Livro Livro Livro Livro Livro Livro Livro Livro Livro Livro Livro Livro Livro Livro Livro Livro Livro Livro Livro Livro Livro

Revista Revista Revista Revista Revista Revista Revista Revista Revista Revista Revista Revista Revista Revista Revista Revista Revista Revista Revista Revista Revista

Ficha de controle da Área de transição

Anexos 68


Norma de limpeza e inspeção (5S´s)

Ítens 1 _______________

Nome do ambiente:

2

__________________

3

__________________

4

__________________

5

__________________

6

__________________

7

__________________

8

__________________

9

__________________

10 __________________ 11 __________________

Formas de Verificação

12 __________________

1

Visual Olfato Tato

6

2

Visual Olfato Tato

7

3

Visual Olfato Tato Visual Olfato Tato

4 5

Visual Olfato Tato

8 9 10

Visual Olfato Tato Visual Olfato Tato Visual Olfato Tato Visual Olfato Tato Visual Olfato Tato

11 12

Visual Olfato Tato Visual Olfato Tato ________________________ Responsável pela norma


Qualificar

LUP

Autor:

Título:

Treinador

Aluno:

Data:

Aprovações: Data: _______________

Data: _______________

Data:

Ass: _________________

Ass: _________________

Código:


Simbolos:

P1 Círculo para indicar uma medida de processo (P) ou medida de saída (Q)

Inicio ou Fim do processo

CRIADOR:

Outros Documentos

Controle do Processo

Metas

Quando?

Limite controle Frequência

Quem faz?

Responsável

O que fazer - detalhes?

Observações

Carta de Manutenção do Processo / Sistema Indicadores

REVISÃO:

CÓDIGO DO FLUXO: CÓDIGO:

FORMATO DE PROCESSO DE TRABALHO

Diagrama de Fluxo

Flecha para indicar Retângulo para Triângulo para indicar o fluxo da indicar a atividade. decisão atividade.

DATA DE CRIAÇÃO:

ATIVIDADE DESCRITA:

FUNÇÃO ATENDIDA:

Plano Contingência

Info. Adicionais

E se não puder fazer?


Banco de dados de clientes atualizados

10

15

14

13

12

As pastas no computador são bem separadas e identificadas A localização de algum arquivo virtual é realizada de modo fácil e rápido.

Os quadros de aviso são super-utilizados

Documentação dos clientes de serviços acabados e em andamento atualizadas Varrer o local de trabalho, mesmo sem esperar o serviço de limpeza terceirizado

Mesas e outras áreas de trabalho são limpas

9

11

O piso é frequentemente limpo

As etiquetas nos armários possibilitam uma boa sinalização Documentos e pastas apresentam etiquetas de identificação Documentos e pastas presentam são acessados com facilidade Ausência de livros etiquetados sem cadastro no índice geral da biblioteca Ausência de materiais na área de transição sem sem cadastro na folha pertinente Existe local de armazenagem para cada ítem da empresa

Ausência de materiais fora do lugar nos armários

Realizador:

8

7

6

5

4

3

2

1

Quinzena/Mês:

Data:

0

Folha de auditoria 5S´s

1

2

3

Pontuação:

4

/60


Ano: 2009 Meta: 60 pontos

Pontuação

Rendimento das auditorias 64 63 62 61 60 59 58 57 56 55 54 53 52 51 50 49 48 47 46 45 44 43 42 41 40 39 38 37 36 35 34 33 32 31 30 29 28 27 26 25 24 23 22 21 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10

1º 2º Quinzena Q Q JAN Mês

Responsável pelas auditorias

Janeiro Última auditoria

Última auditoria

Fevereiro Última auditoria

Última auditoria

Março Última auditoria

Última auditoria

Abril Última auditoria

Última auditoria

Maio Última auditoria

Última auditoria

Junho Última auditoria

Última auditoria

Julho Última auditoria

Última auditoria

Agosto Última auditoria

Última auditoria

Setembro Última auditoria

Última auditoria

Outubro Última auditoria

Última auditoria

Novembro Última auditoria

Última auditoria

Dezembro Última auditoria

1º 2º Q Q FEV

1º 2º Q Q MAR

1º 2º Q Q ABR

1º 2º Q Q MAI

1º 2º Q Q JUN

1º 2º Q Q JUL

1º 2º Q Q AGO

1º 2º Q Q SET

1º 2º Q Q OUT

1º 2º Q Q NOV

1º 2º Q Q DEZ

Última auditoria


Ficha técnica Empresa Participante IMPULSO DESIGN [Trav. Enéias Pinheiro nº2626 - Módulo 3 RITU - Incubadora da UEPA Tel. 3276 2008]

Bolsista Alan Stephan da Mota Figueira Orientador José Augusto Paixão Moraes


8ºedição Programa Bitec  

Manual programa bitec 2008

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