Page 1

BASE DE DATOS DE CONTACTOS Y PARA PRESENTACIÓN DE LISTADOS Esta base de datos de Access permite tratar todos los datos de contactos en todos los supuestos de necesidades de tratamiento del contacto, ya sea para su uso interno, como para la inclusión en listados e informaciones para terceros. La pantalla de DATOS BÁSICOS permite ver todos los datos referidos a cada contacto, utilizarlos para incluirlos en todo tipo de documentos (etiquetas Word, Excel, faxes y correo electrónico), realizar varios tipos de búsquedas en la base, enviar Mails y escribir la dirección en un sobre. También contiene vínculos a otras pantallas de la base

Etiqueta código cero, se puede copiar y pegar

Informaciones adicionales Esta pantalla es sólo de información con los campos bloqueados, por lo que no hay peligro de modificar los datos de la misma

Etiqueta para fax Imprimir sobre

Herramientas de búsqueda y vínculos a pantallas

Jesús Mª. Pérez jesuxp@gmail.com


Como no caben todos los datos en la se puede visitar otra pantalla con adicionales. En este caso de informaciones sobre servicios, titular, piscina, aparcamiento, y un largo etc.

pantalla de básicos, los muchos datos alojamientos son congresos, internet,

Jesús Mª. Pérez jesuxp@gmail.com


La búsqueda de contactos se hace por medio de la barra inferior

Se escribe un apellido o razón social en su campo o se abre el desplegable con todos los contactos. Luego se selecciona el contacto deseado También se puede realizar una búsqueda avanzada

Jesús Mª. Pérez jesuxp@gmail.com


Para añadir, eliminar o modificar los contactos en la base se usa la pantalla de edición con cuatro pestañas

Pestañas de datos generales Pestañas grupos

Pestaña modificaciones

Jesús Mª. Pérez jesuxp@gmail.com


Una utilidad muy práctica consiste en la posibilidad de incluir los contactos que se quiera en listines telefónicos

La aplicación contempla la posibilidad de añadir a listines telefónicos tanto por el nombre o apellido / razón social que aparece en sus respectivos campos, como por una denominación particular o ‘alias’

Que se pueden imprimir por letras o consultarse en pantalla

Jesús Mª. Pérez jesuxp@gmail.com


La pestaña de ‘Agrupamientos’ es fundamental para organizar los datos de todos los contactos. Según los grupos y categorías se podrá mostrar el contacto en uno u otro listado, población, etc.

Incluir en localidades turísticas o en grupos generales

Incluir o no en listados impresos Editar datos adicionales Incluir en grupos personalizados o ’familias’

Crear listados a la carta

(ver más adelante)

(ver más adelante)

Jesús Mª. Pérez jesuxp@gmail.com


Esta es la pantalla para la introducción de datos adicionales de establecimientos de restauración (bares, restaurantes, cafeterías)

Jesús Mª. Pérez jesuxp@gmail.com


En otras pantallas algunos datos pueden escribirse en varios idiomas para poder reflejarse luego en los listados de establecimientos (aquí añadimos datos adicionales de museos y centros de visitantes para 6 idiomas)

Jesús Mª. Pérez jesuxp@gmail.com


En la pestaña de ‘Modificaciones’ en publicaciones puede llevarse el control de los cambios que se deben realizar en portales web o en el material publicitario impreso, cuando en la base se añade, modifica o elimina un dato de algún contacto que esté incluido en dicho material promocional

Las modificaciones se ordenan de forma automática en un listado aparte. También hay una pantalla que recoge revisiones y sugerencias de las publicaciones

Jesús Mª. Pérez jesuxp@gmail.com


LISTADOS PARA IMPRIMIR EN OFICINA Todos los datos de la base pueden agruparse de múltiples maneras. En el caso de listados de interés para información turística, existen modelos preestablecidos para imprimir en oficina y fotocopiar. Estos listados se actualizan automáticamente cuando se modifican en las pantallas que hemos visto antes

También existe una pantalla similar para tener los mismos datos en forma de consultas editables

Jesús Mª. Pérez jesuxp@gmail.com


Así se generan listados homogéneos para todo tìpo de necesidades (alojamientos, restaurantes, agencias de viaje, rentacar, guías de turismo, museos, acampadas y un largo etc.).También se crean listas en otros idiomas, cuando hay datos para ello .

Jesús Mª. Pérez jesuxp@gmail.com


Otra característica de esta base de contactos es la posibilidad de generar listados, etiquetas y presentaciones por parte del usuario según sus necesidades concretas

Así es posible trabajar sobre un grupo concreto de contactos (cafeterías, apartamentos, etc.)

Jesús Mª. Pérez jesuxp@gmail.com


En muchas ocasiones se deben generar listados, etiquetas y presentaciones con contactos de grupos diferentes. Para ellos existe la pantalla de listados ‘a la carta’ Se seleccionan los contactos por medio de las casillas y se elige el formato de etiquetas o presentación

Jesús Mª. Pérez jesuxp@gmail.com


Cuando los listados personalizados han de mantenerse en el tiempo por ser agrupaciones que se utilizan periódicamente o por tener que llevar un seguimiento sobre los msmos, se crean por medio de ‘Familias’. Esta herramienta tiene innumerables aplicaciones en las labores cotidianas de oficina y de información.

También en este caso pueden crearse etiquetas, consultas presentaciones, e incluso listines telefónicos

Jesús Mª. Pérez jesuxp@gmail.com


AYUDAS EN LA BASE Para la utilización de esta base de contactos se han creado herramientas de ayuda de muy diversos tipos:

Informaciones directas en pantalla

Vínculo a consejos para lograr un formato homogéneo en los datos

Ayuda flotante al situar el puntero sobre un campo

Multitud de vínculos a ayudas para todo tipo de acciones de la base Jesús Mª. Pérez jesuxp@gmail.com


Se puede acceder a todos los documentos de ayuda desde una pantalla. Estos documentos aclaran dudas o explican actuaciones interesantes paso a paso

Jesús Mª. Pérez jesuxp@gmail.com


Para finalizar, esta base de contactos y listados tiene decenas de pantallas más, que contienen todo tipo de objetos e informaciones útiles para muchas tareas relacionadas con los contactos, tanto a nivel interno de oficina, como para entregar y presentar a interesados

Esta aplicación • es de uso fácil • es escalable, permite aumentar sus cualidades según las necesidades tanto técnicas como formales • puede adaptarse a todas las necesidades • puede compartirse entre varios terminales, tanto por red como por copias sincronizables • es personalizable, se pueden realizar pantallas de datos y listines telefónicos diferentes para cada usuario, puede modificarse la estética, etc. • es robusta, probada en varias versiones de Access (desde O-2000 hasta O-7), no contiene macros

Gracias por su atención

Jesús Mª. Pérez jesuxp@gmail.com

Base de contactos y listados  

Gestión integral de datos tanto para uso interno de oficina como para generar listados para información turística en base de datos de Access

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you