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PROTOCOLO DE PLATAFORMA UNICA DE MONITOREO Y ANALISIS (P.U.M.A) Los Protocolos de la PLATAFORMA UNICA DE MONITOREO Y ANALISIS, tienen como objetivo que los usuarios (colaboradores) encuentren en este documento, información que les permita actuar con conocimiento (de forma adecuada) en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades; así como coordinar con otras áreas y entidades ( inmersas) ( P NP, M in is t er io P úb lic o , Sa lud , etc .) , e n el tema de seguridad; para la recopilación, almacenamiento, elaboración y análisis de todo tipo de información relacionada a seguridad ciudadana y que se presenten en el distrito, encontrando en este Manual de Protocolo de Procesos, un instrumento (eficaz para asumir su rol en la Plataforma, actuando eficaz y) eficiente a favor de la seguridad del distrito.

 Módulo de Base de Datos Multimedia: FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE ACTIVIDADES


PROTOCOLO DE CONTROL, RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE PARTES DE OCURRENCIA

Esta actividad está relacionada directamente con la recepción, revisión y control de los partes de ocurrencia redactados por el personal del Serenazgo, Plataforma Bilingüe, y el personal de paramédicos, que son direccionados a la Plataforma Única de Monitoreo y Análisis (PU.M.A), MÓDULO DE BASE DE DATOS MULTIMEDIA, donde se encargaran de todo el proceso para mantener un adecuado orden y control de la información.

Funciones:  El operador de la P.U.M.A del turno día (07:00 a 15:00 horas) al ingresar, tomará comunicación con las tres áreas solicitando el envío de los partes junto con el cuaderno de registro.  Cada área envía a un sereno con el cuaderno de partes y este es recepcionado por la operadora de la Plataforma de Base Multimedia.  Verificar que los partes físicos estén registrados en el cuaderno, estando debidamente descrito el número de parte, fecha, novedad, hora, dirección y unidad interviniente, asimismo deberán estar ordenados cronológicamente.  Asimismo, se digitalizará las páginas del cuaderno de registro correspondientes al día del servicio de las áreas y se guardará en la base de datos.  Si los partes físicos NO coinciden con los datos consignados en el cuaderno, se informará al portador los datos de los partes faltantes y/o diferencias que pudieran existir, posteriormente se procederá a firmar el cuaderno de registro colocando como nota los datos y/o partes faltantes, rúbrica, nombre, hora, fecha de la recepción y cantidad de partes recepcionados, a su vez se hará firmar el cuaderno de Cargo al portador de los partes en conformidad de la recepción.  Cada semana se realizará una auditoría de todo el registro de información que ingresa, a fin de obtener un mejor control de la labor.

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PROTOCOLO DE DIGITALIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE PARTES DE OCURRENCIA Esta actividad se nos presenta como un buen método de conservación y preservación, puesto que diversifica riesgos al custodiar un mismo documento en formato digital y en formato papel, reduciendo el uso y la consulta del parte de ocurrencia en físico, evitaremos su degradación y aprovecharemos los beneficios que el formato digital nos ofrece. Se trata de ver la digitalización no solo como un método de gestión más eficaz del documento, si no como un método eficaz para su misma preservación. Objetivos: - Responder las solicitudes de información rápidamente dentro de los plazos legales establecidos. - Digitalizar como plan de contingencia, para así, tener un mayor nivel de seguridad en el acceso y consulta de los mismos, aunque tampoco se pueden eliminar físicamente. - Un control de versiones para saber si un parte ha sido modificado. - Preservar la información ante un seguro deterioro del parte físico. - Recuperar los datos contenidos en los partes, en caso de pérdida u otro riesgo que se pueda presentar. PROCESO DE DIGITALIZACIÓN: La digitalización y clasificación de los partes de ocurrencia va directamente relacionado con el uso de los equipos scanner, en la cual los efectivos que conforman el Módulo de Base Multimedia digitalizan todos los partes, clasificándolos por área de procedencia y fecha de evento, para posteriormente efectuar el almacenamiento virtual interno de dicha información. 1.- Clasificar por área, día y evento de mayor importancia (Incidencias Delictivas, Accidentes). 2- Revisar que los partes en sí, no cuenten con grapas u otros objetos que dañen el Scanner. 3.- Separar los partes que tengan anverso y adverso, para luego proceder con la digitalización. 4.- Verificar que los partes digitales que fueron sometidos al scanner tenga la misma cantidad que los físicos. 5.- Guardar en la base de datos de acuerdo al día y área de los mismos, alimentando de información la Biblioteca Virtual (Backup).

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PROTOCOLO DE SISTEMATIZACIÓN DE PARTES DE OCURRENCIA La sistematización se entenderá en esta guía como la organización y ordenamiento de la información, apunta a describir y a entender de una forma más detallada que sucedió durante la incidencia reportada, quienes acudieron o cualquier dato adicional que pueda servir para complementar la información que se tiene registrada en el sistema.

Objetivo: El objetivo está destinado a que otras personas y equipos, en otros lugares y momentos, puedan apoyarse con la información, sin la necesidad de recurrir a la Plataforma Única de Monitoreo y Análisis, esto a través de la información que se insertara en el sistema de Mapa Integrado. Involucrando así a los solicitantes en el proceso de recopilación y análisis de la información, facilitándoles nuevas herramientas de búsqueda, logrando asi, generar nuevos conocimientos e iniciativas de estrategias a partir de las experiencias documentadas, datos e informaciones. PLATAFORMA ÚNICA DE MONITOREO Y ANÁLISIS


PROCESO DE SISTEMATIZACIÓN: La sistematización de información, radica en corroborar que cada reporte registrado en el mapa integrado tenga un parte de ocurrencia debidamente digitalizado. Posteriormente, dicho parte será adjuntado a su respectivo reporte ubicado en el sistema, del cual también puede ser consultado por cualquier efectivo autorizado. El fin, es comunicar a los responsables de cada área aquellos casos que no cuenten con parte.

1.- Para empezar, seleccionar un día y separar los eventos más importantes (accidentes, incidencias delictivas, entrevistas a vecinos, etc.) 2.- Ingresar al Mapa Integrado - datos multimedia - bandeja de incidencias y completar los diferentes rangos con los datos claves que brinden los partes para su pronta ubicación. 3.- Según los datos ingresados el sistema arrojará los resultados donde se podrá visualizar que reporte pertenece al parte que se está buscando.  De igual forma, si se desea realizar la búsqueda a través de un documento de Excel, solo se tiene que exportar llenando el rango que dice “periodo”.  Una vez obtenido el archivo de Excel con los resultados, utilizar los diferentes filtros para hacer la búsqueda.  En ambos casos, se tiene que copiar en un archivo o cuaderno externo el número de parte que se está adjuntando y el ID del reporte para obtener un registro. 4.- Una vez ubicado el reporte se procederá a adjuntar el parte digitalizado. 5.- Asimismo, los partes que carezcan del caso respectivo en el sistema de Mapa Integrado serán informados al responsable de la central de video vigilancia, así como serán integrados al sistema, por parte del personal de la plataforma de Procesamiento de la Información creándose el caso que corresponda. 6.- Una vez culminada la semana, el encargado de la Plataforma de Base Multimedia, se encargará de revisar el cuaderno de registro de aquellos partes que han sido adjuntados en el sistema Mapa integrado. Esta tarea consiste en supervisar que el trabajo de los que conforman el equipo este correctamente elaborada. Para ello, solo se necesita ingresar al mapa integrado, bandeja de incidencias y colocar el Nro. Id que esta anotado en el cuaderno, luego hacer clic en consultar y automáticamente saldrá el resultado, alojándose en la columna que esta al costado del Nro. id se podrá ingresar para ver el reporte y constatar que el parte adjunto PLATAFORMA ÚNICA DE MONITOREO Y ANÁLISIS


pertenezca al caso. De esta forma se estará haciendo un control de calidad del trabajo que se realiza diariamente tratando de evitar cual error. 7.- Por otro lado, con esta acción se podrá identificar aquel sereno que redacta los partes de ocurrencias con ciertas falencias que vienen generando diversos inconvenientes en las tareas diarias. Por lo cual, se ha establecido elaborar un registro de aquel personal que viene cometiendo los mismos errores consecutivamente. Para luego, dar a conocer a sus superiores y puedan ser orientados por los mismos. Cabe mencionar, que los días martes y jueves en el turno día, se requiere ir al almacén donde se encuentran los partes (Estadio Bonilla), para realizar un inventario de lo que actualmente se encuentra digitalizado y lo que aún falta, de esta forma se podrá hacer una mejor clasificación y orden en los archivadores. Asimismo, aquellos partes que aun falten se tendrán que digitalizar y guardarlos en Biblioteca Virtual (Backup), siguiendo el mismo procedimiento del protocolo de DIGITALIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE PARTES DE OCURRENCIA. Posteriormente al proceso de Digitalización colocar los partes según día, mes y año, al archivador que corresponda según orden y seguir el procedimiento del protocolo SISTEMATIZACIÓN DE PARTES DE OCURRENCIA.

MAPA DIGITAL INTEGRADO

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BANDEJA DE INCIDENCIAS

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PROTOCOLO DE BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN SOLICITADO POR CARTAS EXTERNAS

La búsqueda de partes o información de un caso, se realiza cuando el área Administrativa de la Central Alerta Miraflores remite vía e-mail una Carta Externa solicitando la copia de un parte, consignado en dicho documento datos que faciliten la búsqueda como: tipo de la Ocurrencia, Dirección, Fecha y Hora del evento, datos del Solicitante, entre otros. La búsqueda de la información solicitada se hará de la siguiente manera: 1.- Primero se hará la búsqueda en el Sistema Mapa Integrado, exportando toda la información en una hoja de cálculo, utilizando así, los diferentes filtros para realizar una búsqueda más minuciosa. 2.- Al verificar que existe registro de la información solicitada, se procederá hacer la búsqueda en los partes de ocurrencia que se encuentran debidamente digitalizados. 3.- En caso de no encontrar ningún tipo de registro se informará de forma inmediata al Área correspondiente, para, que el personal que intervino realice el parte respectivo. 4.- Asimismo, bajo la autorización del supervisor de la Plataforma P.U.M.A, se realizará las indagaciones con la Prevención del área correspondiente, referente a la información requerida. 5.- Una vez agotado todos los medios de búsqueda, se informará al área administrativa de la Central Alerta Miraflores mediante un correo electrónico, los resultados obtenidos. 6.- Cabe señalar, que es indispensable tener un archivo digitalizado referente al ingreso de las cartas externas y respuestas de las mismas, con el fin de llevar un control de la información que ha sido solicitada. CONCLUSIONES En caso que algún miembro de la Jefatura de la CAM, Sub Gerencia o Gerencia de Seguridad Ciudadana soliciten el Parte Físico para examinar la información del mismo, por seguridad se procederá a escanear dicho parte y luego se hará firmar el cuaderno de cargo en conformidad de su recepción. Es importante mencionar que bajo ningún motivo se deberá brindar información o la entrega del parte a un tercero, sin la autorización del supervisor o jefe de la central. El acceso a la información de los partes es de carácter Confidencial.

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MÉTODOS Y MECANISMOS DE PROTECCIÓN

Documentos Vitales Ante posibles riesgos como: Incendio, corte de energía eléctrica, robo, virus informáticos, entre otros. A los cuales pueden estar expuestos nuestros archivos y la información contenida en los diversos medios de almacenamiento se realizará diversos procesos de protección.

Objetivos: -Reducir la probabilidad de las pérdidas a un mínimo de nivel aceptable, para la adecuada recuperación de información. -Asegurar que existan controles adecuados para reducir el riesgo por fallas o mal funcionamiento, tanto del equipo como del software, de los datos, y de los medios.

Procesos de Protección de los documentos

Responsable

Periodicidad

Donde se llevara a cabo

Almacén (partes físicos)

Encargado de grupo

Una o dos veces a la semana

Estadio Bonilla

Disco D

Operadora (

)

Quincenal

Central

Disco Z

Operadora (

)

Diariamente

Central

Copia de seguridad CDRom / USB

Operadora (

)

Mensual

Central

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Factores que dificultan la labor □ No se respeta los horarios establecidos para la recepción de los partes de ocurrencia en la plataforma (07:00 a 10:00 horas). □ La descripción en el correlativo del cuaderno se hace de forma distinta por cada área, a pesar de haber recibido capacitación. □ En reiteradas oportunidades como son mayormente los fines de semana, el correlativo de partes recepcionados no concuerda con el cuaderno dificultando la labor del revisor. □ En diferentes ocasiones se ha podido detectar que existe personal de serenazgo que no sabe redactar un parte de ocurrencia de la manera correcta, por ende, sería factible que sean capacitados nuevamente aquellos que han sido identificados concurridamente, logrando así, reducir tiempos al tratar de descifrar un parte poco legible. □ No hay un formato que utilicen las tres áreas para la trascripción de los partes en los cuadernos. □

Existen eventos importantes donde participan diferentes unidades (táctico, motorizado, móvil). Sin embargo, en muchas oportunidades cuando solicitan información se ha podido detectar que a la plataforma solo llega un parte de ocurrencia de una de las unidades intervinientes, obteniendo así, escasa información para responder ante una solicitud.

 Modulo Procesamiento de la Información: la Plataforma de PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN tiene como funciones: ●Recopilar y sintetizar la información de los hechos acontecidos en el Distrito de Miraflores de manera minuciosa y detallada, los cuales son reportados de manera diaria por los operadores de la Plataforma de Atención al Vecino y la Plataforma de Redes Sociales, obteniendo así una base de datos con las ocurrencias presentadas en el Distrito según el tipo de incidencia alertada por el vecino, lo cual permite la contabilidad de la problemática más común y de los hechos más recurrentes. ●Elaborar la Base de Datos de Incidencias Delictivas del Distrito, Accidentes, Bilingüe, utilizando el Sistema de Mapa Integrado, exportando la información tabulada en Formato Excel. ●Monitoreo constante de los casos del Sistema Mapa Integrado, esta acción ayudara a detectar cualquier error para ser corregida automáticamente, pero de igual manera ser reportado al jefe de operaciones y al coordinador de la CAM.●Recepción y seguimiento de las denuncias registradas en la Comisaría de Miraflores y San Antonio, previamente haberlas analizado, redactado y clasificado de acuerdo a la tipificación de incidencias, PLATAFORMA ÚNICA DE MONITOREO Y ANÁLISIS


para seguidamente reportarlas como casos en el Sistema, esto como parte de las Estadísticas Integradas, con el fin de obtener un porcentaje de cuantos de nuestros casos atendidos han sido reportados como denuncia, lo cual nos sirve para verificar la eficacia de nuestra atención respecto a ser los primeros a quien acudió el recurrente o si nuestra colaboración fue punto clave para dicha intervención prestando la ayuda necesaria.

 Análisis de la Información: La Plataforma de ANALISIS DE LA INFORMACION tiene como Funciones: ●Realizar un análisis de la problemática presentada, para poder así, dar a conocer a través de unas estadísticas los índices de incidencias delictivas, los horarios más frecuentes, las zonas más afectadas (mapa de zonas de riesgo, mapa del delito y mapas geo referenciales) y las modalidades más usadas por los delincuentes. ●Elaboración semanal, mensual, trimestral, semestral y anual de cuadros estadísticos, infografías, informes técnicos, y toda herramienta que nos permita describir de forma adecuada la dinámica delincuencial, que se presentan de manera trimestral. ● Esta información se presenta y entrega al Gerente de Seguridad Ciudadana, quien, en conjunto con el Pleno reunido en el CODISEC, da a conocer dicha información al Alcalde de Miraflores y a todos los presentes, con el único propósito de buscar nuevas soluciones estratégicas para combatir y disminuir los hechos delictivos. ●Desarrollar el Rol de Servicio Ejecutivo diariamente, donde consta información de las novedades más relevantes que han ocurrido durante el día, verificando así, que todas las unidades como tácticos, caninos y motorizados cuenten con sus radios respectivas de acuerdo a su ubicación designada. Una vez culminada esa labor, tiene que ser enviado vía e-mail a los jefes autorizados para recibir dicha información. ●Efectuar el Mapeo Geo Referencial de incidencias delictivas y accidentes, utilizando el Sistema GVSIG, ArcGis, que consiste en localizar en el mapa del distrito por áreas, las zonas, sub zonas y los puntos donde hay mayor riesgo de estos sucesos, lo cual sirve como base a nuestras autoridades para intensificar la seguridad en esas zonas y tomar las medidas necesarias para reducir las incidencias. ●Elaboración del informe de Productividad de los Operadores de Video Vigilancia y Atención al Ciudadano, para ello, es necesario utilizar el Sistema DAHASY y el Mapa Integrado donde se obtiene la producción de cada operador. Asimismo, con esta actividad se busca identificar al operador con mejor desempeño, además de detectar algún error para ser corregido de inmediato y/o sugerir que se efectúe la capacitación correspondiente al personal. ● Realización de los informes estadísticos de las fiscalías.

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Protocolo final 11 03  

seguridad

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