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FIESTA ALREDEDR DEL MUNDO 2012 Caravana de Asistencia Social Damas diplomáticas y panameñas


UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PANAMÁ FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGÍA LICENCIATURA EN COMUNICACIÓN EJECUTIVA BILINGÜE PROTOCOLO Y ETIQUETA CASO #2 FIESTA ALREDEDOR DEL MUNDO 2012

Integrantes: De Frías, Jennifer Chong, Yiselis Macre, Dayana Quintero, Diana Velasco, Lissette

Grupo: 1EB-112

Profesora: Kathya Baruco de Anaya

Panamá, 22 de octubre de 2012


ÍNDICE INTRODUCCIÓN

FIESTA ALREDEDOR DEL MUNDO .................................................................... 5 ORGANIZADOR...................................................................................................................................... 5 PROPÓSITO ........................................................................................................................................... 5 AUTORIDADES DE LA CARAVANA DE ASISTENCIA.................................................................... 5 PROTOCOLO EN LA INAGURACIÓN ................................................................................................ 6

ANÁLISIS DEL EVENTO ........................................................................................ 7 LOCACION Y HORARIO ...................................................................................................................... 7 ENTRADA ................................................................................................................................................ 7 ESCENARIO O TARIMA PRINCIPAL ................................................................................................. 8 PROGRAMA DE ACTIVIDADES .......................................................................................................... 9 DECORACIÓN ...................................................................................................................................... 10 PUBLICIDAD DEL EVENTO ............................................................................................................... 11 ORGANIZACIÓN DE EMBAJADAS CON SUS STANDS .............................................................. 11 ORGANIZACIÓN DE LOS PARTICIPANTES DEL PROGRAMA ................................................. 12 SEGURIDAD ......................................................................................................................................... 12 LIMPIEZA ............................................................................................................................................... 12 PAÍSES PARTICIPANTES .................................................................................................................. 13 CRÍTICA GRUPAL DEL EVENTO .................................................................................................... 14

CONCLUSION INFOGRAFÍA


INTRODUCCIÓN

A continuación presentamos un informe sobre la investigación de campo, realizada en el evento Fiesta Alrededor del Mundo 2012. Que tuvo como lugar el las Islas del Centro de Convenciones ATLAPA, con el objetivo de recaudar fondos para la sala I del Hospital de Niño y la cual se ha organizado durante 45 años. Mediante la asistencia a este acto esperamos desarrollar, observar y conocer cómo es el mundo de la logística y organización desarrollada en una actividad, para poder aplicarlas en nuestras vidas. Entre los puntos que desarrollamos están la entrada, la inauguración, la organización de stands, protocolo y todo lo relativo de fondo en esta festividad. Ilustramos con fotografías vistosas lo observado para una mayor comprensión del tema de organización de eventos, en este caso masivo. Realizamos nuestras críticas y análisis del mismo, para lograr el objetivo deseado al asistir a esta actividad, comprender y vivir el éxito o fracaso de un evento.


FIESTA ALREDEDOR DEL MUNDO “Fiesta Alrededor del Mundo” es un evento que tiene lugar cada año, en el que participan de 37 a 40 estados, encabezados por sus embajadas en Panamá, presentando al público comidas típicas, artesanías, música, bailes y muchas atracciones. Se comparte la cultura y el sabor de todos los países que participan. Esta es la cuadragésima quinta versión que se realiza y en esta ocasión participaron 38 países. ORGANIZADOR La Caravana de Asistencia Social, Damas Diplomáticas y Panameñas, es una organización panameña, sin fines de lucro integrada por damas representantes del honorable Cuerpo Diplomático y Consular acreditado en nuestro país, así como también por damas panameñas y extranjeras residentes en Panamá, y que juntas organizan cada año La Fiesta Alrededor del Mundo con el objetivo de recaudar fondos para apoyar económicamente a organizaciones dedicadas a ayudar a los grupos más vulnerables de nuestro país. PROPÓSITO Este año los fondos recaudados durante la actividad, que se desarrolla con la participación delegaciones diplomáticas de alrededor de 40 países, serán dirigidos hacia la reconstrucción de la sala de Medicina Uno del Hospital Niño en la cual se encuentran recluidos menores de dos años con distintos diagnósticos, y anualmente atiende a unos 600 pacientes. AUTORIDADES DE LA CARAVANA DE ASISTENCIA Marilyn Melo de Simons - Presidenta Clara de Mendieta- Segunda Vicepresidenta Aniela Donner- Encargada de Publicidad


PROTOCOLO EN LA INAGURACIÓN La primera dama de la República, Marta Linares de Martinelli, inauguró, la cuadragésima quinta versión de “Fiesta Alrededor del Mundo”, presentada por Caravana de Asistencia Social a través de la Asociación de Damas Diplomáticas y Panameñas. Esta asociación cuenta con un comité organizador que trabaja directamente con las comunidades internacionales apoyados por sus respectivas embajadas. En la inauguración es muy importante recibir a la primera dama y a los invitados especiales. Este año entre los invitados estaban la primera dama Marta Linares de Martinelli, el Nuncio Apostólico Andrés Carrascosa Coso, las presidentas de la Asociación Diplomática, embajadores y esposas de los embajadores en Panamá. Es importante la forma de sentarlos, de presentarse y la manera en que te dirigirás a ellos y decir su nombre correcto. La inauguración se realizó en el recinto, el corte de cinta se hizo al frente de la tarima principal. No hubo público porque fue a puertas cerradas. Después de eso se acompaña con una comitiva, siempre acompañada con la presidenta del evento. Debes tener todo organizado de la A-Z programado, detallado con lujo de detalle. A las 12:00.p.m. empieza algo y a las 1:00 p.m. la otra. PRECEDENCIA Siempre la forma en que se sientan es muy importante; la primera dama por tema de protocolo y tema de seguridad se va a sentar en el medio. Va a estar al lado derecho el Nuncio y al otro el representante de la organización. La comitiva que viene con ella se va a sentar atrás. La primera fila estaba reservada para las autoridades. Después del acto protocolar, la Primera Dama, acompañada por la Presidenta de Caravana de Asistencia Social, efectuó un recorrido por los pabellones de exhibición donde, alrededor de 40 países, mostraron lo más representativo de sus comidas típicas, bebidas y artesanías.


ANÁLISIS DEL EVENTO LOCACION Y HORARIO Fiesta alrededor del mundo se realizó en las Islas del Centro de Convenciones ATLAPA. El día 20 de septiembre en un horario de 12: 00p.m. a 9:00 p.m. ENTRADA Al llegar, la entrada del evento disponía de guía y seguridad. Excelente visibilidad del acceso a la boletería. Los boletos tenían un precio de 3 dólares. Al pasar la taquilla de boletos se atravesaba un detector de metales, luego se desprendía del boleto un cupón, por ser un evento de carácter benéfico, el cual se depositaba en una urna para una tómbola, el festival tuvo como premio principal de entrada, un Crucero por el Caribe para 2 personas, cortesía de Royal Caribbean International, que parte desde Colón. Las mesas y bolígrafos para llenar el formulario también se encontraban en la entrada para mayor comodidad. En la entrada también se pudo observar la disposición de mesas con sillas, para mayor comodidad de las personas por ser un evento gastronómico.


ESCENARIO O TARIMA PRINCIPAL

El escenario principal lo conformaban una tarima con flores naturales y salidas a los dos extremos, al fondo con el banner del evento. También dos hileras de sillas para los espectadores que deseaban sentarse y disfrutar de las presentaciones artísticas, musicales y culturales que el evento ofrecía. El logo de la Caravana de Asistencia Social, se dibujaba al frente. También incluyó apoyo tecnológico mediante pantallas LCD.


PROGRAMA DE ACTIVIDADES A las 12:00 pm se realizó la Inauguración Se realizaron 3 tandas: de 12:00pm a 3:30pm, de 3:45pm a 6:00pm y la última como de 6:15pm a 9:00pm que fue la clausura. El evento contó con presentaciones culturales de las diferentes representaciones culturales de los países invitados, como Sergio Lorenzo (pop balada Argentina), La Tribu de Panamá (pop Rock Musical), Almirante (reggae romántico Panamá), EZRA (pop balada) y Spammers (Jazz, Panamá) y Gretel Garibaldi quién represento a Panamá en Viña del Mar 2012. A la tarima se sumó la Reina de Calle Debajo de las Tablas 2012 Olga Elizabeth Trejos Barahona.

Pasarela

Para añadir glamour a la noche, numerosos diseñadores de moda se unieron en una pasarela entre las 4:40 p.m. Y las 6:00 p.m. amenizada por la voz de Ezequiel Rangel, donde hicieron gala de sus mejores piezas. Se presentaron John Bejarano de Colombia, Nixia Varela de Panamá, Greta Bayo de Panamá, Ariadna Rodríguez de Panamá y Jean Macken de Haití. Cada diseñador mostró de 10 a 15 piezas. La pasarela estuvo acompañada por una subasta de artículos de moda como un Chandelier donado por Winter Rosen de Canadá, una fotografía de la última colección de Luciano Salazar, y piezas de Paola Cantagalli, Greta Bayo, Ariadna Rodríguez, Nixia Varela, Geniesse Pierre, Jean Macken.


DECORACIÓN La decoración del lugar estaba basada en banners que decoraban el techo con los nombres de los países participantes. La tarima principal estaba decorada con flores naturales, banners y pantallas donde se transmitía un video con la publicidad del evento. Cada stand estaba decorado de forma personalizada, según los gustos y estándares de los países. Por ejemplo Italia decidió utilizar los colores rojo y verde. Francia, una Torre Eiffel con Panes.


PUBLICIDAD DEL EVENTO

El evento contó con diferentes tipos de publicidad. Además se podía observar un video en la tarima principal con los anuncios de los diferentes patrocinadores.

Esta fue el banner que se encontraba en muchos de los stands.

ORGANIZACIÓN DE EMBAJADAS CON SUS STANDS

¿Qué tiempo tomó para prepararse? La preparación toma de 2 a 3 meses. Primero la embajada comienza a enviar cartas a las personas que van a participar con donaciones, se organiza para ver quien ayuda con cada cosa y después se llaman por teléfono para coordinarse. Se toman en cuenta los precios, los colores y a crear el menú que se quiere hacer. Stand de la embajada de Italia.


ORGANIZACIÓN DE LOS PARTICIPANTES DEL PROGRAMA Con anticipación de uno o dos meses las embajadas pertinentes envian cartas; por ejemplo a escuelas o programas que representen su cultura y tradición. Estos practican anticipadamente su presentación y aportan su cultura al evento.

Estudiantes del Colegio Italiano Enrique Fermi quienes presentaron su baile renacentista.

SEGURIDAD El evento contaba con unidades de la Policía Nacional en las entradas y dentro del recinto, regulando el orden de la actividad. No se observó ningun tipo de problemas, pero fue muy importante, hizo que el evento se desarrollara con normalidad.

LIMPIEZA La limpieza del lugar fue constante, se manejó gran cantidad comidas y bebidas y hubo una buena manipulación de estos. Por esta razón se pudo observar los encargados atentamente recogiendo la basura del lugar. Y esto ayudó mucho en la buena apariencia del recinto, porque todo estaba debidamente limpio y ordenado, en el desarrollo del evento. Se colocaron botes de basura en muchas partes del recinto lo que permitió que las personas no arrojaran gran cantidad de desperdicios en el suelo.


PAÍSES PARTICIPANTES Lista de los países que participaron en Fiesta Alrededor del Mundo Argentina, Austria, Bolivia, Canadá, Chile, Colombia, Corea, Costa Rica, Cuba, Dinamarca, Estados Unidos, El Salvador, España, Finlandia, Francia, Grecia, Gran Bretaña, Guatemala, Honduras, India, Irlanda, Israel, Italia, Japón, México, Noruega, Orden Malta, Panamá, Paraguay, Perú, Portugal, República Dominicana, Suiza, Taiwán, Venezuela y Vietnam. Los stand de estos países por cuestiones de logística no estaban en ningún orden determinado, sin embargo los banners de la decoración indicaban en qué lugar se encontraba el país. Haciéndolos muy fácil de localizar.


CRÍTICA GRUPAL DEL EVENTO “Fiesta alrededor del mundo” fue un evento muy bien realizado, apoya a una muy buena causa y te la pasas de lo mejor, ya que encuentras comida riquísima de todos los países a precios estándares. Al entrar al recinto se sentía un ambiente amigable, muy familiar. Buena iluminación, buen acomodo de los stands, tarima, sillas. Puntualidad para comenzar el evento, buen recibimiento. Este evento duraba de 12:00 p.m. hasta las 9:00 p.m. aproximadamente. Nos sentamos en sillas destinadas para poder apreciar la tarima principal, donde se presentaron músicos, bailes, pasarelas de diversos países. Nos percatamos, al inicio, que el equipo de sonido no había sido probado con anterioridad, ya que presentaba un horrible ruido debido a la mala conexión de este que afectó a muchas personas que pasaron cerca. La maestra de ceremonia animaba a comprar y disfrutar de cada presentación de manera divertida y muy bien llevada, las personas sentadas en frente de la tarima disfrutaron. La atención fue magnifica, nadie tenía ningún problema en comunicarnos las maravillas de este evento. Observamos los stands. Algunos con comidas típicas del país, otros con vestuarios típicos y otros pocos con artesanías. El ambiente fue increíble, en cada uno de estos stands se podía notar la alegría con la que presentaban sus diferentes productos, haciendo alusión al título del evento, realmente fue una verdadera fiesta, llena de entusiasmo. En el cumplimiento del programa se dio casi de manera puntual en cuanto a las tandas y los recesos. Casi, porque en el momento de la pasarela hubo baches, pero de fondo siempre se oía la música y los bailes; la gente de cada stand se entusiasmaba al decirte: “eso es de mi país”. El evento estuvo lleno desde el principio y durante las 5 horas que estuvimos en él. Cabe decir que aun así el espacio estuvo bien distribuido, se podía caminar tranquilamente. Otro aspecto importante fue la limpieza y la seguridad: había policías y a cada momento se veía los encargados de la limpieza recogiendo la basura y vaciando los botes.


Podemos recomendar que se realice un poco más de publicidad, aunque estuvo repleto de personas, se puede hacer más énfasis en esta, ya que es un evento muy bonito y para toda la familia.

Buena iluminación, buen trato, buen ambiente, risas, alegría, comida, cultura, la experiencia de este evento te deja con muchas ganas de repetirlo y volver el siguiente año. Felicidades a la asociación encargada porque sin duda detrás de cada esfuerzo la organización cumplió su propósito por una buena causa. Nuestro equipo puede acotar que esta Fiesta fue un total éxito.


CONCLUSIÓN

Esta investigación fue muy enriquecedora, nos ayudó a comprender mejor la organización de un evento y a desarrollar una habilidad de cuidar los detalles. Pudimos observar de forma real muchos conceptos aprendidos en clase sobre la organización, desarrollo y cierre de una actividad. Aprendimos que conlleva muchos factores de logistica lograr el éxito de un evento, como lo es fiesta alrededor del mundo. La Caravana de Asistencia Social, Damas Diplomáticas de Panamá fundada en 1961 por iniciativa de la entonces Primera Dama de la República, Doña Cecilia Orillac de Chiari, tiene como objetivo ayudar a los sectores más necesitados del pueblo panameño y ha hecho innumerables donaciones a instituciones importantes del país. Asistiendo a esta actividad también contribuimos con una buena causa, ya que la Caravana de asistencia social logró la meta establecida. El evento fue un éxito y nos sentimos felices de haber sido parte de este logro, tomando en cuenta que este es el propósito final de toda actividad, que sea un éxito, y muy bien reconocida para los siguientes años que se realice.


INFOGRAFÍA

Algunas fuentes de información en Internet:  http://www.sientepanama.com/social/274-caravana-de-asistencia-socialremodelara-la-sala-uno-del-hospital-del-nino-con-su-fiesta-alrededor-delmundo-2012  http://www.prnoticiaspanama.com/index.php?option=com_content&view=art icle&id=7386:caravana-de-asistencia-social-remodelara-a-sala-uno-delhospital-del-nino-con-su-fiesta-alrededor-del-mundo2012&catid=18:rse&Itemid=33

Este informe fue posible gracias a la colaboración de la esposa del embajador de Italia María Cinalli y la maestra de ceremonia Dora Gonzalez.

FIESTA ALREDEDOR DEL MUNDO 2012  

Evento social a beneficio de la sala 1 del Hospital del Niño.

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