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La Teoría Administrativa y la Empresa Introducción. La empresa como unidad económica, tiene unos elementos invariables para su funcionamiento, los cuales son entre otros: las personas y la forma en que se relacionan, interactúan y trabajan; los recursos necesarios para realizar las actividades y los objetivos que debe alcanzar para sobrevivir y desarrollarse. Las empresas pueden utilizar estos elementos como el máximo líder bien convenga, sin embargo éstos elementos pueden llevar a la empresa a sobrevivir y desarrollarse o a desparecer. En éste punto es donde interviene la Administración, la cual es una ciencia que de una forma ordenada nos enseña la forma en que debemos relacionar estos elementos para “administrarlos” como se deben. En esta unidad y las próximas veremos los fundamentos esenciales para que usted como técnico en gestión humana utilice la ciencia de la administración para lograr los objetivos que requiere la organización dentro de su campo principalmente por medio del proceso administrativo que es: planear, organizar, dirigir y controlar. Consolidar una marca en el mercado, orientar el personal de ventas, realizar la estrategia de medios, presupuestar la publicidad para el próximo mes, definir el precio adecuado para el inicio del año 2012, programar las visitas de los asesores para esta semana en el suroeste, entre otros son los múltiples objetivos que debe alcanzar para el éxito profesional suyo y de la empresa donde labora o es propietario también para solucionar problemas cómo: baja en las ventas; pérdida de clientes; disminución en la percepción del clientes sobre el producto; falta de identificación de las necesidades del cliente; mal servicio, entre otros. La Administración. Etimológicamente, administrar viene del latín “administrare”, que quiere decir: SERVIR. Una aproximación a la administración la define cómo, “El conjunto de decisiones que se toman y llevan a cabo a través de las personas para aprovechar los recursos de la empresa y lograr sus objetivos”. Lo que es vital para la administración es reconocer tres elementos esenciales a saber: 

Las personas: han sido, son y serán la esencia de cualquier actividad humana y mucho más de una de las actividades más antiguas que es administrar.

 Los recursos y su racionalidad: son aquellos medios sin los cuales seria casi que imposible realizar algo (dinero, enseres, muebles entre otros).

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 Objetivos: trazan el rumbo a seguir y su consecución satisface e impulsa a quienes los realizan en continuar con otros resultados de más alto nivel.

La administración comienza a desarrollarse como ciencia a finales del siglo 19 e inicios del siglo 20 cuando un francés llamado Henry Fayol y un americano llamado Frederick Taylor comienzan a escribir sobre la administración, algo que no se había realizado antes. Antes de esta época la administración no se reconocía como una ciencia y no tenia un fundamento teórico que la sustentara. Se distinguen vestigios de lo que ahora es la ciencia de la administración en los pueblos antiguos, por ejemplo la forma centralizada de manejar el poder en los imperios, emperadores y reyes; la planeación que realizaban los militares para ganar sus batallas; el mercado que giraba en torno a grandes ríos como el Nilo entre otros.

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Realicemos un recorrido de las teorías administrativas desde sus inicios hasta hoy, resaltando lo que más se ha dado en nuestro medio. Teorías administrativas. 1. Los inicios de la administración: A finales de 1800 las industrias estaban en un crecimiento acelerado por el auge que había dejado la revolución industrial. Frederick W. Taylor en Estados Unidos y Henri Fayol en Francia de forma separada iniciaban sus primeras experiencias en el desarrollo de las primeras teorías administrativas. El escenario de la época era de total explotación hacia el trabajador que en ese entonces se conocía como obrero o jornalero. En algunas empresas los trabajadores podían llegar a trabajar hasta 16 horas diarias y por una retribución en especie como comida o estadía. Taylor y Fayol cada uno en dos continentes diferentes comenzaron a desarrollar sus obras, que mas tarde la historia les dará el titulo de Padres de la teoría administrativa. Los principales aportes que ambos le dieron a la administración y su nacimiento fueron: 1.1

Frederick W. Taylor: El padre de la administración científica, en su obra máxima, “Principios de la Administración Científica” en 1911, inicia los primeros vestigios de la administración en la industria manufacturera y se centra principalmente en el estudio del trabajo llamado estudio de tiempos y movimientos donde describe paso a paso la metodología apropiada para que cada trabajador realice el oficio y por consiguiente se le page un salario por la labor realizada. Para la época esto era un gran avance por la forma tan absurda que le pagaban a los trabajadores.

1.2

Henri Fayol: El padre de la administración clásica, en su obra máxima, “Administración Industrial y General” en 1908, donde fundamenta tres aspectos que hoy día son considerados esenciales para la administración de las organizaciones. El primer aspecto es que divide la empresa en operaciones empresariales o llamadas también áreas funcionales y las primeras que él determino fueron las funciones técnicas, comerciales, financieras, de seguridad, contables y administrativas. El segundo aspecto fue definir los once principios básicos de la administración que son, 0020división del trabajo,

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autoridad, disciplina, unidad de mando, unidad de dirección, subordinación del interés particular al interés general, remuneración del personal, centralización y descentralización, jerarquía, orden, equidad, estabilidad del personal, iniciativa y espíritu de equipo. El tercer aspecto fue clasificar la función administrativa en cinco partes fundamentales, planeación, organización, dirección, coordinación y control. Estas partes más adelante se convirtieron en el fundamento de la teoría administrativa y que es aceptado hoy en día como los ciclos o etapas del proceso administrativo donde las etapas de dirección y coordinación se fusionan en una sola que es dirección. En la época de la década de 1920 hasta la década de 1950 surgieron investigadores que propusieron una cantidad de teorías administrativas. La gran mayoría de ellas nacieron en las aulas de la Universidad de Harvard den Estados Unidos. Las principales escuelas nuevas fueron: 1.3

Escuela humanística: Rescata el valor del ser humano como parte esencial de una empresa que en las escuelas, clásica y científica no vimos dicho enfoque. Establece formas de administración del personal, procura conocer las técnicas para la mejor motivación de los empleados y los factores que conllevan a la satisfacción de él en el trabajo. Su principal exponente fue Elton Mayo.

1.4 Escuela Estructuralista: Enfoca su teoría en la segunda etapa del proceso administrativo, la organización. Destaca la forma en la que la sociedad en general y en especial las empresas se agrupan en organizaciones jerarquizadas y las diferentes formas de relación entre estas. Su principal exponente fue Max Weber.

1.5

Escuela del comportamiento humano: Afirma que el comportamiento de los individuos en al empresa es el resultado del grupo y su nivel de integración. Los individuos responden de acuerdo a ciertas necesidades

y

éstas

son

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las

que


determinan su nivel de satisfacción. Sus principales exponentes son Abraham Maslow y Douglas Mc Gregor. 1.6

1.7

Escuela de Sistemas: Postula que la administración como las empresas deben ser analizados de acuerdo a la metodología de los sistemas y sus principios. La cibernética e informática le dan los fundamentos teóricos para que sean utilizados de acuerdo al proceso administrativo. El principal postulado del enfoque de sistemas afirma que nada es independiente, todo esta relacionado y tiene una razón de ser para existir y contribuir a un propósito. Su principal exponente es Ludwing Von Bertalauffy.

Escuela de la administración por objetivos llamada “APO”: Enfoca toda su metodología en la fijación de objetivos y bajo los cuales todas las actividades de la empresa deben girar. Su principal exponente es Peter Druker.

1.8

Escuela Matemática: Señala que las acciones administrativas se pueden sustentar en modelos matemáticos durante la planeación, programación y medición de resultados. Procedimientos como la investigación de operaciones, análisis del mercado, juegos de empresas, teoría de colas, técnica de la probabilidad, técnicas estadísticas entre otras, surgieron como efecto de esta escuela. Entre sus principales exponentes tenemos a Hebert A. Simón y Leonard Ansoff.

2. La Administración en nuestros días. De la década de los 60 hasta nuestros días la teoría administrativa ha tenido un acelerado crecimiento a tal punto que los expertos creen que hoy puede nacer una teoría nueva por día. No todas las teorías se quedan y solo aquellas que realmente sirvan para la racionalización de trabajo en las

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empresas mediante el proceso administrativo (planear, organizar, dirigir y controlar) son las que se quedaran. A las nuevas teorías administrativas se les ha quitado el rotulo de Escuela como eran llamadas antes de los 60”s. Muchos autores incluso las llaman “teorías modernas de la administración”. Realizaremos un recorrido sobre aquellas que han tenido una buena aceptación en nuestro medio: 2.1 La teoría de la calidad: En la década de 1950 el Japón estaba en una situación un poco precaria. Estaba en la posguerra de la segunda guerra mundial y su economía no se encontraba muy bien. Estados Unidos entre las múltiples ayudas a éste país le envió a Edward Deming, considerado el Padre de la teoría de la calidad. La sociedad de ingenieros japoneses se capacitó con la ayuda de Deming sobre todo lo que era la calidad empezando con los famosos círculos de la calidad para la calidad total del producto. Fue así como nació este fenómeno que ha influido a la administración enormemente a tal punto que hoy día se considera uno de los principales factores a medir y mejorar dentro de una organización. A partir de esta teoría se han desarrollado otras que tienen en cuenta los fundamentos de la calidad pero que toman otros enfoques. Entre ellas tenemos el J.A.T. o Justo a Tiempo, que se enfoca en eliminar todo lo que implica desperdicios y es por ello que es tan utilizado por las empresas manufactureras para aumentar la eficiencia de sus operaciones. Otra teoría creada a partir de la calidad es el KAIZEN, o llamado mejoramiento continuo, donde de manera integral pretende mejorar todos los aspectos internos de una organización pero partiendo de pequeñas mejoras día a día de tal forma que al finalizar un periodo por ejemplo de un año la sumatoria de esas pequeñas mejoras de cómo resultado una gran mejora espectacular. El control de la calidad que surge a finales de la década de los setenta y pretende garantizar que el producto o servicio realizado, mínimo cumpla con los requisitos del cliente. Este control de la calidad dio inicio a la primera norma llamada ISO 9000 sobre calidad en 1987. Hacia 1994 la ISO 9000 formuló una nueva norma sobre calidad que se enfocaba en el aseguramiento de la calidad, donde determinaba cuales eran esos aspectos (los llamó elementos) que se requerían para que el producto cumpliera con los requisitos del cliente pero antes de llegar a él. En el 2000 surge una nueva versión de las normas sobre

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calidad ISO 9000 y las llamó Sistema de Gestión de la Calidad y pretende como su nombre lo indica gestionar un sistema dentro de la organización para que ésta cumpla en su producto con los requisitos del cliente. La última versión salió en el 2008 y el cambio realmente no fue significativo, de hecho los expertos argumentan que fueron más detalles de forma que de fondo. Esta norma ha tenido mucho auge en nuestro país y muestra de esto es el reporte de nuestra principal entidad certificadora ICONTEC, la cual indica que en el país se pueden estar certificando a razón de 100 empresas trimestralmente. 2.2 Las teorías llamadas “Alianzas Estratégicas”: son llamadas de esta manera porque requieren de otra empresa para aplicarlas pero sin perder su independencia económica. En otras palabras es crear una sociedad normalmente temporal pero que no constituye una empresa o de lo contrario seria una fusión (en planeación en tipos de estrategias veremos con mas detalle que es una fusión). Una de las mas utilizadas son las franquicias, que es la venta del good will (buen nombre de una empresa) a otra para que explote este buen nombre y expanda el negocio. Otra alianza estratégica es el Outsorcing o llamado prestación de servicios a terceros y es la prestación de un servicio que le hace una empresa (llamado tercero) a otra, para que la empresa beneficiada se dedique a lo que sabe hacer. El Joint Venture o llamado también riesgo compartido en dónde dos o mas empresas comparten un riesgo normalmente de incursión en otro mercado o de índole económico, con otra empresa. 2.3 Otras teorías: que están tomado mucho auge en nuestro medio son: El T.P.M o mantenimiento productivo total, que es utilizada por empresas manufactureras donde la inversión en maquinas y equipos es muy grande y combina el mantenimiento preventivo de dichas maquinas con los principios básicos del J.A.T., KAIZEN Y CALIDAD. El seis sigma, que mediante técnicas matemáticas y estadísticas llevan las no conformidades del producto (incumplimiento de un requisito del cliente) a 1 parte por millón, es decir que tienda a cero.

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3. Conceptualización de empresa La empresa se puede definir dentro de diferentes ámbitos. De hecho nuestra vida se puede tomar como una empresa, la familia, la sociedad. Sin embargo hay que aclarar que el tipo de empresa al cual vamos a hacer mención y la cual la administración le sirve como principal medio para sobrevivir y desarrollarse, es la empresa como unidad económica. En general, se entiende por empresa al organismo social integrado por elementos humanos, técnicos y materiales cuyo objetivo natural y principal es la obtención de utilidades, o bien, la prestación de servicios a la comunidad, coordinados por un administrador que toma decisiones en forma oportuna para la consecución de los objetivos para los que fueron creadas. Para cumplir con este objetivo la empresa combina naturaleza y capital. 3.1 Clasificación de las empresas. Existen numerosas diferencias entre unas empresas y otras. Sin embargo, según en qué aspecto nos fijemos, podemos clasificarlas de varias formas. Dichas empresas, además cuentan con funciones, funcionarios y aspectos disímiles, a continuación se presentan los tipos de empresas según sus ámbitos. Según la actividad: Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo con la actividad que desarrollen, en: -3.1.1 Industriales: La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación de la materia o extracción de materias primas. Las industrias, a su vez, se clasifican en: Extractivas: Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya sea renovable o no renovable. Ejemplos de este tipo de empresas son las pesqueras, madereras, mineras, petroleras, entre otras. Manufactureras: Son empresas que transforman la materia prima en productos terminados, y pueden ser: de consumo final, producen bienes que satisfacen de manera directa las necesidades del consumidor. Por ejemplo: prendas de vestir, alimentos, aparatos eléctricos, entre otras; de producción, éstas satisfacen a las de consumo final. Ejemplo: maquinaria ligera, productos químicos, entre otras. - Comerciales: Son intermediarias entre productor y consumidor; su función

primordial es la compra/venta de productos terminados. Pueden clasificarse en: Mayoristas: Venden a gran escala o a grandes rasgos.

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Minoristas (detallistas): Venden al menudeo. Comisionistas: Venden de lo que no es suyo, dan a consignación. - De Servicios: Son aquellas que brindan servicio a la comunidad que a su vez se clasifican en: Transporte Turismo Instituciones financieras Servicios públicos (energía, agua, comunicaciones) Servicios privados (asesoría, ventas, publicidad, contable, administrativo) Educación Finanzas Salubridad Estética 3.1.2 Según la forma jurídica: atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus propietarios. Podemos distinguir: - Empresas individuales: si solo pertenece a una persona. Esta puede responder frente a terceros con todos sus bienes, es decir, con responsabilidad ilimitada, o sólo hasta el monto del aporte para su constitución, en el caso de las empresas individuales de responsabilidad limitada o EIRL. Es la forma más sencilla de establecer un negocio y suelen ser empresas pequeñas o de carácter familiar. - Empresas societarias o sociedades: constituidas por varias personas. Dentro de esta clasificación están: la sociedad anónima, la sociedad colectiva, la sociedad comanditaria y la sociedad de responsabilidad limitada. - Las cooperativas u otras organizaciones de economía social. 3.1.3 Según su tamaño: No hay unanimidad entre los administradores a la hora de establecer qué es una empresa grande o pequeña, puesto que no existe un criterio único para medir el tamaño de la empresa. Los principales indicadores son: el volumen de ventas, el capital propio, número de

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trabajadores, beneficios, etc. El más utilizado suele ser según el número de trabajadores. Este criterio delimita la magnitud de las empresas de la forma mostrada a continuación: Microempresa: si posee 10 o menos trabajadores. Pequeña empresa: si tiene un número entre 11 y 50 trabajadores. Mediana empresa: si tiene un número entre 51 y 250 trabajadores. Gran empresa: si posee más de 250 trabajadores. 3.1.4 Según su ámbito de actuación: En función del ámbito geográfico en el que las empresas realizan su actividad, se pueden distinguir, - Locales, donde su mercado es solo de un poblado o parte de éste (ciudad, pueblo, barrio, localidad). - Regionales, El mercado se amplía un poco a la parte de un país o nación, por ejemplo en nuestro país el departamento o en otros países un estado o algunos de ellos. - Nacionales, Donde su mercado es todo un país o la mayoría de su territorio. - Multinacionales, aquellas empresas que traspasan las fronteras de su país y las llamadas mundiales, que son aquellas que gozan de una gran recordación del mercado a nivel mundial (al menos en el mundo occidental) como Microsoft, Coca Cola, Sony entre otras. Una empresa no necesariamente tiene que estar en un mercado determinado, de hecho suele estar en varios según el país. Nacional de Chocolates es nacional, pero esta incursionando en otros mercados como en Venezuela y por ello se esta convirtiendo en Multinacional. 3.1.5 Según la titularidad del capital. - Empresa privada: si el capital está en manos de accionistas particulares (empresa familiar si es la familia, empresa auto gestionada si son los trabajadores, etc.) - Empresa pública: si el capital y el control está en manos del Estado - Empresa mixta: si la propiedad es compartida (particulares y estado).

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3.2. División de las empresas. Las empresas se dividen de diferentes formas, las cuales son: 3.2.1 Como un sistema: Como vimos anteriormente en el recorrido de las teorías administrativa la escuela de sistemas le dio un gran aporte a la organización. Viendo ésta como un sistema la empresa tiene: -

Un propósito: que cada organización lo define de acuerdo a su razón de ser o Misión. Un elemento rector: quien es la máxima autoridad y normalmente es el directo general, gerente o presidente de la organización. Una partes: las cuales conforman el todo (la empresa) y deben contribuir al logro del propósito. Una red de relaciones: es la forma en la que se interrelaciona todas las partes, regidas por el elemento rector para que contribuyan al logro del propósito.

3.2.2 De acuerdo a la estructura organizacional: La cual tiene que ver con la segunda etapa del proceso administrativo y generalmente tiene tres enfoques básicos: - Lineal: Es el mas clásico de todos. Determinan las líneas de autoridad y responsabilidad de las personas en la empresa. - Funcional: Agrupa las actividades de diferentes formas: Por áreas, define actividades comunes a un propósito: ventas, producción, compras, finanzas y personal; son las más que más utilizan las organizaciones. Por procesos, define actividades de acuerdo a la interrelación y resultados que entrega a la compañía, siendo estos de largo plazo o estratégicos (planeación estratégica, mejora), del negocio o esenciales (producción, servicio, compras, ventas) y de apoyo a las actividades de la empresa (contabilidad, personal, mantenimiento). Es de anotar que se puede combinar por áreas y procesos. - De asesoría o Staff: Define actividades de apoyo para el normal funcionamiento de la organización pero que NO tiene ningún poder en cuanto a autoridad y responsabilidad. Pueden ser externos o internos. Dentro de los externos encontramos los Outsorcing que se apoya en una teoría moderna administrativa, la vigilancia, contabilidad y transporte son las actividades más comunes de Staff externos en las organizaciones en el país. Internamente, los comités, de calidad, gerencial, salud ocupacional son los Staff internos mas utilizados en nuestro medio.

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3.3. Cambios de las empresas tradicionales a las empresas nuevas. Empresas tradicionales Estable Inflexible Enfocada en empleos Orientada al mando Orientada a las reglas Organización jerárquica Enfocada en costos Trabajo en horarios específicos y dentro de las instalaciones de la empresa Enfoque de una o dos teorías administrativas.

Empresas nuevas Dinámica Flexible Enfocada en habilidades Orientada al trabajo en equipo Orientada a la participación Organización aplanada Enfocada hacia el cliente Trabajo en horarios flexibles y en cualquier lugar. Constantemente utilizan las teorías requeridas de acuerdo al contexto.

Como podemos notar los cambios que las empresas han requerido para enfrentar los retos de los nuevos tiempos han sido totales. No necesariamente una empresa antigua (podemos hablar de mas de 50 años) sea tradicional, aunque en muchos casos esa relación si se da. También se conocen casos de empresas muy nuevas (menos de un año) y tradicionales. Lo que es claro es que las empresas nuevas tienen características que las hacen más flexible para enfrentar cambios, que hoy día es uno de los factores más determinantes en nuestra sociedad. 3.4 Responsabilidad social de las empresas. Asumir una posición de indiferencia ante los crecientes problemas que están afectando a la humanidad (contaminación ambiental, violencia, desorden social, pérdida de principios y valores, aumento de los estados depresivos, deslegitimación del orden establecido y más) será para el mundo entero la peor catástrofe vivida. Son las organizaciones empresariales, los profesionales, el estado y las entidades educativas las que deben asumir una posición de liderazgo para combatir estos flagelos. Por afectados que estemos, es hora de replantear la responsabilidad social de la empresa en todas sus dimensiones, pues de no hacerlo, para ella misma y para toda la sociedad, será tomar palco para ser testigos de nuestro propio entierro. Son los padres de familia, los maestros de colegios y escuelas, las universidades, los gremios empresariales, los gobiernos territoriales, el estado, la misma iglesia y todas aquellas personas y organizaciones que de alguna forma inciden hoy en el mañana, los llamados a asumir un liderazgo con una posición ética, moral y de responsabilidad que nos permita seguir construyendo un nefasto y fatídico futuro.

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Aunque mucho hay escrito sobre la responsabilidad social de la empresa, podemos atrevernos a afirmar que el tema se ha centrado más en asuntos de tipo ambiental, desarrollo sostenible y producción más limpia, que sin lugar a dudas es uno de los frentes de gran atención por la importancia que ello reviste para el planeta y la misma humanidad, pero no debe ser el único. Hay otros tratados, que con más atrevimiento, presentan la responsabilidad social con componentes de formación positiva en su comunidad laboral y de impacto en las comunidades a través de obras sociales; también reconociendo su importancia, pero todos ellos se quedan en la parte romántica del asunto y descuidan otros aspectos que son vitales para la sana convivencia y para el beneficio de nuestras sociedades. La sensibilización de cada uno de los actores de una empresa; empleados, socios o accionistas, proveedores, gobiernos, sociedad, entre otros, nos darán los elementos realmente válidos para estructurar una excelente responsabilidad social. El papel del estado y de todas y cada una de las empresas es y será fundamental en este asunto, porque son y serán el motor de desarrollo o de atraso. Es de anotar que en nuestro medio y particularmente impulsado desde las Cámaras de Comercio de cada ciudad, se está sensibilizando e incluso se entregan premios a las empresas que muestren resultados en cuanto a la responsabilidad social. Cuando todos los actores ganemos, generemos valor y dejemos un futuro digno a nuestros descendientes habremos logrado una verdadera responsabilidad social. 3

El proceso administrativo. El proceso administrativo se conoce como las funciones básicas del administrador y es lo que nos distingue de las otras ciencias y a la vez es el principal aporte que ésta ciencia le entrega a las otras. Durante el desarrollo de la teoría administrativa se le ha cambiado la forma del proceso administrativo. Fayol que fue el primero en definirlo lo dividió en cinco etapas: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Más tarde Edward Deming considerado el padre de la calidad lo definió como el ciclo Deming de la calidad: planear, hacer, verificar y actuar. Luego otros autores lo definieron como: diagnosticar, planear, ejecutar y controlar.

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La unidad didáctica dos del actual submodulo se fundamentan en la descripción y aprendizaje detallado de cada una de las cuatro etapas del proceso administrativo, miremos el fin que persigue cada etapa con el objetivo de reconocerlo desde ahora para luego detallarlo en la unidad dos.

3.1 Planear: su fin último es tomar la decisión más apropiada para la organización respecto a muchas alternativas. Su fundamento son los objetivos y metas.

3.2 Organizar: su fin último es ordenar las partes de la empresa de acuerdo a los objetivos definidos en la etapa anterior. La red de procesos, organigrama y manual de funciones son documentos claves en esta etapa.

3.3 Dirigir: su fin último es orientar al personal para que con su trabajo y de forma voluntaria contribuya al logro de los objetivos. El liderazgo, la motivación, la comunicación y el trabajo en equipo son factores claves en esta etapa.

3.4 Controlar: su fin último es verificar el cumplimento de los objetivos (lo planeado), su organización y dirección y debe permitir a la empresa mejorar en todos su aspectos. La información y la medición son claves durante esta etapa.

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Herramientas administrativas. En este primer tema estudiaremos dos herramientas administrativas que hacen parte del proceso administrativo, pero que analizaremos desde ahora para que el estudiante de mercadeo comience a desarrollar las competencias básicas que la ciencia de la administración le aportará a su profesión. Estas dos herramientas se enfocan en dos aspectos: el primero es identificar un problema con sus posibles causas y se llama diagrama causaefecto y el segundo es en darle la apropiada planeación para resolver el problema identificado. 5.1 Diagrama causa – efecto.  ¿Qué es? Es un diagrama con apariencia de espina de pescado que muestra la relación entre un efecto o un problema y las posibles causas que influyen en él.  Objetivos. Representar visualmente las causas probables del problema o efecto. Ayudar al equipo de trabajo a identificar causas probables de los problemas o efectos. Analizar y eliminar causas de un problema o efecto.  ¿Cuándo utilizarlo? Cuando se requiera identificar los factores que deben ser verificados, omitidos o modificados, o descubrir los elementos que deben agregarse en el análisis de un problema. 

Procedimiento para la elaboración. a. Escribir el problema o efecto en el extremo derecho. b. Identificar las probables causas del efecto o problema y ubicarlas en las espinas de la parta izquierda del diagrama. c. Para facilitar el análisis se recomienda agrupar las causas según correspondan a la clasificación de las 5M usualmente establecida (mano de obra, maquinaria, métodos, materiales y medio ambiente). Estas variables se ubican en las espinas principales y se descomponen en espinas secundarias, según el grado de detalle que se estime conveniente. Para el subsistema de mercadeo se recomienda agrupar las causas de acuerdo a las cuatro P, promoción, precio, plaza y producto.

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d. Definir la importancia de cada causa teniendo en cuenta su impacto real sobre el efecto, la veracidad y darle el tratamiento apropiado. 

Ejemplo:

Se desea saber cuales son las causas de las bajas en ventas del año 2011 en la empresa que comercializa ropa exterior de hombre llamada “el ahorratón”. Pasos a, b y c, se realizan en un diagrama de la siguiente forma:

Paso d, lo primero es verificar con las personas que conocen detalladamente cada asunto sí es cierto o no. Se verificó con el gerente y director de mercadeo y se encontraron que todas las causas son reales. Lo segundo es darle prioridad a las causas para decidir sí se le trabajan a todas o solo a algunas de ellas. Uno de los métodos más conocidos es decidir todo el equipo de trabajo mediante votación. No existen un número mínimo a seleccionar. El equipo de trabajo del sistema de mercadeo de la empresa decidió trabajar las siguientes causas:

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Promoción: no se planeó. Plaza: Sector poco comercial. Precio: No se planeó. Producto: De mala calidad. Con las anteriores causas les daremos tratamiento mediante la siguiente herramienta. 5.2 Plan de acción: 

¿Qué es? Es un cronograma de trabajo muy utilizado en la etapa de la planeación del proceso administrativo.

Objetivos. Planear las actividades a llevar a cabo para lograr un objetivo. Relacionar las formas con las actividades para lograr un objetivo. Tener definido con antelación lo que posiblemente ocurra, para poder tomar decisiones antes de que un efecto no deseado imposibilite el logro de un objetivo.

¿Cuándo utilizarlo? Cuando se desee definir con anticipación las acciones y formas necesarias para alcanzar un objetivo.

Procedimiento para la elaboración. a. Después de definidos los objetivos se procede a identificar los objetivos similares para agruparlos en uno sólo. O sí un objetivo puede resolver dos problemas o agrupa varios ítem. b. Con el equipo de trabajo se realizan para cada objetivo las actividades (mínimo 3 por objetivo), responsables, fechas y control (fechas y cargo que realiza la revisión del plan) en un cuadro. c. Se ejecuta el plan de acción y se le realiza retroalimentación constante de acuerdo al objetivo.

Ejemplo

Paso a, de acuerdo a las causas del problema anterior. Se realizarán tres objetivos: El numero 1: es realizar la planeación para determinar el precio y la promoción.

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El numero 2: es identificar las plazas adecuadas para la venta del producto. El numero 3: es realizar un diagrama causa efecto al problema de calidad del producto para identificar las posibles causas. Paso b, s贸lo se realizar谩 para el ejemplo el objetivo numero 1. Plan de acci贸n

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CESDE