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Gesti贸n Documental de TCs 03 de febrero de 2012


Galeon Software …..


Galeon, es una empresa innovadora de capital 100% español fundada en 2002 que presta servicios de Consultoría, Desarrollo, Integración y Asistencia Técnica a empresas e instituciones interesadas en aprovechar las ventajas que ofrecen las Tecnologías de la Información para innovar en sus procesos de producción, comercialización y de gestión.

Asistencia Técnica Productos y Soluciones

Desarrollo de Software Consultoría TIC

I+D+i Software como Servicio (Saas)

Business Intelligence BPM y Workflow Soluciones de Movilidad E-Business Gestión de Contenidos Gestión documental Email Archiving Compliance e-Discovery Firma electrónica Factura-E Digitalización Certificada Comercio Electrónico CRM y ERP Portales Intranets Extanets


Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para dar respuesta racional y económica a las siguientes cuestiones en una organización: Distribución

Almacenamiento @

¿Dónde guardaremos nuestros documentos?

@

¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita?

@

¿Cuánto podemos pagar para almacenarlos?

@

¿Cuánto podemos tardar para distribuir los documentos?

Recuperación

Workflow

@

¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios?

@

¿Cuánto tiempo se puede pasar buscándolo?

@

¿Qué opciones recuperación?

tecnológicas

están

disponibles

para

@

la

Creación @

Clasificación @

¿Cómo organizamos nuestros documentos?

@

¿Cómo aseguramos que los documentos estén archivados siguiendo el sistema más apropiado? ¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la información o la destrucción no deseada de documentos?

@

¿Cómo mantenemos la información crítica oculta a quién no debiera tener acceso a ella?

@

¿Cómo decidimos qué documentos conservar?

@

¿Por cuánto tiempo deben ser guardados?

@

¿Cómo procedemos documentos)?

a

su

eliminación

¿Cuántos documentos no digitales recibo?

Auditoría @

@

¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la validación legal acerca de la originalidad de los documentos y cumplimos sus estándares para la autentificación?

Digitalización @

Custodia

¿Si más de una persona está implicada en creación o modificación de un documento, cómo se podrá colaborar en esas tareas?

Autenticación

Seguridad @

¿Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cuáles son las reglas para el flujo de estos documentos?

¿Por quién ha pasado este documento y quién lo ha modificado?

Trazabilidad (expurgo

@

¿Cuántas versiones hay del documento?

@

¿Cuál es la actual?

@

¿A qué rama de modificaciones pertenece el documento?

de

Contenido @

¿Cuales son las propiedades? ¿Con qué metadatos quiero que correspondan?

Múltiples formatos @

¿En qué formatos quiero almacenarlo?


Son numerosos los procesos del Área de Recursos Humanos vinculados con el manejo de documentos que se pueden ver beneficiados con la introducción de las herramientas de Gestión Documental ya que permiten organizar y compartir información, facilitar y mejorar los tiempos de búsqueda y localización de documentos, automatizar procesos, mejorar la productividad del área y ahorrar costes asociados al papel, la impresión y almacenamiento físico, así como desarrollar una actividad sostenible, respetuosa con el medio ambiente y minimizar la huella de CO2 de la organización.

Requisitos Documentos

Normativas

Gestión Documental

+

Nuestra plataforma

=

Eficiencia en los procesos documentales de RRHH


El objetivo es ofrecer al área de RRHH una solución de gestión documental que permita gestionar de forma centralizada los TC1 y TC2 de todos los colaboradores procedentes de las empresas proveedoras de recursos de asistencia técnica del grupo. Gestor Documental Aplicación Web para Dpto. RRHH proveedor

Aplicación Web para Dpto. RRHH ISBAN

Digitalización Consulta

Informes

OCR/Indexación Impresión

Flujo Aprobación

Integració n

Auditoría

Almacenamiento Web services

BBDD

Sistemas Corporativos ISBAN


Aplicación Web con acceso "on line" y simultáneo tanto para Contratista como para Subcontratas. Procesamiento automatizado de documentos. Para documentos como los de la Seguridad Social (TC1, TC2, documentos Certificado Negativo de Deuda, ITA), se hace un procesamiento automático, extrayendo la información necesaria y actualizando automáticamente la situación de los empleados en la Base de Datos. Cumplimiento LOPD (Ley Orgánica Protección de Datos). Para el caso de documentos con datos personales que procesamos automáticamente (TC2, ITA), ocultamos la información excesiva (información económica, bonificaciones invalidez, empleados que vienen en el TC2 pero no trabajan en ese Contratista,etc.). Múltiples perfiles con distinta autorización. Se puede configurar fácilmente de qué autorizaciones dispone cada usuario. Informes y Consultas. Tendrá posibilidad de realizar consultas por distintos criterios y la obtención de los correspondientes informes que podrá exportar a distintos formatos (Excel, PDF, TXT, RTF, CSV). Documentación específica por Puestos de Trabajo, o por cualquier otra circunstancia de un trabajador, que requiera información adicional (documentación específica para un Puesto de Trabajo concreto, trabajadores autónomos, trabajadores extranjeros, etc). Control por Centros de Trabajo. Posibilidad de que cada Centro de Trabajo controle la información de los empleados de ese Centro de Trabajo, sin que le aparezcan empleados de otros Centros. Control por Proyectos o Contratos. Principalmente para los proyectos de poca duración, posibilidad de asignar los empleados a proyectos, para independizar el control de los empleados de ese proyecto. Control de Niveles de Subcontratación. Igualmente posibilita el control de Niveles de Subcontratación.


Plataforma de Gestión Documental abierta y escalable que permite dar soporte a cualquier procedimiento documental del cualquier área de la organización preocupada por el tratamiento seguro, dinámico y sostenible de sus documentos. •Empleado, Cliente, Proveedor, Partner, etc Usuarios

•Smartphone, Tablet, Portátil, PC Canales

Servicios Avanzados

•Escaneo y Digitalización certificada •Indexación y Búsqueda inteligente •Firma Digitalizada y Firma Electrónica •Gestión en base a documentos y expedientes •Workflows de automatización •Notificación electrónica fehaciente •Auditoría documental •Archivo y almacenamiento seguro

Núcleo

•Gestor documental y capa de servicios web


Captura documental con

y con

Firma digitalizada mediante tableta digitalizadora y en movilidad Aplicación web Notificaciones certificadas

Comunicaciones seguras

Aplicación móvil

Automatización de procesos Trazabilidad documental con códigos QR/BiDi QR/BiDi

GESTIÓN DOCUMENTAL • Gestión de facturas • Gestión de contratos • Gestión de expedientes • Gestión de gastos • Gestión de curricula • Gestión de ofertas • Gestión de pedidos • Gestión de albaranes • Gestión de escrituras • Gestión de seguros • Gestión de hipotecas • Gestión de subvenciones • Gestión de ISOs • Gestión de historias clínicas


Acceso multicanal (móvil y web) Acceso seguro Acceso mediante roles y permisos Firma digitalizada en movilidad Notificación electrónica fehaciente Automatización (Workflows) Navegación por carpetas Indexación y búsqueda avanzada Repositorio centralizado Archivo seguro (certificado de servidor) Administración centralizada Integración mediante Servicios Web Despliegue OnSite/Hosting/Cloud


@ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @

Movilidad Colaborar y compartir informaci贸n Preservar documentos Automatizar procesos documentales Buscar y clasificar informaci贸n Mejorar la productividad Desmaterializaci贸n de documentos Disminuir el consumo de papel Preservar el medioambiente Reducir espacio f铆sico Ahorrar costes operativos Cumplir con normativas


Aplicación Web para la formalización de contratos mediante la captura de la firma del cliente en tableta digitalizadora, registro en repositorio centralizado para consulta por operador /tienda y envío de copia por email al cliente. Aplicación móvil para la formalización de pedidos mediante la captura de la firma del cliente en smartphone o tablet, registro en repositorio centralizado para la consulta por la tienda y el operador logístico encargado del suministro. Aplicación móvil para tramitar solicitudes de financiación del consumo mediante el escaneo de documentos (DNI, Nómina, etc) y envío por e-mail a entidad financiera para estudio. Aplicación web para automatización de la gestión de expedientes de bajas de vehículos. Aplicación móvil para la captura y envío de notas de gastos de comerciales y acceso a repositorio mediante aplicación web por el área de administración y la gestoría para su conciliación y rembolso. Aplicación móvil de registro de incidencias municipales (basuras, movilidad, jardines, etc) Aplicación móvil y gestor documental para inventario de arbolado. Aplicación móvil y gestor documental para peritación de vehículos.


Disponible para descarga desde App Store Acceso mediante usuario y contrase単a Capturar Digitalizar (Doc. Individual/Doc. Grapado) Descartar Confirmar (Original/Copia) Etiquetar Renombrar Archivar (certificado de servidor)


Mis documentos (navegaci贸n por carpetas) Acciones sobre documentos Listar documentos Ver detalles Visualizar Renombrar Cortar/pegar Workflows simples Solicitar aprobaci贸n Solicitar borrado Visible por gestor铆a (back-office) Adjuntar a NotiDoc Acciones sobre carpetas Crear nueva carpeta Seleccionar carpeta de subida Renombrar carpeta Mover carpeta


Documentos Listar Escanear Añadir Firmar Visualizar Enviar mensaje Buscar Borrar Descargar Workflows simples Solicitar aprobación Solicitar borrado Visible por gestoría (backoffice)


Carpetas Expedientes Facturas Electrónicas Contratos Gestoría Común Administrador Carpetas de usuarios Búsquedas Documentos Expedientes Facturas Periodos de liquidación Libro de IVA


A単adir Expedientes Cortar/Pegar Adjuntar documentos Escanear documentos Chequear documentos


Facturas Emitidas Digitalización (certificada) Añadir Factura-e Añadir Documento Facturas Recibidas Digitalización (certificada) Añadir Factura-e Añadir Documento Libro de IVA Cierres


Morgan Stanley (Banca)

SEPROTEC (Servicios traducción)

Serficoin (Intermediación Financiera)

Gesein (Servicios TI)

Celeris Servicios Financieros (Banca)

CH2M Hill

Secretaría Unión Europea (AAPP)

Farmanet (Farmacia)

Consejería Inmigración (AAPP)

Isotader Calidad

KPMG (Consultoría)

Securbet (Juego On Line)

CASER (Seguros)

Zona Conecta (Márketing)

GAMESA (Bienes de equipo)

Ayuntamiento San Francisco (AAPP)

ISBAN (Banca)

Urbar Ingenieros (Industria)

PRODUBAN (Banca)

Europolis (Retail)

Telvent Interactiva (Servicios TI)

SEPROEVENT (Organización eventos)

IECISA (Servicios TI)

Voicelan

EPTISA (Servicios TI)

Ministerio de Cultura


Desarrollo de Negocio Javier Arranz Mart铆n Email: jarranz@galeonsoftware.com M贸vil: 609 36 71 40

Gale贸n Software S.L. C/ Valle del Roncal 12, oficina 19 28232 Las Rozas (Madrid) Espa帽a Tel: +34 911461610 Fax: +34 911461616 Web: www.galeonsoftware.com Email: galeon@galeonsoftware.com


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