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Iniciación a Office

Unidad 1 Word

Unidad 1: CONCEPTOS INICIALES INTRODUCCIÓN MICROSOFT WORD 2007 es una potente herramienta concebida para ayudarte a escribir, a dar formato y a imprimir documentos. Las posibilidades de trabajo con ella son casi ilimitadas y depende de la necesidad y del conocimiento que tengas para que puedas realizar tareas que van desde escribir correctamente una carta o un documento sencillo hasta crear Blogs y páginas Web, trabajar con gráficos e intercambiar datos con hojas de cálculo o bases de datos. El objetivo de este curso de iniciación consiste en mostrarte de forma sencilla las funcionalidades del procesador de textos, independientemente del nivel de conocimientos previos que tengas sobre el programa WORD. No obstante, es conveniente familiarizarse previamente con algunos aspectos del programa para trabajar después en él con mayor soltura. Los elementos que vamos a ver en esta introducción son los siguientes: Arranque Cinta de Opciones Botón de Office Barra de formato rápido Vista Previa Zoom Ayuda

1.- Arrancar Word Podemos abrir el programa de varias formas: Con el botón Inicio que aparece en la parte inferior izquierda del escritorio. Desde un icono situado en el Escritorio Desde un documento de Word situado en el Escritorio o en otro lugar del Explorador de Windows. En los dos últimos casos se abre haciendo doble clic en los iconos. Para arrancar desde el botón Inicio iremos al botón que está situado en la parte inferior izquierda de la pantalla.

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Al pinchar en el botón se despliega un menú como éste que ves y si colocas el cursor sobre “Todos los programas” se abrirá otra lista con todos los que tienes instalados en tu equipo. Entre ellos verás Microsoft Office. Sitúas el cursor sobre él y se abrirá una lista con todos los programas de Office que hayas instalado.

Solo queda pinchar en Microsoft Word 2007 para que aparezca la ventana de Word.

2.- Entorno de trabajo de Word Al abrir Word nos encontramos con una ventana parecida a la siguiente ya que el usuario puede configurarla para que se vean unos elementos u otros. En la imagen señalamos los más importantes:

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Menú Archivo o Botón de inicio de Office

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Barra de título Pestañas de la Cinta de opciones

Regla

Barra de herramientas de acceso rápido

Barra de desplazamiento

Área de Trabajo

Barra de estado

Vistas de documento

Zoom

3.- La cinta de opciones La nueva interface de Office se muestra esencialmente a través de la cinta de opciones. Está formada por diferentes secciones o fragmentos desde los cuales se pueden ejecutar todos los comandos de Word. Posicionando el cursor sobre los botones que forman cada sección tendremos acceso rápido a la tarea que queramos realizar. Cada fragmento es accesible a través de la pestaña que agrupa el conjunto de secciones relacionadas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Referencias, Correspondencia, Revisar y Vista. Cada una de ellas dispone de una ayuda en la que nos muestra el conjunto de opciones disponibles en esa sección. Además, alguna de las secciones permiten la ampliación de opciones desplegando una lista a la que tendremos acceso pinchando en el botón situado en la parte inferior derecha de la sección :

Sección Párrafo

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Pestañas

Secciones o fragmentos

4.- El menú Archivo ó Botón de Office Este botón es una de las novedades de Office 2007. Solamente con posicionar el cursor sobre el botón se despliega una ventana que nos ofrece una ayuda contextual en la que podremos ver lo que nos aporta este elemento antes de ejecutarlo. Si hacemos clic en el botón se despliega una ventana que nos muestra las tareas Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como..Imprimir, Convertir, Preparar, Enviar y Publicar. Cada una de ellas con varias opciones.

5.- La barra de herramientas de acceso rápido Esta barra agrupa las tareas que hemos configurado en ella para tener acceso directo en cualquier momento de nuestro trabajo ya que estará siempre visible. Podemos personalizar la barra marcando las opciones que aparecen en la lista desplegable al pinchar en la flecha situada a la derecha de la barra. También podemos introducir más comandos en ella así como colocarla debajo o sobre la cinta de opciones haciendo clic en “Más comandos” o en “Mostrar..” debajo de la cinta de opciones” que aparece al final de la lista:

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7.- El zoom Está situado en la parte inferior derecha de la ventana y consiste en una barra deslizante que modifica el tamaño del área de trabajo según desplacemos la flecha hacia el signo + o hacia el signo - . Si deslizamos la flecha hacia el signo + veremos que la ventana irá aumentando de tamaño hasta convertirse en una sola ventana. Si la deslizamos hacia el signo – se irán creando varias ventanas a medida que la flecha va llegando al final del zoom.

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Unidad 1 : Crear documentos 1.1. Abrir un documento nuevo Para empezar a crear un documento desde el principio es necesario abrir un documento nuevo y así poder crear el documento desde su inicio. Para ello está la opción “Nuevo” en el botón de Office o en la barra de herramientas de acceso rápido.

Podemos trabajar con Word, creando un documento nuevo o abriendo un documento existente. Al ejecutar esta aplicación, es decir, al iniciar una nueva sesión, aparece en pantalla un documento nuevo en blanco con el nombre de Documento1 sobre el que podemos empezar a escribir.

Actividad guiada 01 Abrir el programa Word y escribir un texto en la primera página del documento. Pasos a seguir: 1 - Abre un documento nuevo de Word seleccionando Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Office Word 2007, o Nuevo en el botón de Office o en el icono “Nuevo” (ctrl+u) de la barra de acceso rápido si ya estaba abierto Word.

2 - Escribe el siguiente texto compuesto por un título y cinco párrafos:

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INTERNET La definición más conocida de Internet dice que es una red de redes. Pero esto significa prácticamente nada para quien recién se inicia, quien siguiendo al pie de la letra la definición podría llegar a pensar que Internet es una maraña de cables entrelazados. Supongamos que el ordenador es un teléfono, entonces marca un número y se comunica con alguien. Puede enviar información (hablar) o recibir información (escuchar). Este es el modo en que funciona Internet. No se introducen números de teléfono sino direcciones formadas por números y letras. Estas direcciones, su nombre técnico es URL, comunican a otros ordenadores que ofrecen información. Una diferencia fundamental de Internet con el teléfono es que se puede transmitir casi cualquier tipo de información. Puede ser un texto como el que está leyendo, una fotografía, un sonido, etc. Cuando se habla de redes se está haciendo referencia a la posibilidad de que un ordenador se comunique con otro, y este a su vez con otro más, y así prácticamente hasta el infinito.

1.2. Seleccionar texto Cuando se tiene escrito un texto, a veces es muy práctico seleccionar parte del texto o todo el texto para cambiar su formato o características. Para seleccionar un texto, normalmente se pulsa el botón izquierdo del ratón en el inicio del texto a seleccionar, y sin soltar el botón se arrastra hasta el final de la selección. Seleccionar texto es un proceso muy utilizado para trabajar con un documento ya que permite aplicar las funciones a todo el texto seleccionado. Al seleccionar texto, puede mostrar u ocultar una barra de herramientas cómoda, pequeña y semitransparente, llamada la mini barra de herramientas. Esta mini barra de herramientas facilita el trabajo con fuentes, estilos de fuente, tamaño de fuente, alineación, color de texto, niveles de sangría y viñetas. A continuación se muestra el aspecto de la barra de herramientas semitransparente al seleccionar texto en una diapositiva o en una forma en Microsoft Office PowerPoint 2007. Desplazando el puntero sobre ella se visualizarán de forma más nítida los iconos para modificar el texto.

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Cuando la selección de texto es mayor a una palabra, se le llama bloque y se puede realizar tanto con el ratón como con el teclado: Selección de texto con ratón: Texto: pulsar el botón izquierdo del ratón sobre el principio de texto y arrastrar sin soltar sobre el texto que se desea seleccionar. Una palabra: hacer doble clic sobre la palabra. Una línea: hacer un clic en el margen izquierdo (cuando el puntero del ratón se convierte en una flecha). Un párrafo: realizar triple clic en cualquier parte del párrafo. Documento completo: triple clic en el margen izquierdo. Un gráfico: hacer un clic en el gráfico. Selección de texto con teclado (permite realizar una selección más precisa de los caracteres): Caracteres: pulsar la tecla Mayúsculas y las teclas de flechas de dirección (arriba, abajo, izquierda y derecha), según los caracteres o palabras que se quieran seleccionar. Actividad guiada 02 En el texto anteriormente escrito practica distintas maneras de selección: seleccionando el primer párrafo, luego la palabra INTERNET y por último seleccionar el segundo párrafo. 1 – Selecciona el primer párrafo, haciendo clic al principio del párrafo (La definición…) y sin soltar el botón del ratón, arrastra hasta el final del párrafo (…cables entrelazados). 2 – A continuación selecciona la palabra INTERNET haciendo doble clic sobre dicha palabra. 3 – Por último selecciona el segundo párrafo, haciendo tres clic seguidos en cualquier lugar del segundo párrafo.

1.3. Vista preliminar Si se desea visualizar una vista previa de cómo ha quedado el documento, existe la opción “Vista preliminar” en la barra de herramientas de acceso rápido, y así poder comprobar si se tiene la estructura deseada. Para activar la opción “vista preliminar” hay que pulsar sobre el botón de la barra de herramientas de acceso rápido el cual nos permitirá ver como queda el documento y nos servirá de referencia a la hora de imprimir.

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Actividad guiada 03 Realizar una vista preliminar del documento escrito anteriormente. 1 - Coloca el cursor en cualquier lugar del documento que se ha escrito anteriormente. 2 - Pulsa sobre el botón “vista preliminar” de la barra de herramientas de acceso rápido. Observa que se visualiza toda la hoja del documento escrito. 3 - Sal de la vista preliminar pulsando de nuevo sobre el mismo botón.

1.3. Vista preliminar Si se desea visualizar una vista previa de cómo ha quedado el documento, existe la opción “Vista preliminar” en Botón de Office-Imprimir-Vista Preliminar ó en el icono de la barra de herramientas de acceso rápido

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Actividad guiada 03 Realizar una vista preliminar del documento escrito anteriormente. 1 - Coloca el cursor en cualquier lugar del documento que se ha escrito anteriormente. 2 - Pulsa sobre el botón de la barra de herramientas de acceso rápido o hacer clic en el botón de Office-Imprimir-Vista preliminar. Observa que se visualiza toda la hoja del documento escrito. 3 - Sal de la vista preliminar pulsando el botón

.

1. 4. Insertar salto de página Se utiliza el salto de página cuando se ha terminado de escribir en una página y se desea continuar en la página siguiente. También se utiliza cuando queremos que una determinada parte del texto aparezca en la página siguiente.

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Podemos acceder al comando Salto de página a través de Insertar-PáginasSalto de página.

Actividad guiada 04 Establecer un salto de página a continuación del texto que se ha escrito anteriormente y en la nueva segunda página escribir un texto. 1 - Sitúa el cursor al final del texto, que es donde se desea que termine la primera página. 2 - Selecciona Insertar > Páginas > Salto de página 3 - Se puede observar en la barra de estado que ahora el documento tiene dos páginas.

4 - Escribe el siguiente texto en la segunda página compuesto por un título y un párrafo: LA CONEXIÓN En realidad no se está conectado con todos los ordenadores del mundo. El proveedor de conexión a Internet viene a desempeñar la misma función que las antiguas operadoras telefónicas. El usuario solicita un número y la operadora lo conecta con él. Es decir, que el ordenador únicamente se conecta con el proveedor, este se encarga de comunicarlo con quien se solicite. En general los proveedores son grandes empresas de telecomunicaciones.

1. 5. Cuadros de diálogo Cuando cualquier aplicación solicita información aparecerá una ventana especialmente diseñada para ese fin, llamada cuadro de diálogo. Los cuadros de diálogo permiten a los programas recoger del usuario gran cantidad de información de

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un modo cómodo y sencillo. Por ejemplo, para mostrar el cuadro de diálogo formato de “Fuente”, haremos clic en la flecha situada en la parte inferior derecha de la sección: Inicio > Fuente > Mostrar cuadro de diálogo de la sección

Fichas y pestañas Muchos cuadros de diálogo piden tanta información que se presentan como una serie de fichas. Para pasar de una ficha a otra, se pulsa sobre las pestañas que están en la parte superior del cuadro de diálogo, mostrando otra serie de elementos. Cada ficha suele estar dividida en secciones en las que se encuentran un conjunto de posibilidades relacionadas entre sí.

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Botones de orden Cuando se pulsan, se realiza inmediatamente una acción. Véase en el ejemplo de la figura del cuadro de diálogo los botones de “Aceptar” y “Cancelar”. Cuadros de texto Permiten que el usuario teclee una expresión o un valor numérico. Se entra en ellos pulsando dentro con el ratón. El cuadro puede tener unas flechitas para seleccionar uno de los valores incluídos en la lista. Si queremos introducir uno ir modificando el valor más fácilmente.

Listas desplegables Permiten que el usuario elija un ítem de entre varios. Si no hay suficiente espacio, aparecerá una barra de desplazamiento vertical. El usuario realiza la elección pulsando sobre el ítem seleccionado. Las listas desplegables presentan un ítem al usuario, pero si se pulsa en el botón con la flecha, aparece un cuadro de lista con más posibilidades.

Botones de opción Permiten que el usuario elija una opción de entre varias que son exclusivas, es decir, si se selecciona una de ellas, las demás no pueden estar seleccionadas.

Casillas de verificación Permiten que el usuario elija las opciones que desee de entre todas las posibles (o incluso ninguna).

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Para cerrar el cuadro de diálogo “Fuente” que se ha abierto, hacer clic en Cancelar o seleccionar el botón cerrar

de dicho cuadro de diálogo.

1. 6. Los menús contextuales Los menús contextuales son los menús que se despliegan haciendo clic con el botón derecho del ratón, para realizar una acción determinada. Según la situación o el contexto donde se encuentre el puntero del ratón al hacer clic aparecerá una información u otra en el menú contextual. Por ejemplo, al hacer clic con el botón derecho encima de la palabra “telecomunicaciones”, que es la última palabra escrita en el texto anterior, aparecerá el siguiente menú contextual.

Para quitar dicho menú contextual, hacer un clic con el botón izquierdo en cualquier zona en blanco del documento. Si se hiciese clic con el botón derecho del ratón sobre una imagen se mostraría otro menú contextual:

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Una vez que está desplegado el menú contextual, para seleccionar una de las opciones se utiliza el botón izquierdo del ratón. Los menús contextuales son muy útiles para ahorrar tiempo. Como existen muchos tipos de menús contextuales, cuando se tenga más conocimientos de Office se puede ir probando los distintos tipos que hay y utilizarlos cuando más interese.

1. 7. Guardar un documento Cuando se ha terminado de editar o crear el texto, se debe guardar el documento para conservarlo y poder utilizarlo posteriormente. Con el comando “Guardar” se almacenará el documento para su posterior visualización o modificación. Es recomendable cada cierto tiempo guardarlo, aunque no se haya terminado, para que no se pierda en un posible accidente. Se puede hacer de varias formas: Haciendo clic en el botón de la barra de herramientas de acceso rápido. En el botón de Inicio > “Guardar”. También existe otra opción en el menú Archivo que es la de “Guardar como” que se utiliza cuando se quiere guardar el documento con otro nombre o en otra carpeta o unidad. Actividad guiada 05 Guardar el documento que se ha escrito anteriormente que contiene dos páginas. 1 – Selecciona Botón de Office > Guardar como, o pulsar en el botón la barra de acceso rápido.

de

2 – Al guardar un documento por primera vez o al seleccionar la opción de Guardar como se abre el siguiente cuadro de diálogo:

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Hay que posicionarse en la carpeta en la que se quiere alojar el documento haciendo doble clic sobre las carpetas existentes

Si desplegamos “Examinar carpetas” veremos el Explorador de Windows con toda la jerarquía de Carpetas y subcarpetas desplegadas. También aparece la ruta completa:

Y la ayuda para buscar archivos o carpetas:

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3 – Guarda el documento con el nombre word1, en la carpeta “Word” del curso. Para ello sitúate en la carpeta Word y en la casilla “Nombre de archivo:” escribe word1. 4 – Pulsa en el botón Guardar

.

5 – Observa que tras escribir el nombre del archivo y hacer clic en “Guardar” aparecerá el nombre del archivo en la barra de título.

Al hacer modificaciones de un documento que se ha abierto de un archivo, si se hace clic en , se guardará con el mismo nombre que tenía, sustituyendo al documento anterior (no sale el cuadro de diálogo “guardar”).

1. 8. Trabajar con varios documentos A veces es necesario tener más de un documento visible en pantalla para trabajar con ellos simultáneamente. Con los comandos “Mosaico vertical” y “Mosaico horizontal” del menú contextual de la barra de tareas es posible realizar esta tarea. En algunas ocasiones, puede ser interesante tener dos sesiones a la vez en la misma pantalla. Word permite trabajar con varios documentos a la vez, ya que a veces es necesario tener más de un documento en pantalla. Las ventanas serán más o menos pequeñas dependiendo del número de documentos que se quiera ver al mismo tiempo.

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Actividad guiada 06 Visualizar en pantalla dos documentos de Word a la vez. 1 - Abre el archivo “word2” ubicado en la carpeta del curso, para ello seleccionar Botón de Office > Abrir o Barra de acceso rápido > Abrir. 2 - Aparecerá la ventana de “Abrir” (parecida a la de “Guardar como”) donde hay que determinar la unidad y la carpeta en el apartado “Buscar ”, seleccionar el archivo y pulsar Abrir.

Aquí se selecciona la unidad y la carpeta Una vez que se ha seleccionado el archivo a abrir, hay que pulsar este botón.

3 - Tras abrir el archivo word2, como también se tenía abierto el archivo word1, si se desean visualizarlos automáticamente los dos en pantalla, coloca el puntero del ratón en una zona vacía de la barra de tareas y haz clic con el botón derecho mostrándose el menú contextual:

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4 - Al elegir la opción “Mosaico vertical” o “Mosaico horizontal”, aparecerá la pantalla dividida en dos partes. La ventana activa es la que tiene la barra de título en color azul oscuro, para cambiar a la otra ventana basta con hacer clic en cualquier parte de la pantalla ocupada por ese documento.

5 - Dejar de tener dividida la pantalla colocando el puntero del ratón en una zona vacía de la barra de tareas, hacer clic con el botón derecho y seleccionar “Deshacer en mosaico”. Este método también se puede utilizar con más de dos documentos para organizar perfectamente en un formato vertical u horizontal todos los documentos que se tengan abiertos. Se pueden pasar elementos de un documento a otro con las técnicas de copiar, cortar y pegar. Al tener varios documentos abiertos, cada uno de ellos está representado en la barra de tareas (parte inferior de la pantalla).

Al pulsar sobre uno de los botones, se activará la ventana correspondiente. Nueva ventana Si en la cinta de opciones seleccionamos “Vista>Ventana>Nueva ventana”, se crea un duplicado de la ventana en la que estamos trabajando con todos sus elementos para después poder hacer modificaciones menores o incluso otro documento completamente distinto basado en el documento que hemos creado.

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Dividir A veces es necesario, especialmente con documentos grandes, ver dos partes del mismo documento a la vez, ya sea porque se haga referencia a algo que se había dicho en otra página o simplemente porque se necesite comprobar una serie de datos. “Ventana” > “Dividir”.

Al dividir, se parte la ventana del documento en dos, pero el mismo documento se encuentra a ambos lados, así pues, si se realiza alguna modificación en una de las ventanas, también se estará realizando en la otra.

1. 9. Cerrar el documento Una vez que se ha terminado de trabajar con un documento hay que cerrarlo para dejar de trabajar con él y dejar de visualizarlo. Para cerrar el documento en el que se está trabajando, hay que hacer click en Botón de Ofice>Cerrar. Si se ha realizado algún cambio desde la última vez que se trabajó con ese documento, Word abre un cuadro de diálogo como este:

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Sí: para guardar los cambios. No: cuando no se quiera guardar los cambios. Cancelar: para no cerrar el documento y seguir trabajando con él. Actividad guiada 07 Cerrar el documento “word2” y maximizar la ventana del documento “word”1. 1 – En la ventana del word2 de Office > Cerrar, para cerrar dicho documento.

seleccionar Botón

2 – En la ventana del documento word1 hacer clic en su botón maximizar (en el caso de que no esté maximizado), para que ocupe toda la pantalla del monitor.

1. 10. Ayuda de Office Si alguna vez no se recuerda o no se sabe cómo realizar una tarea, la “ayuda de Office”

, puede resolver la cuestión.

El ayudante de Office permite realizar consultas sobre cualquier tipo de información de los procesos más importantes de las aplicaciones de Office. En muchos casos, viene acompañado de los pasos a seguir para poder realizar determinadas funciones. Por defecto, al utilizar por primera vez las aplicaciones de Office, se activa el asistente de ayuda. Para poder utilizar la Ayuda de Office en cualquier otro momento hay que pulsar la tecla F1, o el botón de interrogación situado a la derecha de la cinta de opciones

donde se abrirá un submenú y elegir la primera opción:

. A continuación, aparece en la pantalla un cuadro como el siguiente:

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Actividad guiada 08 Utilizar la ayuda de Word para buscar información sobre abrir un documento nuevo. 1 - Pincha sobre el botón

de la barra de menús.

2 - Clic en información sobre “Abrir un documento nuevo”.

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para posteriormente buscar


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3 - En el apartado “Buscar” introduce el texto “Abrir un documento nuevo”. Y haz clic en 4 - A continuación aparecerán en los resultados obtenidos en la búsqueda:

5 - Si alguno de los resultados mostrados fuera de interés, hay que hacer un clic en la frase elegida para ver la explicación. 6 - Cierra el documento word1 (Botón de Office > Cerrar).

1.11. Imprimir Cuando se necesita tener un documento de Word en forma impresa y así tenerlo en papel, existe la opción “Imprimir”. “Botón de Office > Imprimir” o Barra de acceso rápido > Botón de Impresión rápida

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Muchas veces, los documentos que se escriben con el procesador de textos Word se necesitan imprimir para tenerlos en formato impreso. Para realizarlo, hay que pulsar el botón de la barra de herramientas de acceso rápido. También se puede hacer desde Botón de Office > Imprimir y se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde se puede elegir el número de copias a imprimir y el intervalo de páginas, de tal forma que nos permite imprimir todo el documento, la página actual o el número de páginas que se desee imprimir.

Introducir el número de copias que se quieren imprimir.

Elegir el intervalo a imprimir. Por defecto, está seleccionado todo el documento pero si el documento tiene varias páginas y se quieren unas determinadas páginas impresas, hay que seleccionar la 3ª opción y poner el número de página.

Se puede seleccionar un intervalo de páginas pares e impares.

Una vez que se han establecido todas las opciones, hay que pulsar “Aceptar”.

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