Issuu on Google+

Capacitación Microsoft Visio 2007 1. Introducción 1.1 Concepto: Microsoft Visio es un software de creación de dibujos, diagramas que facilita a todo profesional a realizar el análisis y comunicación de información compleja. 1.2 Beneficios: -

Visualizar, analizar y comunicar los procesos de la empresa de una forma más sencilla. Ayudara a detectar los problemas de los distintos procesos. Transmitir información de manera eficiente.

2. Formas Las formas son los elementos que componen cualquier diagrama de Visio, ya sea un diagrama de flujo, un organigrama, un mapa de carreteras, el diseño de una oficina, etc. Las formas son la esencia del diagrama. Puede usar formas para representar objetos, acciones e ideas. Después de organizar y conectar formas, aparecen las relaciones visuales.

2.1 Iniciando Microsoft Visio Cuando iniciamos Visio aparece plantillas para escoger lo que deseo trabajar, inclusive me da ejemplos de plantillas ya definidas.

Komatsu – Mitsui BU Sistemas y Telecomunicaciones


2.2 Ubicándonos en MS Visio 2007:

Antes de hablar sobre cómo se obtienen formas, es necesario asegurarse de que se entienden tres términos: 1 Ventana Formas: esta ventana contiene galerías de símbolos. 2 Galerías de símbolos: las galerías de símbolos no son formas. Es importante saberlo. Las galerías de símbolos contienen formas. 3 Formas: En Visio, casi todas las cosas son formas. Pero las formas no son galerías de símbolos. Las galerías de símbolos contienen formas. Si se desea buscar formas se puede hacer ingresando una palabra clave en Buscar Formas, por ejemplo ‘Flechas’; caso contrario lo podemos hacer por el menú archivo, tal como muestra la imagen:

Komatsu – Mitsui BU Sistemas y Telecomunicaciones


Cómo obtener formas 1.

En el menú Archivo, elija Nuevo y haga clic en Introducción.

2.

En la lista Categorías de plantillas, haga clic en la categoría de dibujo que desee crear.

3.

Haga clic en el tipo de dibujo que desee seleccionar.

4.

Haga clic en el botón Crear.

5. Obtener formas con una plantilla

Cuando haya finalizado, fíjese en las formas incluidas en las galerías de símbolos, en el lado izquierdo.

1. 2.

En el menú Ver, haga clic en Ventana Formas. En el cuadro Buscar formas, escriba una o más palabras que describan la forma que desea.

Buscar formas

3.

1.

Presione ENTRAR.

Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la barra de título de la galería de símbolos de los resultados de la búsqueda y, a continuación, haga clic en Guardar.

2. Guardar los resultados de la búsqueda para uso posterior

Buscar una forma

En el cuadro Nombre de archivo situado en la parte inferior, escriba un nombre que describa las formas y, a continuación, haga clic en Guardar.

Si alguna vez vuelve a necesitar esa galería de símbolos, estará disponible inmediatamente: En el menú Archivo, elija Formas y, a continuación, elija Mis formas. Busque el nombre descriptivo que asignó a la galería de símbolos y, a continuación, haga clic en él.

1.

Abra un dibujo.

2.

En el menú Archivo, elija Formas.

3.

Haga clic en la categoría que contenga la galería de símbolos que desea.

4.

Haga clic en el nombre de la galería de símbolos.

5.

Las galerías de símbolos aparecerán en la ventana Formas, en el lado izquierdo.

Si alguien le proporciona un archivo de galería de símbolos (archivo .vss o .vsx), tendrá que copiarlo en una ubicación especial del disco duro para poder tener acceso a la galería de símbolos mediante el uso del menú Archivo y el submenú Formas. Esa ubicación es la siguiente: C:\Documents and Settings\nombreDeUsuario\Mis documentos\Mis formas (donde nombreDeUsuario es el nombre de usuario de Windows). En lugar de intentar recordar esta ruta de acceso, puede hacer lo siguiente:

Utilizar galerías de símbolos proporcionadas por otras personas

1.

En el menú Archivo, elija Formas.

2.

Elija Mis formas y, a continuación, haga clic en Organizar Mis formas. El Explorador de Windows abrirá automáticamente la carpeta apropiada. Una vez copiado el archivo en esa carpeta, la galería de símbolos estará disponible en el submenú Mis formas.

Komatsu – Mitsui BU Sistemas y Telecomunicaciones


1.

En el menú Insertar, elija Imagen y, a continuación, haga clic en Desde archivo.

2.

Busque la carpeta que contenga la imagen que desea insertar.

3.

Haga clic en el archivo de imagen y, a continuación, en Abrir.

Insertar imágenes

Para dibujar sus propias formas, use la barra de herramientas Dibujo. Dibujar sus propias formas

En el menú Ver, elija Barras de herramientas y, a continuación, haga clic en Dibujo.

3. Colocar Agrupar y Apilar formas Las formas organizadas de manera ordenada permiten ver y comprender mejor las cosas. Uno de los principales motivos por los que se utilizan diagramas es porque para comunicar información son mucho más eficaces que una gran cantidad de texto.

Eche un vistazo a estos ejemplos; el diagrama situado a la derecha es obviamente más fácil de entender porque está mejor organizado. Se siguen fácilmente las conexiones de las formas. El diagrama situado a la izquierda parece aleatorio y resulta difícil de seguir. Al colocar las formas con destreza y cuidado en una página, los diagramas no sólo tendrán una apariencia eficaz sino que también comunicarán claramente la información que contienen.

3.1 Usar flechas de autoconexion: Cuando está activada la característica Autoconexión , puede usar las flechas de color azul para agregar una forma ordenadamente a la página y conectarla. La característica Autoconexión permite ahorrar mucho tiempo si necesita que todas estas acciones se lleven a cabo a la vez. Si no desea utilizar la autoconexion puede utilizar la cuadricula y las reglas, asi como las guías es importante si se desea realizar un trabajo más cuidadoso.

3.2 Ventana tamaño y posición: Abrir la ventana tamaño y posición si desea ver las coordenadas donde se encuentra una forma, asi como ver el ancho y alto de la forma.

Komatsu – Mitsui BU Sistemas y Telecomunicaciones


3.3 Alinear formas: El comando Alinear formas puede ahorrarle mucho tiempo.

La cuadrícula, las reglas y las guías son fabulosas cuando se crea un diagrama de manera planificada y organizada. Sin embargo, a veces, preferirá trabajar libre y espontáneamente, dejando la organización para el final. Eso es totalmente comprensible y Visio permite hacerlo. Cuando trabaja a mano alzada o cuando ya ha terminado, podrá ordenar el diagrama mediante el comando Alinear formas en el menú Forma. Este comando permite alinear las formas de manera sencilla. Seleccione la forma con la que las demás formas deben alinearse y, a continuación, haga clic en la opción de alineación que desee. 3.4 Distribuir formas: El comando Distribuir formas convierte las distancias aleatorias en distancias uniformes.

Komatsu – Mitsui BU Sistemas y Telecomunicaciones


Tiene las formas deseadas en la página pero una de ellas se encuentra demasiada cerca de otra y una tercera está demasiada alejada. Lo ideal es que haya el mismo espacio entre todas las formas, simplemente, seleccione tres o más formas, haga clic en el comando y elija una opción de distribución. Este comando se encuentra en el menú Forma 3.5 Girar Formas Girar formas 1D por su punto inicial o final. Girar formas 2D por sus controladores de rotación verdes.

3.6 Voltear Formas

Las formas se pueden voltear horizontal y verticalmente. 1. Cuando se voltean horizontalmente, la acción se produce de un lado a otro. 2. Cuando se voltean verticalmente, la acción se produce de arriba abajo. Este comando se encuentra en el menú Forma.

3.7 Apilar formas para relacionarlas:

Komatsu – Mitsui BU Sistemas y Telecomunicaciones


La ubicación no siempre lo es todo. A veces, la posición de las formas no es suficiente para transmitir una relación. Se requiere más información visual. Por ejemplo, eche un vistazo a los dos grupos de PC mostrados en este diagrama de red. Puede ver que cada departamento tiene dos PC y una impresora. Lo indican los círculos subyacentes. Si no hubiese esos círculos, la situación no quedaría tan clara. Este concepto de formas situadas unas encima o debajo de las otras se denomina orden de apilamiento. En los diagramas, se pueden representar relaciones complejas de modo que sean fáciles de entender. La regla que debe recordar para saber cómo Visio establece el orden de apilamiento es: "gana el último en llegar". Esto significa que la última forma colocada en la página ocupa el primer lugar en el orden de apilamiento. Veamos donde se cambia el orden de apilamiento

Para cambiar la posición de una forma en el orden de apilamiento, seleccione la forma y, a continuación, elija Ordenar en el menú Forma. Aparecerán cuatro opciones. Las opciones Traer al frente y Enviar al fondo mueven una forma por todo el orden de apilamiento. Sin embargo, si el orden de apilamiento comprende muchas formas, quizás no desee traer una forma al frente o enviarla al fondo del orden de apilamiento. En ese caso, puede mover la forma un nivel hacia adelante o hacia atrás eligiendo Traer hacia adelante o Enviar hacia atrás. 3.8 Agrupar:

Todo lo que se pueda hacer con una forma también se puede hacer con un grupo de formas: mover, cambiar su tamaño, girar, alinear con otras formas, etc. Visio trata un grupo como una forma 2D de gran tamaño.

Komatsu – Mitsui BU Sistemas y Telecomunicaciones


Incluso después de agrupar formas, es posible modificar sólo una de ellas.

1. Haga clic en el grupo para seleccionarlo. 2. A continuación, haga de nuevo clic para seleccionar una forma dentro del grupo. Cabe indicar que muchas formas pueden ser un conjunto de otras formas, por lo cual si desea puede probar desagrupar una forma. Colocar, apilar y agrupar formas Mostrar u ocultar reglas

En el menú Ver, haga clic en Reglas.

Haga clic en la regla vertical u horizontal, arrastre la guía hasta la página de dibujo y, a Colocar una guía en la página

continuación, suelte el botón del mouse (ratón).

1.

Seleccione la forma.

2.

Presione una tecla de dirección en el teclado. Nota

Empujar una forma hasta su posición

Si al presionar una tecla de dirección se desplaza el dibujo en vez de moverse

una forma, compruebe que no está presionada la tecla Bloq Mayús. Al ajustar las formas, se empujan éstas contra las líneas de la cuadrícula o las líneas de medida en las reglas para poder controlar con exactitud la colocación y la alineación. Si el ajuste le impide colocar una forma de la manera deseada, podrá desactivar esta característica.

Para seleccionar las opciones de ajuste, en el menú Herramientas, haga clic en Ajustar y pegar.

Ajustar

Para abrir la ventana Tamaño y posición, en el menú Ver, haga clic en Ventana Tamaño y Utilizar la ventana Tamaño y posición

posición.

1.

Seleccione la forma a la que desee alinear las demás formas. Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en esas otras formas.

2.

La forma principal tiene un contorno grueso de color rosa. En el menú Forma, haga clic en Alinear formas.

3. Alinear formas

Haga clic en una o dos opciones de alineación. Puede seleccionar tanto la alineación vertical como la horizontal. Para cancelar una selección, haga clic en la X de color rojo.

Komatsu – Mitsui BU Sistemas y Telecomunicaciones


1.

Seleccione tres o más formas.

2.

En el menú Forma, haga clic en Distribuir formas.

3.

Elija una opción de distribución.

o

Para la distribución vertical, los límites vienen definidos por la primera y la última forma de la selección.

o

Para la distribución horizontal, los límites vienen definidos por las formas situadas más a la izquierda y más a la derecha de la selección.

Distribuir formas

1. 2.

Seleccione una forma. En el menú Forma, elija Girar o voltear y, a continuación, haga clic en Voltear verticalmente o Voltear horizontalmente.

Voltear una forma

Para traer al frente una forma, en el menú Forma, elija Ordenar y, a continuación, haga clic en Traer al frente. Para enviar al fondo una forma, en el menú Forma, elija Ordenar y, a continuación, haga clic en Enviar al fondo. Para traer una forma un nivel hacia adelante, en el menú Forma, elija Ordenar y, a continuación, haga clic en Traer hacia adelante. Para enviar una forma un nivel hacia atrás, en el menú Forma, elija Ordenar y, a

Cambiar el orden de apilamiento de una forma

Agrupar y desagrupar formas

continuación, haga clic en Enviar hacia atrás.

1.

Seleccione las formas que desee agrupar.

2.

En el menú Forma, elija Agrupar y, a continuación, haga clic en Agrupar.

3.

Para desagrupar, seleccione las formas que desee desagrupar.

4.

En el menú Forma, elija Agrupar y, a continuación, haga clic en Desagrupar.

4. Agregar y Editar Texto Las formas, los componentes de cualquier diagrama de Visio, son sin duda alguna eficaces para comunicar información, ideas, procesos, etc. Sin embargo, las formas por sí solas no hacen el diagrama. El texto, ya sea largo o corto, descriptivo o instructivo, también es esencial. Los diagramas de Visio incluyen mucho espacio para texto. El texto se utiliza para etiquetar las formas de modo que tengan un significado para los usuarios. También se pueden etiquetar los conectores, es decir, las líneas entre las formas.

Komatsu – Mitsui BU Sistemas y Telecomunicaciones


Formas III: hablemos de texto

Cómo agregar texto a una forma Haga clic en la forma. Empiece a escribir. Visio acercará la forma. Cuando termine, haga clic en una parte vacía de la página de dibujo o haga ESC para volver al nivel de zoom original. El texto aparecerá en la forma. Nota Si no le gusta la característica del zoom, puede desactivarla. Haga clic en Opciones en el menú Herramientas. A continuación, haga clic en la ficha General. Bajo Opciones de la ventana de dibujo, en el cuadro Zoom automático al editar texto menor de, escriba 0 (cero) para el tamaño de punto.

Cómo editar el texto de una forma Haga doble clic en la forma. Visio acercará el texto de la forma. Realice los cambios deseados en el texto. Cuando termine, haga clic en una parte vacía de la página de dibujo o haga ESC para volver al nivel de zoom original. El nuevo texto aparecerá en la forma. Nota Para editar el texto de formas agrupadas, seleccione el grupo, seleccione la forma dentro del grupo y, a continuación, haga clic en la Herramienta Texto

. No olvide hacer clic en la

Herramienta Puntero cuando termine de escribir para que pueda seguir seleccionando elementos.

Formas IV: hablemos de la posición de texto 1.

Este es un párrafo interno. Haga clic en la pequeña flecha situada a la derecha de la Herramienta Texto

.

2.

Haga clic en la Herramienta Bloque de texto

.

3.

Coloque el cursor sobre la forma hasta que vea el doble rectángulo

4.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

o

Para mover el bloque de texto, simplemente arrástrelo.

o

Para cambiar el tamaño del bloque de texto, haga clic y arrastre un controlador de selección .

o Mover, cambiar de tamaño o girar un bloque de texto

Para girar el bloque de texto, haga clic y arrastre el controlador de rotación

.

Komatsu – Mitsui BU Sistemas y Telecomunicaciones

.


1.

Haga clic en la flecha situada a la derecha de la Herramienta Bloque de texto .

Volver a la Herramienta Texto y, a continuación, a la Herramienta Puntero

2.

Haga clic en la Herramienta Texto

3.

Haga clic en la Herramienta Puntero

. .

Este es un párrafo. Sigue una lista? Cada forma tiene una hoja de cálculo ShapeSheet. Si se modifica un poco esa hoja de cálculo, el tamaño del texto de una forma puede cambiar según el tamaño de la forma.

1.

Asegúrese de que esta seleccionada la Herramienta Puntero

en la barra

de herramientas Estándar. 2. 3.

Ahora, haga clic en la forma. Asegúrese de que la forma siga seleccionada y, a continuación, en el menú Ventana, haga clic en Mostrar ShapeSheet. Las ventanas de Visio aparecen en mosaico.

4.

Busque la ventana Dibujo:Otros:Hoja.1 Forma

5.

En esa misma ventana, desplácese hacia abajo hasta que vea la sección Carácter. Tiene esta apariencia:

6.

En la celda Tamaño, elimine su contenido y escriba ALTO/5. Cuando termine, la celda deber tener esta apariencia:

Esta fórmula hará que el tamaño del texto de la forma siempre sea una quinta parte del alto de la forma. Cambie el 5 a otro número, por ejemplo, a un 2 si desea que el tamaño del texto sea la mitad del tamaño de la forma.

7.

Cierre la hoja de cálculo ShapeSheet. Nota Algunas formas prediseñadas no tienen una sección Carácter en la

Cambiar el tamaño de una forma y de su texto a la vez

ventana ShapeSheet, por lo que esta solución no funcionar para todas las formas.

Komatsu – Mitsui BU Sistemas y Telecomunicaciones


5. Simbología A continuación mencionaremos la simbología estándar que utilizaremos con Visio Nombre

Proceso

Símbolo Gerente de Contabilidad Facturación

Administración de Venta

Actividad

Verificar que los gastos de la operación estén cargados correctamente

Descripción

Representa el proceso que se desarrolla, y en la parte superior el responsable del proceso. Representa la actividad que se desarrolla y en la parte superior el responsable de la actividad.

Administración de Venta

Actividad con Control

Verificar que los gastos de la operación estén cargados correctamente 45

Nos indica que la actividad lleva un control

Gerente de BU

Actividad explotada

Elaborar contrato

Representa la actividad a ser explotada en otro DF. Indica el sentido y trayectoria del proceso de información o tarea

Flecha, flujo

Se utiliza en los puntos de proceso donde se debe tomar una decisión. Las salidas se deben marcar con los correspondientes SI o No. Identifica que se ha ejecutado un control en el proceso.

Decisión alternativa

Terminal

Indica el inicio y final de un proceso. Dentro del símbolo aparece el termino Inicio y Fin

Conector

Indica la salida de una parte del diagrama de flujo. Se emplea con un numero dentro de el.

Conector de pagina

Indica el término de la página y servirá como inicio del DF de la página siguiente. Se debe emplear el símbolo con una letra mayor.

Komatsu – Mitsui BU Sistemas y Telecomunicaciones


Documento

Representa un documento que se requiere o se genera en el procedimiento o proceso. Aporta informaciĂłn para que este se pueda desarrollar, el nombre del documento debe aparecer en el sĂ­mbolo.

Documento Cliente

Se representa de esta manera un documento del cliente

Documento Proveedor

Se representa de esta manera un documento del proveedor

Documento Entrada

Representa la entrada de un documento en el proceso o actividad

Documento Salida

Representa la salida de un documento en el proceso o actividad

Es la manera de representar un comentario especifico dentro del DF

Comentario

Komatsu – Mitsui BU Sistemas y Telecomunicaciones


Manual Básico VISIO 2007