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JUSTIFICACION ECONOMICA DE INVERSIONES DE TECNOLOGIA Un enfoque prรกctico


AGENDA

Contexto Marco de Trabajo Recomendaciones Page  2


OBJETIVO  Presentar en términos sencillos los escenarios de justificaciones económicas en tecnología como una herramienta de comunicación y de alineación con las iniciativas de negocio.

Page  3


CONTEXTO

Page  4


Gestión de TI:

Entendimiento de los retos actuales en las organizaciones Cumplimiento Regulatorio Seguridad

Cambio Tecnológico

70% Mantenimiento

Mantener el negocio en ejecución

Competencia

30% Innovación Mantener y crear clientes Reducción de Costos Productividad de usuario Final

Page  7

Resultados y Generación de Valor


Discusión Grupal: Evaluando Proyectos de Tecnología de Información

 ¿Cómo debe ser evaluado un proyecto de tecnología de información?  ¿Es estratégico o económico?  ¿Por qué?

Page  8


Gestión de TI:

Evolución posición Tecnológica Los servicios de TI evolucionan a través de un proceso de mejora continua. Nivel de Madurez

Operación y Tecnología Alto ($)

Page  9

Foco en el Cliente

Foco en el Negocio

Costo de Propiedad

Agregar Valor Bajo ($)


Gestión de TI:

Evolución posición Tecnológica Distribución de Inversión:

16% 5%

13%

10%

14% 20% 15%

29%

15%

45%

50%

17% 11%

40% 42%

Operación y Reducción Foco en el Cliente de Costos Infraestructura

Page  10

Transaccionales

Foco en el Negocio Costos y Agilidad Estratégicos

58%

Generación de Valor Información

Center for Information Systems Research, MIT Sloan, School of Management


Gestión de TI:

Evolución posición Tecnológica PCs managed per IT FTE

Básico

700

Estandarizado

Racionalizado

600 500

400

60%

300 200

20%

20%

100 0 Avg PC’s per/IT FTE IT Labor/PC

76

172

442

$1,320

$580

$230 Organization

Page  11


TIPOS DE INVERSIÓN EN TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

Page  12


Tipos de Inversión en Tecnología de la información Alcance Tecnológico Solución Negocio

Infraestructura compartida

Mejora de Procesos

Innovación

Renovación

Transformación

Inversión corto tiempo

Page  13

Inversión largo tiempo

Objetivo


Inversiones y mantenimiento de TI

DSS / Estratégicos Información

Infraestructura

Page  14


¿Cuál es la Clave de la Evaluación?

¿Es posible para una misma persona el evaluar la instalación de una nueva planta, la contratación de más empleados o la adquisición de nuevos activos? Las finanzas son el único lenguaje verdaderamente universal

Page  15


¿Cómo se Evalúan los Proyectos?

Entender la situación actual (Incremento de Ventas)

Page  16

Contratar Vendedores

Campaña Publicitaria

Mejorar Productos

Análisis Costo/ Beneficio

Análisis Costo/ Beneficio

Análisis Costo/ Beneficio

Determinar Riesgos

Determinar Riesgos

Determinar Riesgos

$

$

$


Interpretación de objetivos de negocio

Gestión Empresarial Balanced Scorecard

EVA

Porfolio Management

Gestión de Unidad de Negocio Six Sigma

Lean

Propietaria

ITIL

Alineación con Iniciativas de IT Cost/Case

Page  17

ROI

Business Case

Business Plan

TCO


InterpretaciĂłn de objetivos de negocio Balanced ScoreCard

Portfolio Management

Page  18

Return of Invesment


Tipos de Inversión en Tecnología de la información Alcance Tecnológico Solución Negocio

Infraestructura compartida

Business Case Mejora de Procesos

Innovación

ROI- TCO

ROI

Renovación

Transformación

Inversión corto tiempo

Page  19

Business Plan

Inversión largo tiempo

Objetivo


MARCO DE TRABAJO

Page  20


COMPONENTES

EQUIPO

PROYECTO

PROCESO

FORMULA JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA

Page  21


PROCESO Análisis de Negocios

• Entender la empresa y su industria, sus factores críticos de éxito, estrategias y métricas de desempeño

Solución

• Analizar las soluciones posibles que ayudan a la cía. a alcanzar sus objetivos

Costo/Beneficio

• Manejo de herramientas y modelos que ayudan a cuantificar beneficios y costos

Riesgos

• Identificación y manejo de riesgos, probabilidad de ocurrencia y exposición financiera

Análisis Financiero Page  22

• Estimar flujo de caja y métricas financieras que permitan comparar contra otros proyectos


Modelo de Equipo EQUIPO

Directores de Unidades de Negocios Analista de Negocios Arquitecto de IT Gerente de Proyecto Sponsor de Negocios Analista Financiero

Page  23


PLAN DE PROYECTO Días

Actividades

Entregables

1-2

Inicio de proyecto

Documento de visión y alcance Plan de Proyecto Lista de Entrevistas Tabla inicial de alineación

3-5

Determinación de negocios

Tabla completa de alineación con usuarios, factores críticos de éxito, estrategias e indicadores clave de desempeño. Lista de próximos pasos.

5-10

Análisis de Actividades

Actividades hipotéticas identificadas, desarrollo de diagramas, etc.

11-15

Soluciones

Enunciados de valor mostrando como se mejoran las actividades de negocio con la solución, y como atacan los factores críticos de éxito

15-20

Análisis costo/beneficio

Determinación de costos y beneficios

20-21

Riesgos

Determinación de riesgos, incluida en flujo de caja.

Retorno Financiero

VPN, TIR, ROI, EVA, calculados en base al flujo de caja. Modelado económico revisado con analistas financieros.

Preparación de reporte

Documento de caso de negocios (15-20 páginas). Presentación ejecutiva (6-8 diapositivas)

21-30

Page  24


FORMULA

BENEFICIOS

Page  25

INVERSIONES


PROCESO

Page  26


Análisis de Negocios ¿Qué hace sentido a la alta dirección?

Marco Análisis de Negocios

Page  27

Pregunta Clave

Identificar Factores Críticos de Éxito y sus dueños

¿Quién es responsable de las iniciativas de Negocios?. ¿Qué factores determinan el éxito de la Compañía?

Identificar las Estrategias Corporativas

¿Cómo logra esta compañía alcanzar esos factores de éxito?

Determinar los Indicadores de desempeño

¿Qué métricas son usadas para medir el éxito/fracaso de esas estrategias?

Definir Oportunidades

Una vez entendido el proceso, ¿Dónde hace sentido la tecnología?


Una Gráfica de Alineación Completa

Responsable

CSF

Estrategia

KPI

Actual

Deseado

CEO

Liderazgo en el mercado

Compra de otras cadenas menores y regionales

Tiempo para tener operando una nueva adquisición bajo los estándares

6 meses

2 meses

CFO

Mejorar la rentabilidad de las empresas adquiridas

Downsizing y revisión de costos recurrentes

Gastos Operativos Margen Operativo

22% 5%

20% 8%

Ventas

Incrementar el volumen de ventas

Retail.com.ar

Incrementar el volumen de U$S6 M ventas vía Internet

U$S18 M

Operaciones

Disminuir costos operativos

Optimización de Inventario

Días de Stock. % de líneas con Stockouts Productos Centralizados

19 días 9% 43 %

14 días 2% 80 %

Sistemas

Alineación con objetivos de negocios

Implementar Reducir TCO mejores prácticas de GartnerGroup Generar aplicaciones Disminuir el TTM de las que soporten el aplicaciones generadas negocio

TCO = U$S 21M

TCO = U$S 19M

6 meses

1.5 meses

Reducción de costos

Page  28


Generar una Solución ¿Cómo puede ayudar Tecnología ?

Marco Generar una Solución

Page  29

Pregunta Clave

Generar Enunciados de Oportunidad

Basado en las necesidades de negocios, ¿Dónde puede ayudar la tecnología a solucionar las necesidades de la Cía.?

Características que resuelven el problema

¿Qué características técnicas resuelven la problemática de negocios?

Determinar Solución

¿Cuál es la solución propuesta?

Complementar Enunciados de Oportunidad

¿Cómo produce valor esta Solución?


¿Cómo Identificar Oportunidades?

Toda oportunidad de mejora tiene tres dimensiones: – Recursos Humanos – Procesos

– Tecnología

Sin embargo, en cada oportunidad, uno de los roles tendrá más peso que los otros.

Page  30


¿Cómo Identificar Oportunidades?

Toda actividad que realiza una empresa va encaminada a generar valor en tres formas: – Incrementar Ventas – Mejorar procesos – Reducir Costos

Page  31


Enunciados de Solución Ejemplos de Enunciados de Solución

Una solución de cadena de valor ayudará a reducir los costos operativos, disminuyendo los stock-outs, al hacer más eficiente el intercambio de información con proveedores.

Estandarizar la plataforma de tecnología ayudará a reducir los costos de IT al disminuir su TCO por la implantación de mejores prácticas de administración. Un sistema de admón. del conocimiento permitirá mejorar el proceso de inicio de operación de nuevas sucursales, disminuyendo el tiempo requerido para iniciar operaciones, al poder documentar y compartir las mejores prácticas.

Una plataforma más robusta permitirá incrementar sus ventas al mejorar el rendimiento del .com, ya que mantendrá el sistema disponible más tiempo.

Page  32


Análisis Costo/Beneficio ¿Cuáles son los impactos de la solución?

Marco

Análisis Costo/Beneficio

Page  33

Pregunta Clave

Alinear beneficio con iniciativa

¿Dónde se alinea el beneficio de la solución con las iniciativas de negocios?

Determinar costo de la solución

¿Cuánto cuesta (en todos sus aspectos) la solución propuesta?

Cuantifica Beneficios

En términos monetarios, ¿Cuánto me va a beneficiar cada aspecto de la Solución?


Modelos de Costos - TCO Directos Activos R. Humanos* Hardware    

Servidores Clientes Periféricos Dispositivos de red

  

 

Software 

Operaciones

S.Operativos Aplicaciones Utilerías Sw. de manejo

Administración y finanzas Entrenamiento staff IT Entrenamiento de Usuario Final

* Válido incluir outsourcing Page  34

Usuario Final  

 

Soporte a compañeros Aprendizaje casual y auto aprendizaje Entrenamiento Formal Desarrollo de Aplicaciones Manejo de archivos y datos

Administración 

Actualizaciones Suministros Partes

Servicios Técnicos Procesos y planeación de manejo Manejo de Bases de Datos Help Desk

Indirectos R. Humanos

Downtime


Por Qué Cuantificar los Beneficios?

 La Cuantificación de todos los Beneficios es el concepto central del estudio REJ.  Permite al cliente evaluar la inversión en IT dentro del contexto de Valor de Negocio.  Por ejemplo, reducir costos, incrementar rentabilidad, incrementar productividad, etc. son todos potenciales beneficios.

Page  35


Dificultades al Medir los Beneficios de Inversiones de IT  Tener en cuenta los potenciales problemas:

– Las nuevas soluciones de IT tienen un componente inherente de impredicción. – Es difícil medir los efectos colaterales.

– Algunos beneficios pueden ser inesperados o no previstos. Page  36


ClasificaciĂłn de Beneficios Que implican los conceptos de la matriz

Beneficios

IT Operaciones

Desarrollo de Aplicaciones

Reducir Costos Evitar Costos

Page  37

Negocios Funciones (Internas)

Cadena Valor (Externas)

Generar Ventas Proteger Ventas Reducir Costos Evitar Costos


Matriz de 4x4 La Matriz llena

Creación de Valor en IT

Operaciones de Tecnología

Desarrollo de Aplicaciones

Creación de Valor en Negocios

Función (Interna) Manejo de Promociones

Más Ventas

Integrar Proveedores

Proteger Ventas Reducir Costos Evitar Costos

Page  38

Cadena de Valor (Externa)

Admón de IT

Licencias

Reuso de Componentes

Manejo de Órdenes Productividad

Mejorar Calidad


Análisis de Riesgos

¿Que puede ir

mal?

Marco Análisis De Riesgo

Page  39

Pregunta Claves

Identificar Factores de Riesgo

¿Qué factores externos e internos afectan el resultado final de la Solución?

Estimar Exposición

En términos económicos, ¿Cuánto me afectan esos riesgos?

Agregar Exposición

¿Cuál es la probabilidad de que el riesgo ocurra?

Calcular impacto En Beneficios

Multiplicando probabilidad x exposición, ¿Cuánto me impacta el riesgo?


Ejemplo Factor de Riesgo

Enunciado de Riesgo

Prob. %

Impacto $

Exposición (P * I)

Recursos de Implantación

Debido a que no tenemos suficientes implantadores , podrían requerirse otros 20 FTE por 3 meses mas

75%

(480,000)

(360,000)

Resultados

Debido a que no todos los costos operativos son conocidos, puede haber un mayor número de recursos requeridos

25%

(300,000)

(75,000)

Flujo de Trabajo

Debido a los cambios en el flujo de trabajo, entrenamiento a la fuerza de trabajo será requerido

75%

(100,000)

(75,000)

Resultados

Dado que no se obtuvo toda la información requerida para estimar, probablemente el beneficio sea menor

25%

(8’000,000)

(2’000,000)

Total

(2’510,000)

Page  40


Análisis Financiero

¿Qué tan factible es el

proyecto?

Marco Análisis Financiero

Valor Presente Neto

Tasa Interna de Retorno

Page  41

Pregunta Clave Trayendo la inversión a valor presente ¿Cuál es el beneficio para la empresa?

Si esta fuera una inversión de otro tipo (plazo fijo, stock, fondos, etc.) ¿Qué tasa de interés me daría?

ROI – Retorno sobre la inversión

Basado en mis flujos de caja ajustados, ¿Cuál es el retorno que voy a tener sobre esta inversión?

Payback

¿Cuánto tiempo va a llevar que los beneficios paguen la inversión Inicial?


ROI Calculator - for IT system projects Project name:

Results Summary

$/ÂŁ'000

Project cash flows

Total project cost savings/income $'000 Total project expenditures $'000 Net project savings / income $'000

500 400 300 200 100 0 -100 -200 -300

Cash flow

ROI (return on investment - after 5 years)

845 -403 442 109,7%

Cumulative cash flow

NPV (net present value) at a discount rate of: 1

2

3

4

5

6

7

8

$' 000

241 12,0%

IRR (internal rate of return)

56,3%

Payback year

Year 3

Years

Improved reliability / reduced Helpdesk support

Analysis of project cost savings / incom e

Analysis of project im plementation costs

Reduced / redeployed clerical staff

0%

Time saved manually creating basic reports

Reduced consumables 4% 0%

Existing software annual maintenance 27% Time saved manually creating basic reports 12%

Page  42

Improved reliability / 0% reduced Helpdesk support 17%

Reduced / redeployed clerical staff 40%

Existing software annual maintenance

Reduced consumables

Contingency 10% Training 10%

Software

Softw are 29%

Database Additional licences

Hardware

Other labour costs 13% System configuration 10%

Network

Database 1%

Netw ork 3%

Hardw are 22%

Additional licences 2%

System configuration Other labour costs

Training Contingency


Herramienta ROI Calculator - for IT system projects Project name:

Results Summary

$/ÂŁ'000

Project cash flows

Total project cost savings/income $'000 Total project expenditures $'000 Net project savings / income $'000

500 400 300 200 100 0 -100 -200 -300

Cash flow

845 -403 442

ROI (return on investment - after 5 years)

109,7%

Cumulative cash flow

NPV (net present value) at a discount rate of: 1

2

3

4

5

6

7

8

$' 000

241 12,0%

IRR (internal rate of return)

56,3%

Payback year

Year 3

Years

Improved reliability / reduced Helpdesk support

Analysis of project cost savings / incom e

Analysis of project im plementation costs

Reduced / redeployed clerical staff

0%

0%0% Existing software annual maintenance 27% Time saved manually creating basic reports 12%

Improved reliability / reduced Helpdesk support 17%

Existing software annual maintenance

System configuration 10%

Year:

Additional licences Hardware

Other labour costs 13%

Reduced consumables

Description

Database

Softw are 29%

Training 10%

Reduced / redeployed clerical staff 40%

ROI Workings Ref

Software

Contingency 10%

Time saved manually creating basic reports

Reduced consumables 4%

Network

Database 1% Hardw are 22%

Netw ork 3%

System configuration Other labour costs

Additional licences 2%

Training Contingency

0

1

2

3

4

5

6

7

8

Total

$'000

$'000

$'000

$'000

$'000

$'000

$'000

$'000

$'000

$'000

1 Project cost savings / income 1,1 1,2 1,3 1,4 1,5 1,6 1,7 1,8 1,9

Improved reliability / reduced Helpdesk support Reduced / redeployed clerical staff Time saved manually creating basic reports Existing software annual maintenance Reduced consumables

Sub total cost savings / income

40 25

0

65

20 60 15 50 5

40 80 30 50 10

40 80 30 50 10

40 80 30 50 10

150

210

210

210

140 340 105 225 35 0 0 0 0 0

0

0

845

2 Project expenditures 2 Selection costs 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4

Software selection staff costs Travel and expenses Selection tools / programs Consultancy costs

10 2 1 7

Sub total selection costs

20

10 2 1 7 0

0

55 5 5 70 10

35

0

0

0

0

0

0

20

2 Implementation costs

Page  43

2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5

Software Database Additional licences Hardware Network

90 5 5 70 10


RECOMENDACIONES

Page  44


RECOMEDACIONES

 Definir un marco de comunicaciones entre dirección y tecnología  Entender el momento de la empresa  Apalancarse en los proveedores  Evaluar nuevas tecnologías  Equipo multidisciplinario

 Encontrar la mediciones  Clave. Identificación de beneficios

Page  45


Iader Galindo R. Director de Operaciones Estrategias Digitales E-mail: iader.galindo@indexcol.com Cel: 315-2552210

«En teoría la práctica y la teoría son lo mismo…en la práctica no» Albert Einstein


BIBLIOGRAFIA  The Gartner Business Value Model: A Framework for Measuring Business Performance Michael Smith, Audrey L. Apfel, Richard Mitchell.  Leveraging the new infrastructure: how market leaders capitalize, Peter Weill.  REJ- Rapid Economic Justifcation – Microsoft

Page  47


1) Evaluación de inversiones en Tecnología de la Información.