Issuu on Google+

1

14/9/2011

PROJECTPLAN

ADVIESVRAAG O.B.S. TUINDORP

Adviesbureau ‘Consilio’ 1


Projectplan Adviesvraag O.B.S. Tuindorp

Adviesbureau ‘Consilio’ Marjolein Leiker Vincent Nevels Marlies Nijmeijer Janien van den Brink Fleur Zwetsloot

Over de adviesvraag van; Mevrouw A. van den Berg, directrice O.B.S. Tuindorp

Periode: september 2011 – januari 2012 Gebied: Communicatie Datum: 14-09-2011

2


Inhoud Inleiding ................................................................................................................................................... 4 1.

De partijen & de producten............................................................................................................... 5 1.1.

De partijen ............................................................................................................................... 5

1.2.

De producten ........................................................................................................................... 5

Eerste fase ....................................................................................................................................... 5 Tweede fase ..................................................................................................................................... 5 2.

3.

De adviesvraag (probleemanalyse) ................................................................................................. 6 2.1.

Missie en Visie OBS Tuindorp ................................................................................................. 6

2.2.

Werkwijze OBS Tuindorp ........................................................................................................ 7

2.3.

Functie/ taakverdeling OBS Tuindorp...................................................................................... 7

Implementatie & afbakening ............................................................................................................. 8 3.1.

Afbakening ............................................................................................................................... 8

3.2.

Projectgrenzen en randvoorwaarden ...................................................................................... 9

Het beschikbare budget ................................................................................................................... 9 Het aantal te besteden uren ............................................................................................................. 9 De deadline ...................................................................................................................................... 9 3.3.

Implementatie .......................................................................................................................... 9

3.4.

Relevante afspraken .............................................................................................................. 10

De opdrachtgever ........................................................................................................................... 10 Het adviesbureau ........................................................................................................................... 10 4.

Contactgegevens betrokkenen ...................................................................................................... 11 4.1.

Handtekeningen..................................................................................................................... 11

Bronnen ................................................................................................................................................. 12

3


Inleiding Voor dit project werkt adviesbureau „Consilio‟ met vijf medewerkers aan een project voor O.B.S. Tuindorp. O.B.S. Tuindorp is een openbare basisschool met enkele invloeden van het Dalton- en Jenaplan onderwijs. O.B.S. Tuindorp valt onder de stichting Comperio, een stichting voor openbaar onderwijs voor de gemeenten Oost- en Weststellingerwerf. Hier vallen 33 scholen onder, waarvan twee voor speciaal onderwijs. O.B.S. Tuindorp heeft momenteel 103 leerlingen. O.B.S. Tuindorp is verhuisd naar een nieuwe locatie in een andere wijk. Het oorspronkelijke gebouw waarin werd lesgegeven staat in de wijk Tuindorp. Het was weliswaar een karakteristiek pand maar was onderhand te verouderd om er nog op een goede manier les te geven. “Het was behelpen”, aldus mevrouw A. Van den Berg, directrice van O.B.S. Tuindorp. De school is dan ook erg blij haar leerlingen onderwijs te kunnen bieden op de mooie nieuwe locatie in de Lindewijk. Door deze verhuizing komt O.B.S. Tuindorp in een nieuw voedingsgebied en wordt zij onderdeel van een „brede‟ school. Zij deelt het pand met een aantal participanten, zijnde „Speelwerk‟ met een kinderdagopvang en buitenschoolse opvang en „Speelpeuter‟ met een peuterspeelzaal. Door de verhuizing komt O.B.S. Tuindorp in het voedingsgebied van een andere basisschool (katholieke basisschool „St.Fransiscus‟ met Jenaplan onderwijs) waarmee zij nu moet concurreren als het gaat om nieuwe aanwas van leerlingen. Dit projectplan concretiseert het probleem zoals gesteld door O.B.S. Tuindorp, geeft de afbakening en randvoorwaarden van het project aan en schept duidelijkheid over de grenzen en wederzijdse verwachtingen tijdens de projectperiode. In de eerste fase richt adviesbureau Consilio zich op het onderzoek, waarna de tweede fase zal resulteren in een advies. Het doel van dit projectplan is dan ook om duidelijkheid te verschaffen voor zowel adviesbureau Consilio als O.B.S. Tuindorp als het gaat over de inhoud, werkwijze en voortgang van dit project. Kortom, het bevat alle elementen waarover overeenstemming moet worden verkregen tussen opdrachtgever en adviesbureau.

4


1. De partijen & de producten In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de partijen die betrokken zijn bij het onderzoek en de advisering van dit project. Ook kijken we naar de producten die het adviesbureau op zal leveren voor de opdrachtgever.

1.1.

De partijen

De participanten in dit project zijn: -

Mevrouw A. van den Berg, directrice O.B.S. Tuindorp (opdrachtgever) Adviesbureau Consilio, bestaande uit Marjolein Leiker, Vincent Nevels, Janien van den Brink, Marlies Nijmeijer en Fleur Zwetsloot.

Het project loopt van september 2011 tot eind januari 2012. In de eerste fase wordt er een gedegen onderzoek uitgevoerd voor de opdrachtgever. In de tweede fase wordt naar aanleiding van de resultaten van het onderzoek een adviesrapport samengesteld in de vorm van een Strategisch Communicatiebeleidsplan inclusief een implementatieplan.

1.2.

De producten

Hier beschrijven wij concreet welke producten adviesbureau Consilio op welk tijdstip en op welke manier gaat opleveren aan de opdrachtgever, O.B.S. Tuindorp. Eerste fase Product 1: Projectcontract. Opleverdatum: maandag 12 september om 13.30 uur. De opdrachtgever kan het document op dit tijdstip verwachten op haar mailadres in PDF-format. Product 2: Onderzoeksrapport. Opleverdatum: vrijdag 28 oktober om 13.30 uur. De opdrachtgever kan het document op dit tijdstip verwachten op haar mailadres in PDF-format. Tweede fase Product 3: Strategisch Communicatiebeleidsplan met bijbehorend implementatieplan. Opleverdatum: vrijdag 13 januari om 13.30 uur. De opdrachtgever kan het document op dit tijdstip verwachten op haar mailadres in PDF-format. N.B.: Op de deadlines wordt, zoals hierboven aangegeven het document verstuurd via mail. De hardcopy versie van de documenten overhandigen wij bij de tussentijdse vergaderingen waarbij opdrachtgever en adviesbureau Consilio elkaar treffen.

5


2. De adviesvraag (probleemanalyse) In dit hoofdstuk wordt concreet gemaakt waar het nou eigenlijk om gaat bij dit project. Wat moet er worden uitgezocht; de adviesvraag. Er ligt bij O.B.S. Tuindorp nog geen duidelijk extern communicatieplan. Men wil graag meer te weten komen over de manier waarop ouders de schoolkeuze voor hun kinderen bepalen en hoe de school hierop het best kan anticiperen. De doelgroep van de school is ouders met kinderen tussen de 0 en 12 jaar. Dit omvat niet alleen de reeds aan de school verbonden ouders, maar ook ouders van andere basisscholen in hetzelfde voedingsgebied en potentiële „nieuwe‟ ouders die voor het eerst een schoolkeuze voor hun kind(eren) moeten maken. Zowel het oude (Tuindorp) als het nieuwe voedingsgebied (Lindewijk) blijven van belang. O.B.S. Tuindorp heeft dan ook een adviesvraag geformuleerd, die luidt: “Hoe kan basisschool Tuindorp met behulp van communicatie het gestelde doel; een sterkere concurrentiepositie bereiken, waardoor de opbrengsten in de toekomst gewaarborgd worden?” Adviesbureau Consilio heeft dit vertaald naar een concrete adviesvraag die als volgt luidt: “Welke positionering moet O.B.S. Tuindorp innemen om aan te sluiten bij het besluitvormingsproces van ouders bij de keuze van een basisschool voor hun kind(eren)”. Aangezien de school in de nieuwe situatie moet concurreren met andere scholen, is het van belang dat de school een goede positionering heeft. De huidige gewenste positionering van O.B.S. Tuindorp is: „Het zijn van een gezonde, veilige school waar kinderen zich prettig voelen en waar ze tot bloei komen‟. Adviesbureau Consilio gaat onderzoeken of de gewenste positionering van O.B.S. Tuindorp aansluit bij het besluitvormingsproces van ouders. Wanneer dit niet het geval is, geeft Consilio advies over de wegingsfactoren die ouders belangrijker vinden bij de schoolkeuze voor hun kind(eren) zodat O.B.S. Tuindorp in de toekomst meer op deze factoren kan inspelen en daardoor een betere uitgangspositie heeft in de concurrentiepositie.

2.1.

Missie en Visie O.B.S. Tuindorp

O.B.S. Tuindorp heeft dit jaar haar intrek in de brede school De Vlindertuin genomen. De naam van deze brede school is gekozen vanwege de vlindernamen in de Lindewijk en omdat een gedeelte van de wijk Tuindorp tevens aan de kant van de Lyklemaweg ligt. Niet alleen de locatie is nieuw, de missie en visie zijn ook aangepast aan de nieuwe weg die O.B.S. Tuindorp inslaat. De visie van O.B.S. Tuindorp luidt als volgt: “OBS Tuindorp is een school die haar leerlingen begeleidt op hun weg naar het vervolgonderwijs. Door tegemoet te komen aan verschillen tussen kinderen en hen daarvoor leertijd te bieden willen we hen voldoende kennis, vaardigheden en zelfvertrouwen meegeven om hun weg in de samenleving te kunnen ontdekken. De kern van ons onderwijs is dat kinderen met plezier naar school gaan als wordt voldaan aan de basisbehoeften:   

Competentie; het gevoel iemand te zijn die iets kan. Relatie; de behoefte een goede relatie te hebben met zowel leerkrachten als andere kinderen. Autonomie; een bepaalde mate van vrijheid om dingen zelf te mogen doen zonder voortdurend hulp of toestemming te hoeven vragen.

Deze visie vinden we terug in ons onderwijs.

1

1

Van den Berg, A., 2011: blz. 4 6


De missie van O.B.S. Tuindorp luidt als volgt: “O.B.S. Tuindorp, een veilige, gezonde school waar een kind tot bloei komt.” Definitie waar O.B.S. Tuindorp achter staat: “Onze brede school is een organisatie waarin, met behoud van de identiteit, wordt samengewerkt tussen en met meerdere participanten, die elk een bijdrage leveren aan de ontwikkeling van de doelgroep 0 –12 jarigen.” Het doel dat O.B.S. Tuindorp nastreeft is: “Middels een doorlopende en op elkaar aansluitende opvang de

ontwikkelingskansen van de kinderen in de leeftijd van 0 –12 jaar op onder andere cognitief, 2 emotioneel, creatief en lichamelijk gebied te vergroten”.

2.2.

Werkwijze OBS Tuindorp

O.B.S. Tuindorp werkt met combinatieklassen: groep 1-2 samen, groep 3-4 samen, groep 5-6 samen en groep 7-8 samen. Verder is de werkwijze dat er nooit meer dan twee leerkrachten voor één combinatieklas staan. Ook gaat men dit schooljaar starten met collegiale consulten waarbij leerkrachten bij elkaar in de klas komen kijken om zo van elkaar te leren.

2.3.

Functie/ taakverdeling OBS Tuindorp

Er zijn bij O.B.S. Tuindorp tien leerkrachten werkzaam, waarvan één fulltime voor de klas staat en de overige negen parttime een klas delen met een andere leerkracht. Daarbuiten is er nog een oudervereniging en een medezeggenschapsraad, beiden bevolkt door ouders van leerlingen.

2

Van den Berg, A., 2011 7


3. Implementatie & afbakening In dit hoofdstuk maken we heel concreet wat de opdrachtgever wil en de grenzen waarbinnen wij ons product leveren. Een goede afbakening is nodig bij het succesvol laten verlopen van dit project en dus worden ook de wederzijdse verwachtingen opgenomen. Dit hoofdstuk kan worden gezien als het vaststellen van de projectgrenzen en randvoorwaarden.

3.1.

Afbakening

In dit project staat de volgende adviesvraag centraal: “Welke positionering moet O.B.S. Tuindorp innemen om aan te sluiten bij het besluitvormingsproces van de ouders bij de keuze van een basisschool voor hun kind(eren)”. Consilio start in het kader van dit project met een literatuuronderzoek naar positionering en het besluitvormingsproces. Dit resulteert in combinatie met de verkregen informatie van de opdrachtgever in enquêtes die aansluiten op de doelgroep van O.B.S. Tuindorp, namelijk ouders van kinderen van 0 tot 12 jaar. De enquêtes zullen worden afgenomen om te achterhalen hoe het besluitvormingsproces van de ouders bij de keuze van een basisschool werkt. De doelgroep die onderzocht gaat worden bestaat uit ouders met kinderen in de leeftijdscategorie van 0 tot 12 jaar die wonen in het voedingsgebied van O.B.S. Tuindorp. De doelgroep wordt opgedeeld in ouders die voor het eerst een basisschool moeten kiezen en ouders die al hebben gekozen voor een bassisschool. De vragen kunnen per onderzochte doelgroep iets afwijken teneinde een goed advies over het besluitvormingsproces van ouders te kunnen geven. Adviesbureau Consilio levert tijdens de projectperiode een projectcontract, een onderzoeksrapport en een Strategisch Communicatiebeleidsplan met bijbehorend implementatieplan op. Deze producten worden uiterlijk op de deadlines, zoals genoemd in hoofdstuk 1.2, verstuurd naar de opdrachtgever, in een PDF-format via de e-mail. Bij latere ontmoetingsmomenten wordt de hardcopy versie verstrekt aan de opdrachtgever. Het Strategisch Communicatiebeleidsplan met bijbehorend implementatieplan is enkel en alleen bedoeld voor de opdrachtgever, omdat het onderzoek specifiek voor O.B.S. Tuindorp wordt uitgevoerd. Adviesbureau Consilio onderzoekt het besluitvormingsproces van ouders bij de keuze van een basisschool voor hun kind(eren) en brengt naar aanleiding van dit onderzoek advies uit welke positionering O.B.S. Tuindorp moet innemen om beter aan te sluiten bij het besluitvormingsproces van ouders die een basisschool kiezen voor hun kind(eren). Met behulp van de resultaten van het onderzoek wordt er antwoord geven op de adviesvraag of, als er geen eenduidig antwoord kan worden gegeven, in ieder geval een richting waaraan gedacht zou moeten worden. Het is aan O.B.S. Tuindorp om het advies al naar gelang te implementeren in de huidige situatie. Consilio kan niet garanderen dat door de implementatie van de adviespunten, de concurrentiepositie van O.B.S. Tuindorp daadwerkelijk zal versterken. De opdrachtgever verwacht, heel concreet, een projectplan een onderzoeksrapport en een strategisch communicatiebeleidsplan met bijbehorend implementatieplan. Dit is ook hetgeen Consilio levert.

8


3.2.

Projectgrenzen en randvoorwaarden

Randvoorwaarden zijn zaken die bij het begin van het project reeds vastliggen en waar afspraken over gemaakt zijn. Het beschikbare budget Normaliter rekent adviesbureau Consilio een uurloon van 40 euro per uur. Voor dit project worden deze kosten echter niet in rekening gebracht net als andere bijkomende kosten zoals het printen van de enquêtes en de reiskosten naar Wolvega. Het aantal te besteden uren Het aantal uren dat adviesbureau Consilio op het kantoor bezig is met het vormgeven van het onderzoek, het uitvoeren van het onderzoek en later met het opstellen van het adviesrapport en het strategisch communicatiebeleidsplan met implementatieplan zijn: twee maal 90 uren per persoon. Adviesbureau Consilio bestaat uit 5 personen dus in totaal is men 900 uur bezig met dit project verspreid over een periode van een half jaar. De deadline Dit wil zeggen, de datum waarop het project uiterlijk moet zijn opgeleverd. Product 1: Projectcontract. Opleverdatum: maandag 12 september om 13.30 uur. De opdrachtgever kan het document op dit tijdstip verwachten op haar mailadres in PDF-format. Product 2: Onderzoeksrapport. Opleverdatum: vrijdag 28 oktober om 13.30 uur. De opdrachtgever kan het document op dit tijdstip verwachten op haar mailadres in PDF-format. Product 3: Strategisch Communicatiebeleidsplan met bijbehorend implementatieplan. Opleverdatum: vrijdag 13 januari om 13.30 uur. De opdrachtgever kan het document op dit tijdstip verwachten op haar mailadres in PDF-format. N.B.: Op de deadlines wordt, zoals hierboven aangegeven het document verstuurd via mail. De hardcopy versie van de documenten overhandigen wij bij de tussentijdse vergaderingen waarbij opdrachtgever en adviesbureau Consilio elkaar treffen.

3.3.

Implementatie

In dit hoofdstuk wordt weergegeven hoe adviesbureau Consilio het project daadwerkelijk gaat uitvoeren. Adviesbureau Consilio begint met het formuleren van het projectplan, dit vindt tegelijkertijd plaats met het opstellen van de onderzoeksopzet en het uitvoeren van het literatuuronderzoek (bureauonderzoek). Vervolgens wordt het onderzoek uitgevoerd door middel van de strategie „survey‟, wat inhoud dat er enquêtes afgenomen gaan worden. Hierna wordt het onderzoeksrapport uitgewerkt en de resultaten van het onderzoek worden hierin verwerkt met behulp van het programma SPSS. In de tweede fase van dit half jaar gaat het adviesbureau aan de hand van de conclusies en resultaten uit het onderzoeksrapport een advies opstellen en geeft dit weer in een strategisch communicatiebeleidsplan met een bijgaand implementatieplan.

9


3.4.

Relevante afspraken

Hier wordt een overzicht gegeven van de afspraken die tussen de opdrachtgever en het adviesbureau zijn gemaakt. Dit gaat om afspraken over de communicatie en verantwoordelijkheden. De opdrachtgever De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verstrekken van de nodige informatie op de aangegeven dagen (maandag, dinsdag en donderdag) en het beschikbaar zijn als hierom wordt gevraagd. Verder is de opdrachtgever verantwoordelijk voor het aanwezig zijn op een tweetal gemaakte vergaderbijeenkomsten, te weten maandag 12 september en dinsdag 27 september. Het adviesbureau Het adviesbureau is verantwoordelijk voor het opleveren van de drie producten die hierboven zijn beschreven. Daarbuiten is het adviesbureau ook verantwoordelijk voor het onderhouden van een goede verstandhouding met de opdrachtgever waarbij de lijnen kort worden gehouden en het aanwezig zijn bij bovengenoemde vergaderbijeenkomsten. -Voor Consilio zijn de volgende informatiebronnen beschikbaar: schoolplan, schoolgids, ouderenenquĂŞte, nieuwsbrieven, website, inspectierapport etcetera. -Op maandag, dinsdag en donderdagen kan er gebeld worden met mevrouw Van den Berg om vragen te stellen over het project en buiten deze dagen kan er ook gemaild worden. De leden van adviesbureau Consilio zijn van maandag tot en met donderdag telefonisch en per mail beschikbaar voor opmerkingen of vragen over het project. De lijnen worden dus kort gehouden. -Maandag 12 september komt mevrouw Van den Berg op Windesheim en tussen half 2 en half 5 is er de mogelijkheid voor Consilio om samen met mevrouw Van den Berg het intakegesprek te voeren. Op dit tijdstip is ook de mogelijkheid tot tekenen van dit projectplan, tenzij uit het intakegesprek nog wijzigingen volgen. -In week 39 op dinsdag 27 september komt adviesbureau Consilio naar Wolvega om te gaan kijken bij O.B.S. Tuindorp en dan ook de enquĂŞtes af te nemen.

10


4. Contactgegevens betrokkenen Hier worden de contactgegevens van alle betrokkenen van dit project weergegeven en hieronder wordt door alle participanten het projectplan ondertekend om duidelijk te maken dat zij het eens zijn met de inhoud hiervan. Naam

Telefoonnummer

Email adres

Marjolein Leiker Vincent Nevels Marlies Nijmeijer Janien van den Brink Fleur Zwetsloot Annigje van den Berg

06 45257162 06 55556893 06 23644683 06 15088303 06 26674882 0561 615500

marjolein_leiker@hotmail.com vincent_nevels@hotmail.com mlies_nijmeijer@hotmail.com janienvdbrink@hotmail.com fleurzwetsloot@gmail.com directie@tuindorpschool.nl

4.1.

Handtekeningen

A. van den Berg

Marjolein Leiker

Vincent Nevels

Marlies Nijmeijer

Janien van den Brink

Fleur Zwetsloot

11


Bronnen Van den Berg, A., Schoolgids 2011-2012, 2011: blz. 4 Van den Berg, A., OBS Tuindorp, Wat biedt de toekomst ons.., Powerpointpresentatie 2011

12


Project