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Service acheteur : Service État-civil Objet du marché Acquisition d’un progiciel pour la gestion informatisée des cimetières communaux. Critère de jugement des offres : – Valeur technique (appréciée au regard de la note méthodologique ) : 60 % – Prix - 40 %

Renseignements auprès de : Service État-civil Madame Anne LEMBEZAT Téléphone : 05.59.60.70.18 Service Informatique : Monsieur Jamal EL OUAZZANI Téléphone : 06.73.50.51.28

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Cahier des clauses techniques particulières Acquisition d’un progiciel de gestion des cimetières

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Table des matières CHAPITRE 1 - INDICATIONS GENERALES ET OBJET DU MARCHE.......................................4 CHAPITRE 2 – CLAUSES TECHNIQUES........................................................................................4 1. Description de l’existant :............................................................................................................4 1.1. Historique du service :.........................................................................................................4 1.2. Composition du service :......................................................................................................4 1.3. Orientation et métier du service :.........................................................................................4 1.4. Organisation du service :......................................................................................................4 1.5. La volumétrie :.....................................................................................................................4

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CHAPITRE 1 - INDICATIONS GENERALES ET OBJET DU MARCHE Le présent CCTP est consacré à l’acquisition d’un progiciel de gestion des cimetières. CHAPITRE 2 – CLAUSES TECHNIQUES 1. Description de l’existant : La ville de Mourenx possède deux cimetières dont les concessions sont gérées (manuellement, tableur,...), et dont les adresses sont : - Cimetière du Point du Jour : Avenue Maréchal Foch – 64150 MOURENX - Cimetière de Mourenx Bourg : Rue de l’Église – 64150 MOURENX BOURG Le service État-civil est composé de la façon suivante : - Un responsable - 1 agents utilisateurs 1.3. Orientation et métier du service : Le service Gestion des cimetières gère les concessions des deux cimetières de la commune. 1.4. Organisation du service : Le service État-civil est informatisé pour ses activités propres et possède ses applicatifs sur un serveur commun aux services de la mairie. 1.5. La volumétrie : La Ville de Mourenx (8 000 habitants) dénombre deux cimetières communaux, dénommés «Cimetière de Mourenx Bourg», et «Cimetière du Point du Jour». Les sépultures concédées peuvent faire l’objet de renouvellement, de conversion en plus longue durée, de rétrocession ou d’abandon à la Collectivité. Elles peuvent également être reprises par la Ville après constat d'abandon. Quelques éléments de volumétrie à titre indicatif : Cimetière de Mourenx Bourg : - 225 sépultures réparties sur 2600 m2 Cimetière du Point du Jour : - 1520 sépultures réparties sur 13 2902 m2 - 55 cases au columbarium Environ 30 actes de concession sont établis annuellement. Le projet nécessite d’équiper 2 postes de travail de l' État-civil.

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2. Description du besoin : 2.1. Les besoins généraux : Il s’agit pour le pouvoir adjudicateur d’acquérir un outil permettant d’une part, en interne, une simplification des tâches quotidiennes des agents dans la gestion des cimetières et d’autre part, en externe, une rapidité et une facilité d’accès à certaines informations pour les administrés au travers d’un futur accès WEB et d’une éventuelle borne tactile à l’entrée de chaque cimetière. Ainsi, le progiciel recherché devra impérativement satisfaire aux besoins d’ergonomie, de facilité d’utilisation, de fiabilité, de confidentialité et de rapidité, indispensables afin d’assurer un service public sûr et de qualité. Le produit devra permettre des recherches et/ou sélections multicritères dans la base de données (type requêtes) afin de faciliter et affiner les actions. L'offre devra impérativement inclure 2.2. Les besoins fonctionnels : Le progiciel fourni doit contenir : 2.2.1. Des aides à la saisie a. les coordonnées de toutes les villes de France (n° Insee – adresse et code postal actuel – identités actuelle et ancienne – départements actuel et ancien en fonction de l’année de l’événement) b. un calendrier perpétuel («bouton» d’insertion automatique «date du jour», par exemple) et un gestionnaire de dates. Toutes les dates devront être saisies sous le format JJ/MM/AAAA (01/06/2008 – 11/10/2008 – 00/00/1950) et être traduites de façon scripturaire (selon le cas) par : 1er juin 2009 – ou – en 1950 (pour une date de naissance inconnue). 2.2.2. Les données de base Les données suivantes doivent pouvoir être renseignées dans le progiciel. Ces fichiers de base sont évolutifs : coordonnées de la Ville – logo – noms des cimetières – adresses Identification des espaces

• terrains communs (5 ans maximum) • carrés confessionnels • carrés indigents • caveau provisoire

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• columbarium • ossuaire • terrains concédés • jardin du souvenir numérotation des espaces (alphanumérique) • allée • n° de rangée • n° de tombe durées des concessions • quinze ans • trente ans • cinquante ans • perpétuelles types de concessions • pleine terre + nombre de places • caveau + nombre de places • case de columbarium superficie • 1 m2 • 2 m2 • autres à définir (évolutions possibles) types d’aménagements • semelle • fausse case • caveau • case de columbarium • pierre tombale • stèle • chapelle • autres élévations enveloppes de dépôt des corps • cercueil • cercueil hermétique • reliquaire • urne prix des concessions – tarifs applicables au moment de l'achat identification des opérateurs • pompes funèbres – marbriers – fleuristes • raison sociale – NOM – Prénom • adresse – CP – Ville • numéros de téléphones et de télécopieur – adresse électronique • numéro d’habilitation • date de validité identification des concessionnaires

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• titulaire – co-titulaire • conjoint – pacsé • ayants droit – héritiers – légataire... travaux (tous travaux) 2.2.3. La gestion des concessions Le progiciel doit permettre la localisation, la description des concessions et toutes ses spécificités. Il disposera d’un moteur de recherche multicritères permettant un accès rapide sur les champs proposés dans les différents modules. Le délai d’affichage, après le lancement de la recherche, doit être très court. Les informations listées ci-dessous sont au minimum ce qui doit être proposé dans le progiciel. Ces informations sont modifiables l’emplacement de la concession • cimetière d’appartenance • N° de l'allée • N° de la rangée • N° de la tombe • N° de case dans le columbarium • coordonnées du plan la description de la concession • coordonnées des concessionnaires • coordonnées des ayants droit • coordonnées des héritiers • lien de parenté héritiers / concessionnaires • type de concession (famille, collective, individuelle) • superficie • capacité • nombre de places • occupation (nombre de cercueils, reliquaires, urnes) • type d'aménagement • enveloppe de dépôt des corps • prix de la concession • date d’attribution • durée de la concession • date d’échéance • rattachement à la concession de documents liés (photos, plans, croquis, etc...) dispositions particulières • autorisations (inhumation, exhumation, réduction) • oppositions (inhumation, exhumation, réduction) • spécificités techniques : • alignement • angle • plantations • monument (type/état) • ouverture (frontale, dalle supérieure) • urne scellée sur le monument • Historique :

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• conversion (à terme, en cours de contrat) • achat • renouvellement • rétrocession • donation / legs • reprise par la Commune • concession temporaire : • date d’échéance • nombre de renouvellements (suivi) 2.2.4. La gestion des mouvements de corps Le progiciel doit permettre la gestion des inhumations, des exhumations, des réunions de corps des dépôts d’urnes et des dispersions de cendres. Il doit proposer un système d’alertes indiquant les autorisations ou oppositions à tous mouvements de corps. les inhumations • cimetière où a lieu l’inhumation • références de la concession ou le corps est inhumé • renseignements sur le défunt • date de l’inhumation • date de dépôt au caveau provisoire • date de sortie du caveau provisoire les exhumations • références de la concession où le corps est exhumé • date d’exhumation • Nom et prénom de la personne exhumée • réduction de corps • références de la concession ou le défunt est ré-inhumé • lieu où le défunt est ré-inhumé ou date de la crémation • gestion de l’ossuaire • date de l’enlèvement d’une urne d’une case d’un columbarium les dépôts d’urnes • cimetière où a lieu le dépôt • N° de la case du columbarium • durée de la concession • renseignements sur le défunt • date du dépôt la dispersion des cendres • cimetière où la dispersion a lieu • date de la dispersion • renseignements sur le défunt • date de la dispersion des cendres des personnes exhumées suite à des reprises de terrain par la Ville 2.2.5. La procédure de reprise des concessions Le progiciel doit également permettre de gérer les reprises de concessions. Le progiciel permettra une gestion prévisionnelle de toutes ces procédures, notamment la reprise des concessions en état d’abandon.

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la procédure de reprise administrative des concessions : • références de la concession • durée de la concession • date d’échéance de la concession • renseignements sur le concessionnaire • renseignements sur les ayants droits • renseignements sur les personnes inhumées • historique de la concession • date de la reprise • renseignements sur les objets et monuments récupérés sur la sépulture • date de dépôts à l'ossuaire des ossements des défunts exhumés • renseignement sur le devenir du terrain repris • édition de courriers la reprise des concessions en état d’abandon : • références de la concession • durée de la concession • date d’échéance de la concession • renseignements sur le concessionnaire • renseignements sur les ayants droit • renseignements sur les personnes inhumées • historique de la concession • suivi des constats d’abandon • date de la reprise • renseignement sur les objets et monuments récupérés sur la sépulture • date de dépôts à l'ossuaire des ossements des défunts exhumés à l’ossuaire • renseignements sur le devenir du terrain repris • édition de courriers • édition des procès-verbaux de reprise • édition des arrêtés de reprise des terrains la reprise d’urnes aux columbariums : • références de la concession • durée de la concession • date d’échéance de la concession • renseignements sur le concessionnaire • renseignements sur les ayants droit • renseignements sur les personnes inhumées • historique de la concession • date de la reprise • édition de courriers • renseignements sur le devenir de la case reprise 2.2.6. Statistiques et tableaux de bord Indépendamment du requêteur (cf. 2.4.2), le progiciel doit proposer en standard les listes, statistiques et tableaux de bord utiles aux pratiques d’une ville de la taille de Mourenx pour la gestion des affaires funéraires.

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Le module statistique doit pouvoir éditer des tableaux et des graphiques, soit directement soit par export vers OpenOffice Calc et Excel ou OpenOffice Writer et Word (fonction mailing). Les possibilités de choix multicritères, de tris et de niveaux de rupture doivent être suffisantes pour couvrir tous ces besoins. 2.2.7. Facturation Le progiciel devra pouvoir intégrer les particularités liées à une régie de recette communale. Ce module répond aux règles comptables stipulées dans la M14. Il proposera en standard toutes les éditions nécessaires à la tenue interne de la régie, la trésorerie municipale et aux particuliers avec la possibilité de personnaliser ces états. 2.2.8. Respect de la réglementation funéraire Il est entendu que le progiciel fourni est parfaitement conforme à la législation en vigueur relative au domaine funéraire et notamment, le code général des collectivités territoriales et la loi n° 2008-1350 du 19 décembre 2008 relative à la législation funéraire. 2.3. Paramétrages 2.3.1. Paramètres principaux Les paramètres de l'application doivent pouvoir être listés, en précisant leur objet et leur contenu. Le titulaire effectuera toutes les opérations de paramétrage du progiciel nécessaires pour l’adaptation du progiciel aux spécificités et besoins de la Ville de Mourenx. Ces opérations de paramétrage du progiciel devront s’effectuer en présence du responsable informatique (pour la partie technique) et du chef de projet fonctionnel désignés parmi le personnel de la Ville, afin d’assurer un transfert de compétences dans les meilleures conditions possibles. 2.3.2. Gestion des accès Le progiciel doit permettre la gestion des droits des utilisateurs par profils utilisateurs paramétrables : - accès à un module ou une fonctionnalité - accès en modification ou en consultation - protection par mot de passe Les droits, profils utilisateurs, groupes etc.... devront être modifiables par un administrateur du progiciel. 2.4. Ergonomie et restitution de données 2.4.1. Ergonomie L'ergonomie du progiciel devra répondre aux critères suivants : - Les éléments tels que l'interface utilisateur, l'aide contextuelle, l'homogénéité des manipulations, la documentation (fonctionnelle, de paramétrage, d'utilisation) doivent permettre une navigation dans le progiciel simple et rapide. - Aucun message ne doit être dans une langue étrangère au français, ce qui suppose que l'accentuation propre à la langue française soit respectée (y compris dans les messages du système ou dans les fenêtres d'aide à l'exploitation) ;

2.4.2. Requêteur La solution doit proposer un système de requêtes sur l’ensemble des données, soit : - un système de requête simple sur l’ensemble des tables de données disponibles, - une exploitation possible et sans limitations de ces requêtes sur tous les champs des différentes tables de données existantes - des requêtes personnalisables et paramétrables globalement ou/et par utilisateur,

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- la possibilité d’enregistrement de ces requêtes et leur intégration dans le progiciel. 2.4.3. Générateur d'états La présence d'un générateur d'états est indispensable. Cet outil permet de choisir les critères d'édition, de rupture et de totalisation. Les impressions sont prévues sur papier blanc à plat format A4 et/ou A3. 2.4.4. Import/export d'informations Les résultats de requêtes peuvent faire l’objet d’exportations envers les progiciels OpenOffice et Microsoft Office. Le progiciel permettra également d’exporter les courriers types vers Writer et WORD et d’importer les courriers réalisées par le pouvoir adjudicateur vers Writer et WORD (avec en-tête de la ville …). Il permettra en plus d’importer les données concernant le concessionnaire ou le défunt à partir d’un fichier standard interopérable (type txt ou xls ou ASCII). 2.4.5. Documents associés Le progiciel devra permettre une association de documents informatiques à un élément du progiciel, à minima à une concession. Il sera donc possible d’accéder facilement et rapidement à des documents divers (photos, vidéos, lettres, contrats...) qui auront été associés à un élément géré par le logiciel lors de sa visualisation. La visualisation des documents pourra se faire dans des logiciels externes. Il devra être possible d’associer à minima une date et une remarque pour chaque document associé. Idéalement, un document photographique pourra être défini de « principal » et visualisable directement dans la fiche d’une concession. Les documents associés devront êtres accessibles par tout poste de travail utilisant le progiciel, sans que des conditions de performance ne soient appliquées. Il appartiendra au titulaire d’intégrer les photos des sépultures existantes ou à venir. 2.5. Cartographie Le progiciel devra impérativement permettre l’utilisation de cartographie. A minima, le logiciel devra autoriser le service informatique de la Ville de Mourenx à se connecter aux tables de données du progiciel. Le module cartographie sera chiffré à titre d’option. Il peut ne pas être retenu dans la réponse à cette présente offre. Il doit cependant être qualifié dans la perspective d’une extension du projet. 2.5.1. Module cartographique Il sera qualifié d’objet un élément qui devra disposer d’une représentation cartographique (géométrie) associée à un enregistrement en base de données. Le principal objet à cartographier est la sépulture. Le module proposé devra à minima disposer des fonctionnalités suivantes - Affichage des plans des deux cimetières - Représentations thématiques des objets en fonction de critères libres, définis par l’administrateur et/ou les utilisateurs - Recherche et zoom automatique sur un objet, par une caractéristique probante (par exemple numéro, nom du défunt ou ayant droit) - Affichage des informations relatives aux objets à partir de la cartographie, accès aux pièces jointes (à une photo à minima) à partir de la cartographie - Accès à la cartographie depuis n’importe quel poste de travail ayant accès au progiciel - Possibilité de modifier (création, modification ou suppression) de la géométrie d’un objet par un utilisateur - Impression de concession, et autres plans divers - Intégration des plans des cimetières, et idéalement de l’orthophotographie - Idéalement, navigation par la molette de la souris (Zoom et pan).

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La Ville de Mourenx fournira un plan des cimetières faisant apparaître les divisions et les sépultures pour que les données soient intégrées par le titulaire dans le module cartographie. Chaque sépulture est représentée par un polygone fermé, et permettra l’affichage d’un « pop up » contenant 3 lignes de textes permettant l’identification de la sépulture. Une fine gestion des calques permet d’isoler les éléments par leur nature. 2.5.2. Présentation du progiciel : A une date concertée, le candidat se déplacera dans les locaux de la ville de Mourenx pour une démonstration obligatoire de son progiciel à un panel d’utilisateurs que la Ville se réserve de choisir. Cette démonstration permettra au pouvoir adjudicateur d’affiner l’analyse des offres. 3. Spécifications demandées : 3.1. Solution technique Le candidat devra privilégier toute solution technique à base de technologie Web et permettant la mise en place de postes clients « légers » en ce qui concerne le progiciel. 3.2. Configuration du serveur Le titulaire indiquera dans le cadre de réponse les caractéristiques et la configuration du serveur permettant de répondre aux besoins exprimés et une utilisation optimale de la solution proposée. Suivant la réponse du candidat, l’application sera implantée sur un serveur dédié ou installée sur un serveur existant en cohabitation avec une autre application. 3.3. Sgbd Relationnelle : Le SGBDR proposé communiquera si possible avec les autres SGBDR de la Mairie. Le titulaire fournira les licences du SGBDR, sa maintenance et procédera à son installation, soit sur une machine dédiée, soit en cohabitation sur l'un des serveurs existants. 3.4. Postes Clients : Les clients sont sous système Windows XP, le système proposé devra fonctionner avec ceux-ci et avec l’évolution future sous Windows Seven du système d’exploitation. Le prestataire devra préciser les caractéristiques minimums du poste clients (mémoire, disque dur, écran, vitesse du processeur …) 3.5. Spécifications fonctionnelles : 3.5.1. Confidentialité : La gestion des accès et l’accès aux données se feront en fonction des profils utilisateurs. 3.5.2. Ergonomie : L’ergonomie minimale des postes clients sera de type Windows sur PC. 3.5.3. Import/Export : Un utilitaire permettra l’import et l’export de données.

3.5.4. Exploitation : Un outil de gestion de l’exploitation devra être fourni avec le sgbdr. Celui-ci devra intégrer des procédures standard (arrêt de la base, relance de la base…), ces procédures devront pouvoir être à lancement automatique paramétrable. Une documentation de cet outil devra être fournie. Il serait considéré comme un plus que le progiciel soit compatible avec les outils de virtualisation

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d’application du marché. 3.5.5. Sauvegardes : Un export logique des données du sgbdr devra être réalisé automatiquement tous les soirs, il pourra être facilement paramétré, et donner la possibilité de le réaliser sur répertoire réseau. 3.5.6. Archivage : La procédure d’archivage devra être paramétrable. 3.6. Mise en œuvre : 3.6.1. Planning : Le prestataire devra fournir le planning détaillé de la mise en œuvre en nombre de jours à compter de la date de notification de l’attribution du projet. 3.6.2. Installations : Les prestations d'installation sont effectuées par le titulaire du marché, en accord et en présence du responsable du Service Informatique. Le titulaire a la charge des installations suivantes : - L’installation du poste serveur* ; - L’installation de 2 postes de travail au service Gestion des Cimetières * le serveur va héberger la base de données unique. Cette base de données devra être accessible en lecture et écriture depuis des sites distants. La fourniture et l’installation du SGBDR reste à la charge du titulaire, sauf s'il existe une possibilité de mutualiser la base de données utilisée par le progiciel avec d’autres bases de données existantes.

3.6.3. Assistance au démarrage : Une assistance rapide au service informatique devra être proposée pendant la période de fonctionnement à blanc et le démarrage en exploitation du progiciel. Pour la période de mise en œuvre de la solution et jusqu'à la fin de la période de VSR le pouvoir adjudicateur souhaite bénéficier d'un interlocuteur technique privilégié joignable par téléphone aux heures d'ouverture du service du Titulaire. Le rôle de cette personne sera de suivre le bon déroulement des prestations et du fonctionnement de la solution jusqu’à l’admission définitive du progiciel. 3.6.4. Recette : Un cahier de recettes du système d’information sera fourni à l’issue de la mise en œuvre pour valider la VSR. a. Formation : 3.6.5. Formation fonctionnelle : Le contenu et la durée de la formation des utilisateurs fonctionnels doivent être détaillés et s’effectuer sur site. Le prestataire devra prendre en compte dans ses journées de formation que le service EtatCivil ne peut pas être fermé au public, et donc, construire son plan de formation en tenant compte de cet impératif. La formation distinguera les utilisateurs fonctionnels des administrateurs du progiciel qui seront au nombre de deux. 3.6.6. Formation technique : Le contenu et la durée de la formation des administrateurs techniques doivent être détaillés et s’effectuer sur site par groupe au fur et à mesure des installations. 3.6.7. Lieu de formation :

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La formation a lieu sur site après l'installation de la solution sur le matériel du pouvoir adjudicateur. La ville dispose d'une salle de réunion équipée d'un ordinateur portable en réseau ainsi que d’un vidéo projecteur. La formation a lieu dans les locaux de la Mairie de Mourenx. 3.7. Documentation : 3.7.1. Documentation technique : La documentation technique des matériels, logiciels, systèmes et utilitaires sera fournie en 2 exemplaires sur papier ou bien dans un format électronique, en langue française. 3.7.2. Documentation utilisateur : La documentation utilisateur sera fournie en 1 exemplaire sur papier par client potentiel ou bien dans un format électronique, en langue française. 3.7.3. Langue : L’ensemble des documentations sera fourni OBLIGATOIREMENT en FRANCAIS. 3.8. Maintenance : 3.8.1. Définition : La définition de la maintenance et son coût seront fournis avec l’offre, mais feront l’objet d’un contrat séparé, intégré au mémoire technique. 3.8.2. Contenu : La proposition de maintenance du logiciel devra indiquer avec précision les domaines concernés : L’évolution du Logiciel : - Les bogues. - L’évolution du domaine réglementaire. - Les modifications liées aux évolutions techniques. - L’évolution ergonomique. L’assistance : - Assistance Fonctionnelle. - Assistance Technique. - Hot-line. - Télémaintenance. - Les délais des différents modes d’interventions. 3.9. C.N.I.L. : Conformément à la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, le titulaire se chargera d’envoyer à la CNIL une déclaration dite normale qui peut se faire directement sur le site Internet de la CNIL. Le titulaire nous communiquera ensuite la copie de la déclaration adressée à la CNIL.

4. Environnement technique Architecture actuelle du Système d’information 4.1. Réseau : - Paires torsadées (classe 5e)

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- Ethernet 10/100 - Switch Ethernet Nortel, Cisco, - TCP/IP, IPX, AppleTalk, Net bios - Windows – Unix - Linux - Adsl, ligne Numéris, VPN - Accès Internet avec FireWall Netasq 4.2. Serveurs : - 2 Serveurs Windows (2000 / 2003) - 1 Serveur Linux (ubuntu Server 10,04) - 1 NAS 1To en Raid1 4.3. Postes de Travail : - PC sous Windows XP Pro et Win 7 Pro, environ 50. 4.5. Système de Gestion de Base de Données Relationnelle : - Oracle 8.1.7 / 9 / 10 - MySql - SqlServer

Le responsable du service État-Civil Lu et Accepté le…………………… (Cachet et signature)

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