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Sistemas de Informação

1. Visão geral ......................................................................................................................................................... 2 1.1. Função organizacional ................................................................................................................................... 3 1.1.1. Sistemas de Venda e Marketing ................................................................................................................. 3 1.1.2. Sistemas de Recursos Humanos ............................................................................................................... 3 1.2. Processos de negócio .................................................................................................................................... 3 1.3. Integração ................................................................................................................................................... 4 1.4. Dimensões .................................................................................................................................................. 4 1.5. Ciclo de vida ................................................................................................................................................ 5 1.5.1. Entrada ............................................................................................................................................... 5 1.5.2. Processamento ..................................................................................................................................... 5 1.5.3. Saída .................................................................................................................................................. 6 1.5.4. Realimentação ...................................................................................................................................... 6


1 - Sistemas de Informação

1.

Visão geral

conhecimento, pessoas com formação universitária como engenheiros e cientistas e trabalhadores de dados que

Há diversos tipos de Sistemas de Informação existentes

possuem educação inferior como secretárias, contadores,

necessários para apoiar a tomada de decisões e atividades de

arquivistas etc. Se diferenciam, pois trabalhadores de

trabalho existentes nos diversos níveis e funções organizacionais,

conhecimento criam informações e trabalhadores de dados

sejam elas desktop ou via web. Esses sistemas provocam

manipulam , usam informações prontas, a produtividade

mudanças organizacionais e administrativas trazendo desafios

destes é aumentada com o uso dos Sistemas de automação

para administração, como a integração entre os diversos

de escritório que coordenam e comunicam diversas

sistemas. O outro desafio é ter visão ampla, pois na filosofia da

unidades, trabalhadores, e fontes externas como clientes e

administração os administradores são treinados para gerenciar

fornecedores. Eles manipulam e gerenciam documentos,

uma linha de produto e não a organização inteira como é exigido

programação e comunicação, envolvendo além de textos,

pelos sistemas integrados e redes setoriais. Estes desafios

gráficos etc, hoje publicados digitalmente em forma de sites

exigem enormes investimentos.

para facilitar o acesso e distribuição de informações.

Devido à existência de diferentes interesses, especialidades e

• Sistemas de Informação Gerenciais (SIG), é o estudo dos

níveis em uma organização, são necessários diversos tipos de

sistemas de informação nas empresas e na administração,

sistemas, pois nenhum sistema individual pode atender todas as

dão suporte ao nível gerencial através de relatórios,

necessidades de uma empresa. Destacam se 4 tipos principais

processos correntes, histórico através de acessos on-line,

de sistemas que atendem diversos níveis organizacionais:

orientados a eventos internos, apoiando o planejamento controle e decisão, dependem dos SPTs para aquisição de

• Sistemas do nível operacional, que dão suporte a gerentes operacionais em transações como vendas, contas,

dados, resumindo e apresentando operações e dados básicos periodicamente.

depósitos, fluxo de matéria prima etc. • Sistemas de Apoio a Decisão (SAD), atendem também o nível • Sistemas do nível de conhecimento envolvem as estações de

de gerencia ajudando a tomar decisões não usuais com

trabalho e automação de escritório a fim de controlar o fluxo

rapidez e antecedência a fim de solucionar problemas não

de documentos.

predefinidos, usam informações internas obtidas dos SPT e SIG e também externas como preços de produtos

• Sistemas do nível gerencial atendem atividades de

concorrentes etc, Têm maior poder analítico que os outros

monitoração, controle, tomada de decisões e procedimentos

sistemas, construídos em diversos modelos para analisar e

administrativos dos gerentes médios e os sistemas de nível

armazenar dados, tomar decisões diárias, por isso possuem

estratégico, que ajudam a gerencia sênior a enfrentar

uma interface de fácil acesso e atendimento ao usuário, são

questões e tendências, tanto no ambiente externo como

interativos, podendo-se alterar e incluir dados através de

interno a empresa.

menus que facilitam a entrada deles e obtenção de

Há tipos específicos de Sistemas de Informação para cada nível organizacional: • Sistemas de Processamento de Transações (SPTs) sistemas integrados que atendem o nível operacional, são computadorizados, realizando transações rotineiras como folha de pagamento, pedidos etc., Onde os recursos são predefinidos e estruturados, è através deles que os gerentes monitoram operações internas e externas a empresa, são críticos, pois se deixarem de funcionar podem causar danos a outras empresas a e a própria. Atendem 5 categorias funcionais: vendas/marketing, fabricação/produção, finanças/ contabilidade e recursos humanos. • Sistemas de Trabalhadores de Conhecimento (STCs) e Sistemas de automação de escritório atendem necessidades do nível de conhecimento envolvendo trabalhadores de UNICERTO - Sistemas de Apoio à Decisão

informações processadas. • Sistemas de Apoio ao Executivo (SAEs) atendem o nível gerencial, os gerentes seniores que tem pouco ou nenhuma experiência com computadores, servem para tomar decisões não rotineiras que exigem bom senso avaliação e percepção. Criam um ambiente generalizado de computação e comunicação em vez de aplicações fixas e capacidades específicas. Projetados para incorporar dados externos como leis e novos concorrentes, também adquirem informações dos SIG e SAD a fim de obter informações resumidas e úteis aos executivos. , não só sob forma de textos, mas também gráficos projetados para solucionar problemas específicos que se alteram seguidamente, através de modelos menos analíticos. Ele é formado por estações de trabalho, menus gráficos , dados históricos e de concorrentes ,bancos de dados externos, e possuem fácil comunicação e interface.

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1 - Sistemas de Informação Os Sistemas de Informação se relacionam um com outros a fim

responsável pela manutenção e gerenciamento de registros

de atender os diversos níveis e organizacionais, sendo os SPT a

financeiros (recibos folha de pagamento etc) para prestar contas

fonte de dados mais importante para os outros sistemas, os

aos seus recursos. Estes sistemas compartilham problemas,

SAEs são os recebedores de dados de sistemas de níveis

acompanhando o que possuem com o que necessitam. No nível

inferiores, os outros trocam dados entre si. Também atendem

Estratégico estabelecem metas de investimento prevendo

diferentes áreas funcionais, por isso é importante e vantajoso a

desempenho financeiro, no nível de Gerencia ajudam gerentes a

integração entre eles para há informação chegar a diferentes

supervisionar e controlar recursos financeiros, no de

partes da organização, ma isto tem alto custo, é demorado e

Conhecimento fornecem ferramentas analíticas como estações

complexo por isso cada organização deve ligar os setores que

de trabalho para aumentar o retorno sobre investimento, e no

acha necessário para atender suas necessidades.

Operacional monitoram o fluxo de recursos realizados pelas transações como cheques, pagamentos a fornecedores,

1.1. Função organizacional

relatórios e recibos.

Quanto a função organizacional, os sistema de informação se

1.1.2. Sistemas de Recursos Humanos

dividem em: Responsável por atrair, aperfeiçoar e manter a força de trabalho

1.1.1. Sistemas de Venda e Marketing Sistemas de Venda e Marketing, responsável pela venda do produto ou serviço. O Marketing procura identificar o que os clientes querem consumir e também os melhores clientes, criando e mostrando novos produtos ou serviços através de propagandas e promoções, já as Vendas contatam os clientes, oferecem os produtos e serviços fecham pedidos, acompanham o comercio.. No nível estratégico eles monitoram e apóiam novos produtos e oportunidades e identificam o desempenho dos concorrentes.. No nível de Gerência dão suporte a pesquisas de mercado campanhas promocionais e determinação e preços, analisando o desempenho do pessoal de vendas, No nível de conhecimento apóiam estações de trabalho analisando marketing e no Operacional dão suporte ao atendimento e localização de clientes. Sistemas de Informação de Fabricação e Produção, responsável pela produção de bens e serviços tratam do planejamento, desenvolvimento, manutenção e estabelecimento de metas de produção aquisição e armazenagem de equipamentos, matérias primas para fabricar produtos acabados. No Nível Estratégico ajudam a localizar novas fabricas e investir em novas de tecnologias de fabricação,

da empresa ajudam a identificar funcionários potenciais e selecionar novos, desenvolver talentos e potencialidades. No nível estratégico identificam habilidades, escolaridade tipos de cargo atendem os planos de negocio. No de Gerência monitoram o recrutamento, alocação e remuneração de funcionários, no de Conhecimento descrevem funções relacionadas ao treinamento, elaboração de planos de carreira e relacionamentos hierárquicos entre funcionários e no Operacional registram o recrutamento e colocação de funcionários da empresa. Eles armazenam dados de funcionários e dados que atendam exigências dos governos federais e estaduais relacionadas a contratação de funcionários conforme as leis trabalhistas. Além de SIs para coordenar atividades e decisões da empresa e por setores a través dos Sistemas Integrados e Processos de Negócios automatizando o fluxo de informações, também necessitam de Sistemas de Informação para gerenciamento de relações com clientes (CRM) e da cadeia de suprimento (SCM) para coordenar processos que abrangem diferentes funções empresariais, inclusive compartilhadas com clientes e outros parceiros da cadeia de suprimento.

no Nível de Gerencia analisam e monitoram custos, recursos de fabricação e produção no de Conhecimento criam e distribuem

1.2. Processos de negócio

conhecimentos especializados orientando o processo de produção e no Operacional monitoram e controlam a produção.

É a maneira como o trabalho é organizado, planejado e focado

Um exemplo simples deste tipo de sistemas é o controle de

para produzir um produto ou serviço de valor. Pode se dizer que

estoque com emissão de relatórios.

são um conjunto de atividades, fluxos de trabalho, materiais, informações e conhecimentos, mas por outro lado referem-se a

Sistemas de Informação Financeira e Contábil Responsáveis pela administração de ativos financeiros visando o retorno ao investimento. A função Finanças se encarrega de identificar novos ativos financeiros (ações títulos e dividas) através de informações externas. Já a função Contabilidade é

UNICERTO - Sistemas de Apoio à Decisão

maneira da gerencia coordenar o trabalho. Embora cada função empresarial tenha seus processos de negocio, eles podem ser transfuncionais porque ligam fronteiras entre as principais áreas funcionais e agrupam funcionários de diferentes especialidades para completar as tarefas. Reprojetar um processo de negocio

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1 - Sistemas de Informação exige analise e planejamento para evitar que os sistema faça o

Mas quando a benefícios sempre a desafios para serem

que a organização não precisa.

enfrentados, os SI integrados são difíceis de montar e exigem grandes investimentos em tecnologia, softwares complexos,

Os processos de relacionamento entre clientes e fornecedores

hardware e meios de armazenamento potentes, e mudanças nos

são repensados de forma estratégica, pois com as empresas

processos de negócios e atividades. As empresas que não

digitais, o comercio eletrônico e a competição global eles

aceitarem ou não possuem condições para acompanhar as

tornaram-se cada vez mais exigentes e se a organização não os

mudanças não conseguirão integrar processos funcionais e

atendem como quiserem perdem-nos. Por isso os clientes não

empresarias, além do custo também envolve tempo o que pode

são mais tratados como fontes de receita mas como ativos que

fazer que o sistema quando pronto fique desatualizado. Ainda

precisam ser preservados , tentar conquistar novos clientes

pode ocorrer que as empresas não alcancem suas metas se

também é importante. através do Gerenciamento das relações

utilizarem ERPs padrões e fiquem desatualizadas, pois não

com o cliente CRM que envolve administração e tecnologia

atenderão o consumidor da forma que ele exige perdendo a

usando SIs para coordenar os processos de negocio e

competitividade. As menores organizações ou as que possuem

interações da empresa com clientes, vendas marketing e

sistemas isolados que atendem suas necessidades podem não

serviços. Antigamente eram cadastrados apenas alguns dados

optar pelos SIs Integrados.

de clientes em fichas hoje com as ferramentas do CRM e os múltiplos canais de comunicação armazenam-se dados

Quando as empresas operam internacionalmente, há diferentes

completos ajudando as empresas a identificar os melhores

maneiras de configurar os SI, baseando-se na estrutura

clientes e até mesmo o que desejam consumir ou consomem

organizacional, que pode ser Exportadora Nacional,, onde as

mais.

atividades funcionais são centralizadas no pais de origem, Multinacionais concentram administração e controle financeiro no

1.3. Integração

pais de origem deixando produção vendas e marketing em

O uso de diversos SIs não integrados em uma organização pode

locais de mercado. As franqueadoras projetam, fabricam e

dificultar o acesso e compreensão de informações por parte da gerencia e outros níveis organizacionais ou até mesmo apresentar a informação de forma errada e incompreensível causando grandes danos, por isso muitas empresas estão montando ERPs Sistemas de Informação de planejamento empresarial que modelam e automatizam os processos de negócio atendendo todos os níveis da empresa, coletando e armazenando em um único arquivo os principais dados dos processos de negocio podendo ser acessados por todos os setores da empresa, proporcionando aos gerentes informações precisas para coordenar informações diárias da empresa com ampla visão dos processos de negocio e fluxo de informações. Os Sistemas Integrados geram benefícios, promovem alterações em 4 dimensões da empresa: estrutura, processo de gerenciamento, plataforma de tecnologia e capacidade. Usados para apoiar estruturas organizacionais e criar uma nova cultura organizacional. As informações são estruturadas ao redor de processos de negocio transfuncionais aperfeiçoando relatórios gerenciais e tomada de decisões. Eles também oferecem a empresa uma plataforma de tecnologia de SI única contendo dados de todos os processos de negocio. Aumentam a capacidade das empresas em interagir com todos os níveis da cadeia de suprimento ainda mais se usarem os mesmos

outros paises que são adaptados para atender as condições financiam o produto no pais de origem, levando a produção, marketing e recursos humanos para outros paises. As Transnacionais não possuem sede local única e sim diversas e regionais ou mundiais, tendo suas estratégias gerenciadas globalmente obtendo vantagens competitivas em cada local que está inserida. Com a evolução da TI e os meios de comunicação as organizações internacionais ganham mais flexibilidade em seus projetos empresariais globais, tendo 4 tipos de configuração: Sistemas Centralizados onde o desenvolvimento e a operação ocorre no pais de origem, Sistemas duplicados, o desenvolvimento ocorre no pais de origem e as operações em unidades autônomas localizadas em outros paises.. Sistemas Descentralizados cada unidade e em cada pais elaboram sistemas específicos. Sistemas em rede o desenvolvimento e operação ocorre de modo integrado e coordenado em todas as unidades. Então Sistemas Integrados exigem conhecimento dos processos e níveis empresariais bem como fluxos de informações, sendo determinados pelos gerentes os setores que devem estar ligados para atender as necessidades da empresa de acordo com os recursos tecnológicos e administrativos que ela possui.

softwares para integração, pois assim trocarão dados sem intervenção manual.

UNICERTO - Sistemas de Apoio à Decisão

1.4. Dimensões

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1 - Sistemas de Informação Qualquer empresa, de qualquer tamanho ou natureza, possui,

1.4.1. Ciclo de vida

formalizada ou não, quatro dimensões essenciais, a saber: Um sistema de informação é um tipo especializado de sistema e • Estrutura Organizacional: é a organização da estrutura

pode ser definido de diversas formas distintas. Um sistema de

decisória, gerencial e operacional, os relacionamentos

informação é um conjunto de elementos ou componentes inter-

funcionais entre as pessoas que, efetivamente, estão

relacionados que coletam (entrada), manipulam (processo) e

envolvidas com os projetos e atividades da instituição.

disseminam (saída) dados e informações e oferecem um

Geralmente é representada em um organograma. Aborda o

mecanismo de realimentação para atingir um objetivo.

aspecto humano. • Processos: conjunto de métodos de trabalho e as rotinas e procedimentos que os compõem. São definidos nos o que fazer – as atividades, subdivididas em tarefas e nos como fazer – as rotinas, subdivididas em fases, por sua vez subdivididas em passos, geralmente definidas e normatizadas nos Manuais de Normas da Instituição. Aborda o aspecto de funcionamento dos métodos de trabalho. • Arquivos / Banco de Dados: elenco de dados manipulados na geração de informações para uso da instituição no seu cotidiano. Os dados, gerados e atualizados toda vez que um Processo é executado, são estruturados e armazenados em arquivos (manuais ou em Banco de Dados), para uso posterior, na geração de informação. Aborda os dados. • Sistemas de Informação: conjunto de hardware e software necessários para geração, manutenção e manipulação dos arquivos (manuais ou Banco de Dados) da instituição. É onde é realizado o processamento dos dados para gerar as informações institucionais. Aborda o aspecto dos sistemas, computadorizados ou não.

1.4.2. Entrada Nos sistemas de informação, entrada é a atividade de coletar e capturar dados básicos. Para produzir um cheque de pagamento de salários, por exemplo, a quantidade de horas trabalhadas por um funcionário deve ser coletada antes de calcular ou imprimir o cheque. Em um sistema de avaliação universitária, os professores individualmente devem fornecer as notas de cada aluno antes de um resumo de notas para o semestre ou bimestre poder ser compilado e enviado para os estudantes. A entrada pode ter muitas formas. Em um sistema de informação projetado para gerar cheques de pagamento de salários, por exemplo, os cartões de ponto poderiam ser a entrada inicial. Em um sistema de telefone de emergências, como o sistema 190 no Brasil, uma chamada seria considerada uma entrada. A entrada para um sistema de marketing poderia incluir respostas de questionários de clientes. Fabricantes de automóveis estão testando um dispositivo de entrada para identificação por impressão digital em seus sistemas de seguranças Em breve, você poderá dar a partida em seu carro

As Informações, geradas pelo Sistema de Informações da

com o toque de um dedo. Esse dispositivo de entrada específico

instituição, são utilizadas pelas pessoas da Estrutura

também ajustará espelhos, posição do volante, temperatura e

Organizacional, em tomadas de decisão. Toda vez que uma

estações de rádio com base na estatura e preferências de um

decisão é tomada, um ou mais Processos são ativados

indivíduo. Independentemente do sistema envolvido, o tipo de

(executados). Ao executar um Processo, Dados são gerados e

entrada é determinado pela saída desejada do sistema.

arquivos (ou Banco de Dados) são atualizados. Posteriormente, os Dados são processados, gerando novas Informações para novas tomadas de decisão que ativarão novos Processos, fazendo com que a Instituição funcione e atinja seus objetivos.

A entrada pode ser um processo manual ou automatizado. Um dispositivo de varredura em uma mercearia que leia códigos de barra e entre o item e preço em um registrador computadorizado é um tipo de processo de entrada automatizado.

É importante observar que, tomadas de decisão acertadas

Independentemente do método de entrada, a entrada precisa é

dependerão do grau de veracidade das informações utilizadas.

crítica para obter a saída desejada.

Informações falsas, levarão a tomadas de decisão incorretas e, consequentemente, Processos serão ativados erradamente e a

1.4.3. Processamento

Instituição não progredirá. As informações, para serem verdadeiras, por sua vez, necessitam de dados corretos,

Nos sistemas de informação, o processamento envolve a

consistentes e atuais. O Dado passa a ser visto, nas

conversão ou transformação de dados em saídas úteis. O

instituições, como um importante Recurso Institucional, tão

processamento pode envolver cálculos, comparações e ações

importante como as pessoas que trabalham na Organização.

alternativas, bem como armazenamento de dados para uso futuro. O processamento de dados em informações úteis é

UNICERTO - Sistemas de Apoio à Decisão

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1 - Sistemas de Informação crítico nos ajustes de negócios. A fabricante de aviões Boeing,

tornar necessário corrigir os dados de entrada ou alterar um

por exemplo, alinhou suas operações de processos com a

processo. Considere um exemplo de folha de pagamentos.

necessidade de peças. Segundo o diretor de gerenciamento e

Talvez a quantidade de horas de trabalho de um funcionário

aquisição de fornecedores, "a idéia foi criar um único sistema

fosse fornecida ao computador como 400 em vez de 40 horas.

para apoio e processamento da aquisição indireta de peças".

Felizmente, a maioria dos sistemas de informação verifica os dados para garantir que estão dentro de certos intervalos. Para

O processamento pode também ser efetuado manualmente ou

quantidade de horas de trabalho, o intervalo poderia ser entre 0

com a assistência de computadores. Na aplicação de folha de

e 100 horas por semana. Assim, o sistema de informação

pagamentos, o número de horas trabalhadas de cada

determinaria que 400 horas está fora dos limites e forneceria

funcionário deve ser convertido em pagamento líquido. O

uma realimentação, como, por exemplo, uma mensagem de

processamento requerido pode primeiramente envolver a

erro. A realimentação é usada para verificar e corrigir a entrada

multiplicação da quantidade de horas trabalhadas pelo

de quantidade de horas e trabalho para 40. Se não fosse

pagamento horário do funcionário, para obter o pagamento

detectado, esse erro resultaria em um pagamento líquido

bruto. Se as horas semanais excederem 40 horas, horas extras

demasiado alto no cheque de pagamento impresso!

terão de ser incluídas. As deduções - por exemplo, impostos federais e estaduais, contribuições previdenciárias e de saúde ou poupanças - deverão então ser subtraídas do pagamento bruto para obter o pagamento líquido.

1.4.4. Saída Nos sistemas de informação, a saída envolve a produção de informações úteis, em geral na forma de documentos e relatórios. As saídas podem incluir cheques de pagamentos para funcionários, relatórios para gerentes e informações para acionistas, bancos, agências governamentais e outros grupos. Em alguns casos, a saída de um sistema pode ser entrada de outro. Por exemplo, a saída de um sistema que processe pedidos de vendas pode ser usada como entrada para o sistema de contas de clientes. Freqüentemente, a saída de um sistema pode ser usada como entrada para controlar outros sistemas ou dispositivos. Por exemplo, o projeto e a manufatura de móveis de escritório são complicados por diversas variáveis. O vendedor, o cliente e o projetista de móveis podem efetuar inúmeras mudanças no projeto para atender às necessidades do cliente. Programas e equipamentos especiais de computadores criam o projeto original e possibilitam ao projetista revisá-lo com rapidez. Uma vez aprovado o último modelo de projeto, o computador cria uma lista de materiais que vai para a manufatura produzir o pedido. A saída pode ser produzida de diferentes formas. Para um computador, impressoras e telas são dispositivos de saída comuns. A saída pode também ser um processo manual que envolva relatórios e documentos escritos manualmente.

1.4.5. Realimentação Nos sistemas de informação, realimentação é a saída que é usada para alterar a entrada ou as atividades em processamento. Por exemplo, erros ou problemas poderiam UNICERTO - Sistemas de Apoio à Decisão

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Sistemas de Informação