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Economic Management Journal April 2013, Volume 2, Issue 2, PP.57-60

The Flexible Management Strategy of E-Government Xiaiohe Yu Zhongnan University of Economics and Law, Wuhan 430074, China Email: yuxh6061@163.com

Abstract In reaction to the phenomenon that the social demand varies rapidly along with the difficulty in the perfection of e-government system in one step in the course of the construction of E-government in China; the goal of the establishment of flexible e-government system should be achieved by means of the flexible reforms both on the government structure and administration mode. Keyword: Flexible; Organizational Structure; Management Model

电子政务的柔性化管理方略 喻晓和 中南财经政法大学,湖北 武汉 430074 摘 要:我国政府在实施电子政务的过程中,由于社会需求的快速变化,以及我国电子政务系统很难一步到位地完善,为 此我们提出柔性化的电子政务系统目标,在实现这一目标过程中,要求从政府组织结构、管理模式都进行柔性化的变革。 关键词:柔性化 ;组织结构 ;管理模式

引言 伴随着信息社会的迅猛发展,我国社会各行业的信息化建设也不断深入。尤其是代表国家政治利益、 执行法律、行使国家公共权力的政府部门,借助于计算机网络技术搭建的电子政务平台,将政府行政管理 和社会服务职能通过该网络信息平台,面向社会公众,实现了多部门协同处理的高效、优质、廉洁和智能 化管理、服务的新模式。然而,由于在我国的电子政务系统工程的搭建与实现过程中,一方面社会环境的 快速变化导致了社会需求的不断更改,另一方面我国的电子政务系统从模仿国外先进经验到国内快速实 施,规划的不足导致了电子政务系统很难一步到位的从平台设计、政府组织形式、管理模式等多方面与社 会服务需求相吻合。因此就造成了两种可能性,一种可能性就是需要不断修补、调整我们的电子政务运作 体系,另一种可能性则是我们的公务员(管理者)和社会大众只能被动地适应某些带有瑕疵的电子政务服 务程式。为此,我们提出柔性化的电子政务系统来适应和满足社会需求的不断变化,从而提高电子政务的 运作效率,提升政府公共形象。 所谓柔性化的电子政务系统是指一种软系统概念,即以柔性顺应环境与需求的变化,以低成本、自适 应的方式来调节和满足社会的变革要求。基于这一思想,分析我国电子政务系统中的整体架构,认为我国 电子政务的实施主要包含三个方面。即电子政务的平台设计、政府组织结构、及政府管理模式。而实际 上,当电子政务系统运行了一段时间后,会有大量的原始重要数据的沉淀,如果这时更改电子政务平台或 推倒重来,将付出非常高的社会代价和成本。因此最佳的方法是,对我国政府的组织结构、政府的管理模 式进行变革,以保证有效地实施柔性化的电子政务。

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柔性化的政府组织结构 目前正是我国政府在深入改革、大力推动电子政务的关键时刻,而构建柔性化的电子政务系统首先离

不开我国政府组织结构上的柔性化,由于电子政务所带来的工作方式上的变更,直面而来是各种网络信 息、知识经济的挑战和冲击,我国政府原有组织结构上的不足也显露出来,传统中我们的组织结构理论中

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那些一惯性的思维、固有的原则和上行下效的仿照模式,无疑很难协调信息社会快速多变的实际需求。 观察我国传统的政府组织管理架构,可以归纳为一种多层次的直线结构,这种结构形式的表现特点 是:其一内部简单分权、组织中存在着集权性。使得组织内部成员缺乏责任感、自律意识,并使下级的个 人能力和创造性往往无法得到体现和发挥。其二是行业沟通成本加大,容易产生本位主义。组织间信息传 递缓慢,层次间和部门间的协调任务重,这样客观上延长了信息的时效性,易产生“官本位”意识,无形中增 加了组织投入。其三,中间层级的职能管理缺乏。常会出现有层级、无职能现象,致使管理的科学、规范 性程度较差。其四,部门组织上的人文问题。这些问题包括人情关系、依附等传统陋习,同时成员的依赖 上级的思维惯性也会给社会变革和国家重大决策的战略转型增加新的阻力和困难。 基于传统的政府组织结构模式与现代信息社会、知识经济的不协调,更与我国的电子政务系统不相 容。这一点就确定了必须有一个新的组织架构来顺应现代社会的发展,新的组织形式应是一种具有较强弹 性、灵活性、适应性、反应力的组织形态,而柔性化的组织结构内涵正好保证了这些要求。柔性化即是指 该类型的组织架构能够实时地、渐变性地应对需求,作出调整。组织结构是表现在个人、或组织内部的子 单位之间的一种动态合作,以及与外部社会环境需求互动的基础之上的,组织柔性化变成为政府组织在不 确定环境中的一个特别重要的象征。同时在组织柔性化的改革过程中,要特别强调组织成员之间的信任、 合作与信息共享,提倡“团队式合作”的责任意识,使政府组织能够借助于电子政务平台,依据社会环境的变 化,迅速、有效地配置人力、物力资源,从而通过发挥整体社会资源优势,快速地解决当今社会发展中所 面临的特定问题。 柔性化组织所隐含的结构形式主要表现为:组织边界网络化、管理层级扁平化、组织结构柔性化和组 织环境社会化。其中组织结构柔性化是以创新能力为宗旨,通过分工合作、共担风险,以及适当的权限结 构调整,向基层成员放权,满足基层成员的高层次心理需求,从而增强成员的主人翁责任意思,使其自觉 遵守组织原则,严格依照组织意志进行活动。而组织边界网络化正是电子政务的实践模式。由此我们可以 看到组织结构柔性化的优势特点在于,其结构简洁、反应迅速、灵活多变,因而在柔性化的电子政务实施 过程中具有极为重要的意义。

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柔性化的管理模式 柔性化的电子政务的效能实施,还取决于政府管理模式的柔性化,由于有了组织结构的柔性化变革,

因而在实施的途径和方法上可以通过以下步骤进行。

2.1 以柔性化方式调整人力资源 在政府组织中,首先是领导干部的柔性化,领导干部的柔性化表现为职务可上可下、业务工作能力 强,有勇于变革的决心和信心。如果依照层次来评价领导的能力,则高层领导更应该注重其创造力、全局 性的观察、思考、分析和综合判断的能力;中层应该有具体的实践能力、解决问题的能力、学习新知识的 能力、以及上下沟通的能力;基层干部管理者则应该注重总结反省、自我约束和信息管理等多方面的能 力。而对于某些领导喜欢说空话、套话,以及喜好表现等作风的人,在构建柔性化的管理架构时,应坚决 予以排除,当组织内部的结构变了,人才机制打破终身制、铁饭碗,变更为能进能出的新型模式时,干部 成员必然是高素质的管理人才,从而可推动电子政务的运作效率加快,应对社会需求变更时弹性增强。

2.2 柔性化促进组织中成员“团队”的归属感 团队的归属感是一个内涵丰富的概念。在电子政务的运作过程中,如果政府成员有了团队精神,当面 对社会各种突发事件时,成员们就会产生同心共力的现象,从而化解矛盾,全力构建和谐氛围。 在政府组织中,成员是否具有归属感更多地源于精神层面、源于该个体对所在团体产生的高度信任和 深深的眷恋,从而使该个体在潜意识中把自己融入到整体团队之中,当个体成员在为组织的整体利益服务

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时,就会视为是为自己的事业而奋斗。 团队归属感的形成有赖于团队领导的柔性化管理模式,其主要方法是注重以情感人、以人为本的工作 作风。注重对成员个人的能力培养,并提供机会给予全面的锻炼,尊重成员们的自我价值,使其意识到自 身与组织间的相互重要性,从而在思想上、心理上、感情上对组织的事业有了认同感、公平感、安全感、 价值感、工作使命感和成就感,最后转化为对组织的一种归属感。 另外,柔性化的管理模式也不仅仅是精神层面的内涵,同样也包括物质的内容,其中包含了成员的待 遇、个人未来的发展、个人的兴趣爱好、宽松友善的环境等多方面的人才管理机制。

2.2 柔性化地减少组织层级,由集权向分权过渡 对于我国传统的多层次的集权制组织管理模式中,其优势在于政令统一,标准一致,领导调度方便, 令行禁止。然而缺点也是显而易见的,那就是没有弹性、缺少应变能力,不能因时因地因人制宜,不利于 发展成员的个性。而在政府实施电子政务的过程中,如果沿用传统的组织模式,当社会遇到某些特殊情况 时,就难以快速应对处理,也不能充分调动中、下级干部和成员的积极性与创造性,而另一部分有权者则 容易产生成官僚主义与独断专行的作风。 相对来说,组织的管理层级越多,就会增加信息流通的成本,使得组织对外界信息反映迟缓。因此, 削减组织中的不必要的层级,解除组织间的围墙,向成员进行授权,实现管理层级的扁平化,能够提高组 织对环境的适应力和柔性度,也有利于组织降低运行成本。 电子政务要求的管理模式与我国传统管理形式格格不入,强调弹性、要求信息反映快,并注重组织成 员的主动性和创造性的发挥。而柔性化的变革要求组织结构从集权向分权过渡,减少组织层次。如此更容 易发挥民主精神,处理特殊问题能够集思广益,成员间容易平等合作,信息共享、营造和谐氛围,减少组 织成本,更好地适应新的电子政务工作方式。

2.3 构建组织的柔性化战略管理 所谓战略管理是一个组织对其自身发展目标的规划进行战略性的制订、实施和有效评价的过程。它主 要涉及组织整体的功能与责任、所面临的挑战与风险,并包括在实现目标的过程中的有关技术、组织、财 务等多领域的综合性决策问题。正确的战略管理是组织实现目标的成功保证,而不合适宜的战略规划则无 疑会带来失败的风险。 政府在施政管理模式上进行柔性化的电子政务变革时,其从传统战略规划变更为柔性化的战略管理尤 为重要,战略转型首先要注重科学的原则,在宏观层面通过分析、预测、规划、控制等手段,实现政府组 织统一下的人、财、物等资源的最优化配置,以使政府管辖下的社会获取最大效益为目的。 为了适应未来社会的多变性,战略规划上,电子政务的柔性化构建原则要求: ① 适应环境原则,电子政务的战略要求及其发展目标与来自社会的环境的改变密切相关,目标不是一 成不变的,目标与外部环境的改变具有互动性。 ② 全程管理原则,电子政务的战略制订是一个过程,包括战略的规划、实施、控制与评价。在这个过 程中,各个阶段互为支持、互为补充的,忽略其中任何一个阶段,组织的战略管理都不可能成功。 ③ 整体最优原则,电子政务的柔性战略管理要将组织视为一个整体来处理,要强调整体最优,而不是 局部最优。在电子政务的柔性运作过程中,不强调组织中的某一个局部的重要性,而是通过订立政府的宗 旨、目标来协调各子单位、子部门的活动,使他们形成合力。 ④ 全员参与原则,在电子政务的实施过程中,战略管理是全局框架结构的,包括制订、实施、监控和 修订的全方位过程,因此所以战略管理不可能仅仅是组织领导和战略管理部门的负责,政府机构中的所有 成员都必须参与进来。 ⑤ 反馈修正原则,电子政务的柔性战略管理在时间跨度上往往较长,因而其战略的实施过程通常可分

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为多个阶段,多个步骤的进行。并且在战略实施的过程中,环境因素可能会发生变化,此时,只有不断的 跟踪反馈方能保证战略的适应性。 ⑥ 从外往里原则,电子政务的柔性的战略制订是从外往里而不是从里往外。如此才能不断地在新的起 点上对外界环境和组织战略进行连续性探索,增强创新意识。 另外,有效地执行电子政务的柔性化战略,还必须有一个战略控制系统。它是指在战略管理的实施过 程中,不断检查组织为达到目标所进行的各项活动的进展情况,评价实施其战略管理后的绩效,发现战略 差距,进行偏差纠正。同时需要注意弹性和伸缩性的问题,即战略控制中如果过度控制,频繁干预,也 会引起消极反应。因而战略控制一般需要慎重处理,或者是适度的、弹性的控制。只要能保持与战略目 标的一致性,就可以有较大的回旋的余地而具有伸缩性。所以战略控制中只要能保持正确的战略方向, 尽可能的减少干预是最佳策略。

3 整合与完善政务平台和数据中心 电子政务的柔性化还体现在对电子政务平台和政务数据中心的整合与完善方面,对政务软件平台的整 合上,要把以技术为导向模式转变为以政务应用、社会需求为中心的模式;把传统的以部门为中心改变为 以流程中心;把以信息处理为主转变为以为民办事为主;把信息分散独享转变为信息集中共享的方式。 而作为电子政务的重要基础设施---数据中心的建设,柔性化原则要求,数据中心应确保低碳环保、绿 色节能,以模块化、可扩展的云计算存储为主要结构的系统,使电子政务的建设具有起点高、可持续、逐 步发展的特色。

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结束语 变革与节奏加快是当今社会的主基调,面对日新月异的环球景象,世界上没有不变应万变的政府电子

政务系统。要保证我国柔性化的电子政务系统正确、稳定运行,仅仅有柔性化的系统架构还不充分。还应 该注意培养我们的柔性化思维和柔性化的文化。柔性化思维使我们的大脑能够以一种多视角、多层次、多 模式的动态方式来思考、分析和看待社会的发展,柔性化的文化则表现在除了价值观、行为准则、社会宗 旨是不变之外,其他的方面则是成员的共性与个性和谐、主流文化与外来文明互容、信息共享、思想活 跃,成员平等并充满愉快合作与友好竞争。唯有我们社会人的思维方式、学习方法、认知社会的态度和角 度都有了一个新的进步时,柔性化的电子政务就一定能够在我国的政府改革实践中带来充满想象的空间。

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【作者简介】 喻晓和(1960-),男,汉族,1982 年华中工学院本科毕业,2002 年华中科技大学计算机技术研究生毕业。中南财经政法大学 任教,副教授,研究方向:电子商务与电子政务。Email: yuxh6061@163.com

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