Page 35

doğru değil. Zira sadece verimli toplantılar kurum içi iletişimi arttırabilir. Verimsiz olanların ise tam tersi etkisi olması da muhtemel.

ONLINE MI, YÜZ YÜZE Mİ? Peki, toplantılarda zaman kaybına uğramamak için teknoloji kullanılabilir mi? Tecer, bu soruyu şöyle yanıtlıyor: “İstanbul’da yaşıyorsanız ve dağınık bir organizasyon yapınız varsa aslında video konferans hayat kurtaran bir araç olabiliyor. Bu elbette uluslararası çalışanları veya şehir dışında ekibi olan şirketler için de zorunlu. Burada önemli olan toplantıya katılan kişileri hangi teknolojik platformda bir araya getireceğiniz. İnternet bağlantısının kalitesi ve kullanıcıların teknoloji konusundaki hâkimiyetini de göz önünde bulundurmak gerekiyor bence. Elbette toplantının çeşidi de önemli. Zira beyin fırtınasını göz göze temas yapmadan gerçekleştirmezsiniz. Ama rutin bir toplantıyı, kaynaklarınız ve şartlarınız uygunsa pekala online olarak organize edebilirsiniz.”

‘İYİ Kİ YAPTIK’ DEDİRTMELİ

KASIM - ARALIK 2015

İnsan kaynakları uzmanları verimli toplantı için dikkat edilmesi gerekenleri şöyle sıralıyor: l Gündem önceden bildirilmeli: Toplantıda konuşulacak konuların önceden belirlenmesi ve iki gün önceden katılacaklara bildirilmesi gerekir. Yoksa çalışanlar, hazırlıksız olacağı için toplantı sönük geçer ve çözüm önerilerine ulaşılamaz. l Toplantı adabına herkes uymalı: Katılımcılar gündeme uymadığında ve kendi kişisel sorunlarını ve ilgisiz görüşlerini anlattığında toplantı tam bir zaman kaybı olabilir. l Herkes aynı dilden konuşmalı: Belirli bir kelime, kavram ve terimin katılımcıların tümünde benzer çağrışımlar yapması tartışmaları anlamlı kılar. Katılımcıların aynı dilden konuşmaları, toplantı öncesi dağıtılacak hazırlık notları ile sağlanabilir. l Toplantılar geleceğe yönelmeli: İnsanlar bir araya geldiğinde hep geçmişi ele almaya ve hesap sormaya eğilimlidir. Ancak hep geçmiş konuşulursa, eleştiriler ve suçlamalar başlar ve gündemden sapılmış olur. Toplantılarda geleceğin risk ve fırsatlarına yönelmek daha iyi sonuçlar verir. l Katılımcı sayısı: Uzmanlar, özel bir durum yoksa toplantıya katılanların sayısının yedi kişi ile sınırlanması gerektiğini söylüyor. Bu sayı aşıldığında ikili konuşmalar başlıyor ve dikkatler dağılabiliyor. Toplantı süresi 90 dakikayı aştığında da dikkat dağılabilir. l Kişiler değil öneriler tartışılmalı: Toplantılarda kişilerin değil konuların tartışılmasına dikkat etmek gerekir. Aksi takdirde toplantı odası bir mahkeme salonuna dönüşür. Toplantıya korkarak gelen insanlarla üretken bir görüş ve öneri alışverişi yapılamaz. l İşin parçası olmalı: Firmaların bir bölümünde toplantılar angarya olarak görülür. Bu firmalarda toplantı bittiğinde katılanların derin bir nefes alıp, ‘Nihayet bitti, artık işimize dönelim’ dedikleri duyulur. Verimli çalışan firmalarda ise toplantılar işin zaten ayrılmaz bir parçasıdır. l Demokratik yönetilmeli: Konuşma sırası işyerindeki makama uygun olarak verildiğinde toplantılar resmileşir. Orta ve alt kademelerdeki kişiler dinleyici rolünü benimser. Bu tür toplantılarda bilinen çözümler tekrarlanır; yeni bir fikir ortaya çıkmaz.

KARİYER

Başak Tecer’e göre iyi bir toplantı her katılımcıya toplantı çıkışında ‘iyi ki yaptık’ dedirtecek nitelikte olmalı. Tecer, yöneticilere şu tavsiyelerde bulunuyor: “Toplantı yönetiminin hem bizim hem de ekibimizin planlama, öngörülü olma, iletişim ve liderlik becerisini geliştiren bir fırsat olduğunun farkına varılmalı. Kritik toplantılar ve Başak Tacer rutin toplantılar ayrımı yapılmalı. Rutin toplantılarda astları da görevlendirmek onları motive eder. Onların gelişimine de katkıda bulunur. Toplantı yönetimi aslında, bir yöneticiye liderlik vasıfları kazandıran en önemli fırsatlardan biridir. Elbette isterseniz ve farkına varırsanız. Bir toplantıyı etkin yönetmekle bir şirketi etkin yönetmek arasında pek bir fark da yoktur. Bir toplantı yönetimi de stratejik düşünme, problem çözme ve karar verme, risk alma, planlama, vizyon yaratma ve vizyonu yansıtma, esneklik gibi liderlik özellikleri gerektirir. İşte tam da bu yüzden öğrenilmesi gerekir.”

BUNLARA DİKKAT

İSMMMO YAŞAM l 35

59yasam  
59yasam