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BLOQUE 4: ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOS

BLOQUE

4:

ORGANIZACIÓN

Isabel Díaz Picón

Y

RECURSOS HUMANOS.

4.1. Personas necesarias, funciones y responsabilidades. 4.1.1. Enumeración de necesidades de personal 4.1.2. Estructura organizativa. Organigrama 4.1.3. Análisis y descripción de los puestos de trabajo

4.2. Sistema de contratación del personal 4.2.1. Reclutamiento y selección. 4.2.2. Tipos de contratos y bonificaciones.

4.3. Costes laborales

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4.1. Personas necesarias, funciones y responsabilidades. Hoy en día, y con más énfasis en las empresas de servicios que en las de producción, la gestión de los recursos humanos en la empresa, es uno de los aspectos estratégicos más importantes para conseguir el éxito empresarial. Se puede conseguir imitar un producto, intentar igualar la prestación de un servicio, pero las personas no se pueden copiar (¡!de momento!!), luego,

puede

ser

una

ventaja

competitiva

importante

que

diferencie a la empresa de la competencia más directa. Es decir, podéis estar hablan del recurso clave más importante de vuestra startup. El desarrollo de un plan de organización tiene vital importancia en nuestra aventura empresarial debido a que, si no establecemos claramente y desde el primer momento las responsabilidades de cada miembro y su organización profesional se pueden generar tensiones dentro del equipo humano. En primer lugar se describirán con detalle quienes serán los socios de la empresa y que aportaciones van a realizar; además, deberá quedar claro que socias van a trabajar en la empresa y cuales serán socios capitalistas. Si la empresa necesita más trabajadores, además de los socios propietarios que vayan a aportar su trabajo, deberá especificar cuántos trabajadores por cuenta ajena va a necesitar, las funciones que desempeñará y cuales serán las fuentes de reclutamiento… Para realizar una correcta gestión de los Recursos Humanos de la empresa, será necesario seguir los siguientes pasos:

4.1.1.

Enumeración

de

necesidades

de

personal

(socios

y

trabajadores)

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El primer paso será realizar una lista con los recursos humanos necesarios para poder desempeñar la actividad de vuestra empresa en los niveles de calidad, producción y prestaciones que ya habéis diseñado. En este punto, tendréis que tener en cuenta la forma jurídica elegida, porque si habéis elegido una forma jurídica societaria (S.L., S.L.N.E., S.A., Coop….) uno de los socios tendrá que darse alta en la Seguridad Social, como trabajador por cuenta propia que ejerce funciones de Administrador de la Sociedad.

4.1.2. Estructura organizativa. Organigrama Los fines que se persiguen al crear una estructura son dos: Identificar las distintas tareas que dan como resultado la obtención o prestación del servicio que ofrece vuestra empresa y coordinar esas tareas para obtener el producto/servicio obtenido. Luego, para que la empresa funcione, deberemos organizar las relaciones entre todas las partes que la componen estableciendo para ello, los mecanismos de coordinación pertinentes. Dependiendo del tipo de empresa, su tamaño, actividad y etapa de crecimiento, los tipos de mecanismo de coordinación son -

Adaptación mutua

-

Supervisión directa

Estos

mecanismos

quedarán

plasmadas

en

los

tipos

de

estructuras

organizativas que correspondan a cada tipo de empresa: simple, funcional, (para

pequeñas y medianas empresas) y divisional o matricial (para grandes empresas); y de entre los cuales tendréis que elegir el que mejor represente la estructura organizativa que combine los recursos humanos y las funciones a desempeñar en vuestro proyecto empresarial.

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Luego, llegados a este punto, deberéis diseñar y representar gráficamente el organigrama de vuestra empresa con los puestos de trabajo que habéis reflejado en las necesidades de recursos humanos del apartado anterior.

Un ejemplo de Organigrama de una Ludoteca sería el siguiente:

Director Administrativo

Profesor de Ayuda extraescolar

Jefe de

Servicio de

departamento

limpieza

Profesor de juegos

Profesor de talleres

4.1.3. Análisis y descripción de los puestos de trabajo Realizada la descripción del producto o servicio de nuestra empresa, tendréis la información suficiente para detallar cada una de las funciones que se desarrollarán en vuestra empresa, una vez puesta en marcha; como por ejemplo:

 Programas actividades  Gestionar el personal  Organizar el servicio de limpieza del centro.  Puesta a punto del salón comedor  Atención a los clientes  Gestión del comedor, etc. Partiendo de la enumeración de estas funciones, tendremos que asignarlas a cada uno de los puestos de trabajo diseñados, especificando, para cada uno de ellos, los siguientes aspectos: 

Datos de identificación del Puesto: En el que se incluirá datos como, denominación, categoría, Convenio al que está adscrito, salario bruto

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anual, número de pagas y grupo de cotización, posición en el organigrama, puesto del que depende, y que depende de él. 

Funciones y / o tareas asignadas al puesto de trabajo: La información aquí recogida hace referencia a las funciones, tareas y/o actividades desarrolladas en el puesto, es decir, qué se hace, cómo se hace y para qué se hace. La descripción de estas funciones deberá describirse con verbos de acción.

Responsabilidades: Este apartado se subdivide en las siguientes áreas:

 Sobre

personas: incluye el número de personas que dependen del

puesto.

 Económicas:

indicas los aspectos y la cuantía del presupuesto que el

ocupante del puesto tiene que gestionar, controlar o supervisar. Sueles estar expresado en porcentajes.

 Sobre

bienes:

Materiales,

equipos

y/o

instalaciones

que

sean

responsabilidad directa del ocupante del puesto o estén a su cargo.

Requerimientos: En este apartado se indican las capacidades y competencias que deberá tener el ocupante del puesto para un correcto desempeño de sus funciones. Generalmente, se hace alusión a los conocimientos básicos, específicos y/o complementarios, experiencia previa deseable, etc.

Observaciones: En este último apartado se puede incluir cualquier tipo de información complementaria del puesto que no haya sido recogida en los apartados anteriores; como por ejemplo, tipo de contrato, sistema de selección, periodo de prueba, etc.

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A continuación se os facilita una tabla estándar que recoge todos los aspectos antes mencionados, y que puede ser utilizada para realizar la descripción de los puestos de trabajo que vuestra empresa necesita: IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO Denominación

Categoría*

Salario y Pagas

Grupo Cotización*

Convenio Colectivo al que está adscrito Localización del puesto de trabajo en el Organigrama

FUNCIONES Y / O TAREAS ASIGNADAS AL PUESTO DE TRABAJO Funciones

RESPONSABILIDADES Sobre Personas

Sobre bienes

Económica

REQUERIMIENTOS Formación

Básica Específica Complementaria

Experiencia

Previa En el puesto OBSERVACIONES

Observaciones

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* Tanto la Categoría, como el grupo de cotización están fijados por la Seguridad Social, para determinar las bases de cotización mínima y máxima, según detalla el siguiente cuadro. Grupo de cotización

Categorías profesionales

Base Mensual 1

Ingenieros y Licenciados

2

Ingenieros Técnicos y Diplomados

3

Jefes administrativos y de taller

4

Ayudantes no titulados

5

Ofíciales administrativos

6

Subalternos

7

Auxiliares administrativos

Base diaria 8

Oficiales de 1ª y de 2ª

9

Oficiales de 3ª

10

Peones

11

Trabajadores menores de 18 años

A modo de ejemplo, supongamos que dentro de las necesidades de personal de una empresa está incluida una TELEFONISTA. La descripción de su puesto de trabajo sería como sigue:

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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO Denominación

Telefonista

Salario y Pagas 9.000 euros / año

Categoría

Ayudante

Grupo Cotización

4

Convenio Colectivo al que está adscrito Localización del puesto de trabajo en el Organigrama

Director/a

Jefe de Recepción

Cocinero

Telefonista

Recepcionista

Mostrando sólo la parte del Organigrama que afecta al puesto.

FUNCIONES Y / O TAREAS ASIGNADAS AL PUESTO DE TRABAJO Funciones

Atender la centralita de teléfono Recibir llamadas externas Pasar llamadas a las personas adecuadas Recibir los mensajes de Fax Pasar los mensajes de fax a sus destinatarios. RESPONSABILIDADES

Sobre Personas

Sobre bienes

Económica

Ninguna

Centralita Y Fax

Ninguna

REQUERIMIENTOS Formación

Básica

Técnico en Gestión Administrativa

Específica

Conocimiento y manejo de centralita telefónica y fax

Complementaria

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Inglés nivel medio-alto.

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BLOQUE 4: ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOS Experiencia

Previa

Un año

En el puesto

Seis meses.

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OBSERVACIONES Observaciones

Sistema de selección: Reclutamiento externo Periodo de prueba: tres meses. Edad: 25-35 años

4.2. Sistema de contratación del personal El proceso de selección del personal contempla varias etapas: determinar la necesidad de personal, describir el puesto de trabajo a cubrir, descripción del perfil profesional y personal de los candidatos al puesto y llevar a cabo la propia selección Realizadas las dos primeras, deberíamos continuar con la realización del profesiograma, o documento en el que se determinan gráficamente las características concretas necesarias que definen el puesto de trabajo. Se pueden usar modelos normalizados, u otros diseñados por la propia empresa en los que se determinan concretamente las cualidades que mejor definen el puesto a cubrir. Este documento es utilizado en selecciones de personal de grandes empresas; por lo que no lo aplicaremos a nuestros proyectos de empresa. Realizado el perfil profesional de cada puesto de trabajo, sólo nos queda determinar cuál va a ser la política de reclutamiento y selección que se va a seguir para conseguir el personal requerido.

4.2.1. Reclutamiento y selección. El Reclutamiento es la etapa previa a la selección propiamente dicha y comprende el conjunto de acciones que se realizan para obtener un número suficiente de personas cualificadas, acordes a los requisitos de los puestos de trabajo descritos.

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Existen dos tipos de reclutamiento; el interno, en el que los posibles candidatos pertenecen a la propia empresa, familiares, conocidos, o empleados de la propia empresa. No es un sistema que se pueda aplicar a empresas de nueva creación, salvo, que los candidatos a los puestos de trabajo sean los propios socios fundadores o promotores. Por el contrario, el reclutamiento externo, es el más utilizado en el que las personas candidatas al puesto son ajenas a la empresa, y son obtenidas de fuentes de reclutamiento muy populares como, por ejemplo, anuncios en prensa, agencias de colocación, centros de enseñanza, escuelas de negocios, colegios profesionales, INEM, foros de empleo, etc. Finalizada la fase de reclutamiento, se pondría en marcha la fase final de selección, en la que habría que realizar la preselección de los candidatos, aplicar pruebas de conocimiento, psicotécnicas y / o de personalidad necesarias, realizar entrevistas a los candidatos preseleccionados y, por último, tomar la decisión final.

4.2.2. Tipos de contratos y bonificaciones Para establecer el tipo de contrato más adecuado a cada trabajador y más beneficioso para la empresa hay que tener en cuenta:

 las características personales de los trabajadores: edad, desempleado, mujer..  Las peculiaridades de la empresa, número de trabajadores, contrataciones anteriores.

 La normativa

del servicio público de empleo en cuanto a contratación.

Para que podáis realizar un proceso de decisión ajustado a la normativa vigente, os presento dos enlaces muy útiles:

 

Guía de modalidades de contratos Página web del Servicio Público de Empleo Estatal SEPE

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SE PIDE: 1. Para agilizar nuestro trabajo, únicamente, se va a reflejar en el proyecto de empresa, el tipo de reclutamiento que vais a utilizar para preseleccionar los candidatos a los puestos de trabajo, y los pasos a seguir en la fase de selección. 2. Según la legislación laboral vigente en el momento de la selección de personal de vuestro proyecto, tendréis que elegir el tipo de contrato por el que se va a vincular a cada trabajador; teniendo en cuenta aspectos como: jornada laboral, posibles subvenciones o bonificaciones, duración del contrato etc. Para determinar el contrato de trabajo más adecuado para cada trabajador podéis consultar la página de la Seguridad Social www.seg-social.es.

 Busca los modelos oficiales de estos contratos y rellénalos.  Cuantifica las Bonificaciones o Deducciones a la cuota de Seguridad Social de la empresa en función para cada uno de los contratos realizados.

 Enumera

los trámites administrativos que habría que realizar con la

Seguridad Social para cada uno de los Trabajadores anteriores: afiliación, altas, presentación del contrato en el INEM…etc.

 Completa

el Cronograma del bloque 1 (trámites de constitución) con los

trámites administrativos laborales. La determinación de los tipos de contratos a realizar para cada trabajador, será el punto de partida para analizar los costes laborales de vuestra empresa.

4.3. Costes laborales El Salario está constituido legalmente por la totalidad de las percepciones económicas, dinerarias o no, que reciben los trabajadores por sus prestaciones laborales a la empresa. La estructura general del salario incluye conceptos como: Salario base, complementos salariales, complementos no salariales, pagas extraordinarias, etc.

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Sobre la mayoría de estos conceptos, el empresario debe realizar los cálculos oportunos para determinar las cotizaciones sociales a cargo del trabajador y de la empresa, las cantidades que corresponda retener a cada trabajador a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Para realizar la planificación anual de costes salariales, hay que sumar a las remuneraciones salariales y extrasalariales de todos los trabajadores de la empresa, las aportaciones empresariales a las cotizaciones de la Seguridad Social, obteniendo así, el coste bruto salarial de la empresa.

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Si a este importe bruto se le restan las aportaciones de todos los trabajadores a las cotizaciones de la Seguridad Social (incluido el prorrateo de las pagas extraordinarias en julio y diciembre generalmente), y las retenciones de la hacienda Pública, se obtendrán los totales líquidos mensuales que la empresa paga a sus trabajadores (dato muy útil para el presupuesto de Tesorería del Bloque 6). Así pues, el proceso de cálculo de los costes laborales seguiría el procedimiento que indica el siguiente esquema: Realizando este proceso para cada uno de los trabajadores por cuenta ajena de la empresa, se obtendrá el coste laboral mensual de la misma, y multiplicando este importe por cada uno de los meses del año, obtendremos el coste laboral anual para el proyecto de empresa. Puesta de manifiesto la especial importancia que van a tener estos costes para el posterior análisis de costes y planes de viabilidad de la empresa, es recomendable que sean distribuidos en una tabla convenientemente detallada, como la que tenéis a continuación, utilizando una hoja Excel que, además, incluya las bonificaciones de cada trabajador y la cuota a la seguridad social del socio-administrador. COSTES SALARIAL MENSUAL POR TRABAJADOR CONCEPTOS

IMPORTES

Salario Base Complementos salariales

Pagas extraordinarias (Prorrateo) Complementos extrasalariales

TOTAL BRUTO (A)

0

Aportaciones a la SS (trabajador) 6.35% Retención a cta del I.R.P.F.(10%)

0 0

TOTAL LIQUIDO

0

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Aportación a la S.S. (empresa) 29,9%

0

COSTES SALARIALES

0

Y además recuerda…revisa y completa tu lienzo canvas…¿cómo lo llevas? ¿Van encajando las piezas?

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Bloque 4 organizacion y recursos hhumanos  

Descripción del proceso de organización, reclutamiento, contratación y análisis de costes de los Recursos Humanos del plan de empresa

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