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INSTITUTO TECNOLOGICO DE LOS MOCHIS ALUMNO: Francisco Urias Irving Salvador CARRERA: Ing. Informรกtica PROFESOR: Sebastiรกn Escudero Adulfo

LOS MOCHIS SINALOA A MARZO DEL 2014.


INDICE

Introducción…………………………………………………………………………………………3 Estilos de gestión de los equipos de trabajo…………………………………………………….4 Equipos jerárquicos vs equipos democráticos………………………………………………….5 Importancia de la comunicación al interior y exterior de los equipos…………..…………….6 Agilidad en los equipos de trabajo………………………………………………………………..7 Equipos de trabajo colaborativos y a distancia…………………………………………………8 Herramientas para el control y trabajo colaborativo y a distancia………………………….8 Asignación de roles y/o funciones dentro de los equipos……………………………………10 Controles administrativos (generación de políticas y diseño de procedimiento………….11 Círculos de calidad……………………………………………………………………………….12 Bibliografía……………………………………………………………………………………….15


INTRODUCCION En esta investigación podrás ver como tener un mejor equipo de trabajo para las diferentes áreas, así como también los tipos jerárquico y democráticos que existen, podrás saber la importancia de la comunicación al interior y exterior de los equipos de trabajo de la empresa, saber que agilidad puede o debe tener el equipo de trabajo y como y donde aplicarla, así como también como y a quien asignarle un rol dentro de un equipo de trabajo de acuerdo a las expectativas que tiene cada quien, y por último los controles administrativo y los círculos de calidad.


Estilos de gestión de los equipos de trabajo: A la hora de dirigir un grupo de personas en una empresa u organización, es importante identificar el estilo de dirección que se va a aplicar, en función del tipo de trabajo y de la capacidad de los colaboradores. Dicho estilo de dirección contribuirá en gran medida a la consecución de los objetivos y al clima laboral de la empresa. Podemos diferenciar los siguientes estilos de gestión: 1. Estilo Autocrático: El jefe impone las normas y sus criterios, sin consultar con sus subordinados. Es el jefe quien diseña, planifica y asigna el trabajo. El grado de autoridad es muy elevado y suele generar ambientes de trabajo tensos. 2. Estilo Paternalista: Establece una actitud protectora con los subordinados, interesándose por sus problemas. No obstante, es el jefe el que toma las decisiones y ejerce la máxima autoridad. 3. Estilo Laissez faire: El jefe no interviene en las decisiones, no motiva, no da instrucciones de trabajo, deja libertad de actuación a los empleados, los cuales realizan libremente su trabajo, tomando sus propias decisiones. Este tipo de dirección conduce a un desconcierto generalizado, al no estar definidas las pautas de trabajo. 4. Estilo Democrático: El directivo mantiene un equilibrio entre autoridad (dando orientaciones y marcando pautas) y la libertad de los empleados, que participan en la toma de decisiones. Contribuye a crear un clima agradable de trabajo, aunque no siempre es eficiente. 5. Estilo Burocrático: La organización establece una estructura jerárquica, con normas, pautas de actuación rígidas, de manera que todo se debe desarrollar conforme a las mismas. 6. Estilo Institucional: El directivo se adapta a la situación de trabajo. Es un buen comunicador, tolerante, con confianza en sus colaboradores que procura fomentar la participación y sabe recompensar el trabajo realizado.


Equipos jerárquicos vs equipos democráticos.

Equipo

Jerárquicos

 Funciona mejor para grandes proyectos

ventajas

desventajas

Aspectos positivos destacan y aspectos negativos destacan.

Democráticos Relativa que tiene frente a los países más ricos del mundo, porque gracias a ella no debe destinar en lo inmediato tanto dinero a jubilaciones.  Requiere de experiencia similar entre todos sus componentes.

Se suele tender a  promocionar a los buenos programadores a puestos de gestión.  Funciona pobremente con proyectos pequeños, tareas simples o proyectos de investigación.  Requiere un gran ratio supervisión/personal.

Que deben convertir en un factor de desarrollo y no en una calamidad, sabemos que esto es lógica elemental, ya que una sociedad con alta proporción de trabajadores tiene más capacidad para aumentar su producción,

 Ambientes de trabajo bien  Excesiva comunicación para comunicados y sin la toma de decisiones, presiones. provocando una cierta lentitud.  Posibilidad de aprendizaje  Ausencia de autoridad y mutuo, entre los responsabilidad componentes. personalizada, por lo que se  Mejora la calidad general. requiere a un grupo de personas con ciertos perfiles de responsabilidad.


Importancia de la comunicación al interior y exterior de los equipos.

La comunicación interna: La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido. Es un error pensar que la comunicación interna es «un lujo» y algo exclusivo de las grandes empresas y máxime en la etapa que estamos atravesando que viene marcada por unos resultados un tanto inciertos a todos los niveles. De ahí que se esté convirtiendo en uno de los grandes retos profesionales del siglo XXI, donde todavía son pocas las entidades que desarrollan una adecuada política de comunicación interna que contribuya a implantar los cambios y a lograr los objetivos corporativos y estratégicos de la compañía para conseguir retener el talento. Muchas empresas ignoran que para ser competitivas y enfrentarse con éxito al cambio al que nos empuja inexorablemente el mercado, han de saber motivar a su equipo humano, retener a los mejores, inculcarles una verdadera cultura corporativa para que se sientan identificados y sean fieles a la organización. Y es precisamente aquí donde la comunicación interna se convierte en una herramienta estratégica clave para dar respuesta a esas necesidades y potenciar el sentimiento de pertenencia de los empleados a la compañía. Para aumentar la eficacia del equipo humano, verdadero artífice de los resultados, ha de sentirse a gusto e integrado dentro de su organización y esto sólo es posible si los trabajadores están informados, conocen los diferentes entramados de la compañía, su misión, su filosofía, sus valores, su estrategia, se sienten parte de ella y, por consiguiente, están dispuestos a dar todo de sí mismos. Además, no debemos olvidar que la comunicación interna ayuda a reducir la incertidumbre y a prevenir el temido rumor, un elemento muy peligroso para las compañías. Por ello, transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de la empresa, motivar y establecer una línea de comunicación eficaz entre los empleados, la dirección y los diferentes departamentos de la empresa son algunos de los objetivos que persigue la comunicación interna. En cuanto a los tipos de comunicación interna, podemos hablar de dos: ascendente, que se realiza desde abajo hacia arriba en el organigrama de la empresa; y descendente, que tiene lugar desde arriba hacia abajo. A menudo, muchas empresas caen en el error de convertir su comunicación en algo unidireccional, donde los trabajadores son meros sujetos pasivos. Debemos recordar que el diálogo entre la dirección y los trabajadores ha de ser constante. El feed back es fundamental en este tipo de comunicación. Y decimos esto porque todavía existen compañías que confunden la comunicación con la información. La diferencia está muy clara: mientras que esta última consiste en la simple transmisión de mensajes, para que exista comunicación se necesita una respuesta por parte del receptor.

La comunicación externa La comunicación externa es la trasmisión y recepción de datos, pautas, imágenes, referidas a la organización y a su contexto. Para la organización que tiene su atención centrada en sus clientes, es fundamental mantener un doble flujo de comunicación: Recibir información sobre las variaciones en la dinámica del contexto socio-político y económico en que desarrolla su labor, para poder definir su estrategia y sus políticas; y proyectar sobre el ámbito social una imagen de empresa fundada en información sobre su dinámica interna y su acción objetiva sobre el medio social.


Los interlocutores privilegiados de esa comunicación son los clientes, los proveedores, la opinión pública y el gobierno. •

Agilidad en los equipos de trabajo. Agilidad: Esta caracterizada por un ciclo, el cual comprende una serie de tres pasos: 1.- Detectar que se avecina o se necesita un cambio: Accionar para lograr el cambio. 2.- planear la mejor acción: para lograr los objetivos deseado. 3.- comunicar a todos los participantes las claves del nuevo plan: para llevar a cabo tareas organizacionales. Desacuerdos. Equipo de trabajo: Pueden ser: Permanentes: Aquellos que se ocupan las tareas habituales de la empresa. Organiza y distribuye mejor el trabajo. Se encarga de tratar las innovaciones. Cambios tecnológicos y nuevos trabajos. Colaboración: Forma parte de la: Alianza. Cooperación. Asociación.

Equipos de trabajo colaborativos y a distancia. o Equipo Colaborativo: El equipo colaborativo consiste en un grupo de personas que tienen una meta en común y que para alcanzar esa meta deben trabajar conjuntamente para lograrlo ayudados unos de otros. En el equipo colaborativo los miembros suelen tener buenas relaciones con los otros miembros del equipo por lo que en ocasiones suele ser de gran beneficio para todo el equipo ya que al relacionarse no se necesitan mucho que decir para cumplir el objetivo en común. Normalmente el equipo colaborativo suele trabajar en un ambiente conjunto, es decir, que todos suelen trabajar cercanamente lo que en ocasiones suele ser un problema ya que cada individuo puede tener prioridades externas al equipo que puede verse afectada a la falta de este y a la perdida de información en su ausencia.

o

Equipo a Distancia: En un equipo de distancia, los miembros del equipo suelen trabajar separados unos de otros efectuando diversas partes del trabajo a fin a la meta por alcanzar. Normalmente suelen tener una distancia considerable en sus zonas de trabajos que puede resultar muy útil a la hora de la administración del tiempo personal, lo


que contribuye a una buena productividad siempre y cuando se elabore el trabajo. La comunicación entre cada miembro del equipo es muy pobre ya que cada quien trabaja por su cuenta y al no haber tanta comunicación puede haber problemas con la administración del trabajo que se está realizando dentro del equipo.

Herramientas para el control y trabajo colaborativo y a distancia. Existen dos tipos de herramientas que sirven para mantener el control de las empresas: -Unas que sirven para conocer el estado económico, y se llaman informativas. -Otras que sirven para conocer el grado de cumplimiento de las políticas empresariales, y se llaman correctivas Entre las herramientas informativas tenemos. -La Contabilidad: ciencia auxiliar que refleja en forma exacta la situación económica de la empresa en un momento dado. -La Estadística: que es un conjunto de métodos que ayudan en la toma de decisiones en situaciones de incertidumbre. Entre las herramientas correctivas tenemos: -Control Presupuestario: esta herramienta nos sirve para detectar diferencias con respecto al presupuesto utilizado. -Auditoria: verifica la exactitud de las cifras contables y además controla que se respeten los principios contables generalmente aceptados.

A distancia: Con un mundo cada vez más tecnológico, las empresas aprovechan los elementos que brinda lo digital para tener un equipo, que no necesariamente debe estar unido, geográficamente. Ya sea que vaya en un viaje de negocios, que trabaje desde su casa o que tenga que asistir a una reunión de negocios en otro espacio diferente a la oficina, ya puede desempeñar sus tareas como si estuviera en la oficina, puesto que la tecnología contribuye a este objetivo. Conozca entonces cuáles son los programas, herramientas y gadgets para lograr funcionar como un equipo unido, desde la distancia: Google Docs: Docs forma parte de las aplicaciones de ofimática de Google Drive es y es una de las mejores herramientas para trabajar en grupo, especialmente si lo hacemos desde nuestro hogar. Su ventaja se funda en que es accesible desde la nube (y por ende, desde cualquier lugar), cuenta con la mayoría de los programas básicos que podemos necesitar (procesador de texto, presentaciones, planillas, etc), y permite compartir los documentos y editarlos en tiempo real con otros colaboradores e incluso chatear con otros participantes al costado del documento. Wunderlist: Wunderlist es una de las herramientas favoritas de productividad. Los proyectos contienen tareas, que a su vez pueden contener subtareas, y pueden estar


asignados a determinadas personas. La herramienta también cuenta con una serie de aplicaciones propias para una variedad de dispositivos móviles. Y una versión de pago, Wunderlist Pro, que brinda la posibilidad de subir archivos. IQTELL: IQTELL es una de las mejores aplicaciones para la gestión de proyectos a distancia, ya que nos permite combinar la técnica de Getting Things Done con la de Inbox Zero. Así, mediante esta herramienta podremos jerarquizar tareas para alivianar la carga de trabajo, y priorizar cuáles son los pendientes que tenemos que terminar primero. IQTELL es accesible desde el navegador, y podemos sincronizarlo con nuestra casilla de correo electrónico. Wrike: Wrike es otra conocida aplicación para gestión de proyectos, que facilita la colaboración para realizar nuestros trabajos a distancia de forma exitosa. La herramienta permite trabajar de forma eficiente desde el navegador y supone útiles recursos, como la posibilidad de programar tareas, asignar tareas y hacer seguimientos. Además, cuenta con una red social incorporada, a través de la cual los diferentes miembros de un proyecto pueden dejar mensajes, y la posibilidad de colaborar documentos online. Trello: Trello es una de las mejores herramientas para la Gestión de proyectos. Permite dividir las tareas de un proyecto entre diferentes colaboradores, así como también asignarles prioridades, listas de subtareas, comentarios, descripciones, enlaces, y mucho más. Podemos acceder a Trello sin problema desde la Red, aunque también tiene una serie de aplicaciones móviles para acceder desde Android e iOS. Hightrack: Hightrack es una herramienta de productividad personal. Estar organizados es algo fundamental a la hora de trabajar desde casa, por lo que a través de esta herramienta podremos manejar calendarios de Google, nuestras tareas, nuestros correos electrónicos, tareas repetitivas y subtareas, y diferenciarlas con filtros. SeaCloud: Si bien Seacloud no es de las herramientas de productividad más usadas, cuenta con una propuesta creativa. Permite gestionar documentos en equipo desde la nube, a la vez que incorpora una serie de funcionalidades novedosas, como foros de discusión, un wiki privado, y un organizador de tareas. También permite dividir las mismas de forma efectiva, y un administrador puede otorgar diferentes permisos de acuerdo con el colaborador. •

Asignación de roles y/o funciones dentro de los equipos. La asignación de roles es un tema que siempre es un problema, sobre todo para organizaciones pequeñas. Uno de los roles que causa más conflicto es el de QA (Quality Assurance) porque normalmente no existe esa función o proceso en la organización y no es claro de dónde sacarlo. Asignación de las funciones de QA en organizaciones de diferentes tamaños:


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Organizaciones pequeñas Organizaciones con mayor disponibilidad de recursos Organizaciones pequeñas

El QA puede llevar funciones y tareas que no demandan mucho esfuerzo continuo, por ejemplo actividades de soporte y mantenimiento a aplicaciones, de manera que puede revisar sin problema los proyectos de desarrollo. El líder funge como analista y eventualmente programado. En organizaciones con mayor disponibilidad de recursos. Los equipos de proyecto están estructurados por producto, proyectos, plataformas o clientes, el QA normalmente es una persona o grupo independiente que además participa en los grupos de procesos, métricas y capacitación. Importancia de la asignación de roles La organización de roles se convierte en la estructura a través de la cual todos los esfuerzos dentro del proyecto son coordinados e integrados en un objetivo común. Roles Principales

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• • •

Administrador de Proyectos: Encargada de resolver problemas y aprovechar las oportunidades que se cruzan lo cual debe tener una visión general y debe de coordina todas las tecnologías para asegurar un diseño técnico satisfactorio del sistema. El Ingeniero de Proyectos. Administrador de Diseño: Se encarga de participar en el desarrollo de planes y en la determinación de las necesidades de recursos para el proyecto. Además, define la carga de trabajo para el diseño y asigna el personal adecuado para las necesidades. Ingeniero de Diseño: Ejecuta tareas de diseño y prepara planes detallados y calendarios para el diseño de tareas consistente con todo el plan de proyecto, incluyendo la definición inicial de requerimientos. Equipo de Programadores. Equipo de Mantenimiento.

Controles administrativos (generación de política y diseño de procedimientos) El control administrativo tiene como función central medir los resultados logrados en la etapa de ejecución, comparar estos resultados con los estándares derivados de los objetivos definidos en la función de planeación y evaluar para tomar medidas correctivas, si es necesario. Tipos de Control:


Control de sí o no: En el cual se detiene el proceso de ejecución y se hace depender su continuación de la decisión que se tome. El control de calidad por inspección es de esta naturaleza. Control post-acción: En este caso se espera a que termine la ejecución, para proceder a aplicar el proceso normal de control. El control presupuestario es un ejemplo de este tipo de control. Control prospectivo. En éste los resultados se pronostican antes de que termine la ejecución, seguidamente se calcula la desviación entre el resultado proyectado y el estándar y se toman las medidas correctivas anticipadamente. A esta clase pertenece el control estratégico.

Círculos de calidad. Es un pequeño grupo de empleados que realizan un trabajo igual o similar en un área de trabajo común, y que trabajan para el mismo supervisor, que se reúnen voluntaria y periódicamente, y son entrenados para identificar, seleccionar y analizar problemas y posibilidades de mejora relacionados con su trabajo, recomendar soluciones y presentarlas a la dirección, y, si ésta lo aprueba, llevar a cabo su implantación. •

Atributos del Círculo de Calidad: - La participación en el Círculo de Calidad es voluntaria. - Son grupos pequeños, de 4 a 6 personas en talleres pequeños, de 6 a 10 en talleres medianos y de 8 a 12 en talleres grandes. - Los miembros del Círculo de Calidad realizan el mismo trabajo o trabajos relacionados lógicamente, es decir, suelen formar parte de un equipo que tiene objetivos comunes. - Los Círculos de Calidad se reúnen periódicamente para analizar y resolver problemas que ellos mismos descubren o que le son propuestos a su jefe. - Cada Círculo de Calidad tiene un jefe que es responsable del funcionamiento del Círculo. Dicho jefe es por lo general, un


supervisor que recibe formación especial relativa a las actividades del Círculo. - La junta de gobierno de la dirección establece los objetivos, política y pautas de las actividades de los Círculos de Calidad, y sustenta el sistema de los círculos mediante los recursos adecuados y el interés de la dirección. Todo aquel que participa en un programa de Círculos de Calidad recibe formación acorde con el grado de participación que tenga en el sistema. Propósitos de los Círculos de Calidad - Contribuir a desarrollar y perfeccionar la empresa. No se trata únicamente de aumentar la cifra de ventas sino de crecer en calidad, innovación, productividad y servicio al cliente, crecer cualitativamente, en definitiva, es la única forma de asentar el futuro de la empresa sobre bases sólidas. - Lograr que el lugar de trabajo sea cómodo y rico en contenido. Los círculos aspiran a lograr que el lugar de trabajo sea más apto para el desarrollo de la inteligencia y la creatividad del trabajador. - Aprovechar y potenciar al máximo todas las capacidades del individuo. El factor humano es el activo más importante y decisivo con que cuenta la empresa. Su potenciación constante provoca un efecto multiplicador cuyos resultados suelen sobrepasar los cálculos y estimaciones más optimistas. Principios de los Círculos de trabajo - Reconocimiento a todos los niveles de que nadie conoce mejor una tarea, un trabajo o un proceso que aquél que lo realiza cotidianamente. - Potenciación de las capacidades individuales a través del trabajo en grupo. - Referencia a temas relacionados con el trabajo. Condiciones de los Círculos de trabajo - Participación voluntaria. El trabajador debe involucrarse libre y decididamente. - Trabajo en grupo. El espíritu de equipo favorece una sana competencia entre los distintos círculos, y ésta se traduce en una superación constante tanto en las ideas como en las soluciones aportadas.


- Respeto al compañero, méritos colectivos y nunca individuales. Las ideas y mejoras surgidas como fruto del trabajo de los círculos son patrimonio del equipo, y no de un individuo aislado. - Grupo reducido. Funcionan mejor aquellos círculos compuestos por pocos individuos. - Reuniones cortas y en tiempo de trabajo. - Respetar el horario, una vez fijado éste. - Reconocimiento explícito y formal, por parte de la empresa. - Apoyo de la alta dirección. Puntos focales de los Círculos de Calidad - Calidad. Se puede considerar como el gran objetivo de los Círculos; los mercados son cada vez más competitivos y los clientes tienen un mayor nivel de educación y exigencia lo que provoca que la calidad sea una preocupación central para la mayor parte de las empresas. - Productividad. Los círculos pueden colaborar a incrementar la productividad en un sentido más amplio y en todas las áreas de la empresa. Viene a ser la resultante de una correcta aplicación del conjunto de los recursos de la empresa, un índice fiable de que todos los recursos están bien dirigidos y administrados. - Mejora de costes. El conocimiento de los costes evita el despilfarro y la mala administración de los recursos. Los Círculos de Calidad pueden colaborar decisivamente a la hora de reducir los costes de todo tipo: administrativos, comerciales, transportes, entre otros. - Motivación. Gracias a los Círculos de Calidad se puede conseguir motivar de una forma constante a los trabajadores, ofreciéndoles oportunidades de participar en los objetivos de la empresa, y de sentirse valorados por el trabajo bien hecho. - Integración. Los Círculos de Calidad facilitan y permiten que sus integrantes conozcan el trabajo de los demás y comprendan mejor sus necesidades y problemas.


BIBLIOGRAFIA http://www.itescam.edu.mx/principal/sylabus/fpdb/recursos/r82899.PDF http://admondrecuryfuncinfor.blogspot.mx/2012/03/tabla-comparativa-de-los-equipos.html http://www.mindmeister.com/es/144286740/agilidad-en-los-equipos-de-trabajo http://prezi.com/yf1sdrx8kqwd/asignacion-de-roles-yo-funciones-equipo-six/ http://www.teschi.edu.mx/TESCHI-web/TESCHI-descargas/TESCHI-circulos-calidad01.pdf http://isc.utp.edu.co/wiki/egresados/article344-Siete-herramientas-para-trabajar-adistancia


Investigacion.