Page 1

PROCES UVAJANJA PROJEKTNEGA VODENJA V INTEREUROPI IT Jana Barba, Intereuropa IT d.o.o., Vojkovo nabrežje 32, Koper, elektronska pošta: jana.barba@intereuropa-it.si Mitja Kožman, IPMIT, Kotnikova 30, Ljubljana, elektronska pošta: mitja.kozman@ipmit.si Povzetek Intereuropa IT d.o.o. (v nadaljevanju »IE IT«) je bila v začetku leta 2002 ustanovljena kot hčerinska družba Intereurope d.d. Osnovna naloga družbe IE IT je zagotavljanje kakovostne in učinkovite informacijske podpore dejavnosti matičnega podjetja in vsem povezanim družbam. Glede na velike spremembe v matični družbi, ki se je začela ravno v omenjenem času usmerjati od špedicijske dejavnosti k logistični dejavnosti, je bila pred novo nastalo družbo zahtevna in obsežna naloga prenove ključnih delov informacijskega sistema. Ker je predstavljal čas bistveno omejitev pri uresničitvi zadane strategije, je vodstvo družbe poiskalo rešitev v projektnem vodenju (v nadaljevanju »PV«). Družbe IE IT je pristopila k uvajanju sistema projektnega vodenja v maju 2002. Za razvoj in operacionalizacijo sistema so bili določeni izjemno ambiciozni roki. Razvoj sistema je bilo treba izvesti v treh mesecih, operacionalizacijo pa do konca leta. Ob ustreznem vložku notranjih kadrov, zagotovljeni podpori vodstva podjetja ter angažmaju svetovalca za projektni management, so bili v rokih doseženi planirani rezultati. V fazi razvoja je bila na podlagi svetovno priznanih metodologij in dobre prakse pripravljena Metodologija projektnega vodenja, pripravljen je bil organizacijski predpis projektnega vodenja, ki uokvirja projektno delo v družbi, vzpostavljena projektna pisarna ter izbrana informacijska podpora projektnemu delu. V fazi operacionalizacije je bila informacijska podpora projektnemu delu prilagojena potrebam družbe IE IT ter izvedeno usposabljanje za vodje projektov v IE IT. Družba IE IT je julija 2002 z novim Pravilnikom o plačah in drugih prejemkih zagotovila pogoje za motivacijo za uspešno delo na projektih, ki temelji na izračunu deleža plače iz naslova delovne uspešnosti za delo na projektih. Pripravljene rešitve so se preizkušale že v zadnjem delu leta 2002, formalno pa so v uporabi od začetka leta 2003. Izkušnje so dobre. V prihodnje je predvidena stalna izboljšava rešitev na tem področju. Projektna pisarna je tudi formalno zadolžena, da spremlja uporabo rešitev ter pripravlja predloge za spremembe. Ključne besede: projektna organizacija, Intereuropa IT d.o.o.

1


THE PROCESS OF PROJECT MANAGEMENT IMPLEMENTATION IN INTEREUROPA IT COMPANY Jana Barba, Intereuropa IT d.o.o. Company, Koper, E-mail: jana.barba@intereuropait.si Mitja Ko탑man, IPMIT Ljubljana, Kotnikova 30, Ljubljana, E-mail: mitja.kozman@ipmit.si Summary Intereuropa IT d.o.o. Company was established in the beginning of 2002 as a subsidiary of Intereuropa d.d. Company. The basic task of Intereuropa IT is to ensure quality and efficient information support for the main office and all associated companies. According to the considerable changes made in the main office, which has just at that time started to orient itself from a forwarding agency to logistics, the new originated company had to face pretentious and extensive task of renovation of Information System key parts. Time represented a very important factor, so the management of the company found the solution in the field of Project Management. Intereuropa IT Company approached Project Management implementation in May 2002. Very ambitious deadlines have been set for the development and operationalisation of the system. The system development had to be concluded in three months and operationalisation had to be finished until the end of the year. The results have been achieved in time planned because of appropriate input of internal work, the management support and the engagement of Project Management Consultant. In the phase of development, the Project Management Methodology has been prepared on the basis of world-renowned methodologies and good practice. Also, the Internal Project Regulation for Project Management has been prepared, which frames the project work in the company. A Project Office has been established and informational support for project work has been selected. In the phase of operationalisation, the project work informational support has been adapted to the needs of Intereuropa IT Company. Also, the training for project managers in Intereuropa IT Company has been executed. In July 2002, Intereuropa IT Company assured conditions for motivation of successful work on the projects with new Regulations about salaries and other incomes, which is based on the calculation of salary share from work efficiency within the work performed on the projects. Solutions prepared have been tested at the end of the year 2002 and have been formally used since the beginning of the year 2003. Experience is good. In the future, constant solutions improvement in this field is expected. The Project Office's formal duty is to monitor the use of those solutions and prepare changes proposals. Key words: project organization, Intereuropa IT d.o.o. Company

2


UVOD Koncern Intereuropa d.d. je s 1.1.2002 preoblikoval Sektor za informatiko v povezano hčerinsko družbo IE IT, in ji zaupal odgovornost za izvajanje koncernske politike na področju informacijske podpore v koncernu. Do leta 2002 je bila informacijska podpora v koncernu Intereuropa tesno povezana s produktom carinsko posredovanje. Organizirana je bila decentralizirano po posameznih špedicijskih filialah, informacijski sistemi špedicijskih filial so bili nepovezani, zaznamovala jo je heterogena informacijska podpora na področju upravljavskih funkcij v povezanih družbah. Posledica je bila, da so bile koncernske funkcije slabo podprte. Leto 2003 je kritično leto za celovito prenovo informacijske podpore v koncernu Intereuropa, ki je pogoj za uspešno prenovo informacijske podpore logističnim procesom in poslovanja koncerna Intereuropa pri vstopu Slovenije v EU. Za dosego ciljnega stanja v letu 2004 je uprava koncerna konec leta 2002 odobrila 25 temeljnih in infrastrukturnih informacijskih projektov in sicer za posodabljanje IT podpore transportno-logističnim produktom, razvoju IT podpore trženju transportno-logističnim produktom, posodobitvi IT podpore v povezanih družbah in posodobitev IT podpore koncernskim funkcijam. Na pripravo in izvedbo projektov se je družba IE IT pripravila tako, da je do konca leta 2002 nadgradila standarde projektnega vodenja, vzpostavila projektni informacijski sistem ter izvedla izobraževanje za vodje projektov za 25 sodelavcev. Tako je pripravljena na učinkovito izvajanje uspešnih projektov, kar ji bo omogočilo izpeljavo zahtevnih razvojnih nalog do začetka leta 2004.

1. PROCES NADGRADNJE PV 1.1. Vzpostavitev pilotnega sistema projektnega vodenja Uprava koncerna je poverila družbi IE IT nadgradnjo rešitev s področja PV in vzpostavitev projektnega informacijskega sistema. Za to izvedbo se je družba IE IT povezala z zunanjim izvajalcem družbo IPMIT. Imenovana projektna skupina je na osnovi projektne naloge za projekt VPPD - (Vzpostavitev podpore projektnemu delu) pristopila k delu. Terminski plan projekta je bil maj-julij 2002. Glavni cilj projekta je bil vzpostaviti sistem za projektno vodenje, najprej pilotsko v družbi IE IT ter preveriti sistem na konkretnem pilotnem projektu. Objektni cilji projekta so bili: pripraviti dokumentacijo projektnega vodenja, izvesti razpis za informacijsko rešitev, ki bo podpirala projektno vodenje in preveriti rešitve na pilotnem projektu. Vsi cilji so bili s projektom realizirani. Zaradi kratkih izvedbenih rokov je projektna skupina izvajala projekt na rednih tedenskih delavnicah, ki so bile namenjene naslednjim vsebinam: - izbira najbolj primerne metodologije projektnega vodenja, - prilagoditvi metodologije hišni metodologiji, izdelavi kriterijev za izbor informacijske rešitve, izbiri organizacijsko-informacijskega projekta za pilotni projekt, - ocenjevanju pridobljenih ponudb in izbor ponudnika za informacijsko rešitev,

3


-

prenovi pravilnika o vodenju projektov (organizacijski predpis projektnega vodenja), izdelavi organizacijskega predpisa o delu projektne pisarne, pripravi programa izobraževanja, pripravi kriterijev za spremljanje pilotnega projekta in izdelavi zaključnega poročila.

Med izvajanjem projekta je direktor družbe IE IT zagotovil podporo in bil na razpolago za razčiščevanje odprtih vprašanj ter podajanje konkretnih usmeritev, kar je bilo ključnega pomena za izvedbo projekta v zahtevanem roku. Projekt VPPD se je zaključil z izvedbo prototipa sistema za projektno vodenje, ki so ga preverjali v poletnih mesecih ter pripravili Specifikacije zahtev za prilagoditev PIS ter pripombe in predloge na dokumentacijo projektnega vodenja. 1.2. Operacionalizacija projektnega vodenja Sledil je projekt VPPD-OP – operacionalizacija projektnega vodenja s terminskim planom september-december 2002. Ta projekt je pripeljal prototip sistema za projektno vodenje do produkcije. Glavni cilj projekta je bil vzpostaviti projektni informacijski sistem na osnovi preverjenega prototipa sistema za projektno vodenje iz projekta VPPD. Objektni cilji projekta so bili: izvesti prilagoditve informacijske rešitve in jo inštalirati v produkcijsko okolje, potrditi projektno dokumentacijo in izvesti pripombe iz pilotnega obdobja, pripraviti program usposabljanja in izvesti usposabljanje s področja projektnega vodenja za vse sodelavce, izdelati navodila za uporabo projektnega informacijskega sistema. Vsi cilji so bili s projektom realizirani. 1.3. Metoda izračuna deleža plače iz naslova uspešnosti projekta Vzporedno s projektom operacionalizacije projektnega vodenja je bila v družbi IE IT razvita tudi Metoda izračuna deleža plače iz naslova delovne uspešnosti za delo na projektu (v nadaljevanju »Metoda«), ki jo določajo naslednji glavni koraki: dogovor o kazalnikih za ocenjevanje dosežkov projekta ob vzpostavitvi, predračun deleža plače iz naslova delovne uspešnosti za delo na projektih, dogovoru o spremembi kazalnikov za ocenjevanje dosežkov projekta zaradi spremembe na projektu, izračunu ocene dosežkov projekta ob zaključku ter izračunu deleža plače iz naslova uspešnosti projekta za sodelavce na projektu. S kazalniki se meri kakovost doseženih rezultatov projekta, zahtevnost projekta, ali je bil projekt izveden v okviru planiranih stroškov projekta, ali je bil projekt dokončan glede na pričakovani datum zaključka projekta po terminskem planu, ali so bila pričakovanja naročnika izpolnjena ter oceno uporabe standardov projektnega vodenja. Izhodišče za metodo je, da projektno delo temelji na načelih timskega dela, kjer strokovnjaki z različnimi znanji in izkušnjami iz različnih organizacijskih enot in organizacij ustvarjajo rezultate projekta v skladu s cilji projekta. Rezultati projekta predstavljajo rezultate celotnega tima in ne posameznih članov tima. Cilji projekta predstavljajo osnovno vodilo tima in so pomembnejši od ciljev posameznih članov tima oz. posameznih organizacijskih enot in organizacij.

4


2. REŠITVE S PODROČJA PV V družbi IE IT so bile na področju projektnega vodenja pripravljene organizacijskoprocesne rešitve, vpeljana informacijska rešitev in izvedena usposabljanja. Med organizacijsko-procesnimi rešitvami so nastale organizacijski predpis projektnega vodenja, organizacijski predpis projektne pisarne in metodologija projektnega vodenja. 2.1 Organizacijski predpis projektnega vodenja Z organizacijskim predpisom projektnega vodenja so določene osnove in pogoji za izvajanje projektov v družbi IE IT. Predpis predstavlja krovni dokument projektnega vodenja, ki se uporablja skupaj s pripadajočimi dokumenti, ki bolj podrobno opredeljujejo postopke in dokumente projektnega vodenja, uporabo projektnega informacijskega sistema in potrebna znanja na področju projektnega vodenja, v vseh organizacijskih enotah družbe. Predpis je bil v skladu s sistemom kakovosti uvrščen med pravilnike, poslovnike o delu in organizacijske predpise, s čimer je njegova vsebina obvezujoča za vse zaposlene, ki so vključeni v ali povezani s področjem projektnega vodenja. V prvem poglavju predpisa so opredeljeni temeljni pojmi na področju projektnega vodenja v družbi IE IT, med drugim projekt, enkratna naloga, zahtevnost projekta in projektno delo. Enotno razumevanje temeljnih pojmov je eden izmed prvih korakov pri vpeljavi sistema projektnega vodenja. Osrednji del predpisa zajema definiranje projektne organizacije, s poudarkom na umestitvi projektne organizacije v siceršnjo stalno funkcijsko organizacijo. Glede na potrebe in možnosti je bila izbrana projektna organizacija, ki ne predvideva delovnih mest vodja projekta, temveč se kot vodje projektov glede na kriterije pojavljajo zaposleni, ki zasedajo različna delovna mesta v stalni organizaciji. V okviru stalne organizacije je bilo vzpostavljeno delovno mesto Projektna pisarna, ki je sicer umeščeno v Sektor za prenos tehnologij, vendar skrbi za vse projekte v družbi. Naloga Projektne pisarne je med drugim stalno izboljševanje projektnega dela v družbi, hkrati pa Projektna pisarna predstavlja center odličnosti na področju projektnega dela v družbi. V organizacijskem predpisu je določena tipična organizacija projekta ter naloge posameznih vlog na projektu. Tipična organizacija projekta je relativno enostavna in obsega le ključne vloge, ki so potrebne za učinkovito vodenje projektov. Na konkretnih projektih se lahko organizacija zaradi potreb dopolni. V organizacijskem predpisu so določene tudi podlage za motivacijo za projektno delo, usposabljanje za projektno delo, uporabo projektnega informacijskega sistema in promocijo projektnega dela. 2.2 Metodologija projektnega vodenja

5


Namen metodologije je poenotiti in podrobneje opredeliti način vodenja projektov v družbi. Metodologija v ta namen opredeljuje življenjski cikel projektov, postopke pri vodenju projektov in obrazce, ki se pri tem uporabljajo. Metodologija je razdeljena na 3 dele. V prvem delu Življenjski cikel projekta so podrobno opisani koraki (faze), potrebni za izvedbo projekta od njegovega začetka do uspešnega zaključka. V drugem delu Postopki projektnega vodenja so opisani postopki projektnega vodenja, ki nastopajo med izvedbo projekta. Nekateri izmed postopkov se izvajajo skozi celoten življenjski cikel projekta, medtem ko so drugi prisotni samo v določeni fazi življenjskega cikla. Postopki so razvrščeni po posameznih področjih projektnega vodenja. V tretjem delu v Prilogah se nahajajo osnovni obrazci, katerih uporaba je predpisana z metodologijo. Ne glede na delitev metodologije le-ta predstavlja manj obsežen dokument, kjer so v procesih opredeljene le osnovne smernice, večji poudarek pa je na enotni dokumentaciji, kjer je bil za vsak dokument pripravljen obrazec z vključenimi osnovnimi navodili. Osnovni dokumenti projektnega vodenja, ki označujejo tudi štiri faze, so: - Naročilo projekta, - Vzpostavitveni dokument projekta, - Poročilo o napredku projekta in - Zaključno poročilo projekta. Glavni procesi projektnega vodenja so prikazani tudi v obliki diagramov poteka, kjer so razvidni podprocesi, vloge in dokumenti. 2.3 Informacijska podpora projektnemu vodenju Projektni informacijski sistem je množica programskih orodij za podporo projektnemu delu in v družbi IE IT vključuje orodja: e-Proj LN, MS Project, Lotus Notes Mail, MS Office, MS Visio in datotečni sistem. S projektnim informacijskim sistemom e-Proj, družbe Genis, so podprte vse faze življenjskega cikla projekta, kot so določene v Metodologiji projektnega vodenja: od priprave, vzpostavitve, izvedbe in zaključka skupaj z nastavljenimi tokovi odobravanja pri prehodih med fazami. Funkcionalnost informacijske rešitve je enaka ne glede na tip odjemalca (spletni brskalnik ali Notes odjemalec). Tok odobravanja dokumentov, zaporedje faz v življenjskem ciklu projekta in obveščanje o dogodkih ni kodiran v eProj, temveč je vse to možno nastavljati preko parametrov e-Proj. E-Proj omogoča določitev obveznih Word obrazcev, kot so definirani v Metodologiji projektnega vodenja, prenos podatkov iz teh obrazcev v ustrezna polja obrazcev e-Proj. E-Proj podpira planiranje z MS Project in sinhronizacijo podatkov v LN. Z uporabo projektnega informacijskega sistema je zagotovljena urejena projektna dokumentacija. Projektni informacijski sistem omogoča poenoten pristop k vodenju projektov v družbi Intereuropa, pregled na zasedenostjo virov ter pomoč pri optimalnejšem planiranju virov. Je vir podatkov o opravljenem delu na projektih za izračun deleža plače iz naslova uspešnosti projekta.

6


2.4 Usposabljanje za projektno vodenje Program usposabljanja za projektno vodenje je osnovan na naboru znanj in sposobnosti s področja projektnega vodenja. V skladu z različnimi znanji in sposobnostmi za tri različne tipe udeležencev v projektnem delu so tudi programi usposabljanja različni za sponzorje projektov, vodje projektov in člane projektnih (delovnih) skupin. Najbolj obsežen je program usposabljanja za vodje projektov. Program usposabljanja za vodjo projekta je razdeljen na obvezni del in priporočljiv del. Obvezni del predstavljajo temeljna usposabljanja, priporočljivi del pa predstavlja nadgradnjo znanj vodij projektov. Vsa usposabljanja so zasnovana kot delavnice, kjer je poudarek na obdelavi primerov iz prakse. Slušateljem je omogočeno, da se na usposabljanju obravnava njihov lastni primer projekta, pri čemer je seveda treba vnaprej zagotoviti pripravo ustreznih podatkov o primeru. Poleg lastnih primerov obstaja več šolskih primerov, ki ga na usposabljanju lahko obravnavajo tisti udeleženci, ki nimajo lastnih primerov. Obvezni del programa usposabljanja za vodje projektov traja 4 dni in obsega naslednje module: - Vzpostavljanje in vodenje projekta v skladu z metodologijo vodenja projektov, - Informacijska podpora projektom z orodjem MS Project, - Uporaba projektnega informacijskega sistema. Priporočljiv del programa usposabljanja pa obsega še naslednje module: - Ravnanje z ljudmi, - Učinkovita predstavitev in - Obvladovanje dobaviteljev in zunanjih izvajalcev. V novembru in decembru 2003 sta bila izvedena dva kroga obveznega dela usposabljanja za vodje projektov, ki se ju je skupaj udeležilo 25 slušateljev iz družbe IE IT in Intereurope d.d. Usposabljanja so bila organizirana na način, ki je v najmanjši meri vnašal motnje v delovni proces. Pri izvedbi usposabljanj se je pokazalo, da so ključnega pomena dobro pripravljeni primeri iz delovnega okolja slušateljev. Projektne skupine slušateljev, ki niso imele svojega projektnega primera so se raje odločale za obravnavo šolskega primera, ki je tudi konkreten primer iz njihovega delovnega okolja.

7


ZAKLJUČEK Glede na dejstvo, da smo za razvoj rešitev projektnega vodenja zaradi kratkih terminskih rokov imeli na voljo manj časa, kot bi bilo potrebno, in glede na to, da so rešitve za projektno vodenje živ mehanizem, ki jih šele konkretna praksa ovrednoti in potrdi primernost izbranih rešitev ter predlaga konkretne izboljšave, smo vzpostavili proces stalnih izboljšav. Projektna pisarna spremlja dobre rešitve iz prakse, zbira predloge in pripombe s strani uporabnikov ter pripravlja predloge sprememb za rešitve projektnega vodenja. Vodje projektov smo motivirali za prispevanje k razvoju rešitev projektnega vodenja preko kazalnika ocena uporabe standardov projektnega vodenja. Direktor družbe IE IT je sistemiziral delovno mesto projektne pisarne, kar je v začetni fazi uvajanje projektnega dela v družbo IE IT ključnega pomena. Projektna pisarna izvaja svetovanje in pomoč vodjem projekta pri izvajanju procesov in izpolnjevanju dokumentov projektnega vodenja, pojasnjuje standarde na področju projektnega vodenja, izvaja mentorstvo vodjem projektov, pomaga pri uporabi projektnega informacijskega sistema. V načrtu imamo vzpostavitev zbirke znanja na področju vodenja projektov, v kateri bomo imeli poleg vseh veljavnih dokumentov (organizacijski predpis projektnega vodenja, metodologija, obrazci) zbrane praktične izkušnje ter možnost odgovorov na vprašanja in diskusije. Prve izkušnje ob uporabi rešitev projektnega vodenja so pokazale, da uporabniki ocenjujejo fazo priprave projekta kot zelo pomembno, ker prispeva k poenotenju razumevanje zahtev projekta med naročnikom in izvajalcem. Zato v izjavi ponudnika, ki se prijavlja na razpis, zahtevamo, da bodo upoštevali pravila, standarde in našo metodologijo projektnega vodenja ter da bodo sodelovali pri posodobitvi Vzpostavitvenega dokumenta projekta za predmet razpisa po naši metodologiji, pred začetkom podpisa pogodbe in izvajanjem projekta. Trenutno vodje projektov še ne razpolagajo s celovitimi in ažurnimi podatki o predvideni zasedenosti sodelavcev. V bližnji prihodnosti je pred nami zagotovitev celovitega upravljanja z viri, kjer bodo poleg projektnih zajete tudi redne naloge skozi obstoječ projektni informacijski sistem. Kljub težavnim in spreminjajočim se okoliščinam, pa se je koristnost PV izkazala v številnih uspešno zaključenih projektih oziroma fazah posameznih projektov, predvsem pa družbi/naročniku omogočila celovit pregled nas projektov, tako v fazi priprave kot izvedbe. Izkušnje so pokazale, da je Vzpostavitveni dokument projekta, ki vsebuje podroben plan stroškov projekta, pri nekaterih sponzorjih vzbudil presenečenje nad obsežnostjo projekta. Zato se je izkazalo za učinkovito, da se izvajanje projektov odobri na osnovi transparentnih planov, kjer so opredeljeni tudi potrebni kadrovski in finančni viri.

8


LITERATURA 1. PM Netork, Project Management, December 2002 2. A Guide to the Project Management Body of Knowledge 2000 Edition, Project Management Institute

VIRI 1. 2. 3. 4. 5.

Metodologija projektnega vodenja, Intereuropa IT, 2002 Organizacijski predpis projektnega vodenja, Intereuropa IT, 2002 Organizacijski predpis o delu projektne pisarne, Intereuropa IT, 2002 Vzpostavitveni dokument projekta, Intereuropa IT, 2002 Razvoj informacijske podpore logistiÄ?nim procesom v Koncernu Intereuropa, Intereuropa IT, l. 2002

9

Proces uvajanja projektnega vodenja v Intereuropi IT  

Proces uvajanja projektnega vodenja v Intereuropi IT

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you