Page 1

SPREMLJANJE IN NADZOR URESNIČEVANJA AKCIJSKEGA NAČRTA E-UPRAVE DO LETA 2004 mag. Marin Silič, Center Vlade RS za informatiko, e-pošta: marin.silic@gov.si mag. Irena Intihar, IPMIT, e-pošta: irena.intihar@ipmit.si

1 POVZETEK S sprejetjem Strategije e-poslovanja v javni upravi RS za obdobje od leta 2001 do 2004 (v nadaljevanju: SEP-2004), v februarju 2001, je Vlada RS opredelila temeljne strateške usmeritve za naslednjo, ključno fazo informatizacije javne uprave, katere cilj je razvoj e-uprave. Konkretizacijo in operacionalizacijo SEP-2004 ter dopolnitev programa projektov e-uprave (v nadaljevanju: program e-uprave) predstavlja Akcijski načrt e-uprave do leta 2004 (v nadaljevanju: akcijski načrt). Prispevek opisuje izvajanje programa euprave in nadzor nad uresničevanjem e-storitev, ki so navedene v akcijskem načrtu. Izvajanje in nadzor potekata po ustaljenih postopkih v okviru določene projektne organizacijske strukture in ob podpori ustreznega informacijskega sistema za projektno vodenje, ki je prilagojen potrebam spremljanja akcijskega načrta. Ključne besede: akcijski načrt, e-uprava, e-storitve za prebivalstvo, gospodarstvo in znotraj javne uprave, nadzor in poročanje, informacijska podpora projektnemu vodenju

1.1 ABSTRACT By accepting e-business Strategy in the Public Administration of the Republic of Slovenia for the period 2001 – 2004 (hereinafter called the “SEP-2004”), in February 2001, the Government of the RS defined primary strategic directions for the next, key phase of the Public Administration informatization where the goal is to develop e-government. Concretisation and implementation of SEP2004 and completion of e-government programme projects (hereinafter called the “e-government programme”) are presented in the Action Plan of egovernment until 2004 (hereinafter called the: “action plan”). The article describes the execution of e-government program and supervision of the implementation of e-services, presented in the action plan. The execution and supervision are performed by already established procedures within the appointed project organizational structure and with the support of appropriate project management information system, which is adjusted to the needs of Action Plan monitoring. Key words: action plan, e-government, G2C, G2B, G2G, supervision and reporting, project management information support


2 UVOD Vlada RS je februarja 2001, s sprejetjem Strategije e-poslovanja v javni upravi RS za obdobje od leta 2001 do 2004 (v nadaljevanju: SEP-2004), opredelila temeljne strateške usmeritve za naslednjo, ključno fazo informatizacije javne uprave, katere cilj je razvoj e-uprave. Začetek omenjene naslednje faze sega v oktober 2002, ko je Vlada RS obravnavala Akcijski načrt e-uprave do leta 2004 (v nadaljevanju: akcijski načrt) in ga sprejela z dopolnitvami, danimi na seji (trenutno je v veljavi že različica 1.3, potrjena na Vladi RS decembra 2003). Akcijski načrt, tretja usklajena različica, opredeljuje cilje, e-storitve1 in stalne tehnološke naloge pri vzpostavitvi e-uprave do leta 2004 in določa mehanizme za izvajanje in spremljanje. Izhaja iz že sprejete strategije SEP2004, dejanskih potreb strank ter smernic in direktiv EU pri razvoju e-uprave. Trenutno2 je v akcijskem načrtu navedenih 323 e-storitev oz. 147 znanih projektov, ki realizirajo e-storitve akcijskega načrta. Nosilcev projektov je 29, pri večini projektov pa sodelujejo tudi ostali sodelujoči. Iz akcijskega načrta izhaja dokument Navodilo za operacionalizacijo akcijskega načrta (v nadaljevanju: navodilo), ki metodološko konkretno opredeljuje način priprave (vzpostavitve) projektov za realizacijo e-storitev in način poročanja o stanju (merjenje napredka). Navodilo je uporabnikom (znotraj omrežja HKOM) dostopno na spletni strani Centra Vlade RS za informatiko.

2.1 ORGANIZACIJA PROGRAMA PROJEKTOV E-UPRAVA Projekti, ki realizirajo e-storitve, navedene v akcijskem načrtu, so del programa projektov e-uprava (v nadaljevanju: program). Najpomembnejše informacije o programu so, skladno z Metodologijo vodenja projektov v državni upravi - projekti informacijske tehnologije, opisane v Vzpostavitvenem dokumentu programa projektov e-uprava. Najvišji organ odločanja na programu je Komisija Vlade RS za informatiko za področje javne uprave (v nadaljevanju: komisija). V organizaciji programa je predvidena tudi usklajevalna skupina, katere namen je pomoč pri vodenju programa. Usklajevalno skupino vodi vodja programa (predstojnik CVI ali od njega pooblaščeba oseba), ki je odgovoren tudi za poročanje komisiji o napredku projektov oz. e-storitev. Operativno pomoč pri vodenju programa mu nudita Programsko projektna pisarna CVI (v nadaljevanju: PPP CVI) in poslovni koordinator programa (Slika 1).

1

V prispevku izraz e-storitev zajema e-storitve, aplikacije za delo s strankami in podatkovno infrastrukturo. 2 Maj 2004.


Komisija Vlade RS za informatiko za področje javne uprave

Vodja programa

Usklajevalna skupina

Poslovni koordinator programa

Programsko projektna pisarna CVI

Tehnični vodja programa

Tehnološki del

Predstojnik PS Projektni svet

Projekt 1

Vodja projekta

Predstojnik PS Projektni svet

Vodja kakovosti

Koordinator za upravne enote

Vsebinski del

Projekt 2

Vodja projekta

Odgovorne osebe skupnih nalog in podpornih funkcij

Predstojnik PS Projektni svet

Projekt 3

Vodja projekta

Projektna skupina 1

Projektna skupina 2

Projektna skupina 3

Projektna skupina 1

Projektna skupina 2

Projektna skupina 3

Projektna skupina 1

Projektna skupina 2

Projektna skupina 3

Vodja

Vodja

Vodja

Vodja

Vodja

Vodja

Vodja

Vodja

Vodja

Člani

Člani

Člani

Člani

Člani

Člani

Člani

Člani

Člani

Slika 1: Organizacijska struktura programa projektov e-uprava.

Člani usklajevalne skupine so predstavniki predstojnikov ministrstev, organov v sestavi in vladnih služb, ki so nosilci realizacije e-storitev in/ali infrastrukture e-storitev v akcijskem načrtu. Navedeni predstavniki na sestankih usklajevalne skupine redno poročajo o vseh projektih oziroma e-storitvah, katerih nosilec realizacije je posamezen resor. Delo usklajevalne skupine ureja Poslovnik usklajevalne skupine programa projektov e-uprava. Naloge, pristojnosti in odgovornosti članov usklajevalne skupine so naslednje: •

Naloge: o spremljanje izvajanja akcijskega načrta ter sprejemanje in podajanje ustreznih predlogov in priporočil za nosilce realizacije posameznih e-storitev in/ali infrastrukture estoritev akcijskega načrta, o mesečno poročanje o realizaciji e-storitev, o izmenjava mnenj v povezavi z akcijskim načrtom in sprejem stališč do posameznih vprašanj v povezavi z e-storitvami in infrastrukturo e-storitev akcijskega načrta, o opozarjanje na probleme v zvezi z izvajanjem akcijskega načrta ter podajanje predlogov za način njihovega reševanja, o v obliki dela posameznih članov ali skupine članov sodelovanje pri pripravi predlogov strokovnih gradiv, ki so pomembna za akcijski načrt,


o obravnavanje vsebinske in časovne povezave med projekti oziroma e-storitvami, o obravnavanje delovnih verzij Vzpostavitvenih dokumentov projektov ter podajanje predlogov in priporočil vodjem projektov,

o spremljanje uresničevanja ciljev projektov, e-storitev in infrastrukture e-storitev ter obravnavanje rezultatov projektov oziroma realizacije e-storitev in infrastrukture e-storitev akcijskega načrta. Pristojnosti: o posredovanje strokovnih mnenj, ki se nanašajo na akcijski načrt, o opozarjanje na probleme v povezavi z izvajanjem akcijskega načrta.

Odgovornosti: o opozarjanje na zaznane probleme in odmike od plana, o svetovanje pri reševanju problemov, o spremljanje napredka uresničevanja ciljne stopnje e-storitev, skladno s smernicami EU.

Usklajevalna skupina se sestaja enkrat mesečno v prostorih Vlade RS. Po potrebi lahko predstojnik CVI oziroma od njega pooblaščeni predstavnik določi tudi drugače. PPP CVI in poslovni koordinator programa izvajata naslednje naloge: • • • • •

operativno vodenje programa na podlagi usmeritev in odločitev vodje programa, zbiranje in pripravljanje informacij o izvajanju akcijskega načrta za sestanke komisije, zbiranje in pripravljanje informacij za sestanke usklajevalne skupine, sodelovanje na vseh sestankih usklajevalne skupine in poročanje vodji programa o dogajanju na posameznih projektih v okviru programa.

Naloge tehničnega vodje programa (vodje programa za področje IT) so omejene in osredotočene na svetovanje na področju informacijske tehnologije. Poseben poudarek nalog tehničnega vodje programa je na svetovanju vodji programa in posameznim vodjem projektov na področju IT pri koordiniranju in spremljanju aktivnosti v okviru programa projektov ter na posameznih projektih. Vlogo odgovornih oseb skupnih nalog in podpornih funkcij zasedajo posamezniki, ki so odgovorni za skupne naloge in podporne funkcije: uvajanje ter podpora uporabnikom skozi enotno vstopno točko (Klicni centri), izobraževanje, integracija podsistemov (poenoteni procesi, obrazci iz upravnih


enot – informatizacija upravnih enot), komunikacije, podatkovni center, SIGOV-CA overitelj digitalnih potrdil, vzpostavitev strežniške portalne infrastrukture, varovanje in zaščita, programsko projektna pisarna, informacijski kioski (distribucija in integracija programske opreme in storitev) in logistična podpora pridobivanja spletnih potrdil. Vodja kakovosti je zadolžen za zagotavljanje kakovosti v okviru programa. Zadolžitve koordinatorja za upravne enote pa so v okviru koordinacije dela na programu projektov z vidika upravnih enot.

3 POROČANJE, SPREMLJANJE IN NADZOR NAPREDKA PROJEKTOV E-UPRAVE Poročanje o izvajanju akcijskega načrta poteka mesečno prek poročil o napredku-izkaznic projekta (v nadaljevanju: izkaznica projekta) za obdobje od 15. v preteklem mesecu do 14. v tekočem mesecu. Izkaznice projektov izdela pristojen resorni organ za projekte, ki so že v fazi priprave, vzpostavitve ali izvajanja. Izkaznice projektov od aprila 2004 pristojni resorni organi izdelujejo neposredno v aplikaciji, ki je namenjena informacijski podpori programa. Pred uvedbo navedenega načina poročanja pa so pristojni resorni organi izkaznice projektov na standardnem obrazcu (v obliki Word dokumenta) posredovali na elektronski naslov PPP CVI, ki jih je objavljala v omenjeni aplikaciji. Izkaznica projekta vsebuje naslednje osnovne informacije o projektu: • obdobje poročanja, • aktivnosti (naziv, planiran in dejanski začetek, planiran in dejanski konec, stopnja realizacije), • problemi v obdobju poročanja oz. ostali komentarji, • podatki o projektu (status, področje projekta, skupna stopnja realizacije projekta, nosilec projekta, planiran, predviden, dejanski datum začetka in konca projekta, planirano, predvideno, dejansko trajanje projekta v koledarskih dneh, obseg projekta, planirani, prevideni, dejanski stroški projekta), • podatki o e-storitvah akcijskega načrta, ki jih bo projekt realiziral (področje, podpodročje, naziv, status, glavni nosilec, ostali nosilci, razvrščenost estoritev glede na ciljne uporabnike – državljani G2C, javna uprava G2G, gospodarstvo G2B oz. uvrstitev med aplikacije za delo s strankami ali podatkovno infrastrukturo, trenutna in ciljna stopnja razvitosti e-storitve, rok realizacije), • opis, namen in cilji projekta. Na osnovi pisnih in predhodno oddanih izkaznic projekta predstavniki resornih organov na sestankih usklajevalne skupine redno poročajo o stanju na projektih oziroma e-storitvah. Enkrat mesečno se pripravi zbirno poročilo o izvajanju Akcijskega načrta (v nadaljevanju: zbirno poročilo) za potrebe usklajevalne skupine in vsake dva


meseca za potrebe komisije. Za izdelavo zbirnega poročila je odgovoren vodja programa. Pri njegovi izdelavi mu nudi operativno pomoč PPP CVI, ki na podlagi podatkov v izkaznicah projektov pripravi osnutek zbirnega poročila in ga uskladi s poslovnim koordinatorjem programa ter vodjo programa. Za izdelavo zbirnega poročila se uporabi standardni obrazec, ki vsebuje naslednje podatke: • področje in podpodročje, • naziv e-storitve, • nosilec e-storitve, uvrstitev glede na ciljne uporabnike e-storitve G2C, G2B, G2G oz. med aplikacije za delo s strankami ali podatkovno infrastrukturo, • kazalec (trenutna in ciljna stopnja razvoja e-storitve), • rok realizacije e-storitve, • projekt, ki bo e-storitev realiziral3, • status projekta (v pripravi, v vzpostavljanju, v izvajanju, zaključen, v mirovanju), • osnovni podatki o projektu (planiran, predviden ali dejanski začetek in zaključek projekta in trenutna stopnja realizacije), • planirana ali predvidena vrednost projekta, • stanje v prejšnjih obdobjih poročanja (glede na poročila), • stanje v trenutnem (tekočem) obdobju poročanja. Za potrebe komisije, PPP CVI vsake dva meseca izdela tudi primerjavo uresničevanja e-storitev med Slovenijo in državami članicami EU ter izpostavi vsebino e-storitev, ki so se realizirale v zadnjem dvomesečnem obdobju. Komisija obravnava zbirno poročilo in primerjavo uresničevanja e-storitev med Slovenijo in državami članicami EU ter poroča Vladi RS, ki v skladu s svojimi pooblastili obravnava napredek na področju e-uprave in sprejme ukrepe v zvezi s poročilom o stanju na projektih oz. uresničevanju e-storitev.

3.1 INFORMACIJSKA PODPORA PROGRAMU E-UPRAVA Za potrebe spremljanja akcijskega načrta je CVI vzpostavil tudi informacijsko podporo, kjer je na voljo dokumentacija vodenja o projektih. Aplikacija ne predstavlja le preproste evidence spremljanja projektnih aktivnosti, temveč gre za celovito upravljanje projektov, ki se lahko vodijo po splošni metodologiji ali pa se njihovo vodenje olajša z različnimi tipskimi modeli projektov. Podprta so vsa osnovna področja projektnega vodenja, ki se pojavijo v različnih fazah življenjskega cikla projekta. Uporabnikom je omogočen enostaven vpogled v informacije o stanju projekta in s sistemom obveščanja o pomembnih dogodkih pravočasno ukrepanje osebam, ki so za to zadolžene. Paket je namenjen predvsem organizacijam z uveljavljenim projektnim načinom dela, v katerih se hkrati izvaja več projektov, pa tudi organizacijam, ki se s projektnim načinom dela šele spoznavajo. Aplikacija podpira sodobne pristope projektnega vodenja. Kot primer vzemimo upravljanje nabora projektov (angl. project portfolio), pri katerem lahko s pomočjo pregledničnih in diagramskih 3

Projekt lahko realizira več e-storitev oziroma ena e-storitev je lahko realizirana z izvedbo večjega števila projektov.


prikazov osnovnih podatkov o projektih vodstvo organizacije sprejema učinkovite strateške odločitve o usodi projektov. Dostop do aplikacije je omogočen z uporabniškim imenom in geslom prek spletnega brskalnika. Za potrebe učinkovitega spremljanja akcijskega načrta, je bila aplikacija dopolnjena z nekaterimi dodanimi funkcionalnostmi, to so možnost vnosa in spremljanja e-storitev (poleg aktivnosti projektov), možnost vnosa in spremljanja izkaznic projektov in možnost izdelave izpisov in pregledovanje nekaterih dodatnih pogledov. Glavne funkcionalnosti aplikacije za potrebe spremljanja in poročanja so: • možnost samodejnega kreiranja izkaznic projekta ter ročen vnos sprememb za tekoče poročevalsko obdobje s strani nosilca (resornega organa) v sami izkaznici projekta oz. v dokumentu, kjer se nahaja izvorni podatek, • možnost spremljanja stanja posameznih e-storitev oziroma projektov v določenih časovnih obdobjih, • možnost pregleda in izpisa seznama oddanih izkaznic projektov v določenem časovnem obdobju, • arhiviranje dokumentacije e-storitev in projektov akcijskega načrta. Slika 2 prikazuje vnos stopnje realizacije aktivnosti in izdelkov projekta v tekočem poročevalskem obdobju. Iz projekta se samodejno prenese projektna struktura v katero vnesemo realizacijo aktivnosti in izdelkov (v primeru, da je bila v preteklosti izkaznica projekta že kreirana, se odstotek realizacije aktivnosti oz. izdelkov prenese iz prejšnje izkaznice).


Slika 2: Vnos stopnje realizacije aktivnosti in izdelkov projekta v tekočem poročevalskem obdobju

V drugem zavihku se nahajajo preostali podatki o projektu, kar prikazuje Slika 3.

Slika 3: Podatki o projektu v izkaznici projekta

Zadnji zavihek izkaznice projekta pa opisuje podatke o e-storitvah, ki jih bo realiziral projekt, o katerem se z izkaznico poroča. Informacijska podpora se bo še dopolnila z možnostjo samodejnega kreiranja zbirnega poročila za potrebe usklajevalne skupine in komisije.

4 SKLEP Za uspešno vodenje oz. koordinacijo programa projektov je pomembno, da so postopki projektnega vodenja na programu jasno opredeljeni in vsem predstavljeni ter razumljeni. Za izvajanje posameznih aktivnosti morajo biti določeni jasni roki in vzpostavljeni ustrezni mehanizmi nadzora. Pri programu projektov e-uprava so bili ključni mehanizem sklepi Vlade RS – torej podpora najvišjega vodstva in dosledno izvajanje opredeljenih postopkov. Pomembno je, da podpora najvišjega vodstva ni samo enkratna, ampak, da se tudi med izvajanjem programa vodstvo seznanja s stanjem na projektih. V ta namen je zelo uspešno vzpostavljen mehanizem poročanja komisiji, ki na osnovi dvomesečnih poročil poroča Vladi RS. Vlada RS tudi med izvajanjem programa sprejema sklepe, ki se navezujejo na reševanje problematike


programa (npr. sklepi, ki se nanašajo na opomine pristojnim organom, ki projektov ne izvajajo ali o njihovem izvajanju ne poročajo ipd). Pri vsem tem se je potrebno zavedati, da je potreben določen čas, da se ljudje na postopke navadijo in jih sprejmejo za svoje. Pomembno pa je tudi, da so posamezniki, ki zasedajo projektne vloge, za svoje naloge na področju projektnega vodenja ustrezno usposobljeni.

5 LITERATURA 1. 2. 3.

Colnar Marko et al.: Poslovnik usklajevalne skupine programa projektov e-uprava. Ljubljana, Center Vlade RS za informatiko, februar 2003 (verzija 2.0). Silič Marin et al.: Akcijski načrt e-uprave do leta 2004. Ljubljana, Center Vlade RS za informatiko, december 2003 (verzija 1.3). Silič Marin, Colnar Marko, Kričej Dušan: Program projektov E-uprava Vzpostavitveni dokument programa. Ljubljana, Center Vlade RS za informatiko, marec 2003 (verzija 2.0).

O avtorju: mag. Marin Silič Mag. Marin Silič je direktor Centra Vlade Republike Slovenije za informatiko od leta 1994, pod okriljem katerega je nastala večina strateških in izvedbenih projektov na področju informatizacije javne uprave. Pod njegovim vodstvom so bili izdelani in na Vladi Republike Slovenije sprejeti dokumenti "Strategija uvajanja informacijske infrastrukture v državne organe Republike Slovenije v obdobju do leta 2000", Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP), "Strategija e-poslovanja v javni upravi Republike Slovenije za obdobje od leta 2001 do leta 2004" in "Akcijski načrt e-uprave do leta 2004". Mag. Marin Silič je vodja programa projektov e-uprava in vodja številnih projektnih svetov.


O soavtorici: mag. Irena Intihar (dekliški priimek: Ranc) Leta 1996 je diplomirala na Fakulteti za družbene vede – smer sociologija kadrovski management in maja 2003 na Ekonomski fakulteti v Ljubljani uspešno zaključila magistrski študij podjetništva. Na začetku delovne kariere se je ukvarjala s kadri, pri čemer se je posvečala predvsem raziskavam na področjih delovnih karier ter bolezenske odsotnosti. Že od samega začetka se ukvarja tudi s kakovostjo, saj je že v dveh podjetjih uspešno vodila projekt Uvajanja sistema vodenja kakovosti ISO 9001 v podjetje. Trenutno je zaposlena na Institutu za projektni management in informacijsko tehnologijo v Ljubljani, kjer se ukvarja s skrbništvom sistema vodenja kakovosti ISO 9001:2000, s svetovanjem pri uvajanju projektnega managementa v institucije, operativno oziroma metodološko pomočjo pri delu projektne pisarne v organih državne uprave ter s povezovanjem podjetij v grozde. V zadnjem letu je aktivna tudi na področju pridobivanja finančnih virov iz strukturnih skladov.

SPREMLJANJE IN NADZOR URESNIČEVANJA AKCIJSKEGA NAČRTA E-UPRAVE DO LETA 2004  

S sprejetjem Strategije e-poslovanja v javni upravi RS za obdobje od leta 2001 do 2004 (v nadaljevanju: SEP-2004), v februarju 2001, je Vlad...

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you