Issuu on Google+

PROJEKTNE PISARNE KOT ORODJA ZA USKLAJEVANJE PROJEKTOV

Denis Premec, IPMIT, Kotnikova 30, Ljubljana, denis.premec@ipmit.si

POVZETEK

Projektna pisarna predstavlja dodano vrednost projektnemu managementu oziroma samemu projektu ali programu, na katerem je vzpostavljena. Glede na to, da pogosto deluje kot vezni člen med izvajalci in vodstvom projekta, se je izkazalo, da včasih preraste v pravo informacijsko središče projekta. Od projektne pisarne se pričakujejo različne vloge in naloge glede na njeno velikost in namen. Projektna pisarna podpira projekt organizacijsko, tehnično in na informacijski ravni in lahko skrbi za veliko nalog na projektu, ki jih opravljajo njeni strokovnjaki za različna področja. Delo v projektni pisarni je lahko eno najbolj stresnih na projektu in glede na to, da zadnje čase nastajajo projektne pisarne, v katerih delajo najeti kadri izven svojega matičnega podjetja, ne gre zanemariti tudi psihološko – socialnega vidika takega dela. Ključne besede: Projektna pisarna, podpora projektnemu managementu, organizacija, koordinacija. Project support office represents added value to project management and projects or programs for which it is established. With regard to the fact that a project support office is a link between project leadership and contractors, its most important role is in being the information center of the project. Besides that, the expectations for a job to be done in project support office depend on its size and purpose. Project support office gives organizational, technical and information support to project and takes care for many tasks, which project office specialists are defined to execute. Work in a project support office can be quite often a stressed one and because the specialists are many times being outsourced, the psychological – sociological aspect cannot be neglected. Key words: Project support office, project management support, organization, coordination.

UVOD


Projekti postajajo z razvojem informatike vse bolj zahtevnejši v smislu obvladovanja organizacijske kompleksnosti, odzivnosti na dogodke in kakovosti povratnih informacij o stanju realizacije. Glede na to, da so projekti po definiciji začasne organizacijske strukture in imajo praviloma drugačen tip organizacije kot klasična podjetja, jim ta s svojimi organizacijskimi enotami težko pomagajo pri koordinaciji in usklajevanju. Pri vsakem kompleksnem projektu ali programu projektov se zato že na začetku pokaže potreba po posebni podporni infrastrukturi ali organizacijski enoti za podporo vodenju in usklajevanju projekta – projektni pisarni. Organizacije, ki morajo svoje cilje uresničevati skozi projekte, zato potrebujejo in iščejo pomoč pri obvladovanju projektov. Pomoč v obliki svetovanja na področju projektnega managementa je postala standardna usluga samostojnih svetovalcev in podjetij, ki ponujajo svoje strokovnjake na področju projektnega managementa. Nekatera podjetja med ostalim ponujajo tudi svetovanja s področja vzpostavljanja projektnih pisarn in celo ponujajo svoje strokovnjake za delo v projektnih pisarnah, saj naročniki pogosto zahtevajo neodvisen pogled na postopke v projektu in na stanje projekta. Tako pri nas kot v tujini so bili pred petimi leti časopisni oglasi za vodje projektnih pisarn redkost. Danes imamo v Sloveniji že opazno število vsakovrstnih projektnih pisarn, ki so postale domala popularne. Podjetja, ki postajajo ali so projektno usmerjena, imajo stalne projektne pisarne z lastnimi, najetimi ali kombiniranimi kadri, državne ustanove za interne projekte prav tako ustanavljajo projektne pisarne, na velikih državnih projektih, ki so financirani iz več virov, pa je delovanje projektnih pisarn z zahtevanimi zunanjimi neodvisnimi strokovnjaki že vsakdanjik. Kako lahko definiramo projektno pisarno? Iz izkušenj lahko rečemo, da je projektna pisarna organizacijska enota, ki nudi svetovalno, metodološko, informacijsko, administrativno, operativno, tehnično in izobraževalno podporo ter izvaja neodvisne analize projekta tako na podrobni ravni kot na ravni portfelja projektov. V projektno pisarno se stekajo vsi projektni podatki in so v njej arhivirani. Uporabniki storitev projektne pisarne v organizacijskem sistemu so predvsem vodilni delavci (uprava), vodstveni delavci (direktorji sektorjev in vodje služb) in vodje projektov ali podprojektov, v manjšem obsegu pa tudi ostali udeleženci na projektih, vsem njim pa projektna pisarna s svojim delom pomaga uresničiti cilje projekta. Projektna pisarna mora biti zaradi svojega položaja v organizacijski strukturi center odličnosti projekta. Položaj projektne pisarne, njena kadrovska zasedba in naloge, ki jih opravlja, so odvisni predvsem od njenih pristojnosti in odgovornosti. V vsakem primeru pa projektna pisarna ne vodi projektov, temveč svetuje pri vodenju; finančno in pravno svetovanje ter odločanje pri teh vprašanjih tudi ni njeno delo, vendar lahko opravlja operativne finančne in pravne funkcije; kakovosti vsebinskih rezultatov projektov ne presoja, pregleduje samo vodstvene izdelke; ne opravlja enostavnih administrativnih del; izvaja analize opravljenih del in jih posreduje vodstveni strukturi, vendar ne opozarja izvajalce na neustrezno izvedbo projekta. Projektna Pisarna torej ni zgolj Pisarniška Podpora in tudi ne Projektni Policaj. Zato je zelo priporočljivo, da ima projektna pisarna v poslovniku določene ustrezne pristojnosti, ki ji omogočajo izvajanje primernih nalog. Vsekakor je dobro tudi, da se uporablja pozitivna motivacija udeležencev v projektu v obliki njihovega usposabljanja in svetovanja za uporabo procesov in dokumentov projektnega vodenja.


1. FUNKCIJE PROJEKTNE PISARNE

Pristojnosti, odgovornosti in naloge posameznih projektnih pisarn se med seboj lahko zelo razlikujejo in se določijo na podlagi teoretičnih izhodišč, iz izkušenj že vzpostavljenih projektnih pisarn in glede na zahteve naročnika oziroma uporabnikov na trenutnem projektu ali v organizaciji, v kateri se vzpostavlja projektna pisarna. Glede na znana izhodišča in praktične izkušnje lahko opredelimo področja dela projektne pisarne na naslednje skupine:  Metodologija projektnega vodenja - definiranje in nadgrajevanje procesov projektnega vodenja, tako da se uporablja najboljša praksa (definiranje in planiranje projekta, merljivost koristi projekta, nadzor in kontrola, itd), po potrebi prilagajanje obstoječih metodologij trenutnim zahtevam.  Svetovanje na področju projektnega vodenja – splošno svetovanje vodjem projektov in v določenih kritičnih situacijah na projektih, zbiranje in dokumentiranje izkušenj iz vseh projektov ter njihovo oblikovanje v zbirko znanja projektnega vodenja konkretnega projekta ali organizacije.  Usposabljanje vodstev projektov - interna namenska usposabljanja s področja tehnik projektnega vodenja, dopolnjevanje programa seminarjev s področja projektnega vodenja ali izbira zunanjih seminarjev o projektnem vodenju.  Vrednotenje in določanje informacijske podpore projektnemu vodenju – izbira optimalnih informacijskih in komunikacijskih orodij in tehnik za podporo projektnemu načinu dela in njihova standardizacija v vsej projektni organizaciji.  Administrativno-tehnična podpora projektom - izvajanje administrativnih nalog, ki jih zahteva sistem projektnega vodenja, upravljanje s projektno dokumentacijo, izvajanje tehničnih nalog na projektih, ki so povezane z uporabo orodij in tehnik.  Viri za projektno vodenje - zagotavljanje primerno usposobljenih kadrov za vodenje projektov, vzdrževanje neke vrste bazena primerno usposobljenih in certificiranih projektnih vodij (v organizacijah z veliko projekti). Nekaj možnih svetovalnih funkcij projektne pisarne:  uporaba metodoloških in organizacijskih standardov,  izvajanje analize tveganj,  skrb nad sistemom kontrole kakovosti,  podajanje usmeritev in standardov planiranja projekta,  obvladovanje navzkrižnih medprojektnih povezav,  skrb nad sistemom komuniciranja, stopenjskega poročanja in spremljanja na projektu,  skrb nad finančnim sistemom projekta,  izvajanje časovnih, vsebinskih in finančnih analiz ter predvidevanj na projektu,  dopolnjevanje aplikativnih rešitev za potrebe projekta. Nekaj glavnih administrativno-tehničnih funkcij projektne pisarne:  upravljanje projektne dokumentacije in arhiva projekta,


    

vnos dejanskih podatkov o realizaciji projekta v za to namenjeno informacijsko orodje (npr. vnos realizacije aktivnosti ali realizacije rezultatov v MS-Project, vnos stroškovnih podatkov v finančni sistem), komuniciranje s potencialnimi izvajalci storitev na projektu, organiziranje sestankov in izdelava zapisnikov sestankov, posredovanje projektne dokumentacije vodstvu projekta ali organizacije, obvladovanje splošnih sprememb na projektu in obveščanje.

Vse naštete funkcije so iz konkretnih projektov. Kadrovske zasedbe projektnih pisarn se tudi lahko zelo razlikujejo in so odvisne predvsem od potreb na trenutnem projektu ali v organizaciji. V projektni pisarni lahko delajo strokovnjaki različnih profilov v različnih vlogah. Področja del nekaterih najbolj pogostih vlog lahko opredelimo na naslednji način:  Vodja projektne pisarne – komuniciranje z vodstvom projekta ali organizacije, odločanje o izvajanju nalog v projektni pisarni, delegiranje in koordiniranje, svetovanje vodstvu.  Organizator projekta – planiranje projekta in svetovanje pri planiranju, spremljanje izvajanja projekta, analiziranje in pripravljanje poročil o izvedbi projekta, skrb za sistem kakovosti.  Administrativni strokovnjak – upravljanje projektne dokumentacije in arhiva projekta (npr. verzioniranje, klasificiranje, varnost in zaščita projektne dokumentacije), komuniciranje z vsemi razpoložljivimi sredstvi.  Operativni finančni strokovnjak – skrb nad projektnim sistemom finančnega poslovanja, analiziranje in poročanje o planiranih in porabljenih finančnih sredstvih v povezavi s proračunom.  Operativni pravni strokovnjak – spremljanje in proučevanje zakonskih in podzakonskih predpisov s področja dejavnosti organizacije, pripravljanje pogodb za izvedbo del na projektu, skrb nad legalnostjo različnih procesov, povezanih s projektom, obvladovanje različnih pravnih redov (zadnje npr. v multinacionalnih organizacijah).  Strokovnjak za upravljanje tveganj – obvladovanje tveganj in skrb nad sistemom upravljanja tveganj, svetovanje vodstvu glede upravičljivosti investicij (npr. v letalski ali ladjedelniški industriji, vesoljski programi).  Strokovnjak za naročila in nabavo (razpisne postopke) – pripravljanje razpisnih dokumentacij, izvajanje naročil v skladu z nacionalnimi zakoni ali pravili mednarodnih finančnih institucij.  Strokovnjak za informacijsko podporo – svetovanje pri izbiri in implementaciji informacijske tehnologije, svetovanje pri upravljanju z informacijami.  Specialisti za različna tehnična področja projekta – svetovanje vodji projektne pisarne in svetovanje vodstvu projekta na ožjih tehničnih področjih, ki jih pokriva projekt.  Programsko-projektni avditor – izvajanje analiz ustreznosti dokumentacije projektnega vodenja v skladu s standardi med izvedbo projektov in svetovanje o korektivnih aktivnostih, vzdrževanje standardov dokumentacije vodenja v vsej projektni organizaciji (vloga pride do izraza v velikih multiprojektnih okoljih ali korporacijah).


Pri zelo velikih projektih in programih projektov so naloge, pristojnosti in odgovornosti zgoraj opisanih vlog dokaj strogo ločene med seboj. Čim manjši so projekti, tem bolj prihaja do zlitja vlog. Tako se lahko npr. v eno vlogo združijo vloge vodje projektne pisarne, organizatorja projekta in strokovnjaka za upravljanje tveganj. Prav tako se lahko v eno vlogo lahko združita vlogi strokovnjaka za naročila in nabavo (razpisne postopke) in operativnega pravnega strokovnjaka. Možne so seveda tudi drugačne kombinacije zlitja vlog, včasih celo tiste, ki na prvi pogled niso združljive, vendar so uresničljive npr. zaradi širokega znanja določene osebe, zaradi tega, ker tako zahteva naročnik projekta ali zaradi nuje, ki jo narekuje trenutna situacija. Nekaj možnih pristojnosti, odgovornosti in nalog vodje projektne pisarne oziroma organizatorja projekta je predstavljenih v nadaljevanju. Naloge:  organiziranje in vodenje dela,  pripravljanje izhodišč za oblikovanje globalnih strategij,  izdelovanje modelov poslovnih procesov za področje vodenja projektov,  postavitev organizacije vodenja projektov v organizaciji,  analiziranje poteka projektnega dela v organizaciji in predlaganje dopolnitev in korekcij organizacije vodenja projektov v organizaciji,  svetovanje pri pripravi zbirnih poročil o napredku projektov. ali  izboljševanje sistema spremljanja in poročanja na projektu ter sistema zagotavljanja kakovosti,  priprava četrtletnega poročila o izvajanju projekta in sodelovanje s strokovnjakom za finančne zadeve pri integraciji poročila, ki služi za črpanje sredstev posojila za projekt,  priprava poročila o napredku projekta za programski svet in sodelovanje z vodjo projekta pri pripravi,  priprava kontrolnega poročila projekta in podprojektov za vodstvo projekta (tedensko),  skrb nad podrobnim planom projekta s podatki o dejanskem napredovanju podprojektov (tedensko),  izvajanje analize tveganj in priprava predlogov za korektivne aktivnosti (ukrepe). Pristojnosti:  samostojno izvaja dela in naloge določeno za to delovno mesto,  v okviru izvajanja svojega dela ima pravico poseganja v organizacijske enote organizacije z zahtevami za posredovanje podatkov,  opravlja nadzor nad delom na projekte razporejenih delavcev,  skupaj z nadrejenimi na projekte razporeja delavce in usklajuje načrtovani obseg dela,  potrjuje nadure na projekte razporejenih delavcev,  nadzoruje motivacijske sisteme projektov,  predstavlja družbo v okviru dodeljenih nalog pri zunanjih institucijah in poslovnih partnerjih. ali  zbiranje podatkov za pripravo kontrolnih poročil, poročila o napredku projekta in poročila o izvajanju projekta,


  

vnašanje podatkov o dejanskem napredovanju podprojektov v plane, obveščanje vodstva projekta in vodij podprojektov o zamudah pri uresničevanju planov, priprava predlogov za zmanjšanje oziroma odpravo zamud pri uresničevanju planov.

Odgovornosti:  za pravočasno obveščanje vodstva projekta ali organizacije o vseh vprašanjih, ki so pomembna za določanje in izvajanje poslovnih funkcij ter načrtov in planov kot tudi poslovanja organizacije,  za strokovno in pravočasno opravljeno delo, ki izhaja iz opisa delovnega mesta, individualne pogodbe, pooblastil in nalog,  za sprejete odločitve pri vodenju,  za pripravo in uskladitev ter doseganje letnega plana dela,  za podana stališča ali usmeritve za delo drugih organizacijskih enot,  za porabo sredstev v okviru letnega plana,  za pravočasno reševanje morebitnih problemov na projektih,  za zakonitost in pravilnost dela na projektih. ali  pravočasno opozarjanje na odmike od kazalcev uspešnosti projekta,  pravočasno opozarjanje na odmike od podrobnega plana projekta,  spremljanje izvajanja projekta,  upravljanje sistema poročanja na projektu,  koordinacija dela vseh članov projektne pisarne. Vse naštete pristojnosti, odgovornosti in naloge so iz konkretnih projektov.

2. VZPOSTAVITEV PROJEKTNE PISARNE V SMISLU UČINKOVITEGA USKLAJEVANJA PROJEKTA

O vzpostavitvi projektne pisarne je bilo napisano že veliko člankov, zato bomo v tem članku omenili le kratke izkušnje pri vzpostavitvi projektne pisarne. Vzpostavitev projektne pisarne mora biti podprta s strani najvišjega vodstva organizacije, saj le tako pisarna pridobi ustrezno veljavo v odnosu do članov projektne skupine. Za vzpostavitev projektne pisarne so potrebni najmanj naslednji koraki: 1. Pred vzpostavitvijo projektne pisarne je najprej treba spoznati projektno okolje, v katerem bo projektna pisarna delovala in seveda tisto najbolj pomembno – sam projekt. Če bodo v projektni pisarni notranji kadri, to ne bo posebno zahtevna naloga. V primeru, da bodo to zunanji kadri, je treba izdelati plan zbiranja informacij o projektu. 2. Zbiranje informacij o projektu zajema preučevanje ozadja projekta, obstoječe projektne dokumentacije (po možnosti poslovnika projekta ali organizacijskega predpisa, če že obstaja) in izvajanje več krogov intervjujev z glavnimi udeleženimi v projektu. Zbiranje informacij opravlja vodja projektne pisarne, ki jih nato prečisti,


3.

4. 5.

6. 7.

opravi analizo in izpelje ugotovitve ter pripravi načrt načina vodenja in spremljanja projekta. Na tej stopnji bo vodja projektne pisarne imel že zadosti temeljnih informacij, s pomočjo katerih bo lahko kadrovsko sestavil projektno pisarno. Izbira kadrov se lahko izkaže kot pomemben problem, saj so zahtevane značilnosti, znanja in izkušnje strokovnjakov za različna področja v projektni pisarni tisti faktorji, ki vsaj v našem prostoru vplivajo na omejeno ponudbo timov za delo v izpostavljenih projektnih pisarnah. Pridobljene informacije o projektu predstavi ostalim članom projektne pisarne, jih seznani z načinom vodenja in spremljanja projekta in od njih takoj zahteva tudi izdelavo inicialnih dokumentov vodenja. Naslednji korak je zagotovitev tehnične in informacijske infrastrukture za delo projektne pisarne. Projektni pisarni je treba glede na finančne možnosti organizacije zagotoviti najboljšo in najbolj zanesljivo informacijsko podporo, tako splošno (npr. e-poštni odjemalec, računalnik) kot namensko (npr. za finančno poslovanje ali arhiviranje in dokumentiranje). To je važno predvsem zato, ker bo projektna pisarna informacijsko središče projekta, od katerega bo zahtevana visoka stopnja odzivnosti in storilnosti. Če poslovnik projekta ne obstaja, ga vodja projektne pisarne v sodelovanju z vsemi na projektu izdela. Iz poslovnika bo jasno razvidno, kako v praksi voditi potek projekta. Vpelje se urejeno projektno vodenje. Pri vpeljavi si je potrebno pomagati s svetovanjem pri dejanskih projektih, splošnim izobraževanjem s področij uporabe poslovnika projekta, informacijske podpore in metodoloških prijemov ter z operativnim spremljanjem projektov.

Pomembno je, da si že z izvajanjem izobraževanja in svetovanja pri uporabi poslovnika in pri izvajanju metodologije projektnega vodenja projektna pisarna takoj na začetku pridobi primerno reputacijo in se tako uveljavi kot pomemben del organizacije projekta, še posebej v okoljih, kjer projektna miselnost ni tako razvita. Z nadaljnjim odličnim delom si strokovnjaki v projektni pisarni zagotovijo primeren status, vse to pa prispeva k temu, da udeleženci v projektu čutijo nenehno strokovno podporo svojemu delu in da vedo, na koga se lahko zanesejo. Usklajevanje projekta postane s tem zelo olajšano.

3. PRISPEVEK PROJEKTNE PISARNE PRI USKLAJEVANJU PROJEKTOV

Sedaj, ko smo podrobno spoznali vlogo, delovanje, naloge in namen projektne pisarne, lahko na teh temeljih opišemo, na kakšen način prispeva projektna pisarna k usklajevanju projektov. Primeri so vzeti iz prakse. Projektna pisarna ima glede na svoj položaj dostop do vseh podatkov projekta in ima vpogled v vsa dogajanja. Deluje torej kot informacijsko središče projekta in sestavlja koščke informacij v bolj pregledno celoto. Ker pozna vsak del projekta ter vlogo, sposobnosti in znanja skoraj vsakega v projektu, zna povezati en projektni tim s tistim drugim, ki potrebuje njegovo informacijo. Na tak način racionalizira sodelovanje na


projektu in zmanjšuje redundanco ter deluje kot pospeševalec pretoka informacij in njihove pretvorbe v rezultate projekta. Uporabniki storitev projektne pisarne včasih naletijo na probleme ali imajo želje po raznih rešitvah, vendar ne vedo, kako bi jih rešili, ker ne vidijo celotne slike projekta. Mogoče pa je nekdo že naletel na isti problem in rešitev že obstaja? Pomembno je, da se zavedajo, da ima projektna pisarna celotno sliko projekta in jim lahko zelo hitro pomaga pri tem. Ne samo to – projektna pisarna lahko celo pomaga definirati problem! Projektna pisarna lahko vzpostavi sistem obvladovanja problemov in odprtih vprašanj, ki nastanejo npr. pri delu procesnih skupin. Tak sistem pomaga prihraniti čas, ki bi ga sicer porabili za razpravljanje o problemih ali čas, ki bi ga porabili na sestankih. Hkrati omogoča transparentnost zabeleženih problemov in njihovih rešitev. Projektna pisarna torej lahko usklajuje tudi probleme in ne samo aktivnosti na projektu. Vodstvo organizacije ali velikega projekta redko daje podrobna navodila za delo na projektu – večinoma posreduje usmeritve in pobude. Če bi take informacije prihajale neposredno do najnižje strukture projektne organizacije, bi si lahko vsak po svoje predstavljal posredovane usmeritve, zato bi prišlo do implementacijskega kaosa na projektu. Projektna pisarna je tu v vlogi prevajalca zahtev vodstva projektne organizacije. Usmeritve in pobude pretvori v vsem enoten jezik in konkretne naloge v skladu z metodologijo in standardi vodenja na projektu ter jih ustrezno delegira. Pogoj za uspešno spremljanje projekta je podroben projektni plan, ki mora vsebovati vse elemente, potrebne za spremljanje projekta. Pri kompleksnih projektih so podprojekti ali deli projekta prepleteni in tesno povezani med sabo. V projektnem planu, ki ga projektna pisarna ponavadi obvladuje z orodjem MS-Project, je možno dinamično realizirati vse tesne povezave v projektu in tako vnaprej predvideti, kako vplivajo spremembe enega podprojekta na drug podprojekt. Na tak način ves projekt deluje med sabo usklajeno in vsi vplivi so takoj vidni. Projektna pisarna sprejeto metodologijo vodenja projektov in standarde pretvarja v najboljšo prakso in s tem v skladu usmerja delo vseh udeležencev v projektu. Dosledno upoštevanje standardov projektnega vodenja je zagotovo dobra pot do uspeha, vendar je treba vedeti, da na določenih delih projekta zaradi posebnih okoliščin ali zahtev ni mogoče v celoti uresničevati standardov. Projektna pisarna v takih primerih lahko prilagodi standarde ali metodologijo in omogoči posebnim delom projektne organizacije lažje delo. Nasprotni primer je seveda striktno upoštevanje standardov. Pogosto uporabniki storitev projektne pisarne podajajo pobude ali sprožajo raziskovanje problemov, ne da bi se posebej spuščali v to, saj pričakujejo od projektne pisarne, da bo že znala »prebrati« njihove zahteve ali misli in primerno ukrepati, kar pravzaprav pomeni – opraviti tudi njihovo delo. V takih primerih je treba uporabnike usmeriti v standarden postopek. Le zakaj ne bi dokumentirali svoje pobude ali opisali problem in nakazali možno ali želeno smer reševanja? Tisti uporabniki, ki so resno mislili s svojo pobudo ali imajo resen problem, bodo to tudi storili.


Projekt bi lahko funkcioniral tudi brez projektne pisarne. Projektni timi in ostali v projektu bi lahko svoje delo opravljali tudi brez nje. Vendar, ali bi sodelovanje med njimi bilo tako učinkovito? Ali bi izmenjevanje informacij potekalo hitro in med ustreznimi osebami? Ali bi skupno projektno delo bilo možno opraviti hitreje, bolje in ceneje? Večinoma je odgovor na ta vprašanja ne, in že to je razlog, da je projektna pisarna potrebna na projektu.

4. PSIHOLOŠKO-SOCIALNI VIDIKI PRAKTIČNEGA DELA V PROJEKTNI PISARNI

Uporabniki projektne pisarne imajo radi in tudi zahtevajo hitro odzivnost projektne pisarne. Planirati svoje delo v projektni pisarni je precej težje, kot planirati operativno delo na projektu. Razlog je v tem, ker zelo pogosto prihajajo ad-hoc zahteve s strani uporabnikov storitev projektne pisarne. Pričakovano miren dan se lahko spremeni v izredno veliko gnečo. Kdor dela v projektni pisarni, se torej mora navaditi na nepričakovane zahteve in jih vedno upoštevati kot rezervo v svojih internih planih. Zadnje čase nastajajo projektne pisarne, v katerih najeti kadri delajo izven svojega matičnega podjetja na naročnikovi lokaciji. To je lahko dodatna obremenitev za člane projektne pisarne, še posebej v začetku, ko zamenjajo okolje. Vendar tudi ves čas trajanja projekta imajo lahko občutek, da delajo v okolju, ki ni domače, zato je dobro, da naročnik ustvari psihološke pogoje dela, ki bodo pozitivno vplivali na člane projektne pisarne. Pomembno je tudi, da naročnik sprejme člane projektne pisarne v svoje delovno in socialno okolje, drugače se lahko počutijo nezaželeno. Uporabniki storitev imajo včasih svoje predstave in pričakovanja, kaj naj bi projektna pisarna delala in kako naj bi projektna pisarna delala. Pri tem pomaga vztrajno ponavljanje razlag o nalogah, pristojnostih in odgovornostih projektne pisarne in to, da se jim predstavi celotna slika ter svetuje, kako bi bilo mogoče boljše zastaviti zadeve. Za motivacijo članov projektne pisarne je dobro omeniti, da delajo dobro, če se o njih nič ne sliši. Ker predstavlja projektna pisarna hrbtenjačo projekta, je vsak odstop od kakovosti storitev zadosti, da se sprožijo pripombe na opravljeno delo. Zato je treba takrat, če ni nobenih pripomb, to vzeti kot zelo pozitivno dejstvo.

ZAKLJUČEK

Projektna pisarna je nepogrešljivi del projektne strukture, zato je treba čimveč poudarjati pomen dela, ki ga opravlja. V Sloveniji imamo še marsikje opravka z okolji, kamor projektna miselnost ni prodrla. V takih okoljih zato kot prvi korak priporočamo vzpostavitev projektne pisarne, ki bo na začetku predstavljala veliko podporo vodstvu


organizacije pri spreminjanju okolja, kasneje pa podporo pri obvladovanju in usklajevanju projektov. In ko bo projektna pisarna že utečena, poskrbite za to, da seznanite vaše predpostavljene o prispevku projektne pisarne k delovanju in usklajevanju projekta. In ko jih seznanite, poskrbite tudi, da tega ne bodo pozabili.

Viri:

1. A guide to the Project Management Body of Knowledge, Newtown Square, Pennsylvania USA, Project Management Institute, 2000. 2. Organizacijski predpis Projekta posodobitve evidentiranja nepremičnin, Geodetska uprava Republike Slovenije, Ljubljana, 2000-2001 3. Marsh, David: One office or two?, Project manager today, maj 1999, str. 18. 4. C. Dinsmore, Paul: Project office: does one size fit all?, PM Network, april 2000, str. 27-29. 5. Young, D. Allen: Project office start-up, PM Network, februar 2001, str. 27. 6. Sullivan, John: The hidden roles of the project support office, PM Network, februar 2000, str. 17.


Projektne pisarne kot orodja za usklajevanje projektov