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MINUTES ANNUAL GENERAL MEETING

PROCÈS-VERBAL ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

Date:

Date : Dimanche 18 août 2013

Sunday, August 18, 2013

Time: 3:45 pm – 4:30 pm

Heure : de 15 h 45 à 16 h 30

Place: Centre Sheraton, Montreal, Quebec

Lieu : Centre Sheraton, Montréal, Québec

Agenda Items

Rubriques à l'ordre du jour

Motion: To adopt the agenda.

Motion : Que l’on adopte l’ordre du jour.

Proposed: Debra Woodgate Seconded: Jacques Bourgault Carried.

Proposée : Debra Woodgate Appuyée : Jacques Bourgault Adoptée.

1. Adoption of the minutes of the AGM meeting held on Sunday, August 19, 2012 at the Delta Hotel and Conference Centre in St. John’s, Newfoundland and Labrador

1. Adoption du procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle tenue le dimanche 19 août 2012 à l’hôtel Delta et au Centre de conférences à St. Jean, Terre-Neuve-et-Labrador.

Motion: That the minutes of the Annual General Meeting held on Sunday, August 19, 2012 at the Delta Hotel and Conference Centre in St. John’s, Newfoundland and Labrador be adopted.

Motion : Que l’on adopte sans autre lecture le procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle tenue le dimanche 19 août 2012 à l’hôtel Delta et au Centre de conférences à St. Jean, Terre-Neuve-et-Labrador.

Proposed: Kathy Brock Seconded: Maria David-Evans Carried.

Proposée : Kathy Brock Appuyée : Maria David-Evans Adoptée.

2. Discussion of matters arising from the minutes There was no discussion.

2. Discussion des questions émanant du procès-verbal Il n’y a pas de discussion.

3. Report of the National President George Ross gave a summary of the President’s report distributed prior to the meeting and available on the IPAC website.

3. Rapport du président national George Ross donne un compte rendu du Rapport du président national qui a été distribué avant la réunion et accessible sur le site Web de l’IAPC.

4. Report of the National Secretary-Treasurer Keith Hillier spoke to the Treasurer’s report distributed prior to the meeting and available on the IPAC website.

4. Rapport du trésorier national Keith Hillier donne un compte rendu du Rapport du trésorier national qui a été distribué avant la réunion et accessible sur le site Web de l’IAPC.

Motion: That the audited 2012 Financial Statements of IPAC be accepted by the membership.

Motion : Que les États financiers vérifiés de 2012 de l’IPAC soient acceptés par les membres.

Proposed: Keith Hillier

Proposée : Keith Hillier

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Seconded: Nancy Croll Carried.

Appuyée : Nancy Croll Adoptée.

Appointment of Auditors for 2013 Motion: That the appointment of the auditors for the 2013 fiscal year audit be Grant Thornton.

Nomination des vérificateurs pour 2013 Motion : Que la nomination des vérificateurs pour l'exercice de 2013 soit Grant Thornton.

Proposed: Keith Hillier Seconded: Maria David-Evans Carried.

Proposée : Keith Hillier Appuyée : Maria David-Evans Adoptée.

5. By-law Amendments Regarding IPAC By-law Amendments, George Ross indicated they were two-fold: 

To meet the requirements of the Canada Notfor-Profit Corporations Act (CNCA) new legislation for federally incorporated not-forprofit corporations, IPAC sought By-law amendments in parts III and V, in particular, effective 2014-2015.

In addition, the Board of Directors of the Institute, responsible for the general management of the organization, sought approval of the IPAC members to By-law amendments that would result in revisions to the membership and the Board governance. More specifically, the Board of Directors approved: - Simplifying the membership categories; - Asking the Chairs of the Research and Professional Practices Committee and the Domestic and International Program Committee to join the Executive Committee to add value to discussions and to share knowledge at the Executive Committee.

These changes were approved by the Board at the Board of Directors’ meeting on April 27, 2013 in Toronto, Ontario. Click here for proposed By-law amendments. Motion: To adopt the By-law Amendments effective 2014.

Proposed: Nancy Croll Seconded: Janet Higgins Carried (1 abstention)

5. Modifications des Règlements de l’IAPC George Ross indique qu’il y a deux volets aux modifications des Règlements de l’IAPC : 

Pour répondre aux exigences de la nouvelle législation de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif s’appliquant aux sociétés sans but lucratif constituées en vertu de la loi fédérale, l’IAPC demande des modifications aux parties III et V, en particulier, de ses Règlements à compter de 2014-2015.

En outre, le Conseil d’administration de l’Institut, responsable de la direction générale de l’organisme, demande l’approbation des membres de l’IAPC aux Règlements qui se traduiront en une révision de l’effectif et de la gouvernance du Conseil d’administration. Plus particulièrement, le Conseil d’administration approuve : - La simplification des catégories de membres; - L’invitation aux présidents du Comité de la recherche et des pratiques professionnelles et du Comité des programmes national et international à se joindre au Comité exécutif dans le but d’enrichir les discussions et de partager les connaissances lors des réunions du Comité.

Ces modifications ont été approuvées lors de la réunion du conseil d’administration tenue le 27 avril 2013 à Toronto, Ontario. Veuillez cliquer ici pour voir les modifications proposées aux Règlements. Motion : Adopter les modifications aux Règlements en vigueur en 2014. Proposée : Nancy Croll Appuyée : Janet Higgins Adoptée.

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6. Regional Group Excellence Award Ken Armour, the chair of the Regional Group Council, presented the Regional Group Excellence Award to Northwest Territories Regional Group.

6. Prix d’Excellence de l’IAPC pour les Groupes régionaux Ken Armour, le président de l’Assemblée des groupes régionaux, présente le Prix d’Excellence au Groupe régional des Territoires du Nord-Ouest.

7. Other business George Ross presented Certificates of Merit and Awards of Service to the following Board of Directors members whose term have ended:

7. Autres affaires George Ross présente les Certificats de mérite et Prix de service aux membres du Conseil d’administration dont leur mandat se termine :

Maria David-Evans (Immediate Past President) Keith Hillier Colleen McCormick Debra Woodgate

Maria David-Evans (présidente sortante immédiate) Keith Hiller Colleen McCormick Debra Woodgate

The President expressed his appreciation to the 2012-2013 Board of Directors and National IPAC Staff for their contributions during the past year. In addition, he introduced, Andrew Treusch, the incoming president and Board members for 2013-14.

Le président exprime sa gratitude aux membres du Conseil d’administration de 20122013 et au personnel du bureau national de l’IAPC pour leurs contributions au cours de l’année écoulée. Il présente également le président entrant, M. Andrew Treusch, et les membres du Conseil pour 2013-14.

Motion: To adjourn the Annual General Meeting.

Motion : Que la séance de l’Assemblée générale annuelle soit levée.

Proposed: Kathy Brock Seconded: Ken Armour Carried.

Proposée : Kathy Brock Appuyée : Ken Armour Adoptée.

The meeting adjourned at 4:30 p.m. George Ross National President/ Président national 2012-2013

La séance est levée à 16 h 30 Robert Taylor Chief Executive Officer/ Chef de la direction générale

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2013agm minutes %20final  

http://www.ipac.ca/documents/2013AGM-MINUTES-%20final.pdf

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