A.3 Document- en informatiebeheersplan We werken aan een standaardisering voor de verwerving, bewaring en ontsluiting van informatie. Een aantal wettelijke kaders geven vorm aan het professioneel beheer van de documenthuishouding van het AgII (Archiefdecreet van 9 juli 2010, de wet op openbaarheid van bestuur van 11 april 1994). Daarnaast is er voor de dagdagelijkse werking nood aan een logisch geordende, overzichtelijke, gebruiksvriendelijke en gestandaardiseerde opslag en inrichting van de documentcollecties.
REALISATIES • Opstarten van de projectstructuur voor de realisatie van een gemeenschappelijk klassement. • Opstellen en bijsturen van een gedeelde taxonomie en folderstructuur voor een gemeenschappelijk klassement. • Inventariseren van de (standaard) informatieobjecten en series. • Opmaken van beheersregels per informatieobject: selectie, openbaarheid, privacy en hergebruik. • Uitwerken van een structuur van informatiebeheerders. • Uitwisselen over kennismanagementbeleid en -praktijk met de Vlaamse en Federale overheid.
JR.4.1.4
Het AgII digitaliseert stapsgewijs zijn werking en realiseert hierdoor efficiëntiewinsten
In 2019 ondernam het AgII volgende digitaliseringsprojecten: • Maximaal Digitaal/Gemeenschappelijke ICT-dienstverlening (GID) De overstap naar de burotica-omgeving (GID) en netwerk van de Vlaamse Overheid (VO) werd afgerond. Sindsdien werken alle medewerkers op de Office 365 omgeving. Aansluitend werd alle vaste telefonie vervangen door Skype for Business (SfBT) in beheer bij de Vlaamse Overheid. • BOOM We ontwerpen een nieuwe mappenstructuur voor digitale documenten. Alle relevante bestaande documenten en folders van de ingekantelde entiteiten worden gemigreerd naar die nieuwe mappenstructuur. Daarnaast ontwikkelen we procedures en werkwijzen voor het onderhoud en toegangsrechten van de mappenstructuur. • Dashboard – Management Informatie Systeem (MIS) We zetten in op de ontwikkeling van instrumenten om tot betere managementinformatie te komen en om een koppeling te maken tussen doelstellingen, middelen en inzet van medewerkers. Dit systeem bestaat uit een systematische en periodieke monitoring en rapportering over de voortgang van de doelstellingen en indicatoren zoals die worden opgenomen in het jaarplan. De rapportering gebeurt maandelijks, per kwartaal en jaarlijks in het jaarverslag. • Boekhoudsoftware We operationaliseren een goedkeuringssysteem van bestelbonnen, geïntegreerd met de huidige boekhoud software Sage BOB50. Hiertoe voeren we een upgrade en uitbreiding door van de boekhoudsoftware voor ondersteuning van de processen bestelling tot betaling (P2P). • Project CRM Een beperkt aantal interne diensten gebruikt Microsoft Dynamics CRM. Opzet is om CRM (1) uit te breiden en de werking van andere diensten te optimaliseren en (2) te migreren naar de Cloudversie binnen de VO-omgeving.
81