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IDM compie 10 anni, e li dimostra.


IDM compie 10 anni, e li dimostra. A 10 anni di età, IDM Group non è più solo una azienda-prodigio, ma una realtà tutta italiana più che matura. L’esperienza acquisita a contatto con le principali organizzazioni nazionali e di settori quali assicurativo, bancario/finanziario, servizi e industria consentono a IDM di porsi oggi come azienda leader nella fornitura di soluzioni di Document Management e di Business Process Outsourcing. Nata nel 2000 dall’intuizione di 3 professionisti del settore, che hanno saputo cogliere le esigenze di flessibilità delle aziende in ambito gestione archivi e processi documentali, nel momento in cui le soluzioni di vendor consolidati mostravano i loro limiti di rigidità e richiedevano sempre più sforzi di adattamento da parte degli utenti, in 10 anni di attività l’azienda è stata protagonista di una crescita senza precedenti. I numeri parlano chiaro: 26 milioni di euro di fatturato nel 2009, espansione del 25% nell’ultimo triennio, più di 300 dipendenti ubicati in 5 sedi operative, oltre 250 clienti tra i maggiori gruppi italiani della media e grande impresa. Si tratta di un successo le cui radici vanno ricercate nella qualità dei servizi erogati, nella capacità di capitalizzare l’esperienza sul campo e tradurla in best practice, nell’incessante ricorso all’innovazione tecnologica per salire la scala del valore del servizio e arrivare sempre più nel cuore dei processi e dell’attività dei propri clienti. Dalla scelta di Internet come base per le proprie soluzioni, all’introduzione dell’archiviazione ottica fino alle più moderne tecnologie di archiviazione e validazione dei contratti stipulati telefonicamente, IDM si appresta a vincere anche le sfide dei prossimi 10 anni, superando il concetto di gestione del documento per spingersi più a fondo nei contenuti all’interno dei documenti gestiti, con l’obiettivo di fornire alle aziende una maggiore ricchezza di informazioni e aiutarle ad essere sempre più competitive nella velocità di risposta alle sfide dei loro mercati.

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La storia Ma facciamo un passo indietro. È il settembre 2000 quando Fabio Risetti, Antonio De Cesare e Stefano Barzetti fondano Milano Servizi Integrati. L’idea è quella di intercettare le esigenze di alcune aziende italiane insoddisfatte dei servizi di archiviazione logistica dei documenti affidati in outsourcing ad una importante multinazionale del settore. Lo storage della carta è affiancato da un applicativo - sviluppato internamente in grado di tracciarne i movimenti da e verso i clienti e all’interno degli archivi di Milano Servizi Integrati, il tutto con la massima flessibilità. La chiave è la scelta di Internet come piattaforma: la diffusione della connettività più accessibile e la crescente velocità di trasmissione dei dati consente l’integrazione dei servizi con i sistemi IT all’interno delle aziende e soprattutto evita installazioni e aggiornamenti software sulle postazioni degli utenti.

“Scegliere una piattaforma aperta come Internet ci ha sicuramente avvantaggiato. Non sarebbe stato facile proporci a clienti con migliaia di postazioni e chiedere loro di installare, e aggiornare nel tempo, altrettante licenze client”. Antonio De Cesare, Socio e Consigliere IDM Group.

La gestione più intelligente dei dati unita alla totale visibilità sull’archivio fanno la differenza. Non a caso la peculiarità dei servizi offerti da Milano Servizi Integrati e percepita dai primi clienti è proprio quella di gestire gli archivi di documentazione cartacea con le stesse dinamiche con cui sarebbero stati gestiti internamente, con risposte veloci e a costi sostenibili. L’infrastruttura basata sul web che fa da punto di contatto tra i servizi e gli utenti finali si è evoluta nel corso degli anni. Gli sviluppatori di IDM hanno adattato


“I nostri clienti hanno subito apprezzato la totale visibilità delle operazioni di archivio e la disponibilità delle informazioni sui loro sistemi. Potevano verificare on line al momento la storia di un documento, il numero delle richieste, quando era stato restituito, se era stato integrato con ulteriore documentazione e molto altro. L’insieme di tutti questi dati era fruibile anche in forma statistica per report periodici di verifica di portafoglio, per esempio. Stefano Barzetti, Socio e Presidente IDM Group.

infatti le funzionalità a seconda delle esigenze dei clienti, funzionalità che poi sono state integrate nell’applicativo come parte dei servizi per raggiungere più tipologie di aziende. Un modello in linea con la generale capacità che IDM ha dimostrato nell’assorbire le richieste dei propri clienti per farle diventare standard del proprio modello di business. L’abilità di focalizzarsi inizialmente su un mercato unico, quello assicurativo, ha permesso all’allora Milano Servizi Integrati di intuire e rendere disponibile a tutti le esigenze comuni di un intero settore. Una base su cui sono stati costruiti servizi di sempre più ampio respiro e per un mercato più vasto. Il secondo passo importante nella vita dell’azienda si è avuto quando Milano Servizi Integrati è diventata Integra Document Management ed ha visto variare l’assetto societario del Gruppo con l’ingresso della società di private equity Alto Partners SGR.

“Uno dei vantaggi del nostro sistema è che, nascendo per la gestione logistica della carta e integrandosi con l’archiviazione elettronica, permette entrambe le gestioni in maniera dinamica. Oggi sul mercato la maggior parte delle soluzioni si preoccupa di gestire solo il dato elettronico, e le aziende che non hanno ancora processi completamente paperless possono risolvere i loro problemi solo a metà”. Antonio De Cesare

L’infrastruttura di IDM, naturalmente, si evolve anche seguendo le nuove tecnologie. L’introduzione dell’archiviazione ottica è stato il primo passo che ha consentito a IDM di consolidarsi non solo come una società di servizi di stoccaggio e di mantenimento della carta. La digitalizzazione dei documenti ha aumentato il valore del servizio di IDM nelle attività core dei propri clienti, dando il via ad un percorso di ricerca e sviluppo sempre più orientato ai contenuti dei documenti archiviati. Un fattore che ha modificato sensibilmente l’azienda milanese. Non a caso le competenze nei processi specifici delle organizzazioni consentono oggi a IDM di prender parte ai tavoli decisionali dei propri clienti e a porsi come interlocutore attivo nelle scelte in ambito di Business Process Management e non solo. Operare sui contenuti dei documenti archiviati implica un legame sempre più stretto con i sistemi informativi delle organizzazioni.

“Prima i nostri competitor erano società di servizi di logistica e di archivi; oggi sono i system integrator o importanti produttori di software e di sistemi di engineering, perché ci stiamo spostando più in alto nella scala del valore e dei servizi offerti. Si tratta di una grande sfida”. Stefano Barzetti

Un altro momento chiave nella storia di IDM è costituito dall’acquisizione del 100% di Anacomp Italia, una realtà focalizzata su servizi di Business Process Outsourcing e Conservazione Sostitutiva, operazione attraverso la quale si è delineato il profilo odierno di IDM Group, inteso come “the global document outsourcer”. La scelta nasce dalla volontà di far evolvere l’azienda e anche da una forte richiesta di rinnovamento, proveniente dai clienti stessi. L’acquisizione di Anacomp ha così consentito a IDM di riposizionarsi sul mercato e di essere percepita come realtà per la gestione di processi di workflow in outsourcing.

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“Questo passaggio in realtà è stato molto rapido, un fatto che ci ha stupito. Di norma si tratta di fasi non così veloci, deve passare un po’ di tempo prima che il mercato ti percepisca come una realtà che lavora anche sui contenuti e quindi di livello più evoluto”. Fabio Risetti, Socio e Amministratore Delegato di IDM Group.

Fino ad allora IDM era conosciuta principalmente nel mercato assicurativo; Anacomp ha così permesso l’accesso della nuova organizzazione anche al mercato bancario/finanziario. L’unione di diverse competenze ha amplificato sul mercato e presso i clienti il valore dell’azienda e dei servizi che era in grado di offrire, e ne ha aumentato esponenzialmente l’efficacia. Il salto di qualità è stato reso possibile soprattutto grazie agli skill del personale di IDM, dotato di tutti gli strumenti per concentrare l’effetto di un cambiamento aziendale in forza propulsiva per nuovi scenari di business. IDM ora è caratterizzata da una visione d’insieme. La forza del Gruppo risiede proprio nella capacità di proporre soluzioni complete di Business Process Outsourcing, che integrano tecnologie innovative rivolte ad una copertura globale delle esigenze di aziende di ogni settore e che fanno di IDM uno dei più autorevoli attori nel mercato nazionale della gestione documentale.

Il mercato “Lo sviluppo di cui siamo stati protagonisti ci ha consentito anche l’avvio di partnership con vendor a cui fino a poco tempo fa non avevamo mai pensato, perché non ne era mai sorto il bisogno. Il mercato oggi non chiede più il servizio nudo e crudo, a differenza di come era stato impostato agli albori della nostra società. Dobbiamo necessariamente seguire questo percorso se vogliamo essere un riferimento fidato per i nostri clienti”. Fabio Risetti

Oggi la richiesta di processi documentali evoluti proviene da molte aziende. Sono sempre in numero crescente le realtà che vogliono esternalizzare i processi non core business, una scelta che consente loro ampi margini di risparmio sui costi di gestione e maggior efficienza produttiva. Pur essendo molto difficile definire una percentuale di risparmio generica – le variabili e il numero di servizi cambiano a seconda delle specifiche esigenze – i vantaggi ottenuti dai clienti di IDM sono ad oggi un dato di fatto.

“Uno dei nostri clienti principali ha stimato un risparmio nell’ordine del 25-30% rispetto ad una gestione interna. Si tratta di numeri importanti che stupiscono i clienti, i quali si chiedono il perché continuassero a gestire internamente processi con costi così elevati e troppo tempo dedicato”. Fabio Risetti

La formula è semplice: la gestione dell’archivio è stata sempre tradizionalmente marginale nelle aziende. La legislazione negli ultimi anni è diventata più rigida, e organizzazioni di settori quali l’assicurativo e bancario/ finanziario hanno dovuto rispondere in tempi e con modi adeguati a nuove e crescenti esigenze in tale ambito. Affidare la conservazione e la gestione dei documenti ad una realtà in cui tali attività costituiscono

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il focus principale è la migliore soluzione, anche solo per gli investimenti tecnologici dedicati, che mettono a disposizione servizi altrimenti impossibili se non in outsourcing. Per non parlare del modo in cui viene inteso il servizio stesso, ovvero frutto dell’esperienza acquisita con tutti i clienti di IDM al servizio di tutti i clienti IDM, il che ha contribuito a invertire il paradigma del rapporto tra fornitore e cliente. Banche e istituti di credito, per esempio, hanno l’esigenza di essere sempre più rapidi nell’avere a disposizione i documenti gestiti dai servizi di aziende come IDM. Una necessità che si muove verso il recupero delle informazioni presenti nel documento, in quanto la gestione del dato che permette risposte più veloci rende le aziende di questi settori più competitive.

Oggi il gruppo IDM, forte delle referenze acquisite grazie alla fiducia di una percentuale importante delle organizzazioni nei suoi principali settori di riferimento, si affaccia su nuovi mercati. GDO, sanità, utility e telecomunicazioni in primis, soprattutto in questi ultimi in cui la conservazione dell’originale unico dei contratti di utenza è fondamentale. Su questo fronte, le nuove tecniche di archiviazione dei contratti stipulati via voce, attraverso il canale telefonico, pongono IDM ancora all’avanguardia: le registrazioni dei contratti arrivano direttamente a IDM, che si occupa di sbobinare e archiviare i dati nel sistema informativo e quindi renderli disponibili elettronicamente. Il tutto per processi sempre più paperless e, in virtù di questo, ancora più snelli, volti a garantire risposte ancora più veloci ai clienti nel completo rispetto delle normative e, perché no, con il minor impatto possibile sull’ambiente.

“Per molte compagnie assicurative, ma anche per grandi realtà nel settore delle utility, siamo il punto di riferimento e di arrivo della contrattualistica. Il nostro compito è anche di definire se la contrattualistica è corretta e se ha i requisiti per entrare nel circuito. Un nostro errore genera conseguenze critiche, la nostra responsabilità è aumentata rispetto a chi svolge attività di semplice archiviazione”. Stefano Barzetti

Superando la semplice conservazione del materiale cartaceo, oggi il servizio pone IDM al vertice della catena cui arrivano i documenti e le informazioni. Il processo documentale comprende la verifica della correttezza del dato e la sua messa a disposizione verso i sistemi informativi del cliente: l’informazione deve essere strutturata ancora prima di essere gestita. In questo scenario, la formazione interna delle risorse riveste un fattore importante. Obiettivo di IDM è la valorizzazione dei propri dipendenti per abbattere il turn over e accrescere il livello generale di competenze ed esperienza.

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“Stiamo parlando di un volume che va dalle 30 mila alle 40 mila pratiche al mese e mediamente un dossier è composto da 10/12 pagine. Il processo elaborato con IDM ci permette, se le nostre filiali sono puntuali, di avere nel giro di un mese le immagini a disposizione sulla intranet aziendale: cioè prima del pagamento da parte del cliente della prima rata o, comunque, in tempo utile per una pronta gestione del recupero crediti”. Luigi Berselli, Responsabile del Servizio Applicazioni di Supporto e Qualità di Fiditalia

“Carapelli – già durante il primo anno di avvio della conservazione sostitutiva – si è ripagata il progetto, coprendo tutti i costi di implementazione. A partire dal secondo anno, abbiamo iniziato ad ottenere un vero vantaggio competitivo, derivante dal risparmio delle spese che avremmo dovuto sostenere sia per immagazzinare i documenti cartacei che per la gestione degli archivi fisici”. Luca Greco, Direttore dei Sistemi Informativi, Carapelli Firenze

“Ogni giorno sono alcune centinaia le richieste legate agli assegni che le nostre strutture hanno bisogno di analizzare, un’operatività guidata dai casi di contenziosi, oppure dalla necessità di disporre di documenti bancari necessari nella fase di post negoziazione dell’assegno, ed oggi, grazie all’adozione del nuovo sistema, l’intero processo potrà essere completato in pochi secondi”. Giovanni Pietrobelli, D.G. della Società Gestione Servizi - Gruppo BPVN

“Grazie a IDM abbiamo migliorato la gestione dei processi di business aziendali, rendendo più efficienti i servizi di validazione e gestione delle anomalie dei contratti. Si é anche accorciato, per quanto possibile, il tempo di attesa che passava tra la contrattualizzazione del cliente e la partenza effettiva della fornitura”. Gianluigi De Vecchi, Direttore Sales Business & Residential, E.ON Energia

“Potendo contare su un servizio full coverage comprensivo di applicazione, infrastruttura, storage, connettività Web System Management e Disaster Recovery, abbiamo ottenuto una copertura totale nella gestione e digitalizzazione dei documenti”. Allianz Assicurazioni

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«La soluzione implementata ci permette di raggiungere velocemente tutti i nostri dipendenti, fornendo loro un servizio ad alto valore aggiunto, migliorando al tempo stesso i processi dell’ufficio del personale, non solo per quanto riguarda la preparazione e la distribuzione della vecchia busta paga fisica, ma anche eliminando tutte le problematiche a essa connesse. Oggi tutti all’interno di Bayer possono avere a disposizione in qualsiasi momento lo storico dell’ultimo anno”. Bayer S.p.A. “La razionalizzazione della gestione delle impegnative cartacee, che vengono rese in formato digitale e disponibili online agli utenti interni, facilita al CDI la loro consultazione e ricerca. La lavorazione di questi documenti ha degli SLA strettissimi. Entro la giornata i documenti sono online e immediatamente reperibili per eventuali verifiche che possono essere richieste dal personale medico interno o dai pazienti stessi, anche quotidianamente” Silvia Cozzini, Responsabile Acquisti Centro Diagnostico Italiano

“Abbiamo sentito l’esigenza di migliorare le metodologie di verifica della firma dei clienti, per questo abbiamo scelto il digitale. Ora i nostri correntisti sono contenti di come gestiamo i processi e vedono la banca come un’organizzazione più moderna ed integrata con le nuove tecnologie. Non solo: risparmio di tempo significa anche nuove possibilità per le risorse coinvolte nei processi, che possono impegnarsi in attività di consulenza e vendita”. Carlo Spaletta Tavella, Responsabile della funzione Reti Distributive di SGS, Gruppo Banco Popolare

“Abbiamo affidato a IDM Group il processo di conservazione sostitutiva dei documenti amministrativi. Si tratta di un servizio che prevede sia l’archiviazione sostituiva che la pubblicazione on-line di tutta la documentazione trattata, stiamo parlando di milioni di immagini, e che consente la consultazione via web agli utenti interni dell’azienda”. Carrefour Italia

“Tutti gli utenti si collegano tramite web alla piattaforma IDM. I tempi di ricerca delle pratiche sono stati decisamente ridotti: prima chiedevo l’originale della polizza e passava come minimo un giorno, mentre oggi riesco ad avere tutto immediatamente, trovando già il documento in digitale presente nel sistema online”. Fabio Paggiaro, Responsabile Operations & Services, Zurich Insurance Company

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Per maggiori informazioni: www.integradm.it Integra Document Management – Vicolo Diomede Pantaleoni, 4 – 20161 Milano Tel. 02.646702.1 - Fax 02.6453962 - E-mail: info@integradm.it © 2010 Integra IDM. Tutti i diritti riservati.


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