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Apuntes del Curso de Excel

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Funciones Función Las funciones son fórmulas predeterminadas que le permiten ahorrar tiempo y problemas a la hora de crear ecuaciones. En Excel encontrará cientos de funciones, que se pueden utilizar solas o combinadas con otras fórmulas o funciones. Estas se utilizan para realizar una gran cantidad de tareas, tales como sumas, promedios, valores máximos, mínimos entre otras mucho más complejas. Por ejemplo: Suponga que debe calcular los totales de cada una de las columnas de una planilla determinada, debería seleccionar la última celda, en este caso C12 e ingresar la siguiente fórmula: =C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10+C11 obviamente el resultado sería correcto, pero perdera mucho tiempo en ingresar esta fórmula y tendrá un mayor margen de error. En este caso para agilizar y asegurar el trabajo puede utilizar la función de Suma.

Funciones matemáticas y trigonométricas Sintaxis Suma: Sintaxis

=Suma(Rango)

Ejemplo

=Suma(B1:B2)

Conjunto de celdas seleccionadas Para trabajar con la función suma, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea sumar. 2- Seleccione la celda donde quedará el resultado. Celda seleccionada donde quedará el resultado.

3- Coloque el signo igual [=], para iniciar la función.

4- Escriba la palabra [Suma]

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5- Abra un paréntesis [(]

6- Seleccione el rango de los números a sumar.

7- Cierre el paréntesis [)]

8- Presione la tecla: Resultado Barra de fórmula Resultado seleccionado

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Sintaxis Raíz: Sintaxis

Ejemplo

=Raíz(celda)

=Raíz(B1)

Para utilizar esta función, siga estos pasos: 1- Coloque el signo igual [=], para iniciar la función. 2- Escriba la palabra [Raíz] 3- Abra paréntesis [(]

4- Seleccione la celda que posee el número a cálcular.

5- Cierre paréntesis [)]

6- Presione la tecla:

Barra de fórmula

Resultado seleccionado

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Resultado de una raíz


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Funciones estadísticas

Promedio: El promedio es la suma de una serie de valores dividida por su cantidad. Sintaxis promedio: Sintaxis

=Promedio(Rango)

Ejemplo

=Promedio(C3:E3)

Conjunto de celdas seleccionadas

Por ejemplo: Suponga que debe calcular el promedio final de las notas de cada uno de los alumnos, de la siguiente planilla:

Para averiguar el promedio de las notas, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea promediar. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado. 3- Coloque el signo [=], para comenzar la función 4- Escriba la palabra [PROMEDIO]

5- Abra paréntesis [(].

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6- Seleccione el rango a promediar. 7- Cierre el paréntesis [)]. 8- Presione la tecla: Barra de fórmula

Resultado seleccionado ATENCIÓN: Diferencia entre fórmula y función. Fórmula: Es una ecuación que analiza valores con el fin de devolver un resultado. Todas las fórmulas comienzan con el signo igual (=) seguido de argumentos (Valores tales como números o referencias de celdas) conectados por los operadores matemáticos (Como sumas (+), Restas (-), Multiplicaciones (*) y Divisiones(/)). Funciones: Son fórmulas predeterminadas que ahorran tiempo y problemas a la hora de crear ecuaciones utilizadas con frecuencia. Las funciones realizan una gran variedad de tareas, desde sumas, promedios entre muchas otras opciones. Barra de fórmula

Diferencia entre Fórmula y Función.

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Máximo: Devuelve el valor más grande de un rango de datos. Sintaxis Máximo: Sintaxis

=Max(Rango)

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Ejemplo

=Max(C3:E3)

Conjunto de celdas seleccionadas Por ejemplo: Suponga que debe averiguar la nota más alta del 1º Trimestre, en esta planilla:

Para averiguar la nota más alta, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado. 3- Coloque el signo [=], para comenzar la función

4- Escriba la palabra [Max]

5- Abra paréntesis [(].

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6- Seleccione las celdas a calcular.

7- Cierre paréntesis [)]. 8- Presione la tecla Enter: Barra de fórmula

Resultado seleccionado

Mínimo: Devuelve el valor más pequeño de un rango de datos. Sintaxis Mínimo: Sintaxis

=Min(Rango)

Ejemplo

=Min(C3:E3)

Conjunto de celdas seleccionadas Por ejemplo: Suponga que debe averiguar la nota más baja del 1º Trimestre, en esta planilla:

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Para averiguar la nota más baja, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado. 3- Coloque el signo [=], para comenzar la función

4- Escriba la palabra [Min]

5- Abra paréntesis [(].

6- Seleccione los datos a cálcular.

7- Cierre el paréntesis [)].

8- Presione la tecla: Barra de fórmula

Resultado seleccionado

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Contar: Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas de un rango que contenga sólo números.

Sintaxis Contar: Sintaxis

=Contar(Rango)

Ejemplo

=Contar(C3:E3)

Conjunto de celdas seleccionadas Por ejemplo: Suponga que debe averiguar la cantidad de alumnos en la siguiente planilla:

Para averiguar la cantidad de alumnos, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado. 3- Coloque el signo [=], para comenzar la función

4- Escriba la palabra [CONTAR]

5- Abra un paréntesis [(] 6- Seleccione el rango de datos que desea cálcular. 7- Cierre el paréntesis [)] 8- Presione la tecla: ENTER Página 9 de 23


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Barra de fórmula

Resultado seleccionado

Contar.si: Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas dependiendo de una condición determinada. Sintaxis Contar.si: Sintaxis

=Contar.si(Rango,«Condición»)

Conjunto de celdas seleccionadas contar. Ejemplo

Determina cuáles serán los datos a

=Contar.si(C3:E3,«>=6»)

Por ejemplo: Suponga que debe contar la cantidad de notas aprobadas, del primer trimestre, teniendo en cuenta que sólo aprueban los alumnos que obtienen 6 o más.

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Para averiguar la cantidad de alumnos aprobados, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado. 3- Coloque el signo [=], para comenzar la función.

4- Escriba la palabra [CONTAR.SI].

5- Abra un paréntesis [(].

6- Seleccione el rango de datos que desea cálcular.

7- Coloque coma [,].

8- Abra comillas [“]

9- Escriba la condición. En este caso la condición serán notas mayores o iguales a 6. 10- Cierre comillas [“]

11- Cierre paréntesis [)].

12- Presione la tecla:

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Barra de fórmula

Resultado seleccionado

Contar.blanco: Cuenta las celdas vacías de un rango de valores. Sintaxis Contar.blanco: Sintaxis =Contar.blanco(Rango) Conjunto de celdas seleccionadas Ejemplo =Contar.blanco(C3:E3) Por ejemplo: Suponga que debe calcular, en la siguiente planilla de alumnos, cuántos alumnos deben la nota del último trimestre.

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Para averiguar la cantidad de alumnos que deben la nota del último trimestre, siga los siguientes pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado. 3- Coloque el signo [=], para comenzar la función.

4- Escriba la palabra [CONTAR.BLANCO].

5- Abra un paréntesis [(].

6- Seleccione el rango de datos que desea calcular.

7- Cierre paréntesis [)].

8- Presione la tecla: Barra de fórmula

Barra de fórmula

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Contará: Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas de un rango de datos QUE NO ESTÉN VACÍAS. Sintaxis Contara: Sintaxis Ejemplo

=Contara(Rango)

=Contara(C3:E3)

Conjunto de celdas seleccionadas Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de liquidación de sueldos, deba averiguar la cantidad de empleados que trabajan en la empresa.

Para averiguar la cantidad de empleados, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado. 3- Coloque el signo [=], para comenzar la función

4- Escriba la palabra [CONTARA]

5- Abra un paréntesis [(]

6- Seleccione el rango de datos que desea calcular.

7- Cierre paréntesis [)]. Página 14 de 23


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8- Presione la tecla ENTER

Barra de fórmula

Resultado de fórmula

ATENCIÓN: Recuerde la diferencia entre las funciones contar y contará. Contar: Cuenta la cantidad de celdas que posean datos [numéricos]. Contará: Cuenta la cantidad de celdas que posean datos con [texto].

Moda: Busca el valor numérico de un rango que más se repita. Sintaxis Moda: Sintaxis

=Moda(Rango) Conjunto de celdas seleccionadas

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Ejemplo

=Moda(D3:D6)


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Por ejemplo: Suponga que debe averiguar cuáles son los sueldos más comunes. Observe los datos de la siguiente planilla:

Para averiguar cuál es el sueldo más común, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado.

3- Coloque el signo [=], para comenzar la función

4- Escriba la palabra [MODA]

5- Abra un paréntesis [(]

6- Seleccione el rango de datos que desea calcular.

7.-Cierre Paréntesis

8.- Presione Enter

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Resultado Final del Ejemplo:

Barra de fórmula

Resultado seleccionado

Fecha y hora Ahora: Da como resultado la fecha y hora actual. Sintaxis Ahora:

=Ahora() Para utilizar la función Ahora, siga estos pasos 1- Seleccione la celda que tendrá el resultado. 2- Coloque el signo [=], para comenzar la función 3- Escriba la palabra [Ahora] 4- Abra un paréntesis [(]

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5- Cierre paréntesis [)].

6- Presione la tecla:

Barra de fórmula

Resultado seleccionado

Hoy: Da como resultado la fecha actual. Sintaxis Hoy:

=Hoy() Para utilizar la función Hoy, siga estos pasos: 1- Seleccione la celda que tendrá el resultado. 2- Coloque el signo [=], para comenzar la función

3- Escriba la palabra [Hoy]

4- Abra un paréntesis [(] 5- Cierre paréntesis [)]. 6- Presione la tecla:

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Actividad 1- En un nuevo libro cambie los nombres de las hojas por la siguiente información: Hoja 1 Datos personales . Hoja2 Planilla de Notas Hoja 3 Estadísticas del Año L. 2010 2- Guarde el libro con el nombre 7mo A Turno Mañana. 3- En la hoja Datos personales confeccione esta planilla:

4- Llene la planilla, inventando los datos que faltan. 5- Cree una serie de datos personalizados, para las columnas Apellido y Nombre. 6- En la hoja Planilla de Notas realice esta planilla:

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7- Utilice la serie de datos personalizados en las columnas Apellido y Nombre. 8- Averigüe el promedio Final de los títulos Notas Teóricas, Notas Prácticas y Notas Orales. 9- Averigüe el Promedio del primer trimestre. 10- En la hoja Estadísticas del Año L. 2004 realice la siguiente planilla:

11- Calcule los datos de cada uno de los títulos que se observan en la planilla Estadísticas del Año Lectivo. 12- ¿Cuáles son las fórmulas o funciones que ha utilizado en el punto anterior? Cantidad de Alumnos Cantidad de Aprobados Cantidad de Desaprobados Notas más frecuentes Nota más alta Nota más baja Repaso del Capítulo 1- Explique la diferencia entre fórmula y función. 2- ¿Cuál es el signo que debe ingresar al comenzar una fórmula? 3- Explique los pasos que debe seguir, para crear una serie de datos personalizados? 4- Explique la diferencia entre la función contar y contará. 5- ¿Cómo se llama el botón de la barra de herramientas estándar que permite realizar sumas?

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ERRORES Y TRABAJOS CON FUNCIONES Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado. Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un mensaje de error.

1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. 2) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";". Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3 Más adelante veremos cómo utilizar funciones. Errores en los datos Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el aspecto que ves a la derecha: Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No. Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto:

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Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el error. Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro

u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:

Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas). Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas. Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error par a que desaparezca el símbolo de la esquina de la celda. Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero. Página 22 de 23


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#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula. #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida. #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función. #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan. También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina superior izquierda tal como: Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.

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Notas de Excel 3  

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