Page 42

10. TYÖELÄMÄN TIETOSUOJA Työnantajille on monissa tilanteissa tärkeää kerätä työntekijöistä henkilötietoja, jotka voivat luonteeltaan olla yksityisyyden suojaa koskevia. Tästä tietojen keräämistarpeesta ja yksityisyyden suojan yhteensovittamisesta säännellään henkilötietolaissa ja yksityisyyden suojasta työelämässä annetussa laissa. Jälkimmäisessä säädetään myös mm. työpaikalla tapahtuvasta kameravalvonnasta, sähköpostiviestin suojasta ja henkilö- ja soveltuvuusarviointi- sekä huumausainetesteistä. Henkilötietolaki 22.4.1999/523 Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 13.8.2004/759

Tietoyhteiskuntakaari 7.11.2014/917

10.1. Henkilötietojen kerääminen ja käsittely Työnantajat keräävät monissa tilanteissa työntekijöistään henkilötietoja. Kaikkien tietojen kerääminen ei kuitenkaan ole sallittua. Työnantaja saa nimittäin käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin tai johtuvat työtehtävien erityisluonteista. Tästä tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa edes työntekijän tai työnhakijan suostumuksella. Henkilötietojen tarpeellisuus on arvioitava yksittäistapauksittain kulloistenkin työtehtävien ja työnantajan toimialan mukaan. Tarpeellisia tietoja ovat esimerkiksi työtehtävien suorittamiseen, työntekijän valintaan, työolosuhteisiin ja työ- tai virkaehtosopimusten noudattamiseen liittyvät tiedot. Työhönotossa voidaan kerätä lähinnä hakijan pätevyyden ja sopivuuden arvioimiseksi tarvittavia tietoja, joihin voi kuulua myös hakijan terveydellistä sopivuutta koskevia tietoja. Työnantajan on kerättävä työntekijää koskevat henkilötiedot ensi sijassa työntekijältä itseltään. Jos työnantaja kerää henkilötietoja muualta kuin työntekijältä itseltään, työntekijältä on hankittava suostumus tietojen keräämiseen. Suostumus ei kuitenkaan ole tarpeen silloin, kun viranomainen luovuttaa tietoja työnantajalle tämän laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi tai kun työnantaja hankkii henkilöluottotietoja tai rikosrekisteritietoja työntekijän luotettavuuden selvittämiseksi. Työnantajan on ilmoitettava työntekijälle etukäteen tätä koskevien tietojen hankkimisesta luotettavuuden selvittämistä varten. Jos työntekijää koskevia tietoja on kerätty muualta kuin työntekijältä itseltään, työnantajan on ilmoitettava työntekijälle saamistaan tiedoista ennen kuin niitä käytetään työntekijää koskevassa päätöksenteossa.

42

YTN-työsuhdeopas

Työnantajan on tiedotettava siitä, millaisia henkilötietoja se on rekisteröinyt työntekijöistään. Jokaisella työntekijällä on oikeus tarkastaa omat henkilötietonsa. Jos työntekijä havaitsee tiedoissaan virheitä, on ne korjattava työntekijän pyynnöstä. Vääriä, epätäydellisiä, vanhentuneita tai muutoin tarpeettomia henkilötietoja ei työnantaja saa säilyttää tai käsitellä. Työpaikalla kutakin tietoa saa käsitellä vain sellainen henkilö, joka tarvitsee sitä työssään.

10.2. Terveydentilaa koskevien tietojen käsittely Työnantajalla on oikeus käsitellä työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja, jos tiedot on kerätty työntekijältä itseltään tai hänen kirjallisella suostumuksellaan muualta ja tietojen käsittely on tarpeen sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien terveydentilaan liittyvien etuuksien suorittamiseksi. Lisäksi niitä voidaan käyttää sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy tai jos työntekijä nimenomaisesti haluaa selvitettävän työkykyisyyttään tietojen perusteella. Työnantajan on säilytettävä hallussaan olevat työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot erillään muista työnantajan keräämistä henkilötiedoista. Terveydentilaa koskevia tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka näiden tietojen perusteella valmistelevat tai tekevät työsuhdetta koskevia päätöksiä taikka panevat niitä toimeen. Työnantajan on nimettävä nämä henkilöt tai määriteltävä tehtävät, joihin sisältyy terveydentilaa koskevien tietojen käsittelyä. Tietoja käsittelevät henkilöt eivät saa ilmaista näitä tietoja sivulliselle työsuhteen aikana eikä sen päättymisen jälkeen. Työntekijän työnantajalle luovuttama työkykyään koskeva lääkärintodistus tai lausunto saadaan kuitenkin luovuttaa työterveyshuollon palvelujen tuottajalle työterveyshuoltolaissa säädettyjen työterveyshuollon tehtävien toteuttamista varten, jollei työntekijä ole kieltänyt luovuttamista.

Profile for Insinööriliitto

YTN: Työsuhdeopas  

Oppaassa käsitellään kattavasti työelämää sääntelevää lainsäädäntöä. (Päivitetty 2016)

YTN: Työsuhdeopas  

Oppaassa käsitellään kattavasti työelämää sääntelevää lainsäädäntöä. (Päivitetty 2016)