Issuu on Google+

Handleiding BudgetMailer 26 februari 2012

Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


Table of Contents Inleiding.................................................................................................................................................. Groepen aanmaken................................................................................................................................. Contacten importeren............................................................................................................................. Bestand selecteren en uploaden......................................................................................................... Velden toewijzen................................................................................................................................ Upload verwerken.............................................................................................................................. Contacten bewerken............................................................................................................................... Weergeven velden.............................................................................................................................. Overzicht contactenlijst..................................................................................................................... Aanmeldformulier.................................................................................................................................. Velden selecteren............................................................................................................................... Overige aanmeldopties...................................................................................................................... HTML-code aanmeldformulier.......................................................................................................... Nieuwsbrief ontwerpen.......................................................................................................................... Tips.................................................................................................................................................... Uitleg editor....................................................................................................................................... Sjabloon aanpassen voor eigen gebruik............................................................................................. CSS.................................................................................................................................................... Bijlage 1 Uw adressenbestand omzetten naar CSV-formaat..................................................................

Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


Inleiding BudgetMailer is een online platform dat speciaal gemaakt is voor het verzenden van e-mail nieuwsbrieven. BudgetMailer is door de intuĂŻtieve opbouw zeer eenvoudig te gebruiken. Toch is het maken van een e-mail nieuwsbrief niet altijd een gemakkelijke opgave. Om een goede start te maken, raden wij u dan ook aan om deze handleiding voor gebruik te bestuderen. Ook als u al enige tijd gebruik maakt van BudgetMailer kan deze handleiding u nuttige inzichten verschaffen. In deze handleiding leert u om te gaan met het aanmaken van groepen, het importeren en bewerken van contacten en het plaatsen van een aanmeldformulier op uw website.Verder leren wij u hoe u een eenvoudige nieuwsbrief maakt en waar u bij de verzending van uw nieuwsbrief rekening mee dient te houden. Tot slot komt het gebruik van CSS in uw nieuwsbrief aan bod.

Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


Groepen aanmaken Wilt u onderscheid aanbrengen tussen uw contacten, dan is het gebruik van groepen een uitkomst. Groepen maakt u aan door te navigeren naar de pagina “Contacten>Instellingen” (figuur 1) via het menu aan de linkerkant. FIGUUR 1 Instellingen contacten

Op deze pagina vindt u twee tabbladen. Op deze tabbladen kunt u belangrijke zaken instellen die van belang zijn voor het beheer van uw contacten. Op het eerste tabblad vindt u een onderdeel “Groepen bewerken”. Zoals de naam aangeeft kunt u hier groepen aanmaken, wijzigen en verwijderen. Ter illustratie maken wij nu een groep aan dat “Geimporteerde contacten” heet. Dat doet u als volgt: 1. Klik op de knop “Nieuw” in het blok “Groepen”. Een dialoogvenster verschijnt 2. Typ in het tekstvak op het dialoogvenster de tekst “Geimporteerde contacten” (figuur 2) 3. Klik op “Opslaan” FIGUUR 2 Nieuwe groep aanmaken

De groep “Geimporteerde contacten” is aangemaakt en verschijnt in de lijst. U kunt nu de groepsnaam wijzigen, verwijderen of nieuwe groepen aanmaken. Voor het vervolg van deze handleiding is het verstandig de groep ongewijzigd te laten.

Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


Contacten importeren U kunt contacten handmatig aanmaken in de contactenlijst, maar u kunt uw contacten ook importeren vanuit een ander programma. Denk hierbij aan Excel, OpenOffice.org, uw emailprogramma of een programma dat u gebruikt voor het beheer van uw adressen. De importeerfunctie van BudgetMailer ondersteunt standaard een bestandssoort: CSV-bestanden. CSV-bestanden zijn universeel en de meeste programma's beschikken over een mogelijkheid om data om te zetten naar CSV-formaat. In bijlage 1 vindt u enkele links met informatie over het omzetten van uw adressenbestand naar CSV-formaat. Indien uw programma er niet bij staat, dan kunt u in een zoekmachine als Google zoeken op de termen “mijn programma”, “exporteren” en “csv”. Dat levert meestal een hoop resultaten op. Uiteraard kunt u ook altijd uw softwareleverancier raadplegen of contact met ons opnemen. Over het algemeen worden de veldnamen bij het exporteren meegenomen. Is dit niet het geval, dan kunt u het CSV-bestand bewerken om alsnog de veldnamen aan de kolommen toe te voegen. Dat doet u door de veldnamen in de bovenste rij van uw bestand te plaatsen. De veldnamen zijn van belang voor de toewijzing van velden van uw bestand aan velden van BudgetMailer. Het importeren van uw contacten begint u op de pagina “Contacten>Importeren” (figuur 3). FIGUUR 3 Importeren contacten

Zoals u in figuur 3 kunt zien, bestaat het importeren van contacten uit drie stappen: 1. Uw bestand selecteren en uploaden 2. Velden van uw bestand toewijzen aan velden van BudgetMailer 3. Het verwerken van de upload Hieronder zullen de drie stappen kort toegelicht worden.

Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


Bestand selecteren en uploaden De eerste stap van het importeren is het selecteren van uw adressenbestand. Dit bestand heeft u vooraf klaargemaakt voor import door het bestand op te slaan als CSV-bestand. U klikt op de knop “Bladeren...”, selecteert het bestand dat op uw computer staat en klikt op “Volgende”. Indien er iets fout gaat, dan maakt BudgetMailer hier een melding van. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de bestandsindeling onjuist is, u geen CSV-bestand geselecteerd heeft of dat het bestand meer dan 20.000 contacten bevat. BudgetMailer staat namelijk, om performance- en veiligheidsredenen, een upload van maximaal 20.000 contacten per dag toe. Velden toewijzen De tweede stap van het importeren is het toewijzen van velden van uw bestand aan velden van BudgetMailer. In figuur 4 ziet u links de “Gevonden velden” en rechts de velden van BudgetMailer. Indien u maar één gevonden veld ziet en u weet zeker dat u meer velden in uw bestand heeft staan, dan is er iets mis met de indeling van uw bestand. FIGUUR 4 Velden toewijzen

Het veld “Email” van de BudgetMailer velden moet in ieder geval gekoppeld worden. De overige velden zijn niet verplicht, maar des te meer gegevens u importeert, des te meer gegevens u later kunt gebruiken om uw nieuwsbrief te personaliseren. Wilt u het geslacht van uw contactpersonen importeren, zorgt u er dan voor dat er voor het mannelijk geslacht de waarde “man”, “meneer”, “heer”, “de heer”, “dhr”, “dhr.” of “m” ingevoerd staat en voor het vrouwelijk geslacht de waarden “vrouw”, “mevrouw”, “mevr”, “mevr.” of “v”. BudgetMailer maakt voor de bepaling van het veld “Land” gebruik van ISO-coderingen. Wilt u de Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


landen van uw contacten importeren, zorgt u er dan voor dat de landen volgens deze coderingen ingevoerd staan. De coderingen van deze landen kunt u terugvinden door op deze link te klikken. U koppelt de velden door te klikken op een veld links zodat deze blauw weergegeven wordt. Vervolgens klikt u op het corresponderende veld aan de rechterkant en klikt u op “Koppel”. Aan de rechterkant worden de gekoppelde velden weergegeven (figuur 5). FIGUUR 5 Gekoppelde velden

Indien u verkeerde velden aan elkaar gekoppeld heeft, dan kunt u op het rode kruisje klikken om de koppeling ongedaan te maken. Het rode kruisje betekent dus niet dat de koppeling fout is gegaan. Klik na het koppelen op de knop “Volgende”. Upload verwerken De laatste stap is het verwerken van de upload. Indien u een groep aangemaakt heeft, kunt u deze selecteren (figuur 6). U kunt uw contacten ook buiten uw groepen importeren. U kunt de groep dan ongewijzigd laten. FIGUUR 6 Groep selecteren

Om de laatste stap te voltooien, klikt u op “Voltooien”. Uw contacten worden geïmporteerd, waarbij BudgetMailer automatisch dubbele en foutieve adressen verwijdert. Bestaande contacten worden overschreven.

Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


Contacten bewerken Via “Contacten>Lijst” navigeert u naar de contactenlijst. De contactenlijst kan gezien worden als de basis van BudgetMailer. Hier kunt u contacten handmatig aanmaken, bewerken en verwijderen. U kunt hier groepen selecteren en uw contacten verplaatsen of kopiëren van de ene groep naar de andere groep. Hieronder worden de belangrijkste aspecten van de contactenlijst behandeld. Weergeven velden Op de contactenlijst kunnen diverse velden weergegeven worden. Het kan zijn dat in eerste instantie alleen het e-mailadres op de contactenlijst is weergegeven. Wilt u meer velden aan de contactenlijst toevoegen? Dan kunt u dat instellen via “Contacten>Instellingen”. Overzicht contactenlijst Figuur 7 is een weergave van de contactenlijst. Onder dit figuur zullen de diverse onderdelen van de contactenlijst nader toegelicht worden. FIGUUR 7 Contactenlijst

Zoals u hierboven kunt zien, is de contactenlijst verdeeld in drie delen: een deel waar de contacten weergegeven worden, een deel om te navigeren door de contactenlijst en een deel voor het uitvoeren van diverse acties, zoals het aanmaken van nieuwe contacten. Het navigeren door de contacten spreekt voor zich. Rechts wordt het aantal contacten en de pagina waarop u zich bevindt weergegeven. Met de knoppen links kunt u een pagina vooruit, achteruit, terug naar het begin en helemaal naar het eind. Door een pagina te selecteren in de selectielijst kunt u naar een gewenste pagina gaan. Om met het laatstgenoemde deel te beginnen, u kunt hier vijf acties uitvoeren: 1. Nieuw contact aanmaken 2. Contacten filteren 3. Groepen selecteren 4. Contacten aan groepen toevoegen 5. Geselecteerde contacten verwijderen

Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


Nieuw contact aanmaken Een nieuw contact maakt u aan door op de knop “Nieuw contact” te klikken. Een dialoogvenster verschijnt waarin u de belangrijkste gegevens van uw contact in kunt voeren en op kunt slaan. Contacten filteren U filtert uw contacten door op de knop “Filter contacten” te klikken. Er verschijnt een dialoogvenster waarbij u diverse filteropties aan kunt geven. U kunt filteren op “Aangemeld”, “Afgemeld” en “Bounce”. Adressen waarnaar een nieuwsbrief verzonden is, maar die teruggekomen is, worden als bounce aangemerkt. Groepen selecteren In figuur 1 kunt u zien dat wij bij de eerste selectielijst de groep “Geimporteerde contacten” geselecteerd hebben. BudgetMailer laat na selectie van een groep alleen de contacten zien die zich in deze groep bevinden. Ook de navigatie en de filter hebben alleen betrekking op de geselecteerde groep, houdt u hier dus rekening mee. Als u meerdere groepen aangemaakt heeft, dan worden deze allemaal in de selectielijst weergegeven. Contacten aan groepen toevoegen De selectielijst “< Voeg toe aan groep >” is bedoeld om contacten te verplaatsen of te kopiëren naar een groep. U vinkt de contacten aan die u wilt verplaatsen of kopiëren en selecteert een groep uit de selectielijst. Er wordt vervolgens aan u gevraagd of u de contacten wilt kopiëren of verplaatsen. Geselecteerde contacten verwijderen Door op de knop “Verwijder selectie” te klikken verwijdert u de aangevinkte contacten uit uw lijst. Natuurlijk wordt er voor de verwijdering om een bevestiging gevraagd. U kunt overigens uw hele contactenlijst of contacten uit groepen verwijderen door naar de pagina “Mijn gegevens>Onderhoud” te navigeren. De contactenlijst zelf bevat aan de rechterkant twee afbeeldingen. Als u klikt op de afbeelding waar de groene pijl naar wijst, dan kunt u het contact bewerken. Dezelfde dialoogvenster verschijnt als bij het aanmaken van het contact. Klikt u op de afbeelding waar de blauwe pijl naar wijst, dan kunt u het contact verwijderen. Ook hier wordt eerst om een bevestiging gevraagd. Om nog even terug te komen op de bounces en de afmeldingen, bounces worden in de lijst oranjegekleurd weergegeven en worden niet meegenomen bij de verzending van een volgende nieuwsbrief. Als u er zeker van bent dat een adres wel juist is, dan kunt u dubbelklikken op het adres. U kunt dan de bounce-aanmerking ongedaan maken. Afmeldingen worden roodgekleurd weergegeven en kunnen niet ongedaan gemaakt worden, tenzij een contact zich aanmeldt via het aanmeldformulier dat u op uw website kunt plaatsen. Afgemelde contacten worden uiteraard niet meegenomen bij verzending van een volgende nieuwsbrief.

Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


Aanmeldformulier Gebruik maken van een systeem als BudgetMailer draait niet alleen om het importeren van uw bestaande contacten en het verzenden van nieuwsbrieven. Ook het verzamelen van e-mailadressen is een belangrijk aspect. Een goede methode is het vragen van het e-mailadres aan uw klanten bij de verkoop van uw product of de levering van uw dienst. Een andere manier is het plaatsen van een aanmeldformulier op uw website. Bezoekers die zich voor uw nieuwsbrief aanmelden, worden dan automatisch aan uw contactenlijst toegevoegd. Het plaatsen van een aanmeldformulier vergt enige kennis van HTML, de taal waarin de meeste website gemaakt zijn. BudgetMailer genereert voor het aanmeldformulier namelijk HTML-code en deze code dient u te plakken in de HTML-code van uw website. U kunt de code voor het aanmeldformulier vinden op het tabblade “Aanmeldformulier” via “Contacten>Instellingen”. Velden selecteren Onder “Velden selecteren” (figuur 8) geeft u aan welke velden u op het aanmeldformulier wilt weergeven. Door “Verplicht” aan te vinken geeft u aan dat invoer voor het veld verplicht is. Bij het aanmelden controleert een stukje JavaScript-code of het veld ingevoerd is en zo niet, dan wordt uw bezoeker hier op gewezen. FIGUUR 8 Aanmeldlijst

Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


Overige aanmeldopties Geeft u aan dat u de groep wilt weergeven, dan kunt u uw groepen in zowel een lijst als in een aanvinkveld weergeven. Bij een lijst heeft de bezoeker slechts de keuze uit één groep, bij een aanvinkveld kan de bezoeker meerdere groepen selecteren. Let u er bij het weergeven van de groep wel op dat bezoekers alle groepsaanduidingen onder ogen krijgt. Het is ook mogelijk om een groep als verborgen veld mee te sturen. Deze optie kunt u gebruiken om aanmeldingen automatisch in een bepaalde groep te plaatsen zonder dat uw bezoekers dit merken. Bevestiging aanmelding Nadat een bezoeker zich aangemeld heeft voor uw nieuwsbrief, kunt u de bevestiging van de aanmelding weergeven in een pop-up-venster of op uw eigen webpagina. Geeft u aan dat u de bevestiging in een pop-up-venster weer wilt geven, dan wordt u gevraagd welke tekst in welke stijl weergegeven moet worden. Wij raden aan om de bevestiging op uw eigen webpagina weer te laten geven. Voordeel hiervan is dat de bevestigingspagina in uw eigen huisstijl is en er geen pop-up geopend hoeft te worden. Het kan namelijk voorkomen dat een pop-up door de browser van uw bezoeker geblokkeerd wordt. Nadeel hiervan is dat u de webpagina wel eerst aan dient te maken. Maakt u gebruik van een CMSsysteem of heeft u het beheer van uw website in eigen handen, dan is dat echter een fluitje van cent. Double opt-in Wij raden aan om voor de aanmeldingen gebruik te maken van double opt-in. Dit betekent dat als een bezoeker zich aanmeldt voor uw nieuwsbrieven, de bezoeker een e-mail ontvangt met daarin een link om de aanmelding te bevestigen. Op deze manier weet u zeker dat het opgegeven emailadres van de aanmelding juist is. HTML-code aanmeldformulier Onder velden selecteren had u de mogelijkheid om invoer verplicht te stellen. Bij het genereren van de HTML-code van het aanmeldformulier krijgt u de keuze om de verplichte velden te valideren of niet. Vinkt u dit aan, dan wordt de benodigde JavaScript-code gegenereerd. Om de HTML-code in uw website te plakken, zult u de code moeten selecteren. U doet dit op een snelle manier door met de muis te klikken op de tekstvak waarin de code staat, vervolgens “CTRL” en “A” tegelijk in te drukken om tot slot “CTRL” en “C” tegelijk in te drukken. De HTML-code heeft u nu gekopieerd en is klaar om in de HTML-code van uw website geplakt te worden. Natuurlijk kunt u ook alles met de muis blauw maken om met de rechtermuisknop “Kopiëren” te selecteren. Het is maar wat uw voorkeur heeft. Helaas kunnen wij weinig zeggen over het plakken van de formuliercode in de HTML-code van uw website, aangezien iedere website verschillend is. Zorgt u er in ieder geval voor dat u de code tussen <body> en </body> in de HTML-code van uw website plakt en test het vervolgens goed uit. Mocht u er niet uitkomen, neemt u dan gerust contact met ons op. Wij vinden het geen probleem om u hierbij te helpen. Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


Voor de gebruikers die gevorderd zijn in HTML, Flash of de diverse programmeertalen voor het internet, het is ook mogelijk om het formulier naar uw wens aan te passen. Door de variabelen te “posten” naar het adres http://app.budgetmailer.com/aanmelden.aspx kunt u op een andere wijze de aanmelding van bezoekers tot stand brengen. U kunt zelfs gebruik maken van AJAX door een XMLHttpRequest te doen naar deze pagina!

Nieuwsbrief ontwerpen Het ontwerpen van een nieuwsbrief kan zowel eenvoudig als ingewikkeld zijn. Wilt u snel uw nieuws communiceren naar uw klanten, dan volstaat het typen van een tekst, zonder u te bekommeren om de opmaak van de nieuwsbrief. Wilt u een nieuwsbrief in uw eigen huisstijl, dan kan het al snel een lastige opgave worden. Hieronder beginnen we met enkele belangrijke tips en leggen daarna uit hoe de editor van BudgetMailer werkt. Verder proberen wij u aan de hand van enkele voorbeelden bij te brengen hoe u een nieuwsbrief ontwerpt. Tot slot enkele opmerkingen over het gebruik van CSS in uw nieuwsbrief. Tips Om te voorkomen dat uw nieuwsbrief als spam gezien wordt, is het belangrijk dat uw nieuwsbrief aan bepaalde voorwaarden voldoet. Spamfilters kennen namelijk scores toe aan bepaalde kenmerken van een e-mailbericht. Het zou zonde zijn als een abonnee op uw nieuwsbrief door een hoge score in een spamfilter uw nieuwsbrief niet ontvangt. Het is daarom van belang om er voor te zorgen dat u zo laag mogelijk scoort op deze kenmerken. Hieronder vindt u enkele belangrijke zaken die u zelf snel over het hoofd zou kunnen zien. Onderwerpregel Heeft u een nieuwsbrief ontworpen en wilt u deze als test versturen, zorgt u er dan voor dat de onderwerpregel hetzelfde onderwerp bevat als uw definitieve versie. Ook onderwerpregels worden door spamfilters geanalyseerd. Zorg voor voldoende tekst in uw nieuwsbrief Spamberichten bevatten over het algemeen weinig tekst. Bovendien gebruiken spammers afbeeldingen met tekst om te voorkomen dat spamfilters de inhoud van het bericht analyseren. Omdat deze methodes ook voor spamfilters bekend zijn, worden aan dit soort berichten hoge scores toegekend. Ook al plaatst u geen afbeeldingen in uw nieuwsbrief, houdt u er dan rekening mee dat BudgetMailer voor het traceren van de geopende nieuwsbrieven een transparante afbeelding aan uw nieuwsbrief toevoegt. Het blijft dus belangrijk om uw nieuwsbrief te voorzien van voldoende tekst.

Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


Opmaak tekst Een slechte opmaak van uw tekst kan een hoge score op een spamfilter opleveren. Houdt u zich in ieder geval aan onderstaande regels: – – – – – – –

Maak uw lettergrootte niet te klein. Houdt een minimale grootte van 10 pixels aan Maak uw lettergrootte ook weer niet veel te groot. Ook dit levert een score op Plaats niet te veel witregels in uw nieuwsbrief SCHREEUW niet in een nieuwsbrief Maak geen woorden bestaande uit s p a t i e s Wees zuinig met uitroeptekens!!!!! Plaats geen tekst in dezelfde kleur als de achtergrondkleur

Links opnemen in uw nieuwsbrief Een andere tip heeft betrekking op de links die u opneemt in uw nieuwsbrief. Indien “Links vervangen” aanvinkt, dan vervangt BudgetMailer automatische alle links door een link naar BudgetMailer. Deze link registreert de klik en stuurt de ontvanger die op uw link geklikt heeft door naar de oorspronkelijke locatie van uw link. Sommige mailscanners geven echter een waarschuwing als er in de tekst van uw nieuwsbrief een link naar een website staat, terwijl de achterliggende code van de link naar een andere website verwijst. Een voorbeeld: U plaatst een link naar uw website. De tekst van uw link zou kunnen zijn: Onze website: http://www.onzewebsite.nl De achterliggende code is echter vervangen door een link naar BudgetMailer om de kliks op deze link te meten. In de code wordt dan verwezen naar http://application.budgetmailer.com/url.aspx. Sommige mailscanners geven dan – terecht – een waarschuwing omdat de link niet overeenkomt met de link weergegeven in de tekst. U kunt uw link dan het beste vervangen door een tekst in plaats van een daadwerkelijke link: Onze website Op deze manier ziet een mailscanner geen verschil tussen de link in de tekst en de link opgenomen in de achterliggende code. Er worden geen waarschuwingen meer gegeven. U kunt er uiteraard ook voor kiezen om de links in uw nieuwsbrief niet te laten vervangen. Nadeel hiervan is dat de kliks dan niet gemeten kunnen woorden. Uitleg editor BudgetMailer maakt gebruik van een “What You See is What You Get” (WYSIWYG) editor. De editor vertaalt uw acties, zoals het toevoegen van een afbeelding, in HTML-code. HTML-code is de Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


code die gebruikt wordt voor de weergave van internetpagina's, maar ook voor mooi opgemaakte nieuwsbrieven. De editor bevat diverse knoppen die u kunt gebruiken voor het ontwerp van uw nieuwsbrief. In figuur 9 ziet u een overzicht van de knoppen. Als er tijdens de instructies een knop gebruikt wordt, zal de knop nader toegelicht worden. Een handige tip: beweeg met uw muis over de knoppen, dan ziet u direct waar de knop voor dient. Figuur 9 Knoppen editor

Sjabloon aanpassen voor eigen gebruik Een handige methode om snel een nieuwsbrief te maken is door gebruik te maken van een bestaande sjabloon. Momenteel kunt u in BudgetMailer kiezen uit vijfentwintig sjablonen. De verwachting is dat dit aantal snel verhoogd zal worden. Stap 1: Nieuwe nieuwsbrief aanmaken Door te klikken op “Nieuwsbrieven>Nieuw” kunt u direct beginnen met het samenstellen van uw nieuwsbrief. We beginnen met invoeren van de verplichte velden (figuur 10). FIGUUR 10 Verplichte velden nieuwsbrief

De naam van de nieuwsbrief is voor intern gebruik. Hiermee kunt u onderscheid aanbrengen tussen uw nieuwsbrieven. Het onderwerp wordt bij de ontvanger van uw nieuwsbrief in de onderwerpregel getoond. Bij “Naam afzender” voert u uw bedrijfsnaam in en bij “E-mail adres afzender” het emailadres dat u wilt gebruiken voor de verzending van uw nieuwsbrief. Indien u gebruik maakt van Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


het jaarabonnement, dan kunt u bij “E-mail adres afzender” het e-mail adres selecteren dat u vooraf aangemaakt heeft. Afbeeldingen kunt u op twee manieren in uw nieuwsbrief plaatsen. De eerste manier is op de traditionele wijze, namelijk het linken naar de afbeelding. Afbeeldingen uit uw nieuwsbrief worden door de ontvangers gedownload om weergegeven te worden. Veel e-mailprogramma's blokkeren tegenwoordig standaard het downloaden van afbeeldingen. Ontvangers dienen dan op een knop te klikken om de afbeeldingen te downloaden. Om die reden is het ook mogelijk om afbeeldingen in uw nieuwsbrief in te sluiten, oftewel te embedden. Dit kunt u instellen door “Afbeeldingen embedden” aan te vinken. Let er daarbij wel op dat de totale grootte van afbeeldingen in uw nieuwsbrief niet groter mag zijn dan 200 KB. Het vervangen van links is hierboven onder “Tips” aan de orde gekomen. Klik op “Opslaan” om de nieuwsbrief op te slaan. De nieuwsbrief staat nu in de lijst met nieuwsbrieven (figuur 11). Deze lijst wordt weergegeven als u op “Nieuwsbrieven>Overzicht” klikt. FIGUUR 11 Overzicht nieuwsbrieven

Bovenstaand overzicht verdient enig uitleg. Om een opgeslagen nieuwsbrief te openen, klikt u op de afbeelding met het potloodje aan de rechterkant. Is de nieuwsbrief reeds verzonden, dan wordt aan u gevraagd of u deze nieuwsbrief als basis voor een volgende nieuwsbrief wenst te gebruiken. U verwijdert een nieuwsbrief door op de afbeelding uiterst rechts te klikken of door het aanvinkveld links aan te vinken en op de knop “Verwijder selectie” te klikken. De afbeelding met de statistieken is nu wazig wat betekent dat er nog geen statistieken van beschikbaar zijn. Heel logisch, aangezien de nieuwsbrief nog niet verzonden is. Sinds kort is het ook mogelijk om een link naar de online versie van uw nieuwsbrief direct naar al uw volgers te tweeten. U klikt hiervoor op het Twitter-icoontje. De nieuwsbrief dient hiervoor wel verzonden te zijn. Stap 2: Te gebruiken afbeeldingen uploaden In onze nieuwsbrief gebruiken we één afbeelding, namelijk het logo van BudgetMailer. In dit stappenplan kunt u uiteraard het beste uw eigen logo gebruiken. U kunt uw afbeeldingen uploaden en de eigenschappen van afbeeldingen wijzigen door op de volgende knop te klikken: Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


Er verschijnt een dialoogvenster (figuur 12). FIGUUR 12 Eigenschappen afbeelding

Met de knop “Bladeren op server” kunt u bladeren tussen de afbeeldingen die u eerder naar BudgetMailer geüpload heeft en afbeeldingen selecteren die u naar BudgetMailer wilt uploaden (Figuur 13). Het uploaden doet u door op “Uploaden” te klikken.

Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


FIGUUR 13 Bladeren op server

Maakt u gebruik van Microsoft Internet Explorer, dan kunt u meerdere bestanden tegelijk selecteren om te uploaden. Maakt u gebruik van een andere browser, dan zult u dit per afbeelding moeten doen. Afbeeldingen kunt u hier verwijderen door met de rechtermuisknop op de afbeelding te klikken en dan “Verwijderen” te selecteren. Met de rechtermuisknop kunt u tevens de naam wijzigen en het allerbelangrijkste, de afbeelding selecteren om in uw nieuwsbrief te gebruiken. U kunt ook op de afbeelding dubbelklikken deze te selecteren. Voor onze nieuwsbrief hebben wij het BudgetMailer logo en een banner voor de verfraaiing van onze nieuwsbrief geselecteerd en geüpload. Stap 2: Sjabloon selecteren Door op de knop “Sjablonen” te klikken, openen we de lijst met sjablonen. Wij kiezen “Sjabloon 1” door er eenmaal op te klikken (figuur 14).

Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


FIGUUR 14 Sjabloon

De geselecteerde sjabloon gaan wij aanpassen naar onze huisstijl. Eerst gaan we het geüploade logo op de plaats van “Plaats hier uw logo” invoegen. Dat doet u als volgt – Selecteer de tekst “Plaats hier uw logo” met de muis. De tekst is nu blauw – Klik op het afbeeldingsicoontje en vervolgens op “Bladeren op server” – Dubbelklik op het logo en klik op “OK” Het logo is nu ingevoegd (figuur 15).

Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


FIGUUR 15 Sjabloon met logo

Stap 3: Kleuren aanpassen Nu willen we het sjabloon zo aanpassen dat de kleuren overeenkomen met onze huisstijl. Als gaan we de achtergrondkleur van de tabelcel waar “Titel nieuwsbrief” in staat wijzigen. Dit doet u als volgt: – Klik met de rechtermuisknop op de tabelcel – Selecteer “Cel>Cel eigenschappen” – Klik op de knop “Kies” naast het vakje onder “Achtergrondkleur” – Kies een kleur naar keuze en klik op “OK” en nogmaals op “OK” Wij hebben gekozen voor een oranje kleur dat beter bij onze logo past. We zien dat niet de gehele balk in de kleur gewijzigd is. Dat komt omdat de balk uit twee tabelcellen bestaat. We gaan de kleur van het vakje links nu ook op dezelfde manier wijzigen. Omdat de testkoppen nog een andere kleur hebben dan de kleur van onze huisstijl, gaan we deze ook wijzigen. We beginnen met de tekst “Ondertitel” in het inhoudsgedeelte: – Selecteer de tekst “Ondertitel” – Klik op de knop “Tekstkleur”: – Kies dezelfde kleur en klik hier met de muis op Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


De tekstkleur is nu gewijzigd. Dit herhalen we voor de overige testkoppen

Stap 4: Nieuwsbrief personaliseren Een belangrijk onderdeel van een nieuwsbrief is de aanhef. Hoe spreek ik de ontvanger aan? Het mooiste zou zijn als u de nieuwsbrief persoonlijk maakt door de naam in de aanhef te gebruiken. Met BudgetMailer is het mogelijk om speciale velden aan de nieuwsbrief toe te voegen die bij de verzending vervangen worden door velden uit de contactenlijst. Deze velden vindt u rechtsbovenin de editor in de lijst “Speciale velden”

In deze lijst vindt u diverse velden die u aan de nieuwsbrief toe kunt voegen. Wij typen bovenin de nieuwsbrief “Beste “ en voegen daarna het veld “Voornaam” toe. Dat doen we door “Voornaam” te selecteren uit de lijst “Speciale velden”. Daarna typen wij een korte introductietekst (figuur 16).

Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


Stap 5: Link online versie De weergave van een nieuwsbrief is afhankelijk van het e-mailprogramma dat de ontvanger gebruikt. Soms komt het voor dat de nieuwsbrief niet goed weergegeven wordt omdat het programma van de ontvanger bepaalde elementen niet ondersteunt. In dat geval geval is het handig dat de ontvanger op een link kan klikken om de nieuwsbrief online te bekijken. Het invoegen van een link naar de online versie van de nieuwsbrief is heel eenvoudig. Hier komen we later op terug, aangezien we nog wel een mooie plaats voor deze link moeten vinden. Wij kiezen er voor om een extra tabelrij bovenaan de nieuwsbrief toe te voegen om hier de link naar de online versie in te plaatsen. Dat doen we als volgt: – Klik met de rechtermuisknop in de cel waar het logo toegevoegd is – Selecteer “Rij>Voeg in voor” Er is nu een extra rij aan de nieuwsbrief toegevoegd. Omdat we de test willen centreren, gaan we de twee cellen van de rij samenvoegen: – Klik met de rechtermuisknop in de linker bovencel – Selecteer “Cel>Voeg samen naar rechts” – Herhaal dit nog eenmaal – De rij bestaat nu uit slechts één cel (figuur 17)

Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


FIGUUR 17 Extra rij toegevoegd

Zoals u kunt zien, heeft de rij een bepaalde hoogte. Deze hoogte is niet nodig, aangezien hier slechts één regel tekst komt te staan. We gaan de rijhoogte aanpassen: – Klik met de rechtermuisknop in de bovenste rij – Selecteer “Cel>Cel eigenschappen”, een dialoogvenster verschijnt (figuur 18) – Verwijder alles bij “Hoogte” en zet horizontale uitlijning op “Centreren” en verticale uitlijning op “Boven” – Als we bij de “Breedte” kijken, dan zien we dat daar “10” staat. Dat is overgenomen van de linkercel. Dit halen we ook weg – Klik op “OK”. De cursor knippert nu in het midden van de cel Mochten we meer tekst in deze cel typen, dan zorgt de verticale uitlijning er voor dat de tekst keurig bovenaan staat.

Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


FIGUUR 18 Celeigenschappen

In de bovenste cel typen we nu de tekst voor de link naar de online versie. Wij typen: “Wordt onze nieuwsbrief niet goed weergegeven? Klik dan hier voor de online versie” Daarnaast zetten we het lettertype op “Arial” en de lettergrootte op “10”. Het invoegen van een link naar de online versie van de nieuwsbrief is heel eenvoudig: – Klik op de plaats waar de link moet komen – Klik op de knop “Link online versie invoegen” – Een dialoogvenster verschijnt (figuur 17). Typ in het tekstvak achter “Weergavetekst” de tekst van de link. Wij kiezen voor de tekst “hier” – Klik op “Invoegen”. De tekst “hier” is ingevoegd en een link naar de online versie (figuur 18) FIGUUR 19 Online versie

Stap 6: Link invoegen We zijn nu bijna klaar met de nieuwsbrief. We voeren de juiste datum en de nieuwsbrief editie in en plaatsen onze adresgegevens rechtsonder. Onder onze adresgegevens plaatsen we een link naar onze website. Het invoegen van een link is heel eenvoudig: – Typ de tekst van de link, in ons geval www.budgetmailer.nl – Selecteer de tekst en met de muis en klik op de knop “Link invoegen/wijzigen”: Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


– –

Typ onder “URL” het adres, in ons geval www.budgetmailer.nl en druk op “OK” De link is ingevoegd (figuur 20) FIGUUR 20 Ingevoegde link

Stap 7: Afronding Het enige dat nog rest is het typen van de tekst. Dit laten wij aan u over. Mocht u tijdens het werken aan uw nieuwsbrief vragen hebben, dan kunt u via de link “Support” onder “Help en ondersteuning” altijd de kennisbank raadplegen. Wij doen ons best om de kennisbank zo actueel mogelijk te houden. Daarnaast kunt u hier ook een support-ticket aanmaken. Ons streven is om vragen binnen één werkdag te beantwoorden.

Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


CSS Veel websites maken tegenwoordig gebruik van CSS. De afkorting CSS staat voor Cascading Style Sheets en is een eenvoudige, maar effectieve manier om de opmaak van websites – èn nieuwsbrieven - te verfraaien. Helaas is een nieuwsbrief niet hetzelfde als een website. Om rekening te houden met online emailprogramma's zoals Hotmail. Gmail en Yahoo, ontbreken een aantal elementen in de code van een nieuwsbrief. Denk hierbij aan de <head>-tag en de <body>-tag. Bovendien worden niet alle elementen ondersteund. Dit levert zo zijn beperkingen op. Een voorbeeld is het instellen van de achtergrondkleur door de attribuut “bgcolor” aan de <body>-tag toe te voegen. Dit werkt niet altijdomdat de <body>-tag ontbreekt. Gelukkig ondersteunen de meeste e-mailprogramma's CSS-definities die in de code van uw nieuwsbrief geplaatst zijn. U komt in de code van uw nieuwsbrief terecht door op de knop “Code” te klikken. Door nogmaals op deze te klikken komt u weer terug in de ontwerpmodus. Wij kunnen bijvoorbeeld de achtergrondkleur van een nieuwsbrief grijs maken door de volgende code bovenin de nieuwsbrief te plaatsen: <style type=”text/css”> body {background-color: #CDCDCD;} </style> Ook links in uw nieuwsbrief zijn door middel van CSS-code op te maken: <style type="text/css"> A:link {text-decoration: none;color:red;} A:visited {text-decoration: none;color: red;} A:active {text-decoration: none;color: red;} A:hover {text-decoration: underline} </style> Bovenstaande definities zijn slechts voorbeelden, maar het geeft wel aan dat u uw nieuwsbrief op een snelle manier kunt verfraaien door gebruik te maken van CSS. Meer informatie over het gebruik van CSS vindt u hier: http://www.w3schools.com/css/default.asp (Engels) Meer informatie over het verschil tussen CSS in nieuwsbrieven en websites vindt u hier: http://www.email-standards.org/ (Engels) In het stappenplan voor het aanpassen van een sjabloon hebben wij bewust geen CSS gebruikt. Dit om de materie eenvoudig te houden. De nieuwsbrief had echter ook ontworpen kunnen worden dooor gebruik te maken van CSS.

Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


Bijlage 1 Uw adressenbestand omzetten naar CSV-formaat Outlook Express, Windows-adresboek Het exporteren van de contacten naar CSV-bestanden wordt in stap 2 uitgelegd. http://support.microsoft.com/kb/270670/nl Microsoft Outlook 2000, Microsoft Outlook 2002, Microsoft Office Outlook 2003 http://office.microsoft.com/nl-nl/outlook/HA010920411043.aspx Microsoft Office Outlook 2007 Klik op “Contactpersonen uit Outlook naar Google Gmail exporteren” om uitleg te krijgen over hoe u contacten vanuit Micorosoft Office Outlook 2007 naar Google Gmail kunt exporteren. Natuurlijk kunt u het gedeelte over Google Gmail negeren. http://office.microsoft.com/nl-nl/outlook/HA102220481043.aspx?pid=CH100622101043 Apple Adresboek http://www.apple.com/downloads/macosx/internet_utilities/addressbooktocsvexporter.html Microsoft Excel 2000, Microsoft Office Excel 2002, Microsoft Office Excel 2003 Kies “Bestand>Opslaan als...” en seleceer bij “Opslaan als” de optie waar CSV weergegeven wordt. Microsoft Office Excel 2007 http://office.microsoft.com/nl-nl/excel/HP100997251043.aspx#export OpenOffice.org Calc Kies “Bestand>Opslaan als...” en selecteer bij “Opslaan als type:” de waarde “Text CSV (.csv)”. Doorloop vervolgens de stappen.

Handleiding BudgetMailer – 26 februari 2012


test