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Código: MF-RH-12-22

MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO

Versión: 08 Fecha: 25-Sep-2013

DESCRIPCION DEL CARGO Nombre del Cargo: Cargo superior inmediato: Cargo bajo dependencia directa:

COORDINADOR DE COMPRAS GERENTE GENERAL N.A.

Área a la que pertenece: Proceso al que pertenece:

COMPRAS APOYO

OBJETIVO Suministrar, administrar y controlar los recursos físicos de la organización , con el propósito de garantizar la disponibilidad de los recursos requeridos por el personal para el desarrollo eficiente y eficaz de las operaciones.

FUNCIONES

Llevar a cabo los procesos de compra de la organización

CONTRIBUCION INDIVIDUAL Recibir, gestionar y tramitar requerimientos de los clientes internos

FRECUENCIA Cuando se requiera

Cotizar y actualizar precios para realizar requerimientos

Cuando se requiera

Realizar búsqueda, selección y evaluación de proveedores

Cuando se requiera

Negociar con los proveedores para efectos de compras, acuerdos comerciales, formas de pago y créditos

Cuando se requiera

Gestionar la reserva y compra de tiquetes aéreos solicitados por el cliente interno

Cuando se requiera

Informar al cliente interno sobre el estado de sus requerimientos

Cuando se requiera

Elaborar y realizar seguimiento de ordenes de compra

Cuando se requiera


Código: MF-RH-12-22 Versión: 08 Fecha: 25-Sep-2013

MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO Verificar que los EPP y equipos críticos se adquieran teniendo en cuenta las especificaciones requeridas

Cuando se requiera

Realizar seguimiento a las requisiciones del cliente interno, teniendo en cuenta la frecuencia, cantidad y necesidad

Cuando se requiera

Elaborar contratos de prestación de servicios (especialistas, servicios de alquiler, servicios de laboratorios, entre otros)

Cuando se requiera

Solicitar documentación necesaria de cada uno de los proveedores y/o contratistas para ingresarlos en la base de datos de la organización

Cuando se requiera

Solicitar y elaborar las evaluaciones de desempeño de las diferentes compras y servicios

Mensual

Retroalimentar a los proveedores y/o contratistas sobre el servicio prestado

Mensual

Compra de EPP y equipos críticos

Elaboración y seguimiento de contratos de servicios

Evaluación de desempeño de compras y/o servicios

Seguimiento a activos fijos

Realizar inventarios de activos fijos

Cuando se requiera

Realizar seguimiento de mantenimiento preventivo y/o correctivo de los activos fijos

Cuando se requiera

Seguimiento de documentación necesaria para el tránsito de vehículos (pólizas, seguros, certificados) Garantizar que los vehículos de la organización cuenten con los Tramitar mantenimiento preventivo y/o correctivo de los requerimientos necesarios para la prestación del servicio vehículos Realizar tramite y cotización de pólizas

Mensual

Cuando se requiera

Actualización del sistema de gestión integral que aplica al Realizar el listado maestro de documentos externos, listado proceso de gestión comercial maestro de registros, documentos que aplican a compras

Cuando se requiera

Las demás que sean asignadas por el jefe inmediato y que Asistir al logro de objetivos establecidos por el área de correspondan a la naturaleza del cargo. acuerdo a los procedimientos establecidos.

Cuando se requiera


Código: MF-RH-12-22 Versión: 08 Fecha: 25-Sep-2013

MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO

RESPONSABILIDADES Maquinaria y/o equipos: Procesos:

QHSE:

Uso y reserva de la información Informes:

Equipos de oficina. Compras Plantear acciones de mejoramiento al identificar condiciones o actos inseguros Cumplir las normas y procedimientos del sistema de gestión integral establecidos por la organización Participar activamente de las diferentes actividades convocadas por la organización. Conocer y cumplir las metas, objetivos y políticas organizacionales. Utilizar elementos de protección personal según riesgo, cuando se requiera Desarrollar actividades de manera responsable, evitando poner en riesgo la vida propia y de sus compañeros Proponer acciones de mejoramiento (correctivas, preventivas, de mejora), con el fín de minimizar los incumplimientos en la organización Velar por la seguridad de los visitantes que tenga el colaborador. Custodiar y hacer uso de la informacion de manera etica, cuidadosa y responsable. No revelar, ni permitir que se revele la informacion de la organización. Informe de gestión compras FR-COM-11-12 Realizar backups de la información que esta bajo su responsabilidad

Información AUTORIDAD

Priorización de las labores según las necesidades del proceso bajo su responsabilidad, RENDICION DE CUENTAS Reportar a la Gerencia las compras, suministros, servicios, locaciones, alquileres o servicios solicitados y/o tramitados ESTUDIOS

EXPERIENCIA

Estudiante universitario en contabilidad, comercio exterior, administración de empresas o afines y/o técnico en gestión de compras

1 años de experiencia en cargos relacionados con el área.

FORMACION / ENTRENAMIENTO Manejo de office Formacion en Ergonomia, Riesgo psicosocial, Riesgo Publico. Conocimiento del estatuto 1474.


Código: MF-RH-12-22 Versión: 08 Fecha: 25-Sep-2013

MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO

HABILIDADES Competencias Orientación a resultados Compromiso con la organización Integridad Trabajo en equipo y colaboración Aprendizaje continuo Credibilidad técnica Comunicación eficaz Adaptabilidad al cambio

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MF-RH-12 . COORDINADOR DE COMPRAS