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Manual del Participante

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Microsoft Excel Intermedio 2007 Escuela Especializada en Ingeniería ITCA-FEPADE

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Tabla de Contenido IMPRESIÓN....................................................................................................................... 3 DEFINICIÓN .................................................................................................................... 3 VISTA PRELIMINAR ........................................................................................................... 3 CONFIGURAR PAGINA ....................................................................................................... 4 IMPRESIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO ................................................................................. 5 CASO PRÁCTICO PARA IMPRIMIR UNA HOJA DE CÁLCULO: .................................................... 6 ESTABLECER ÁREA DE IMPRESIÓN ..................................................................................... 7 CASO PRÁCTICO PARA ESTABLECER ÁREA DE IMPRESIÓN: .................................................. 7 ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA ......................................................................................... 8 CASO PRÁCTICO PARA COLOCAR UN ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA: .................................... 8 IMPRESIÓN DE GRÁFICOS ............................................................................................... 11 CASO PRÁCTICO PARA IMPRIMIR UN GRÁFICO ESTADÍSTICO: ............................................. 11 PLANTILLAS DE EXCEL .................................................................................................... 12 DEFINICIÓN .................................................................................................................. 12 CASO PRÁCTICO PARA CREAR UNA PLANTILLA DE LIBRO NUEVO ......................................... 12 PROTECCIÓN DE LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO .............................................................. 13 PROTECCIÓN DE LIBROS ................................................................................................. 13 PROTECCIÓN DE HOJA DE CÁLCULO ................................................................................. 15 AUTOEVALUACIÓN. ........................................................................................................ 16 AUDITORÍA DE DATOS .................................................................................................... 17 DEFINICIÓN .................................................................................................................. 17 CASO PRÁCTICO PARA CREAR UNA AUDITORÍA DE DATOS .................................................. 17 FORMATO CONDICIONAL ................................................................................................ 18 DEFINICIÓN .................................................................................................................. 18 CASO PRÁCTICO PARA APLICAR FORMATO CONDICIONAL UTILIZANDO LOS VALORES DE CELDA COMO CONDICIÓN. .............................................................................................. 18 CASO PRÁCTICO PARA APLICAR FORMATO CONDICIONAL UTILIZANDO FORMULAS COMO CONDICIÓN. .................................................................................................................. 21 AUTOEVALUACION ......................................................................................................... 22 VALIDACIONES ............................................................................................................... 23 DEFINICIÓN .................................................................................................................. 23 AUTOEVALUACIÓN ......................................................................................................... 25 AUTOEVALUACIÓN ......................................................................................................... 26 FILTROS.......................................................................................................................... 26 DEFINICIÓN .................................................................................................................. 26 FILTRO .......................................................................................................................... 26 Caso práctico para aplicar autofiltro .................................................................................. 27 FILTRO AVANZADO ......................................................................................................... 28 CASO PRÁCTICO PARA CREAR UN FILTRO AVANZADO ........................................................ 28 AUTOEVALUACIÓN ......................................................................................................... 30 TABLAS DINÁMICAS ....................................................................................................... 31 DEFINICIÓN .................................................................................................................. 31 TÉRMINOS UTILIZADOS EN TABLAS DINÁMICAS ................................................................ 31 CASO PRÁCTICO PARA CREAR UNA TABLA DINÁMICA ......................................................... 32 CAMBIAR ORIGEN DE DATOS DE LA TABLA DINÁMICA ........................................................ 34 ACTUALIZAR DATOS DE UNA TABLA DINÁMICA .................................................................. 35 AGRUPAR ELEMENTOS DE UN CAMPO ............................................................................... 35 AGREGAR CAMPOS ......................................................................................................... 37 ELIMINAR CAMPOS ......................................................................................................... 37 GRÁFICOS DINÁMICOS ................................................................................................... 38 CASO PRÁCTICO PARA CREAR GRÁFICOS DINÁMICOS A PARTIR DE UNA TABLA DINÁMICA .... 38 PROCEDIMIENTO PARA CREAR GRÁFICOS A PARTIR DE UNA TABLA DE DATOS. .................... 40 Centro de Capacitación en Tecnología Informática Manual del Participante

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IMPRESIÓN Objetivo: Que al finalizar el tema, el participante sea capaz de imprimir una Hoja Electrónica en Microsoft Excel 2007.

DEFINICIÓN El proceso de Impresión de una hoja electrónica comprende tres pasos importantes que son: verificar el documento en Vista Preliminar, establecer las características de la página mediante la configuración de la página e imprimir la hoja de datos.

VISTA PRELIMINAR Esta opción muestra la apariencia de un archivo al imprimirlo. como se verá el archivo antes de enviarlo a impresión.

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Es decir, muestra

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Para activar la Vista Preliminar, debe dar clic al Botón de Office y luego clic en Imprimir y por último clic en Vista preliminar

De esta forma Excel establece de manera automática el área de impresión de la hoja de datos. Dentro de la Vista Preliminar encontrará la Barra de Herramientas que posee muchas opciones:

CONFIGURAR PAGINA Inicialmente la hoja de datos aparece en la esquina superior izquierda, debido a que no están definidas las características de la página. Desde la Vista Preliminar, hacer clic sobre el botón [Configurar página], esto activará el Cuadro de Diálogo Configurar Página el cual permite trabajar en el aspecto que se desea para el documento.

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Configurar Página permite modificar la Orientación del papel, cambiar el tamaño del papel a utilizar (tamaño carta u oficio), si se desea modificar los márgenes y hasta digitar un encabezado o pié de página. Orientación: Cuando una tabla es muy ancha, se puede cambiar la orientación de la página vertical a horizontal. Escala: Si desea ajustar el tamaño de la tabla, entonces puede modificar el porcentaje del tamaño normal, si el porcentaje designado es menor al 100%, entonces se reducirá de tamaño. Tamaño del Papel: Defina el tamaño del papel de acuerdo a sus necesidades, por default se emplea el tamaño carta. Calidad de Impresión: Es una característica propia del impresor que se esté utilizando, pero se recomienda fijar la calidad mínima para reducir el gasto de tinta. IMPRESIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO Después de haber verificado que la hoja de datos está correctamente configurada mediante la Vista Preliminar y se está completamente seguro de mandar a impresión la hoja de datos, realice el siguiente proceso: Centro de Capacitación en Tecnología Informática Manual del Participante

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CASO PRÁCTICO PARA IMPRIMIR UNA HOJA DE CÁLCULO: 1. 2. 3. 4.

En un archivo de Excel Presione clic sobre el Botón de Office Seleccione la opción Imprimir Clic en Aceptar

No debe olvidar que la impresión de una hoja de cálculo requiere definir tres aspectos importantes que son: Seleccionar el nombre de la impresora a utilizar, establecer el intervalo de páginas que se desea imprimir, y también determinar el alcance que tendrá la impresión, esto puede ser sólo las hojas activas, todas las hojas del libro, o el rango de impresión seleccionado. Nombre de la Impresora

Intervalo de Páginas

Rango de Impresión

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5. La impresión quedará así:

ESTABLECER ÁREA DE IMPRESIÓN Como la hoja electrónica es muy extensa, a veces es necesario imprimir sólo alguna sección de ella; para ello se debe establecer el área de impresión que se desea enviar a impresión. CASO PRÁCTICO PARA ESTABLECER ÁREA DE IMPRESIÓN: 1. Abra un archivo de Excel.xlsx 2. Seleccione los datos de la tabla 3. Clic en la ficha Diseño de pagina 4. Seleccione el comando Área de Impresión 5. Hacer clic en la opción “Establecer área de impresión” 6. Aparecerá alrededor del rango una línea punteada indicando que hasta allí se mandará a imprimir. 7. Ahora solamente basta que se repitan los pasos para la impresión. Centro de Capacitación en Tecnología Informática Manual del Participante

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8. La impresión quedará de esta manera.

ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA Un encabezado y Pie de Página, es un texto que aparece en la parte superior e inferior de las páginas que serán impresas. CASO PRÁCTICO PARA COLOCAR UN ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA: 1. Abra un archivo de Excel.xlsx 2. Clic en la ficha Diseño de página 3. Clic sobre el indicador de cuadro de diálogo del grupo Opciones de la hoja

4. 5. 6. 7.

Haga clic sobre la pestaña Encabezado y pie de página: Seleccione el mensaje que desea que aparezca como Encabezado. Haga clic sobre el indicador de la lista Encabezado: Seleccione un mensaje para el Pie de Página, haciendo clic sobre el indicador de la lista Pié de Página. [Aceptar] Centro de Capacitación en Tecnología Informática Manual del Participante

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Zona del Encabezado

Zona del Pié de Página

8. Para poder digitar encabezados personalizados, se debe hacer clic sobre el botón

9.

Seleccionar la sección donde desea que aparezca, digitarlo y luego clic en Aceptar. Lo mismo se hace para personalizar el Pié de Página.

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Insertar Hora Cada botón que presione insertará un código, por ejemplo al colocar el número de página se observará el código & [Página], cuando revise el doc. En Vista Preliminar, aparecerá el número de página.

Insertar nombres de archivos

Insertar nombres de etiqueta

Formato de Fuente

Insertar Fecha

Insertar números de página

Insertar número de página

10. Después de haber personalizado el Encabezado / Pie de Página, es necesario observar el documento en Vista Preliminar para posteriormente enviarlo a impresión. 11. Quedará la impresión de la siguiente manera:

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IMPRESIÓN DE GRÁFICOS CASO PRÁCTICO PARA IMPRIMIR UN GRÁFICO ESTADÍSTICO: 1. 2. 3. 4. 5.

Abra un archivo de Excel.xlsx Seleccione el gráfico que desea imprimir dándole un clic Clic sobre el icono Botón de Office Coloque el puntero sobre la opción Imprimir Clic sobre Vista preliminar El gráfico quedará impreso en una página tamaño carta.

Si se desea imprimir un gráfico incrustado en la hoja de cálculo es necesario moverlo al lugar donde se desea ya sea abajo de la tabla de datos o en la posición que se desee. 1. Seleccione el área de Impresión 2. Clic en Botón de office, Imprimir 3. Y seguir los pasos de impresión.

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PLANTILLAS DE EXCEL Objetivo: Que al finalizar el tema, el participante sea capaz de crear una plantilla en Microsoft Excel 2007.

DEFINICIÓN Microsoft Excel incluye plantillas que automatizan tareas comunes como rellenar facturas, informes de gastos y pedidos. Cada vez que se rellene uno de estos formularios en pantalla, tendrá la posibilidad de pasar toda la información introducida a un nuevo registro en una base de datos asociada a la plantilla del formulario. Para utilizar la base de datos, deberá estar instalado el complemento o macro automática Asistente para plantillas con seguimiento de datos. CASO PRÁCTICO PARA CREAR UNA PLANTILLA DE LIBRO NUEVO 1. Crear un libro que contenga las hojas, texto predeterminado (como los encabezados de página y los rótulos de filas y columnas), fórmulas, macros, estilos y otro formato que desee en los nuevos libros que se basen en la plantilla. 2. En el Botón de Office, haga clic en Guardar como. 3. Clic en Libro de Excel 97-2003 4. En el cuadro Guardar en, seleccione la carpeta en que desee almacenar la plantilla. Se sugiere no cambiar la carpeta de plantillas por defecto. 5. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla de Excel(*.xltx). 6. En el cuadro Nombre de archivo, escriba libro para crear una plantilla de libro predeterminada. 7. Para crear una plantilla personalizada, escriba cualquier nombre de archivo válido.

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PROTECCIÓN DE LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO Objetivo: Que al finalizar el tema, el participante sea capaz de proteger un libro y una hoja de cálculo creados en Microsoft Excel 2007. Microsoft Excel 2007 permite la protección de libros y hojas electrónicas de trabajo mediante contraseñas. ¿Qué es una Contraseña? Una contraseña es una palabra, una frase o una cadena de caracteres que puede introducirse para tener acceso a una hoja, un libro. En Microsoft Excel, una contraseña puede contener hasta 15 caracteres y cualquier combinación de letras, números, espacios y símbolos. Cuando se escriba la contraseña, Microsoft Excel mostrará un asterisco (*) por cada carácter que se escriba. Las contraseñas distinguen mayúsculas y minúsculas. PROTECCIÓN DE LIBROS Para proteger la estructura de un libro, para que las hojas de éste no puedan moverse, eliminarse, ocultarse, mostrarse o cambiarse de nombre, ni puedan insertarse nuevas hojas, existe la opción Estructura. Para proteger ventanas de forma que tengan siempre el mismo tamaño y posición cada vez que se abra el libro, se tiene la opción Ventanas. Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, digite una contraseña. CASO PRÁCTICO PARA PROTEGER LIBROS 1. 2. 3. 4.

Abra un archivo de Excel. Haga clic en la ficha Revisar Haga clic en el comando Proteger Libro Haga clic en la opción Proteger estructura y ventanas

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5. En el cuadro Proteger estructura y ventanas, active las casillas que se presentan en la parte inferior de la ventana, según sea necesario.

6. Digite una contraseña, en la casilla de texto Contraseña (Opcional):

7. Vuelva a Digitar la contraseña en la siguiente ventana. 8. Haga clic en el botón Aceptar. 9. El libro está protegido para que no se le agregue ni elimine hojas, ni se mueva o modifique el tamaño de la ventana del archivo.

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PROTECCIÓN DE HOJA DE CÁLCULO Protege elementos de la hoja de cálculo, tales como, formatos, ediciones, y otros objetos incrustados, puede asignársele contraseña para desprotegerla. CASO PRÁCTICO PARA PROTEGER HOJAS DE CÁLCULO 1. Abra un archivo de Excel 2. Haga clic en la ficha Revisar 3. Haga clic en la opción Proteger hoja

4. En el cuadro Proteger hoja, active las casillas que se presentan en la parte inferior de la ventana, según sea necesario. 5. Digite una contraseña, en la caja de texto Contraseña para desproteger la hoja (Opcional):

6. Vuelva a digitar la contraseña en la siguiente ventana:

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7. Haga clic en el botón Aceptar. 8. La hoja de cálculo ya está protegida, si trata de modificar alguna celda, mostrará el siguiente mensaje:

Nota La contraseña es opcional; sin embargo, si no proporciona una contraseña cualquier usuario podrá desproteger la hoja y cambiar los elementos protegidos. Asegúrese de elegir una contraseña que pueda recordar, ya que si pierde la contraseña no podrá tener acceso a los elementos protegidos de la hoja de cálculo. AUTOEVALUACIÓN. 1. Con sus palabras describa que es una contraseña.

2. Describa en forma breve el procedimiento para la protección de una hoja de calculo

3. El término “contraseña de protección” se refiere a:

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AUDITORÍA DE DATOS Objetivo: Que al finalizar el tema, el participante sea capaz de aplicar la herramienta de auditoría a una hoja de cálculo de Microsoft Excel 2007. DEFINICIÓN Esta sencilla opción sirve para saber a qué celdas hace referencia una fórmula determinada, posibles errores en fórmulas, etc. CASO PRÁCTICO PARA CREAR UNA AUDITORÍA DE DATOS 1. Abra un archivo Excel.xls como el siguiente:

2. Sitúe el cursor en la celda D2 porque hay una fórmula en la celda. 3. Acceda a la ficha Formulas 4. De clic en Rastrear dependientes 5. Quedará de la siguiente manera:

Excel nos muestra que la fórmula hace referencia al rango B2:C2 (precedentes) y que a su vez, otra celda, la E2, depende del resultado de la celda actual (dependientes). Centro de Capacitación en Tecnología Informática Manual del Participante

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A través de esta opción podemos localizar qué celdas dependen de otras en sus fórmulas, a qué celdas hace referencia la fórmula, etc. Incluso podemos, en caso de error, localizar el mismo (opción Rastrear error) 6. Accede a Quitar las flechas 7. Regresará a su estado original:

FORMATO CONDICIONAL Objetivo: Que al finalizar el tema, el participante sea capaz de aplicar formato condicional a una tabla de datos en Microsoft Excel 2007. DEFINICIÓN Es una herramienta que Microsoft Excel ofrece para destacar valores específicos que cumplen con cierta condición de un conjunto de datos. En otras palabras, el formato de presentación depende del valor incluido en la celda formateada. Ahora bien, si el valor de la celda cambia y ya no cumple la condición especificada, Microsoft Excel eliminará temporalmente los formatos que resalten esa condición. Los formatos condicionales continúan aplicados a las celdas hasta que se quiten, aunque no se cumpla ninguna de las condiciones y no se muestren los formatos de celda especificados. CASO PRÁCTICO PARA APLICAR FORMATO CONDICIONAL UTILIZANDO LOS VALORES DE CELDA COMO CONDICIÓN. 1. Abra un archivo Excel.xls como el siguiente, o sino digítelo:

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2. Seleccione las celdas de la columna Zona.

3. Haga clic en la ficha Inicio 4. Haga clic en el comando Formato condicional.

5. Haga clic en Resaltar reglas de celdas 6. En la siguiente opción, seleccione Mas reglas 7. Introduzca “Chalatenango” en el cuadro correspondiente.

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8. Haga clic en el botón Formato…

9. Seleccione el estilo de fuente, el color, el subrayado, los bordes o la trama que desee aplicar. 10. Haga clic en el botón Aceptar de la ventana Formato de Celdas 11. Haga clic en el botón Aceptar de la ventana Nueva regla de formato. 12. La columna quedará así:

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CASO PRÁCTICO PARA APLICAR FORMULAS COMO CONDICIÓN.

FORMATO CONDICIONAL UTILIZANDO

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Abra un archivo Excel.xls Seleccione un rango de celdas. Haga clic en la ficha Inicio Haga clic en el comando Formato condicional. Haga clic en la opción Nueva regla. Clic en la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato 7. Digite la fórmula en el cuadro inferior. La fórmula debe evaluarse contra un valor lógico VERDADERO o FALSO. 8. Haga clic en Formato. 9. Seleccione el estilo de fuente, el color, el subrayado, los bordes o la trama que desee aplicar. 10. Haga clic en el botón Aceptar de la ventana Nueva regla 11. Establezca el formato para esta condición 12. Repita los pasos y digite la Condición 2 y su formato 13. Haga clic en el botón Aceptar de la ventana Nueva regla.

La otra condición 14. Ahora digite cantidades numéricas en las celdas que tienen formato condicional. Centro de Capacitación en Tecnología Informática Manual del Participante

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CASO PRÁCTICO PARA ELIMINAR FORMATOS CONDICIONALES En un archivo de Excel.xlsx: 1. 2. 3. 4.

Seleccione las celdas a las que se le aplicó el formato condicional. Haga clic en la ficha Inicio Haga clic en Formato condicional. Haga clic en el botón Administrar reglas, a continuación, clic en la Condición a eliminar. 5. Haga clic en el botón Eliminar regla. 6. Haga clic en Aceptar.

El formato condicional dejará de resaltar el dato menor AUTOEVALUACION En forma breve explique en qué consiste el Formato Condicional

Escriba los pasos principales para la aplicación del Formato Condicional

Cuantas condiciones pueden aplicarse como máximo a una celda

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VALIDACIONES Objetivo: Que al finalizar el tema el participante sea capaz de crear validaciones para una tabla de datos en una hoja de cálculo de Microsoft Excel 2007.

DEFINICIÓN La validación es una herramienta que Microsoft Excel proporciona para evitar la introducción de datos erróneos en una tabla de datos. CASO PRÁCTICO PARA APLICAR VALIDACIONES 1. Abra una tabla en Excel.xlsx o digite el siguiente. 2. Seleccione las celdas donde se digitarán las fechas.

3. Haga clic en la ficha Datos

4. Haga clic en el comando Validación de datos Centro de Capacitación en Tecnología Informática Manual del Participante

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5. Aparecerá la ventana Validación de datos Dentro de esta ventana existen tres pestañas: Configuración, Mensaje de entrada y Mensaje de error. 6. En la pestaña Configuración se introduce la condición o criterio de evaluación que debe cumplir el dato para poder introducirse a la celda o celdas de la tabla. Dependiendo del valor seleccionado en la casilla Permitir, así serán las opciones que se muestren a continuación, por ejemplo si se deseara introducir en el rango de celdas fechas del mes de diciembre de 2005, el valor a escoger sería Fecha y la ventana quedaría de la siguiente manera:

7. En la pestaña Mensaje de entrada, se establecerá el mensaje que aparecerá cuando el usuario seleccione la celda. El mensaje explica el tipo de datos que puede introducir en dicha celda. Así, el mensaje para nuestro ejemplo práctico podría quedar de la siguiente manera:

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Dicho mensaje puede se visualizará de la siguiente manera en la hoja de cálculo: 8. En la pestaña Mensaje de Error, puede crearse un mensaje que aparezca cuando un usuario introduzca datos incorrectos en una celda. Existen tres tipos de mensajes en la casilla Estilo: Grave, Advertencia e Información. El tipo elegido determinará si Microsoft Excel 2007 obliga a cumplir las condiciones cuando se especifica un valor incorrecto en una celda. Grave impide que los usuarios sigan introduciendo datos mientras no se especifique un valor aceptable. Advertencia e Información proporcionan ayuda pero permiten a los usuarios especificar datos fuera del rango. Para nuestro caso práctico podría quedar de la siguiente manera:

Si el usuario introdujera un valor diferente al rango especificado, el mensaje se visualizaría así: Una vez introducida la condición y ambos mensajes, hacer clic en el botón Aceptar.

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AUTOEVALUACIÓN El objetivo de la herramienta VALIDACIÓN consiste en:

Los pasos principales para la aplicación de la validación son:

Los cuadros de mensajes que la herramienta validación permite son:

FILTROS Objetivo: Que al finalizar el tema, el participante sea capaz de crear autofiltros en un libro de Microsoft Excel 2007.

DEFINICIÓN Microsoft Excel proporciona varios modos para analizar los datos de una Lista. Puede filtrarse una lista para ver las filas que coinciden con los criterios específicos mediante el comando Filtro. Si desea buscar un valor en una lista utilizando otro valor de la lista; por ejemplo, para buscar el precio de un producto en una lista de productos y de sus precios, puede utilizar el Asistente para consultas. Sólo puede aplicar filtros a una lista de una hoja de cálculo a la vez. Una tabla filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. FILTRO Cuando utilice el comando Filtro, aparecerán las flechas de Filtro a la derecha de los rótulos de columna de la lista filtrada.

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OPCIONES DE Filtro PARA HAGA CLIC EN Presentar todas las filas Seleccionar todo Presentar todas las filas situadas entre los Las 10 más límites superior e inferior que especifique, aparece en los ya sea por elemento o porcentaje; por Filtros de número ejemplo, los importes hasta el 10% de las ventas Aplicar dos valores de criterio de la Filtro Personalizado columna actual o utilizar operadores de esta en Filtros de comparación distintos de Y (el operador número predeterminado) Presentar sólo las filas que contienen una Vacías celda vacía en la columna Presentar sólo las filas que contienen un No vacías valor en la columna

Nota: Las opciones Vacías y No vacías sólo están disponibles si la columna que se desea filtrar contiene celdas vacías CASO PRÁCTICO PARA APLICAR AUTOFILTRO 1. Abra un archivo de Excel.xls o trabaje con la tabla de ejercicios anteriores 2. Ubíquese dentro de la tabla de datos 3. Haga clic en la ficha Datos. 4. Haga clic en el comando Filtro.

Los encabezados de la tabla se verán así:

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5. Haga clic en la flecha de autofiltro de la columna Zona y seleccione San Miguel, la tabla se mostrará así:

FILTRO AVANZADO Objetivo: Que al finalizar el tema, el participante sea capaz de filtrar datos de una tabla en una hoja de cálculo creados en Microsoft Excel 2007.

Puede utilizar el comando Filtro avanzado para aplicar varios criterios a una sola columna, aplicar varios criterios a diferentes columnas o crear criterios que resulten de una fórmula CASO PRÁCTICO PARA CREAR UN FILTRO AVANZADO 1. Abra un archivo de Excel o cree la tabla que se muestra en el ejemplo. 2. Copie los rótulos de la tabla. 3. Pegue los rótulos de la tabla tres filas debajo de la tabla de origen.

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4. En las filas situadas bajo los rótulos que copió, introduzca los criterios que desea buscar.

5. Haga clic en una celda de la tabla de origen. 6. Haga clic en la ficha Datos. 7. Haga clic en el comando Avanzadas.

8. Para filtrar la lista ocultando las filas que no ocupen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla. Para filtrarla copiando las filas que cumplen con los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y haga clic en la esquina superior izquierda del área donde desea pegar las filas.

9. En la casilla Rango de criterios introduzca su referencia, incluidos los rótulos de criterios. Por ejemplo, en la siguiente figura, estamos indicando que deseamos filtrar las remesas del producto “Hertland Botín” hechas en la zona de “Chalatenango”. Centro de Capacitación en Tecnología Informática Manual del Participante

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10. Haga clic en el botón Aceptar y verá este resultado a partir de la celda B50:

AUTOEVALUACIÓN 1. Defina en forma breve ¿qué es un Filtro?

2. Defina en forma breve ¿qué es un Filtro avanzado?

3. Escriba con sus propias palabras cual es la diferencia entre un Filtro y un Filtro avanzado

4. Escriba el procedimiento para aplicar un Filtro.

5. Escriba el procedimiento para aplicar un Filtro avanzado.

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TABLAS DINÁMICAS Objetivo: Que al finalizar el tema el participante sea capaz de crear una tabla dinámica con el asistente para tablas y gráficos dinámicos.

DEFINICIÓN Las tablas dinámicas son una presentación interactiva y flexible de los datos incluidos en una tabla. A través de ella, pueden elegirse los datos que se desean presentar en pantalla, como aparecerán y resumirse. TÉRMINOS UTILIZADOS EN TABLAS DINÁMICAS Dentro del tema de tablas dinámicas se utilizan algunos términos que se muestran a continuación: Término Campo de Página

Definición Campo que muestra un elemento cada vez Elemento de campo Elemento que muestra el campo de página página Campo de fila Campo con los datos dispuestos en fila Campo de columna Campo con los datos dispuestos en columnas Área de datos Parte de una tabla dinámica donde se muestran los datos y los cálculos Etiqueta de campo Etiqueta que identifica un campo de fila o columna. Campo interior Cuando se muestra más de un campo en el área de fila o columna, el campo más próximo al área de datos es el campo interior. Campo exterior Cuando se muestra más de un campo en el área de fila o columna, el campo más alejado al área de datos es el campo exterior.

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CASO PRÁCTICO PARA CREAR UNA TABLA DINÁMICA 1. 2. 3. 4.

Abra un archivo de Excel Haga clic en una celda de la tabla de datos Haga clic en la ficha Insertar Haga clic en el comando Tabla dinámica (también puede desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).

5. Aparecerá el cuadro de diálogo para creación de una tabla dinámica:

6. Desde aquí puede indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde quiere ubicar la tabla dinámica. Excel ha detectado el rango de celdas donde se encuentran los datos que se utilizarán. Verifique si el rango de celdas está correctamente seleccionado, si no está de acuerdo con el rango actual, borre el contenido de la casilla y haga usted la selección, incluyendo los rótulos de las columnas. 7. Puede crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel seleccionando la opción Utilice una fuente de datos externa y seleccionando el archivo fuente. 8. Seleccione Nueva hoja de cálculo para insertar la tabla en una hoja nueva y presione el botón Aceptar.

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9. Se abrirá un panel Lista de campos de tabla dinámica a la derecha de la pantalla. Desde este panel puede personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica. 10. Ahora deberemos arrastrar las etiquetas de campo hacia un lugar dentro de la estructura de la tabla. Para el ejemplo arrastraremos la etiqueta “Banco” hacia el espacio para campos de página, la etiqueta “Fecha” hacia el espacio para campos de fila, la etiqueta “Producto” hacia el espacio para campos de columna y la etiqueta “Pago” hacia el área de datos. 11. La presentación de la tabla dinámica es la siguiente:

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12. Puede cambiar en cualquier momento la apariencia de la tabla dinámica utilizando el Panel Lista de campos de Tabla dinámica y arrastrando las etiquetas al campo que necesite. CAMBIAR ORIGEN DE DATOS DE LA TABLA DINÁMICA Si se añaden más filas o columnas de datos a un rango fuente, es necesario cambiar el rango fuente de la tabla dinámica, para que esta incluya los nuevos datos. CASO PRÁCTICO PARA CAMBIAR ORIGEN DE DATOS 1. Abra un archivo de Excel o cree la tabla que se muestra en el ejemplo. 2. Inserte una nueva columna en la tabla con el encabezado Supervisor y llénela con datos.

3. Haga clic en una celda de la tabla dinámica. 4. Haga clic en la pestaña Opciones de la sección Herramientas de tabla dinámica. 5. Haga clic en el botón Cambiar origen de datos. 6. En la ventana del paso 2, introduzca el nuevo rango.

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7. Haga clic en el botón Aceptar. ACTUALIZAR DATOS DE UNA TABLA DINÁMICA Cuando se desea actualizar los datos de una tabla dinámica, el asistente para tablas y gráficos dinámicos consulta el rango fuente para identificar los datos que han sido cambiados. CASO PRÁCTICO PARA ACTUALIZAR UNA TABLA DINÁMICA. 1. 2. 3. 4.

Abra un archivo de Excel que posee una tabla dinámica . Cambie un dato de la tabla fuente. Haga clic en una celda de la tabla dinámica Haga clic en la pestaña Opciones de la sección Herramientas de tabla dinámica. 5. Haga clic en el botón Actualizar y luego Actualizar todo.

AGRUPAR ELEMENTOS DE UN CAMPO Cuando la información incluida en una tabla dinámica resulta demasiado detallada, dicha información puede agruparse, tal y como se muestra en el siguiente procedimiento. Centro de Capacitación en Tecnología Informática Manual del Participante

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CASO PRÁCTICO PARA AGRUPAR ELEMENTOS DE UN CAMPO 1. Haga clic derecho en una celda del campo que desee agrupar. Por ejemplo en la tabla dinámica que hemos utilizado de ejemplo, haremos un clic derecho en una celda del campo Fecha. 2. Haga clic en la pestaña Opciones de la sección Herramientas de tabla dinámica. 3. Haga clic en el botón Agrupar selección. 4. Aparecerá la siguiente ventana:

5. Active las casillas de comienzo y fin, correspondientes. 6. Elija la opción por la que desea agrupar. 7. Haga clic en el botón Aceptar 8. La tabla tomará la siguiente presentación.

luego

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digite

los

valores

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AGREGAR CAMPOS Una vez creada la tabla dinámica, puede agregarse otros campos. Por ejemplo, agregaremos el campo Vendedor a la tabla dinámica actual. CASO PRÁCTICO PARA AGREGAR CAMPOS 1. Abra un archivo de Excel que posee tabla dinámica. 2. Haga clic en la tabla dinámica. 3. Arrastre el campo que se desea agregar al área de la tabla dinámica. Para el caso arrastraremos el campo vendedor hacia el área de campo de fila. 4. La tabla dinámica tomará la siguiente presentación:

Nota: Bajo esta presentación, podemos notar como el campo de fila Vendedor es un campo interno de fila; y Fecha un campo externo de fila. ELIMINAR CAMPOS CASO PRÁCTICO PARA ELIMINAR CAMPOS DE UNA TABLA DINÁMICA. 1. Abra un archivo que Excel que contenga tabla dinámica 2. Arrastrar la etiqueta del campo Producto fuera de la tabla dinámica hasta que se convierta en un símbolo de eliminación 3. Soltar el botón izquierdo 4. El campo ha sido eliminado. 5. La tabla quedará así:

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GRÁFICOS DINÁMICOS Los gráficos dinámicos pueden crearse desde una tabla de datos o desde una tabla dinámica. A continuación se explican ambas formas. CASO PRÁCTICO PARA CREAR GRÁFICOS DINÁMICOS A PARTIR DE UNA TABLA DINÁMICA 1. Abra un archivo de Excel que contenga una tabla dinámica 2. Haga clic en una celda de la tabla dinámica. 3. Haga clic en la pestaña Opciones de la sección Herramientas de tabla dinámica. 4. Haga clic en el botón Gráfico dinámico.

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5. Aparecerá el cuadro de dialogo Insertar gráfico. Seleccione el tipo de gráfico que desea insertar y haga clic en Aceptar. 6. El grafico se creará en la misma hoja.

7. Se activará el Panel de Filtros del gráfico dinámico, desde el cual puede filtrar la información del gráfico dinámico.

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PROCEDIMIENTO PARA CREAR GRÁFICOS A PARTIR DE UNA TABLA DE DATOS. 1. 2. 3. 4.

Abra un archivo de Excel que contenga una tabla de información. Ubíquese en una celda de la tabla. Haga clic en la ficha Insertar. Haga clic en la flecha al pie del botón para desplegar el menú y haga clic en Gráfico dinámico.

5. Aparecerá el cuadro de diálogo para creación de una tabla dinámica:

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8. Desde aquí puede indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde quiere ubicar la tabla dinámica. Excel ha detectado el rango de celdas donde se encuentran los datos que se utilizarán. Verifique si el rango de celdas está correctamente seleccionado, si no está de acuerdo con el rango actual, borre el contenido de la casilla y haga usted la selección, incluyendo los rótulos de las columnas. 9. Haga clic en Aceptar. 10. La estructura del gráfico aparecerá en una hoja nueva así:

6. Ahora se debe arrastrar las etiquetas de campo hacia la parte de abajo del panel derecho, arrastre las etiquetas al cuadro correspondientes. En nuestro caso arrastraremos la etiqueta “Banco”, hacia el espacio de Filtro del informe (campos de página), la etiqueta “Vendedor” hacia el espacio de Campos de eje (categorías), la etiqueta “Pago” hacia el espacio de Valores (datos) y la etiqueta “Producto” hacia el espacio de campos de leyenda (series). 7. El grafico tomará la siguiente presentación:

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8. Puede cambiar en cualquier momento, la apariencia del gráfico utilizando el Panel de filtros de Gráfico dinámico y modificando las etiquetas en cada campo como necesite.

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