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Cruz Roja Costarricense

Guía Práctica para Crear Estructuras de Correos

Departamento de Informática

Ricardo Ruiz Elizondo 2012


Cruz Roja Costarricense Introducciรณn

El presente material tiene como objetivo orientar a los usuarios de Microsoft Outlook, en la creaciรณn de estructuras de correos que permitan el orden por movimientos de correos entre una carpeta a otra y el mantenimiento de los mismos para no saturar el buzรณn en el servidor.

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Cruz Roja Costarricense 1. Seleccionar en Herramientas - Opciones

2. Seleccionar pestaña Configuración de Correo y Archivos de datos.

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3. Seleccionar pestaña Archivo de datos y clic en Agregar

4. Clic en Aceptar

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5. Escoger la ubicaciรณn y escribir el nombre del archivo que tendrรก todos los correos en la estructura.

6. Escribir el nombre de la estructura

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Cruz Roja Costarricense 7. El archivo ha sido creado.

8. La nueva estructura creada ha sido anexada y es independiente al buz贸n del correo.

Buz贸n de correo

Estructura nueva en disco duro

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9. Clic derecho del mouse pueden crear sub-carpetas

sobre el nombre de la estructura se

Seleccionar “Nueva Carpeta”

Escriba el nombre de la Sub-carpeta

Sub-carpeta creada

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10. Seleccione el correo con el botón izquierdo del mouse desde el “inbox” o “buzón de entrada”, arrastre el correo hasta la subcarpeta deseada y suelte el botón nuevamente para que ejecute el movimiento. Nota: En realidad usted puede mover los correos a cualquier carpeta de su buzón. (NO RECOMENDABLE)

Ejemplo: se arrastra el correo “De” Marco Segura a la carpeta “año 2012”

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El correo se movió satisfactoriamente.

Notas y sugerencias 

Lo que se pretende con esta práctica es organizar y dar mantenimiento al buzón principal de entrada de correos “moviendo” cada uno de ellos a las estructuras correspondientes en el disco duro del computador.

Las estructuras de correo sólo pueden ser creadas en computadoras de escritorio o portátiles de ambiente Windows.

Se pueden crear todas las estructuras que se desea.

El tamaño de crecimiento de estas estructuras es de hasta 2 gigas por archivo. (Una estructura es igual a un archivo) (las sub-carpetas forman parte de las estructuras o archivos)

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Usted puede crear tantas sub-carpetas como las requiera. Con la misma opción del paso #9.

A mayor orden, más rápida la búsqueda de información

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Usted también puede dar mantenimiento a las sub-carpetas creadas.

Puede Mover, Copiar, Eliminar y Renombrar carpetas; ubicándose sobre la carpeta con la que desea trabajar y oprimiendo clic derecho del mouse.

Anote la dirección donde fue creado el archivo con la estructura en el disco duro.

Haga respaldos periódicos del (los) archivo(s) de la estructura de correo en cd, dvd, llaves maya, en la nube, etc.

Si el computador será formateado, informe al Departamento de Informática de estas estructuras de correo.

Las estructuras NO se pueden monitorear si usted utiliza el correo institucional desde la pagina de Cruz Roja Costarricense, www.cruzroja.or.cr; Son estructuras que pertenecen al disco duro del computador y se anexan al Outlook únicamente.

¡¡CUIDADO!! Recuerde: lo que usted borra, envía y recibe en su buzón (por Outlook o www.cruzroja.or.cr), son transacciones únicas por lo que tendrá efecto en ambos ambientes de conexión.

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