Issuu on Google+

REGN SKA SERVI BSCE

INDKØ B UDBU D FORSI KRING

KONC E ØKON RN OMI

ØKON

OMI

LØNSE

RVICE

kr.


Indhold Indkøb ........................................... 4-5

Udbud.............................................. 6-7

Forsikring/Risikostyring................... 8-9

kr.

Lønservice....................................10-11

Økonomi...................................... 12-13

Regnskabsservice....................... 14-17

3


Indkøb I Indkøb tager vi hånd om grundlaget for indkøb, med hensyn til pris, kvalitet, miljø og digitalisering af indkøbsprocessen. Vi tilbyder en række ydelser som er tilgængelige for samtlige medarbejdere i Herning Kommune, formålet er blandt andet at skabe besparelser og gøre arbejdsdagen lettere.

i

Yderligere information og kontaktoplysninger findes på intranettet under Koncern Økonomi.

Indkøbs portalen Support Rådgivn

ing

E-hande

l

INDKØB Adminis

tration

Indkøbs

analyse

Indkøbsportalen? Indkøbsportalen gør det muligt for dig at E-handle, se aftaler samt indhente nyttig information med relevans for disse områder. Når du e-handler via Indkøbsportalen, sikres du og din afdeling at forpligtende aftaler, samt lovgivning på området overholdes. Ved brug af Indkøbsportalen foretages der automatisk fakturahåndtering i økonomisystemet, såfremt ordre og faktura matcher.

4

X v re au sin

Undervisning Mangler du viden om Indkøbsportalen og/ eller brugen af e-handel, tilbyder Indkøb gratis undervisning. Kontakt Indkøb for yderligere information. Undervisningen foregår primært i rådhusets undervisningslokaler, men der er også mulighed for at blive undervist i din institution/afdeling.


Indkøbsanalyse Indkøb tilbyder at udforme en indkøbsanalyse for din afdeling/institution. En indkøbsanalyse har til formål at finde besparelser i din afdeling. Besparelserne er ofte at finde ved korrekt brug af Herning Kommunes aftaler.

Spørgsmål Har du spørgsmål til Indkøbsportalen, fakturabehandling, aftaler eller til indkøb generelt, er du mere end velkommen til at kontakte os. HOTLINE: 2343

En indkøbsanalyse kan også være med til at give et bedre overblik over økonomien i din afdeling/institution. Har du et ønske om at få foretaget en indkøbsanalyse for din afdeling/institution, bedes du kontakte Indkøb.

Adminis ta Hvordan tion sikrer vi en effek Xim rero tiv proce s? dem dolo rei ustiu voloresti recae lis um aliqu is aut as e es expliq s ue offica tur solup adis udaepe ta tatios rferior e sequas nciis cie perovitiis nt.

5


Udbud Vi er din interne konsulent i forbindelse med udbud af varer og tjenesteydelser, og tager hånd om de kommercielle og udbudsretlige forhold i hele udbudsprocessen. Formålet er at sikre konkurrenceudsættelse i henhold til gældende lovgivning og opnå stordriftsfordele. Vi kan også tilbyde hjælp til enkeltstående indkøb, herunder forhandling af priser og betingelser.

i

Yderligere information og kontaktoplysninger findes på intranettet under Koncern Økonomi.

1

Kravspecifik ation

8

Vedlige h

old

2

Kontrak tudform ning

7

Tredje m åned evalueri ers ng

UDBUD

3

Udbuds materia le

6

Drift

5

4

Offentlig

gørelse

Udbuds proces

Ud Hv

2. Kontraktudformning 1. Kravspecifikation Hvad er en kravspecifikation? Formålet med en kravspecifikation er at give tilbudsgiverne et fuldstændig klart billede af, hvilken opgave kommunen ønsker at få løst samt på hvilket serviceniveau. Kravspecifikationen udarbejdes af udvalgte brugere og fagpersoner, der står på mål for det indholdsmæssige.

6

Hvordan får vi lavet en god kontrakt? Kontrakten skal sikre, at den daglige drift kan forløbe uden de store udfordringer. Der skal derfor tages stilling til flere faktorer, herunder om der skal stilles sikkerhed, udarbejdes betalingsplan m.v. Hvis kontrakten misligholdes er det væsentligt at brugerne er opmærksomme på gældende bodsbestemmelser og andre sanktionsmuligheder. Vi omsætter de juridiske paragraffer til daglig praksis og tager efter aftale del i den løbende implementering og evaluering.

Et f afgø og fo Et fy er de beting rencen opgave


3. Udbudsmateriale

6. Drift

Hvad skal udbudsmaterialet indeholde? Det er vigtigt, at udbudsmaterialet klart beskriver, hvilke minimumskrav brugere og fagpersoner stiller til produkter og/eller ydelser. Vi rådgiver omkring udvælgelse af leverandører og kriterier for tildeling af kontrakterne.

Hvordan sikrer vi effektiv kontraktstyring? Vi godkender og vedligeholder e-katalogerne på Indkøbsportalen (til elektronisk handel med leverandør), og tager stilling til aftalte prisreguleringer, spørgsmål om sortimentstilpasning og erstatningsprodukter. I forbindelse med indkøb af IT udstyr, kan vi rådgive omkring den juridiske håndtering af driftsog overtagelsesprøver.

4. Offentliggørelse

Hvad er vigtigt ved offentliggørelse? (i daglig tale udbudsbekendtgørelse) Offentliggørelsen skal indeholde tilstrækkelig mange oplysninger til, at en leverandør kan 4 dbudsb danne sig et indtryk af opgaven og vurdere, ekendtg ørelse vordan sikrer v i en effe om opgaven er relevant og interessant at ktiv pro fyldesg es? ørende byde cpå. Vi tilbyder at klare offentliggørelsen udb ørende for en g udsmateriale od udbufor dig iealle r or et eft relevante medier. dsproce erfølge

s nde sam yldesgø arbejde rende u . dbudsm et mate a teriale riale, de r klart b gelsern eskriv e fo n, og so r at deltage i k er onkurm e der sk fortæller hvilke n al løses .

7. Evaluering Hvorfor er evaluering vigtig – og hvem gør hvad? Vi tilbyder at tage initiativ til evalueringsog statusmøder mellem kommunen og aftaleleverandørerne i samarbejde med brugere og fagpersoner. Evaluering er vigtig i forhold til at sikre, at de krav der stilles også efterleves, så indkøbsaftalerne fungerer tilfredsstillende.

5. Udbudsproces Hvordan sikrer vi en effektiv proces? Vi udarbejder i fællesskab en realistisk tidsplan. Vi rådgiver omkring teknisk dialog med markedet, høring af udbudsmaterialet og spørgemøde med de potentielle leverandører med henblik på optimal dialog. Formålet er at skabe mere innovative indkøbsløsninger.

7


Forsikringer Risikostyring Vi arbejder med administration af Herning Kommunes forsikringer og skadeanmeldelser, og vi rådgiver løbende i forbindelse med skadeanmeldelser. Vi arbejder også med at forebygge forsikringsskader – i fagsprog kaldes det for ”Risikostyring”. Formålet er at forsikre og sikre Herning Kommunes værdier og medarbejdere.

i

Yderligere information og kontaktoplysninger findes på intranettet under Koncern Økonomi.

Hvad k an vi hjælpe med?

Er der tilskud?

Ydelser Forsikri ng Hjælp ti l risikosty ring

FORSIK

RINGE

R

Ydelser Risikos tyring

Hvem h ar ansvare t?

Hvad få r vi ud af de t?

Hvorfor ska risikosty l vi re?

H Ta

Xi vo res aud sinc

Hvad kan vi hjælpe med?

Ydelser/Forsikring

Har du ansvaret for en institution eller afdeling, så kan vi hjælpe dig med dine forsikringer og forebyggelse af forsikringsskader.

• Forsikringer

Forebyggelse af forsikringsskader handler lige så meget om mennesker, som det handler om god økonomistyring.

8

• Rådgivning ved policespørgsmål • Skadeanmeldelser • Rådgivning ved forsikringsskader • Forsikringsøkonomi • Hjælp til selvhjælp


Hvorfor risikostyre?

Er der tilskud?

Når nogen falder, noget brænder eller der opstår en vandskade, så har det som regel både menneskelige og økonomiske omkostninger.

I kan søge om tilskud til forebyggelse af forsikringsskader fra Herning Kommunes risikostyringspulje.

Hvad får vi ud af det? Passer man ekstra godt på og undgår skader og uheld, giver det et godt arbejdsmiljø, et godt image og en økonomisk gevinst til gavn for os alle.

Hvorfo rs Tag stilli kal vi risikosty ng til uh re? eld - fø r de ske im rero r dem do lo oloresti um aliq rei ustiurecae lis u is s expliq aut as e ue s adis daepe rf officatur solup ta tatios eri ciis cien or esequas pe rovitiis t.

Ydelser/Riskostyring • Forebyggelse af forsikringsskader • Sikring af værdier • Hjælp til valg af sikringsmetoder • Tilskud til forebyggelse af forsikringsskader • Risikostyring – implementering • Informationsaktiviteter om risikostyring og forebyggelse af forsikringsskader

Hjælp til Risikostyring? I kan få hjælp til arbejdet med risikostyring og forebyggelse, hvis i kontakter Herning Kommunes risikostyringskoordinator.

Hvem har ansvaret? Ansvaret for Herning Kommunes ”Forsikrings- og Risikostyringsstrategi” ligger decentralt i organisationen.

9


Lønservice Uanset om du har personaleansvar i en afdeling eller institution, kan du få hjælp til lønstyring, ansættelsesbreve, feriepenge, dagpengerefusion og lignende i Lønservice. Du kan have brug for at blive klædt på til at guide og hjælpe dine medarbejdere i forhold til de administrative sider af deres ansættelse. Det hjælper Lønservice også med.

i

Yderligere information og kontaktoplysninger findes på intranettet under Koncern Økonomi.

God serv

ice

Sådan a

rbejder

vi Online Lønserv ice

Om Løn

service

LØNSE

RVICE Portalen Løn og Fravær

kr.

Ydelser

kr.

Om Lønservice Lønservice udbetaler løn til alle ansatte i Herning Kommune. Afdelingen er delt i tre team og hører under Koncern Økonomi.

10

kr.

Sådan arbejder vi

Afdelingens primære opgave er at udbetale løn til Herning Kommunes cirka 8.500 ansatte. servicerer alle kommunens ledere inden for den overordnede løn- og personaleadministration i tæt samarbejde med Koncern HR.

De tre team i Lønservice har hver deres forvaltningsområder, som de servicerer. Den enkelte afdeling eller institution har sin egen lønkonsulent, som sparrer, rådgiver, underviser og giver konkret hjælp til lederen i forhold til den del af personaleansvaret, der handler om løn.

Lønservice udvikler og vedligeholder løn- og personaleadministrative systemer og varetager desuden undervisningen i disse.

Det er også Lønservice, som leverer samlede løn- og personalestatistikker til forvaltningerne og eksterne samarbejdspartnere.


kr.

kr.

God service

Online Lønservice

I Lønservice vægter vi den gode service højt. For os betyder det, at vi gerne vil i dialog om, hvad vi kan hjælpe med i forhold til den del af personaleansvaret, der handler om løn. Kontakt lønkonsulenten for at høre mere om, hvad Lønservice kan tilbyde.

Få adgang til hjælp fra Lønservice døgnet rundt alle ugens dage gennem vores online hjælp på Intranettet, som vi kalder Online Lønservice. På Online Lønservice finder du blandt andet:

kr.

Portalen Løn og Fravær Portalen Løn og Fravær (Rollebaseret Indgang) giver adgang til præcis de data, som du har brug for. Konceptet er i sin enkelthed at skabe nem adgang til opdaterede data og kun de data, du har brug for i dit arbejde. Hver leder har således et skræddersyet browservindue, som samler alle relevante it-funktioner og oplysninger med individuelt tilpassede adgangstilladelser. Her kan man tilgå indberetningsbilleder og administrative opgaver fra samme vindue med fælles logik. Det er især en lettelse for de decentrale ledere, som tidligere har skullet finde rundt i mange forskellige systemer. Portalen Løn og Fravær (Rollebaseret Indgang) støtter dermed decentralisering og er nemt at bruge for ledere i kommunen.

• Online hjælpeværktøjer • Online registreringer • Standardskemaer og blanketter • Frister for aflevering og indberetning • Svar på ofte stillede spørgsmål.

kr.

Ydelser Særlige ansvarsområder i Lønservice: • Decentral lønstyring • Ansættelsesbreve • Dagpengerefusion • Feriepenge • Scanning og journalisering af personalesager • Tjenestemandspensioner • Afregning af personalegoder, personaleforeninger, pensioner, A-skat m.m. • Levering af løn- og personalestatiske data til alle forvaltninger, Danmarks Statistik m.fl.

11


Økonomi Ydelser

Vi har fokus på styring af kommunens samlede økonomi ud fra en opfattelse af, at god økonomistyring giver handlefrihed. Vi arbejder på at være din foretrukne samarbejdspartner, når det drejer sig om at betragte kommunens økonomi som en helhed.

i

Underv

isning Sådan

Økonom

Yderligere information og kontaktoplysninger findes på intranettet under Koncern Økonomi.

iportale

n

MI Gode b

eslutnin

Løbend e opfølgn ing

Økonomiportalen

I Økonomiportalen er materiale specielt rettet mod dig som institutions- og afdelingsleder. Der er adgang til Økonomiportalen via Intranettet.

12

r vi

ØKONO

Konsule nt og samarb ejdspart ner

Formålet med Økonomiportalen er at dele viden om overordnede principper for økonomistyring i Herning Kommune. Her kan du finde information om økonomistyring, vejledninger, skabeloner mm. til brug i dit daglige arbejde.

arbejde

Undervisning Mangler du viden om økonomistyringen i Herning Kommune, tilbyder vi kurser på Intranettet. Du kan også kontakte os, hvis du ønsker et kursus specielt tilpasset dine behov.

ger


Sådan arbejder vi

Ydelser

Vi har ansvar for, at der bliver udarbejdet et samlet budget og regnskab for Herning Kommune, og at der bliver fulgt op på budgettet. Vi holder løbende øje med, at kommunekassen ikke bliver tom.

• Budget og regnskab

Har du nedsat projektgrupper, hvor der er behov for spidskompetencer i økonomi, er det os, du skal have fat i.

• Budgetlægning • Budgetopfølgning • Regnskabsaflæggelse • Overførselssagen • Likviditetsopgørelser • Økonomiske oplysninger i dagsordenspunkter til politiske møder • Lejemål og deponering, sponsorater, tilskudssager, momsspørgsmål, anlægsstyring

Gode beslutninger - kræver gode spørgsmål og svar

• Udarbejdelse af business cases, herunder opstilling af alternative løsningsmodeller og finansieringsmåde • Og det er hos os, du får befolknings- og skoleprognoser, nøgletal og statistikker.

Hvad bruger vi pengene til i dag? Skal vi bruge pengene på samme måde de næste år? Det er vores opgave sammen med jer at finde svarene og sende beslutningsoplæg til Direktionen og det politiske niveau.

13


Regnskabsservice Vi ønsker at være din foretrukne samarbejdspartner omkring opkrævnings- og regnskabsadministrative opgaver. Det gør vi, fordi vi har ansvaret for den overordnede udvikling og anvendelse af økonomisystemet ØS Indsigt og opkrævningssystemet KMD Opus Debitor.

i

Yderligere information og kontaktoplysninger findes på intranettet under Koncern Økonomi.

ØS Indsig

t

Samarb

ejdsforu

m KMD Op us Debitor

Fakta i Regnsk absservic

e

REGNS KA SERVIC BS E

Økonom

iportalen

Fakta om Regnsk absservic e

Ydelser

Undervi sning og rådg ivning

Fakta om Regnskabsservice I Regnskabsservice yder vi faglig og kompetent service og rådgivning, og vi samarbejder med hele organisationen Herning Kommune omkring opkrævnings- og regnskabsadministrative opgaver. Vi bestræber os på løbende at orientere dig om vigtige nyheder, ny funktionalitet i vores systemer og hjælp til optimering og effektivisering af arbejdsprocesser via Herning Kommunes Intranet

14

Samarbejdsforum Vi har særlig fokus på, at vores ydelser afstemmes med organisationens behov og opbygges via forventningsafstemning og relationer til organisationen. Dette gør vi bl.a. via daglig proaktiv sparring og dialog og opbygning af netværk i forhold til udvikling og vedligeholdelse af ØS Indsigt, Opus Debitor og Herning Kommunes kontoplan.


m ta o ervice k a s F abs k s egn

no

Øko

R

rum

sfo bejd

ar

Sam

n

tale

or mip

ng isni ng v r e i Und ådgivn r og

Økonomiportalen Undervisning og rådgivning Sidder du i en fagforvaltning, hjælper vi dig gerne med planlægning af kurser, tværfaglige møder og målrettet rådgivning til fagforvaltningen, decentrale ledere og/eller medarbejdere i brugen af ØS Indsigt, momsregler, procedurer for bilagsbehandling eller anden relevant information inden for opkrævnings- og regnskabsopgaver. Sidder du i en decentral enhed, kan du altid kontakte din fagforvalting og via dem få målrettet hjælp og rådgivning.

Via Økonomiportalen får du adgang til onlinehjælp til de daglige regnskabsadministrative opgaver: • Vejledninger til ØS Indsigt og Opus Debitor • Momsregler • Kontoplan og konteringsregler • Anvisningsskemaer • Ansøgning om personligt forskud og kasseforskud • Ansøgning om oprettelse af bankkonti • NemHandel og elektroniske fakturaer

15


Regnskabsservice Vi ønsker at være din fortrukne samarbejdspartner omkring opkrævnings- og regnskabsadministrative opgaver. Det gør vi, fordi vi har ansvaret for den overordnede udvikling og anvendelse af økonomisystemet ØS Indsigt og opkrævningssystemet KMD Opus Debitor.

i

Yderligere information og kontaktoplysninger findes på intranettet under Koncern Økonomi.

ØS Indsigt Er du bruger af ØS Indsigt, kan du få adgang til vejledninger målrettet din rolle som bruger af systemet. Vejledningerne finder du på Økonomiportalen. I ØS Indsigt har vi også oprettet direkte link til relevante informationer på Økonomiportalen. Har du brug for hjælp til ØS Indsigt, skal du kontakte superbrugeren i din fagforvaltning. Vi udbyder løbende kurser, som er målrettet nye brugere, udvidede kurser for øvede brugere og kurser for ledere i forhold til anvisning, ledelsestilsyn og økonomirapporter i forbindelse med den løbende økonomistyring.

16

KMD Opus Debitor Er du bruger af Opus Debitor, kan du hente hjælp til systemet via systemvejledninger på Økonomiportalen. Vi er klar ved telefonen eller pr. mail til at hjælpe dig, ligesom vi gerne tilbyder individuel og afdelingsvis undervisning i Opus Debitor.


ta i rvice k a F se abs k s gn

t

ØS

sig Ind

Re

pus O D KM ebitor D

Ydelser • • • • • • • • • • • • • • •

Anvisning Bankkonti Garantier Indtægter (bogføring af indtægter) Kontoplan Kontoalias Leverandøroprettelser Moms (afregning og vejledninger) NemHandel og elektroniske fakturaer Opus Debitor Regnskab Elektroniske rykkerskrivelser Intern revision og interne kontroller Undervisning/rådgivning ØS indsigt.

lser

Yde

Fakta i Regnskabsservice I Regnskabsservice har vi ansvar for alle udbetalinger i ØS Indsigt. I 2012 havde vi 181.000 udbetalinger til leverandører. Vi vedligeholder og ajourfører løbende de ca. 12.000 leverandørnumre og ca. 41.300 kontonumre, der er registeret i ØS Indsigt. Desuden står vi for opkrævningen af alle restancer oprettet i KMD Opus Debitor. Vi kan i perioder have op til 98.000 registrerede krav i Opus Debitor. Vi varetager også afstemning og bogføring af indtægter på Herning Kommunes hovedkonti. I gennemsnit har vi ca. 5.000 årlige kontante indbetalinger.

17


kr.


Visitkort, Koncern Økonomi