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MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

INSTITUTO NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

MANUAL DE USUARIO

REGIMEN ESPECIAL CONTRATOS ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS O SUS SUBSIDIARIAS

ENTIDAD CONTRATANTE

Enero 2013

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MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL

CONTRATOS ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS O SUS SUBSIDIARIAS ................... 3 1. Presentación........................................................................... 3 2. Fundamento Jurídico ................................................................. 3 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP. ......................................... 3 2.2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP. ...................................... 4 ENTIDAD CONTRATANTE ................................................................ 6 3. Fase Precontractual .................................................................. 6 3.1 Creación del Proceso ............................................................. 6 Paso 1: Información Básica ........................................................ 9 Paso 2: Productos ................................................................ 13 Paso 3: Parámetros de Calificación ............................................ 16 Paso 4: Selección de Proveedores.............................................. 18 Paso 5: Plazos y Fechas .......................................................... 19 Paso 6: Anexos .................................................................... 22 3.2 Consulta de Procesos........................................................... 23 PROVEEDOR ............................................................................. 25 3.3 Revisar Invitación y realizar preguntas ...................................... 25 ENTIDAD CONTRATANTE .............................................................. 28 3.4 Audiencia de Preguntas y Aclaraciones ..................................... 28 PROVEEDOR ............................................................................. 29 3.5 Entrega de Propuestas ......................................................... 29 3.6 Solicitud de Convalidación de Errores ....................................... 33 PROVEEDOR ............................................................................. 40 3.7 Respuesta a la Convalidación de Errores .................................... 40 ENTIDAD CONTRATANTE .............................................................. 42 3.8 Revisar Convalidación .......................................................... 42 3.9 Calificación de Ofertas ........................................................ 44 3.10 Adjudicación ................................................................... 49 4. Fase Contractual .................................................................... 52 4.1 Registro de Contratos .......................................................... 52 4.2 Finalización del Proceso ....................................................... 55 5. Glosario .............................................................................. 57

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CONTRATOS ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS O SUS SUBSIDIARIAS

1. Presentación El presente manual fue elaborado con el objeto de dar a conocer a las Entidades Contratantes la Normativa relacionada con el procedimiento de Régimen Especial para los contratos celebrados entre Entidades Públicas o sus Subsidiarias cuyo capital pertenezca en el 50% o más a entidades de derecho Público. El manual contempla las directrices necesarias para la utilización de la Herramienta Tecnológica, la cual deberá ser utilizada para la Publicación del Procedimiento.

2. Fundamento Jurídico 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP. Art. 2.- Régimen especial.- Se someterán a la normativa específica que para el efecto dicte el Presidente de la República en el Reglamento General a esta Ley, bajo criterios de selectividad, los procedimientos precontractuales de las siguientes contrataciones: 8. Los que celebren el Estado con entidades del sector público, éstas entre si, o aquellas con empresas públicas o empresas cuyo capital suscrito pertenezca, por lo menos en el cincuenta (50%) por ciento a entidades de derecho público o sus subsidiarias; y las empresas entre si. También los contratos que celebren las entidades del sector público o empresas públicas o empresas cuyo capital suscrito pertenezca por lo menos en cincuenta (50%) por ciento a entidades de derecho público, o sus

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subsidiarias, con empresas en las que los Estados de la Comunidad Internacional participen en por lo menos el cincuenta (50%) por ciento, o sus subsidiarias. El régimen especial previsto en este numeral para las empresas públicas o empresas cuyo capital suscrito pertenezca, por lo menos en cincuenta (50%) por ciento a entidades de derecho público o sus subsidiarias se aplicará únicamente para el giro específico del negocio; en cuanto al giro común se aplicará el régimen común previsto en esta Ley. La determinación de giro específico y común le corresponderá al Director Ejecutivo del Instituto Nacional de Contratación Pública;

2.2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP. CONTRATOS ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS O SUS SUBSIDIARIAS Art. 98.- Procedencia.- Se sujetarán al procedimiento establecido en esta sección las contrataciones que celebren: 1. El Estado con entidades del sector público, o éstas entre sí; 2. El Estado o las entidades del sector público con: 2.1 Las empresas públicas o las empresas cuyo capital suscrito pertenezca, por lo menos en cincuenta por ciento (50%) a entidades de derecho público; 2.2 Las empresas subsidiarias de aquellas señaladas en el numeral 2.1.o las subsidiarias de éstas; y, 2.3 Las personas jurídicas, las empresas o las subsidiarias de éstas, creadas o constituidas bajo cualquier forma jurídica, cuyo capital, rentas o recursos asignados pertenezcan al Estado en una proporción superior al cincuenta por ciento; 3.Entre sí, las empresas públicas, las subsidiarias de éstas, o las empresas creadas o constituidas bajo cualquier forma jurídica cuyo capital, rentas o recursos asignados pertenezcan al Estado en una proporción superior al cincuenta por ciento.

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MANUAL DE USUARIO DE REGIMEN ESPECIAL Nota: Los numerales 2.1 y 3 del del artículo 98 del presente reglamento, fueron sustituidos por el artículo 7 del Decreto Ejecutivo No. 841, de 2 de agosto de 2011, publicado en el Registro Oficial No. 512, de 15 de agosto de 2011. Art. 99.- Procedimiento.- Para las contrataciones de las entidades contratantes previstas en el artículo anterior, se observará el siguiente procedimiento: 1. La máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado emitirá una resolución en la que conste la conveniencia y viabilidad técnica y económica de la contratación; aprobará los pliegos, el cronograma del proceso; y, dispondrá el inicio del procedimiento especial; 2. Se publicará en el Portal www.compraspublicas.gov.ec la resolución de la máxima autoridad de la entidad contratante, adjuntando la documentación descrita en el numeral anterior y la identificación de la entidad o empresa invitada, señalando el día y la hora en que fenece el período para la recepción de la oferta; 3. Una vez publicada la resolución, la entidad contratante enviará invitación directa a la entidad o empresa seleccionada con toda la información que se publicó en el Portal www.compraspublicas.gov.ec; 4. En el día y hora señalados para el efecto en la invitación, que no podrá exceder el término de 3 días contados desde su publicación, se llevará a cabo una audiencia de preguntas y aclaraciones, de la cual se levantará un acta que será publicada en el Portal www.compraspublicas.gov.ec; 5. En la fecha y hora señaladas para el efecto, a través del Portal www.compraspublicas.gov.ec, se procederá a la recepción de la oferta de la entidad o empresa invitada; 6. La máxima autoridad o su delegado, mediante resolución motivada adjudicará la oferta o declarará desierto el proceso, sin lugar a reclamo por parte del oferente invitado.

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Art. 100.- Contrataciones con empresas públicas internacionales.- Las contrataciones que celebren el Estado o las entidades y empresas consideradas en el numeral 8 del artículo 2 de la Ley, con empresas públicas de los Estados de la Comunidad Internacional, se realizarán de conformidad con los términos y condiciones constantes

en

los

tratados,

convenios,

protocolos

y

demás

instrumentos

internacionales, de haberlos; así como, en acuerdos, cartas de intención y demás formas asociativas; en el caso de no haberse previsto un régimen de contratación específico, se seguirá el procedimiento previsto en el artículo precedente. Para el propósito de este artículo, como empresas públicas de los Estados de la Comunidad Internacional se entienden a las personas jurídicas, las empresas o las subsidiarias de éstas, creadas o constituidas bajo cualquier forma jurídica, cuyo capital, rentas o recursos asignados pertenezcan al Estado de la Comunidad Internacional, en una proporción superior al cincuenta por ciento.

ENTIDAD CONTRATANTE 3. Fase Precontractual 3.1 Creación del Proceso

Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer versión 7, Mozilla Firefox 3.0 o superior. Ingrese al portal www.compraspublicas.gob.ec. Imagen 3.1

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Imagen 3.1

Para ingresar al Sistema Transaccional, haga clic en el ícono “Sistema Oficial de Contratación Pública”. Imagen 3.2

Imagen 3.2

Para acceder al Sistema Transaccional, ingrese número de “Ruc”, nombre de “Usuario” y “Contraseña”, luego haga clic en el botón “Entrar”. Imagen 3.3

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Imagen 3.3

En la siguiente imagen podrá observar la pantalla de inicio del sistema para una Entidad Contratante. Imagen 3.4

Imagen 3.4

Para crear un proceso de Régimen Especial ingrese al menú “Entidad Contratante”, submenú “Régimen Especial”, como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 3.5

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Imagen 3.5

Registre los siguientes pasos para la creación del proceso:

Paso 1: Información Básica En este paso la Entidad deberá registrar los datos básicos para la creación del proceso, a continuación se detalla la información que deberá registrar. 

Entidad Contratante: Nombre de la Entidad, esta información será desplegada automáticamente del Sistema.

Representante Legal: Nombre de la Máxima Autoridad de la Entidad Contratante, esta información será desplegada automáticamente del Sistema.

Número de Resolución: Número de Resolución establecido por la Entidad Contratante para acogerse al procedimiento de Régimen Especial.

Justificación: Breve descripción de la justificación legal para acogerse al Régimen Especial.

Código del Proceso: Codificación que se utilizará para identificar el proceso de Contratación.

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Siglas del código: Siglas del Proceso de Contratación –Siglas del Proceso de Régimen Especial- Siglas de la Entidad Contratante – Número secuencial establecido por la Entidad – Año.

Ejemplo: RE–EEC-MAE-001-2012 Entre Entidades Contratantes RE-EPI-MAE-001-2012 Empresas Públicas Internacionales 

Objeto del Proceso de Contratación: Breve descripción del Bien, Servicio, Obra o Consultoría a contratar.

Descripción del Proceso de Contratación: Breve descripción administrativa del Objeto de Contratación.

Dirección: Dirección donde será entregado el producto objeto del Contrato.

Palabras Claves: Palabras afines al objeto de Contratación, se requieren para la búsqueda del proceso.

Tipo de Contratación: Seleccione “Contratos entre Entidades Públicas o sus Subsidiarias” si ese es el tipo de contratación que se requiere, y para el caso en que se requiera realizar la contratación con Empresas Públicas Internacionales, busque la opción del mismo listado y selecciónela.

Tipo de Compra: Seleccione de entre las opciones: “Bienes”, “Servicios”, “Obras” o “Consultoría”, si es el caso de Contratación entre Entidades Públicas o sus subsidiarias. Para el caso de Contrataciones con Empresas Públicas Internacionales, tendrá las siguientes opciones: “Bienes”, “Servicios”,”Obras” o “Consultoría”.

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Presupuesto Referencial Total: Valor del Presupuesto Referencial.

Partida Presupuestaria: Número de Partida Presupuestaria.

Forma de Pago: Anticipo: Porcentaje de anticipo. Saldo a: Otra, revisar términos de Referencia, pago a 30 días, pago a 45 días, pago contra entrega de bienes, obras o servicios, pago por otro concepto, pago por planilla.

Funcionario Encargado del Proceso: Contacto a cargo del proceso.

Costo de Levantamiento de Textos, reproducción y edición de pliegos: Seleccione de entre las opciones SÍ o NO. Sólo si seleccionó la opción SÍ, ingrese Costo y Detalle de pago, caso contrario continúe con la siguiente opción. Recuerde que esta opción sólo se deberá seleccionar cuando la Entidad Contratante

haya

incurrido

en

algún

gasto

económico

por

levantamiento o edición de los pliegos. Una vez que haya ingresado toda la información proceda a hacer clic en el botón “Continuar”. Imagen 3.6

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Imagen 3.6

Para confirmar los datos ingresados, haga clic en el botón “Aceptar”, y continue al siguiente paso. Imagen 3.7

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Imagen 3.7

Paso 2: Productos En esta sección deberá agregar el código CPC del bien que se requiere adquirir y por el cual se realizará la invitación, para ello haga clic en el botón “Buscar Producto”. Imagen 3.8

Imagen 3.8

Busque el código de lo que requiere contratar, la búsqueda la puede hacer con la palabra clave (lo que se va a contratar) o con el código del producto si es que ya lo conoce. Imagen 3.9

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Imagen 3.9

A continuación el sistema le presentará los resultados de la búsqueda, luego proceda a seleccionar el código que necesita haciendo clic en la casilla que se encuentre al lado izquierdo del código. Imagen 3.10

Imagen 3.10

Ingrese ahora la UNIDAD DE MEDIDA, CANTIDAD, VALOR UNITARIO, la CANTIDAD TOTAL lo calculará automáticamente el sistema, en el campo CARACTERÍSTICAS podrá agregar alguna descripción específica si lo requiere. Imagen 3.11

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Imagen 3.11

Si está seguro de que ha registrado todos los datos correctamente, proceda a agregar el código haciendo clic en el botón “Añadir”. Imagen 3.12

Imagen 3.12

Si ha concluido el registro de productos, haga clic en el botón “Continuar”. Imagen 3.13

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Imagen 3.13

Paso 3: Parámetros de Calificación Paso en el que deberá agregar los parámetros de calificación, haga clic en el botón “Agregar Parámetro”. Imagen 3.14

Imagen 3.14

Seleccione del siguiente listado los parámetros de calificación que requiere para calificar las ofertas del proveedor, para ello haga clic en el siguiente ícono

, de esta manera agregará el parámetro. Imagen 3.15

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Imagen 3.15

El parámetro ha sido agregado. Imagen 3.16

Imagen 3.16

Una vez que haya agregado todos los parámetros haga clic en el botón “Continuar”. Imagen 3.17

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Imagen 3.17

Paso 4: Selección de Proveedores Para la selección del proveedor el sistema le presentará dos opciones de búsqueda, ya sea por número de RUC o por Razón Social. Seleccione la opción de búsqueda, ingrese los datos y finalmente haga clic en el botón “Buscar Proveedor”. Imagen 3.18

Imagen 3.18

El sistema mostrará el resultado de la búsqueda, luego seleccione al proveedor haciendo un clic en la razón social, como se muestra a continuación. Imagen 3.19

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Imagen 3.19

Ahora haga clic en el botón “Continuar” para ir al siguiente paso. Imagen 3.20

Imagen 3.20

Paso 5: Plazos y Fechas A continuación proceda a ingresar los plazos requeridos para Vigencia de Oferta y Plazo de Entrega, recuerde ingresar el tiempo en días. Imagen 3.21

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Imagen 3.21

El siguiente paso es el registro de las Fechas en las que se realizará todo el proceso precontractual, para ello haga clic en el calendario, registre mes, día, hora y minutos, como se muestra a continuación. Imagen 3.22

Imagen 3.22

Las fechas que deberá ir ingresando para el procedimiento son las siguientes: 

Fecha de Publicación: Fecha y hora en la que se publicará el proceso el proceso.

Fecha límite de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones: Fecha y hora límite para que el proveedor pueda hacer preguntas sobre inquietudes que tenga del pliego y para que la Entidad Contratante las responda. El tiempo para realizar las preguntas y realizar aclaraciones se cuenta desde la Fecha y Hora de Publicación hasta antes de la Fecha y Hora límite de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones.

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Fecha límite de Propuestas: Fecha límite para entregar las ofertas a través del sistema. El tiempo para entregar las ofertas se cuenta desde la Fecha y Hora límite de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones hasta antes de la Fecha límite de Propuestas.

Fecha de Apertura de Ofertas: Fecha en la que se abrirán las ofertas.

Fecha Estimada de Adjudicación: Fecha en la que se estima se realizará la Adjudicación del proceso.

Desde la Fecha de Apertura de Ofertas hasta antes de la Fecha y hora Estimada de Adjudicación se realizará la Convalidación de Errores de las ofertas, la Calificación y la Adjudicación. Ingrese las fechas y una vez que haya concluido con el registro, haga clic en el botón “Continuar”. Imagen 3.23

Imagen 3.23

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Los tiempos del cronograma serán establecidos en base a la Normativa.

Paso 6: Anexos El registro del proceso concluirá adjuntando en esta sección los pliegos y la Resolución de Régimen Especial. Imagen 3.24

Imagen 3.24

Ahora proceda a adjuntar los documentos en las secciones indicadas, para ello haga clic en el botón “Seleccionar archivo”, ubique el archivo que se requiere adjuntar, luego haga clic en el botón “Abrir”, posterior a esto ingrese el nombre del Documento en el campo “Descripción” y finalmente haga clic en el botón “Subir”. Imagen 3.25

Imagen 3.25

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El siguiente documento que deberá adjuntar en el sistema es la Resolución Administrativa que justifica la necesidad de acogerse al Régimen Especial. Para concluir con la Creación del Proceso, haga clic en el botón “Finalizar”. Imagen 3.26

Imagen 3.26

3.2 Consulta de Procesos Una vez que haya finalizado el proceso, búsquelo en la opción “Consultar”, submenú “Régimen Especial”. Imagen 3.27

Imagen 3.27

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Podrá realizar la búsqueda del proceso con cualquiera de las opciones siguientes: palabra clave, Tipo de Contratación, Estado del Proceso, Código del Proceso o por Fechas de Publicación. Imagen 3.28

Imagen 3.28

Una vez que haya seleccionado alguna de las opciones proceda a dar clic en el botón “Buscar”. Imagen 3.29

Imagen 3.29

A continuación, haga clic en el código del proceso, como se muestra a continuación. Imagen 3.30

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Imagen 3.30

Al ingresar podrá verificar toda la información del proceso que creó, ingresando mediante las pestañas que se muestran en dicho proceso como son: Descripción, Fechas, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos. Imagen 3.31

Imagen 3.31

PROVEEDOR 3.3 Revisar Invitación y realizar preguntas Una vez publicado el proceso el sistema enviará la invitación inmediata y automática al portal, para ello deberá revisar el Listado de Invitaciones recibidas e ingresar al proceso que desea participar.

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Para ingresar a una de las invitaciones, haga clic en el código del proceso en el que le interese participar, a continuación una imagen de ejemplo. Imagen 3.32

Imagen 3.32

Revise cada una de las pestañas de información del proceso, como son Descripción, Fechas, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos. Imagen 3.33

Imagen 3.33

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Recuerde además que en la pestaña “Archivos” podrá descargar el pliego del proceso y la Resolución que emitió la Entidad Contratante para acogerse al Régimen Especial, para descargar el documento haga clic en el ícono que se muestra a continuación. Imagen 3.34

Imagen 3.34

Si el proveedor requiere hacer algún tipo de pregunta referente a los pliegos, lo deberá hacer en el estado “Audiencia de preguntas y aclaraciones”, dicha audiencia se la realizará directamente entre el proveedor y la Entidad Contratante, desde la Fecha de Publicación hasta antes de la Fecha de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones. Recuerde que las preguntas no se las hace a través del sistema, sino directamente a la Entidad.

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ENTIDAD CONTRATANTE 3.4 Audiencia de Preguntas y Aclaraciones Para este caso la Entidad debe recordar que debe existir una audiencia de preguntas y aclaraciones, esto se lo realiza presencialmente con el proveedor antes de la Fecha límite de la Audiencia de preguntas y aclaraciones, de dicha audiencia la Entidad deberá levantar un acta en la que consten las preguntas y respuestas, y luego esto debe ser publicado, para ello revise que el proceso se encuentre en el Estado “Audiencia de Preguntas y Aclaraciones”, después revisar el enlace “Ver Audiencia de Preguntas y Aclaraciones” donde subirá el acta. Imagen 3.35

Imagen 3.35

En la siguiente pantalla proceda a ingresar una breve descripción de lo acontecido en la Audiencia de Preguntas y Aclaraciones y en la sección posterior

adjunte el acta, luego proceda a ingresar los datos de la

Descripción y a adjuntar el documento como se indicó en pasos anteriores en este manual. Imagen 3.36

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Imagen 3.36

Una vez que haya añadido el acta haga clic en el botón “Registrar Acta”. Imagen 3.37

Imagen 3.37

PROVEEDOR 3.5 Entrega de Propuestas Para el Envío de las Ofertas el proveedor deberá revisar que el Estado del proceso se encuentre en “Entrega de Propuestas”, si es así, ingrese al enlace que se encuentra en la parte superior del proceso y dice “Entrega de Propuesta”. Imagen 3.38

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Imagen 3.38

Recuerde que el envío de la oferta podrá realizarlo desde la fecha y hora límite de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones hasta antes de la fecha y hora límite de Propuestas. Ahora ingrese al enlace “Enviar Oferta”. Imagen 3.39

Imagen 3.39

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En la siguiente pantalla deberá ingresar el valor de la oferta económica, oferta de tiempo de Entrega, garantía en meses si es que aplica y finalmente si requiere ingresar alguna observación. Imagen 3.40

Imagen 3.40

Una vez que haya ingresado la información solicitada haga clic en el botón “Guardar Temporalmente”. Imagen 3.41

Imagen 3.41

En la siguiente sección podrá adjuntar opcionalmente el archivo de su oferta técnica al portal. Recuerde que la entrega de la oferta técnica es obligatoria entregarla físicamente, la sección que muestra el sistema para subir un archivo es OPCIONAL.

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Revise en los pliegos si la Entidad Contratante requiere que la oferta técnica sea subida al portal caso contrario la obligatoriedad es entregar físicamente esta información. Una vez que haya ingresado los datos para registrar el valor de la Oferta haga clic en el botón “Enviar Oferta”. Imagen 3.42

Imagen 3.42

En el siguiente mensaje deberá

confirmar la finalización del envío de la

oferta, haga clic en “Aceptar”, caso contrario haga clic en el botón “Cancelar”. Imagen 3.43

Imagen 3.43

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En la siguiente pantalla aparecerá una opción para imprimir del sistema la confirmación del Envío de su oferta económica, luego recuerde adjuntar este documento en la carpeta técnica que entregará físicamente a la Entidad contratante hasta antes de la fecha límite de Entrega de Propuestas. Imagen 3.44

Imagen 3.44

3.6 Solicitud de Convalidación de Errores Para ingresar a la Convalidación de Errores, la Entidad deberá esperar que el proceso pase al Estado “Calificación de Participantes”, y luego ingresar al enlace “Convalidación de Errores”. Imagen 3.45

Imagen 3.45

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Al hacer clic en Convalidación de errores, el sistema mostrará dos opciones para que la Entidad Contratante indique SI requiere o No Convalidar errores, además le mostrará el nombre del proveedor. Seleccione una de las opciones dependiendo de SI se requiere o NO convalidar, luego haga clic en el botón “Guardar”. Imagen 3.46

Imagen 3.46

Si seleccionó la Opción SI, agregue el Acta de Convalidación. Imagen 3.47

Imagen 3.47

Proceda a adjuntar el documento solicitado y posterior a esto haga clic en el botón “Continuar”. Imagen 3.48

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Imagen 3.48

A continuación empiece la etapa de Convalidación haciendo un clic en el enlace que aparece en pantalla, “Convalidar”. Imagen 3.49

Imagen 3.49

En el siguiente recuadro ingrese la Convalidación que le hará al proveedor, luego haga clic en el botón “Enviar”. Imagen 3.50

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Imagen 3.50

A continuación el sistema le mostrará en pantalla el mensaje ya enviado y la opción para adjuntar el Oficio de Convalidación del proveedor. Imagen 3.51

Imagen 3.51

Adjunte el documento solicitado y haga clic en el botón “Regresar”. Imagen 3.52

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Imagen 3.52

Para finalizar, haga clic en el botón “Finalizar Convalidación”. Imagen 3.53

Imagen 3.53

Ingrese en la siguiente pantalla la Fecha límite para Respuesta de Convalidación de Errores y la nueva fecha de Adjudicación. Imagen 3.54

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Imagen 3.54

Recuerde que para realizar una Convalidación el tiempo mínimo establecido es 2 días y máximo 5 días, entre la fecha de solicitud de convalidación y la fecha de respuesta a la convalidación. Una vez ingresada las fechas haga un clic en el botón “Realizar Convalidación”. Imagen 3.55

Imagen 3.55

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Las fechas y el número de Convalidaciones realizadas serán registradas como se muestra en la siguiente imagen, luego proceda a hacer clic en el botón “Aceptar”. Imagen 3.56

Imagen 3.56

En el caso de que la Entidad Contratante no requiera realizar convalidaciones, seleccione la opción NO, luego proceda a hacer clic en el botón “Guardar”. Imagen 3.57

Imagen 3.57

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PROVEEDOR 3.7 Respuesta a la Convalidación de Errores En el Estado “Calificación de Participantes”, el proveedor debe revisar si tiene convalidaciones que contestar, para ello debe hacer clic en el enlace “Convalidación de Errores”, como se muestra a continuación. Imagen 3.58

Imagen 3.58

Recuerde que la Respuesta a la Convalidación lo deberá hacer desde la fecha y hora límite de solicitud de Convalidación hasta antes de la fecha y hora límite de Respuesta a la Convalidación. Al ingresar revise si tiene alguna convalidación, si la tiene proceda a hacer clic en el enlace “Revisar/Responder Preguntas”. Imagen 3.59

Imagen 3.59

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A continuación el proveedor podrá revisar el mensaje de convalidación enviado por la Entidad Contratante, luego deberá hacer clic en el botón “Responder”. Imagen 3.60

Imagen 3.60

Proceda a ingresar la respuesta a la convalidación en el recuadro Respuesta a la Convalidación, a continuación haga clic en el botón “Enviar”. Imagen 3.61

Imagen 3.61

En el siguiente paso adjunte los documentos solicitados para la Convalidación. Imagen 3.62

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Imagen 3.62

Una vez que haya subido el archivo haga clic en el botón “Regresar”. Imagen 3.63

Imagen 3.63

Recuerde revisar su documento publicado en la pestaña “Archivos” del proceso.

ENTIDAD CONTRATANTE 3.8 Revisar Convalidación Proceda a revisar la Convalidación que realizó el proveedor, para ello revise las respuestas de la Convalidación en el enlace “Convalidación de Errores”. Imagen 3.64

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Imagen 3.64

A continuación ingrese al enlace “Revisar Convalidación”. Imagen 3.65

Imagen 3.65

A continuación podrá revisar el documento o documentos de Convalidación que adjuntó el proveedor. Imagen 3.66

Imagen 3.66

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3.9 Calificación de Ofertas Una vez que la Entidad haya indicado en el sistema si se requiere o no la Convalidación deberá proceder a calificar las ofertas técnico económicas, para ello deberá ingresar al enlace “Calificación”, esto lo deberá realizar desde la Fecha

y hora de Apertura de Ofertas hasta antes de la Fecha

Estimada de Adjudicación. Imagen 3.67

Imagen 3.67

Proceda ahora a realizar la calificación de los proveedores ingresando al enlace “Calificar”. Imagen 3.68

Imagen 3.68

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En el siguiente pantalla podrá observar el valor de la oferta económica enviada por el proveedor, además los campos que ha habilitado el sistema para calificar cada uno de los parámetros sobre el valor definido por la Entidad Contratante. Imagen 3.69

Imagen 3.69

La forma de evaluación en este procedimiento es por una razón “Cumple” o “No Cumple”, haga un clic en el botón de opción, luego ingrese una razón detallada de la calificación que realizó, a continuación en la siguiente imagen un ejemplo. Imagen 3.70

Imagen 3.70

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En una calificación el proveedor podría no cumplir con todos los parámetros o cumplir con todos los parámetros establecidos, como en el caso anterior en el que no cumple con un parámetro, a continuación un ejemplo en el que el proveedor si cumple con todos los parámetros. Imagen 3.71

Imagen 3.71

En cualquiera de los casos una vez realizada la calificación, haga clic en el botón “Guardar Temporalmente”. Imagen 3.72

Imagen 3.72

Luego proceda a “Confirmar las Calificaciones”. Imagen 3.73

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Imagen 3.73

Al terminar la Evaluación de las ofertas, el sistema indicará que las ofertas han sido evaluadas, posteriormente deberá subir el Acta de Calificación de las ofertas. Imagen 3.74

Imagen 3.74

Para subir el Acta de Calificación proceda a hacer clic en el botón Seleccionar archivo, busque el documento y haga clic en el nombre, luego pulse el botón abrir, ingrese en Descripción el nombre con el que se va a publicar el documento y finalmente haga clic en el botón subir. Imagen 3.75

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Imagen 3.75

Para concluir con la Evaluación de las Ofertas haga clic en el botón “Finalizar Calificación”. Imagen 3.76

Imagen 3.76

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3.10 Adjudicación Para la Adjudicación proceda a ingresar al enlace “Adjudicar” como se muestra en la siguiente pantalla. Imagen 3.77

Imagen 3.77

Una vez que haya ingresado, diríjase al final de la pantalla donde deberá ingresar los datos para la adjudicación o declaratoria desierto. Imagen 3.78

Imagen 3.78

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Si se va a adjudicar al proveedor, seleccione el nombre e ingrese una breve descripción de la Adjudicación en la sección Observaciones. Imagen 3.79

Imagen 3.79

Una vez que haya ingresado la información para la Adjudicación proceda a “Adjudicar al Proveedor”. Imagen 3.80

Imagen 3.80

Si se va a Declarar Desierto el proceso, deberá ingresar en la sección de Observaciones la razón y luego hacer clic en el botón “Declarar Desierto Total”.

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Para concluir con la Adjudicación el sistema le indicará que adjunte la Resolución de Adjudicación y haga clic en el botón “Finalizar Adjudicación”. Imagen 3.81

Imagen 3.81

En pantalla podrá observar que el estado del proceso ha sido “Adjudicado”. Imagen 3.82

Imagen 3.82

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4. Fase Contractual 4.1 Registro de Contratos Una vez que el proceso ha sido Adjudicado la Entidad deberá proceder con la Firma del Contrato y con el Registro del mismo a través del Sistema. Para ello haga clic en el enlace “Registro de Contratos”. Imagen 4.1

Imagen 4.1

A continuación podrá observar la pantalla donde deberá Registrar el Contrato. Imagen 4.2

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Imagen 4.2

A continuación diríjase al final de la pantalla, registre las Fechas de Inicio del Objeto de Contratación, Fecha de Término del Objeto del proceso de Contratación y adjunte el archivo del Contrato. Imagen 4.3

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Imagen 4.3

Una vez que haya ingresado la información, haga clic en el botón “Guardar”. Imagen 4.4

Imagen 4.4

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4.2 Finalización del Proceso Para Finalizar con el proceso proceda a subir los documentos que hayan asumido las partes como son: actas de entrega recepción y facturas. Imagen 4.5

Imagen 4.5

Una vez que haya subido los documentos haga clic en el botón “Finalizar Proceso”. Imagen 4.6

Imagen 4.6

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A continuación podrá ya observar que el proceso se encuentra “Finalizado”. Imagen 4.7

Imagen 4.7

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5. Glosario LOSNCP: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. RGLOSNCP: Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Entidades o Entidades Contratantes: Los organismos, las entidades o en general las personas jurídicas previstas en el artículo 1 de esta Ley. Instituto Nacional de Contratación Pública: Es el órgano técnico rector de la Contratación Pública. La Ley puede referirse a él simplemente como "Instituto Nacional". Portal Compras públicas: (www.compraspublicas.gov.ec): Es el Sistema Informático Oficial de Contratación Pública del Estado Ecuatoriano. Máxima Autoridad: Quien ejerce administrativamente la representación legal de la Entidad Contratante. Para efectos de esta Ley, en las municipalidades y consejos provinciales, la máxima autoridad será el Alcalde o Prefecto, respectivamente. Presupuesto Referencial: Monto del objeto de contratación determinado por la Entidad Contratante al inicio de un proceso precontractual. Proveedor: Es la persona natural o jurídica nacional o extranjera, que se encuentra inscrita en el RUP, de conformidad con esta Ley, habilitada para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría, requeridos por las Entidades Contratantes.

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Consultoría: Se refiere a la prestación de servicios profesionales especializados no normalizados, que tengan por objeto identificar, auditar, planificar, elaborar o evaluar estudios y proyectos de desarrollo, en sus niveles de pre factibilidad, factibilidad, diseño u operación. Comprende, además, la supervisión, fiscalización, auditoría y evaluación de proyectos ex ante y ex post, el desarrollo de software o programas informáticos así como los servicios de asesoría y asistencia técnica, consultoría legal que no constituya parte del régimen especial indicado en el número 4 del artículo 2, elaboración de estudios económicos, financieros, de organización, administración, auditoría e investigación. Contratista: Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, o asociación de éstas, contratada por las Entidades Contratantes para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría. Oferta Habilitada: La oferta que cumpla con todos los requisitos exigidos en los Pliegos Pre contractuales. Pliegos: Documentos precontractuales elaborados y aprobados para cada procedimiento, que se sujetarán a los modelos establecidos por el Instituto Nacional de Contratación Pública. Por Escrito: Se entiende un documento elaborado en medios físicos o electrónicos. Registro Único de Proveedores.- RUP: Es la Base de Datos de los proveedores de obras, bienes y servicios, incluidos los de consultoría, habilitados para participar en los procedimientos establecidos en esta Ley. Su administración está a cargo del Instituto Nacional de Contratación Pública y se lo requiere para poder contratar con las Entidades Contratantes.

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