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MANUAL DE USUARIO RÉGIMEN ESPECIAL

INSTITUTO NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

MANUAL DE USUARIO

REGIMEN ESPECIAL PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIÓN DE FÁRMACOS

ENTIDAD CONTRATANTE

Enero 2013

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MANUAL DE USUARIO RÉGIMEN ESPECIAL

Tabla de Contenido PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIÓN DE FÁRMACOS ................................. 4 1. Presentación........................................................................... 4 2. Fundamento Jurídico ................................................................. 4 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP. ......................................... 4 2.2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP. ...................................... 4 3. Identificación de los procedimientos ............................................ 14 ENTIDAD CONTRATANTE .............................................................. 14 4. Fase Precontractual ................................................................ 14 4.1 Creación del Proceso ........................................................... 14 Registre los siguientes pasos para la creación del proceso: ........................ 17 Paso 1: Información Básica ................................................................................ 17 Paso 2: Productos ................................................................................................ 21 Paso 3: Parámetros de Calificación .................................................................. 24 Paso 4: Selección de Proveedores .................................................................... 26 Paso 5: Plazos y Fechas ...................................................................................... 27 Paso 6: Anexos...................................................................................................... 29 4.2 Consulta de Procesos........................................................... 31 PROVEEDOR ............................................................................. 34 4.3 Revisar invitación y realizar preguntas ...................................... 34 ENTIDAD CONTRATANTE .............................................................. 36 4.4 Audiencia de Preguntas y Aclaraciones ..................................... 36 PROVEEDOR ............................................................................. 38 4.5 Entrega de Propuestas ......................................................... 38 ENTIDAD CONTRATANTE .............................................................. 42 4.6 Apertura de Ofertas ............................................................ 42 4.7 Solicitud de Convalidación de Errores ....................................... 42 PROVEEDOR ............................................................................. 49 4.8 Respuesta a la Convalidación de Errores .................................... 49 ENTIDAD CONTRATANTE .............................................................. 52 4.9 Revisar Convalidación .......................................................... 52 2


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4.10 Calificación de Ofertas ....................................................... 53 4.11 Adjudicación ................................................................... 59 5. Fase Contractual .................................................................... 62 5.1 Registro de Contratos .......................................................... 62 5.2 Finalización del Proceso ....................................................... 64 6. Glosario .............................................................................. 67

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PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIÓN DE FÁRMACOS

1. Presentación El presente manual fue elaborado con el objeto de dar a conocer a las Entidades Contratantes la Normativa relacionada con el procedimiento de Régimen Especial para la contratación de Fármacos, además de las directrices necesarias para la utilización de la Herramienta Tecnológica, la misma que deberá ser utilizada para la Publicación del Procedimiento.

2. Fundamento Jurídico 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP. Art. 2.- Régimen especial.- Se someterán a la normativa específica que para el efecto dicte el Presidente de la República en el Reglamento General a esta Ley, bajo criterios de selectividad, los procedimientos precontractuales de las siguientes contrataciones: 1. Las de adquisición de fármacos que celebren las entidades que presten servicios de salud, incluido el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social;

2.2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP. Capítulo VII RÉGIMEN ESPECIAL Sección I DISPOSICIONES GENERALES A LOS PROCEDIMIENTOS SOMETIDOS A RÉGIMEN ESPECIAL

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Art.

68.-

Norma

aplicable.-

Los

procedimientos

precontractuales

de

las

contrataciones previstas en el artículo 2 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, observarán la normativa prevista en este capítulo. En el caso que en el presente régimen especial no se describa o detalle algún procedimiento o acción concreta que sean indispensables realizar para la contratación de bienes, obras o servicios, se observará de forma supletoria los procedimientos o disposiciones establecidos en el régimen general de la Ley, de este Reglamento General o de la reglamentación específica que para el efecto dicte el Presidente de la República. Dentro de las contrataciones de régimen especial, si el proveedor no estuviera domiciliado o no tuviera un representante en el país, bastará para su contratación con la inscripción electrónica en el RUP, sin que sea necesaria su habilitación. La entidad contratante será corresponsable por la veracidad de la información registrada. Nota: El inciso final del artículo 68 del presente reglamento, fue añadido por el artículo 6 del Decreto Ejecutivo No. 841, de 2 de agosto de 2011, publicado en el Registro Oficial No. 512, de 15 de agosto de 2011. Art. 69.- Estudios.- De acuerdo a la naturaleza de la contratación, será necesario disponer de todos los documentos técnicos que justifiquen dicha contratación. En el caso de contrataciones sujetas al régimen especial previsto en este capítulo, será necesario contar con estudios completos, incluidas especificaciones técnicas y presupuestos actualizados, salvo casos en los que por la complejidad o nivel de especificidad de los proyectos, dichos estudios puedan ser mejorados por los oferentes al presentar sus propuestas técnicas. Cuando se trate de contratación de estudios, será necesario contar con el nivel previo de estudios. Art. 70.- Publicación Posterior.- De no haberse realizado los procedimientos de régimen especial a través del portal www.compraspublicas.gov.ec, la máxima autoridad o su delegado tiene la obligación de una vez realizada la contratación, publicar en el portal www.compraspublicas.gov.ec la información relevante de cada proceso, según lo dispuesto en el Art. 13 de este Reglamento General, en lo que fuera aplicable.

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Art. 71.- Declaratoria de emergencia para contrataciones régimen especial.- Las contrataciones previstas en el Régimen Especial, también podrán ser declaradas de emergencia, en cuyo caso se estará a lo dispuesto en el artículo 57 de la Ley. Sección II ADQUISICIÓN DE FÁRMACOS Apartado I DISPOSICIONES GENERALES Art. 72.- Fármacos.- Se entiende por fármacos a las preparaciones o formas farmacéuticas contempladas en las definiciones de medicamentos del artículo 259 de la Ley Orgánica de Salud. Art. 73.- Sujeción al Cuadro Nacional de Medicamentos Básicos y al PAC.Procedimiento.- (Reformado por el Art. 1 del D.E. 401, R.O. 230, 7-VII-2010).- Las entidades que presten servicios de salud y que se hallen comprendidas en el ámbito de la Ley, deberán adquirir los fármacos del Cuadro Nacional de Medicamentos Básicos así como aquellos contemplados en los casos previstos en el artículo 6 de la Ley de Producción, Importación, Comercialización y Expendio de Medicamentos Genéricos de Uso Humano, los cuales, salvo las situaciones de emergencia establecidas en dicha disposición, deberán estar previstos en los respectivos planes anuales de contrataciones. Todos los fármacos que se adquieran deben cumplir con los requisitos sanitarios establecidos en la Ley Orgánica de Salud que permitan garantizar su calidad, seguridad y eficacia. Art. 74.- Certificado Sanitario de provisión de medicamentos.- La selección de las ofertas de provisión de fármacos se hará solo entre los proveedores habilitados en el Registro Único de Proveedores (RUP), para cuyo efecto, deberán haber obtenido previamente el certificado sanitario de provisión de medicamentos emitido por la Autoridad Sanitaria Nacional, con el cual se garantiza el cumplimiento de condiciones técnicas y sanitarias exigidas en la Ley Orgánica de Salud y sus reglamentos, sin perjuicio de que en el ejercicio de las competencias y atribuciones otorgadas por la Ley.

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Art. 75.- Selección.- Entre las ofertas de los fármacos, presentadas por los proveedores habilitados conforme al artículo precedente, se seleccionarán aquellas que cumplan con los requisitos exigidos de acondicionamiento, presentaciones autorizadas para su comercialización y las establecidas en la ficha técnica del producto. Art. 76.- Controles.- Todas las adquisiciones de fármacos, que se realicen al amparo de la Ley y de este Reglamento General, sea cual fuere el procedimiento de contratación adoptado, estarán sujetas a controles de calidad post registro aleatorios, sea en los lugares de fabricación, almacenamiento, transporte, distribución o expendio, control que lo efectuará la autoridad sanitaria nacional. Apartado II SUBASTA INVERSA Art. 77.- Clases.- Para la adquisición de fármacos bajo Régimen Especial se deberá realizar Subastas Inversas Corporativas y/o Subastas Inversas Institucionales, de conformidad a los procedimientos que se detallan a continuación. Art. 78.- Procedimiento Especial para Subasta Inversa Corporativa.- El INCOP conjuntamente con las Entidades Contratantes, consolidará la demanda potencial de las entidades contratantes, para poder realizar subastas inversas corporativas, en las cuales los proveedores de fármacos, debidamente habilitados, conforme a lo dispuesto en el presente Reglamento General, pujan hacia la baja el precio ofertado, que siempre deberá ser inferior a su oferta económica inicial, por medios electrónicos a través del Portal www.compraspublicas.gov.ec, con la finalidad de suscribir convenios que permitan a las Entidades Contratantes la adquisición directa de fármacos a través del Repertorio de Medicamentos, entendido éste como el catálogo

de

medicamentos

normalizados

publicados

en

el

Portal

www.compraspublicas.gov.ec. El INCOP elaborará conjuntamente con las entidades contratantes los pliegos requeridos para realizar las subastas inversas corporativas. Los pliegos, a más de los requisitos de carácter legal, económico y financiero, deberán contener fichas técnicas específicas sobre los fármacos a contratar.

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El INCOP conjuntamente con las Entidades Contratantes, conformarán una Comisión Técnica responsable de las fases de aclaraciones y calificación de los proveedores y sus ofertas, que estará integrada de la siguiente manera: 1. Un delegado del Director Ejecutivo del INCOP, quien la presidirá y tendrá voto dirimente; 2. Un delegado técnico del Ministro de Salud Pública, en su calidad de máxima autoridad del Sistema Nacional de Salud; 3. Un delegado técnico del Director General del IESS; 4. Un delegado técnico del Director General del ISSFA; y, 5. Un delegado técnico del Director General del ISSPOL. Actuará como Secretario de la Comisión Técnica el Director Jurídico del INCOP o su delegado. Art. 79.- Procedimiento Especial para Subasta Inversa Institucional.- La contratación de fármacos, en los que exista más de un proveedor o fabricante siempre que el fármaco o fármacos requeridos no estén disponibles en el Repertorio de Medicamentos, se contratarán siguiendo el siguiente procedimiento: La máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado aprobarán los pliegos en los términos y condiciones previstos en este Reglamento General, el cronograma del proceso y dispondrán el inicio del procedimiento especial. Los pliegos, a más de los requisitos de carácter legal, económico y financiero, deberán contener fichas técnicas específicas sobre los fármacos a contratar. La Comisión Técnica para la subasta inversa institucional estará integrada por: 1. El delegado de la máxima autoridad de la entidad contratante; 2. El titular del área requirente o su delegado; y, 3. Un funcionario o servidor nombrado por la máxima autoridad que tenga conocimiento de la adquisición que se vaya a realizar. Actuará como secretario un funcionario o servidor designado por la Comisión Técnica de fuera de su seno. Art. 80.- Procedimiento Común para Subastas Inversas.- (Reformado por los Arts. 2y3

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del D.E. 401, R.O. 230, 7-VII-2010).- Para el caso de realizarse una Subasta Inversa Corporativa o una Subasta Inversa Institucional, previo el cumplimiento de los procedimientos especiales establecidos para cada una de ellas, se deberá seguir el siguiente procedimiento común: La Comisión Técnica podrá designar subcomisiones de apoyo, según la complejidad del proceso de contratación, las mismas que actuarán de conformidad a lo previsto en el artículo 19 de este Reglamento General. La Comisión Técnica podrá sesionar válidamente con la presencia de tres de sus miembros, de los cuales, el Presidente deberá estar presente en forma obligatoria. Las decisiones se adoptarán por mayoría simple. Los miembros de la Comisión Técnica no podrán tener conflictos de intereses con los oferentes; de haberlos, será causa de excusa. La Comisión Técnica elaborará su informe que deberá ser dirigido a la máxima autoridad de la entidad contratante o a su delegado y que incluya la recomendación expresa de adjudicación del contrato o de declaratoria de desierto del proceso. Las Subcomisiones de apoyo, designadas por la Comisión Técnica, presentarán los criterios técnicos que se requieran para la toma de decisiones de la Comisión Técnica. Los informes de la subcomisión, que incluirán las recomendaciones que se consideren necesarias, serán utilizados por la Comisión Técnica como ayudas en el proceso de calificación y selección y por ningún concepto serán asumidos como decisorios. La Comisión Técnica obligatoriamente deberá analizar dichos informes y avalar o rectificar la totalidad de los mismos; sin perjuicio de las responsabilidades que asuman los miembros de las subcomisiones sobre el trabajo realizado. Requisitos Sanitarios.- Para garantizar las condiciones sanitarias, de calidad e inocuidad de los medicamentos, los oferentes deberán presentar la siguiente documentación mínima: 1. (Derogado por el Art. 3 del D.E. 401, R.O. 230, 7-VII-2010). 2. Certificado sanitario de provisión de medicamentos emitido por la Autoridad Sanitaria Nacional, con el cual se garantiza el cumplimiento de condiciones técnicas y sanitarias exigidas en la Ley Orgánica de Salud y sus reglamentos; y,

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3. (Derogado por el Art. 3 del D.E. 401, R.O. 230, 7-VII-2010). TRAMITACIÓN.- El INCOP o la Entidad Contratante publicará la convocatoria a través del portal www.compraspublicas.gov.ec, y que como mínimo contendrá: 1. El Cronograma del proceso; 2. La fecha máxima para formular preguntas; 3. La Fecha y hora para ingresar al portal www.compraspublicas.gov.ec la oferta técnica y documentación habilitante; 4. Los requerimientos mínimos que deberá tener la documentación técnica y sanitaria de la oferta; 5. La fecha y hora en que los oferentes calificados ingresarán al portal www.compraspublicas.gov.ec la oferta económica inicial; 6. La fecha y hora en la que se iniciarán las pujas a la baja a través del referido portal y el tiempo de duración de las mismas; y, 7. La fecha estimada de adjudicación. Hasta dentro de un término de 5 días contados a partir de la fecha tope fijada para la formulación de preguntas, la Comisión Técnica, responderá las preguntas y formulará las aclaraciones o modificaciones que considere pertinentes a los pliegos por propia iniciativa o en respuesta a las preguntas de los participantes, a través del portal www.compraspublicas.gov.ec siempre que estas modificaciones no alteren el objeto del contrato; El término entre la convocatoria y la presentación de la oferta técnica no será menor a diez (10) días ni mayor a treinta (30) días. En la fecha y hora señaladas para el efecto, a través del Portal www.compraspublicas.gov.ec, se procederá a la recepción de las ofertas técnicas de los oferentes; Hasta dentro de un término de 15 días contados a partir de la recepción de las ofertas técnicas, la Comisión Técnica procederá a calificar a los participantes que hubieren cumplido con las condiciones definidas en los pliegos conforme al proceso antes señalado. Para el procedimiento de la subasta se observarán las disposiciones de los artículos 44 a 48 de este Reglamento General.

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Los procesos de Subastas Inversas podrán realizarse por ítems, individuales o agrupados, siguiendo para el efecto lo previsto en los respectivos Pliegos; El INCOP o la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado, una vez concluido el período de puja o de negociación, de ser el caso adjudicará, mediante Resolución, a la oferta de menor precio o declarará desierto el procedimiento de conformidad con la Ley; El INCOP o la Entidad Contratante, según el caso, celebrará el convenio respectivo con el o los oferentes ubicados en el primer lugar de prelación. Para el caso de tratarse de subasta inversa corporativa los fármacos adjudicados se publicarán en el Repertorio de Medicamentos; El

INCOP

o

La

Entidad

Contratante

publicará

en

el

portal

www.compraspublicas.gov.ec, la información relevante del proceso, de acuerdo al artículo 13 del presente Reglamento General. En los respectivos convenios, se incluirá la obligatoriedad de los adjudicados de presentar a las Entidades Contratantes, previo a la entrega recepción de los fármacos adquiridos mediante la orden de compra respectiva, el certificado de control de calidad del lote o lotes a entregar; y, el compromiso de cancelar el costo del análisis de control de calidad post registro cuando la Autoridad Sanitaria Nacional lo realice, sea en los lugares de fabricación, almacenamiento, transporte, distribución o expendio. Cualquier irregularidad en las condiciones de calidad que se detectare, implicará la suspensión inmediata del respectivo convenio y la aplicación de las sanciones previstas en el texto del convenio y la Ley.

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En los casos en que el proceso precontractual para la adquisición de fármacos hubiere sido desarrollado mediante subasta inversa institucional y se hubiere declarado desierto el mismo, la máxima autoridad de la entidad contratante podrá, mediante resolución debidamente motivada respecto de la inconveniencia de efectuar otro proceso similar, disponer el inicio de un proceso precontractual de contratación directa observando el mecanismo previsto en el artículo 81 de este reglamento o de considerarlo pertinente y según su monto iniciar otro mecanismo previsto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, pudiendo utilizar en ambos casos documentación o parte de los pliegos iniciales elaborados por la institución o formular nuevos pliegos. Apartado II CONTRATACIÓN DIRECTA Art. 81.- Procedencia.- Se aplicará este procedimiento para la contratación de fármacos, cuando el fabricante o proveedor sea exclusivo para un tipo de fármaco, y siempre que no esté disponible en el Repertorio de Medicamentos, conforme el siguiente procedimiento: 1. La máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado aprobarán los pliegos y el cronograma del proceso y dispondrán el inicio del procedimiento especial. Se publicará en el Portal www.compraspublicas.gov.ec la resolución motivada de la máxima autoridad de la entidad contratante o de su delegado que acredita la procedencia de la contratación directa, especificando el fármaco que se vaya a contratar, la identificación del indicado fabricante o proveedor exclusivo, la documentación de soporte y los pliegos del proceso, señalando el día y la hora en que fenece el período para la recepción de la oferta; 2. Una vez publicada la resolución, la entidad contratante enviará invitación directa al fabricante o proveedor exclusivo con toda la información publicada en el Portal www.compraspublicas.gov.ec. 3. El fabricante o proveedor invitado deberá remitir su oferta acompañada del certificado de exclusividad vigente a la fecha de presentación de la oferta, emitido por la Autoridad Sanitaria Nacional.

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4. Hasta dentro de un término de 3 días contados a partir de la publicación en el Portal www.compraspublicas.gov.ec, de la información contemplada en el numeral 1 de este artículo, cualquier otro proveedor que considere estar en capacidad de suministrar el fármaco materia del contrato podrá objetar la condición de fabricante o proveedor exclusivo, que deberá ser resuelta por la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado dentro de las 24 horas siguientes de la recepción de la objeción. De establecerse la no exclusividad del fabricante o proveedor, se dará por cancelado el proceso de contratación directa, debiendo aplicarse la modalidad de adquisición que corresponda. 5. En los casos que no existan objeciones de otro u otros oferentes o que éstas no sean aceptadas, el día siguiente al vencimiento del término para objetar, o de la resolución rechazando la objeción, se llevará a cabo una audiencia de preguntas y aclaraciones, de la cual se levantará un acta que será publicada en el Portal www.compraspublicas.gov.ec. 6. Recibida la oferta, a través del Portal www.compraspublicas.gov.ec, en la fecha prevista en la invitación, la máxima Autoridad de la entidad contratante o su delegado, mediante resolución motivada adjudicará la oferta o declarará desierto el proceso.

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3. Identificación de los procedimientos Para identificar el procedimiento que se deberá realizar en la adquisición de fármacos, revise el siguiente mapa conceptual. Imagen 3.1

Imagen 3.1

ENTIDAD CONTRATANTE

4. Fase Precontractual 4.1 Creación del Proceso Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer versión 7, Mozilla Firefox 3.0 o superior. Ingrese al portal www.compraspublicas.gob.ec. Imagen 4.1

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Imagen 4.1

Ahora ingrese al Sistema Transaccional, haga clic en el ícono “Sistema Oficial de Contratación Pública”. Imagen 4.2

Imagen 4.2

Para acceder al Sistema Transaccional, ingrese número de “Ruc”, nombre de “Usuario” y “Contraseña”, luego haga clic en el botón “Entrar”. Imagen 4.3

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Imagen 4.3

En la siguiente imagen podrá observar la pantalla de inicio del sistema para una Entidad Contratante. Imagen 4.4

Imagen 4.4

Para crear un proceso de Régimen Especial ingrese al menú “Entidad Contratante”, submenú “Régimen Especial”, como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 4.5

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Imagen 4.5

Registre los siguientes pasos para la creación del proceso:

Paso 1: Información Básica En este paso la Entidad deberá registrar los datos básicos para la creación del proceso, a continuación se detalla la información que deberá registrar.

Entidad Contratante: Nombre de la Entidad, esta información será desplegada automáticamente del Sistema.

Representante Legal: Nombre de la Máxima Autoridad de la Entidad Contratante.

Número de Resolución: Número de Resolución establecido por la Entidad Contratante para acogerse al procedimiento de Régimen Especial.

Justificación: Breve descripción de la justificación legal para acogerse al Régimen Especial.

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Código del Proceso: Codificación que se utilizará para identificar el proceso de Contratación. Siglas del código: Siglas del Proceso de Contratación –Siglas del Proceso de Régimen Especial- Siglas de la Entidad Contratante – Número secuencial establecido por la Entidad – Año. Ejemplo: RE–FARM-HEE-001-2011

Objeto del Proceso de Contratación: Breve descripción de los fármacos a adquirir.

Descripción del Proceso de Contratación: Breve descripción administrativa del Objeto de Contratación.

Dirección: Lugar donde será entregado el producto objeto del Contrato.

Palabras Claves: Palabras afines al objeto de Contratación, se requieren para la búsqueda del proceso.

Tipo de Contratación: Seleccione la opción “Bienes y Servicios únicos”.

Tipo de Compra: Seleccione de entre las opciones: Bienes o Servicios.

Presupuesto Referencial Total: Valor del Presupuesto Referencial.

Partida Presupuestaria: Número de Partida Presupuestaria.

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Forma de Pago: Anticipo: Ingrese el Porcentaje de anticipo, no puede dejar vacío este campo. Saldo a: Seleccione de entre las opciones:  Otra  Revisar términos de Referencia  Pago a 30 días  Pago a 45 días  Pago contra entrega de bienes, obras o servicios  Pago por otro concepto  Pago por planilla.

Funcionario Encargado del Proceso: Contacto a cargo del proceso.

Costo de Levantamiento de Textos, reproducción y edición de pliegos: Seleccione de entre las opciones SÍ o NO. Sólo si selecciona la opción SÍ, ingrese Costo y Detalle de pago, caso contrario continúe con la siguiente opción. Recuerde que esta opción sólo se deberá seleccionar cuando la Entidad Contratante haya incurrido en algún gasto económico por levantamiento o edición de los pliegos.

Una vez que haya ingresado toda la información proceda a hacer clic en el botón “Continuar”. Imagen 4.6

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Imagen 4.6

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Para confirmar los datos ingresados, haga clic en el botón “Aceptar” y continue al siguiente paso. Imagen 4.7

Imagen 4.7

Paso 2: Productos En esta sección deberá agregar el código CPC del bien que se requiere adquirir y por el cual se realizará la invitación, para ello haga clic en el botón “Buscar Producto”. Imagen 4.8

Imagen 4.8

Busque el código del bien o servicio que requiere, la búsqueda la puede hacer ya sea con la palabra clave (palabra del bien o el servicio que requiere) o con el código del bien o servicio si es que ya lo conoce. Imagen 4.9

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Imagen 4.9

A continuación el sistema le presentará los resultados de la búsqueda, luego proceda a seleccionar el código que se requiere haciendo clic en la casilla que se encuentra al lado izquierdo del código del producto. Imagen 4.10

Imagen 4.10

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Ingrese ahora la UNIDAD DE MEDIDA, CANTIDAD, VALOR UNITARIO, la CANTIDAD TOTAL lo calculará automáticamente el sistema, en el campo CARACTERÍSTICAS podrá agregar alguna descripción específica si lo requiere. Imagen 4.11

Imagen 4.11

Si ha registrado todos los datos correctamente, proceda a agregar el código haciendo clic en el botón “Añadir”. Imagen 4.12

Imagen 4.12

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Una vez que haya añadido la categoría del producto, haga clic en el botón “Continuar”. Imagen 4.13

Imagen 4.13

Paso 3: Parámetros de Calificación Proceda a ingresar los Parámetros de Calificación, para ello haga clic en el botón “Agregar Parámetro”. Imagen 4.14

Imagen 4.14

Seleccione del siguiente listado los parámetros de calificación que requiere para calificar las ofertas del proveedor, para ello haga clic en el siguiente ícono

, de esta manera agregará el parámetro. Imagen 4.15

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Imagen 4.15

El parámetro ha sido agregado con éxito. Imagen 4.16

Imagen 4.16

Si concluyó agregando los parámetros de calificación, haga clic en el botón “Continuar”. Imagen 4.17

Imagen 4.17

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Paso 4: Selección de Proveedores Para la selección del proveedor el sistema le presentará dos opciones de búsqueda, ya sea por número de RUC o por Razón Social. Seleccione la opción de búsqueda, ingrese los datos y finalmente haga clic en el botón “Buscar Proveedor”. Imagen 4.18

Imagen 4.18

A continuación el sistema le presentará el resultado de la búsqueda, para seleccionar al proveedor que se invitará al proceso, proceda a dar un clic en la razón social del proveedor, como se muestra a continuación. Imagen 4.19

Imagen 4.19

Ahora haga clic en el botón “Continuar” para ir al siguiente paso. Imagen 4.20

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Imagen 4.20

Paso 5: Plazos y Fechas A continuación proceda a ingresar los plazos requeridos para Vigencia de Oferta y Plazo de Entrega, recuerde ingresar el tiempo en días. Imagen 4.21

Imagen 4.21

El siguiente paso es el registro de las Fechas en las que se realizará todo el proceso precontractual, para ello haga clic en el calendario, registre mes, día, hora y minutos, como se muestra a continuación. Imagen 4.22

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Imagen 4.22

Las fechas que deberá ir ingresando para el procedimiento son las siguientes: 

Fecha de Publicación: Fecha y hora en la que se publicará el proceso el proceso.

Fecha límite de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones: Fecha y hora límite para que el proveedor realice alguna pregunta acerca del pliego y para que la Entidad Contratante las responda.

El tiempo para realizar las preguntas y realizar aclaraciones se cuenta desde la Fecha y Hora de Publicación hasta antes de la Fecha y Hora límite de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones. 

Fecha límite de Propuestas: Fecha límite para entregar las ofertas a través del sistema. El tiempo para entregar las ofertas se cuenta desde la Fecha y Hora límite de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones hasta antes de la Fecha límite de Propuestas.

Fecha de Apertura de Ofertas: Fecha en la que se abrirán las ofertas.

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Fecha Estimada de Adjudicación: Fecha en la que se estima se realizará la Adjudicación del proceso.

Desde la Fecha de Apertura de Ofertas hasta antes de la Fecha y hora Estimada de Adjudicación se realizará la Convalidación de Errores de las ofertas, la Calificación y la Adjudicación. Ingrese las fechas y una vez que haya concluido con el registro, haga clic en el botón “Continuar”. Imagen 4.23

Imagen 4.23

Paso 6: Anexos El registro del proceso concluirá adjuntando en esta sección los pliegos y la Resolución de Régimen Especial. Imagen 4.24

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Imagen 4.24

Ahora proceda a adjuntar los documentos en las secciones indicadas, para ello haga clic en el botón “Seleccionar archivo”, ubique el archivo que se requiere adjuntar, luego haga clic en el botón “Abrir”, posterior a esto ingrese el nombre del Documento en el campo “Descripción” y finalmente haga clic en el botón “Subir”. Imagen 4.25

Imagen 4.25

Una vez que haya adjuntado los documentos, haga clic en el botón “Finalizar”. Imagen 4.26

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Imagen 4.26

4.2 Consulta de Procesos Una vez que haya finalizado el proceso, búsquelo en la opción “Consultar”, submenú “Régimen Especial”. Imagen 4.27

Imagen 4.27

Proceda a realizar la búsqueda del proceso mediante los filtros de búsqueda que le presenta el sistema como son: palabra clave, Tipo de Contratación, Estado del Proceso, Código del Proceso o por Fechas de Publicación. Imagen 4.28

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Imagen 4.28

Podrá realizar la búsqueda con cualquiera de los filtros, en el ejemplo siguiente se selecciona el filtro “Tipo de Contratación”, se escoge la opción “Bienes y Servicios únicos” y luego se hace clic en el botón “Buscar”. Imagen 4.29

Imagen 4.29

Una vez que el sistema le haya presentado los resultados de la búsqueda, haga clic en el código del proceso, como se muestra a continuación. Imagen 4.30

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Imagen 4.30

Al ingresar podrá verificar toda la información del proceso que creó, ingresando mediante las pestañas que se muestran como son: Descripción, Fechas, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos. Imagen 4.31

Imagen 4.31

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PROVEEDOR 4.3 Revisar invitación y realizar preguntas Una vez publicado el proceso, el sistema enviará la invitación inmediata y automáticamente en el portal, para ello deberá revisar el Listado de Invitaciones recibidas e ingresar al proceso que desea participar. Para ingresar a una de las invitaciones, haga clic en el código del proceso en el que le interese participar, a continuación una imagen de ejemplo. Imagen 4.32

Imagen 4.32

Revise cada una de las pestañas de información del proceso, como son Descripción, Fechas, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos. Imagen 4.33

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Imagen 4.33

Recuerde además que en la pestaña “Archivos” podrá descargar el pliego del proceso y la Resolución que emitió la Entidad Contratante para acogerse al Régimen Especial, para descargar el documento haga clic en el ícono que se muestra a continuación. Imagen 4.34

Imagen 4.34

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Si el proveedor requiere hacer algún tipo de pregunta referente a los pliegos lo deberá hacer en el estado “Audiencia de preguntas y aclaraciones”, dicha audiencia se la realizará directamente entre el proveedor y la Entidad Contratante, desde la Fecha de Publicación hasta antes de la Fecha de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones.

Recuerde las preguntas no se las hace a través del sistema sino directamente a la Entidad.

ENTIDAD CONTRATANTE 4.4 Audiencia de Preguntas y Aclaraciones Para este caso la Entidad debe recordar que debe existir una audiencia de preguntas y aclaraciones, esto se lo realiza presencialmente con el proveedor antes de la Fecha límite de la Audiencia de preguntas y aclaraciones, de dicha audiencia la Entidad deberá levantar un acta en la que consten las preguntas y respuestas, y luego esto debe ser publicado, para ello revise que el proceso se encuentre en el Estado “Audiencia de Preguntas y Aclaraciones”, después revisar el enlace “Ver Audiencia de Preguntas y Aclaraciones” donde subirá el acta. Imagen 4.35

Imagen 4.35

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En la siguiente pantalla proceda a ingresar una breve descripción de lo acontecido en la Audiencia de Preguntas y Aclaraciones y en la sección posterior adjunte el acta, luego proceda a ingresar los datos de la Descripción y a adjuntar el documento como se indicó en pasos anteriores en este manual. Imagen 4.36

Imagen 4.36

Una vez que haya concluido haga clic en el botón “Registrar Acta”. Imagen 4.37

Imagen 4.37

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PROVEEDOR 4.5 Entrega de Propuestas Para el Envío de las Ofertas el proveedor deberá revisar que el Estado del proceso se encuentre en “Entrega de Propuestas”, si es así ingrese al enlace que se encuentra en la parte superior del proceso y dice “Entrega de Propuesta”. Imagen 4.38

Imagen 4.38

Recuerde que el envío de la oferta podrá realizarlo desde la fecha y hora límite de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones hasta antes de la fecha y hora límite de Propuestas. En la siguiente pantalla ingrese al enlace “Enviar Oferta”. Imagen 4.39

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Imagen 4.39

A continuación ingrese en la sección correspondiente el valor de la oferta económica, oferta de tiempo de Entrega, garantía en meses si es que aplica y finalmente si requiere ingresar alguna observación. Imagen 4.40

Imagen 4.40

Una vez que haya ingresado la información solicitada, haga clic en el botón “Guardar Temporalmente”. Imagen 4.41

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Imagen 4.41

En la siguiente sección podrá adjuntar opcionalmente el archivo de su oferta técnica al portal. Recuerde que la entrega de la oferta técnica es obligatoria entregarla físicamente, la sección que muestra el sistema para subir un archivo es OPCIONAL. Revise en los pliegos si la Entidad Contratante requiere que la oferta técnica sea subida al portal caso contrario la obligatoriedad es entregar físicamente esta información. Una vez que haya ingresado los datos para registrar el valor de la Oferta haga clic en el botón “Enviar Oferta”. Imagen 4.42

Imagen 4.42

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En el siguiente mensaje deberá

confirmar la finalización del envío de la

oferta, haga clic en “Aceptar”, caso contrario haga clic en el botón “Cancelar”. Imagen 4.43

Imagen 4.43

En la siguiente pantalla aparecerá una opción para imprimir del sistema la confirmación del Envío de su oferta económica, luego recuerde adjuntar este documento en la carpeta técnica que entregará físicamente a la Entidad contratante hasta antes de la fecha límite de Entrega de Propuestas. Imagen 4.44

Imagen 4.44

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ENTIDAD CONTRATANTE 4.6 Apertura de Ofertas En el Estado “Apertura de Ofertas”, la Entidad Contratante procederá a abrir las carpetas de las Ofertas técnicas físicamente. Imagen 4.45

Imagen 4.45

4.7 Solicitud de Convalidación de Errores Para ingresar a la Convalidación de Errores, la Entidad deberá esperar que el proceso pase al Estado “Calificación de Participantes”, y luego ingresar al enlace “Convalidación de Errores”. Imagen 4.46

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Imagen 4.46

Al hacer clic en Convalidación de errores, el sistema mostrará dos opciones para que la Entidad Contratante indique SI requiere o No Convalidar errores, además le mostrará el nombre del proveedor. Seleccione una de las opciones dependiendo de SI se requiere o NO convalidar, luego haga clic en el botón “Guardar”. Imagen 4.47

Imagen 4.47

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Si seleccionó la Opción SI, deberá añadir a continuación el Acta de Convalidación de Errores. Imagen 4.48

Imagen 4.48

Proceda a adjuntar el documento solicitado y posterior a esto haga clic en el botón “Continuar”. Imagen 4.49

Imagen 4.49

A continuación empiece la etapa de Convalidación haciendo un clic en el enlace que aparece en pantalla, “Convalidar”. Imagen 4.50

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Imagen 4.50

En el siguiente recuadro ingrese la Convalidación que le hará al proveedor, luego haga clic en el botón “Enviar”. Imagen 4.51

Imagen 4.51

A continuación el sistema le mostrará en pantalla el mensaje ya enviado y la opción para adjuntar el Oficio de Convalidación del proveedor. Imagen 4.52

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Imagen 4.52

Adjunte el documento solicitado y haga clic en el botón “Regresar”. Imagen 4.53

Imagen 4.53

Ingrese en la siguiente pantalla la Fecha límite para Respuesta de Convalidación de Errores y la nueva fecha de Adjudicación. Imagen 4.54

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Imagen 4.54

Recuerde que para realizar una Convalidación el tiempo mínimo establecido es 2 días y máximo 5 días, entre la fecha de solicitud de convalidación y la fecha de respuesta a la convalidación. Una vez ingresada las fechas haga un clic en el botón “Realizar Convalidación”. Imagen 4.55

Imagen 4.55

Si está seguro de haber registrado correctamente las fechas, haga clic en “Aceptar”, caso contrario haga clic en “Cancelar”. Imagen 4.56

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Imagen 4.56

Las fechas y el número de Convalidaciones realizadas serán registradas como se muestra en la siguiente imagen, luego proceda a hacer clic en el botón “Aceptar”. Imagen 4.57

Imagen 4.57

En el caso de que la Entidad Contratante no requiera realizar convalidaciones, seleccione la opción NO, luego proceda a hacer clic en el botón “Guardar”. Imagen 4.58

Imagen 4.58

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PROVEEDOR 4.8 Respuesta a la Convalidación de Errores En el Estado “Calificación de Participantes”, el proveedor debe revisar si tiene convalidaciones que contestar, para ello debe hacer clic en el enlace “Convalidación de Errores”, como se muestra a continuación. Imagen 4.59

Imagen 4.59

Recuerde que la Respuesta a la Convalidación lo deberá hacer desde la fecha y hora límite de solicitud de Convalidación hasta antes de la fecha y hora límite de Respuesta a la Convalidación. Al ingresar revise si tiene alguna convalidación, si la tiene proceda a hacer clic en el enlace “Revisar/Responder Preguntas”. Imagen 4.60

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Imagen 4.60

A continuación el proveedor podrá revisar el mensaje de convalidación enviado por la Entidad Contratante, luego deberá hacer clic en el botón “Responder”. Imagen 4.61

Imagen 4.61

Proceda a ingresar la respuesta a la convalidación en el recuadro Respuesta a la Convalidación, a continuación haga clic en el botón “Enviar”. Imagen 4.62

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Imagen 4.62

En el siguiente paso adjunte los documentos solicitados para la Convalidación. Imagen 4.63

Imagen 4.63

Una vez que haya subido el archivo haga clic en el botón “Regresar”. Imagen 4.64

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Imagen 4.64

Recuerde revisar su documento publicado en la pestaña “Archivos” del proceso.

ENTIDAD CONTRATANTE 4.9 Revisar Convalidación Proceda a revisar la Convalidación que realizó el proveedor, para ello revise las respuestas de la Convalidación en el enlace “Ver Convalidación”. Imagen 4.65

Imagen 4.65

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A continuación podrá revisar el documento o documentos de Convalidación que adjuntó el proveedor. Imagen 4.66

Imagen 4.66

4.10 Calificación de Ofertas Una vez que la Entidad haya indicado en el sistema si se requiere o no la Convalidación deberá proceder a calificar las ofertas técnico económicas, para ello deberá ingresar al enlace “Calificación”, esto lo deberá realizar desde la Fecha

y hora de Apertura de Ofertas hasta antes de la Fecha

Estimada de Adjudicación. Imagen 4.67

Imagen 4.67

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Proceda ahora a realizar la calificación de los proveedores ingresando al enlace “Calificar”. Imagen 4.68

Imagen 4.68

En la siguiente pantalla podrá observar el valor de la oferta económica enviada por el proveedor y los campos que ha habilitado el sistema para calificar cada uno de los parámetros de calificación. Imagen 4.69

Imagen 4.69

La forma de evaluación en este procedimiento es por una razón “Cumple” o “No Cumple”, haga un clic en el botón de opción, luego ingrese una razón detallada de la calificación que realizó, a continuación en la siguiente imagen un ejemplo. Imagen 4.70

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Imagen 4.70

En una calificación el proveedor podría no cumplir con todos los parámetros o cumplir con todos los parámetros establecidos, como en el caso anterior en el que no cumple con un parámetro, a continuación un ejemplo en el que el proveedor si cumple con todos los parámetros. Imagen 4.71

Imagen 4.71

En cualquiera de los casos una vez realizada la calificación, haga clic en el botón “Guardar Temporalmente”. Imagen 4.72

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Imagen 4.72

Si no va a realizar ningún cambio a la calificación, proceda entonces a “Confirmar las Calificaciones” Imagen 4.73

Imagen 4.73

Al terminar la Evaluación de las ofertas, el sistema indicará que las ofertas han sido evaluadas, posteriormente deberá subir el Acta de Calificación de las ofertas. Imagen 4.74

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Imagen 4.73

Para subir el Acta de Calificación proceda a hacer clic en el botón Seleccionar archivo, busque el documento y haga clic en el nombre, luego pulse el botón abrir, ingrese en Descripción el nombre con el que se va a publicar el documento y finalmente haga clic en el botón subir. Imagen 4.74

Imagen 4.74

Para concluir con la Evaluación de las Ofertas haga clic en el botón “Finalizar Calificación”. Imagen 4.75

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Imagen 4.75

Si está seguro de finalizar las calificaciones, confirme el mensaje haciendo clic en el botón “Aceptar”, caso contrario haga clic en el botón “Cancelar”. Imagen 4.76

Imagen 4.76

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4.11 Adjudicación Para la Adjudicación proceda a ingresar al enlace “Adjudicar” como se muestra en la siguiente pantalla. Imagen 4.77

Imagen 4.77

Una vez que haya ingresado, diríjase al final de la pantalla donde deberá ingresar los datos para la adjudicación o declaratoria desierto. Imagen 4.78

Imagen 4.78

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El proveedor será adjudicado sólo en el caso en el que cumpla con todos los parámetros de calificación, caso contrario debe declarar desierto el proceso. En este caso vamos a adjudicar al proveedor ya que cumple con todos los parámetros, para ello seleccione el nombre del proveedor que esta participando e ingrese una breve descripción de la Adjudicación en la sección Observaciones. Imagen 4.79

Imagen 4.79

Una vez que haya ingresado la información para la Adjudicación proceda a “Adjudicar al Proveedor”. Imagen 4.80

Imagen 4.80

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Si se va a Declarar Desierto el proceso, deberá ingresar en la sección de Observaciones la razón y luego hacer clic en el botón “Declarar Desierto Total”. Para concluir con la Adjudicación el sistema le indicará que adjunte la Resolución de Adjudicación y haga clic en el botón “Finalizar Adjudicación”. Imagen 4.81

Imagen 4.81

En pantalla podrá observar que el estado del proceso ha sido “Adjudicado”. Imagen 4.82

Imagen 4.82

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5. Fase Contractual 5.1 Registro de Contratos Una vez que el proceso ha sido Adjudicado la Entidad deberá proceder con la Firma del Contrato y con el Registro del mismo a través del Sistema. Para ello haga clic en el enlace “Registro de Contratos”. Imagen 5.1

Imagen 5.1

A continuación podrá observar la pantalla donde deberá Registrar el Contrato. Imagen 5.2

Imagen 5.2

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A continuación diríjase al final de la pantalla, registre las Fechas de Inicio del Objeto de Contratación, Fecha de Término del Objeto del proceso de Contratación y adjunte el archivo del Contrato. Imagen 5.3

Imagen 5.3

Una vez que haya ingresado la información, haga clic en el botón “Guardar”. Imagen 5.4

Imagen 5.4

Si desea Finalizar con el Registro del Contrato, haga clic en el botón “Aceptar” del siguiente mensaje, caso contrario haga clic en el botón “Cancelar”. Imagen 5.5

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MANUAL DE USUARIO RÉGIMEN ESPECIAL

Imagen 5.5

5.2 Finalización del Proceso Para Finalizar con el proceso proceda a subir los documentos que hayan asumido las partes como son: actas de entrega recepción y facturas. Imagen 5.6

Imagen 5.6

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Una vez que haya subido los documentos haga clic en el botón “Finalizar Proceso”. Imagen 5.7

Imagen 5.7

Recuerde que una vez que Finalice el proceso no podrá adjuntar ningún otro documento. Imagen 5.8

Imagen 5.8

A continuación el sistema le pedirá confirmar la Finalización del Proceso, si está seguro de que no requiere subir ningún otro documento haga clic en el botón “Aceptar”. Imagen 5.9

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Imagen 5.9

El proceso habrá concluido cuando el Estado del mismo diga “Finalizado”, como se muestra a continuación. Imagen 5.10

Imagen 5.10

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6. Glosario LOSNCP: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. RGLOSNCP: Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Entidades o Entidades Contratantes: Los organismos, las entidades o en general las personas jurídicas previstas en el artículo 1 de esta Ley. Instituto Nacional de Contratación Pública: Es el órgano técnico rector de la Contratación Pública. La Ley puede referirse a él simplemente como "Instituto Nacional". Portal Compras públicas: (www.compraspublicas.gov.ec): Es el Sistema Informático Oficial de Contratación Pública del Estado Ecuatoriano. Máxima Autoridad: Quien ejerce administrativamente la representación legal de la Entidad Contratante. Para efectos de esta Ley, en las municipalidades y consejos provinciales, la máxima autoridad será el Alcalde o Prefecto, respectivamente. Presupuesto Referencial: Monto del objeto de contratación determinado por la Entidad Contratante al inicio de un proceso precontractual. Proveedor: Es la persona natural o jurídica nacional o extranjera, que se encuentra inscrita en el RUP, de conformidad con esta Ley, habilitada para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría, requeridos por las Entidades Contratantes.

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Consultoría: Se refiere a la prestación de servicios profesionales especializados no normalizados, que tengan por objeto identificar, auditar, planificar, elaborar o evaluar estudios y proyectos de desarrollo, en sus niveles de pre factibilidad, factibilidad, diseño u operación. Comprende, además, la supervisión, fiscalización, auditoría y evaluación de proyectos ex ante y ex post, el desarrollo de software o programas informáticos así como los servicios de asesoría y asistencia técnica, consultoría legal que no constituya parte del régimen especial indicado en el número 4 del artículo 2, elaboración de estudios económicos, financieros, de organización, administración, auditoría e investigación. Contratista: Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, o asociación de éstas, contratada por las Entidades Contratantes para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría. Oferta Habilitada: La oferta que cumpla con todos los requisitos exigidos en los Pliegos Pre contractuales. Pliegos: Documentos precontractuales elaborados y aprobados para cada procedimiento, que se sujetarán a los modelos establecidos por el Instituto Nacional de Contratación Pública. Por Escrito: Se entiende un documento elaborado en medios físicos o electrónicos. Registro Único de Proveedores.- RUP: Es la Base de Datos de los proveedores de obras, bienes y servicios, incluidos los de consultoría, habilitados para participar en los procedimientos establecidos en esta Ley. Su administración está a cargo del Instituto Nacional de Contratación Pública y se lo requiere para poder contratar con las Entidades Contratantes Fármacos: Preparaciones o formas farmacéuticas contempladas en las definiciones de medicamentos del artículo 259 de la Ley Orgánica de Salud. 68


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Repertorio de Medicamentos: Catálogo de Medicamentos Normalizados publicados en el portal www.compraspublicas.gob.ec. Convalidación de errores de forma.- Las ofertas, una vez presentadas no podrán modificarse. No obstante, si se presentaren errores de forma, podrán ser convalidados por el oferente a pedido de la entidad contratante, dentro del término mínimo de 2 días o máximo de 5 días, contado a partir de la fecha de notificación. Dicho término se fijará a criterio de la Entidad Contratante, en relación al procedimiento de contratación y al nivel de complejidad y magnitud de la información requerida. El pedido de convalidación será notificado

a

todos

los

oferentes,

a

través

del

Portal

www.compraspublicas.gov. ec. Se entenderán por errores de forma aquellos que no implican modificación alguna al contenido sustancial de la oferta, tales como errores tipográficos, de foliado, sumilla o certificación de documentos. Así mismo, dentro del período de convalidación los oferentes podrán integrar a su oferta documentos adicionales que no impliquen modificación del objeto de la oferta, por lo tanto podrán subsanar las omisiones sobre su capacidad legal, técnica o económica.

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Adquisicion%20de%20Farmacos  

http://www.compraspublicas.gob.ec/compraspublicas/images/docs//manuales/entidades-contratantes/re/Adquisicion%20de%20Farmacos.pdf

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