Issuu on Google+

SPOTLIGHT

Microsoft Dynamics NAV

ondersteunt sterke groei

bij Vergalle

Vergalle NV is een sterk groeiende familiale onderneming, actief in plaat- en bandstaal. Waar in 2001 op jaarbasis 95.000 ton werd verwerkt, wordt heden de kaap van 130.000 ton gemakkelijk overschreden. In 2007 werd een omzet gerealiseerd van meer dan 100 miljoen Euro. Om deze stijgende trend de komende jaren te kunnen handhaven, koos Vergalle NV voor Microsoft Dynamics NAV als IT oplossing en The Concept Group als strategische partner.

KEYBOARD > Page 4


SPOTLIGHT

Vergalle NV is een familiebedrijf. Wat omstreeks 1950 begon als een detailhandel in ijzerwaren is discreet en gestaag uitgegroeid tot een productieeenheid, waar eigen middelen, cashflow en gezond ondernemerschap zorgen voor de constante groei. Als nevenactiviteit opende de bedrijfsleider, Frank Vergalle, in 2005 het exclusieve restaurant Margaretha’s, gelegen op de Markt van Oudenaarde. Alles samen telt Vergalle NV een 45-tal medewerkers en is het bedrijf nog steeds volledig financieel onafhankelijk. Als 'service center' produceert Vergalle NV vanuit 'moederbobijnen' halffabrikaten voor diverse industrieën: bouw, meubelen, airco, 'witgoed', magazijn- en transportsystemen. De afzetmarkt situeert zich voornamelijk in Europa. Er wordt vanuit de gehele wereld geïmporteerd. Bobijnen worden aangekocht en op maat versneden in plaat- en bandstaal. Zowel de dimensies (breedte, lengte, dikte) alsook hoeveelheid, verpakking, transport, stock, leveringstermijn, facturatie, … worden aangepast volgens de wensen van de klant. “Op maat” bevestigt het service gericht zijn van Vergalle NV.

bestaande systeem ook weinig flexibel te zijn. Dit maakte het doorvoeren van aanpassingen moeilijk, wat voor een servicegericht bedrijf als Vergalle noodzakelijk is. Dit alles deed Vergalle in 2001 besluiten op zoek te gaan naar een modern en toekomstgericht systeem om zijn dagelijkse activiteiten beter te kunnen opvolgen. Over de vereisten waaraan het nieuwe pakket moest voldoen, was financieel directeur Rony Verslycken duidelijk: “Om te beginnen moest de volledige financiële en logistieke flow geïntegreerd worden. Het gebeurde immers dat klanten de verkeerde artikelen geleverd kregen.” Er werd meteen gedacht aan een oplossing op basis van scanning. Hierdoor zou het aantal manuele ingaves en daarmee samenhangende fouten tot een minimum herleid kunnen worden. Daarnaast was ook het platform waarop de oplossing moest draaien, een cruciale factor. Vergalle wou een ‘open systeem’, dat eenvoudig kon benaderd worden voor analyse en rapportage, waarmee de dagelijkse gang van zaken nauwkeurig kon opgevolgd en bijgestuurd worden.

Keuze voor integratie en flexibiliteit Na een uitgebreide zoektocht naar oplossingen in de markt, kwam Vergalle uit bij het pakket Microsoft Dynamics NAV. Vooral de hoge mate van flexibiliteit en sterke integratie tussen de verschillende modules waren doorslaggevend geweest bij de keuze voor Dynamics NAV. Als partner gaf Vergalle de voorkeur aan een Microsoft Solution Center uit Gent dat instond voor de implementatie van Microsoft Dynamics NAV 2.60. Na enkele jaren van succesvol werken werd er besloten up te graden naar de nieuwste versie van Microsoft Dynamics NAV. Toen duidelijk werd dat de implementatiepartner niet langer de nodige continuïteit kon garanderen, werd er voor het realiseren van de upgrade geopteerd voor The Concept Group. “Dit was een puur

gevoelsmatige beslissing; met de medewerkers van The Concept Group klikte

het meteen”, aldus Rony Verslycken. “We zochten opnieuw een regionale partner, met de nodige kennis van onze activiteiten en die tegelijkertijd een oplossing kon bieden op het vlak van

Nood aan een nieuwe oplossing om groei te kunnen realiseren In 1988 nam Frank Vergalle de leiding over het familiebedrijf in handen. Naarmate de activiteiten van Vergalle NV in een stroomversnelling raakten, werd duidelijk dat het bestaande systeem niet meer voldeed aan de wensen en verwachtingen van een snelgroeiende onderneming. Er werd toen gewerkt met een specifiek pakket voor de staalnijverheid, met aparte modules voor boekhouding, verkoop en voorraad. Door het feit dat er nauwelijks sprake was van integratie tussen de 3 entiteiten, werden dezelfde gegevens meerdere malen in het systeem ingegeven. Hierdoor werd er kostbare tijd verloren en groeide het risico op fouten. Dit had tot gevolg dat de stock niet meer voor 100% betrouwbaar was, waardoor het kon gebeuren dat de verkeerde materialen werden geleverd. Daarnaast bleek het KEYBOARD > Page 5


SPOTLIGHT

geven aan het bedrijf. Bovendien werd het risico op fouten sterk verminderd, waardoor Vergalle een betere klantenservice kan leveren en betere garanties kan geven aan zijn cliënteel. “Het grote voordeel van Microsoft Dynamics NAV is het feit dat de gebruikers vrij snel hun weg vinden in het systeem doordat het zo herkenbaar is. Bovendien hebben ze per profiel een eigen menu waardoor ze enkel over die informatie beschikken die voor het uitvoeren van hun specifieke taak nodig is”, zegt Rony Verslycken.

retail-hospitality voor ons restaurant Margaretha’s.” Voor de upgrade van Microsoft Dynamics NAV werd er gekozen voor een gefaseerde aanpak . Er werd van start gegaan met een uitgebreide analyse van de bedrijfsprocessen en gezocht naar de meest efficiënte manier om bij Vergalle met RF scanning aan de slag te gaan. Omdat Vergalle een bedrijf is dat continu in beweging is en waarbij er steeds nieuwe eisen door de klanten worden gesteld, was het van cruciaal belang dat de RF scanningsapplicatie eenvoudig aangepast & uitgebreid kon worden. Nadien werd er van start gegaan met de upgrade en optimalisatie van het systeem. Het volledige project kende een doorlooptijd van ongeveer 11 maanden. Na het live gaan, volgden er 1 à 2 moeilijke maanden, maar nadien functioneerde alles vlot en werden er nog enkele optimalisaties doorgevoerd. De komende maanden zal er voornamelijk gefocust worden op het verder finetunen en uitbreiden van de applicatie.

Eenvoudig, performant en klantgericht De automatisering en upgrade van Microsoft Dynamics NAV heeft een grondige verandering teweeg gebracht bij Vergalle. Doordat het aantal manuele handelingen flink gereduceerd is, hebben de diverse afdelingen nu meer tijd om zich met zaken bezig te houden die een echte toegevoegde waarde kunnen KEYBOARD > Page 6

Als databank werd er bij de upgrade gekozen voor Microsoft SQL server. Op die manier wordt de snelheid en performantie van Microsoft Dynamics NAV gegarandeerd en beschikt Vergalle meteen over de Business Intelligence functionaliteiten die het nodig had. “Het

grote voordeel van SQL Server in combinatie met Excel, is dat de gebruikers heel eenvoudig en snel de juiste informatie uit het systeem kunnen halen, zonder dat er vooraf een uitgebreide opleiding nodig is”, stelt Rony Verslycken.

Toekomst Voor de nabije toekomst heeft Vergalle nog verschillende punten op de agenda staan. Zo zal de productie- en opslagcapaciteit verhoogd worden, met verbeteringen in de organisatie en diversificatie van de producten. Dit heeft ondermeer tot gevolg dat het aantal scanposten in het magazijn en productieruimte aanzienlijk zal worden uitgebreid. Ook het herbekijken van de aankoopprocessen en het invoeren van elektronische datauitwisseling als middel voor klantenbinding behoren tot de prioriteiten.

Profiel Vergalle NV Vergalle produceert halffabrikaten voor diverse sectoren, zoals de bouwsector, de meubelbranche, aircofabrikanten en de logistieke sector. De afzetmarkt situeert zich voornamelijk in Europa. Grote rollen staal worden vanuit heel de wereld aangekocht en op maat versneden in plaat- en bandstaal. Zowel de dimensies (breedte, lengte, dikte) alsook hoeveelheid, verpakking, transport, stock, levertermijn, facturatie, … worden aangepast volgens de wensen van de klant. Vergalle telt in totaal 45 medewerkers en realiseerde het voorbije jaar een omzet van meer dan 100 miljoen Euro.

Uitdaging Om de groei van Vergalle NV te kunnen handhaven, was het noodzakelijk dat het bedrijf investeerde in een systeem waarmee het een optimale service en de nodige garanties kon geven aan zijn klanten. Door het risico op fouten dat onstaan was als gevolg van de manuele invoer van gegevens in diverse, niet-gekoppelde systemen, werden de verkeerde goederen bij de klant geleverd. Ook bleek het moeilijk om aanpassingen in de bestaande omgeving door te voeren.

Oplossing Vergalle koos voor Microsoft Dynamics NAV, juist omwille van de integratie tussen de diverse modules en hoge mate aan flexibiliteit van het pakket. The Concept Group stond in

voor de upgrade van het systeem en voerde tal van optimalisaties uit. Zo werd er o.m in het magazijn en de productieruimte van start gegaan met RF scanning binnen Microsoft Dynamics NAV.

Voordelen • De integratie van boekhouding, inkoop, verkoop, magazijnbeheer en productie, en het gebruik van RF scanning leidde tot een reductie van het aantal manuele handelingen en de foutenlast die hierdoor onstaan was • Microsoft Dynamics NAV kan eenvoudig aangepast worden aan de wensen van de klant, waardoor Vergalle een betere service en condities kan geven aan zijn eindklanten • Omdat Microsoft Dynamics NAV zeer herkenbaar is, zijn de gebruikers erg tevreden over het gebruiksvriendelijkheid van het systeem • Door het gebruik van Microsoft SQL Server is het eenvoudig om de juiste informatie snel uit het systeem te halen


Testimonial - Vergalle