Issuu on Google+

Microsoft Dynamics NAV

Fun klaar voor verdere groei ondersteund door Microsoft Dynamics NAV Fun, de jonge speler in de vrijetijdsmarkt, heeft in korte tijd een succesvolle weg afgelegd. In 2000 ontstaan uit een joint venture tussen de familie Coeman, eigenaar van vier winkels, en retailholding Mitiska, werd al snel een reeks lokale speelgoedwinkels en de vijf Nolmans familiewinkels overgenomen en toegevoegd aan de groep. Opening van een aantal nieuwe winkels zorgde voor een explosieve groei naar 19 winkels in minder dan ĂŠĂŠn jaar tijd. Door extra overnames en bijkomende nieuwe openingen telt Fun vandaag 26 winkels, waarvan Wavre, de eerste in Wallonie, zijn deuren opende in oktober 2007.


Informatica stroomlijnen na supersnelle groei

Overzicht

Al snel bleek geen enkel van de beschikbare informaticasystemen waaruit men kon kiezen na de overnames, tegen dergelijke explosieve groei opgewassen. Bovendien wou Fun haar voorraad- en aankoopbeheer stroomlijnen. “Een gerichte automatisering van de a a n k o o p e n l o g i s t i e k e processen is cruciaal voor een retailer. Een massa complexe cijfergegevens moet vlot omgezet worden in duidelijke signalen die niet verloren kunnen gaan in de massa", aldus Bart De Beuker, IT-director bij Fun.

Land: België Sector: Detailhandel

Profiel van Fun Fun, één van de grootste Vlaamse vrijetijdsretailers, verkoopt ook producten aan bedrijven, onder meer via een eigen collectie. De onderneming heeft haar hoofdvestiging in Brugge en stelt 265 mensen tewerk. Fun realiseert een omzet van 54 miljoen euro.

Uitdaging Fun ontstond door de samenvoeging en overname van verschillende retailers. Razendsnelle groei veroorzaakte gefragmenteerde bedrijfsadministratie, moeilijk te anticiperen aankopen en inconsistente voorraadgegevens.

Oplossing Fun

centraliseerde

zijn

informatica

via

Microsoft

Dynamics NAV. The Concept Group stond in voor de implementatie en integreerde ook de fashion add-on van Pebblestone in het systeem. Voor aankoop en logistiek werd uniek maatwerk ontwikkeld.

Voordelen · Beter voorraadbeheer met betrouwbare gegevens · Accurate kostenberekening en gedetailleerde rapporten

Naast speelgoed verdeelt Fun een reeks complementaire producten zoals multimedia-, baby-, kinderkledij-, school-, geschenk- en tuinartikelen. Tevens wordt er ingespeeld op elk seizoensevent, en biedt Fun ook een aantal shop-in-the -shop concepten (Kijkbuis, Disney-Plaza, Standaard Bookshop). Bovendien verkoopt Fun niet enkel aan consumenten. Voor bedrijven heeft Fun een eigen collectie seizoensproducten en importeert het ook tuin- en terrasmeubelen voor de horeca. “Als vrijetijdsretailer zijn we sterk seizoensgebonden. Feesten als carnaval, halloween, pasen, sinterklaas en kerst zijn piekmomenten met een eigen productaanbod”, aldus Bart De Beuker. “Die diversiteit zorgt voor een complexe logistiek: we verkopen meer dan 50.000 verschillende artikelen, waarvan er jaarlijks ongeveer één derde vervangen worden in het assortiment. De aard van de waren is bovendien erg divers, gaande van klein schrijfgerief tot een volledige tuinset.” Fun stelde een lastenboek samen en evalueerde een reeks potentiële leveranciers en partners. Bart De Beuker: “Retailautomatisering is vrij specifiek. Een pak kandidaten viel dan ook snel af. We lieten eerst ons oog vallen op een gespecialiseerde producent van retailsoftware. Toen we inzagen dat zij de toepassing nooit tijdig zouden kunnen afwerken, kwamen we al snel uit bij het pakket Microsoft Dynamics NAV. Vooral de eenvoudige opbouw en sterke integratie van de verschillende modules beviel ons. Bovendien werkten we al een jaar met de boekhoudmodule van Microsoft Dynamics NAV. We kozen M i c r o s o f t s p e c i a l i s t The Concept Group als implementatiepartner vanwege hun ervaring en kennis van de retailsector.”

Standaardpakket aangevuld met sterk maatwerk Fun hertekende haar bedrijfsadministratie met Microsoft Dynamics NAV. De toepassing werd aangepast op maat van Fun met als hoofddoel de automatische bevoorrading van de winkels te verwezenlijken, verkoopspronostieken


op basis van historische gegevens te kunnen maken, en een automatische koppeling van de inkooporders met het budget tot stand te brengen. Fun heeft nu meer dan ooit greep op haar aankoop- en voorraadbeheer en zal op basis van de rapporten en statistieken haar aanpak verder optimaliseren. The Concept Group startte in december 2002 met de implementatie van Microsoft Dynamics NAV bij Fun. De bestaande Microsoft Dynamics NAV-boekhoudmodules werden aangevuld met de modules aankoop, verkoop, WMS, voorraadbeheer, en een winkel-backoffice. Microsoft Dynamics NAV draait op twee servers in het Brugse hoofdkantoor, ondersteund door een Microsoft SQLdatabank. Die servers zijn via Citrix-technologie over B e l g a c o m ' s Explore-netwerk verbonden met de Fun winkels en het Fun distributie-centrum in Oostkamp. Op die manier wordt de ganse goederenflow centraal beheerd, zowel van en naar het DC, als voor rechtstreekse toeleveringen en retouren van en naar lokale leveranciers. Winkels kunnen ook bestelaanvragen doorsturen naar de hoofdzetel. “Op vlak van aankoop en logistiek stonden we voor een aantal specifieke uitdagingen”, aldus Bart De Beuker. “Zo willen we een zo hoog mogelijke voorraadrotatie realiseren. Om dat te doen, moeten onze aankopers zich baseren op de analyse van historische verkoopgegevens. Op het moment dat ze een seizoensbestelling plaatsen bij een leverancier in het Verre Oosten, moeten ze de verkoop kunnen inschatten voor dat betreffende seizoen. Bestellen ze te weinig, dan verliezen we verkopen, bestellen ze te veel, dan zitten we opgescheept met dure voorraad.” The Concept Group paste de Microsoft Dynamics NAVaankoopmodule aan op maat van Fun en voorzag een uniek systeem om toekom-stige verkoop te voorspellen op basis van historsche gegevens. “Om de buffervoorraad in ons distributiecentrum zo klein mogelijk te houden en de toelevering van onze winkels verregaand te automatiseren, paste The Concept Group ook de voorraadmodule op maat aan”, aldus Bart De Beuker. “Vandaag gebeurt de bevoorrading automatisch: elke dag wordt de voorraad van de winkels afgezet tov de verkopen, en worden er automatisch pickopdrachten doorgeseind naar ons magazijn. Het systeem stelt daar de meest efficiënte orderpicking voor. In ons pieksezoen op het einde van het jaar, maken wij op topdagen meer dan 20.000 kassatickets, wat resulteert in duizenden pickopdrachten ter aanvulling van de winkelvoorraden. Dergelijke volumes zijn manueel niet te verwerken, zeker als je als norm hanteert dat die maximum 2 dagen later in de winkel moeten zijn.”

“Een gerichte automatisering van de aankoop- en logistieke processen is cruciaal voor een retailer. Een massa complexe cijfergegevens moet vlot om g ez et w or d en in duidelijke signalen die niet verloren kunnen gaan in de massa".

Bart De Beuker, IT Director bij Fun,

op de

Funtroon, naast Francis Adams van The Concept Group.

Permanente evolutie van het pakket Sedert het live gaan eind 2003 zijn er constant verbeteringen aan het systeem aangebracht, en werden ook aardig wat nieuwe modules in gebruik genomen. Zo werd het voorraadbeheer uitgebreid met een module die toelaat om op basis van automatisch gegenereerde voorstellen, de voorraden tussen de winkels te herverdelen. Dit resulteert in transfer- en retouropdrachten die vanuit hoofdkantoor via Microsoft Dynamics NAV aan de winkels gegeven worden, en derhalve makkelijk opvolgbaar zijn. Op logistiek vlak wordt nu gebruik gemaakt van scanning voor de terugkoppeling van de pick-, wegzet- en verplaatsingsopdrachten, wat voor een sterk verhoogde accuraatheid zorgt van de 50.000 palletten die jaarlijks uitgeleverd worden. De winkel-backoffice werd uitgebreid met oa. functionaliteiten voor herstelopdrachten, geschenklijsten, thuisleveringen, etikettenafdruk, enz. Bovendien werd er op maat van Fun een module ontwikkeld om de winkels te inventariseren, wat gezien de omvang van de winkels en het rijke assortiment geen evidente klus is. “Het interessante aan Microsoft Dynamics NAV is het feit dat je vrij vlug en relatief gemakkelijk nieuwe functionaliteiten kan bouwen bovenop de bestaande standaardsoftware. Er zijn ook aardig wat ‘add-ons’ beschikbaar op de markt, die aangezien ze officieel geregistreerd zijn, probleemloos te integreren zijn binnen Microsoft Dynamics NAV.”, zegt Bart De Beuker. Zo implementeerde Fun de Evasion-module voor automatische factuurcontrole, die toelaat om inkomende facturen van handelsgoederen te scannen, de data te herkennen, en vervolgens automatisch te matchen binnen Microsoft Dynamics NAV. “Dankzij deze technologie kunnen we nu veel accurater en veel sneller werken. 90% van de facturen worden automatisch


Voor meer informatie Voor meer informatie over de beschreven producten en diensten van Microsoft, bel naar +32 (0)2 704 30 00 of bezoek http://www.microsoft.be/cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke toepassingen gebruiken. Voor meer informatie over The Concept Group, bezoek de website www.theconceptgroup.be of bel naar +32 (0)3 420 07 10.

Software and Services Servers

Microsoft Solutions Microsoft Dynamics NAV 5.0

Designer Tools Windows Desktop Applications

Microsoft Services Microsoft Technologies Other LS Retail

Partner The Concept Group

gematched, en gemiddeld halen we 30% tijdswinst, waardoor we ons op de echte problemen kunnen concentreren. Dat zorgt ieder jaar voor een mooie opbrengst aangezien we onze tolerantie voor afwijkingen drastisch verlaagd hebben van 10% afwijking of maximum 100€ naar 1,5% afwijking of maximum 1€ per factuur. Als je jaarlijks 40.000 facturen binnenkrijgt, is dat niet onbelangrijk”, besluit Bart De Beuker.

Resultaat en toekomst “Dankzij Microsoft Dynamics NAV en The Concept Group hebben we vandaag meer betrouwbare voorraadgegevens en een beter voorraadbeheer”, aldus Bart De Beuker. “Door een beter onderbouwde aankoop versnelde ook onze voorraadrotatie. We beschikken bovendien over betrouwbare rapporten en statistieken van onze activiteiten. Dat is ondermeer zeer zinvol bij de berekening van onze winstmarges per artikel, bij de waardering van onze voorraad en bij factuurcontrole. Zo'n berekening is trouwens niet evident in onze sector, waar promoties, campagnes en kortingen schering en inslag zijn.” Voor de nabije toekomst heeft Fun nog verschillende acties op de planning staan. Zo wordt momenteel een gloednieuw POS-systeem uitgerold, opnieuw gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV. “Ons vorig systeem was sterk verouderd, en we hadden behoefte aan een klant-vriendelijk systeem dat zorgt voor een vlotte afrekening, eenvoudig aan te leren is, en toch d e n o d i g e c o n t r o l e s uitoefent zodat de kassiersters nagenoeg geen fouten meer kunnen maken. Dat vonden wij in de LS-Retail oplossing, opnieuw geïmplementeerd door The Concept Group”. Voorts maakt Fun werk van het optuigen van een nieuw DataWarehouse gebaseerd op het BI-luik van Microsoft 2005 SQL-server, wil het zijn eerste stappen zetten in Sharepoint en stoomt het de Dynamics NAV oplossing klaar om te migreren naar de nieuwste 5.0-versie.


Testimonial - Fun