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Este tutorial tem como objetivo facilitar o acesso e o entendimento de todas as funções disponíveis no sistema de fatura digital para que tanto usuários finais, como também, executivos e administradores, possam usufruir ao máximo do mesmo. O sistema foi desenvolvido por Eduardo Thomas e tem o intuito de facilitar e trazer mais acessibilidade para os usuários que o utilizam, desenvolvido para que as empresas responsáveis pelas contas dos seus clientes finais possam ter um acesso mais claro das linhas e dos planos dos seus usuários com informações detalhadas das faturas, também permitindo que o próprio usuário possa ter acesso às informações de suas linhas. O site pode ser acessado através do link www.faturadigital.com.br, onde primeiramente será apresentada uma tela inicial de login para o usuário final. Essa tela de acesso pode ser mudada para um usuário máster através da tecla de atalho F6. Todos os passos de acesso são explicados resumidamente no próximo tópico, em “Tela de acesso ao sistema”. Feito o login, serão apresentadas todas as funcionalidades do sistema através de abas contendo ícones na parte superior de cada seção, simbolizados por um ponto de interrogação, como pode ser visto na

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INTRODUÇÃO

imagem abaixo, onde o mesmo está circulado em vermelho. Quando estes ícones são clicados, são abertos na tela principal vídeos tutoriais que explicam detalhadamente as funções de cada aba. Todos esses passos e funções estão detalhados também neste tutorial.

É bastante aconselhável que o usuário utilize como navegador padrão o Mozzila Firefox dispondo assim de todas as funcionalidades que o sistema oferece de maneira totalmente correta, evitando pequenos transtornos que possam vir a ocorrer. Para agilizar a busca e facilitar o entendimento, os tópicos estão dispostos através de abas, assim como no site, onde as mesmas estão subdividas pelas funcionalidades de cada uma. Também há diversas imagens do sistema acompanhando cada parte do tutorial para que o usuário encontre o que precisa facilmente esclarecendo assim suas dúvidas.


tela de acesso ao sistema

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Tela de acesso ao sistema, ou simplesmente tela de login, é a primeira tela a ser apresentada ao usuário ao entrar no site. Nessa tela inicial o usuário final irá fornecer o número de sua linha no campo “Sua Linha” e sua senha logo abaixo, que primeiramente serão os 4 últimos números de sua linha. Depois do primeiro acesso, o usuário será informado que pode mudar sua senha caso ache apropriado.

Para um usuário máster acessar o sistema, após o acesso ao site, o mesmo irá pressionar a tecla de atalho F6 onde ele então será redirecionado para outra opção de login. Nela há três campos a serem preenchidos para que o acesso ao sistema possa ser realizado de forma satisfatória. O primeiro será o nome de usuário ao qual o executivo, por exemplo, está cadastrado no sistema, seguido de sua senha, que é dada através de botões numerados de zero a nove de forma aleatória. É importante salientar que os números estão dispostos na forma de botões virtuais para que seja evitado o uso do teclado, impedindo assim ataques de keyloggers (tipo específico de spyware cuja finalidade é registrar tudo o que é digitado, quase sempre a fim de capturar senhas, números de cartão de crédito e afins). Caso o usuário erre algum número informando sua senha, o mesmo pode corrigi-lo clicando no botão corrigir localizado a direita dos números, assim todos os números digitados anteriormente serão apagados e a senha poderá ser digitada novamente. Por último, o usuário irá informar uma frase secreta, frase esta que nada mais é do que uma palavra utilizada por segurança para que apenas um microcomputador específico possa acessar o sistema, evitando assim o acesso em algum outro lugar remoto. Depois de preenchido todos os campos, o usuário terá a opção de entrar no sistema clicando na opção entrar ou, de limpar seus dados já informados, clicando na opção limpar. Se algum dado estiver incorreto, o sistema irá informar ao usuário com um aviso ressaltando que apenas mais duas tentativas são válidas para que o acesso não seja bloqueado por um determinado tempo por motivo de segurança.

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3 Após o login ser efetuado com sucesso, é apresentada a tela inicial, onde há três tipos de informações distintas – Gráficos de consumos, Caixa do último mês e Correções – que são geradas através de dados e gráficos contendo os principais valores da fatura. No primeiro gráfico, são informados os consumos dos quatro últimos meses através de 4 colunas azuis, onde se o usuário passar o mouse poderá ver o valor da fatura e datas referidas.

INICIAL

E por último, temos as correções geradas através de outro gráfico, informado os valores dos quatro últimos meses. Os dados podem ser vistos com detalhes indo na aba “Sistema” e clicando na opção “Importar Conta” dispondo assim dos principais detalhes das correções.

Além disso, é dada a opção de visualizar uma análise da fatura clicando sobre a bolinha referente à coluna simbolizada por uma lupa.

Abaixo do gráfico de consumo são dados os valores de caixa do último mês. Nele estão os valores da fatura, assim como os que já foram pagos e os que o sistema aguarda receber, resultando assim em um saldo total que também é informado ao lado.

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USUÁRIOS

4.1 BUSCAR USUÁRIOS

Através dessa opção a empresa responsável pela conta irá gerenciar as principais informações de seus clientes finais. Nela são listados os nomes de todos seus usuários, assim como suas principais informações e quantidade de linhas que possuem. Pode-se também visualizar detalhes das linhas clicando sobre os números em azul das mesmas, ver se há ou não uma observação referente àqueles clientes na coluna OBS e, se pode ou não ser emitido um boleto referente ao cliente. Ao lado esquerdo da página temos duas opções simbolizadas por pequenos ícones que referenciam os clientes finais. A primeira opção da esquerda para direita é a de editar o cliente. Caso o usuário tenha dúvida da função de cada ícone, ele pode passar o mouse pelo desenho que então será mostrada a função referente. Após clicar na linha associada ao cliente que deseja-se editar, será apresentada uma página contendo as principais informações do cliente final. Nela diversos dados são mostrados, e que logo após serem editados de acordo com a preferência do usuário, o mesmo irá atualizar clicando sobre o ícone “atualizar” em vermelho.

A segunda opção é a de cadastrar uma observação. Quando clicado em um quadrado da coluna referente ao cliente que deseja ver ou adicionar uma observação, o usuário será direcionado para outra página contendo as opções que permitem que o mesmo coloque esta nova observação, veja as já existentes ou apague uma caso ache necessário.

Para visualizar as principais informações da linha do cliente final, clicase sobre o número em azul que indicam a quantidade de linha do cliente. Após clicar, o usuário será direcionado para outra página contendo as informações da linha do cliente. A mesma aba pode ser acessada em “linhas e faturas” permitindo que diversas funções sejam realizadas (todas explicadas no tópico “linhas e faturas”).

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A busca pelos usuários finais pode ser feita de uma forma mais simples caso o usuário máster saiba alguma informação da linha, como o nome do cliente ou seu número de RG, através da opção de filtragem, localizada na parte superior da mesma. Também pode ser feita a listagem de dez ou mais registros (linhas por página) na opção de busca. Lembrando que caso seja feita uma busca e se deseje que a listagem seja feita de forma completa novamente, é só clicar no ícone “limpar busca”.

4.2 CADASTRAR USUÁRIOS Para ser feito o cadastro de um novo cliente, o usuário tem duas maneiras de inseri-lo no sistema, A primeira é através da aba “Usuários/Buscar Usuários” onde na parte superior da página terá um ícone em vermelho escrito “cadastrar novo” que quando clicado abrirá a página de cadastro. Também podese acessar ela de uma maneira mais simples, através da aba direta “Usuários/Cadastrar Usuários”. Uma vez na tela de cadastro alguns campos contém um fundo amarelo, que indicam campos de preenchimento opcional, já os em branco são campos de preenchimento obrigatório para realização do cadastro. È importante salientar que os campos associados às formas de contatos ao cliente são fortemente recomendados o preenchimento, pois serão a única forma de contato com o mesmo.

Feito o cadastro, o usuário ira clicar sobre o ícone “cadastrar” e automaticamente o novo usuário final será inserido na página “Buscar Usuários”. Caso seja necessária uma edição nos dados do cliente posteriormente, ela pode ser feita através da aba “Busca de Usuários”, onde esta opção é dada na segunda coluna da esquerda para direita (seção 4.1).

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linhas e faturas

Nessa aba, a empresa responsável pela conta irá gerenciar as principais informações das linhas e faturas de seus clientes finais. Podendo visualizar a linha referente de cada usuário, o grupo que o cliente está cadastrado de acordo com seu plano, o vencimento do valor a ser pago que foi estipulado, o valor inicial assim como o valor corrigido depois da inclusão do grupo, o status de pagamento (caso já tenha sido pago ou não), se há ou não uma observação referente àquele cliente e outras opções que são explicadas nesse tópico. As funções disponíveis ao usuário são apresentadas no canto esquerdo da página referenciadas por pequenos ícones que gerenciam a coluna referente a cada cliente. Para saber a função de cada opção o usuário pode simplesmente passar o mouse sobre o ícone que então será listado a operação que a mesma realiza. A primeira da esquerda pra direita é a de adicionar uma observação. Quando clicado em um quadrado da coluna referente ao cliente que deseja ver ou adicionar uma observação, o usuário será direcionado para outra página contendo as opções que permitem que o mesmo coloque esta nova observação, veja as já existentes ou apague uma, caso ache necessário.

A segunda opção é a de enviar um e-mail de cobrança. Nela o usuário poderá enviar um e-mail solicitando que o pagamento seja efetuado o quanto antes. Essa opção pode ser facilitada caso o usuário deseje enviar um e-mail para todos os clientes listados na página ao mesmo tempo. Para isso ele simplesmente irá clicar no último quadrado da coluna referente à cobrança por e-mail. A terceira opção é a de imprimir a fatura. Após o usuário clicar nesta opção, o mesmo será direcionado para uma página contendo os principais gastos do cliente referenciado, assim como a soma deste valor com o valor da fatura total no mês.

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A quarta opção é a de vincular uma linha a um usuário. Caso haja uma linha sem um usuário final e deseja-se vincular a ela algum cliente, o usuário do sistema irá clicar sobre essa opção, onde o mesmo será direcionado para uma página contendo o nome de todos seus clientes. Nela há uma opção simbolizada por um ícone de um usuário em verde e amarelo, que quando selecionado algum quadrado desta coluna, o cliente final referenciado será vinculado imediatamente à linha escolhida. A quinta opção é adicionar um grupo para refaturamento. Essa opção é habilitada quando há algum usuário final que não está inserido em algum grupo. Para inseri-lo, o usuário irá clicar no quadrado da coluna de adição e abaixo da lista de clientes será aberta a opção de seleção do grupo ao qual deseja-se vincular àquele cliente. Automaticamente o valor a ser corrigido será atualizado de acordo com o grupo.

Para remover um grupo de um cliente, o usuário deverá ir à coluna “grupo” e ao lado no nome do grupo será dada a opção de removê-lo ou editá-lo. Ao clicar em “editar” o usuário poderá ver todos os planos referentes àquele grupo e, caso queira editá-los de maneira prática, o usuário deverá ir à aba “configurações” onde são dadas todas essas opções através dos grupos e sinônimos que são explicados com detalhes neste tutorial, no tópico correspondente (seção 6). A sexta opção e última é confirmar o pagamento manualmente, onde o usuário poderá confirmá-lo caso um cliente tenha ultrapassado o tempo de pagamento e seu status esteja como vencido.

A busca pelas linhas e faturas pode ser feita de uma forma mais simples caso o usuário saiba alguma informação da linha, como o nome do cliente, data do vencimento, número da linha, grupo ao qual o cliente esteja vinculado, entre outras opções que são dadas na página através da opção de filtragem localizada na parte superior da mesma. Também pode ser feita a listagem de dez ou mais registros (sinônimos) por página na opção de busca. Lembrando que caso seja feita uma busca e se deseje que a listagem seja feita de forma completa novamente, é só clicar no ícone “limpar busca”.

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configurações

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6.1 GRUPOS

Através dessa página a empresa responsável pela conta irá gerenciar os grupos associados aos planos onde serão listados os sinônimos, que são os planos que já foram cadastrados, assim como os valores da fatura corrigidos de cada plano, onde poderão ser modificados e criados novos planos através da opção “Gerenciar Sinônimos”, na mesma aba “Configurações”. Na linha referente de cada sinônimo terão os grupos que os mesmo estão associados. O usuário tem a opção de remover o grupo clicando na opção ao lado do grupo ou de incluir um novo grupo no quadrado da coluna simbolizada por uma pasta aberta com uma lupa.

Logo após clicar sobre um plano para incluir o grupo, será dada uma nova opção na parte inferior da página, podendo assim o usuário selecionar um grupo existente para ser cobrado futuramente na fatura daquele plano usado pelo cliente.

O usuário poderá também nessa página criar um novo grupo indo na opção “novo grupo” e cadastrando um grupo para vincular a um sinônimo.

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A busca pelos sinônimos pode ser feita de uma forma mais simples caso o usuário saiba o nome do sinônimo, do valor corrigido ou do tipo de grupo, através da opção de filtragem da página localizada na parte superior da mesma. Também pode ser feita a listagem de dez ou mais registros (sinônimos) por página na opção de busca. Lembrando que caso seja feita uma busca e se deseje que a listagem seja feita de forma completa novamente, é só clicar no ícone “limpar busca”.

6.2 sinônimos Na aba “Sinônimos” o usuário poderá gerenciar todos sinônimos ou criar um novo, além disso, os mesmos poderão ser transferidos para a categoria que o usuário deseje. Após ser feito o acesso a esta aba, é listado primeiramente a categoria dos sinônimos não organizados, onde pode-se visualizar as demais na parte inferior da página.

Selecionando uma outra categoria podemos ver todos os tipos de planos referenciados naquelas seções. Caso o usuário ache que o plano deva estar em outra categoria, ele terá a opção de clicar sobre o quadrado da coluna referenciada por um ícone de uma pasta azul e feito isso, ir à opção “transferir para”, onde clicando sobre a mesma, o usuário poderá selecionar em qual categoria deseja transferir o plano. O usuário também tem a opção de incluir uma nova correção manualmente na última opção das categorias. Clicando sobre ela o usuário irá escolher um nome para o novo sinônimo e um valor no plano para ser corrigido.

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Automaticamente o novo sinônimo irá para categoria “corrigidos”, onde poderá ser transferido para qualquer outra, tornando assim, os sinônimos organizados de maneira que sejam vinculados aos grupos para posteriormente serem cobrados na fatura de forma prática e rápida.

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sistema

7.1 importar conta

Primeiramente para importar uma conta é necessária a instalação do CD da vivo e um arquivo no formato MDB (formato de planilha do Excel) contendo a fatura que deseja-se importar para o sistema. Para realizar a instalação, o usuário irá inserir o CD de instalação no driver do computador, então será aberta uma pasta com os arquivos presentes no mesmo. Entre eles está o setup que é o instalador do programa e o ícone que será clicado. Feito isso os passos posteriores para realizar a instalação de forma satisfatória são intuitivos, precisando somente avançar até concluir a instalação.

Depois da instalação ser concluída, será criada automaticamente na partição principal (normalmente disco C) do micro uma pasta nomeada de “fatura eletrônica”. Nela estará o ícone da vivo que será o acesso ao software (programa), o mesmo pode ser acessado também através do menu iniciar com o nome “CD” ou “VIVO”.

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Ao abrir o software será apresentado diversas opções do CD, entre elas a opção de “Importar Arquivo” que é onde o usuário irá selecionar a pasta onde está a fatura que deseja-se realizar a operação. Após clicar sobre a opção de importação será aberta uma janela com o nome “movimentos” indicado na parte superior da mesma. Nela há um ícone com uma seta verde escrita “Importar” que após ser clicado pedirá ao usuário para indicar onde se encontra o arquivo desejado no micro. O usuário irá escolher a pasta em que o arquivo se encontra selecionando a unidade em que ela está no campo “unidade” e clicando duas vezes sobre as pastas do caminho correto até o arquivo ser encontrado no campo “Pastas”. Quando encontrada a pasta em que está o arquivo desejado, ao lado esquerdo, em “Nome do arquivo” irá aparecer automaticamente todos os arquivos que contenham o formato correto para a importação.

Após o usuário selecionar o arquivo correto e clicar em “OK”, a janela “movimentos” voltará a ser mostrada. No campo abaixo, que antes estava em branco, irá aparecer o nome do arquivo selecionado que será então aberto. Se o procedimento for feito de forma correta o usuário poderá notar que na parte superior das informações do software haverá os dados do cliente da fatura assim como o período da fatura ao lado direito. È de extrema importância anotar o período desta fatura, pois o mesmo será pedido posteriormente para importação no sistema.

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Feito a importação do arquivo, o usuário ira na primeira opção do CD, “Visualizar Sua Conta” onde serão dadas duas novas opções. O usuário selecionará a opção “Sua Conta” clicando duas vezes sobre a mesma e serão apresentadas outras funções da conta, entre elas a opção “Exportar Arquivos” que também deve-se clicar duas vezes sobre ela. Uma vez escolhida a opção de exportação, serão apresentados diferentes formatos para realizar a exportação, o usuário irá escolher o formato Detalhado de texto (TXT) clicando duas vezes sobre ele. Feito isso, será apresentada novamente a janela de busca dos diretórios do computador, só que ao invés agora de ir ate a pasta que contém o arquivo do Excel, o usuário irá escolher uma pasta para ser gerado o novo documento texto no micro, podendo mudar o nome do arquivo no campo “Nome do arquivo”. Após selecionar a pasta, é necessário clicar duas vezes sobre a mesma e depois no ícone “OK”. Se tudo ocorrer da maneira correta será apresentado um aviso informando que o arquivo foi salvo com sucesso. O passo a passo como foi explicado está ilustrado ao lado:

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Uma vez realizada a exportação pelo CD, o usuário irá acessar o sistema Fatura Digital e ir até a aba “Sistema/Importar Conta”. Nela há uma opção com um campo em branco para ser clicado nomeado de “Procurar Arquivo(.TXT)” na parte superior da página. Clicando uma vez sobre este campo será aberta uma janela para o usuário selecionar a pasta em que se encontrada o arquivo TXT gerado na exportação do CD. Feito isso o nome do arquivo irá preencher o campo que até então estava em branco. Ao lado do nome do arquivo terão campos com fundo amarelo de preenchimento obrigatório para importação da conta. O primeiro, nomeado de “Empresa”, será selecionado pelo usuário, onde provavelmente este campo já irá ter a opção da empresa correspondente, contando que o nome do arquivo já tenha sido preenchido.. Ao lado é pedido o período que foi apresentado anteriormente na exportação do arquivo pelo CD e suponha-se que tenha sido anotado pelo usuário. Por último o usuário máster ira estipular uma data de vencimento da cobrança da fatura para que o sistema informe-o caso a data limite tenha sido atingida. Ao término do procedimento o usuário clicará no ícone “importar”. Automaticamente a fatura da empresa será apresentada em “Contas Importadas” contendo todas as informações do arquivo importado.

7.2 suporte O suporte é usado para os usuários do sistema solicitarem algo de seu interesse referente ao sistema ou aos seus clientes, permitindo também a possibilidade de enviar uma crítica ou sugestão construtiva direcionadas para o cliente ou o programador do sistema. Esses assuntos poderão ser analisados a qualquer momento e irão aguardar a finalização com alguma resposta do solicitado. Para adicionar um assunto basta acessar a aba “Sistema/Suporte” e clicar em “cadastrar novo” onde o usuário será direcionado para uma página onde o mesmo preencherá o assunto ao qual quer tratar, o tipo e para quem será direcionado. Para filtrar um assunto já cadastrado tem-se a opção de filtragem na parte superior da página. Caso o usuário saiba o nome que se refere o assunto ou a data e/ou status do mesmo, ele irá informar nos campos referentes à busca. Também pode ser feita a listagem de dez ou mais registros (linhas de assuntos) por pagina na opção de busca. Lembrando que caso seja feita uma busca e se deseje que a listagem seja feita de forma completa novamente, é só clicar no ícone “limpar busca”.

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Fatura Digital  

Este tutorial tem como objetivo facilitar o acesso e o entendimento de todas as funções disponíveis no sistema de fatura digital para que ta...

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