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mito o progetto realizzabile?

Questa guida è stata realizzata grazie al contributo di Microsoft.

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Le guide di questa collana sono supervisionate da un gruppo di esperti di imprese e associazioni del sistema Confindustria, partner del Progetto IxI: Between SpA, Confindustria Servizi Innovativi, Eds Italia, Gruppo Spee, Hewlett Packard Italiana, Ibm Italia, Idc Italia, Telecom Italia SpA. Suggerimenti per migliorare l’utilità di queste guide e per indicare altri argomenti da approfondire sono più che benvenuti: toolkit@confindustria.it

www.confindustriaixi.it

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Ufficio digitale:

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Progetto grafico: PRC Roma

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IMPRESE X INNOVAZIONE


Da secoli utilizziamo la carta per comunicare, condividere e trasferire le conoscenze. Oggi però l’impiego di tecnologie informatiche in azienda ha reso disponibili modalità alternative al trattamento cartaceo delle informazioni, particolarmente idonee per contenuti da aggiornare più frequentemente. Scopo di questa guida è offrire agli imprenditori alcune informazioni per una migliore sinergia tra supporti informatici e cartacei, con l’obiettivo di un’organizzazione più agile ed efficiente. Si tratta di dare alle persone che lavorano in azienda nuovi strumenti per lavorare meglio, a beneficio di tutti.

UFFICIO DIGITALE: NASCITA DI UN MITO

sione di Internet siano responsabili di questo continuo incremento. L’espressione “paperless office” viene coniata negli anni Settanta a seguito della comparsa dei primi computer negli uffici delle grandi multinazionali americane. È la Xerox a sperimentare nei suoi laboratori di Palo Alto nuove macchine e nuove procedure per eliminare l’utilizzo della carta nei processi aziendali. I risultati non si fanno attendere e nel 1979, due anni prima della nascita del primo personal computer, il Washington Post pubblica la foto di un ufficio modello appena aperto nella capitale americana. Si trattava di un esperimento che impressionò moltissimo: era il primo ufficio senza carta. Belle impiegate lavoravano fra apparecchi tecnologici di varie fogge e misure, in un am-

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PREMESSA

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UFFICIO DIGITALE: mito o progetto realizzabile?

Fin dalla diffusione dei primi computer alcuni analisti hanno profetizzato l’imminente scomparsa della carta dagli uffici. In realtà, il consumo mondiale di carta non ha mai smesso di crescere, smentendo la tesi che l’utilizzo dell’informatica negli uffici avrebbe reso superfluo il supporto cartaceo. Alcuni esperti sostengono che proprio l’informatizzazione e la diffu-

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A questo punto c’è da chiedersi se abbia ancora senso parlare di “paperless office”. In realtà, se è vero che difficilmente potranno esistere in futuro uffici o attività economiche totalmente senza carta, è però possibile razionalizzare l’uso della stessa e trovare una ragionevole sinergia per migliorare l’efficacia e l’efficienza dei processi aziendali. Si tratta quindi di comprendere costi e benefici di una diversa gestione dei flussi informativi, raggiungendo un’ottimizzazione fra i due supporti.

GESTIRE UNA MOLE DI DATI IN COSTANTE CRESCITA Internet e le tecnologie dell’informazione hanno proiettato l’umanità in una nuova era, quella della creazione e gestione di enormi quantità di dati. Si tratta della produzione di informazioni per più di 5 miliardi di gigabyte in un anno. Per contenere la carta necessaria per stampare tutte queste informazioni la biblioteca del Congresso degli Stati Uniti, la più grande biblioteca al

mondo, dotata di 30 milioni di libri disposti su 850 chilometri di scaffali, dovrebbe essere ingrandita di 500 volte. Secondo gli esperti, le informazioni prodotte crescono ogni anno mediamente a un ritmo del 7-8%, basti pensare alla crescita costante delle informazioni prodotte sul Web, dove i motori di ricerca hanno contato più di 10 miliardi di pagine (il che significa che le pagine effettivamente disponibili sono molte di più). Non tutta l’informazione, però, è prodotta e conservata su supporti digitali. Anzi. Sebbene l’uso di questi supporti raddoppi ogni tre anni, la carta continua ad avere un ruolo fondamentale. Documenti ufficiali, libri, giornali: anche questo tipo di supporto rappresenta una parte consistente del totale ed è in crescita, nonostante il digitale. Anche nelle aziende, da una parte, assistiamo a un continuo incremento delle spese legate alla gestione della carta necessaria per il funzionamento di stampanti e fotocopiatrici e i relativi materiali di consumo (inchiostro e toner in primo luogo), dall’altra, non c’è ancora la dovuta attenzione ai consumi energetici dell’hardware.

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biente in cui ogni supporto cartaceo era reso superfluo. Oggi la tecnologia ha fatto grandi passi e disponiamo di strumenti digitali in grado di gestire enormi quantità di dati di vario tipo (testo, grafica, immagini, audio e video) con livelli di flessibilità inimmaginabili fino a pochi anni fa: si pensi ai personal computer, ai palmari, o ai telefoni cellulari, ormai diventati piccole working station multimediali portatili. Eppure il consumo di carta aumenta ogni anno in misura rilevante: il “paperless office” sembra ormai un mito, una previsione tecnocratica errata. Questa tesi è ulteriormente avvalorata da una ricerca, presentata nel luglio del 2002 negli Stati Uniti per la Mit Press: The Myth of Paperless Office (Il mito dell’ufficio senza carta) che illustra alcuni dei motivi che spiegano il crescente consumo di carta. Secondo i due autori inglesi, Abigail Sellen, dei laboratori Hewlett Packard di Bristol e Richard Harper, capo del Digital World Research Centre all’università del Surrey, la carta ha infatti una serie di caratteristiche e qualità che rimangono fuori dalla portata delle potenzialita dei file digitali. La carta si può toccare, piegare, strappare; permette di leggere in maniera non sequenziale (saltando da un paragrafo all’altro); è “spazialmente flessibile”, nel senso che i fogli si possono sparpagliare sul tavolo a seconda delle necessità, favorendo il reperimento rapido delle informazioni; inoltre si può personalizzare, con commenti e note a margine.

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Alcuni trend di consumo di carta in Italia e nel mondo Il dato che emerge da tutte le statistiche e le analisi del comparto è che il consumo di carta nel mondo è in costante crescita (Figura 1).

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Digitale: i vantaggi • Tempo ridotto per accedere alle informazioni. • Aggiornamento e diffusione delle informazioni aziendali. • Processi rapidi. • Nuove opportunità di business.

FIGURA 1 - LO SVILUPPO DELLA PRODUZIONE CARTARIA (INDICI 1997=100)

Paesi in via di sviluppo, compensata dall’aumento dei tassi di riciclo. In Italia siamo intorno al 60%. Sicuramente è possibile una migliore sinergia tra il supporto informatico e quello cartario, riflettendo sui vantaggi del digitale.

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IL DIGITALE: I VANTAGGI

120 110 100 90 80 2000 Italia

2001 USA

2002 Giappone

2003 Europa Occidentale

2004

2005 Canada

Fonte: elaborazioni Assocarta su dati CEPI, AF&PA, PPPC, JPA, CPA, FAO, ISTAT.

2006 Cina

Con una gestione organizzata con mezzi elettronici si potrebbe risparmiare molto del tempo normalmente passato per cercare informazioni e documenti, tempo risparmiato che potrebbe essere utilizzato per attività a più alto valore aggiunto per l’azienda. L’aggiornamento di un catalogo cartaceo per i propri venditori o clienti richiede elevati

costi di stampa e di spedizione. L’aggiornamento, inoltre, non è mai immediato e nel momento in cui viene diffuso rischia di essere già sorpassato. A seconda della natura dei prodotti o servizi aziendali, la documentazione potrebbe essere suddivisa in una parte “più stabile”, da affidare al supporto cartaceo, e in una componente aggiornabile, costruita su supporto elettronico (da pubblicare sul sito Web o sulla intranet aziendale, per esempio). Altri vantaggi connessi all’uso delle tecnologie digitali sono quelli legati alle maggiori opportunità di business: la concorrenza globale impone tempi di risposta sempre più rapidi, con tempi di accesso e di ricerca sempre più veloci. L’attività aziendale è oggi caratterizzata da continui flussi informativi che coinvolgono una pluralità di soggetti, sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione: un’azienda vive infatti di relazioni con clienti e fornitori che contribuiscono (indipendentemente dall’attività d’impresa in questione) alla generazione di valore tipica di una attività imprenditoriale. Questo valore generato nelle economie avanzate si traduce sem-

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Il consumo di carta è assunto come indicatore del livello di sviluppo economico di un Paese: nel 2006 il consumo pro-capite di carta e cartone si attesta in Italia sui 198,7 kg per abitante (200,2 kg nel 2005), a fronte di una media europea di 214 kg e di un consumo di 296 kg pro-capite nel Nord America (fonte Assocarta), mentre il consumo nei Paesi in via di sviluppo oscilla tra i 15 e i 18 kg (fonte FAO). La Cina, il cui consumo di carta pro-capite si attesta intorno ai 42 kg (in netta crescita), è destinata, secondo gli esperti, a diventare entro il 2015 il principale produttore di carta al mondo. Questa costante crescita è determinata dall’aumento degli utilizzatori, soprattutto nei

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• La modalità elettronica consente di tutelare la privacy e la proprietà intellettuale, in quanto è sempre possibile accertare chi legge (o copia) un documento e tutte le operazioni di un utente possono essere tracciate. È pensabile ridefinire i processi che gestiscono i flussi informativi in azienda? La risposta è sì, in quanto si deve acquisire un miglior livello di risposta alle esigenze del mercato.

COME RAZIONALIZZARE LE RISORSE

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zazione di testo elettronico su un visore, per chi lavora in azienda la lettura e la scrittura sono attività associate a processi complessi e strutturati, che necessitano di strumenti innovativi a supporto. Da un punto di vista organizzativo, infatti, le tecnologie informatiche presentano dei vantaggi che è bene considerare. • Condividere informazioni con un’accorta gestione senza perdere il controllo sulle modifiche e sugli aggiornamenti del documento originale. • Reperire le informazioni con più facilità, soprattutto quando il volume delle informazioni aumenta. Si pensi alla necessità

di ritrovare una proposta commerciale in funzione di un determinato lotto di prodotti, per esempio. Eseguire una ricerca sulla base di informazioni secondarie contenute all’interno dei documenti (per esempio, per ritrovare una proposta economica relativa a un determinato prodotto) può essere molto semplice mediante mezzi elettronici. • Migliorare la gestione dei tempi d’accesso e di ricerca, con vantaggi sotto il profilo dell’archiviazione. Un archivio elettronico, tra l’altro, può essere organizzato in modo che tutti possano accedervi con precisi “profili di accesso”.

Un modo concreto per affrontare il problema è agire su abitudini e comportamenti: quanti documenti si stampano o si copiano per poi gettarli direttamente nel cestino? Quanto tempo rimangono accesi i PC senza che siano utilizzati? Se un documento deve essere stampato più volte? Nelle organizzazioni il cattivo uso delle risorse è, spesso, il risultato di una forma di pigrizia. Occorre abituarsi a stampare solo quando è effettivamente necessario, scegliere software adeguati alle proprie esigenze di lavoro, fare attenzione al risparmio energetico delle macchine. Un’importante fonte di spreco su cui intervenire, soprattutto nelle realtà meno strutturate, è la razionalizzazione dell’utilizzo di stampanti e fotocopiatrici, privilegiando stampanti di rete in luogo di apparecchia-

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pre più in informazioni e conoscenze che devono essere gestite. L’organizzazione del lavoro delle imprese, soprattutto se di piccole o medie dimensioni, non prevede più una divisione rigida tra le attività commerciali, il lavoro amministrativo d’ufficio e la produzione. Si parla sempre più di impresa-rete proprio per sottolineare l’importanza dell’appartenenza a un sistema di relazioni, e le relazioni richiedono, per essere efficaci, scambi di informazioni molto più rapidi di quanto avveniva in passato. Se i tempi di risposta fossero destinati a crescere, ciò potrebbero portare un cliente o un partner a cercare proposte alternative per il prodotto o servizio che richiedeva. È quindi fondamentale migliorare l’organizzazione aziendale usando le tecnologie digitali. Infatti, il documento elettronico non è legato a un luogo specifico. Ciò significa che un collegamento a Internet consente alle persone dell’azienda di lavorare insieme a prescindere dal luogo fisico in cui si trovano: in un aeroporto, su una spiaggia o nella stanza accanto. Diverse sedi o semplicemente diversi uffici potrebbero gestire in modo più efficiente il carico di lavoro, ottimizzando l’impiego delle persone disponibili. Una risposta tempestiva consente allora di ottenere un livello di soddisfazione più elevato da parte del cliente. La carta presenta indubbiamente molti vantaggi. Se è vero che è difficile pensare di sostituire la lettura di un libro con la visualiz-

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UTILIZZI

METODI E TECNOLOGIE

Documenti da conservare

“Scanning” e condivisione dei documenti. Tutte le funzioni aziendali possono accedervi per svolgere Archiviazione su DVD o disco fisso il loro lavoro nel rispetto delle rispettive autorizzazioni.

Circolazione delle informazioni interne

E-mail e condivisione di documenti in intranet

Tutti possono essere informati tempestivamente e i documenti on line sono sempre nella versione più aggiornata.

Materiale marketing

Siti Web, documenti elettronici

Sia per l’uso interno (commerciale e forza vendita) che per l’uso esterno (clienti e consumatori finali) è possibile fornire documentazione multimediale senza sostenere costi di distribuzione. Va considerato che un depliant stampato aumenta la percezione e visibilità del brand dal 20% al 120%.

Contratti

Documenti elettronici e firma digitale

Si riducono i tempi di istruttoria, il contratto può nascere direttamente digitale on line.

Inviti di partecipazione a eventi

E-mail o Web

Si annullano i costi di spedizione e si ha la possibilità di informare tempestivamente i partecipanti di eventuali modifiche. Si possono mettere a disposizione gli atti e attivare feedback in modo rapido.

Lettere

E-mail

Si riducono i costi e i tempi della comunicazione. È inoltre possibile sapere facilmente quando e a chi la comunicazione è stata inviata.

Note spese

Fogli elettronici e approvazione via “workflow”

Ogni impiegato compila una scheda on line che aggiorna automaticamente la sua posizione. I giustificativi cartacei potrebbero essere scannerizzati direttamente dall’interessato.

Fatture

Documenti elettronici e firma elettronica L’intero processo di verifica della correttezza della fattura da pagare può avvenire in parallelo invece che in modo sequenziale tra tutti coloro che devono intervenire in merito.

Domande di assunzione personale

Documenti elettronici

Viaggi

Prenotazioni elettroniche e acquisti via Web Risparmio sui costi di agenzia.

Logistica: movimentazione di parti, semilavorati o prodotti finiti

Codici a barre, reti lan WiFi, RFID

Maggiore efficienza e possibilità di localizzare ogni singolo oggetto.

Assistenza clienti

Call center multimediale (voce, mail)

Tempestività nella risposta e tracciabilità delle richieste in modo da pianificare eventuali interventi correttivi.

Ridurre gli sprechi • Stampare solamente on demand. • Valutare le necessità di avere i PC sempre accesi. • Razionalizzare i processi di stampa e l’utilizzo delle stampanti.

LA CARTA E IL DIGITALE Esistono diverse tecnologie che possono aiutare un’organizzazione a intraprendere la via del paperless office, molte di queste sono già presenti in azienda, devono essere solamente valorizzate e utilizzate al meglio L’ufficio digitale: un caso concreto Parla il responsabile della documentazione di un’impresa di servizi Siamo una struttura amministrativa che lavora in outsourcing per altre imprese e impiega 12 persone. L’elemento che ci ha spinto a cercare un’alternativa alla carta è semplice: ogni anno trascorrevamo mi-

gliaia di ore organizzando e archiviando i documenti cartacei. Il sistema era adeguato, ma inefficiente, cosa che risultava ovvia ogni volta che dovevamo cercare un documento cartaceo che risultava “perso”. Abbiamo sviluppato nuove procedure per scambiare dati tra le nostre applicazioni relative alla revisione contabile e per ridurre i tempi di immissione dei dati. I nostri clienti vengono incoraggiati a presentare i propri dati in formato elettronico; questo ci permette di importarli agevolmente nel nostro sistema di gestione. Abbiamo inoltre sviluppato delle procedure standard per la preparazione,

BENEFICI

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ture “personali”, analizzando la direzione dei “flussi di stampa” (chi stampa di più e perché), scegliendo, soprattutto nelle realtà più piccole, dispositivi multifunzione (apparecchiature che offrono le funzionalità di fax, fotocopiatrici e stampanti insieme), utilizzando infine dispositivi consumabili rigenerati.

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Maggior ordine nella gestione dei curriculum sia in fase di raccolta che di selezione e valutazione.

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tevole miglioramento dei nostri processi di lavoro, permettendoci di offrire un servizio migliore ai nostri clienti e di aumentare le nostre capacità di recupero in caso di problemi. Tutti usano la stessa interfaccia per creare, gestire, cercare e reperire documenti e non è più necessario cercare nelle innumerevoli cartelle di rete o negli schedari per trovare i documenti dei clienti. Ora teniamo un archivio elettronico che contiene tutta la documentazione. Uno strumento di ricerca ci permette di esaminare migliaia di documenti in pochi secondi. Oggi siamo pronti a rispondere alle richieste dei clienti e siamo in grado di offrire un servizio di qualità. Sebbene spesso ignorato, l’uso di un sistema di gestione dei documenti può anche essere di aiuto in caso di calamità. Nel mondo della carta è impossibile mantenere al di fuori dell’ufficio una copia di ogni documento. Un incendio o un’alluvione avrebbero conseguenze drammatiche per un ufficio che si occupa di revisione fiscale. Un sistema di archiviazione digitale ci permette di ridurre questo rischio. Come parte delle nostre normali procedure di backup, ogni giorno una copia di tutto il nostro archivio digitale viene portata in un luogo al di fuori dell’ufficio. Dopo l’introduzione delle procedure paperless il nostro fatturato è cresciuto del 15% nell’ultimo anno senza la necessità di aumentare il personale, anzi riducendo gli straordinari.

Paperless in action: uno spaccato di vita vissuta Cosa succede quotidianamente quando si gestisce la carta e non le informazioni in un ufficio amministrativo di una piccola azienda manifatturiera? PRIMO SCENARIO

Maria accende il computer, controlla la posta arrivata e i fax e incomincia a caricare i dati nel sistema per organizzare le spedizioni della giornata.

Ogni lunedì mattina, alle nove in punto, Maria apre l’ufficio che supporta l’attività dei venditori e organizza le spedizioni dei prodotti ordinati ai rispettivi clienti. Maria, attualmente l’unica impiegata dell’ufficio spedizioni, comincia una normale giornata di gestione degli ordini.

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la revisione e la memorizzazione di fogli di lavoro elettronici. Come risultato il processo di revisione contabile è diventato più efficiente, organizzato e vantaggioso. L’implementazione di un sistema di gestione dei documenti ha portato a un no-

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SECONDO SCENARIO

Maria accende il computer e avvia il programma di posta elettronica integrato con la gestione dei fax. La poca corrispondenza ordinaria viene acquisita via scanner e archiviata. Da alcuni mesi non si lavora più sui documenti cartacei che vengono archiviati per sicurezza, ma sui corrispettivi documenti elettronici, più rapidi e facili da gestire.

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PRIMO SCENARIO

Bianchini: “Ciao Maria, notizie dell’ordine per Alessandrini?” Maria: “Alessandrini? Mai sentito!”.

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Bianchini: (panico) “Alessandrini è un cliente decisamente importante per noi, spero di far seguire a questo altri ordini importanti puntando sulla personalizzazione del servizio. Non ti è arrivato il mio fax venerdì pomeriggio? Fortuna che la merce è in magazzino, venerdì mattina ho telefonato a Pasquale, il nostro magazziniere, e mi ha confermato la disponibilità”. Maria: “è finita la carta del fax, aspetta che stampo i messaggi in memoria... ti richiamo tra qualche minuto”.

10 minuti dopo Maria richiama Bianchini Maria: “Ho visto il fax ed ho caricato subito l’ordine: per mercoledì la merce è da Alessandrini”. Bianchini: (sbianca) “Come mercoledì!?! Controlla bene, la merce è in magazzino!!” Maria: “Il lotto che ti ha segnalato Pasquale era per un altro cliente ed è partito con il corriere delle 10”. Bianchini: “E adesso come faccio? Che figura! Non potevi controllare il fax?” Maria: “Sai com’è, con Monica in maternità è tutto un casino. Perché non gli proponi uno sconto come hai fatto la settimana scorsa con Tirelli?” Bianchini: “Adesso chiamo e vedo di sistemare il tutto, ciao, ti faccio sapere”.

SECONDO SCENARIO

PRIMO SCENARIO

SECONDO SCENARIO

Bianchini: “Ciao Maria, mi ha chiamato Alessandrini molto soddisfatto per la tua conferma dell’ordine urgente che ti ho mandato venerdì pomeriggio”.

Franco: “Come procede la brochure?”

Franco: “Come procede la brochure?”

Maria: “Nessun problema, il sistema aveva già reso indisponibile il lotto di merce da te richiesto e io ho solo dato l’ok per l’invio con il primo corriere, che è partito puntualmente pochi minuti fa”.

Maria: “Bene, ho ricevuto il file dal grafico, adesso lo stampo e lo metto a giro per i commenti. Devo fissare una riunione?” Franco: “Certamente, altrimenti come ci confrontiamo?”

Maria: “Bene, ho ricevuto il file dal grafico e l’ho pubblicato nell’area di lavoro della intranet e ho sollecitato tutti via mail. Ho già due commenti su cinque, devo organizzare una riunone?”

Bianchini: “Sì, avevo verificato la disponibilità in magazzino con il palmare, ma Alessandrini era scettico sulle nostre capacità organizzative, sai è un cliente decisamente importante per noi. Spero di far seguire a questo altri ordini importanti, puntando proprio sulla nostra tempestività di consegna. Notizie di Monica?” Maria: “L’ho sentita prima, decisamente emozionata visto che manca poco alla scadenza, ma per il resto tutto procede bene. Ti saluto”. Bianchini: “Grazie Maria, buona giornata”.

Maria: “Non prima di giovedì però, Bianchini è ad Aosta e non rientra prima di mercoledì sera tardi”.

Franco: “No, direi che non serve. Domani diamo il ‘visto si stampi’. Arrivederci Maria”.

Franco: “Digli di rientrare prima, mercoledì è l’ultimo giorno utile!!”

All’una meno cinque chiama Guido dalla contabilità: vuole sapere la situazione aggiornata delle vendite del trimestre appena passato. PRIMO SCENARIO

SECONDO SCENARIO

Guido: “Ciao Maria, come è andato questo trimestre, mi mandi su il tabulato?”

Guido: “Ciao Maria, come è andato questo trimestre, mi mandi su il tabulato?”

Maria: “A dire il vero non lo so, mi mancano alcune pratiche che aveva seguito Monica prima di andare in maternità. Quando l’ho chiamata mi ha detto di aver lasciato qualcosa nel suo cassetto. Ora controllo e nel pomeriggio ti faccio sapere, però sarà difficile darti il tabulato prima di venerdì, scusa se ti lascio adesso, ma sono in tremendo ritardo, salto anche il pranzo per mettermi un po’ a pari! A più tardi...”

Maria: “Ti manca proprio la carta eh? Lasciami due minuti che devo allineare le posizioni nel database di Monica e poi te lo mando via mail. Scusa se ti lasco adesso, ma mi passa a prendere il mio fidanzato per la pausa pranzo! A più tardi. La mail è partita, ciao”.

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A mezzogiorno passa in ufficio Franco, il figlio del titolare, che sta preparando una nuova brochure per una fiera imminente.

Alle dieci telefona il Sig. Bianchini, venditore responsabile del Nord Ovest.

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Quanto illustrato è un piccolo spaccato di quanto avviene negli uffici amministrativi di molte piccole e medie imprese italiane: senza adeguati strumenti di supporto si lavora in costante affanno, in ritardo, inseguendo gli avvenimenti. Organizzare i propri processi aziendali secondo una lo-

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IL VALORE DEI DOCUMENTI DIGITALI, PER LE PERSONE E PER LE AZIENDE A volte in azienda la documentazione elettronica è effettivamente prodotta, ma solamente per poi essere stampata e utilizzata

in modalità cartacea. Ciò accade perché i diversi sistemi utilizzati in ufficio non dialogano tra loro e i documenti cartacei sono utilizzati per esigenze di archiviazione oppure, per esempio, per comunicare informazioni da un ufficio all’altro o tra cliente e fornitore. In realtà, è possibile trarre importanti vantaggi dall’uso di strumenti elettronici, a patto di realizzare un sistema integrato con i processi aziendali, da cui estrarre i documenti per la stampa solamente quando occorre, salvaguardando al contempo l’integrità delle informazioni. Ciò non significa che sia necessario implementare un sistema complesso e costoso, perché molte soluzioni sono probabilmente già disponibili in azienda: si tratta di raccordarle. Alcuni documenti elettronici sono la rappresentazione digitale dei moduli che spesso si compilano su carta, indicando per esempio i propri riferimenti anagrafici. È possibile creare in sostituzione moduli elettronici, che possono essere erogati sul Web oppure in un messaggio e-mail, anche off line. Usare modulistica elettronica consente di risparmiare sui costi aziendali

gi avviene spesso ancora in forma cartacea, esistono sistemi per archiviare documenti e messaggi e-mail in aree controllate per poi ricercarle in modo semplice ed efficace quando occorre, permettendo ai dipendenti di collaborare nella stesura dei documenti ovunque essi si trovino.

LINEE GUIDA PER “PASSARE AL DIGITALE” Il passaggio all’archivio digitale non è un’operazione che può essere effettuata da un giorno all’altro ed è un processo che deve essere pianificato ed eseguito attentamente. Ecco alcune considerazioni in merito: • occorre valutare il fatto che si sta intervenendo sugli aspetti organizzativi della propria impresa e i benefici saranno tanto più significativi quanto più precisa sarà la definizione degli attuali processi e flussi di lavoro; • è opportuno prevedere procedure e linee di condotta standard in modo che tutto il personale dell’azienda sia allineato alle nuove modalità di lavoro; • occorre valutare l’effetto complessivo degli interventi ipotizzati; • gli utilizzatori sono spesso affezionati al “vecchio” modo di lavorare. Occorre comunicare adeguatamente le innovazioni organizzative e nelle modalità di lavoro, mettendo in risalto i benefici per il loro lavoro con azioni di sensibilizzazione;

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gica paperless offre la possibilità di lavorare meglio, “sfruttando” le competenze delle persone per lavori maggiormente qualificati anziché impegnarle per lavori ripetitivi a basso valore aggiunto. Non è semplice quantificare i risparmi delle soluzioni paperless perché molti sono i parametri da considerare: tipicamente gli uffici amministrativi e commerciali di back office riescono a svolgere (meglio) lo stesso lavoro con un terzo e a volte la metà del personale rispetto alle modalità “tradizionali”. Sono interventi organizzativi importanti che devono essere progettati e realizzati in modo accorto, ma i benefici sono evidenti sia in termini di minori costi di gestione sia per il miglior servizio reso a clienti e colleghi.

avendo a disposizione un patrimonio informativo dinamico e strutturato. Il personale commerciale di un’azienda, per esempio, può acquisire gli ordini presso un cliente, compilando un modulo elettronico su un PC portatile (o addirittura su un palmare), facendolo firmare in modalità digitale e infine trasferendolo sul sistema gestionale aziendale al primo collegamento in rete, riducendo così le possibilità di errore e soprattutto inserendo i dati una volta sola, senza inutili operazioni di trascrizione e reimmissione delle informazioni. In questo modo è anche possibile raccogliere informazioni da clienti e partner semplicemente pubblicando sul Web o inviando vie e-mail un modulo elettronico da compilare via Internet o da spedire per posta elettronica. Questi moduli potranno essere approvati preventivamente prima che i dati in essi contenuti siano utilizzati. Per quanto riguarda l’archiviazione e il successivo reperimento dei documenti, che og-

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• è utile prevedere una fase di test e iniziative di formazione a supporto; • è possibile attivare alcune semplici direttive nelle modalità di lavoro che non richiedono interventi complessi, ma che possono fornire alcuni risultati utili nel breve periodo.

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CONCLUSIONI Per praticità di utilizzo e qualità di lettura la carta rimane uno strumento difficilmente sostituibile. Una maggiore sinergia tra supporto informatico e quello cartaceo è però possibile e l’evoluzione verso un ufficio digitale è un percorso che vale la pena di affrontare, utilizzando nuovi strumenti elettronici per gestire i documenti, sistemi che permettono di tutelare anche il valore legale delle informazioni contenute. L’applicazione della normativa in merito alla conservazione sostitutiva dei documenti a rilevanza fiscale, infatti, può essere il punto di partenza per introdurre processi paperless in tutti i settori aziendali, a partire dall’amministrazione, riducendo il tempo di trattamento delle informazioni e recuperando efficienza ed efficacia. Alcuni provvedimenti, quali le delibere CNIPA del novembre 1994, il DPR 445 del 2000 e il Decreto del Ministero dell’Economia e Finanze del 23 gennaio 2004, hanno determinato un quadro normativo secondo il quale è possibile emettere, conservare, riprodurre e trasmettere via Internet docu-

menti e scritture contabili rilevanti ai fini tributari. Il D.Lgs. n. 52 del 20 febbraio 2004, in particolare, definisce un nuovo sistema di fatturazione, che permette di trattare in modalità elettronica il ciclo di vita di una fattura, dall’emissione all’archiviazione. La riduzione dell’impiego della carta in azienda a beneficio dei supporti digitali richiede tempo, investimenti e attenzione, tuttavia le tecnologie sono già disponibili, la normativa non è più un ostacolo e i benefici nel lungo periodo sono garantiti, sia per quanto riguarda il recupero di efficienza sia in termini di risparmio e di tutela ambientale. Un ufficio senza carta è un ideale regolativo, ma i buoni motivi per intraprendere questa strada, anche gradualmente, non mancano.


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