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Edition

PRAXIS.WISSEN

A. Scheel, St. Kasperczyk

Projektmanagement kompakt – Systematisch zum Erfolg Soft Skills und Techniken für Projektleiter

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Stephan Kasperczyk, Alexander Scheel

Projektmanagement kompakt – Systematisch zum Erfolg Soft Skills und Techniken für Projektleiter

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Stephan Kasperczyk, Alexander Scheel

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Projektmanagement kompakt – Systematisch zum

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Soft Skills und Techniken für Projektleiter

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Göttingen: BusinessVillage, 2008

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ISBN 978-3-934424-92-0

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zung, Mikroverfilmung und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.

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Bestellnummern Layout und Satz Sabine Kempke

PDF-eBook Bestellnummer EB-559 Druckausgabe Bestellnummer PB-559 ISBN 978-3-934424-92-0


Inhaltsverzeichnis

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Über die Autoren ............................................................................................................................... 3 Danksagung ........................................................................................................................................ 5 Vorwort .................................................................................................................................................. 7 1. Projekte, Projekte … nichts als Projekte? – Warum Projekte spannend sind.. 9 1.1 Vom Profi zum Spezialisten? Kein Problem! Die besondere Herausforderung „Projektleitung“ . 15 1.2 Von Projectitis und Antibürokraticum – Wie viel Projektmanagement braucht der Mensch? ..... 16 1.3 Keine einsamen Inseln: Projekte im Unternehmen – 1.4 Was macht ein Projekt aus und wer macht es erfolgreich? ........................................................ 18

2. Von Teamleitern und Spezialisten – Wer warum zum Projektleiter wird ........... 21 2.1 Willkommen im Club! Die Aufgabe des Projektleiters ................................................................. 23 2.2 Kreativer Chaot oder strukturierter Detaillist: 2.2 Welcher Typ bin ich und was bedeutet das für das Projekt? ...................................................... 27

3. Goldfische im Froschteich – 3. Lassen Sie Mitarbeiter und Ergebnisse gedeihen ...................................................... 33 3.1 Auswege aus der Entscheidungsfalle – Mein Beitrag zum Projekterfolg .................................... 35 3.2 Alle rennen los – wer weiß, wohin? – Wie Sie aus Aktivismus Pläne machen ........................... 41 3.3 So stand das nicht im Lehrbuch!? Warum ein perfekter Projektplan eine Illusion ist ................. 45 3.4 Projektmanagement ist wie Segeln – Die wichtigsten Instrumente für die Planung ................... 46

4. Kampf gegen Windmühlen? – Vom Umgang mit Projekt(zer)störern ................ 53 4.1 Wer hat hier das Sagen? – Warum der Leitwolf nicht eingesetzt wird........................................ 63 4.2 Wer nützt, wer schadet? – Holen Sie sich die richtigen Leute ins Team! ................................... 65 4.3 Wem trauen? – Es gibt nicht nur Freunde .................................................................................. 66

5. Im Nebel mit Volldampf voraus – 5. Strategien für mehr Überblick in unklaren Situationen ............................................ 69 5.1 Es läuft und läuft … Was nun? – Managementaufgaben während des Projektes...................... 78 5.2 Knapp verfehlt ist auch daneben – Denken Sie an die Projektsteuerung .................................. 80 5.3 Warum macht denn keiner was? – Ideen für eine erfolgreiche Implementierung....................... 80

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Inhaltsverzeichnis

6. Aus Krisen Erfolge machen – Es gibt mehr als einen Weg .................................... 83 7. Gut vorbereitet für die Zukunft? – 7. Wohin rollt der Zug „Projektmanagement“? ................................................................. 85 8. Projektmanagement in der Praxis ...................................................................................... 87 8.1 Projektmanagement bei Roche Diagnostics ............................................................................... 87 8.2 Projektsteuerung in Bauprojekten............................................................................................... 89 8.3 Projektmanagement bei der Sparkasse Ulm .............................................................................. 91

9. Checklisten für die tägliche Projektarbeit ..................................................................... 95 Weiterführende Literatur ........................................................................................................... 103

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Über die Autoren

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Über die Autoren Dipl.-Ök. Alexander Scheel arbeitet seit 1999 bei der Tiba Managementberatung, die sich auf das Thema „Projektmanagement“ spezialisiert hat. Neben den internen Vertriebs- und Führungsaufgaben als einer der drei Geschäftsführer betreut er schwerpunktmäßig Unternehmen in den Bereichen der Energieversorgung, Finanzdienstleistung und Informationstechnik. Der Autor hat hier die Arbeitsschwerpunkte in der Gestaltung und Optimierung von Prozessen, in der Prozess-Implementierung, im Change Management sowie in der Projektleitung und Projektsteuerung von Problemprojekten. Immer wieder geht es darum, die Projektbeteiligten zu „Experten für Unsicherheit“ auszubilden. Diesen Ansatz verfolgte er bereits bei seiner Tätigkeit als Referent für Projektmanagement bei einem Traditionshersteller von süßen und salzigen Snacks. Hier galt es, das gerade frisch entwickelte Projektmanagement-Konzept im Konzern und in den europäischen Niederlassungen zum Leben zu erwecken. Bei dieser Aufgabe halfen ihm seine Erfahrungen in der SICAN, einem Joint Venture verschiedener deutscher und japanischer Elektronikkonzerne. Dort war er bereits während seines Studiums eingestiegen. Eine seiner Hauptaufgaben bei der SICAN war der Aufbau und die Betreuung eines externen Zulieferer-Netzwerks für die Produktion von Mi-

krochips und elektronischen Baugruppen. Dabei musste eine intensive Verzahnung zwischen interner Entwicklung, dem Einkauf und der externen Fertigung sichergestellt werden – eine Aufgabe, die aufgrund ihrer Komplexität eine wichtige Erfahrung für ihn war. Die Grundlagen des Trainingshandwerkes erlernte er parallel zum Studium der Wirtschaftswissenschaften an den Universitäten Paderborn und Hannover als Rhetorik-Trainer im Rahmen von Veranstaltungen der Konrad Adenauer Stiftung und der wirtschaftswissenschaftlichen Fachschaft. Erste Projekterfahrungen sammelte der Autor bereits nach seinem Schulabschluss, als er im Rahmen eines Effizienzsteigerungsprojektes den Materialeinkauf im elterlichen Betrieb optimierte. Das erste große Projekt war die Gründung einer eigenen kleinen Handelsgesellschaft, des „PhoneShop“, in der Zeit der ersten Liberalisierung des Telefonmarktes. Bereits nach kurzer Zeit florierte ein reger Handel mit Funktelefonen und Anrufbeantwortern, die aus den USA importiert wurden. Der Autor hat Projekte immer als lebendige und mit einem hohen Unsicherheitsfaktor versehene Vorhaben erlebt. Dabei hat er erfahren, dass ein offensiver und kreativer Umgang mit Problemen und Widerständen den Weg zum Erfolg bereitet. Kontakt E-Mail: alexander.scheel@tiba.de Web: www.tiba.de oder www.tiba-academy.com

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Über die Autoren

B. A. (hons) Stephan Kasperczyk Projekte sind Aktivitäten in einem unsicheren Kontext. Projektmanagement bedeutet, mit Unsicherheit und Unerwartetem in einem Team von Experten umzugehen. – Mit dieser Überlegung kam der Autor nach Abschluss seines BWLund Informatik-Studiums in Frankfurt und Utrecht Anfang der Achtzigerjahre erstmalig in Kontakt mit Netzplantechnik und Projektmanagement. Damals als Führungskraft im Rettungsdienst tätig, benutze er den Projektmanagementansatz zur rettungsdienstlichen Vorbereitung von Großveranstaltungen wie Kirchentagen, großen Sportereignissen und Pop-Konzerten. Verschiedene Organisationen, Spezialisten und freiwillige Helfer zu koordinieren und unter teilweise extremen Bedingungen erfolgreiche Zusammenarbeit zu ermöglichen, übt seitdem einen besonderen Reiz auf ihn aus und erklärt auch sein Arbeits- und Forschungsinteresse: Laterale Führung bei Unsicherheit. Ein weiteres großes Projekt war die EDV-Einführung bei einer Hilfsorganisation: Die Professionalisierung der Arbeitsprozesse und deren Abbildung in einer leistungsfähigen EDV-Infrastruktur waren technisch komplexe Vorhaben. Es bedeutete zudem, sich intensiv mit mentalem Wandel zu beschäftigen und die Beteiligten einzubinden, auszubilden und in der Anwendung zu unterstützen.

große IT-Projekte im Bereich von Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben. In dieser Zeit beschäftigte er sich intensiv mit Fragen der Unternehmensberatung und des mentalen Wandels, bildete sich intensiv weiter, unter anderem in NLP, Systemtheorie und moderner Erwachsenenbildung. 1998 kam er zur Tiba Managementberatung, wo er zunächst als Berater für die Einführung von Projektmanagement bei verschiedenen Kundenunternehmen verantwortlich war. Bereits nach kurzer Zeit übernahm er die Leitung des Produktmanagements und wurde im Jahr 2006 zu einem der drei Geschäftsführer berufen. In seiner Beratungstätigkeit konzentriert er sich auf die Branchen Pharmazie, Automobilindustrie und Telekommunikation. Inhaltlich bilden die Arbeit an der Gestaltung von Führungssystemen und die Entwicklung effizienter PM-Prozesse im Bereich von Forschung und Entwicklung Schwerpunkte. Ein weiterer Schwerpunkt liegt im Trainingsbereich, insbesondere in der Entwicklung umfassender Trainingskonzeptionen sowie der Durchführung von Führungskräftetrainigs und Großgruppenmoderationen. Kontakt E-Mail: stephan.kasperczyk@tiba.de Web: www.tiba.de oder www.tiba-academy.com

Dieses Projekt begründete den Wechsel zu einem Softwarehaus. Dort führte er Projektmanagement ein und leitete als Portfoliomanager verschiedene

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Danksagung

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Danksagung Ein Buch zu schreiben ist ein kleines Projekt. Und wie im richtigen Leben gibt es viele Personen, die zum Projekterfolg beigetragen haben. Unser herzlicher Dank gilt also allen, die uns bei diesem Projekt geholfen haben: Herzlichen Dank an unseren Verleger Christian Hoffmann, mit dem wir in intensiven Diskussionen den Rahmen für dieses Buch festgelegt haben. Herzlichen Dank an unsere Lektorin Heike Steinmetz, die uns immer wieder die Leser-Brille aufgesetzt hat und uns die Augen für treffende Strukturen und Inhalte geöffnet hat. Herzlichen Dank an das Team der Tiba Managementberatung, insbesondere an Peter Brix, Dr. Petra Kring-Kardos, Peter Noack und Tobias Schneider, mit denen wir zusammen viele spannende Beratungsaufträge und Trainings durchführen konnten und deren Erfahrungen ein solides Fundament zu diesem Buch gebildet haben. Herzlichen Dank an unsere Ehefrauen Andrea Kasperczyk und Claudia Scheel, die unsere nächtelangen Schreibarien ertragen haben und die uns mit ihrem Feedback immer wieder auf die rechte Bahn gebracht haben. Herzlichen Dank unserem Freund Bodo Schulte, der in seiner Rolle als Linienmanager immer für ein klares Bild der Anforderungen, Sorgen und Nöte der Linienorganisation gesorgt hat. Herzlichen Dank allen unseren Trainingsteilnehmern und Kunden der letzten zehn Jahre, mit denen wir spannende Beratungsprojekte und erfrischende Trainings erlebt haben.

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Danksagung

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Vorwort

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Vorwort Rund 500 Millionen Menschen verfolgten im Juli 1969 die Landung der Apollo 11 auf dem Mond. Wahr geworden ist dieser Menschheitstraum durch eine ausgeklügelte Technik – und ein erfolgreiches Projektmanagement. Schon immer haben Menschen in Teams gemeinsam an herausfordernden Aufgaben gearbeitet. Trotzdem gilt das Apollo-Projekt der NASA für viele Wirtschaftshistoriker als der eigentliche Anfang des Projektmanagements. Die Verflechtung von Forschern, Ingenieuren und Institutionen unter enormem Zeitdruck verlangte eine klare Struktur mit definierten Prozessen. Natürlich lief dieses Projekt nicht ohne Herausforderungen ab: Probleme in den Bereichen Forschung und Entwicklung erforderten von allen Beteiligten neue Formen des Informationsaustausches und der Zusammenarbeit. Auch wenn dieses Projekt mehr als außergewöhnlich war und in seiner Komplexität wahrscheinlich bei Weitem alle Projekte übertrifft, die Sie betreuen oder mitgestalten werden, ist der Flug der bemannten Apollo für uns ein typisches Beispiel. Weil es zeigt, was Menschen miteinander erreichen können. Und weil es für eine komplexe Aufgabe steht, die durch viele kleine Teilprojekte und Schritte gelöst wurde, an denen zahlreiche Menschen an unterschiedlichsten Orten beteiligt waren.

Apollo 11 zeigt aber auch, wie Visionen durch klare Zielsetzungen und ein gutes Projektmanagement realisiert werden können. Dass dies nicht immer reibungslos verläuft und von ständigen Unsicherheiten begleitet wird, liegt auf der Hand. Genau dies ist es aber, was Projektarbeit so spannend macht: Wer Unsicherheit nicht negativ sieht, sondern sie als Herausforderung auf der einen und Freiraum für Entwicklung auf der anderen Seite erkennt, kann unglaublich viel erreichen. Für das Projekt, aber auch für sich selbst. Denn die damit einhergehende Flexibilität, das Denken in komplexen Zusammenhängen und die soziale Kompetenz, die durch Projektarbeit erworben wird, können während der gesamten Berufslaufbahn genutzt werden. Dies gilt umso mehr vor dem Hintergrund, dass Projektkompetenz in immer mehr Bereichen und Positionen gefordert wird. Sei es in der Automobilindustrie, wo an unterschiedlichen Standorten neue Modelle und Techniken entwickelt werden, oder bei IT-Projekten, deren Komplexität immer mehr steigt. Aber auch Fusionen und Akquisitionen führen zu einer steigenden Zahl von Projekten, die von den Mitarbeitern in den bestehenden Arbeitsalltag eingebaut werden müssen. Spannend sind daneben auch die Herausforderungen an den Projektleiter. Diese sind aufgrund der Komplexität der Projekte und der sich immer neu zusammenfindenden Teams ganz anders als beispielsweise Herausforderungen an einen Abteilungsleiter. Statt starrer Hierarchien mit klarer

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Vorwort

Weisungsbefugnis ist ein aktives Miteinander gefragt, bei dem jeder Einzelne seinen Teil zum Gelingen oder Scheitern des Projektes beiträgt. Und dies quasi unter verschärften Bedingungen. Denn ein „Zusammenraufen“, wie es in einer Abteilung möglich ist, erlaubt ein Projekt schon allein aufgrund der befristeten Zeitspanne nicht. Zudem findet sich das Team nur zeitweise zusammen, und dies oft genug nur per Telefon oder Videokonferenz. Hinzu kommen die ganz normalen Arbeitsaufgaben, die jeder einzelne Projektmitarbeiter zusätzlich zum aktuellen Projekt zu bewältigen hat. Mit diesen Herausforderungen wächst die Gefahr, dass ein Projekt vorzeitig misslingt oder hinter den Anforderungen zurückbleibt. Die Zahlen belegen dies eindeutig: Mehr als jedes vierte Projekt scheitert, meist aufgrund eines fehlerhaften Projektmanagements – so das Ergebnis einer aktuellen Projektmanagementstudie. Dass es auch anders geht, zeigt die eingangs erwähnte Mondlandung der Apollo 11. Diese nehmen wir als Ansporn, Sie mit diesem Buch auf das vorzubereiten, was Sie im Laufe eines Projektes erwartet: Unsicherheiten, fehlende Informationen, nicht eingehaltene Zusagen, Teammitglieder ohne Projektkompetenz und handfeste Krisen. Wir möchten dazu beitragen, dass Sie zu einem „Experten für Unsicherheiten“ werden, der auch kritische Momente des Projektgeschehens mit Bravour besteht und so dazu beiträgt, dass Visionen Wirklichkeit werden.

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Projekte, Projekte … nichts als Projekte? – Warum Projekte spannend sind

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1. Projekte, Projekte … nichts als Projekte? – Warum Projekte spannend sind Auch wenn nicht alle Projekte so vielschichtig sind wie die Realisierung der Apollo 11 und die damit verbundene Mondlandung, gibt es heute kaum noch einen Wirtschaftszweig, der ohne komplexe Strukturen – und damit ohne Projektmanagement – auskommt. Dies gilt auch für die Produktion der „täglichen Dinge“ des Lebens wie die eines Pkw, eines Fernsehers oder eines Computers und der dazugehörigen Software: An all diesen Produkten sind zahlreiche Menschen an unterschiedlichen Standorten beteiligt, die sich und ihr spezielles Wissen einbringen, um eine Produktentwicklung oder die Realisierung eines Produkts zum Erfolg zu bringen. Eine Ursache dieser Entwicklung sind die immer komplexer werdenden Anforderungen an die Unternehmen, ihre Dienstleistungen und Produkte. Reichte es früher aus, dass mit dem Computer Texte erfasst oder kleine Rechenaufgaben gelöst werden konnten, sind heute umfangreiche Softwarelösungen gefragt: Texte sollen formatiert, in Grafikprogramme exportiert und untereinander verlinkt werden, Indizes und Inhaltsverzeichnisse werden mehr oder weniger automatisch erstellt und Programme wie Excel beherrschen weitaus mehr als die Grundrechenarten. Doch nicht nur die Funktionalität der Software steht bei Neu- und Weiterentwicklungen im Mittelpunkt. Hier geht es auch um Fragen wie die nach Kompatibilität mit und Schnittstellen zu anderen Programmen und um vieles mehr. Dabei müssen

sich die Programmierer und Techniker nicht nur in den User, seine Rechnerumgebung und seinen Arbeitsalltag hineindenken, sondern auch noch in die Zukunft schauen, um auf Anforderungen von morgen vorbereitet zu sein. Beispielsweise hinsichtlich der Weiterentwicklung anderer Betriebssysteme als das für die Software vorgesehene. Denn was hilft ein Textprogramm für Windows, wenn die damit erfassten Texte beispielsweise von einem Grafiker mit einer Vorliebe für seinen Apple-Rechner nicht verarbeitet werden können? Was für Software gilt, lässt sich auch auf andere Produkte übertragen. Wie reagieren Inhaltsstoffe in Medikamenten oder in Nahrungsmittelergänzungsprodukten miteinander? Wo kaufe ich am besten die Bestandteile für den neuen Pkw ein? Welche Materialien lassen sich optimal in einem Fernseher verbinden? Kurz: Die Fragen, die bei der Entwicklung und der Realisierung berücksichtigt werden müssen, sind heute so komplex, dass sie nicht von einem einzelnen Mitarbeiter oder einer einzelnen Abteilung beantwortet werden können. Genau hier setzt Projektarbeit an: Sie führt Mitarbeiter aus verschiedensten Bereichen und deren unterschiedlichstes Wissen sowie ihre Erfahrungen zusammen, um ganzheitliche Lösungen für die jeweilige Herausforderung zu erarbeiten. Diese Zusammenführung von interdisziplinärem, abteilungs- oder organisationsübergreifendem Wissen, wie sie im Rahmen von Projektarbeit realisiert wird, ist heute für immer mehr Unternehmen Grundlage ihres langfristigen Erfolgs. Dabei hört

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Projekte, Projekte … nichts als Projekte? – Warum Projekte spannend sind

sich die Umsetzung dieser Aufgabe komplizierter an als sie es in Wirklichkeit ist. Der typische Charakter eines Projektes? Besondere Herausforderungen in kürzester Zeit gemeinsam lösen! Projekte haben wenig bis gar nichts mit alltäglichen Aufgaben zu tun. Im Gegenteil: Sie bringen immer besondere Herausforderungen mit sich – für den Projektleiter, aber auch für das gesamte Projektteam. Denn ein Projekt, und diese Definition legen wir diesem Buch zugrunde, ist nichts anderes als ein einmaliges und neuartiges Vorhaben, das eine besondere Komplexität aufweist und in einem zeitlich definierten Rahmen interdisziplinär durchgeführt werden soll. Dabei müssen Projekte meist zusätzlich zu den normalen Aufgaben des Berufslebens gestemmt werden.

In einem Projekt arbeiten bedeutet also: n Größtmögliche Zielerreichung (Qualität) n möglichst rasch (Termin) n mit stets geringem und immer vorgegebenem Aufwand (Mitteleinsatz/Kosten) n bei reibungsloser Zusammenarbeit (Team) Als Projektleiter haben Sie die Aufgabe, in diesem „magischen Dreieck“ die Balance zu halten. Genau diese auf den ersten Blick vielleicht unlösbare Aufgabe ist es, die Projektarbeit so spannend macht: Jeder Einzelne im Team arbeitet an etwas Neuem, noch nicht Dagewesenem mit und bringt sich mit seinem speziellen Wissen ein. Dabei profitiert er gleichzeitig von dem Wissen der anderen Teammitglieder, die ihm – über das aktuelle Projekt hinaus – neue Anregungen für die

Abbildung 1: Das „Magische Dreieck“ des Projektmanagements

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Projekte, Projekte … nichts als Projekte? – Warum Projekte spannend sind

eigene Arbeit bringen. Damit bringt jedes Projekt den Mitarbeitern, aber auch dem Unternehmen als Ganzem neue Chancen, um sich auf dem (Arbeits-) Markt zu positionieren. Trotzdem bestimmen Vorbehalte gegen Projektarbeit den Arbeitsalltag. Und dies nicht ohne Grund. Zumindest, wenn man dem einfachen Blick auf die Zahlen glaubt: Über 70 Prozent aller Softwareprojekte brauchen mehr Zeit als geplant, über 60 Prozent aller Kooperationsprojekte scheitern komplett; so das Ergebnis einer GPMStudie zum Projekterfolg. Die Gründe dafür sind oft hausgemacht: Zu hochgesteckte Ziele, eine unrealistische Planung und unklare Kompetenzregelungen spielen hier eine wesentliche Rolle. Hinzu kommen menschliche Aspekte wie Unsicherheit, Angst vor den Konsequenzen eines gescheiterten – oder auch gelungenen – Projektes und fehlendes Durchsetzungsvermögen des Projektleiters gegenüber Teammitgliedern und Auftraggebern. Dabei ist Projektmanagement so einfach wie Segeln, Bergsteigen oder wie jede andere Sportart, die Sie gern betreiben. Der Weg zum Erfolg ist ganz einfach. Die wichtigsten Schritte für ein erfolgreiches Projekt • Erkenne und beschreibe lohnenswerte Ziele. • Mach dir einen Plan. • Sorge für die notwendigen Mittel. • Vereinbare dich mit anderen. • Starte klar und mit Zuversicht. • Rechne mit Hindernissen. • Vergleiche mit der Karte.

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Projektmanagement ist nicht nur eine Sammlung nützlicher Methoden, sondern viel umfassender, nämlich ein eigenständiges Führungskonzept für zeitlich begrenzte, interdisziplinäre Vorhaben. Diese werden fast immer in abteilungsübergreifenden Gruppen bearbeitet, die nicht selten auf der ganzen Welt verteilt sind. Als solche umfasst es das Spektrum der sachbezogenen und menschlichen Führung. Während häufig immer noch die Planung von Kosten und deren Überwachung im Vordergrund stehen, ziehen wir eine umfassende Sicht auf Projektmanagement vor. Ihr Projekt hat gute Erfolgsaussichten, wenn diese Erfolgsaspekte gleichmäßig ausgeprägt sind: n Organisation: Aufbau und Implementierung von effizienten, straffen und transparenten Projektorganisationen und Prozessen im Unternehmen. n Mensch: Entwicklung und Qualifizierung von Projektleitern und Projektmitarbeitern zu eigenverantwortlich handelnden „Unternehmern im Unternehmen“. n Methodik: Optimierung und Vereinheitlichung des firmenspezifischen ProjektmanagementMethodenkonzeptes in einem praktischen „Werkzeugkoffer“. n Software: EDV-technische Unterstützung aller Prozesse im Projektmanagement des Unternehmens zur Reduzierung administrativer Aufwände auf ein notwendiges Minimum. Und dazu bedarf es einer integrierten, an den Bedarf des Unternehmens und vor allem der Anwender angepassten Software-Lösung.

• Lerne für die nächste Expedition.

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Projekte, Projekte … nichts als Projekte? – Warum Projekte spannend sind

Abbildung 2: Vier Erfolgsfaktoren für professionelles Projektmanagement: das Tiba-Achsenkreuz

Erstens kommt es anders, und zweitens als man denkt … Die Angst, die Projektleiter bei ihrer Arbeit begleitet, kommt nicht von ungefähr. Mit den meisten Projekten sind hohe Investitionen verbunden, die einen ebenso hohen Erwartungsdruck verursachen. Die Anteile der Projektkosten an den Gesamtkosten bei Unternehmen weist eine Studie, an der 76 führende Unternehmen mit den Schwerpunkten Finanz-, Fertigungs- und IT/Telekommunikationsindustrie teilgenommen haben, nach:

Anteil Unternehmen

Projektkostenanteil an den Gesamtkosten

22 %

über 50 %

34 %

zwischen 11 % und 50 %

44 %

weniger als 10 %

Doch nicht nur die zum Teil hohen Investitionen lähmen die Projektleiter: Für viele Auftraggeber scheinen die Ergebnisse des Projektes bereits im Vorfeld festzustehen, ebenso der zeitliche Rahmen, in dem das Projekt realisiert werden soll.

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Projekte, Projekte … nichts als Projekte? – Warum Projekte spannend sind

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Was hingegen nicht bedacht wird, sind die Aspekte, die ein Projekt erst zum Projekt werden lassen: Die Rede ist von den Unwägbarkeiten, die alles Neue begleiten, von fehlenden Strukturen im Projektteam, fehlenden Ressourcen und einer sich ändernden Umwelt.

nige Monate vor dem geplanten Umstellungstermin erkannte das Management die Klippe, auf die das Unternehmen zuraste, und holte externe Unterstützung hinzu. Das Ergebnis: Die Umstellung erfolgte zum vorgesehenen Zeitpunkt, allerdings zu weitaus höheren Kosten als geplant.

Anders als Fachabteilungen bewegen sich Projektteams in einer Balance zwischen kreativem Freiraum und disziplinierter Umsetzung. Sie müssen ständig mit Unsicherheiten oder überraschenden Ergebnissen rechnen, die alle bisherigen Pläne über den Haufen werfen und neue Planungen erfordern. Und dies unter Berücksichtigung der feststehenden Rahmenbedingungen, zu denen das (gewünschte) Ergebnis, der Zeitrahmen und das zur Verfügung stehende Budget ebenso gehören wie die vorgegebenen Bedingungen im Umfeld.

Neben den bereits zuvor beschriebenen Erfolgsfaktoren sind es vor allem die nachfolgenden vier Prinzipien, die Ihnen Orientierung geben und helfen können, Projekte erfolgreich zu gestalten. Die Prinzipien bedeuten im Einzelnen (siehe auch Abbildung 3 auf Seite 14):

Nicht zuletzt deshalb fühlen sich Projektleiter in dieser Situation oftmals „zerrissen“. Um den Kopf nicht zu verlieren, müssen sie die Gegebenheiten abwägen und den Faktoren Ziele, Termin und Budget unterschiedliches Gewicht verleihen. Nicht immer hat die Einhaltung des Budgets die höchste Priorität, wie das folgende Beispiel eines deutschen Mittelständlers zeigt. Die Geschäftsleitung hatte ein Projekt ins Leben gerufen, das die reibungslose Jahr 2000-Umstellung sicherstellen sollte. Dieses Projekt war, wie es häufig passiert, eigentlich viel zu spät gestartet worden und der Projektleiter zweifelte daran, diese Aufgabe bis zum Jahreswechsel lösen zu können. Deshalb verschanzte er sich hinter vielen anderen Aufgaben, die ihm zugetragen wurden, und vernachlässigte das eigentliche Projekt. We-

Kundenorientierung Projekte macht man nicht um der Projekte willen, sie dienen einem bestimmten Zweck. Daher sind auch die Prozesse und Abläufe auf interne und externe Kunden hin ausgerichtet. Sollten Sie als Projektleiter einmal den Kunden aus den Augen verlieren, rücken Sie ihn bitte schnellstmöglich wieder in den Mittelpunkt. Entscheidend ist, dass der Kunde zurückkommt und nicht das Projektergebnis. Systemorientierung Projekte sind komplexe soziale Systeme. In Projekten arbeiten viele Menschen und Organisationen aus verschiedenen Fachdisziplinen, mit unterschiedlichen Interessen und möglicherweise auch aus unterschiedlichen Kulturen zusammen. Bedenken Sie, dass in solchen Systemen einfache Ursache-Wirkungs-Beziehungen (zum Beispiel Anweisung – Gehorsam) wahrscheinlich nicht funktionieren und ganz unerwartete Effekte auftreten können.

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Projekte, Projekte … nichts als Projekte? – Warum Projekte spannend sind

Denken in komplexen sozialen Systemen, weil in Projekten viele Menschen und Organisationen aus verschiedenen Fachdisziplinen mit unterschiedlichen Interessen zusammenarbeiten.

Anwendung abgestimmter Methoden, um inhaltliche Unsicherheit durch prozessuale Sicherheit zu ersetzen und: Lernen aus Erfahrung.

Prozesse und Abläufe werden auf interne und externe Kunden hin ausgerichtet.

Die Gesamtaufgabe wird in überschaubare und verdaubare Teilaufgaben aufgeteilt.

Abbildung 3: Prinzipien des erfolgreichen Projektmanagements

Wissensorientierung Projekte werden durchgeführt, um komplexe und komplizierte Aufgaben zu lösen. Das dafür notwendige Wissen passt nicht mehr in nur einen Kopf. Es kommt also darauf an, das Wissen und die Erfahrungen vieler Experten zu nutzen. Um die Projektarbeit im Detail zu koordinieren gilt es also, die Gesamtaufgabe in überschaubare und verdaubare Teilaufgaben zu zerlegen und als Projektleiter den Überblick über alles zu behalten.

Methodenorientierung Projekte sind eine unsichere Sache. Auch wenn in einer Projektplanung der Versuch unternommen wird, das künftige Vorgehen festzulegen und mögliche Risiken zu umgehen, so kann immer und jederzeit eine Menge anders kommen als gedacht. Es empfiehlt sich daher, für die Projektplanung und für die Projektsteuerung abgestimmte Methoden zu verwenden, um inhaltliche Unsicherheit durch prozessuale Sicherheit zu ersetzen. Der Einsatz von Methoden hat zudem zwei weitere Vorteile:

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Projekte, Projekte … nichts als Projekte? – Warum Projekte spannend sind

n Die Erfahrungen in einem Projektabschnitt können in Form einer Methode standardisiert werden. Damit findet ein Lernen aus Erfahrung statt. n In großen und regional verteilten Teams planen und steuern alle Beteiligten nach einem Standard, sodass ein babylonisches Sprach- und Begriffsgewirr erst gar nicht aufkommt.

1.1 Vom Profi zum Spezialisten? Kein Problem! Die besondere Herausforderung „Projektleitung“ Schweden im Jahr 1621: König Gustav II. Adolf von Schweden bestellt mitten im schwedisch-polnischen Krieg drei Schiffe, lieferbar in den kommenden fünf Jahren. Dies allein war ein absolutes Novum, denn der Bau eines einzelnen Schiffes dauerte schon zu Friedenszeiten etwa zwei bis drei Jahre. Dabei war diese Bestellung nur der Anfang: Beseelt von dem Wunsch, den Krieg für sich zu entscheiden, folgen weitere Bestellungen mit immer kürzeren Lieferzeiten.

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bauers zeigt, dass bereits dreißig Mann das Schiff gefährlich ins Schwanken bringen. Doch niemand warnt den Verantwortlichen. Es kommt, wie es kommen muss: Nur knapp 1.000 Meter nach dem Ablegen kentert die Vasa und sinkt. 200.000 Königliche Taler, nach heutigem Wert mehr als 100 Milliarden Euro, liegen auf dem Boden des Meeres. Für die Ursache der Katastrophe gibt es unterschiedliche Erklärungsansätze. Wissenschaftler meinen, es läge eine Fehlkonstruktion vor; die Vasa sei „toplastig“ gewesen. Andere bemängeln das Projektmanagement beziehungsweise die Führungskultur innerhalb des Projektes: Der König bekommt wider besseren Wissens seinen Willen. Wir sagen, es liegt an beidem: Die Fehlkonstruktion ist eine Folge des falsch verstandenen Projektmanagements und der fehlenden Kommunikation innerhalb des Teams.

Da die Marine in diesem Krieg von strategischer Wichtigkeit war, wollte der König sichergehen, dass alle Schiffe seinen Vorstellungen und Anforderungen entsprachen – und mischte sich kräftig in den Bau der Schiffe ein. So möchte er im Jahr 1626 statt der zuvor gewünschten kleineren Schiffe auf einmal ein wesentlich größeres. 1628 besucht er die Werft und inspiziert die im Bau befindliche „Vasa“, ist aber mit den geplanten Geschützen nicht zufrieden. Der Rüstungsplan wird zugunsten schwerer Geschütze überarbeitet und erweitert. Ein Belastungstest in Abwesenheit des Schiffs-

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Projektmanagement kompakt – Systematisch zum Erfolg

Soft Skills und Techniken für Projektleiter

Alexander Scheel, Stephan Kasperczyk Projektmanagement kompakt – Systematisch zum Erfolg August 2008 ISBN 978-3-934424-92-0 Preis: 21,80 € Art.-Nr. 559

Projektkompetenz ist eine Fähigkeit, die heute für fast jeden Beruf Voraussetzung ist. Dabei geht es nicht um Megaprojekte, sondern ums Daily Business – die Entwicklung eines neuen Marketingkonzepts, die Planung und Durchführung eines Messeauftritts, die Einführung einer neuen Software … Was diese Projekte gemeinsam haben, ist ausschließlich die Deadline – der Rest ist ungewiss. Denn auf dem Weg vom ersten Projektmeeting bis zum Ziel läuft nichts reibungslos: Kaum eine Etappe ist wirklich planbar, Unsicherheit ist eine ständige Begleiterin des Projektes und der perfekte Projektplan stellt sich als eine echte Illusion heraus. Die Autoren Stephan Kasperczyk und Alexander Scheel zeigen in ihrem Buch, wie Sie Projekte auch fernab von komplexen Planungsmethoden zum Ziel führen. Die große Kunst besteht darin, das Projekt am Laufen zu halten, Störfälle zu meistern und auch in kritischen Situationen einen klaren Kopf zu bewahren. Denn mit dem richtigen Handwerkszeug und dem richtigen Projektverständnis lassen sich Projekte stressfreier und vor allem souveräner meistern. Erfahren Sie • wie Sie mit typischen Situationen eines Projektes umgehen, • Auswege aus der Entscheidungsfalle, • wie Sie aus Aktivismus Pläne machen, • wie Sie mit Projektzerstörern umgehen, • wie Sie das richtige Team zusammenstellen, • Strategien für mehr Überblick.

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Persönlicher Erfolg

559

Projektmanagement kompakt – Systematisch zum Erfolg, Stephan Kasperczyk; Alexander Scheel

583

Free your mind – Das kreative Selbst, Albert Metzler

596

Endlich frustfrei! Chefs erfolgreich führen, Christiane Drühe-Wienholt

604

Die Magie der Effektivität, Stéphane Etrillard

620

Zeitmanagement, Annette Geiger

624

Gesprächsrhetorik, Stéphane Etrillard

631

Alternatives Denken, Albert Metzler

646

Geschäftsbriefe und E-Mails – Schnell und professionell, Irmtraud Schmitt

721

Intuition – Die unbewusste Intelligenz, Jürgen Wunderlich

733

Limbic Mind – Die intelligente Schlagfertigkeit, Christine Lehner; Sabine Weihe

743

Presenting Yourself – Der souveräne Auftritt, Eva Ruppert

754

Einfach gesagt – Wenn jeder plötzlich zuhört und versteht, Oliver Groß

n

Präsentieren und konzipieren

590

Konzepte ausarbeiten – schnell und effektiv, Sonja Klug

632

Texte schreiben – Einfach, klar, verständlich, Günther Zimmermann

635

Schwierige Briefe perfekt schreiben, Michael Brückner

625

Speak Limbic – Wirkungsvoll präsentieren, Anita Hermann-Ruess

n

Richtig führen

555

Richtig führen ist einfach, Matthias K. Hettl

614

Mitarbeitergespräche richtig führen, Annelies Helff; Miriam Gross

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Plötzlich Führungskraft, Christiane Drühe-Wienholt

629

Erfolgreich Führen durch gelungene Kommunikation, Stéphane Etrillard; Doris Marx-Ruhland

638

Zukunftstrend Mitarbeiterloyalität, 2. Auflage, Anne M. Schüller

643

Führen mit Coaching, Ruth Hellmich

n

Vertrieb und Verkaufen

479

Messemarketing, Elke Clausen

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Erfolgreich verkaufen an anspruchsvolle Kunden, Stéphane Etrillard

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Vertriebsmotivation und Vertriebssteuerung, Stéphane Etrillard

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Sell Limbic – Einfach verkaufen, Anita Hermann-Ruess

619

Erfolgreich verhandeln, erfolgreich verkaufen , Anne M. Schüller

647

Erfolgsfaktor Eventmarketing, Melanie von Graeve

664

Best-Selling – Verkaufen an die jungen Alten, Stéphane Etrillard

668

Mystery Shopping, Ralf Deckers; Gerd Heinemann

726

Sog-Selling – Einfach unwiderstehlich verkaufen, Stéphane Etrillard

753

Zukunftstrend Empfehlungsmarketing, 2. Auflage, Anne M. Schüller

759

Events und Veranstaltungen professionell managen, 2. Auflage, Melanie von Graeve

n

PR und Kommunikation

478

Kundenzeitschriften, Thomas Schmitz

549

Professionelles Briefing – Marketing und Kommunikation mit Substanz, Klaus Schmidbauer

557

Krisen PR – Alles eine Frage der Taktik, Frank Wilmes

569

Professionelle Pressearbeit , Annemike Meyer

594

1×1 für Online-Redakteure und Online-Texter, Saim Rolf Alkan

595

Interne Kommunikation. Schnell und effektiv, Caroline Niederhaus

653

Public Relations, Hajo Neu, Jochen Breitwieser

691

Wie Profis Sponsoren gewinnen, 2. Auflage, Roland Bischof


Edition Praxis.Wissen je 21,80 Euro * n

Online-Marketing

690

Erfolgreiche Online-Werbung, 2. Auflage, Marius Dannenberg; Frank H. Wildschütz

692

Effizientes Suchmaschinen-Marketing, 2. Auflage, Thomas Kaiser

731

Was gute Webseiten ausmacht, Tobias Martin; Andre Richter

n

Marketing

500

Leitfaden Ambient Media, Kolja Wehleit

533

Corporate Identity ganzheitlich gestalten, Volker Spielvogel

546

Telefonmarketing, Robert Ehlert; Annemike Meyer

549

Professionelles Briefing – Marketing und Kommunikation mit Substanz, Klaus Schmidbauer

566

Seniorenmarketing, Hanne Meyer-Hentschel; Gundolf Meyer-Hentschel

567

Zukunftstrend Kundenloyalität , Anne M. Schüller

574

Marktsegmentierung in der Praxis, Jens Böcker; Katja Butt; Werner Ziemen

576

Plakat- und Verkehrsmittelwerbung, Sybille Anspach

603

Die Kunst der Markenführung, Carsten Busch

610

Faktor Service – Was Kunden wirklich brauchen, Dirk Zimmermann

612

Cross-Marketing – Allianzen, die stark machen, Tobias Meyer; Michael Schade

630

Kommunikation neu denken – Werbung, die wirkt, Malte Altenbach

661

Allein erfolgreich – Die Einzelkämpfermarke, Giso Weyand

712

Der WOW-Effekt – Kleines Budget und große Wirkung, Claudia Hilker

n

Unternehmensführung

622

Die Bank als Gegner, Ernst August Bach; Volker Friedhoff; Ulrich Qualmann

634

Forderungen erfolgreich eintreiben, Christine Kaiser

656

Praxis der Existenzgründung – Erfolgsfaktoren für den Start, Werner Lippert

657

Praxis der Existenzgründung – Marketing mit kleinem Budget, Werner Lippert

658

Praxis der Existenzgründung – Die Finanzen im Griff, Werner Lippert

700

Bankkredit adieu! Die besten Finanzierungsalternativen, Sonja Riehm; Ashok Riehm; Axel Gehrholz

701

Das perfekte Bankgespräch, Jörg T. Eckhold; Hans-Günther Lehmann; Peter Stonn

755

Der Bambus-Code – Schneller wachsen als die Konkurrenz, Christian Kalkbrenner; Ralf Lagerbauer

Edition BusinessInside +++ Neu +++ 693

Web Analytics – Damit aus Traffic Umsatz wird, Frank Reese, 34,90 Euro

741

Online-Communities im Web 2.0, Miriam Godau; Marco Ripianti, 34,90 Euro

756

Trends erkennen – Zukunft gestalten, Ralf Deckers; Gerd Heinemann, 34,80 Euro

BusinessVillage Fachbücher – Einfach noch mehr Wissen 598

Geburt von Marken, Busch; Käfer; Schildhauer u.a.; 39,80 Euro

679

Speak Limbic – Das Ideenbuch für wirkungsvolle Präsentationen, Anita Hermann-Ruess, 79,00 Euro

688

Performance Marketing, 2. Auflage, Thomas Eisinger; Lars Rabe; Wolfgang Thomas (Hrsg.)

717

Gründung und Franchising 2007/2008, Detlef Kutta; Karsten Mühlhaus (Hrsg.), 9,95 Euro

745

Was im Verkauf wirklich zählt!, Walter Kaltenbach; 24,80 Euro

Sachbücher 730

High Probability Selling – Verkaufen mit hoher Wahrscheinlichkeit, Werth; Ruben; Franz, 24,80 Euro

757

Die Exzellenz-Formel – Das Handwerkszeug für Berater, Jörg Osarek; Andreas Hoffmann; 39,80 Euro

769

Selbstvermarktung freihändig, Jens Kegel, 24,80 Euro

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Ja, ich bestelle: Konzepte ausarbeiten – schnell und effektiv, 3. Auflage, Sonja Ulrike Klug, 21,80 €

Speak Limbic – Wirkungsvoll präsentieren, Anita Hermann-Ruess, 21,80 €

Speak Limbic – Das Ideenbuch, Anita Hermann-Ruess, 79,00 €

Die Exzellenz-Formel – Das Handwerkszeug für Berater, J. Osarek, A. Hoffmann , 39,80 €

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