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Contratti tra meeting planner e alberghi o sedi congressuali. Una guida pratica

www.siciliaconvention.com

Ispirato al documento "APEX Contracts Accepted Practices" ŠCopyright 2006 by Convention Industry Council

Italia Chapter MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL

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MPI ITALIA CHAPTER anno sociale 2011/2012

Contratti tra meeting planner e alberghi o sedi congressuali

Una guida pratica a cura di Gaetano SciatĂ , CMP

Con il contributo di


A questa prima stesura hanno partecipato le seguenti Associazioni di categoria

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Cari colleghi, quanto segue è stato concepito nel corso dell’anno sociale MPI Italia 2011/2012. Anno di presidenza di Paola Casentini con me Gaetano Sciatà President Elect e Angelina Domina Past President. La nostra industria si trova ancora, come tante altre, in un periodo di grossa flessione economica ma noi crediamo che tale situazione possa e debba essere sfruttata per fare alcune riflessioni. La tendenza, attualmente sempre più diffusa anche presso molti di noi, a sottovalutare la funzione dell’etica e della correttezza nei rapporti tra organizzatori / fornitori / clienti, rischia di diventare gravida di conseguenze negative per il futuro delle nostre attività. Ci rendiamo conto che le negoziazioni “furbe”, nel momento in cui vengono accettate da una qualsiasi delle parti in causa portano ad un costante abbassamento del livello di servizi resi e ricevuti. Sono invece vincenti quelle che portano a quel giusto livello di accordo che soddisfi veramente tutte le parti. Sappiamo ovviamente che trattandosi di attività economiche non possiamo lasciare la definizione degli accordi raggiunti alla vecchia “stretta di mano”. Nasce quindi la necessità di regolamentare al meglio le infinite variabili che concorrono alla realizzazione di quel potente strumento di crescita che è l’incontro tra persone, sia esso reale, virtuale o ibrido. Le nazioni concorrenti in questo campo dedicano già da tempo molte risorse alla ricerca di nuovi strumenti, alla formazione delle persone ed alla creazione di standard operativi condivisi. Tutto ciò non ha magari applicazioni pratiche immediate, ma si dimostra decisiva in una scala temporale più lunga. Appare evidente che le società industriali, basate finora sul binomio “materie prime / lavoro di manifattura”, si fonderanno invece sempre più sul binomio “conoscenza / lavoro”, dipenderanno cioè dal continuo sviluppo della ricerca e dalla costante crescita tramite la formazione. I nostri operatori devono quindi essere messi in condizione di attingere al patrimonio culturale nazionale e internazionale, di scambiare esperienze ai livelli più avanzati, di confrontarsi con fiducia e sicurezza con i problemi della meeting industry contemporanea. Auspichiamo che vi sia un segnale in questa direzione attraverso lo sviluppo di una cooperazione interassociativa sulle questioni cruciali della nostra industria. Anche attraverso la moltiplicazione di momenti come quello che hanno portato a questo documento condiviso. L’obiettivo è promuovere scambi di esperienze ed informazioni in materia di conoscenza e di esempi di buone pratiche. Colgo l’occasione per ringraziare fin d’ora il comitato Education di MPI Italia nella persona del suo coordinatore Mike Van der Vijver, ma soprattutto Sicilia Convention Bureau che ha permesso con il suo contributo di tradurre il documento originale e di stampare questa prima edizione del presente documento, in particolare il suo Direttore Generale Maja de’Simoni che fin dalle prime battute ha creduto a questo progetto. Un sentito grazie va anche a tutti coloro che hanno partecipato alla revisione e che hanno apportato il contributo proprio e quello della associazione di categoria di cui fanno parte: Caterina Claudi Collegio revisori dei conti Fiavet, Cinzia Renzi Presidente Fiavet, Doriana Briguglio di SITE Italy , Edoardo Massaglia Presidente Sicilia Convention Bureau, Federico Toja MPI Italia, Graziella Pica SITE Italy, Daniela Baldelli e Luca Barion Melia Roma e Melia Milano, Mario Bevacqua Presidente Mondiale UFTAA, Avv.Mario Mazzeo Studio Legale Mazzeo&Lucati, Mauro Zaniboni Federcongressi&eventi, Mike Van der Vijver MPI Italia, Nico Torrisi Vice Presidente Nazionale Federalberghi, Paola Casentini Presidente MPI Italia Chapter, Paolo Missiaja Planner, Stefano Ferri Media relation MPI Italia, Ugo Rendo Vice Presidente Federturismo Sicilia.

Gaetano Sciatà, CMP 5


Introduzione Quante volte ci è capitato di avere problemi per un contratto stilato in modo superficiale, non esaustivo o addirittura non fatto, quanto tempo abbiamo perso per prepararne uno che metta per iscritto tutto quanto si è faticosamente negoziato, senza dimenticare niente. Consci di queste problematiche, un folto gruppo di professionisti del settore, intervistando migliaia di organizzatori e fornitori, ha creato nell’ambito del progetto APEX, Accepted Practice Excange, del CIC, Convention Industry Council, un documento molto analitico ed esaustivo, testato ormai da anni in varie parti del mondo e conosciuto come “APEX Contracts Accepted Practices” - © Copyright 2006 by Convention Industry Council, scaricabile da: http://www.conventionindustry.org/Files/APEX/APEX_Contracts.pdf Quanto segue è Ispirato a tale documento e nasce dal lavoro di professionisti italiani coinvolti a vario titolo nel settore MICE. Essi lo hanno valutato e commentato, ognuno dal proprio punto di vista e/o da quello dell’Associazione a cui appartengono. La sintesi così ottenuta ha costituito una bozza, più o meno condivisa che, dopo un momento di confronto, è diventata una versione altrettanto funzionale utilizzabile dagli operatori italiani, sia dal punto di vista giuridico che da quelli logistico ed organizzativo. La revisione e l’adattamento all’attuale legislazione italiana, fatta dallo Studio Legale Mazzeo&Lucati di Roma per e su richiesta di MPI Italia Chapter ha portato a delle “Linee Guida” per la realizzazione di un modello di contratto compatibile con i principi dell’ordinamento italiano. In particolare, il modello elaborato si rivolge agli operatori delle industrie convegnistica e turistico/ ricreativa con l’intento di rappresentare un utile riferimento, il più possibile completo, per regolare i complessi rapporti giuridici sottesi all’organizzazione di eventi. Dopo un’introduzione generale dedicata ad illustrare, con un linguaggio quanto più possibile comprensibile a tutti, le vicende connesse al “contratto” genericamente considerato, è stato elaborato un breve “Glossario” utile per comprendere il significato dei termini più ricorrenti nella stesura dei contratti. La terza parte dell’elaborato è dedicata ad un approfondimento degli elementi e delle clausole contrattuali più frequentemente utilizzate dai meeting planner, dagli alberghi e dalle sedi congressuali. Chiude questo testo un fac-simile di contratto standard utilizzabile nel settore con specificate, nella parte finale, tutta una serie di clausole che sarà possibile aggiungere al testo per renderlo più compatibile con il caso concreto che si intende regolare. Giova ricordare che questa “Guida” costituisce solamente una traccia per gli operatori del settore e non è in grado di sostituire una consulenza specialistica che, in relazione alle diverse necessità degli utilizzatori, si suggerisce sempre di richiedere ai diversi professionisti più competenti nei settori che si intende regolare. In nessun caso gli scriventi si possono ritenere responsabili di eventuali danni o contestazioni in qualunque modo verificatesi in dipendenza di quanto contenuto nella Guida.

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Il contratto Definizione ed elementi del contratto Per contratto s’intende, ai sensi dell’art. 1321 c.c., l’accordo di due o più parti per costituire, regolare o estinguere tra loro un rapporto giuridico patrimoniale. Con il contratto, quindi, due o più soggetti possono regolare i propri interessi per realizzare qualsiasi scopo, purché ritenuto dalla legge lecito e meritevole di tutela (art. 1322 c.c.). La principale fonte del contratto è la volontà delle parti che lo pongono in essere, che rimangono libere di decidere in maniera autonoma il contenuto dello stesso, di scegliere il contraente, di valutare a quali condizioni stipulare, di stabilire l’oggetto delle reciproche prestazioni. Le parti possono agire anche per mezzo di rappresentanti se non possono o non vogliono farlo direttamente. Le stesse possono, altresì, scegliere di stipulare uno dei contratti proposti e disciplinati dall’ordinamento (c.d. contratti tipici o nominati) oppure concludere contratti da loro creati, che non trovino quindi un’espressa disciplina nella legge (c.d. contratti atipici o innominati). Le parti possono, peraltro, stipulare un contratto tipico apportandovi delle modifiche con l’introduzione di clausole particolari, magari mutuate da altri contratti tipici. L’autonomia delle parti è comunque limitata. Queste devono, in ogni caso, rispettare i limiti che la legge impone con le norme imperative inderogabili, previste per orientare le loro scelte verso il rispetto dei principi generali dell’ordinamento. Devono, altresì, sottostare ai principi di ordine pubblico e alle regole del buon costume. La violazione delle disposizioni poste dall’ordinamento giuridico determina la nullità del contratto o, quantomeno, della singola clausola che si trovasse a confliggere con tali norme o principi. Il codice civile, all’art. 1325, elenca quattro elementi essenziali che il contratto deve contenere perché possa essere ritenuto valido. Essi sono: § l’accordo delle parti: consiste nella volontà comune delle parti di dar vita, tra loro, a un regolamento contrattuale. La fattispecie contrattuale può dirsi perfezionata, in generale, nel momento in cui la parte proponente riceve l’accettazione della controparte. Affinché l’accordo sia valido è necessario, in ogni caso, che le parti possiedano adeguata capacità di agire, definita come la specifica facoltà di disporre validamente dei propri diritti, ponendo in essere atti giuridicamente rilevanti; § l’oggetto: è la prestazione prevista nel contratto e deve sempre essere possibile, lecito, determinato o quantomeno determinabile; § la causa: è la ragione essenziale del contratto e deve essere lecita e degna di tutela; § la forma, è la modalità (orale/scritta) con cui si deve materialmente comporre il contratto ed assume rilevanza quando è prescritta dalla legge a pena di nullità dello stesso. 9


Accanto a questi elementi essenziali, la cui mancanza o irregolarità influisce sulla validità del contratto stesso, esistono degli elementi che le parti possono inserire per regolare meglio i loro rapporti, detti elementi eventuali o accidentali i quali, una volta introdotti nel contratto, acquisiscono una natura essenziale nel regolamento negoziale. I più frequenti sono: condizione, termine e modo. Invalidità del contratto I contratti possono essere interessati da vizi che ne determinano l’invalidità, anche se spesso è possibile per le parti “rimediare” ad alcuni di questi salvando il contenuto complessivo del loro accordo. In caso di invalidità non sanabili, le parti possono esercitare le adeguate azioni giudiziali al fine di far dichiarare la nullità, l’annullamento o, infine, la rescissione del contratto invalido. La differenza tra nullità e annullabilità sta nel fatto che la prima deriva da un vizio di natura generale che spesso è assoluto e insanabile, come la violazione di norme imperative o l’illiceità dell’oggetto; la seconda riguarda, invece, vizi sanabili di natura speciale e relativa, diretti principalmente a tutelare l’interesse di una parte rispetto all’altra (vizi del consenso delle parti, incapacità dei contraenti). Il contratto è, invece, inesistente quando manchi totalmente di un fatto o di un atto necessario a integrare l’accordo contrattuale e per questa ipotesi valgono gli stessi principi relativi alla nullità. La rescindibilità, infine, è una forma di invalidità particolare a tutela di chi contrae a condizioni inique, ad esempio trovandosi in stato di pericolo o di bisogno. È possibile ricavare dal codice civile il principio generale in forza del quale deve essere quanto più possibile conservata la validità e l’efficacia della volontà delle parti quale emerge dal contratto (c.d. principio di conservazione del contratto). Ove non sia possibile conservare il contratto, la parte interessata, per far valere gli eventuali vizi, deve promuovere un’azione giudiziale, nel corso della quale il giudice accerta la validità del contratto con riguardo alla situazione di fatto e alle norme vigenti al momento del suo perfezionamento. La nullità è la forma più grave di invalidità negoziale determinata da una mancanza degli elementi essenziali del contratto o da vizi degli stessi. Il contratto nullo non può essere convalidato, se la legge non dispone diversamente. Se non nasce un contrasto tra le parti, esse possono porre in essere un nuovo contratto, eliminando i vizi che determinavano la nullità (c.d. rinnovazione). Il contratto è annullabile quando è affetto da vizi attinenti, generalmente, alla fase della formazione dell’accordo tra le parti. Il contratto annullabile può essere sanato o conservato mediante convalida o rettifica. Nella prima, l’attività di correzione è effettuata dalla parte che avrebbe il potere di esperire l’azione di annullamento; nella seconda, invece, è eseguita dalla parte che non subisce le conseguenze dell’annullabilità. Inadempimento Il contraente (debitore) è inadempiente nei casi di mancata o inesatta esecuzione della prestazione dovuta: in tali casi deve risarcire i danni al contraente (creditore), salvo riesca a provare che l’inadempimento è stato determinato da causa a lui non imputabile. La mancata esecuzione può anche desumersi dal comportamento del debitore tenuto prima della data per adempiere, oppure dal rifiuto ad adempiere manifestato ancor prima della scadenza. Il ritardo equivale a definitivo inadempimento quando la prestazione è diventata impossibile a causa dello scadere del termine, o il creditore non ha più interesse, o il termine non rispettato era essenziale. L’adempimento non conforme equivale ad inadempimento quando quello effettivamente conseguito è inesatto, cioè non corrispondente per quantità o qualità a quanto pattuito, ovvero è senza le qualità promesse o essenziali per l’uso a cui sia destinato, ovvero è fatto in un luogo diverso da quello stabilito, ovvero, infine, viola i doveri di correttezza diligenza o informazione; è diverso da quello previsto, come nel caso di consegna di una cosa diversa da quella pattuita. Nei contratti a prestazioni corrispettive quando uno dei contraenti non adempie le sue obbligazioni l’altro può agire in giudizio chiedendo 10

la risoluzione del contratto, purché l’inadempimento sia grave o importante (c.d. risoluzione giudiziale). In alcuni casi previsti dalla legge il contratto si risolve senza ricorrere al giudice (c.d. risoluzione di diritto): sono i casi della diffida ad adempiere, della clausola risolutiva espressa e del termine essenziale per una delle parti. In caso di risoluzione chi se ne giova può chiedere il risarcimento dei danni conseguenti. Tale domanda di risoluzione non è accolta se la parte inadempiente prova che la prestazione è divenuta impossibile per causa ad essa non imputabile. Il risarcimento può consistere: nell’attribuire al creditore una somma di denaro che sostituisca la mancata prestazione (c.d. risarcimento per equivalente) e che comprenda, altresì, le ulteriori conseguenze dannose; nella richiesta al debitore di ricostituire la situazione che sarebbe derivata dall’esatto adempimento (c.d. risarcimento in forma specifica), salvo il risarcimento del maggior danno per equivalente.

Considerazioni § Nella redazione di qualsiasi contratto: - Risulta opportuno identificare eventuali clausole che devono essere aggiunte, modificate o eliminate. - E’ indispensabile identificare la/le persona/e autorizzata/e ad assumere impegni per conto dei soggetti che sono parti del contratto (potere di rappresentanza). A tal fine, nel caso delle persone giuridiche, può essere utile richiedere un documento che chiaramente identifichi la persona fisica autorizzata a sottoscrivere il contratto (es. visura dello statuto, delibera del consiglio d’amministrazione…). - E’ consigliabile controllare ogni clausola per accertarsi che tutti i termini sono stati chiaramente definiti e spiegati. - Risulta opportuno che ciascun argomento importante in un contratto sia trattato in una specifica clausola e sufficientemente dettagliato. § Un’attenta riflessione, un valido parere legale e un chiaro linguaggio contrattuale permetteranno alle parti di capire i propri diritti e rispettare i propri obblighi. § Alle parti viene consigliato di ottenere assistenza legale prima della stipula di qualsiasi contratto. § Gli avvocati svolgono un ruolo insostituibile nella revisione dei contratti, per assicurare la conformità legale del linguaggio, per evitare diciture conflittuali e prevenire lacune nelle responsabilità. Pur non essendo obbligatoria, si consiglia la forma scritta per i contatti relativi al settore in oggetto. § Devono essere specificate tutte le informazioni relative alle parti, incluso il nome dell’azienda/organizzazione, il nome del legale rappresentante, l’indirizzo postale, il telefono, il fax, codice fiscale, Partita Iva e l’eventuale indirizzo e-mail (per le aziende è opportuno segnalare l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata obbligatoriamente detenuto per legge). 11


§ Un’efficace comunicazione tra le parti consente di aiutare le stesse ad affrontare potenziali problemi prima che sorgano. § Entrambe le parti devono avere una copia originale (firmata) del contratto e degli eventuali allegati. E’ importante documentare l’invio e la ricezione dei contratti qualora non sottoscritti in presenza. § E’ consigliabile che tutte le pagine siano siglate dai contraenti e sottoscritte per esteso con firma leggibile. § Ai sensi degli artt. 1175 e 1375 c.c. le parti devono comportarsi secondo i principi di correttezza e buona fede. § I contratti dovrebbero essere redatti con linguaggio semplice e comprensibile evitando espressioni di dubbia interpretazione.

Glossario 1 Di seguito viene fornita una breve descrizione della terminologia utilizzata nella stesura dei contratti che, lungi dall’essere esaustiva, potrà fornire utili indicazioni per la loro interpretazione. Accessibilità disabili: Tutte le opere edilizie riguardanti edifici pubblici e privati aperti al pubblico, ivi comprese le strutture recettive (alberghi, villaggi turistici, ecc.) devono adottare le prescrizioni tecniche necessarie a garantire l’accessibilità, l’adattabilità e la visibilità, ai fini del superamento e dell’eliminazione delle barriere architettoniche, ai sensi dell’art. 5 del DM 14 giugno 1989, n. 236 e dell’art. 24 della Legge 5 febbraio 1992, n. 104. Accordo di divulgazione: clausola che impone alle parti, nell’ottica della maggior trasparenza possibile, lo scambio delle informazioni ritenute rilevanti, sia in virtù di obblighi derivanti da disposizioni di legge o degli organi di controllo, sia per concorde e libera volontà dei contraenti. Nel settore tale clausola può imporre di rivelare aspetti all’altra parte o a terzi quali ristorni, supplementi o commissioni. Addendum/Allegato: è un documento che viene aggiunto o da aggiungere al contratto ovvero una lista od una sezione contente materiale aggiuntivo. Nel settore, un addendum viene utilizzato a volte per aggiungere articoli ad un contratto standard. Se utilizzato per modificare un contratto già firmato dalle parti può essere chiamato “Rettifica”, può comportare un ulteriore corrispettivo (consideration) e, per assumere valore, deve essere espressamente accattato (sottoscritto) da tutte le parti. Arbitrato: è uno strumento di risoluzione non giudiziale e più celere delle controversie insorte o che possono insorgere tra privati. Questi possono, infatti, scegliere di deferire la soluzione di una lite al giudizio di uno o più arbitri, solitamente professionisti dotati di competenze tecniche specifiche, stipulando a tal fine una convenzione (o accordo) di arbitrato. Questo accordo può riguardare sia le liti già insorte (e, in tal caso, si ha il compromesso) sia quelle che potranno eventualmente nascere in futuro (e, in questo caso, si ha la clausola compromissoria). Le parti che hanno stipulato una convenzione di arbitrato sono obbligate a ricorrere ad arbitri: se una di esse sottopone la controversia al giudice ordinario, la controparte può esibire l’accordo arbitrale e il giudice ha il dovere di astenersi dal decidere la controversia. Area dedicata al convegno: zona di una struttura che può essere prenotata da una persona o un’organizzazione per lo svolgimento di eventi. Auto-assicurazione o fondo autonomo di garanzia: piano con il quale un’azienda istituisce, attraverso proprie risorse, un fondo speciale ovvero indica beni facenti parte del proprio patrimonio destinandoli a copertura di eventuali perdite. A differenza delle ordinarie forme di assicurazione non vi è un contratto stipulato con una compagnia assicurativa. Blocco (room block): 1. Numero complessivo di camere (in un centro congressuale, di pacchetti) riservate per un evento; 2. Numero di stanze, posti o spazi riservati in anticipo per un gruppo; 3. Assegnazione di spazio. 1 Alcune definizioni dei seguenti termini contrattuali, utilizzati anche nell’ordinamento italiano, sono tratte dal Glossario Apex reperibile alla pagina http://www.conventionindustry.org/glossary.

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Capacità: l’ordinamento disciplina la capacità dei soggetti distinguendo tra capacità giuridica e capacità di agire. La capacità giuridica è la generica facoltà di essere soggetti di diritto e, dunque, titolari di diritti e obblighi. La capacità di agire, invece, è la specifica facoltà di disporre validamente dei propri diritti ponendo in essere atti giuridicamente rilevanti, tramite la costituzione di nuovi rapporti giuridici, o la modificazione o estinzione di rapporti esistenti. Solo i soggetti aventi capacità di agire possono concludere contratti e dar vita ad atti unilaterali per disporre del proprio patrimonio. Caparra confirmatoria: La caparra confirmatoria (art. 1385 c.c.) corrisponde all’antica consuetudine di consegnare all’altra parte una somma di denaro (o altre cose fungibili) a conferma del vincolo assunto. Se la parte che ha concesso la caparra si rende inadempiente, l’altra parte può recedere dal contratto e trattenere la caparra. Se inadempiente è la parte che ha ricevuto la caparra, l’altra parte può sempre recedere e richiedere il doppio di quanto versato. Si tratta in entrambi i casi di facoltà concessa all’interessato che può comunque insistere per l’adempimento, e richiedere il risarcimento per l’ulteriore danno subito. Caparra penitenziale: (art. 1386 c.c.) rappresenta il corrispettivo del diritto di recesso, stabilito convenzionalmente ed anche di importo progressivamente più elevato all’approssimarsi della data dell’evento oggetto del contratto. Chi decide di recedere deve dare all’altra parte quanto pattuito a titolo di caparra penitenziale e l’altra parte non potrà chiedere altro Cessione: è l’accordo con il quale, ai sensi dell’art. 1406 c.c., il titolare di un rapporto contrattuale a prestazioni corrispettive non ancora eseguite (cedente), sostituisce a sé un terzo (cessionario) con il consenso dell’altra parte (ceduto). I contratti per gli eventi, a volte, includono una clausola che espressamente permette o vieta la cessione del contratto a terzi. Clausola di garanzia: il termine garanzia, secondo la dottrina civilistica, indica, in un significato assai ampio, il mezzo diretto ad assicurare l’adempimento di un obbligazione o il godimento di un diritto. La garanzia giuridica trova il fondamento della sua esistenza nell’esigenza economica del garante di soddisfare il bisogno del garantito di dar vita ad operazioni economiche. In termini giuridici, il nostro ordinamento prevede due tipi di garanzia. Una garanzia convenzionale ed una garanzia legale. La prima è quella che trova fondamento in un contratto, nel quale le parti trasfondono le loro volontà, la seconda, invece, è prevista specificamente dalle fattispecie di legge. Frequente è l’inserimento di clausole di garanzia con riferimento alle stanze, al cibo, alle bevande ed ai pacchetti. Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (art. 1341, comma 2, c.c.). Clausola penale: è una pattuizione mediante la quale le parti convengono che in caso di inadempimento o di ritardo nell’adempimento, il contraente in difetto sia obbligato a pagare all’altro una determinata somma di denaro (o altra prestazione). Essa viene inserita in un contratto per rendere certe le conseguenze dell’inadempimento o del ritardo con l’effetto di limitare il risarcimento alla prestazione promessa, se non è stata convenuta la risarcibilità del danno ulteriore. La penale è dovuta indipendentemente dalla prova del danno. Nel settore è di uso frequente una clausola che preveda il pagamento di una penale a carico dell’ospite di un albergo o di un centro congressuale che lasci la struttura prima della data originariamente indicata nella prenotazione o confermata all’arrivo. Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.). Clausola risolutiva espressa: ai sensi dell’art. 1456 c.c. con tale clausola i contraenti possono convenire espressamente che il contratto si risolva nel caso in cui una determinata obbligazione non sia adempiuta secondo le modalità stabilite. La risoluzione si verifica di diritto quando la parte interessata dichiari all’altra che intende valersi della clausola. Tale clausola se inserita nel contratto 14

deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.). Clausola salvatoria: permette la salvezza delle restanti clausole nel caso in cui una o più clausole non siano ritenute valide, fermo restando l’interesse delle parti all’esecuzione del contratto. Clausole di limitazione o esclusione di responsabilità: ai sensi dell’art. 1229 c.c. è nullo qualsiasi patto che escluda o limiti preventivamente la responsabilità del debitore per dolo o colpa grave. Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.). Clausole vessatorie: ai sensi dell’art. 1341, 2 comma, c.p.c. le clausole che stabiliscono, a favore di colui che le ha predisposte, limitazioni di responsabilità, facoltà di recedere dal contratto o di sospenderne l’esecuzione, ovvero sanciscono a carico dell’altro contraente decadenze, limitazioni alla facoltà di opporre eccezioni, restrizioni alla libertà contrattuale nei rapporti coi terzi, tacita proroga o rinnovazione del contratto, clausole compromissorie o deroghe alla competenza dell’autorità giudiziaria non hanno effetto se non sono specificatamente approvate per iscritto e si considerano come non apposte. Concessione: 1) accordo contrattuale in cui una parte, sussistendo determinate condizioni, offre beni o servizi che hanno un valore per l’altra parte in cambio di una controprestazione. Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.). 2) concessione volontaria a fronte di richiesta al fine di una transazione, un ristorno o una riduzione di prezzo; 3) merce o rinfreschi in vendita in loco, a persone fisiche, in concomitanza di un evento. Concorso del fatto colposo del creditore: art. 1227 c.c. Se il fatto colposo del creditore ha contribuito a produrre il danno che questi lamenta di aver subito, il risarcimento è diminuito secondo la gravità della colpa e l’entità delle conseguenze che ne sono derivate. Il risarcimento non è in alcun modo dovuto per i danni che il creditore avrebbe potuto autonomamente evitare usando l’ordinaria diligenza (artt. 1175, 2056 c.c.). Condizioni dei Locali: clausola che specifica lo stato dei locali al fine di consentire eventuali modificazioni degli stessi nel periodo intercorrente tra la firma del contratto e l’inizio dell’evento. Può prevedere rimedi o procedure applicabili in caso di modifica delle condizioni dei luoghi. Questa clausola viene utilizzata di rado per prenotazioni a breve termine. Contestazione e metodi alternativi di risoluzione delle controversie: in caso di contestazioni sull’esecuzione del contratto, le parti possono prevedere degli strumenti particolari di risoluzione delle controversie, alternativi ai procedimenti giurisdizionali. Tra le modalità “classiche” di risoluzione della lite, alternative al giudizio, si ricordano l’arbitrato, la conciliazione, la mediazione o la transazione. Copyright: La legge sul diritto d’autore (Legge 22.04.1941 n. 633), impropriamente conosciuta come “copyright”, consente di proteggere dal plagio diverse categorie di opere creative, in particolare le opere letterarie, musicali, cinematografiche, i disegni, le fotografie ed i programmi per computer. Ciò che si protegge non è l’idea in sé di fornire un certo servizio o di realizzare una certa opera, ma il modo in cui essa si esprime, la sua forma di attuazione tangibile. Il diritto morale di essere riconosciuto autore dell’opera è inalienabile, irrinunciabile ed imprescrittibile. I diritti di utilizzazione economica sono, invece, trasferibili ed in virtù dell’art. 25 l.a., durano per tutta la vita dell’autore e per settanta anni dopo la sua morte. Il diritto d’autore si acquista 15


originariamente per il solo fatto della creazione dell’opera, senza che sia necessario alcun tipo di adempimento amministrativo, sia esso il deposito o la registrazione, come avviene, invece in materia di brevetti e marchi. Tuttavia depositare un’opera presso gli uffici competenti presenta l’indubbio vantaggio di fornire all’autore prova certa della paternità e della data di creazione di un determinato lavoro. Inoltre il deposito alla SIAE è indispensabile, in certi casi, per potere esercitare i diritti connessi. Corrispettivo: prezzo pattuito per l’esecuzione dei servizi oggetto del contratto.

Mediazione: la mediazione ha lo scopo di far addivenire le parti ad una conciliazione attraverso l’opera di un mediatore, vale a dire un soggetto professionale, qualificato e terzo che aiuti le parti in conflitto a comporre una controversia. Il mediatore assiste le parti nella ricerca di una composizione non giudiziale del problema senza attribuire ragioni e torti ed in molte materie è oggi condizione di procedibilità da rispettare prima di ritrasferire una controversia dinanzi ad un Giudice.

Eccessiva onerosità: nei contratti con prestazioni corrispettive, se la prestazione di una delle parti è divenuta eccessivamente onerosa per il verificarsi di avvenimenti straordinari ed imprevedibili, la parte che deve tale prestazione può domandare la risoluzione del contratto e non è tenuta al risarcimento del danno.

Oggetto: Considerando l’oggetto come elemento essenziale del contratto, è possibile affermare che esso sia costituito dai beni, dalle attribuzioni patrimoniali ed, eventualmente, dalle prestazioni nello stesso dedotte. Consiste nell’insieme di ciò che le parti hanno voluto realizzare mediante il contratto.

Esonero da responsabilità: clausola che giustifica la mancata esecuzione del contratto esonerando la parte inadempiente da responsabilità se prova che l’inadempimento o il ritardo sia stato determinato da impossibilità della prestazione, derivante da causa alla stessa non imputabile. In generale, tale prova coincide alternativamente con quella del caso fortuito o di forza maggiore normalmente estranei alla colpa del debitore, quali gli eventi naturali, lo stato di necessità, ma anche il fatto del terzo o il fatto dello stesso creditore. Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.).

Overbooking: la pratica di confermare posti o stanze in eccesso rispetto a quelli effettivamente disponibili.

Foro esclusivo e legge applicabile: con tale clausola viene stabilito, secondo la comune intenzione delle parti, che tutte le controversie relative alla validità, efficacia, esecuzione, risoluzione e/o interpretazione del contratto saranno di competenza esclusiva di uno specifico Foro e saranno regolate dalla normativa Italiana. Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.). Impossibilità sopravvenuta della prestazione: l’impossibilità sopravvenuta è causa di estinzione dell’obbligazione disciplinata dagli artt. da 1256 a 1258 del Codice Civile. L’estinzione dell’obbligazione si realizza quando l’impossibilità è: sopravvenuta, deve verificarsi dopo che è sorta l’obbligazione; oggettiva, l’adempimento deve essere divenuto impossibile per sé stesso, indipendentemente dalle condizioni personali e/o patrimoniali della parte; assoluta, l’impedimento non può essere superato con nessuna intensità di sforzo; non imputabile, l’impedimento non deve derivare da dolo o colpa della parte. Inadempienza anticipata: inadempienza contrattuale prima della data di esecuzione. Inadempimento: la parte contrattuale risulta inadempiente nei casi di mancata o di inesatta esecuzione della prestazione dovuta: in tali casi è tenuta a risarcire i danni subiti dall’altra parte, salvo riesca a provare che l’inadempimento è stato determinato da una causa ad essa non imputabile. Licenze, permessi e Assicurazione: alcune clausole possono elencare le specifiche licenze, permessi e assicurazioni che una parte deve possedere. La clausola può prevedere che la parte fornisca una dichiarazione con la quale affermi di possedere la specifica documentazione richiesta dal contratto o dalla legge o che ne provi altrimenti il possesso. Manleva: obbligazione, assunta verso altri, di sollevarli dalle conseguenze patrimoniali dannose di eventi o di atti il cui verificarsi sia del tutto eventuale; si distingue dalla fideiussione perché la garanzia non concerne solo il possibile inadempimento del debitore, ma il pericolo che si verifichi un qualunque evento o atto obiettivamente dannoso. Tale clausola se inserita nel contratto deve 16

essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.).

Pacchetto Evento Completo (CMP – Complete Meeting Package): una formula “tutto compreso” offerta dai centri per conferenze, comprensiva di alloggio, pasti e servizi di supporto (A/V). Pacchetto meeting giornaliero (DMP - Day Meeting Package): una formula “tutto compreso” offerta dai centri per conferenze, comprensiva di sale congressuali, pasto e servizi di supporto (A/V). Nel DMP non sono comprese le camere. Patto d’opzione: con il patto d’opzione una parte (concedente) rimane vincolata alla propria proposta contrattuale, mentre l’altra parte (opzionario od opzionato) ha facoltà di accettarla o meno, esprimendosi entro un certo termine. Un’opzione non è legalmente vincolante se non vi è stato pagamento di un compenso per questa offerta. Una struttura invia un contratto, con l’opzione per gli organizzatori di firmare e restituire il contratto entro una determinata data, altrimenti lo spazio potrà essere svincolato dalla struttura. Un’opzione può anche essere utilizzata nel caso in cui due gruppi siano interessati allo stesso spazio nelle stesse date. Il diritto di opzione può essere concesso a titolo oneroso oppure gratuito. Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.). Potere di firma: detto anche facoltà di firma. Fenomeno, sostanzialmente riconducibile nell’ambito della rappresentanza, consistente nella legittimazione di un soggetto a sottoscrivere atti giuridici, assumendo così obblighi e acquisendo diritti in nome e per conto altrui. Preambolo: sezione introduttiva di un documento contenente l’identificazione delle parti, la dichiarazione d’intenti, le date ed il nome o il titolo dell’evento oggetto del contratto. Nei contratti è anche chiamata “narrativa” o “premessa”. Processo: procedimento attraverso il quale viene esercitata la funzione giurisdizionale. Rappresentante: un soggetto che non voglia o non possa gestire direttamente uno o più affari può incaricare un altro soggetto di sua fiducia di svolgere tale attività con i terzi. Si attua così la cosiddetta rappresentanza volontaria, grazie alla quale il soggetto incaricato (rappresentante) compie delle operazioni giuridicamente vincolanti in nome e per conto del soggetto che ha conferito l’incarico (rappresentato), i cui effetti di regola si ripercuotono nella sfera giuridica del rappresentato stesso. Quest’ultimo attribuisce al rappresentante i poteri di rappresentanza mediante un atto giuridico unilaterale chiamato procura. 17


Recesso: il contratto può sciogliersi per recesso di una parte solo quando la legge lo preveda o quando le parti lo ammettano espressamente nel contratto. Le parti, infatti, possono inserire clausole che riconoscano la facoltà di recedere a una di esse o a entrambe. Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (art. 1341, comma 2, c.c.). Resoconto di prenotazione (pick-up report): comunicazione al gruppo o all’organizzatore dell’evento del numero delle camere prenotate (o dei pacchetti nel caso di centro congressuale) rispetto al totale assegnato al gruppo, man mano che si avvicina la data dell’evento, e dopo l’evento, indica il numero di stanze effettivamente utilizzate sul totale di quelle riservate per l’evento. Responsabilità alcolica: è possibile assegnare ad una parte del contratto il rischio e la responsabilità per lesione o danni causati dalla vendita o dalla fornitura negligente o illegale di alcool; questa disposizione può essere compresa nella manleva. Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.). Rimedio: mezzo per imporre un diritto oppure evitare o riparare un torto; riparazione legale o equa. Rinnovo: nei contratti di settore, questa clausola specifica le circostanze e i termini nei quali un contratto può essere rinnovato. Rinuncia: è un negozio unilaterale recettizio con il quale una delle parti rinuncia ad un suo diritto. Tale rinuncia può essere espressa, ma può anche desumersi per facta concludentia. Se la rinuncia comporta un danno per l’altra parte può essere stabilito un risarcimento. Riprotezione (walk): si verifica quanto ad un ospite in possesso di una valida prenotazione per una notte viene negata la stanza nella struttura di accoglienza dove ha prenotato e questi viene trasferito in un’altra struttura. Risarcimento del danno: in caso di mancato o inesatto adempimento delle obbligazioni assunte con il contratto, la parte inadempiente è tenuta al risarcimento del danno. Rooming List: con tale clausola la struttura ospitante può richiedere di ottenere entro un termine determinato il programma definitivo e dettagliato dell’evento e dei partecipanti. SIAE: è possibile contrattualmente stabilire di richiedere all’organizzatore dell’evento di ottenere, se dovuti, dall’ufficio Siae di competenza territoriale tutti i permessi e le autorizzazioni indispensabili per la messa in opera dell’evento previa, se dovuto, il pagamento dei relativi diritti. Trasferimento: stabilisce le conseguenze per la struttura ospitante nell’ipotesi in cui venga negata la camera ad un ospite in possesso di una valida prenotazione alberghiera fatta tramite un gruppo o con una garanzia individuale. Trattamento dei dati personali: clausola, applicabile solamente nei contratti che coinvolgano come parte almeno un soggetto persona fisica, con la quale le parti vengono informate che i dati personali contenuti nel contratto ovvero comunicati o acquisiti nel corso dell’esecuzione del rapporto da esso derivante dovranno essere trattati e protetti secondo le disposizioni previste dal D.Lgs. n. 196/2003 e successive modifiche, nonché dall’Allegato B) al medesimo. 18

Elementi del contratto e clausole contrattuali 1. Accessibilità disabili Definizione: Tutte le opere edilizie riguardanti edifici pubblici e privati aperti al pubblico, ivi comprese le strutture recettive (alberghi, villaggi turistici, ecc.) devono adottare le prescrizioni tecniche necessarie a garantire l’accessibilità, l’adattabilità e la visibilità, ai fini del superamento e dell’eliminazione delle barriere architettoniche, ai sensi del DM 14 giugno 1989, n. 236 e della Legge 5 febbraio 1992, n. 104. In particolare, l’art. 5.3, del predetto Decreto stabilisce che: “Ogni struttura ricettiva (alberghi, pensioni, villaggi turistici, campeggi, etc.) deve avere tutte le parti e servizi comuni ed un determinato numero di stanze accessibili anche a persone con ridotta o impedita capacità motoria. Tali stanze devono avere arredi, servizi, percorsi e spazi di manovra che consentano l’uso agevole anche da parte di persone su sedia a ruote. Qualora le stanze non dispongano dei servizi igienici, deve essere accessibile sullo stesso piano, nelle vicinanze della stanza, almeno un servizio igienico. Il numero di stanze accessibili in ogni struttura ricettiva deve essere di almeno due fino a 40 o frazione di 40, aumentato di altre due ogni 40 stanze o frazione di 40 in più. In tutte le stanze è opportuno prevedere un apparecchio per la segnalazione, sonora e luminosa, di allarme. La ubicazione delle stanze accessibili deve essere preferibilmente nei piani bassi dell’immobile e comunque nelle vicinanze di un “luogo sicuro statico” o di una via di esodo accessibile...” Considerazioni: § Nella stipula di questo genere di contratti è necessario considerare che è statisticamente probabile che, fra i fruitori dell’evento, vi possa essere un portatore di handicap. E’ pertanto necessario chiarire prima della conclusione del contratto se la struttura in questione è o meno in grado di accogliere disabili. § Si consiglia agli organizzatori di predisporre i moduli di registrazione, i formulari per l’esposizione o altro materiale a discrezione, in modo tale da consentire ai partecipanti diversamente abili di indicare l’esistenza di particolari esigenze. In tal caso, gli organizzatori dell’evento devono mettere a disposizione del partecipante un’adeguata sistemazione e prevedere, se del caso, la presenza di personale specializzato (anche medico e/o infermieristico) per l’accoglienza e la cura di questi ospiti.

2. Cessione Definizione: ai sensi dell’art. 1406 c.c., è l’accordo con il quale il titolare di un rapporto contrattuale a prestazioni corrispettive non ancora eseguite (cedente), sostituisce a sé un terzo (cessionario) con il consenso dell’altra parte (ceduto). I contratti per gli eventi, a volte, includono una clausola che espressamente permette o vieta la cessione del contratto a terzi. Considerazioni: § Si consiglia di regolare sempre all’interno del contratto la possibilità di cessione definendo le modalità con cui, eventualmente, le parti possono cedere i loro diritti. 19


§ L’art. 1407 c.c. prevede l’ipotesi in cui l’assenso alla cessione da parte del contraente ceduto venga manifestato preventivamente rispetto alla cessione. La relativa clausola per lo più viene inserita nello stesso contratto che potrebbe essere ceduto.

§ Le clausole di garanzia possono prevedere penali “per notte” o su “basi cumulative”. Le clausole di garanzia devono stabilire, in tal caso, se il calcolo delle penali deve essere basato sulla tariffa della camera o al netto delle commissioni riconosciute.

§ Una volta che l’assenso alla cessione sia stato espresso da uno dei contraenti ai sensi dell’art. 1407 c.c. è comunque richiesto, sia pure ai soli fini dell’efficacia nei riguardi del contraente ceduto, che il negozio di cessione sia notificato o comunque accettato da costui.

§ Una clausola di garanzia deve definire in maniera chiara quali costi siano inclusi e come vengano calcolati.

3. Clausola di garanzia Definizione: il termine garanzia, secondo la dottrina civilistica, indica, in un significato assai ampio, il mezzo diretto ad assicurare l’adempimento di un’obbligazione o il godimento di un diritto. La garanzia giuridica trova il fondamento della sua esistenza nell’esigenza economica del garante di soddisfare il bisogno del garantito di dar vita ad operazioni economiche. In termini giuridici, il nostro ordinamento prevede due tipi di garanzia. Una garanzia convenzionale ed una garanzia legale. La prima è quella che trova fondamento in un contratto, nel quale le parti trasfondono le loro volontà, la seconda, invece, è prevista specificamente dalle fattispecie di legge. Frequente è l’inserimento di clausole di garanzia con riferimento alle stanze, al cibo, alle bevande ed ai pacchetti. Considerazioni: § Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.). § Il ricorso alla garanzia è consigliabile soprattutto a coloro i quali mettono a disposizione di terzi gli spazi necessari ad ospitare persone ed eventi.

4. Clausola di garanzia Camere ospiti Definizione: la garanzia copre la differenza tra il numero delle camere originariamente preventivato e l’effettivo numero delle stesse utilizzate. In tal caso la clausola può prevedere delle cifre o delle indicazioni per la determinazione di un eventuale adeguamento del corrispettivo. Considerazioni: § In mancanza di una specifica clausola di garanzia si applica quanto previsto dalla legge. § I servizi accessori ed il noleggio delle sale possono essere inclusi nelle clausole di garanzia o possono essere oggetto di una clausola separata. § Il mancato rispetto degli obblighi contrattuali può avere un impatto su eventuali concessioni concordate. 20

§ Per un centro congressi la clausola di garanzia può essere basata sulla differenza tra il numero previsto dal contratto di pacchetti meeting completi, pacchetti giornalieri o numero totale dei pacchetti (o il ricavo dei pacchetti da contratto) e il numero effettivo di pacchetti goduti oppure il ricavo dai pacchetti realizzati dal centro. § Se il contratto contiene delle clausole che prevedano una modifica della prenotazione del contingente di camere prenotato, questo deve essere aggiornato nella clausola di garanzia; a titolo esemplificativo nel caso in cui vi sia una modifica nel contingente di camere è necessario chiedersi se la clausola di garanzia ricomprenda tale ipotesi oppure si è in presenza di una modifica contrattuale. § Spesso le clausole di garanzia comprendono delle indicazioni circa la liquidazione dei danni. In tal caso le parti prevedono espressamente nel contratto l’ammontare o il criterio di calcolo degli stessi. § Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.).

5. Clausola di Garanzia – Food and Beverage Definizione: la garanzia copre la differenza tra il numero effettivo di coperti usufruiti o il totale speso per il servizio ristorazione, e il numero di coperti o totale spesa previsti dal contratto. Come per la clausola di garanzia per le camere, una clausola di garanzia per la ristorazione riguarda i servizi di cui l’organizzatore effettivamente gode. Considerazioni: § In mancanza di una specifica clausola di garanzia si applica quanto previsto dalla legge. § La clausola di garanzia può essere basata su un minimo garantito di spesa per l’intero evento oppure su un elenco specifico di servizi ristorativi o il numero dei partecipanti effettivi § Questo tipo di clausola può essere chiamato in vari modi: “Clausola di Garanzia per Servizi di ristorazione”, “Prestazioni in merito alla Ristorazione” o “Servizi di ristorazione minimi garantiti”. § Una clausola di garanzia deve definire in maniera chiara quali costi siano inclusi e come vengano calcolati. § Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.). 21


venga adempiuta secondo le modalità stabilite (art. 1456 c.c.);

6. Controllo/Audit Definizione: 1) Un esame metodico e di revisione dei dati relativi a un evento. Per esempio, una verifica indipendente dei dati di affluenza presentati dagli organizzatori di una fiera. 2) Un esame imparziale e una valutazione del bilancio di una organizzazione. Può essere fatto internamente (da parte dei dipendenti dell’organizzazione) o esternamente (da una ditta esterna). Scopo: lo scopo primario di un controllo è quello di raccogliere informazioni precise per poter verificare la prestazione contrattuale e programmare eventi futuri. Considerazioni: § L’Audit può comprendere la raccolta e la messa a disposizioni di informazioni relative a: - Contingente camere prenotato - Utilizzo dei servizi di ristorazione - Ricavi accessori - Partecipanti registrati - Venditori - Biglietteria - Altro

- nel caso in cui sia previsto un termine essenziale per adempiere e questo scada senza che la prestazione venga adempiuta (art. 1457 c.c.); - quando la parte non inadempiente richieda l’adempimento mediante diffida ad adempiere (art. 1454 c.c.). § La risoluzione per inadempimento: nei contratti con prestazioni corrispettive, quando uno dei contraenti non adempie le sue obbligazioni, l’altro può a sua scelta chiedere l’adempimento o la risoluzione del contratto, salvo, in ogni caso, il risarcimento del danno (art. 1453 c.c.). Il contratto non si può risolvere se l’inadempimento di una delle parti ha scarsa importanza, avuto riguardo all’interesse dell’altra. Alla parte inadempiente l’altra può intimare per iscritto di adempiere in un congruo termine, con dichiarazione che, decorso inutilmente detto termine, il contratto s’intenderà senz’altro risolto (art. 1454 c.c.). In questo caso il termine non può essere inferiore a quindici giorni, salvo diversa pattuizione delle parti o salvo che, per la natura del contratto o secondo gli usi, risulti congruo un termine minore. Decorso il termine senza che il contratto sia stato adempiuto, questo è risolto di diritto. § La risoluzione per impossibilità sopravvenuta: la legge distingue la disciplina della risoluzione per impossibilità, a seconda della sua natura: - se si tratta di impossibilità totale (art. 1463 c.c.), la parte liberata della prestazione dovuta non può chiedere la controprestazione e deve restituire quella già ricevuta, secondo le norme relative alla ripetizione dell’indebito;

7. Risoluzione

- se la prestazione di una parte è divenuta solo parzialmente impossibile, l’altra parte ha diritto a una

Definizione: con il termine risoluzione si indica lo scioglimento del vincolo contrattuale per fatti che si siano verificati successivamente alla conclusione del contratto. Si determina un’alterazione della causa del contratto (es. lo scambio in cui questa consiste non può più compiersi) e si parla di difetto funzionale che si manifesta in sede di esecuzione del contratto e investe il rapporto contrattuale comportando la risoluzione dello stesso. La risoluzione del contratto si ha, quindi, per motivi sopravvenuti. Tali ipotesi sono:

- la risoluzione di diritto, nei casi cioè previsti dalla legge;

- la risoluzione per inadempimento di una delle parti;

- la risoluzione per impossibilità sopravvenuta;

- la risoluzione per eccessiva onerosità.

§ La risoluzione di diritto si può invocare: - nel caso in cui il contratto contenga una “clausola risolutiva espressa”, cioè quando i contraenti convengono espressamente che il contratto si risolva nel caso in cui una determinata obbligazione non 22

corrispondente riduzione della prestazione da essa dovuta, e può anche recedere dal contratto qualora non abbia un interesse apprezzabile all’adempimento parziale (art. 1464 c.c.). § La risoluzione per eccessiva onerosità: ai sensi dell’art. 1467 c.c., può chiedersi per i contratti a esecuzione continuata o periodica, ovvero a esecuzione differita, se l’eccessiva onerosità si è verificata per avvenimenti straordinari e imprevedibili. La parte contro la quale è domandata la risoluzione può evitarla offrendo di modificare equamente le condizioni del contratto.

8. Commissioni, Ristorni, Danni Definizione: la commissione rappresenta il compenso o la percentuale dei ricavi pagati ad una terza parte. Il ristorno, invece, rappresenta la restituzione di una parte dell’importo pagato. La multa/accertamento, infine, costituisce una somma aggiuntiva e straordinaria che viene applicata ad un soggetto in determinate circostanze. Scopo: specificare i termini e le condizioni nelle quali una commissione, un ristoro o una multa trovano applicazione 23


Considerazioni:

Considerazioni: § Si suggerisce l’inserimento di tale clausola descrivendo dettagliatamente lo stato dei luoghi e prevedendo l’esclusione di deterioramenti causati da usura o invecchiamento.

§ Specificare se le tariffe delle camere (ovvero, in un centro congressi, i pacchetti) sono soggetti o meno a commissioni. Nel caso di un pacchetto sarebbe opportuno specificare se le commissioni vengano calcolate sulla quota delle singole camere oppure sull’intero pacchetto. § Includere nel contratto la percentuale o l’importo della commissione, il ristorno o l’eventuale multa specificando se le stesse vengano calcolate sulle singole camere oppure sul pacchetto. Sarebbe opportuno chiarire, inoltre, se le stesse debbano essere pagate dal partecipante, dall’organizzazione oppure da terzi, come un’agenzia di viaggi.

§ Per alcuni eventi, quali ad esempio mostre e riproduzioni importanti, si suggerisce di considerare l’opportunità di effettuare un’ispezione sommaria dei locali immediatamente prima e dopo l’evento al fine di stabilire le condizioni degli stessi. Nel caso, il diritto di ispezione può essere pattuito contrattualmente. Può essere utile allo scopo predisporre una checklist.

§ Nella prima fase della trattativa identificare se le tariffe comprendano delle commissioni/ristorni e, in caso affermativo, valutare la possibilità di inserire un’apposita clausola all’interno del contratto.

§ Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.).

§ Considerare l’inserimento di una clausola che specifichi che non verranno pagate commissioni. § Queste clausole se inserite nel contratto devono essere specificatamente approvate per iscritto dal momento che si tratta di clausole vessatorie (ex art. 1341, comma 2, c.c.).

9. Concessioni

11. Costruzione/Ristrutturazione Definizione: clausola che disciplina l’ipotesi in cui la struttura ricettiva intenda apportare opere di costruzione o ristrutturazione all’interno della stessa in concomitanza con lo svolgimento dell’evento. Scopo: specificare le incombenze che gravano sulla struttura al fine di consentire la normale esecuzione dell’evento. Considerazioni:

Definizione: 1) accordo contrattuale in cui una parte, sussistendo determinate condizioni, offre beni o servizi che hanno un valore per l’altra parte in cambio di una controprestazione; 2) merce o rinfreschi in vendita in loco, a persone fisiche, in concomitanza di un evento.

§ Risulta opportuno inserire l’obbligo da parte della struttura ospitante di informare l’organizzatore nel caso in cui siano previste delle opere di ristrutturazione o di costruzione nei locali oggetto del contratto. Sarà, quindi, opportuno richiedere alla struttura ospitante di indicare eventuali soluzioni alternative per lo svolgimento del’evento.

Considerazioni:

§ Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.).

§ Tutte le concessioni devono essere specificate. § L’ammontare e il tipo delle offerte possono essere determinate in base ai servizi richiesti. § Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.).

10. Condizioni dei locali Definizione: clausola che specifica lo stato dei locali al fine di valutare eventuali modifiche degli stessi nel periodo intercorrente tra la firma del contratto e l’inizio dell’evento. Può prevedere rimedi o procedure applicabili in caso di controversia sullo stato dei luoghi. Questa clausola viene utilizzata di rado per prenotazioni a breve termine. Scopo: tutela dell’organizzatore nel caso in cui lo stato dei locali oggetto del contratto venga modificato o deteriorato nel periodo intercorrente tra la firma del contratto e la data di svolgimento dell’evento.

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12 . Prenotazione centro Congressi/Destinazione

a. Accordi per la Prenotazione della Destinazione/Lettera d’Intenti

Definizione: è un documento sottoscritto dalle parti durante la trattativa per la conclusione di un contratto, con il quale le parti fissano i punti su cui sono già pervenute ad un accordo e disciplinano il prosieguo delle trattative, senza che questo le impegni a concludere il contratto. Con tale accordo, ad esempio, viene stabilita un’intesa tra un ente di promozione dello sviluppo economico della propria comunità attraverso i viaggi e il turismo (DMO - Destination Marketing Organization o un CVB - Convention and Visitors Bureau) e l’organizzazione di un evento per l’utilizzo di spazi nelle strutture e di camere negli alberghi della città durante un periodo specificato. Scopo: stabilire, prima delle trattative e della firma dei contratti con gli alberghi, centri congressuali e/o altre strutture, un’intesa tra una struttura ospitante e l’organizzatore al fine di consentire lo svolgimento di un evento in quella location. 25


- Infrazioni di Copyright

- Riproduzione brani musicali (SIAE)

- Risoluzione delle controversie

- Fornitore esclusivo di servizio

- Forza maggiore

- Manleva ed esoneri

- Assicurazione

- Limiti di responsabilità della struttura

- Nome e scopo dell’evento

- Periodo di tempo e utilizzo delle strutture

- Importo del noleggio

- Acconto su prenotazione

- Capacità di posti a sedere

- Clausola salvatoria

- Servizi forniti

- Sicurezza

- Eventi simultanei e aree comuni

- Restrizioni palco

- Modificazioni al contratto

- Vendita biglietti

§ Se sono necessarie camere negli alberghi e ulteriori spazi, questi devono essere oggetto di contratti separati.

- Indisponibilità

§ Ciascun centro congressi ha un proprio contratto di licenza d’utilizzo, ma le presenti condizioni sono comuni a molti di essi. Invece di includere ogni normativa o regolamento nel documento primario di licenza, la struttura può utilizzare un insieme di norme e regolamenti di riferimento delineati nel contratto.

Normative e regolamenti delle strutture:

Considerazioni: § L’organizzatore dell’evento deve conoscere i rapporti intercorrenti tra i DMO/CVB, il centro congressi e le altre strutture. E’ anche importante capire la tipologia di documenti utilizzati da questi enti per opzionare, confermare e contrattualizzare gli spazi e le camere, in quanto possono essere diversi a seconda della località in cui si svolge l’evento. § Compito principale dei DMO/CVB è quella di assistere gli organizzatori fornendo loro le informazioni ed i servizi necessari per lo svolgimento degli eventi. A tal fine, vengono predisposti appositi accordi di prenotazione o lettere di intenti. § L’opzione delle date dell’evento con gli alberghi e le strutture, fino alla firma dei contratti tra tutte le parti, non rappresenta un accordo vincolante tra i DMO/CVB e l’organizzatore dell’evento.

b. Accordi con centri Congressi e Altre Strutture senza camere

Definizione: contratti di breve durata con lo scopo d’utilizzo per uno specifico evento di un luogo ricettivo quale un centro congressi, un luogo di spettacolo, un auditorium o un anfiteatro. Scopo: stabilire un accordo in merito all’utilizzazione, per un evento specifico, di uno spazio definito all’interno di una struttura per un periodo determinato. Tale accordo concerne anche l’allestimento, lo svolgimento dell’evento stesso, il disallestimento e lo sgombero del materiale. Considerazioni:

Elenco delle condizioni più frequenti:

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- Risoluzione

- Legge applicabile

- Conformità con i Regolamenti della Struttura

- Conformità con le Leggi dello Stato

- Condizioni della struttura

- Concessioni

§ E’ necessario essere a conoscenza delle normative e dei regolamenti prima di firmare un contratto. § Le normative ed i regolamenti di una struttura comprendono molti dettagli che non sono nel contratto, ma sono vincolanti in quanto incorporati per riferimento, se non altrimenti concordato. § Le normative e i regolamenti possono incorporare tutti i servizi disponibili nella struttura e, a seconda di quali servizi siano richiesti dall’organizzatore dell’evento, possono o meno specificare le tariffe supplementari imposte. § Regole Comuni e Normative:

- Servizi e attrezzature per i disabili 27


- Animali

- Bevande Alcoliche

- Uscieri

- Business Centre

- Tariffe utenze e moduli di richiesta (per aria, acqua, gas ed elettricità)

- Pulizia degli spazi espositivi

- Smaltimento rifiuti

- Aree comuni

- Deposito, magazzino

- Spogliatoi

- Concessioni esclusive

- Dimensioni e planimetrie degli spazi

- Requisiti per la pianificazione degli spazi

- Limiti di carico dei pavimenti

- Utilizzo delle attrezzature della struttura

- Sistemi di riscaldamento e aria condizionata

- Esposizione di insegne, striscioni e manifesti

- Rifiuti pericolosi

- Norme di sicurezza e salute

- Palloni a elio

- Movimentazione di strumenti musicali

- Orario di attività

- Ispezione della struttura

- Interruzioni durante lo spettacolo

- Norme per la vita, salute e sicurezza della persona

- Fossa orchestrale

- Danni alla proprietà

- Prove

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- Utilizzo di tabelloni e schermi giganti

- Procedure di sicurezza

- Fornitori di servizio

- Norme per il fumo

- Restrizioni palco

- Aspetti fiscali (informazioni nazionali e locali)

- Movimentazione camion

- Regole sindacali

13. Foro esclusivo e legge applicabile Definizione: con tale clausola viene stabilito, secondo la comune intenzione delle parti, che tutte le controversie relative alla validità, efficacia, esecuzione, risoluzione e/o interpretazione del contratto saranno di competenza esclusiva di uno specifico Foro e saranno regolate dalla normativa Italiana. Considerazioni: § La designazione convenzionale di un Foro territoriale, anche se coincidente con uno di quelli previsti dalla legge, non attribuisce a tale Foro carattere di esclusività in difetto di pattuizione espressa in tal senso, pattuizione che, pur non dovendo rivestire formule sacramentali, non può essere desunta in via di argomentazione logica da elementi presuntivi, dovendo per converso scaturire da una non equivoca e concorde manifestazione di volontà delle parti volta ad escludere la competenza degli altri fori previsti dalla legge. § In difetto di tale clausola si applica la disciplina del Foro generale. In sede civile, il giudice che ha la competenza generale in primo grado è il Tribunale al quale sono devolute tutte le controversie che, sulla base dei criteri della materia e del valore (criteri di competenza verticale), non sono attribuite al Giudice di Pace (in linea di massima quelle di minor valore fino ad € 5.000,00) o alla Corte di appello. Individuata la tipologia, occorre determinare lo specifico giudice competente sul territorio nazionale (criterio di competenza orizzontale). La competenza per territorio di norma appartiene a un solo ufficio giudiziario, solitamente quello della località in cui risiede la parte convenuta, ma non mancano casi in cui essa spetta a più Fori concorrenti, sicché la parte che agisce può liberamente indirizzare la domanda a uno di essi. Tranne nei casi espressamente previsti dalla legge (art. 28 c.p.c.), i criteri di competenza territoriale sono derogabili. A tal fine, le parti possono accordarsi e attribuire la competenza per l’eventuale controversia che dovesse tra loro insorgere nel futuro a un giudice che altrimenti sarebbe incompetente per territorio. § Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.).

14. Accordo di divulgazione (CDA - Confidential Disclosure Agreement) Definizione: clausola che impone alle parti, nell’ottica della maggior trasparenza possibile, lo scambio delle informazioni ritenute rilevanti, sia in virtù di obblighi derivanti da disposizioni di legge o degli organi di controllo, sia per concorde e libera 29


volontà dei contraenti. Nel settore, tale clausola può imporre di rivelare aspetti all’altra parte o a terzi quali ristorni, supplementi o commissioni. Scopo: assicurare che le condizioni finanziarie e altre informazioni chiave vengano rese note ad entrambe le parti alla firma del contratto e non successivamente. Considerazioni: § La struttura deve rendere note tariffe, supplementi obbligatori o eventuali fornitori esclusivi che possano incidere sull’organizzazione dell’evento. § Al perfezionamento del contratto la struttura deve rivelare eventuali regole interne che possano materialmente avere un impatto sull’evento. § Tariffe ulteriori possono essere imposte, se reciprocamente concordate.

15. Risoluzione delle controversie Definizione: la clausola di risoluzione delle controversie stabilisce le procedure (mediazione, arbitrato, Uffici Giudiziari) con le quali le parti concordano di risolvere eventuali controversie derivanti dall’esecuzione del contratto. All’interno di tale clausola possono essere fornite delle specifiche indicazioni (es. Foro esclusivo e legge applicabile) da utilizzare per la risoluzione delle controversie. Il ricorso all’autorità giudiziaria, infatti, non rappresenta l’unica modalità praticabile. Esistono dei metodi alternativi che le parti possono adottare per addivenire ad un accordo su di una lite, senza l’intervento decisorio del giudice. Tra le modalità “classiche” di risoluzione della lite, alternative al giudizio, si ricordano:

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1. l’arbitrato: le parti del contratto possono scegliere di deferire la soluzione di una lite al giudizio di uno o più arbitri, solitamente professionisti dotati di competenze tecniche specifiche, stipulando a tal fine una convenzione (o accordo) di arbitrato. Questo accordo può riguardare sia le liti già insorte (e, in tal caso, si ha il compromesso) sia quelle che potranno eventualmente nascere in futuro (e, in questo caso, si ha la clausola compromissoria). Le parti che hanno stipulato una convenzione di arbitrato sono obbligate a ricorrere ad arbitri: se una di esse sottopone la controversia al giudice ordinario, la controparte può esibire l’accordo arbitrale e il giudice ha il dovere di astenersi dal decidere la controversia. Il ricorso sempre più frequente all’arbitrato è dettato da alcuni vantaggi che esso offre: rapidità nella soluzione delle controversie, analisi della lite da parte di persone esperte nella materia, riservatezza del procedimento, gestione meno conflittuale della lite.

2. la transazione: è un accordo con il quale le parti si accordano per porre fine ad una controversia (esistente o che potrebbe sorgere) facendoci reciproche concessioni (art. 1965 c.c.)

3. la mediazione: ha lo scopo di far addivenire le parti ad una conciliazione attraverso l’opera di un mediatore, vale a dire un soggetto professionale, qualificato e terzo che aiuti le parti in conflitto a comporre una controversia. Il mediatore assiste le parti nella ricerca di una composizione non giudiziale del problema senza attribuire ragioni e torti.

Scopo: concordare prima di qualsiasi controversia il ricorso alle modalità di risoluzione extragiudiziale della stessa. Considerazioni: § In assenza di una clausola specifica per la risoluzione delle controversie, la parte ha sempre la possibilità di intraprendere un’azione giudiziaria per difendere i propri diritti. § Si consiglia di richiedere un parere legale su quale sia il metodo migliore per la risoluzione della controversia. § Si consiglia, per quanto non sempre obbligatoria, l’assistenza di un legale in tutte queste procedure.

16. Area dedicata al convegno Definizione: è un’area della struttura che può essere prenotata da una persona o da un’organizzazione per lo svolgimento di un evento. Scopo: identifica lo spazio in cui eseguire le prestazioni oggetto del contratto e/o costituisce l’oggetto del contratto. Considerazioni: § Specificare le date e gli orari di prenotazione dei locali, comprensive di indicazioni relative alla durata necessaria per la preparazione e l’allestimento dei locali. § Specificare le date e gli orari degli eventi stessi, se diversi dalle date/orari per i quali il locale è opzionato. § Specificare i nomi delle sale (o posizioni su una pianta) e le circostanze nelle quali possono essere cambiate indicando, ad esempio, se ciò avviene a discrezione della struttura ricettiva oppure solo con il consenso dell’organizzatore.

17. Contingente camere/Tariffe Definizione: il contingente camere identifica il numero e la tipologia di camere che una struttura ricettiva riserva per lo svolgimento dell’evento. Comprende le tariffe concordate, oltre le tasse e/o i costi relativi all’utilizzo delle camere e, generalmente, chiarisce come verranno calcolate le tariffe nel caso in cui il contratto venga firmato con alcuni anni di ritardo. Comprende le modalità e la data limite di prenotazione, nonché la modalità di gestione delle camere incluse nel contingente e non ancora prenotate al momento della data limite per la conferma. Scopo: assicura che la struttura tenga a disposizione il numero di camere richiesto e le assegni all’organizzazione contraente ad una tariffa concordata.

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Considerazioni:

18. Manleva

In una o più clausole, la dicitura della Clausola Contingente camere può comprendere:

Definizione: rappresenta un’obbligazione, assunta verso altri, di sollevarli dalle conseguenze patrimoniali dannose di eventi o di atti il cui verificarsi sia del tutto eventuale; si distingue dalla fideiussione perché la garanzia non concerne solo il possibile inadempimento del debitore, ma il pericolo che si verifichi un qualunque evento o atto obiettivamente dannoso. Un obbligo di indennizzare la controparte contrattuale può comprendere il pagamento dei danni economici e delle spese sostenute. A titolo esemplificativo, nel caso in cui un albergo o un centro congressi venga citato in giudizio per responsabilità dell’organizzatore in quanto un partecipante si è infortunato durante l’evento, una clausola di manleva potrebbe prevedere che sia l’organizzazione a difendere la struttura nel processo. Anche le assicurazioni stipulate extra contratto con le relative compagnie costituiscono una specie di manleva. Scopo: richiedere ad una parte (indennizzante) di garantire l’altra (indennizzata) nel caso in cui si verifichino dei danni dovuti a negligenza, omissioni o atto illegittimo, ovvero in altre circostante specificamente dettagliate nel contratto.

§ Numero totale delle notti/persone da riservare per il convegno. § Schema di arrivo/partenza. § Tariffe concordate per l’organizzatore sulla base del tipo di camera. § Data limite di conferma per le prenotazioni. § Procedure di prenotazione. § Numero di camere gratuite. In tal caso sarebbe opportuno valutare se, in caso di camere gratuite inutilizzate, le stesse siano o meno da scontare sul prezzo concordato (può essere oggetto di una clausola separata nel contratto). § Per convegni prenotati con largo anticipo si consiglia di valutare se includere delle scadenze per apportare eventuali modifiche al contingente. § Tutte le tasse, supplementi e addizionali per persone supplementari ed eventuali ulteriori tariffe. § Tariffe applicabili alle camere prenotate successivamente alla scadenza della deadline. § L’indicazione se i pernottamenti ulteriori (rispetto alle date effettivamente previste nel contingente) vengano conteggiati quale costo aggiuntivo ovvero incluso nella tariffa concordata con l’organizzatore. § L’indicazione di un’eventuale penale per partenza anticipata. In tal caso si consiglia di informare adeguatamente il partecipante all’evento circa l’esistenza di tale penale e valutare se inserirla all’interno di una clausola di garanzia. § Le modalità con le quali verranno calcolate le tariffe per le camere nel caso in cui il contratto sia firmato prima della definizione finale delle tariffe stesse. § Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.).

Considerazioni: § In alcuni casi quest’obbligo può richiedere che la parte indennizzante conferisca mandato ad un avvocato per assisterla in seguito ad un’eventuale richiesta di risarcimento dei danni avanzata nei suoi confronti da parte di terzi. § Ottenere, per iscritto, dalla propria compagnia assicurativa la conferma o meno che la polizza assicurativa copra determinate fattispecie che possano ricadere all’interno della clausola di manleva. § Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.).

19. Assicurazione Definizione: stabilisce la tipologia della copertura assicurativa che le parti debbono possedere. Scopo: tale clausola garantisce ad una parte che l’altro contraente abbia i mezzi per poter coprire eventuali danni o perdite delle quali è responsabile. Considerazioni: § Si consiglia di ottenere un parere dai propri legali e/o intermediari assicurativi al fine di valutare le possibili polizze da sottoscrivere. Queste possono comprendere, ma non limitarsi a: responsabilità generale commerciale, assicurazione lavoratori, cancellazione eventi, interruzione attività, responsabilità derivante dalla violazione di specifiche disposizioni. § Considerare il massimale della copertura richiesta in base all’evento e all’attività da svolgere. § Valutare l’opportunità di precisare l’importo minimo della copertura assicurativa. § Un certificato di assicurazione consente di dimostrare che una parte sia in possesso di una specifica copertura assicurativa in corso di validità.

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20. Pacchetti Meeting Definizione: i pacchetti meeting rappresentano delle specifiche formule, “tutto compreso” o meno, offerte dalle strutture ospitanti. Le prenotazioni dei pacchetti meeting sono paragonabili a quelle delle camere negli alberghi e delle aree nei centri congressi. I pacchetti devono specificare i servizi inclusi per persona, nonché la tariffa concordata comprensiva o meno delle tasse. I pacchetti devono, inoltre, chiarire le modalità di prenotazione, la data limite della stessa decorsa la quale la struttura non si ritiene più vincolata nella prenotazione. Scopo: assicura all’organizzatore che l’albergo oppure il centro congressi metta a disposizione un numero sufficiente di camere e/o sale meeting e che lo stesso le riservi alla tariffa concordata. Considerazioni: § Specificare il numero complessivo di pacchetti da tenere opzionati per il convegno. § Specificare se si tratta di pacchetti standard oppure personalizzati.

Considerazioni: § Il nome della parte organizzatrice dell’evento che sottoscrive il contratto può non coincidere con il rappresentante legale della stessa. Analogamente, il nome della struttura ospitante potrebbe non coincidere con il nome del proprietario della stessa o della società che la gestisce.

22. Trasferimento (a volte chiamato “Clausola di Allontanamento” – Walk Clause o “Clausola di Overbooking) Definizione: stabilisce le conseguenze per la struttura ospitante nel caso in cui venga negata la camera ad un ospite in possesso di una valida prenotazione alberghiera effettuata tramite un’organizzazione o con una garanzia individuale. Scopo: disciplinare le soluzioni offerte in caso di overbooking. Considerazioni:

§ Indicare i servizi inclusi nei pacchetti.

§ E’ possibile prevedere la sistemazione presso una vicina struttura equivalente senza ulteriori spese per l’ospite oppure con un supplemento applicabile alla tariffa concordata.

§ Delineare uno schema arrivi/partenze.

§ E’ possibile stabilire una copertura delle spese necessarie per raggiungere la nuova struttura ospitante.

§ Chiarire la tariffa concordata, nonché l’ammontare dell’eventuale acconto e delle modalità di pagamento. § Specificare i termini di garanzia. § Indicare la data limite per le prenotazioni e le modalità delle stesse. § Specificare gli ulteriori costi quali penale per partenza anticipata o per mancato arrivo. § Indicare le tasse, le indennità, i supplementi, le tariffe extra per persone aggiunte.

§ E’ possibile prevedere la sistemazione dell’ospite in una camera differente rispetto a quella prenotata. § E’ possibile riaccreditare all’organizzazione dell’evento i costi delle stanze relative agli ospiti i quali non sono stati accolti nella struttura originariamente prenotata e che hanno rifiutato la sistemazione presso una nuova sede. § E’ possibile prevedere l’obbligo di informare l’organizzatore dell’evento con il massimo anticipo in merito alla necessità di trasferimento di alcuni partecipanti.

§ Indicare all’albergo, se prevista, la tariffa “solo pernottamento” per early arrival e late departure. § Specificare quali tariffe sono addebitate agli ospiti e quali convergono sul conto complessivo dell’organizzatore.

23. Firme, luogo e data

§ Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.).

Definizione: la sezione firme consente di identificare le persone autorizzate alla firma del contratto. Scopo: si richiede generalmente alle parti di indicare/provare la qualifica che consente loro di sottoscrivere il contratto. Considerazioni:

21. Preambolo/Premessa

§ Quando non provvede direttamente la legge, ciascuna parte dovrebbe definire preventivamente i criteri per determinare chi è autorizzato a sottoscrivere i contratti in nome e per conto.

Definizione: sezione introduttiva di un documento contenente l’identificazione delle parti, la dichiarazione d’intenti, le date ed il nome o il titolo dell’evento oggetto del contratto. Nei contratti è anche chiamata “narrativa” o “premessa”. Scopo: consente di identificare in maniera agevole le parti contrattuali, l’oggetto del contratto e la durata dell’evento.

§ La sezione per la firma delle parti dovrebbe comprendere l’indicazione del nome, del ruolo, dell’organizzazione, nonché il luogo e la data di sottoscrizione. § Tutte le parti devono ricevere copia del contratto debitamente sottoscritto.

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24. Esonero da Responsabilità Definizione: clausola che giustifica la mancata esecuzione del contratto esonerando la parte inadempiente da responsabilità (che non è quindi tenuta al risarcimento del danno) se prova che l’inadempimento o il ritardo sia stato determinato da impossibilità della prestazione, derivante da causa alla stessa non imputabile. In generale tale prova coincide alternativamente con quella del caso fortuito o della forza maggiore che costituiscono fatalità o che per esperienza comune sono normalmente estranei alla colpa del debitore (eventi naturali, stato di necessità, ma anche fatto del terzo o fatto dello stesso creditore). Scopo: specificare le circostanze in cui dalla mancata esecuzione del contratto non deriva una responsabilità delle parti. Considerazioni: § La parte per esonerarsi da responsabilità deve fornire una duplice prova: 1. Innanzitutto che la prestazione di sua competenza è diventata impossibile. Tale impossibilità deve essere oggettiva, deve cioè riguardare la prestazione in sé considerata. Non rileva quindi la possibilità di eseguirla da parte del debitore. L’impossibilità non deve essere necessariamente assoluta, dovendo essere intesa in senso economico come rapporto tra mezzi e fini;

2. che l’impossibilità della prestazione è derivata da una causa ad essa non imputabile, ossia da una causa imprevedibile e inevitabile. In generale tale prova coincide alternativamente con quella: - del caso fortuito o della forza maggiore, comprensive di tutti quegli eventi che costituiscono fatalità o che per esperienza comune sono normalmente estranei alla colpa del debitore, quali gli eventi naturali, lo stato di necessità ma anche il fatto del terzo o il fatto stesso del creditore;

scelta dell’esecuzione della prestazione comporterebbe a carico dell’obbligato un costo di adempimento superiore alla misura normale dello sforzo che gli impone il suo impegno diligente. § Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (art. 1341, comma 2, c.c.).

25. Recesso Definizione: il contratto può sciogliersi per recesso di una parte solo quando la legge lo preveda o quando le parti lo ammettano espressamente nel contratto. Le parti, infatti, possono inserire clausole che riconoscono la facoltà di recedere a una di esse o ad entrambe. Considerazioni: § Esempi di tale clausola sono: la clausola che subordina l’esercizio del recesso alternativamente ad una libera scelta delle parti (cosiddetto recesso ad nutum); alla sopravvenienza di una determinata situazione (cosiddetto recesso vincolato); al verificarsi di un evento individuabile attraverso un parametro di valutazione più o meno elastico, variabile a seconda del contratto da cui recedere (cosiddetto recesso per giusta causa). § Per il suo esercizio la legge o le parti normalmente stabiliscono un termine minimo di preavviso. § La dichiarazione di recesso deve avere la stessa forma prescritta per il contratto da cui si recede. § Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (art. 1341, comma 2, c.c.).

- del sopravvenire di un atto normativo di pubblica autorità. § Il caso fortuito, la forza maggiore o l’atto normativo possono esimere da responsabilità il debitore solo se inevitabili e imprevedibili o in alcun modo superabili. § In ogni caso non è sufficiente per escludere la responsabilità il fatto che il debitore dia la generica prova di essersi comportato con la diligenza del buon padre di famiglia, né rileva la semplice difficoltà della prestazione, intesa come qualsiasi causa sopravvenuta che renda più oneroso l’adempimento dell’obbligazione. E’ frequente indicare nelle forze e nei fenomeni naturali, quali inondazioni, terremoti, frane o valanghe, la forza maggiore che esima il debitore da responsabilità per l’inadempimento della prestazione. § Lo stato di necessità, invece, esime dalla responsabilità per inadempimento quando ricorrono gli estremi previsti dalla legge e cioè quando il debitore si trovi in una situazione di fatto che lo costringe a compiere un atto lesivo del credito per salvare sé o altri dal pericolo attuale di un danno grave alla persona (2045 c.c.). il debitore è posto, quindi, di fronte all’alternativa tra inadempimento o danno grave alla persona sua o di altri: in tale circostanza la 36

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Esempio di contratto tipo tra “Meeting Planner e alberghi o sedi congressuali” da adattare alle esigenze del singolo caso: TRA La/Il.............................................................. con sede in.............................................................. , C.F./P.IVA ........................................ ......................, nella persona del suo legale rappresentante pro tempore .............................................................. , qui di seguito anche “Struttura ricettiva”,

E La/il........................................................., con sede in_........................................................., C.F./P.IVA ......................................... ........., nella persona del suo legale rappresentante pro tempore.............................................................., qui di seguito anche “l’Organizzatore”,

1. OGGETTO La Struttura ricettiva si impegna a mettere a disposizione dell’Organizzatore la zona....................................................................... e tutti i servizi come di seguito specificati in relazione all’evento ........(nome dell’evento).............................................................. che si terrà dal .........................................al.................................... In particolare, i contraenti convengono e stipulano quanto segue: Contingente camere: La Struttura ricettiva fornisce n. ........... stanze singole e n............... stanze doppie dotate di servizi, affinché alloggino in esse i partecipanti all’evento. La stessa fornirà la prima colazione ed il pasto serale di cui garantisce la qualità. Resta inteso che i partecipanti all’evento potranno usufruire dei servizi comuni offerti dalla Struttura ricettiva. La disponibilità delle stanze è convenuta per complessivi giorni...................................a partire dal.......................................... Eventuali rinunce e/o modifiche alle presenti condizioni dovranno pervenire a mezzo.........................................entro e non oltre il ......................................... Area per l’evento: Le parti convengono che l’evento si svolgerà presso la sala .........................................sita al ...........................presso ............... .................... All’interno della sala dedicata all’evento sarà disponibile la seguente attrezzatura: impianto d’amplificazione, videoproiettore, schermo, 2 microfoni, lavagna a fogli mobili, cancelleria e acqua per eventuali relatori. L’organizzatore richiede, 38

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altresì, le seguenti attrezzature aggiuntive: ............................................................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................................................

2. CORRISPETTIVI - PAGAMENTO e GARANZIE

Servizi di Ristorazione

Affitto sala:......................................

I servizi saranno prestati in conformità delle tariffe e dei menu previsti per le date prescelte. Eventuali menù alternativi (può

Ristorazione:....................................

essere in proposito utile determinare menù alternativi per intolleranti al glutine o al lattosio, allergici ecc.), unitamente ai relativi

Altri servizi:......................................

prezzi, dovranno pervenire ed essere concordati entro ____ giorni dalla data richiesta. L’Organizzatore risponderà dei danni

Totale:..............................................

Il corrispettivo dei servizi si basa su un Minimo Garantito di....................partecipanti ed ammonta complessivamente ad euro ...................., così come di seguito specificato. A seguire il riepilogo dei costi:

arrecati ai materiali e/o all’attrezzatura fornita e/o di proprietà di terzi per deterioramento, distruzione o sottrazione. Il pagamento dovrà avvenire a mezzo ...................................... sul conto corrente intestato a......................................, indicando come causale......................................, entro i termini così come di seguito concordati: Servizi Extra La Struttura ricettiva, a richiesta dell’Organizzatore, potrà fornire anche i seguenti ulteriori servizi. a) Bagaglio: prevede la consegna dei bagagli in camera. E’ in ogni caso esclusa la responsabilità della Struttura ricettiva per eventuali disservizi relativi alla mancanza della targhetta di riconoscimento ovvero ad una scorretta, incompleta e/o non chiara compilazione. b) Gadget Promozionali: prevede la distribuzione degli eventuali gadget dell’Organizzatore. Quest’ultimo si impegna a consegnare il relativo materiale almeno _____ ore prima dell’arrivo unitamente alla lista dei nominativi

-

l’importo di € ......................................prima dell’inizio dell’evento e, comunque, entro il......................................

-

l’importo di € ...................................... quale saldo di quanto dovuto, prima della conclusione dell’evento e, comunque, entro il ......................................

-

Per ogni partecipante che ecceda il minimo pattuito di...................................... persone, verrà addebitato un importo pari ad € ......................................a persona, iva inclusa, per il menu concordato. Eventuali richieste che esulino dal menu stabilito sono da considerarsi con pagamento diretto a consumo.

che dovranno ricevere l’omaggio. È previsto un costo aggiuntivo di Euro ______ per ogni consegna in camera. c) Attrezzature per sala meeting: prevede la messa a disposizione delle attrezzature tecniche per la sala meeting, così come sopra previsto. d) Garage: prevede la messa a disposizione di spazi riservati, anche tramite terzi convenzionati, secondo le tariffe e le condizioni che dovranno essere concordate separatamente. Resta inteso in ogni caso che la Struttura ricettiva non garantisce il corretto adempimento del contratto da parte dei terzi e non potrà essere ritenuta responsabile ad alcun titolo.

Tutti i costi saranno regolarmente fatturati all’incasso delle somme. Le fatture saranno intestate all’Organizzatore ovvero (indicare eventuale diversa ragione sociale, indirizzo, partita IVA/codice fiscale). ............................................................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................................................

e) Altri servizi Extra: ogni altro e diverso servizio aggiuntivo dovrà essere concordato separatamente e previa

Eventuali contestazioni di fatture non verranno accolte né verranno emesse note di credito a causa di un errato indirizzo di fatturazione.

disponibilità della Struttura ricettiva.

3. PRESENZE GARANTITE Presenze garantite: la Struttura ricettiva si obbliga a svolgere i servizi per il contingente minimo di persone comunicate. Se il numero definitivo e/o effettivo è superiore al massimo garantito la Struttura ricettiva si riserva la facoltà di adottare la sistemazione ritenuta più idonea nell’ambito degli spazi riservati fermo l’obbligo di adeguare il corrispettivo. Conferma definitiva del numero minimo di persone adulte deve pervenire al massimo entro ____ giorni prima dello svolgimento dell’evento.

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Rooming List: il programma definitivo e dettagliato dell’evento e dei partecipanti dovrà pervenire alla Struttura ricettiva entro e non oltre il .......................... La Struttura ricettiva non garantisce l’adempimento di eventuali richieste pervenute oltre tale termine ed, in ogni caso, non sarà responsabile di qualsiasi danno, costo, onere o spesa che dovesse derivare dalla mancata o non corretta redazione del programma dell’evento e/o dei nominativi dei partecipanti. Il corrispettivo dovuto dall’Organizzatore sarà calcolato in base alla rooming list definitiva e/o al numero minimo di presenze garantite. Qualora il numero definitivo di partecipanti fosse inferiore al minimo garantito, la Struttura ricettiva addebiterà comunque i costi calcolati con riferimento al minimo garantito.

4. CANCELLAZIONI E PENALI L’evento non potrà essere cancellato per motivi meteorologici, salvo il caso di calamità naturali. Diversamente l’Organizzatore acconsente a che l’evento possa svolgersi, anziché all’aperto, all’interno degli ulteriori spazi a disposizione della Struttura ricettiva. Cancellazione servizi congressuali e ristorativi Dalla firma del contratto fino a ..........giorni prima della data di arrivo senza penale. Da........... giorni prima fino a ...........giorni prima della data di arrivo sarà addebitato il ..........% dell’importo dovuto per i servizi cancellati. Da..............giorni prima fino a ...........giorni prima della data di arrivo sarà addebitato il ...........% dell’importo dovuto per i servizi cancellati. Da........giorni prima fino al giorno di arrivo sarà addebitato il .........% dell’importo dovuto per i servizi cancellati.

5. RESPONSABILITA’ E MANLEVA Le parti dichiarano che ogni eventuale responsabilità della Struttura ricettiva per qualsivoglia azione e/o domanda fatta valere dall’Organizzatore e/o da terzi in relazione al rapporto oggetto del presente contratto, è limitata ad un importo massimo pari alla metà del valore del corrispettivo pattuito contrattualmente. Essendo la programmazione dell’evento a carico esclusivo dell’Organizzatore quest’ultimo si obbliga a tenere indenne la Struttura ricettiva da qualunque danno, costo, onere o spesa cagionato alla stessa, al suo personale o a terzi derivante o connesso allo svolgimento dell’evento o alla condotta dolosa o colposa dei partecipanti.

7. CLAUSOLA RISOLUTIVA ESPRESSA E PENALE Ferma la disciplina generale, la Struttura ricettiva avrà diritto di risolvere, ai sensi dell’art. 1456 c.c., il presente Contratto in caso di mancato versamento del secondo e/o terzo acconto in violazione dell’art. 2. In tal caso, la Struttura ricettiva potrà comunque trattenere le somme ricevute a titolo di penali in conformità di quanto sopra previsto, stante l’inadempimento dell’Organizzatore.

8. FORO COMPETENTE E LEGGE APPLICABILE Tutte le controversie relative alla validità, efficacia, esecuzione, risoluzione e/o interpretazione del presente Contratto saranno di competenza esclusiva del Foro di......................................e saranno regolate dalla normativa Italiana.

9. CLAUSOLE FINALI Ogni eventuale modifica del presente Contratto dovrà essere stipulata per iscritto ed essere sottoscritta dai rappresentanti debitamente autorizzati di entrambe le Parti. Luogo e Data........................................... La Struttura ricettiva .............................................................

L’Organizzatore .............................................................

L’Organizzatore riconosce che ciascuna clausola è stata espressamente negoziata e, anche per questo dichiara di aver letto e di accettarle tutte ed in particolare per quanto riguarda quelli degli articoli 2 (corrispettivi - pagamento e garanzie) 3 (presenze garantite e penali) 4 (cancellazioni e penali) 5 (responsabilità) 6 (Efficacia del contratto) 7 (Clausole risolutive e penali) 8 (Foro competente e legge applicabile). Luogo e Data............................................................. La Struttura ricettiva .............................................................

L’Organizzatore .............................................................

6. EFFICACIA DEL CONTRATTO L’efficacia del presente Contratto è sospensivamente condizionata al ricevimento da parte della Struttura ricettiva entro e non oltre il __________ di copia del presente Contratto firmato per accettazione in ogni sua pagina e di copia del pagamento del primo acconto, così come previsto nei precedenti articoli. In difetto, la Struttura ricettiva sarà libera di disporre degli spazi e delle attrezzature oggetto del presente Contratto essendo esonerata da qualsivoglia obbligo nei confronti dell’Organizzatore. 42

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Si elencano di seguito alcune ulteriori specifiche clausole che possono, a discrezione delle parti, essere inserite all’interno del contratto anche sostituendo quelle similari già previste. Premesse: “Le premesse formano parte integrante e sostanziale del presente contratto e ne costituiscono condizione essenziale”. Arbitrato: “Qualsiasi controversia dovesse insorgere circa la validità, l’interpretazione o l’esecuzione del presente Contratto sarà deferita, di comune accordo tra i sottoscriventi, alla decisione di uno o più arbitri, che dovranno essere designati dalle parti”. Caparra confirmatoria: “L’Organizzatore consegna, a titolo di caparra confirmatoria, alla Struttura ricettiva che riceve e rilascia quietanza, la somma di euro .........................., che verrà imputata alla prestazione dovuta. Nel caso di inadempimento da parte dell’Organizzatore, la Struttura ricettiva ha diritto a trattenere la somma ricevuta. In caso di inadempimento della Struttura ricettiva, quest’ultima dovrà restituire all’Organizzatore il doppio della suddetta somma”. Caparra penitenziale: “L’Organizzatore consegna alla Struttura ricettiva, a titolo di caparra penitenziale del suo impegno come sopra assunto, la somma di euro........................., con l’intesa che la Struttura ricettiva potrà tenere per sé detta somma, senz’altro poter pretendere, se l’Organizzatore vorrà recedere dal Contratto; con l’intesa, altresì, che la Struttura ricettiva dovrà restituire all’Organizzatore il doppio della caparra, senza che quest’ultimo abbia altro a pretendere, se la Struttura ricettiva vorrà recedere dal Contratto”. Divieto/Consenso preventivo alla cessione del contratto: “Le parti convengono che è espressamente vietato/consentito la cessione a terzi dei diritti e degli obblighi nascenti dal presente contratto”. Clausola di garanzia: “A garanzia dei pagamenti convenuti l’Organizzatore fornisce i dati relativi alla carta di credito. Estremi della carta di credito: Tipo di carta di credito: ....................................................................................................................................................................... Intestatario: .............................................................................................................................................................................................. Numero di carta di credito: .................................................................................................................................................................... Data di scadenza : .................................................................................................................................................................................... Firma per autorizzazione al utilizzo della carta di credito: .................................................................................................................................................................................................................... La presente autorizzazione consente alla Struttura ricettiva di addebitare direttamente i pagamenti dovuti. La firma autorizza espressamente al prelievo in caso di mancato saldo a fine evento”. Recesso: “ciascuna delle parti avrà facoltà di recedere dal rapporto in qualsiasi momento, dandone comunicazione all’altra mediante lettera raccomandata A/R con un preavviso di _______ mesi rispetto alla data in cui intende far valere il recesso”. Oppure “il ______________ potrà recedere dal presente contratto con preavviso di almeno ______ mesi, salvo l’obbligo di rimborsare a _______________ le spese sostenute e corrispondere il prezzo per l’attività svolta”. 44

Recesso per giusta causa: “le parti potranno recedere per giusta causa dal presente accordo, anche senza preavviso, al verificarsi dei seguenti eventi: _____________ _________________ _________________ ________________________ ____________________________”. Recesso con penale: “In qualunque momento, ciascuna delle parti potrà recedere dal contratto, previo invio all’altra di lettera raccomandata A/R da spedirsi almeno ______ giorni prima della scadenza. In tal caso la parte recedente dovrà versare all’atra entro ______ giorni la somma di € _____ a titolo di penale”. Clausola penale: “si conviene, in caso di inadempimento alle obbligazioni come sopra pattuite, a titolo di penale a carico di _____________________________ il pagamento della somma di € ___________. Nessun ulteriore risarcimento dei danni sarà dovuto al ________________, oltre al pagamento della penale come sopra pattuita, salva l’ipotesi in cui l’inadempimento sia imputabile a dolo o colpa grave di __________”. Clausola risolutiva espressa: “le parti convengono che il presente contratto potrà essere risolto da _______________, ai sensi e per gli effetti dell’art. 1456 c.c., mediante comunicazione da inviarsi a _________________, con lettera raccomandata A/R nel caso in cui ________________ sia inadempiente ad una qualsiasi delle obbligazioni di cui agli artt. _____-______ del presente contratto e non vi abbia posto rimedio decorsi ___________ giorni dal ricevimento della diffida scritta inviatale dall’altra parte. In tale evenienza competerà alla parte adempiente il diritto al risarcimento dei danni subiti”. Clausola risolutiva espressa per mancato pagamento: “si conviene espressamente, ai sensi e per gli effetti dell’art. 1456 c.c., che l’inadempimento del _____________ all’obbligazione del pagamento del prezzo entro il termine del ______________, comporterà la risoluzione di diritto del presente contratto, senza che occorra al riguardo alcun atto di costituzione in mora. A tal fine, la parte ___________ dovrà comunicare alla parte ____________________ entro ______________ dalla scadenza del suddetto termine e con lettera raccomandata A/R l’intenzione di avvalersi della clausola e l’effetto risolutivo si produrrà in conseguenza della ricezione di tale comunicazione. Fino a tale momento, il ____________________ potrà legittimamente adempiere o, comunque, pagare la mora. Ricorrendo le circostanze sopra specificate, il contratto si intenderà risolto di diritto, a prescindere da ogni valutazione – già preventivamente effettuata dalle parti con il presente atto – in ordine alla gravità e importanza dell’inadempimento, che potrà anche non essere imputabile a dolo o colpa del ____________________. Rimangono ferme le conseguenze della responsabilità per inadempimento imputabile al debitore, e quindi il risarcimento del danno ai sensi di legge”. Clausola salvatoria: “L’eventuale nullità di una o più disposizioni del presente accordo non incide sulla validità dell’intero Contratto”. Esonero da responsabilità: “Le parti convengono l’esonero da responsabilità contrattuale per la parte debitrice, limitatamente alle ipotesi in cui l’inadempimento, ovvero l’inesattezza o il ritardo nell’inadempimento, siano da imputare a colpa lieve del debitore medesimo”. Dichiarazione di conformità degli impianti: “La parte __________ dichiara e garantisce che gli impianti della sala ____________ messa a disposizione dell’Organizzatore sono conformi alla vigente normativa, come risultante dai certificati di 45


conformità e collaudo rilasciati da ____________, che sono stati prima d’ora consegnati all’Organizzatore, il quale ora accusa ricevuta”. Forza maggiore: “in qualunque caso di forza maggiore, che impedisca ad una parte di mantenere le condizioni contrattuali, sarà facoltà dell’altra annullare il contratto” oppure “una parte non sarà responsabile nei confronti dell’altra per i ritardi o la mancata esecuzione dovuti in via diretta o indiretta a circostanze fuori dal proprio controllo, con l’onere di notificare la causa di forza maggiore in maniera tempestiva all’altra parte”. Forza maggiore e penalità: “il presente contratto potrà essere rescisso ed annullato, senza obbligo di risarcimento per le parti, solo nei casi di forza maggiore previsti dalla legge. La rescissione unilaterale del presente accordo comporterà il pagamento alla controparte di una penale nella misura di __________”. Lingua e legge applicabile: “le parti riconoscono come sola valida, per tutti gli articoli e le clausole del presente contratto, la legge _____________e la lingua _____________. Per tutto quanto non espressamente disciplinato dal presente contratto le parti faranno esclusivo riferimento alla normativa vigente dell’ordinamento giuridico italiano in quanto applicabile”. Interpretazione del contratto: “le parti convengono che qualsiasi controversia interpretativa nascente dal presente contratto dovrà essere risolta alla stregua del significato che i termini giuridici impiegati hanno nella lingua _______________ a prescindere dal diritto dichiarato applicabile al contratto”. Manleva: “il _________________ si obbliga espressamente a manlevare ____________________ da ogni e qualsiasi responsabilità alla quale quest’ultimo dovesse andare incontro in relazione a _______________________. Conseguentemente, __________________________ assume a proprio carico l’obbligo di risarcire ogni qualsiasi danno subito dal creditore di ________________________, ed in genere da terzi, in relazione a quanto sopra, derivante da fatto illecito di _________ ___________________________ (anche in caso di colpa grave del medesimo): intendendosi, con la presente pattuizione, trasferire da _______________________ a _______________________ l’incidenza economica del danno, senza in alcun modo violare gli interessi economici di eventuali soggetti danneggiati”. Potere di firma: “le parti dichiarano, garantiscono e confermano che le persone dotate dei poteri di impegnarle, l’una nei riguardi dell’altra sono: per ______________________ il Dott. _________________; per ____________________________ il Dott. ____________________________”.

dei patti contenuti nel presente contratto”. Allegati: “ogni documento allegato al presente contratto costituisce parte integrante e sostanziale dello stesso e, pertanto, per essere valido dovrà essere specificatamente indicato e sottoscritto da entrambe le parti”. Risarcimento dei danni: “il __________________ risarcirà i danni causati a _____________________ e/o a terzi per fatti a _________________________ imputabili durante l’esecuzione delle prestazioni oggetto del contratto”. Risoluzione del contratto: “le parti hanno diritto di risolvere il contratto con effetto immediato a mezzo di comunicazione inoltrata alla controparte con lettera raccomandata A/R in caso di: a) mancato pagamento alle scadenze pattuite, delle somme dovute da ______________________ in base al presente contratto; b) ritardata consegna di ________________________ da parte di ________________________ entro la data fissata nel presente contratto, salvo eventuale termine di proroga che potrà essere accordato dalla parte ________________, qualora il ritardo non comprometta le sue aspettative, e fatto salvo, in ogni caso, ogni diritto al risarcimento dei danni subiti; c) qualità di __________________ inferiore rispetto a quella pattuita, qualora la parte ______________________ non la sostituisca entro il termine improrogabile di _______ giorni dalla data in cui viene contestato tale fatto, salvo i diritti della parte __________________ al risarcimento subito per l’inesatto adempimento. La risoluzione in ogni caso non pregiudicherà i diritti spettanti a ciascuna delle parti e già maturati alla data della risoluzione. Resta comunque fermo il diritto alla risoluzione del contratto, nelle ipotesi in cui le condizioni patrimoniali del contraente inadempiente siano divenute tali da porre in evidente pericolo l’esatto adempimento delle prestazioni dedotte nel presente contratto, ovvero l’adempimento dell’obbligazione del risarcimento del danno, salvo che sia prestata idonea garanzia”. SIAE: “Il ________________ si farà carico di adempiere a tutti gli oneri e obblighi con la SIAE, qualora nei locali della manifestazione/evento si diffonda musica od opere coperte da diritto d’autore”. Reclami e contestazioni: “Eventuali reclami riguardanti i beni e/o servizi forniti, devono essere fatti pervenire alla Struttura ricettiva entro otto giorni dalla conclusione dell’evento oggetto del presente contratto. Nessun reclamo riguardante la qualità dei beni e/o servizi potrà essere fatto valere, neppure in via d’eccezione, in sede giudiziaria, se non avrà avuto luogo il regolare pagamento degli stessi.”. A corollario di quanto precede, stante la delicatezza delle tematiche trattate, si ribadisce che prima della stipula di un qualsivoglia contratto appare, comunque, consigliabile rivolgersi ad un legale che, con la propria opera professionale, possa contribuire ad una stesura dell’accordo più vicina alle esigenze di tutte le parti in esso coinvolte.

Rinnovo: “l’eventuale rinnovazione del contratto sarà valida ed efficace solo se effettuata mediante nuova scrittura da sottoscrivere da entrambe le parti”. Correzione e modificazioni: “qualsivoglia modifica al presente contratto ad eccezione di quanto previsto agli articoli _____________________________ dovrà essere specificamente approvata per iscritto a pena di nullità e dovrà risultare da un documento sottoscritto da entrambe le parti” Divieto di correzione modificazione: “è espressamente esclusa ed assolutamente non valida ogni modificazione o correzione 46

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CHECK LIST PER ORGANIZZATORI D’EVENTI Nell’organizzazione di un evento, al fine di evitare spiacevoli inconvenienti e di essere chiamati in responsabilità in caso d’incidenti occorsi ai partecipanti, può risultare opportuno richiedere alla struttura ricettiva di autocertificare o, meglio ancora, consegnare all’organizzatore documentazione che attesti il rispetto di quanto stabilito da diverse normative. Ovviamente non tutte le attestazioni che seguono hanno la stessa importanza, né in generale l’autocertificazione o la consegna di documentazione può essere considerato un obbligo a carico delle strutture. Quella che segue vuole solamente essere un’indicazione di massima di aspetti di cui è sempre opportuno preoccuparsi avendo a che fare con le persone. Di per sé l’ottenimento della dichiarazione e/o della relativa documentazione non è sufficiente per porre al riparo l’organizzatore da qualsiasi genere di rischio nell’ipotesi in cui, nel corso di un evento, si verifichi un’incidente, ma è certamente preferibile, in caso di contenzioso, poter essere in grado di dimostrare che, precedentemente, ci si era preoccupati di verificare questi aspetti. ************ Prima di stipulare qualsivoglia accordo con una struttura ricettiva e, più in generale, prima di scegliere dove far svolgere un dato evento, è opportuno che l’organizzatore si premunisca di chiedere ai diversi offerenti anche le seguenti indicazioni. La struttura: 1) E’ coperta da un’adeguata polizza assicurativa in materia di Responsabilità Civile …………………………….. ÿ

5) E’ in regola con la normativa in materia di sicurezza degli impianti ……………………………………………..…….. ž

a. Documento da richiedere: Dichiarazione di Conformità rilasciato dall’installatore degli impianti.

b. In alternativa: autocertificazione. 6) Rispetta quanto stabilito in materia di igiene dei locali e (ove applicabile) degli alimenti …………………… ÿ

a. Documento da richiedere: Certificato igienico sanitario.

b. In alternativa: autocertificazione.

7) E’ in regola con la normativa dettata in tema di sicurezza nei luoghi di lavoro …………………………………… ÿ

a. Documento da richiedere: Piano della sicurezza ex D.Lgs. 81/2008

b. In alternativa: autocertificazione.

8) In riferimento ai dati personali dei partecipanti agli eventi, rispetta la vigente normativa in materia di privacy ……………… ………………………………………………………………………………………………………………………….…… ÿ

a. Documento da richiedere: privacy policy aziendale/informative.

b. In alternativa: autocertificazione.

a.Documento da richiedere: certificato di polizza.

9) E’ da considerare accessibile ai disabili ………………………………………………………………………………………………. ÿ

b.In alternativa: autocertificazione.

a. Documento da richiedere: autocertificazione.

2) E’ in regola con la vigente disciplina nazionale e locale in materia di prevenzione degli incendi …………. ž

10) Rispetta le norme sull’inquinamento acustico ………………………………………………………………………………….… ÿ

a. Documento da richiedere: certificato di prevenzione incendi rilasciato dal competente Comando Provinciale dei Vigili del Fuoco.

a. Documento da richiedere: Nulla osta impatto acustico / Valutazione di impatto acustico.

b. In alternativa: autocertificazione.

b. In alternativa: autocertificazione.

3) E’ in possesso del certificato di agibilità in riferimento al numero di persone che ospiterà l’evento …… ž

a. Documento da richiedere: certificato di agibilità rilasciato dall’Ufficio tecnico del Comune dove il fabbricato si trova

b. In alternativa: autocertificazione.

Le circostanze che precedono, dunque, possono essere fatte oggetto di una semplice “autocertificazione” (scritta), ovvero provate mediante l’esibizione/rilascio di copia di documenti che, ove previsto dalle norme, attestino il possesso dei diversi requisiti (es. certificato d’assicurazione, certificato prevenzione incendi, piano della sicurezza ecc.). ****************

4) E’ stata costruita nel rispetto delle normative antisismiche nazionali e locali (specie nelle zone a più alto rischio sismico) …… …………………………………………………………………………………………………………………………….. ž

a. Documento da richiedere: certificato di collaudo statico altresì detto certificato antisismico.

b. In alternativa: autocertificazione.

Di seguito, infine, offriamo una breve panoramica delle normative nazionali vigenti sui temi oggetto della check-list § ACCESSIBILITÀ DISABILI Le strutture ricettive devono essere strutturate tenendo conto dei lavoratori disabili come indicato nell’art. 63 del

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D.L. n. 81/2008 e devono adottare le prescrizioni tecniche necessarie a garantire l’accessibilità, l’adattabilità e la visibilità, ai fini del superamento e dell’eliminazione delle barriere architettoniche, ai sensi dell’art. 5 del DM 14 giugno 1989, n. 236 e dell’art. 24 della Legge 5 febbraio 1992, n. 104. Devono, altresì, essere in possesso di tutti i requisiti imposti dai Regolamenti locali di igiene ed edilizia dei Comuni di appartenenza. § PREVENZIONE INCENDI In virtù di quanto stabilito dal D.M. 6 ottobre 2003 le strutture ricettive turistico-alberghiere devono rispettare le norme antincendio, predisporre locali sicuri, vie di fuga nonché le uscite di sicurezza; ai sensi del Decreto 9 aprile 1994 del Ministero dell’Interno nel caso in cui la ricettività superi i 25 posti letto è necessario che la struttura ottenga il Certificato di prevenzione incendi rilasciato dal competente Comando Provinciale dei Vigili del Fuoco. § AUTORIZZAZIONI PRELIMINARI ALL’APERTURA DELLA STRUTTURA Tutte le strutture ricettive devono rispettare quanto previsto in materia di autorizzazioni allo scarico dei reflui (D.Lgs. n. 152/2006 e s.m.i.), di messa in sicurezza degli impianti idrico-sanitari ed elettrici, dalle norme UNI CIG nonché dalla specifica normativa locale di riferimento. § AGIBILITÀ Il riferimento normativo è il Testo Unico dell’Edilizia (art. 24 del D.P.R. n. 380/2001). Il certificato di agibilità attesta la sussistenza delle condizioni di sicurezza, igiene, salubrità, risparmio energetico degli edifici e degli impianti negli stessi installati, valutate secondo quanto dispone la normativa vigente. § IGIENE DEL LAVORO

§ NORMATIVA ANTISISMICA Le strutture devono rispettare quanto previsto in materia dalla Legge n. 64/74, dal D.P.R. n. 380/2001, dall’Ordinanza P.C.M. n. 3274/2003, dalle Norme Tecniche per le Costruzioni (NTC), emanate con D.M. del 14 gennaio 2008, nonché delle specifiche normative locali. § SICUREZZA IMPIANTI Le strutture ricettive devono rispettare quanto previsto dal Decreto ministeriale 22/01/2008, n. 37 “Regolamento concernente l’attuazione dell’articolo 11-quaterdecies, comma 13, lettera a) della legge n. 248 del 2 dicembre 2005, recante riordino delle disposizioni in materia di attività di installazione degli impianti all’interno degli edifici”. § INQUINAMENTO ACUSTICO - Legge n. 447 del 26 ottobre 1995 “Legge quadro sull’inquinamento acustico”; - D.P.C.M. 14 Novembre 1997 relativa alla “Determinazione dei valori limite delle sorgenti sonore”; - Decreto del Ministero dell’Ambiente del 16 Marzo 1998 sulle “Tecniche di rilevamento e di misurazione dell’inquinamento acustico”; - D.Lgs. n. 194 del 19 agosto 2005 relativo alla “Attuazione della direttiva 2002/49/CE per la determinazione e alla gestione del rumore ambientale”. § ASSICURAZIONE RC Una copia del certificato di assicurazione consente di accertare le specifiche coperture assicurative, in corso di validità, in possesso delle strutture turistico-ricettive.

Tutte le strutture devono rispettare quanto previsto in materia dal D.L. n. 81/2008 e s.m.i. § IGIENE ALIMENTI La normativa di riferimento per quanto attiene agli alimenti sono il Reg. CE 852/2004, il D.P.R. 327/80 “Regolamento di esecuzione della legge 30 aprile 1962, n.283 e successive modificazioni, in materia di disciplina igienica della produzione e della vendita delle sostanze alimentari e delle bevande” nonché i Regolamenti Locali Comunali in materia. § PRIVACY COMPLIANCE Le strutture ricettive devono rispettare quanto previsto dalla normativa in materia di privacy (D. Lgs. n. 196/2003).

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Contratti tra meeting planner e alberghi o sedi congressuali. Una guida pratica

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Ispirato al documento "APEX Contracts Accepted Practices" ŠCopyright 2006 by Convention Industry Council

Italia Chapter MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL

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