Tehniskā nodrošinājuma plāns - īpaši liela nozīme tam ir apjomīgos projektos, festivālos, kur piedalās dažādi izpildītāji ar specifiskām tehniskām vajadzībām. Neatkarīgi no tā, vai projekta dalībnieki plāno ierasties ar savu tehnisko aprīkojumu vai par to rūpējas projekta organizatori, būtiski ir saskaņot nepieciešamā aprīkojuma uzstādīšanas prasības un iespējas. Tādēļ vēlams visiem dalībniekiem laikus izsūtīt norises vietas plānu, kurā viņi atzīmētu nepieciešamā aprīkojuma izvietojumu un prasības skaņas, gaismu uzstādīšanai, nepieciešamo strāvas jaudu, izmantojamo aparatūru (audio, video, mūzikas instrumenti u.c.), apkalpojošo cilvēku skaitu utml. Balstoties uz dalībnieku pieprasījumu, tiek veidots tehniskā nodrošinājuma plāns, kurā jāietver informācija par to, kas katram dalībniekam un kurā laikā ir nepieciešams, kādi sagatavošanas darbi veicami. Tehniskā plānošana ietver rūpes par pasākuma tehniskā nodrošinājuma visdažādākajiem aspektiem: • KRAVA – dekorāciju, eksponātu, instrumentu transportēšana, dekorāciju lielāko elementu izmēri un svars • SKATUVE – dekorāciju materiāls, pieejas punkti, lūkas, priekškari, grīdas segums • Dalībnieki – cik cilvēki uz skatuves, vai nepieciešami elektrības padeve (mūziķiem), mikrofoni, kādi krēsli nepieciešami, pultis, kas iekārto mūziķu vietas • SKATĪTĀJU ZĀLE, APMEKLĒTĀJI – pieeja no skatuves, vai izmanto izrādē, vai apmeklētāji piedalās, sēž vai stāv • ĢĒRBTUVES, GRIMĒTAVAS – cik, cik tālu, vai ir īpašas prasības • KOSTĪMI – vai jāmazgā, jāgludina, vai tiek pasākuma laikā sasmērēti, vai jātīra ķīmiski • MĒĢINĀJUMU ZĀLES – aprīkojums, laiki • GAISMAS - gaismošanas plāns, gaismošanas vadīšanas vietas zālē, elektrības jauda, specefekti • SKAŅA – mikrofoni, pultis, tumbas • TULKOŠANA – ekrāni, kabīnes, mikrofoni • SPECEFEKTI – sveces, atklāta uguns, cigaretes, dūmi, pirotehnika, ūdens, sniegs, konfeti, šaujamieroči, naži, zobeni, dzīvnieki, ēdieni, dzērieni • u.c.
Jebkurā projektā ik pēc brīža ir nepieciešams veikt kontroli un salīdzināt plānoto un reālo virzību. Kultūras projektiem jo īpaši raksturīgas novirzes no plānotā radošo, finansiālo un citu no projekta vadītāja atkarīgu un neatkarīgu faktoru ietekmē. Tādēļ jau plānošanas un sagatavošanas fāzes ietvaros vēlams noteikt projekta kontroles mehānismus - jāvienojas, kurš veiks kontroli, kā tiks nodota un saņemta nepieciešamā informācija (izvērtēšanas sapulces, atskaites, finanšu pārskati utml.). Vēlams, lai projekts tiek vērtēts periodiski visa projekta gaitā. Tomēr par aktīvu kontroles mehānisma pielietošanu kultūras projektos Latvijā ir grūti runāt. Vārdam "kontrole" joprojām ir negatīva pieskaņa, un tas nereti tiek uztverts nevis kā efektīvs projekta vadīšanas instruments, bet gan kā iejaukšanās un neuzticības izpausme. Lai kultūras projekta mērķi nebūtu tikai formāli, tie ir skaidri jādefinē, lai tos varētu izvērtēt ar noteiktiem kritērijiem. Nereti var novērot, ka kultūras projektu īstenotājiem grūtības sagādā tieši projektu rezultātu definēšana un mērījumi. Jāatzīst, ka mūsdienās nepieciešams pragmatisks skats uz kultūrā ieguldītajiem līdzekļiem. Lai vērtētu un raksturotu projekta rezultātus, ir nepieciešams noteikt projekta novērtēšanas kritērijus, kas konkrētu rādītāju formā ir atvasināti no projekta mērķiem un uzdevumiem. Šo rādītāju esamība vai trūkums raksturo to, vai un kādā mērā tiek sasniegti projekta mērķi. Izšķir divu veidu kritērijus - kvantitatīvos (šie rādītāji atspoguļo skaidri izmērāmus lielumus, tos salīdzinoši viegli izvirzīt un novērtēt apmeklētāju skaits, pārdoto biļešu skaits, preses atsauksmju skaits u.c.) un kvalitatīvos (raksturo situācijas uzlabošanos, saturiskumu, attieksmju maiņu, prasmju veidošanu). Projekta plānošanas un sagatavošanas fāzē kultūras projektu organizatoriem aktīvi jānodarbojas ar finansējuma piesaisti, par ko tiks detalizētāk runāts nākamajā nodaļā. Jau projekta sagatavošanas fāzē jāpievērš uzmanība par iespējamajiem riskiem, lai tos apzinātu un izskaustu izmaiņas un nejaušības. Risks ir jebkurš negaidīts notikums, kas var traucēt pasākuma realizāciju un mērķu sasniegšanu, apdraudēt drošību un panākumus. Riskus var apzināt ļoti dažādi, liela nozīme ir pieredzei, tomēr kā metodes noder arī: Prāta vētra komandā par tēmu - kas var "noiet greizi"? ; Kontrolsarakstu veidošana; Konsultācijas ar profesionāļiem; Testēšana (pilotprojekts).
Riska menedžmenta process sākas ar iespējamo risku identificēšanu, nosakot katra riska iestāšanās varbūtību un tā ietekmes spēku (piemēram, skalā no 1 līdz 3). Tālāk jāizstrādā rīcības plāns riska faktoru novēršanai, ņemot vērā to iestāšanas ticamību un ietekmes spēku. 47