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INTRODUCCIÓN

Bienvenido al Módulo de CAPACIDAD ORGANIZATIVA, que forma parte de tu desarrollo como servidor público. Los retos, objetivos y planes de este Gobierno, corresponden a una comprometida visión de los problemas y áreas de oportunidad que el estado de Guanajuato plantea. El manual que tienes en tus manos es parte del material que obtendrás dentro de la profesionalización que estás recibiendo y que te apoyará en la construcción de aprendizajes referidos a la efectividad personal, la capacidad organizativa, que te permita mejorar tus hábitos y competitividad en tu trabajo y en tu vida personal.

La ciudadanía del estado requiere acciones concretas, respuestas prontas, resultados tangibles. Un gobierno sólo puede ofrecer lo anterior a través de los hechos y el servicio de sus propios servidores públicos. Ese realmente es el espíritu de un gobierno, buscar un verdadero desarrollo que propicie una mejor calidad de vida para todos los habitantes. Por ello, hoy que tú eres un Servidor Público, tienes esa oportunidad en tus manos: dejar plasmado en la historia de tu estado de Guanajuato un verdadero avance.

Además de contener algunas definiciones básicas sobre los temas que integran el curso, presenta información que te permitirá realizar ciertas reflexiones en torno a tu vida personal y laboral y ofrecerte la oportunidad de empezar a esgrimir algunas estrategias concretas para que tengas oportunidad de mejorar desde tu puesto o desde tu área de trabajo en beneficio propio y de tu institución.

Ahora y con mayor razón en un futuro, tendremos que actuar con CAPACIDAD ORGANIZATIVA, si deseamos superar las dificultades resultantes de cambios en el entorno. Deberemos verificar permanentemente la disponibilidad del tiempo o vitalidad (energía) que otorgamos a las diferentes áreas en las que interactuamos.

Ojalá que la presente guía te sea útil para lograr el buen comienzo de ello. Enhorabuena. Gobierno del Estado de Guanajuato.

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índice Introducción

... ...

Nociones y experiencias previas

...

1 Efectividad Personal 1.1 Conceptos generales 1.2 El problema 1.3 Establecer hábitos

... ... ...

...

2 Planifique 2.1 El proceso de planear 2.2 Determinación de objetivos

... ...

...

3 Organización 3.1 Eliminar el desorden 3.2 Empezar por lo básico 3.3 Sistemas de control de papeleo

... ... ...

...

4 El tiempo 4.1 Registro del tiempo 4.2 Gestión del tiempo 4.3 Programación

5 Plan de acción

Bibliografía

... ... ...

...

...


Expectativas ¿Qué esperas aprender en este curso-taller?

¿Cómo quisieras que se desarrollara el programa (condiciones)?

¿A qué te comprometes para alcanzar tus expectativas?

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ANTES DE EMPEZAR, REFLEXIONEMOS SOBRE LA CAPACIDAD ORGANIZATIVA:

Anota en el siguiente recuadro qué entiendes por Capacidad Organizativa, para después comentarla con el resto del grupo.

De acuerdo al análisis del grupo, recupera la definición construida entre todos.

Con base en la definición anterior, responde la siguiente pregunta:

Coméntalas con el equipo que te haya tocado y elaboren un listado para después presentarlo al resto del grupo.


Ahora vamos a recordar algunas experiencias en las que haya estado involucrada nuestra capacidad organizativa.

Mi experiencia positiva Recuerda la ocasión en que tuviste una buena experiencia aplicando tu capacidad organizativa. Puede ser reciente o en el pasado, lo que importa es que sea experiencia exitosa en el logro de objetivos.

Describe brevemente ¿Cuál era el reto? ¿Bajo qué circunstancias? ¿Quiénes participaban? ¿Cuáles eran sus roles? ¿Cómo sucedieron las cosas?


Mi experiencia negativa Recuerda la ocasión en que tuviste una mala experiencia papel aplicando tu capacidad organizativa. Puede ser reciente o en el pasado, lo que importa es que sea una experiencia de fracaso en el logro de objetivos.

Describe brevemente ¿Cuál era el reto? ¿Bajo qué circunstancias? ¿Quiénes participaban? ¿Cuáles eran sus roles? ¿Cómo sucedieron las cosas?


Comparte con tus compañeros las experiencias y encuentren las características comunes en la capacidad organizativa. Anótalas a continuación y recuérdalas para revisarlas al final del curso y contrastarlas con los nuevos aprendizajes desarrollados.

Características positivas

Características negativas

Para terminar esta primera parte, reflexiona cómo relacionarías esta capacidad con los productos que has desarrollado en los módulos anteriores:

Módulo

Producto

Enfoque de la capacidad organizativa

Ahora sí, estamos listos para continuar con nuestro módulo de Capacidad Organizativa. Al finalizar, vamos a regresar a estas definiciones para ver cómo fueron transformadas una vez concluidas nuestras sesiones.


1. Efectividad personal Elemento de la capacidad Determinar la efectividad personal a partir del análisis del enfoque hacia la administración del tiempo. Posponer las cosas que hay que hacer no hace más que robarte el tiempo Edgard Young

Vamos a empezar este primer tema con una reflexión personal: Responde de manera individual en forma afirmativa o negativa en el cuadro que corresponde a cada una de las preguntas:

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¿Crees que siempre te falta tiempo?

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¿Crees que tienes demasiadas cosas que hacer?

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¿Te sientes abrumado por todas las cosas a las que te enfrentas en la oficina?

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La mayor parte del tiempo, ¿Te parece como si estuvieras enterrado bajo una montaña de pendientes?

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¿Te gustaría disponer de más tiempo para hacer lo que quisieras?

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¿Es frecuente que tengas que quedarte trabajando más horas de lo normal en la oficina, por las noches o los fines de semana, para ponerse al día en cosas que no consigue terminar durante las horas normales de trabajo?

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¿Te estresas por culpa de lo que no consigues hacer?

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¿Eres incapaz de concentrarte en la mejora a largo plazo de tu vida y de tu trabajo porque te enfrentas a crisis o a un exceso de trabajo continuos?

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¿Te preguntas si estás consiguiendo, de verdad, lo que quieres en tu trabajo y en tu vida?

Habrá que revisar cuántas respuestas fueron afirmativas. El desarrollo de la capacidad organizativa nos ayuda a enfocarnos en lo que es verdaderamente importante, es decir, aquello que está referido hacia el cumplimiento del objetivo o propósito de la organización y del área. En la medida en que cumplamos éste seremos efectivos.


1. Efectividad personal

1.1 Conceptos generales Revisemos la siguiente lámina en la que se explican las funciones de la administración:

Funciones de la Administración Planeación Recursos • Humanos • Financieros • Mats. Primas • Tecnológicos • Información

Control

Seleccionar metas y formas de cumplirlas

Organización

Vigilar las actividades y tomar medidas correctivas

Asignar la responsabilidad de hacer tarea

Dirección

Desempeño • Alcanzar las metas • Productos • Servicios • Eficiencia • Eficacia

Influir para motivar al personal

Para realizar estas funciones, la institución opera aplicando procesos de trabajo (que consideran la entrada de insumos –información, tecnología…-, su transformación y la generación de salidas -servicios y productos-) en forma continua. Vive gracias a esta operación. A pesar de ello, en la medida que sólo opera, puede empobrecerse: sus procesos pueden dejar de ser efectivos y perderá competitividad. Por ello, en forma permanente, periódica, debe llevar a cabo proyectos (eventos únicos, en tiempo específico), que buscan alcanzar resultados de mejora significativa.

viñeta Ya identificaron en Visión de Gobierno los proyectos, metas y objetivos a que pertenecen. Ya identificaron en Visión de servicio cómo su trabajo aporta al cumplimiento de metas y objetivos; a través de ellos aplicas, entre otras, tu capacidad organizativa.


1. Efectividad personal

1.1 Conceptos generales

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Otro concepto que vale la pena revisar es el de Productividad, efectividad o alto desempeño, entendido como la Capacidad de cumplir las metas organizacionales usando los recursos eficaz y eficientemente. Veamos en qué consiste cada uno de ellos:

Eficacia: Grado en que la organización cumple una meta establecida. Eficiencia: Cantidad de recursos que se utilizan para alcanzar una meta organizacional. Efectividad: La sumatoria de las dos. Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera de una situación, por manejarla apropiadamente. Veamos la siguiente lámina y coméntala en conjunto con el grupo y el facilitador.

Gráfica de Relación entre la Eficacia y la Eficiencia El Parásito

No Es Eficiente Ni Eficaz No Alcanza las Metas y para colmo Desperdicia los Recursos de su Organización

Es Eficiente Pero No Es Eficaz Administra Muy Bien los Recursos pero no Alcanza las Metas establecidas por su Organización

Es Eficaz Pero No Es Eficiente Alcanza las Metas pero hace uso Indiscriminado de los Recursos de su Organización

Es Eficiente y Eficaz a la Vez Alcanza las Metas de su Organización y a la vez Economiza Recursos o los hace Rendir mucho Más


1. Efectividad personal

1.1 Conceptos generales

Test: ¿Qué tan efectivo eres? (Mark Seller, James Maddux) Los siguientes enunciados describen los sentimientos y reacciones de las personas a varias situaciones. Lee cada enunciado cuidadosamente y describe hasta que punto estas de acuerdo con cada oración, usando una escala de 14 puntos, donde 1 indica “Totalmente en desacuerdo” y 14 “Totalmente de acuerdo”.No hay respuestas buenas o malas Totalmente en desacuerdo En desacuerdo Parcialmente en desacuerdo Parcialmente de acuerdo De acuerdo Totalmente de acuerdo 1-2 3-5 6-7 8-9 10-12 13-14 1. ___ Cuando hago planes, estoy seguro de que puedo hacer que funcionen. 2. ___ Uno de mis problemas es que no puedo ponerme a trabajar cuando debiera. 3. ___ Si no puedo realizar un trabajo por primera vez, sigo intentando hasta que logro realizarlo. 4. ___ Cuando me propongo metas importantes, raramente las logro. 5. ___ Me rindo ante algunas cosas antes de terminarlas. 6. ___ Evito enfrentar dificultades. 7. ___ Si algo me parece muy complicado, ni siquiera me molesto en intentarlo. 8. ___ Cuando tengo algo poco placentero que hacer, me aferro a ello hasta que lo termino. 9. ___ Cuando me decido a hacer algo inmediatamente comienzo a trabajar en ello. 10. ___ Cuando trato de aprender algo nuevo, rápidamente me doy por vencido, si no obtengo resultados inmediatos. 11. ___ Cuando ocurren problemas inesperados, se me dificulta manejarlos. 12. ___ Evado tratar de aprender nuevas cosas cuando me parecen muy difíciles. 13. ___ El fracaso solo me motiva a tratar más fuertemente. 14. ___ Me siento inseguro de mi habilidad para hacer las cosas. 15. ___ Soy una persona que confía en sí mismo. 16. ___ Me doy por vencido rápidamente. 17. ___ No soy capaz de lidiar con la mayoría de los problemas que llegan a mi vida 18. ___ Se me dificulta hacer nuevos amigos. 19. ___ Si veo a alguien que me gustaría conocer, me acerco a esa persona en lugar de esperar a que él o ella se acerquen. 20. ___ Si conozco a alguien interesante con quien es difícil relacionarse, pronto me detendré para tratar de crear una amistad con esa persona. 21. ___ Cuando trato de convertirme en amigo de alguien que parece desinteresado en principio, no me rindo fácilmente. 22. ___ No me acoplo fácilmente en reuniones sociales. 23. ___ He obtenido a mis amigos a través de mis habilidades personales para relacionarme.


Espera las indicaciones del instructor para la evaluación del test Auto eficacia GENERAL Auto eficacia ESPECIFICA PORCENTAJE 199 70 Alta 85 186 64 Promedio alto70 172 58 Promedio 50 158 52 Promedio bajo 30 145 46 Baja 15 Si obtuviste un puntaje elevado en el test, probablemente te sientas confiado acerca de tu habilidad para hacer cambios en tu vida y para lograr tus metas. Este sentido de confianza no es una alucinación. Tú eres, de hecho, una persona más tendiente a lograr éxito en su vida que aquellas que obtuvieron un puntaje menor. Albert Bandura, un reconocido psicólogo de Stanford ha llamado a la AUTOEFICACIA uno de los determinantes más poderosos del cambio de comportamiento porque éste es el que motiva a las personas a dar ese primer paso que los acercara a sus metas, las impulsa a realizar un mayor esfuerzo y les da la fortaleza para persistir ante la adversidad. La autoeficacia es importante para todos, y aquéllos quienes carecen de ella pueden mejorar su vida trabajando para desarrollar esta importante herramienta. El éxito por sí solo no garantiza la autoeficacia, uno tiene que creer que su esfuerzo fue el responsable de su éxito. Si recibiste un puntaje bajo en el test, el primer lugar para comenzar es valorar más tus éxitos. Quizás tienes mucha suerte, quizás eres brillante, quizás tus éxitos fueron menores. Pero aún si todas las anteriores fueran ciertas, tu éxito aún depende de tu esfuerzo. Sé que algunas personas con bajo puntaje se quejarán “lo que escribiste no me aplica porque no he tenido ninguna experiencia de éxito”. Mi respuesta sería simple, “estás equivocado” si estás leyendo estas palabras, has sido exitoso estudiando una herramienta importante, si has podido calcular el puntaje de tu test, has manejado otra herramienta importante, has tenido experiencias de éxito, así es que eso no representa ningún problema. Tu problema está en proponerte las metas adecuadas.


1.2 EL PROBLEMA Después de revisar estos conceptos y elaborar el test, vamos a reflexionar sobre el problema de cómo realizamos nuestro trabajo para poder llegar a ser efectivos. Los hábitos de trabajo que tenemos en la actualidad pueden servirnos bien en un determinado entorno de trabajo, pero cuando nuestro trabajo cambia, o un área se fusiona con otra, o reduce su tamaño, puede que conseguir los mismos resultados nos cueste el doble de esfuerzo. Nuestros métodos anteriores de enfrentarnos y solucionar la carga de trabajo es posible que no encajen en este nuevo y más exigente entorno. VIÑETA Revisemos un caso que puede ser muy parecido a la realidad que todos nosotros vivimos.

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EJERCICIO. Caso 1 Llegas a la oficina, te sientas, mira los papeles repartidos encima de tu escritorio y tomas uno de ellos. Es de María, “¡Vaya, tengo que llamar a María!”, dices. Siguiendo tu costumbre, empiezas a apilar papeles en alguna parte de tu escritorio y ese papel va a parar a esa pila de cosas por hacer. Tomas otro papel y se trata de una carta de queja de un usuario de un servicio. Piensas: “Tengo que contestar ésta carta”. También va a parar a esa pila. El tercer papel habla de un problema que hay que solucionar. “Tengo que hablar de esto con el jefe”, murmuras y lo pones en el montón de tareas por hacer. Tomas el cuarto papel y dices: “Esto no es importante. Puedo hacerlo más tarde”. Empiezas una pila de tareas para hacer más tarde, al lado del montón de tareas por atender que sigue creciendo, y así sucesivamente. Terminas por repasar tus diversas pilas de papeles y para cuando regresas a la de tareas por hacer y lo vuelves a leer todo de nuevo, ya has perdido el tiempo leyéndolo todo dos veces. En efecto, ya has hecho dos veces el trabajo, con lo que has duplicado el tiempo utilizado, pero has logrado terminar poca cosa. Este procedimiento no sería tan malo si sólo revisáramos los montones de papeles dos veces, pero algunos los revisamos tres, cuatro y hasta cinco veces antes de actuar. Hacer algo cuatro o cinco veces consume mucho más tiempo que hacerlo una sola vez. ¿Te suena esto conocido?________________________________________________ ¿Qué opinas? _________________________________________________________ ¿Qué podemos hacer en nuestra área?_____________________________________ Conclusiones en grupo___________________________________________________ _____________________________________________________________________


EVIDENCIA 1


EVIDENCIA 1 (PARTE DE ATRAS)


1.3 Establece hábitos

VIÑETA DICIENDO ESTO Vamos a comentar el tema de los hábitos, que son pautas de acción consistentes, a veces sin que nos demos cuenta, que de modo constante y cotidiano expresan nuestro carácter y generan nuestra efectividad... o inefectividad. Definiremos hábito como el área de unión entre el conocimiento, capacidad y deseo. • El conocimiento es el paradigma teórico; el quehacer y el por qué. • La capacidad es el cómo hacer. • El deseo es la motivación, el querer hacer.

Componentes de Hábitos Efectivos CONOCIMIE NTO S (qué , por qué)

HÁBITOS CAPACIDADE S

DE SEO

(cóm o)

(querer)

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Los hábitos de efectividad pueden aprenderse. El modelo de los ocho hábitos (Covey, S., 2005) están basado en el principio eterno llamado la Ley de la Cosecha; tendemos a cosechar lo que sembramos. “Siembra una idea y cosecharás una acción; siembra una acción y cosecharás un hábito; siembra un hábito y cosecharás un carácter; siembra un carácter y cosecharás una vida” Hábito

Descripción

Resultado

1 2

Proactividad

Hábito de las responsabilidad

Libertad

Empezar con un fin en mente

Hábito del liderazgo personal

Sentido a la vida

3

Establecer primero lo primero

Hábito de la administración personal

Priorizar lo importante vs. lo urgente

4

Pensar en ganar/ganar

Hábito del beneficio mutuo

Bien común. Equidad.

5

Procurar primero comprender, y después ser comprendido

Hábito de la comunicación efectiva

Respeto. Convivencia.

Sinergizar

Hábito de interdependencia.

Logros. Innovación.

Afilar la sierra

Hábito de la mejora continua

Balance. Renovación

Encuentre su voz e inspire a los demás a encontrar la suya

Hábito de la relevancia personal única

Ver y aprovechar el poder de una 3ª dimensión de los 7 hábitos en la actualidad.

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Incorpora la decisión a tus hábitos de trabajo Las personas de éxito, tardan poco tiempo en tomar una decisión, pero tardan mucho en cambiarla una vez que la han adoptado. Mucha gente tiene miedo a tomar decisiones. Después de todo si se decide algo, se tendrá que vivir con las consecuencias.


La técnica de Benjamín Franklin, el famoso inventor, político y filósofo del siglo XVIII, tenía un método que le ayudaba a tomar decisiones. Toma una hoja de papel y dóblala por la mitad en sentido vertical para hacer dos columnas. En un lado haz una lista de todas las razones para tomar la decisión y en el otro, confecciona una relación de todas las razones en contra. Al comparar ambas, es frecuente que veas con claridad en qué dirección debería usted ir. Ejercicio: Piensa en una decisión que te cuesta trabajo tomar ______________________________________________________________________________ ________________________________________________ Razones a favor

Razones en contra

. Establece hábitos de trabajo basadas en el hazlo ya ¿Hay hábitos que vale la pena cultivar? ¿En tu caso cuáles serían?_______________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________


VIÑETA: Para desarrollar hábitos, podemos realizar los siguientes ejercicios: 1. Empieza, observando tu escritorio o área de trabajo y revisa todos los papeles que estén encima de él y en toda tu área de trabajo. Toma el primer papel y determina qué es y qué es lo que hay que hacer para procesarlo hasta terminar. Haz lo que sea necesario para terminar la tarea y conseguir que ese papel desaparezca de tu mesa y no tengas que volver a verlo jamás. Si hay alguna tarea que necesita varias horas, programa el tiempo o el momento adecuado para hacerla. 2. Repasa todos los mensajes guardados; electrónicos, de voz, faxes y demás, de uno en uno, y empieza a manejarlos hasta que los hayas solucionado. Si alguno de ellos exige horas de trabajo, prográmalo en tu calendario para actuar del modo correcto en un momento más apropiado. 3. Decide qué tareas deben realizarse y delimita qué debes hacer para procesar cada una de ellas hasta que estén terminadas. Haz la tarea hasta donde puedas y si te encuentras con un obstáculo, compórtate de manera inteligente y piensa: “¿De qué otra manera puedo terminar este trabajo?”. Si decides delegarlo en otra persona, acuerda con ella mantener un seguimiento eficaz. VIÑETA: Hemos terminado nuestro primer tema sobre la efectividad personal; comenta con tus compañeros algunas conclusiones que pudiste obtener después de analizar este apartado.

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TEMA 2: Planeación Elemento de la capacidad Aprovechar los recursos disponibles (individuos, procesos, departamentos y herramientas) para realizar el trabajo de manera efectiva

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VIÑETA: Empecemos este segundo tema recordando una parte de un texto clásico

En el relato fantástico de Lewis Carrol (1872), Alicia en el País de las Maravillas, el siguiente pasaje ilustra la necesidad de planear: • • • •

Alicia: ¿Qué camino debo tomar? Gato: Eso depende del lugar hacia donde vayas. Alicia: ¡No sé para dónde voy! Gato: Entonces, ¡no importa cuál camino debas tomar!

Las organizaciones e instituciones públicas, tienen la necesidad de precisar el destino que desean cumplir, esto implica no sólo construir su misión o visión, sino determinar las metas que desean alcanzar.


2.1 El proceso de planear

La Planeación implica un cambio que va del enfoque de apagar incendios y manejar la crisis hacia una consideración proactiva del futuro. Es el proceso por el cual los miembros de una organización anticipan su futuro y desarrollan los procedimientos y operaciones necesarios para lograrlo. Algunos conceptos utilizados: Meta: estado futuro deseado que la institución trata de alcanzar. Plan: proyecto que especifica la asignación de recursos, los programas y otras acciones para cumplir las metas. Planeación: Acción de definir las metas y los medios para obtenerla. Ya platicábamos que las instituciones operan con base en procesos y proyectos de mejora que son indispensables para hacer más efectiva la operación y ser competitivos en un entorno que exige servicios y productos de más calidad. En un contexto de cambios dramáticos, las organizaciones están obligadas a definir su propósito y visión (planeación estratégica) y las acciones para alcanzarlo (planeación táctica). En la medida en que cada organización, área o persona conozca el propósito de su función y los objetivos que debe cumplir determinará los mecanismos para alcanzarlos con los recursos estrictamente necesarios (efectividad). ¿Cuál es el propósito de la planificación? Tener una idea clara –una imagen mental clara- de lo que uno tiene que hacer. Un proceso de planificación puede considerarse eficaz únicamente si te proporciona una imagen nítida, porque no puedes actuar sin una imagen.


2.2 Determinación de objetivos

El problema clave de la planeación se centra en saber hacia dónde queremos ir, para saber cómo llegar (planeación táctica) y no perderse en el camino. La determinación de metas y objetivos tiene lugar en todos los niveles de la organización y éstos se desprenden de la misión. Sin embargo, la orientación, el propósito y los tipos de actividades que forman parte del proceso varían en función de los diferentes niveles organizativos. Programar el tiempo no es una tarea difícil, el reto es clasificar y jerarquizar las actividades del día en función de metas y objetivos planteados en la vida personal, profesional, familiar y social. Las metas son intangibles, y sólo pueden conocerse si se han alcanzado midiendo el logro de los objetivos en que se traducen. Sin objetivos claros y definidos es imposible clasificar actividades y determinar prioridades; por ello, los objetivos deben ser enunciados específicos acerca de resultados con los cuales se quiere uno comprometer.


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VIÑETA: Revisa la siguiente pirámide con tu facilitador y compañeros, para después realizar el ejercicio que se sugiere:

Es importante recordar que los objetivos deben ser específicos, medibles, realistas, compatibles entre sí, susceptibles de ponerse por escrito y flexibles y con límite de tiempo.


EVIDENCIA 2


EVIDENCIA 2 PARTE DE ATRAS


viñeta VIÑETA: Con la finalidad de ejemplificar lo que hemos estado analizando, vamos a realizar el siguiente ejercicio: La Torre Deberás integrarte en un equipo, según las indicaciones del facilitador, y seguir las siguientes instrucciones con el propósito de construir una torre con los materiales señalados. Fase de Planeación Las compañías dispondrán de 30 minutos (o menos en caso de que todos los grupos afirmen haberla terminado) para esta fase. Se espera que durante este tiempo se logre lo siguiente: 1. Organizar el equipo de trabajo en la forma que les parezca más eficiente. 2. Examinar las tablas que se adjuntan a fin que se seleccione la combinación que rinda la máxima utilidad. Las tablas que se anexan son: a. Tabla relativa al costo de materiales. b. Tabla relativa al tiempo de construcción. c. Tabla relativa a la altura de la torre. Del examen cuidadoso de esta información, ustedes verán que la máxima utilidad que se puede alcanzar es de $ 95,000.00 y que la pérdida máxima puede llegar a $ 35,000.00 La altura de la torre y el tiempo de construcción serán en función del tipo y cantidad de materiales utilizados. Por lo tanto, a fin de maximizar las utilidades las compañías deberán hacer las consideraciones apropiadas para balancear los tres factores (material, tiempo de construcción y altura de la torre) y así obtener la combinación que les pueda dar el triunfo. 3. Preparar en detalle los planes de construcción. El diseño de la torre puede ser de cualquier tipo. No se entrará en discusión de razonamiento de carácter técnico o estético. El único requisito que se pide es que la torre se sostenga lo suficiente como para ser medida. Sólo en caso de empate entre equipos con derecho a ser triunfadores, se tomará el juicio del facilitador que será con base en el criterio de la torre más resistente. 4. Presentar por escrito, al final de la etapa de planeación, un breve reporte que contenga lo siguiente: a. El tipo de organización escogido para el desarrollo del trabajo. b. La meta fijada para la obtención de utilidades. Esta meta deberá estar expresada en pesos y deberá contener un desglose de las metas individuales según los elementos (materiales-tiempo-altura) c. El equipo que cumpla con sus tres pronósticos obtendrá un bono de $ 5,000.00


Fase de Construcción Esta etapa durará 25 minutos como máximo. Todas las compañías deberán comenzar esta etapa simultáneamente y Se designará una voz autorizada para avisarle al instructor que la etapa de construcción ha finalizado a fin de crono podrá modificar en lo más mínimo la torre. Una vez terminada la fase de construcción, se anotan los resultados en el un pizarrón o rotafolio, se hacen los ajust ganadora. El triunfador será el que haya terminado su proyecto obteniendo mayores utilidades.

Tabla N° 1 Materiales Para la construcción de la torre, su compañía dispone de los siguientes materiales. Su costo está señalado. Los obje sobrante se medirá para determinar el costo del material usado en la construcción. Tabla de utilidades o pérdidas

Tabla N° 2 Tiempo de Construcción Tabla N° 3 Altura de la Torre

tablas


y procederán a edificar el modelo según sus planes previos. ometrar con exactitud el tiempo invertido. Una vez dado el aviso, ningún miembro del equipo

tes en relación a los planes originales, se computan las variaciones y se anuncia a la compañía

etos que no tienen precio marcado son de uso gratuito, pero limitado a la existencia. El material


TEMA 3: ORGANIZACIÓN Elemento de la capacidad Hacer las preparaciones adecuadas para asegurar que el equipo y/o los materiales requeridos se encuentren en los sitios apropiados, de tal forma que el trabajo de otros pueda realizarse de manera efectiva VIÑETA: Hemos llegado al tercer tema. Vamos a entender la organización como la capacidad para identificar claramente y separar aquello que es necesario de lo innecesario. Su propósito es conservar aquellos elementos que son necesarios en la prestación de un servicio. Los elementos innecesarios, se desechan o retiran de los lugares de trabajo. Las cinco eses es una estrategia japonesa de gestión para aumentar la calidad y mejorar la eficacia personal: ¿Para quién son las 5s? Para cualquier tipo de organización, ya sea industrial o de servicios, que desee iniciar el camino de la mejora continua. Las 5S son universales, se pueden aplicar en todo tipo de instituciones y organizaciones, tanto en talleres como en oficinas, incluso en aquellos que aparentemente se encuentran suficientemente ordenados y limpios. SIEMPRE SE PUEDEN EVITAR INEFICIENCIAS, EVITAR DESPLAZAMIENTOS, Y ELIMINAR DESPILFARROS DE TIEMPO Y ESPACIO.

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¿Cuál es su Objetivo? Mejorar y mantener las condiciones de organización, orden y limpieza en el lugar de trabajo. No es una mera cuestión de estética. Se trata de mejorar las condiciones de trabajo, de seguridad, el clima laboral, la motivación del personal y la eficiencia y, en consecuencia, LA CALIDAD, LA PRODUCTIVIDAD Y LA COMPETITIVIDAD DE LA ORGANIZACIÓN.

¿Qué son las 5s? Las operaciones de Organización, Orden y Limpieza fueron desarrolladas por empresas japonesas, entre ellas Toyota, con el nombre de 5S. Se han aplicado en diversos países con notable éxito. Las 5S son las iniciales de cinco palabras japonesas que nombran a cada una de las cinco fases que componen la metodología.


Representa cada una de ellas con algún símbolo que te permita recordarlas con mayor facilidad: S SÍMBOLO 1. SEIRI – ORGANIZACIÓN Consiste en identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios y en desprenderse de éstos últimos. 2. SEITON – ORDEN Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos. 3. SEISO – LIMPIEZA Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado de salud. 4. SEIKETSU – ESTANDARIZACION Consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante la estandarización de normas sencillas y visibles para todos. 5. SHITSUKE – DISCIPLINA Y HÁBITO Consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas.

símbolos


Las tres primeras fases –ORGANIZACIÓN, ORDEN Y LIMPIEZA– son operativas. La cuarta fase –ESTANDARIZACION– ayuda a mantener el estado alcanzado en las fases anteriores –Organización, Orden y Limpieza– mediante la estandarización de las prácticas. La quinta y última fase –DISCIPLINA Y HÁBITO– permite adquirir el hábito de su práctica y mejora continua en el trabajo diario. Las CINCO FASES componen un todo integrado y se abordan de forma sucesiva, una tras otra. El estar bien preparado y organizado para su trabajo es algo mucho más serio de lo que la mayoría de la gente reconoce. El desorden puede ser mortal. Ejemplo un soldado. VIÑETA: Vamos a ver un video para después obtener algunas conclusiones sobre lo que hemos estado revisando y lo que analizaremos posteriormente. Anota en el recuadro algunas ideas que vayan surgiendo.

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3.1 Eliminar el desorden

El desorden es ese revoltijo al que te enfrentas todos los días cuando entras en tu oficina. Es la pila de revistas que todavía no has tenido tiempo de leer. Es el montón de correo de entrada y de salida que ocupa gran parte de tu escritorio, son las cartas sin terminar. El desorden es ese revoltijo excesivamente desorganizado que no te hace ninguna falta, en tu entorno de trabajo. ¿De dónde sale todo eso? El primer culpable es el papel. En algún momento tienes que fijarte de una manera realista lo que estás arrastrando contigo y asegurarte de que lleva las cosas que necesitas de verdad. ¿Por qué sigue ahí el desorden? El desorden y la acumulación de cosas es la manera que tienen ciertas personas de enfocar el trabajo y la vida. Si quieres, como un artista, trabajar de una manera eficaz, debe tener todas las cosas bien organizadas y en perfectas condiciones de uso porque resulta, sencillamente, que es más fácil actuar en un ambiente limpio y ordenado. Un consejo es que crees lugares donde colocar cosas y en tu escritorio tengas únicamente aquello en lo que estés trabajando y utilices un buen sistema de calendario para recordar que tiene cuestiones que atender cuando, y de hecho, vayas a hacerlo. No pases por alto lo obvio. Lo básico para una persona que trabaja diariamente en una oficina es su escritorio, las grapas, los bolígrafos, la cinta adhesiva, los clips, las luces, el sistema de archivo, los archivadores, la silla, la computadora, los CD y muchas cosas más.

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Ejemplo: Una persona aumentó su productividad de forma espectacular gracias a que puso su mesa de cara a la ventana en lugar de estar orientada a la puerta. Como ésta quedaba siempre abierta, la gente que pasaba lo distraía. Si los miraba, pensaban que podían entrar en su oficina a saludarlo y se quedaban un tiempo de visita. El resultado era que le interrumpían constantemente. Cuando dio la vuelta a su mesa y a su silla poniéndolas cara a la pared opuesta, la gente dejó de interrumpir su trabajo. Ejemplo: Un funcionario se quejaba de terminar con dolor de espalda. Cuando volví para una visita de seguimiento, ya tenía una silla nueva y me expuso: “Es asombroso, conseguí una silla nueva y mi dolor de espalda desapareció. Estoy haciendo un trabajo mucho mejor gracias a mi nueva silla”.


3.2 Empezar por lo básico

¿Funcionan bien tus herramientas? ¿Tu trabajo es fácil de realizar? Éstas son dos de las preguntas que los profesionales de la gestión tienen que hacerse, a pesar de que rara vez se las plantean. Tu caja de herramientas de oficina 1. Tres bandejas. Conviene tener una bandeja de entrada, una de pendientes y otra de salida para el flujo de documentos diario (¡no para guardarlos!). 2. Artículos de estándar de oficina. Luego están las cosas que usted utiliza cada día laboral: grapadora, bolígrafos, lápices, tarjetero, sacapuntas, calculadora, clips, disquetes y demás herramientas de oficina. 3.

Fotocopiadoras.

4.

Máquinas de fax.

5.

Computadoras.

6. Otros: (Si tu trabajo no lo desempeñas habitualmente en una oficina, piensa en tu propia caja de herramientas). ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________


NOTA PARA DISEÑADOR: RETOMAR TEXTOS DE DIBUJOS PERO HACER OTRAS VIÑETAS ACORDES AL RESTO DEL MANUAL.


3.3 Sistemas de control de papeles

Ya que empezamos por lo básico, enseguida se sugieren algunas alternativas para el control de papeles: 1. Los archivos de trabajo son para los proyectos en curso y las funciones de rutina. Habitualmente el ochenta por ciento de tu trabajo ocupa el veinte por ciento de tus archivos, (Ley de Pareto) así que estos archivos deben estar al alcance de la mano, y lo ideal sería que estuvieran en los cajones de tu escritorio en carpetas colgantes. 2. Los archivos de consulta contienen el grueso de los archivos de tu oficina. Ya que utilizas con frecuencia los archivos de consulta, deben estar cerca, pero no necesariamente al alcance de tu mano. 3. Los archivos definitivos se tienen por motivos legales y son los que rara vez se necesitan. Representan el trabajo acumulado de años anteriores y deben archivarse fuera de la oficina. Cuando hay desorden, la gente piensa que sabe dónde están las cosas, pero desperdicia un tiempo precioso buscándolas porque la verdad es que no lo sabe.


Al crear un archivo de seguimiento y consultarlo a diario dispones de un sistema de recordatorio a prueba de fallos. Este tipo de archivo puede utilizarse para guardar documentos de manera que no se amontonen en la bandeja de pendientes. Generalmente contienen varios tipos de información: 1. 2. 3. 4. 5.

Información de uso frecuente Asuntos “ de los que hay que hablar” Funciones de rutina Proyectos en curso Archivo de seguimiento

Es vital desarrollar una estructura de archivos que abarque todo tu trabajo, que sea fácil de conceptualizar y lo que es más importante, que facilite la recuperación de la información que necesita. Se trata de un proceso simplificado de análisis del puesto de trabajo. Traza una lista de las categorías más amplias de responsabilidad que tendrás como palabras clave. Al establecer tus propios archivos de trabajo, sigue estas directrices: 1. Selecciona el cajón en que va a colocar sus archivos de trabajo. 2. Saca todos los archivos que no sean de trabajo en curso. 3. Asegúrate de tener una carpeta para cada proyecto y actividad. 4. Crea un archivo de seguimiento. 5. Saca los archivos que ya no están en activo.


Archivos de consulta • Investigación para proyectos futuros. • Proyectos anteriores para consulta. • Información sobre recursos. • Información sobre el personal. • Datos administrativos. • Información presupuestaria. • Historial de cuentas de clientes.


Las ideas siguientes pueden ayudarte a estructurar sus archivos de consulta: 1. Haz una lista de los componentes esenciales de tu trabajo (por ejemplo, contratos, licitaciones, proyectos, presupuesto o personal). Se convertirĂĄn en las categorĂ­as de tus archivos de consulta.

Mi Mapa de Responsabilidades

Puesto que desempeĂąo


2. Etiqueta las carpetas de archivo de forma clara y apropiada, basándote en las categorías que identificaste. 3. Examina atentamente los archivos existentes y tira todo lo que no sirva. 4. Utiliza carpetas colgantes y organiza los cajones con una o más categorías. 5. Dentro de cada categoría y subcategoría, ordena las carpetas alfabéticamente. 6. Marca los cajones del archivo y las carpetas utilizando letras grandes y claras, a fin de que sacar y guardar documentos sea más rápido y fácil. Lo más frecuente es que los archivos definitivos se preparen para uso común y, por lo tanto, la manera en que están estructurados y clasificados puede ser diferente a la que eligieras para tus archivos personales. • • • • • • • •

¿Tienen ustedes archivos por departamentos? ¿Archivos de otras organizaciones? ¿Cuál es la política sobre conservación de documentos? ¿Quién es el responsable del mantenimiento de los archivos? ¿Existe un sistema de índices? ¿Cuáles son los procedimientos utilizados para retirar documentos de los archivos? ¿Puedes confiar en que, si fuera necesario, se recuperarían los documentos? ¿Has comprobado este sistema últimamente? ¿Es necesario abrir archivos definitivos? Si es así, ¿quién debería hacerlo?


Sugerencias para mejorar tu sistema de archivo โ€ข Archivo etiquetado โ€ข Archivos electrรณnicos o Crear un sistema de archivo para los almacenes de documentos en el ordenador. o Crear un sistema de archivo para el correo electrรณnico y mensajes de fax. o Hacer que el sistema refleje la organizaciรณn del resto de su informaciรณn (sobre papel y electrรณnica). o Transferir aquellos documentos que desees conservar a tus carpetas electrรณnicas correspondientes. o Crear un escritorio que proporcione un acceso fรกcil a los archivos y a las aplicaciones. Un usuario tรญpico de computadora es probable que tenga las siguientes aplicaciones de software, cuyos documentos necesitarรก organizar: 1. Una aplicaciรณn de tratamiento de textos y los documentos creados y guardados. 2. Una aplicaciรณn para hojas de cรกlculo y las que se han creado y guardado. 3. Programa de Internet, e-mails guardados y documentos bajados de la www. 4. Una aplicaciรณn de fax y los mensajes de fax guardados. 5. Una aplicaciรณn de calendario con tareas por hacer y recordatorios. 6. Una aplicaciรณn de trabajo en grupo y sus bases de datos. 7. Una aplicaciรณn para las finanzas personales y sus archivos. 8. Una aplicaciรณn para la planificaciรณn de proyectos y los planes de los proyectos. 9. Fotos electrรณnicas. 10. Aplicaciรณn de grรกficos con imรกgenes y diapositivas guardados y demรกs.


Las reglas básicas para organizar estos otros medios son: • Agrupa asuntos similares. • Colócalos en su propio espacio. • Etiquétalos con claridad. La capacidad organizativa supone enfocarse a lo que es verdaderamente importante. Importante es aquello que está referido hacia el cumplimiento del objetivo o propósito de la organización y del área. En la medida en que cumplamos éste seremos efectivos.

Cerremos este apartado con un sociodrama: Escenifiquen en grupos ejemplos reales de cada uno de estos elementos y concluyan lo positivo y negativo de ellos. Características Eliminar desorden Empezar por lo básico Sistema de control de papeleo Positivas

Negativas


TEMA 4: EL TIEMPO Elemento de la capacidad Ubicar de manera propia el tiempo para completar el trabajo, coordinando el programa propio y el de otros para realizar el trabajo de manera efectiva “Nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo, todo mundo tiene todo el tiempo que hay”. Alec Mackenzie VIÑETA: Mejorará tu eficiencia y eficacia (tu productividad) si trabajas de una manera más inteligente en las tareas correctas. La simple clave de la productividad personal es agrupar muchas actividades relacionadas con el trabajo y hacerlas de manera rutinaria.


4.1 Registro del tiempo

Un programa para el desarrollo de la capacidad organizativa debe reducir las actividades urgentes en favor de las no urgentes; de la misma forma, reducir las que no son importantes en favor de las sí lo son. Debes decidir qué tareas son importantes –aquello en que deberías trabajar primero- y luego descubrir la manera más eficiente y eficaz de cumplir ese trabajo. Únicamente llevando un registro escrito de lo que haces, tendrás una idea precisa, de en qué inviertes tu tiempo. Fijar prioridades consiste en decidir lo que es más importante de acuerdo a nuestros objetivos. Stephen Covey ha establecido, a manera de modelo, aquellas actividades que pueden considerarse importantes y urgentes:


Importante

Urgente I

No urgente II

• Crisis. • Problemas acuciantes. • Proyectos con fechas de vencimiento, reuniones y preparaciones.

• Preparación. • Prevención. • Clarificación de valores. • Planificación. • Creación de relaciones. • Verdadera recreación. • Catalizar el poder interior.

No Importante

III • Interrupciones, algunas llamadas telefónicas. • Correspondencia, informes. • Reuniones. • Muchos asuntos acuciantes e inmediatos. • Muchas actividades populares.

IV • Trivialidades, ajetreo. • Correspondencia publicitaria. • Algunas llamadas telefónicas. • Acciones que representan pérdida de tiempo. • Actividades “de escape” .


4.2 La gestión del tiempo

Una de las claves de la capacidad organizativa está en determinar qué es importante y qué no lo es, aunque sea urgente. La clave está en determinar las metas y objetivos personales o del área: todas las actividades que estén orientadas a su cumplimiento son importantes, las demás pueden ser urgentes, pero no son esenciales. Programar efectivamente el tiempo significa: • Establecer claramente metas y objetivos a seguir. • Organizar y programar todas las actividades, clasificando las labores según el orden de importancia que tengan. • Realizar acciones positivas contra la postergación, las interrupciones, y la delegación ineficaz: factores que nos hacen desaprovechar el tiempo. Antes de atender a una acción urgente es necesario preguntarse: • ¿Qué pasaría si no actuaras rápidamente? • ¿Habría pérdidas financieras? • ¿Se perdería una gran oportunidad? • ¿Habría algún problema de seguridad para la organización?


EV IDENCIA 4


EVIDENCIA 4 PARTE DE ATRAS


Viñeta: Vamos a contestar el siguiente test para identificar nuestro Índice de Urgencia Encierra en un círculo el número, conforme la siguiente escala de frecuencias (1= nunca, 2= a veces, 3= a menudo, 4= casi siempre y 5= siempre) que mejor represente sus comportamientos normales o actividades respecto de los enunciados de la derecha. Al finalizar suma los números señalados en un gran total. Frecuencia Descripción 1 2 3 4 5 1. Parece que trabajo mucho mejor cuando estoy bajo presión 1 2 3 4 5 2. Culpo a las prisas y a la presión externas del poco tiempo que dedico a mí. 1 2 3 4 5 3. Estoy frustrado por la lentitud de la gente y las cosas que me rodean; odio esperar o hacer fila. 1 2 3 4 5 4. Me siento culpable cuando tomo tiempo libre en el trabajo. 1 2 3 4 5 5. Parezco tener prisa entre lugares y sucesos. 1 2 3 4 5 6. Presiono a la gente para poder terminar un proyecto. 1 2 3 4 5 7. Me siento ansioso cuando no estoy en contacto con la oficina por más de unos cuantos minutos. 1 2 3 4 5 8. Cuando estoy haciendo algo, me preocupo por otra cosa. 1 2 3 4 5 9. Estoy en mi mejor momento cuando estoy manejando una situación de crisis. 1 2 3 4 5 10. La adrenalina de una nueva crisis me parece más satisfactoria que el logro de resultados a largo plazo. 1 2 3 4 5 11. Renuncio a compartir tiempo de calidad con la gente importante en mi vida por manejar una crisis. 1 2 3 4 5 12. Supongo que la gente entenderá normalmente si tengo que desilusionarlos o dejar que las cosas vayan hacia el manejo de una crisis. 1 2 3 4 5 13. Dependo de resolver una crisis para dar a mi día una sensación de que trabajo mucho mejor cuando estoy bajo presión. 1 2 3 4 5 14. Como mis alimentos mientras trabajo. 1 2 3 4 5 15. Sigo pensando que algún día haré lo que realmente quiero hacer. 1 2 3 4 5 16. Si tengo una gran pila de papeles en mi charola de salidas al final del día, siento que he sido realmente productivo. ________ PUNTOS TOTALES Interpretación Para obtener su calificación y determinar su nivel de adicción a lo urgente clasifique su puntaje total en la siguiente escala:


La experiencia adictiva • Crea sensaciones predecibles y confiables. • Se convierte en el enfoque principal y absorbe la atención. • Erradica temporalmente el dolor y otras sensaciones negativas. • Proporciona sentimientos artificiales de autovalía, poder, control, seguridad, intimidad y logro. • Exacerba los problemas y los sentimientos que se van a remediar. • Empeora el funcionamiento y crea pérdida de relaciones. La urgencia en sí no es el problema. El problema es que cuando la urgencia es el factor dominante en nuestras vidas, la importancia no lo es. Lo que señalamos como actividades principales son las urgentes. Nos enfrascamos tanto en hacer, que ni siquiera nos detenemos a preguntar si lo que estamos haciendo realmente necesita hacerse. Algunas veces es importante recabar más información y analizar la situación antes de realizarla para determinar si contribuye o no a los objetivos. Algunas sugerencias para manejar las actividades urgentes: • Anticiparse a las situaciones que crean problemas. • Realizar un plan diario y semanal de actividades prioritarias. • Delegar las situaciones urgentes a subordinados capacitados para su solución. • Aprender a ignorar y olvidar lo urgente. • Aprender a decir no a las peticiones de menor importancia. Cuando las actividades importantes han sido identificadas es necesario jerarquizarlas de acuerdo a un orden de prioridades. Para determinar el grado de prioridad de una actividad es necesario analizar el valor que la actividad representa para el logro de los objetivos, así las tareas más valiosas son las de mayor prioridad. Ejercicio: En los siguientes renglones enumera las actividades más importantes que tienes que realizar mañana y numéralas en orden de importancia. ______________________________ ____________________________ ______________________________ ____________________________ ______________________________ ____________________________ ______________________________ ____________________________


Una jerarquización basada en prioridades ayudará a utilizar primero el tiempo en las cosas importantes. El problema para determinar prioridades radica en la tendencia humana a hacer primero las cosas fáciles, rápidas, agradables o urgentes, antes de realizar las tareas importantes. Cuando te sientas tentado a hacer a un lado las prioridades diarias es conveniente cuestionar si la tarea que vas a realizar ayudará a lograr tus objetivos para decidir si debes realizarla o no. Si no puedes evitar hacer esas actividades que no ayudan al logro de objetivos, entonces regresa al camino adecuado en cuanto te sea posible. Emplea tu tiempo en los trabajos o actividades prioritarias, las que tienen más valor y disminuye el tiempo que dedicas a las labores restantes. No siempre será posible prever las emergencias o las situaciones inesperadas, pero si existe un camino a seguir, es más fácil permanecer en él o regresar a él cuando por situaciones imprevistas te ves forzado a dejarlo. En algunas ocasiones, sin embargo, podemos ser nosotros la causa de los problemas. La manera de superar la sobrecarga de información Estamos todos inundados de información y eso es algo que puede ser abrumador y puede dejarnos ciegos ante aquello en lo que deberíamos concentrarnos. La mejor manera de superar la sobrecarga de información es impedir que ésta y las tareas de poco valor entren en nuestro sistema. El papel en tu bandeja de entrada, los mensajes de voz y electrónicos, las llamadas telefónicas y la gente, todos claman solicitando tu atención. Si a todo esto le añades las reuniones a las que tienes que asistir, no es de extrañar que te parezca que pocas veces puedes atender algo importante.


VIÑETA: Vamos a repasar algunas sugerencias para el empleo del correo electrónico ¡Es preciso gestionar el correo electrónico de la forma adecuada! Cómo reducir los e-mails 1. Si recibes e-mails basura, responde solicitando que no te manden ninguno más. 2. Si sigues recibiendo mensajes de la misma procedencia, puedes quejarte con el administrador de correos del lugar en que se originan los mensajes. 3. Si el administrador de correos no detiene los e-mails no deseados, es posible que aún tengas una manera de solucionarlo Reglas prácticas para los e-mails • Asegúrate de que el asunto queda claramente especificado. • Menciona claramente y en breve el propósito. • Limítate a un asunto por transmisión. • Utiliza la función de copiar y pegar para añadir información. • Si revisas o añades algo a un documento electrónico existente, escribe las actualizaciones en negrita. • Si alguien necesita modificar o comentar un documento, pon las iniciales de autor a los comentarios. • Cuando recibas un e-mail, mira el encabezamiento o el asunto del documento antes de leerlo. • Apaga la función de alarma y luz intermitentes. • Se cortés y perdona a los que no lo son.


Reuniones semanales individuales Las reuniones individuales semanales entre el jefe y las personas que dependen directamente de él pueden considerarse algo rutinario. Cómo celebrar reuniones más eficaces 1. Identifica el propósito de la reunión. 2. Prepárala adecuadamente. 3. Mantén la reunión en el buen camino. 4. Sé decisivo. 5. Distribuye las actas de las reuniones con rapidez y permanece atento a las decisiones tomadas. Cómo manejar las interrupciones • Elimina los trabajos atrasados. • Atiende las tareas. • Atiende las interrupciones manifestando tus limitaciones de tiempo. • Refuerza tu actitud poniéndote de pie cuando alguien te interrumpa. • Apoya la creación de una cultura con menos interrupciones. Empieza a agrupar sus comunicaciones.


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avance del armado en proceso. 9 sept 2008 17:03 hrs.

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