Issuu on Google+

 

 

 

Final Report  Northern European Cooperation of Sex  Education projects 2010

1


Table of Contents    Chapter        1. Introduction      2. Contact data      3. Sponsoring      4. Logistics      5. Public Relations     6. Educational Program    7. Social Program      8. Evaluation by participants  9. Financial Report    10. List of abbreviations   

                     

Page  3  4  5  7  10  13  17  19  21  27 

                                                                     

2


Introduction    Hereby we present the final report of the NECSE 2010. As the NECSE‐OC we are proud to present to  you this final report after more than two years of hard work and dedication.   We  are  all  proud  because  we  have  set  many  goals  for  our  NECSE  and  managed  to  achieve  those  goals.  In  some  cases  we  even  performed  better  than  we  had  expected.  Of  course  there  were  setbacks  –  like  any  project  encounters  –  but  we  managed  to  find  solutions  for  these  setbacks.  Organizing the NECSE was a great learning experience for all OC members and something none of us  would have wanted to miss out on.   However great this learning experience was for the OC, I would now like to focus on the people this  NECSE  has  been  organized  for:  the  participants  of  the  NECSE  who  teach  and  organize  sexual  education projects in their countries. The NECSE has been organized for these people so they could  improve  sexual  education  in  their  countries,  take  home  new  ideas  and  get  introduced  to  an  international network of likeminded people who are able to exchange knowledge and ideas and help  each other. During the NECSE our participants were wonderful and there was a great atmosphere of  enthusiasm  and  willingness  to  learn.  Everybody  was  helpful  towards  each  other  and  the  NECSE  passed without any incidents or accidents.   Before  we  realised  it,  the  four  days  of  NECSE  were  over  and  everybody  was  packing  to  leave  for  home. After bringing everybody to the train station we were left with a lot of stuff to clean up but  we could also look back on a NECSE we were all proud of!  As you can see this whole report is written in English, even though our original project proposal was  in Dutch. We have decided to write this final report in English so future NECSEs can refer  to it for  information  and  ideas.  As  one  of  our  participants  said  about  our  NECSE:  “I  think  this  NECSE  is  an  example for future NECSEs.” We hope to live up to those expectations with this final report.      On behalf of the NECSE‐OC 2010,    Flip Oude Hengel   President NECSE‐OC 2010                                   

 

3


Contact data    President NECSE OC         Flip Oude Hengel   +31 6 18131570   NECSE Coordinator  Marleen Verhagen  +31 6 83257102   Secretary General   Nienke van Gils    +31 6 12417361   Treasurer           Jennifer van Dulmen   +31 6 24967723   Sponsor Coordinator         Kim Schilleman    +31 6 20358110   Social Program Coordinator       Timo Verheggen   +31 6 53114736   Logistics Coordinator        Loes Jaspers     +31 6 38046883   General Program Coordinator      Tjitske Kok     +31 6 10414541       Address IFMSA‐NL  Secretariaat IFMSA‐NL  Kamer Cd 3.15  Postbus 2040  3000 CA Rotterdam  The Netherlands  Fax: +31 10 4089414  Email: info@ifmsa.nl  www.ifmsa.nl                                       

flipoh86@gmail.com  marleen.verhagen@gmail.com  nienkevangils@gmail.com  jennifervandulmen@gmail.com  kimschilleman86@gmail.com  timoverheggen@gmail.com 

 

loesjaspers@gmail.com  tjitskekok@gmail.com 

4


Sponsoring    In the organization of an event, fundraising is a task that takes a lot of time and effort. Especially in a  developed  country  like  the  Netherlands,  where  a  lot  of  projects  focus  on  the  same  subject  and  governmental financing goes to bigger projects. A small project like NECSE is depending on smaller  funds  and  funding  of  other  non‐governmental  organizations.  These  organizations  usually  do  not  have a lot of money themselves and it is therefore advisable to start fundraising as early as possible.  For  NECSE  2010  a  fundraising  plan  and  timeframe  was  made  2  years  in  advance.  After  this  the  following  months  were  spent  on  finding  possible  sponsors,  checking  application  deadlines  and  writing  (standard)  application  letters.  At  the  same  time  a  budget  was  made.  With  this  budget  an  estimation  was  made  on  how  much  money  would  be  needed  for  the  organization  of  NECSE  2010.  When the project of NECSE 2010 was presented at the National Assembly of IFMSA‐NL in December  2008, the budget required €9.784,76 Euros to be raised.   Because  fundraising  takes  a  lot  of  time  and  energy,  all  of  the  NECSE  2010  Organizing  Committee  contributed to the effort of trying to raise money for the project. Everyone played a part in looking  for  suitable  sponsors,  writing  application  letters,  applying  for  funding  and  keeping  contact  with  (possible) sponsors. The NECSE 2010 sponsor coordinator kept an overview and played an active role  in coordinating these efforts.   More than 70 organizations were approached for a financial contribution to our project. A request  letter  was  sent  together  with  the  NECSE  2010  project  proposal  and  budget.  Amongst  the  approached  organizations  were  non‐governmental  organizations,  national  governmental  funds,  international  funds,  hospital  departments,  companies  for  medical  supplies,  condom  distributors,  pharmaceutical companies and local university funds. A total amount of €7.640,23 Euros was raised  for the support of NECSE 2010. Sponsoring companies and organizations can be found at the end of  this chapter and in the financial report.  As a service in return for funding the project, organizations were offered advertisement space in our  program booklet, flyers and posters and a link on our website. All of the sponsors were named in the  opening  presentation  of  the  meeting.  Also  sponsors  were  named  on  our  Facebook  group.  Furthermore, sponsors were given the opportunity to put a flyer or folder in the goodiebag, which  would be distributed to all participants and guest speakers.  The  process  of  fundraising  takes  a  lot  of  time.  This  is  mainly  because  many  organizations  do  not  reply  fast.  Organizations  were  approached  again  by  e‐mail  or  telephone  if  they  had  not  replied  within one month.  When  an  application  was  approved  and  the  organization  agreed  to  finance  part  of  the  project,  a  contract  was  offered.  Signing  a  contract  had  the  preference,  to  agree  on  mutual  demands  and  expectations.  In  this  contract  the  amount  of  funding  was  mentioned,  as  well  as  the  services  in  return.  Furthermore,  the  contact  and  bank  details  of  NECSE  2010  were  recorded  in  the  contract.  When an organization preferred not to sign a contract, these details were shared via e‐mail.  For  the  gathering  of  resources,  over  80  potential  donors  were  approached  with  a  request  for  a  donation for the NECSE 2010 goodie bags. Around 30 companies/organizations donated goods. Stop  AIDS Now! donated 70 Artbags, which we used as goodie bags. In the goodie bags could be found;  Milka  chocolate  bars,  over  25  condoms  per  bag,  several  medical  scientific  journals,  the  IFMSA‐NL  national  magazine  ‘Global  Medicine’,  flyers  and  guides  for  cities  and  museums,  et  cetera.  Goodie  bags  were  filled  on  the  day  before  NECSE  2010  with  the  help  of  the  entire  OC.  The  bags  were  distributed  on  the  beds  of  the  participants  together  with  a  pack  of  Dutch  Stroopwafel  cookies  donated by ‘I Love Stroopwafels’ and a welcoming note.  In  the  months  before  and  after  NECSE  2010  all  the  financial  donors  were  kept  informed  on  the  progress of the organization with regular updates. Donors were given the opportunity in advance to 

5


withhold from receiving these updates. After the closing of NECSE 2010 by the National Assembly of  IFMSA‐NL the sponsors will all receive this final report.    Organizations funding NECSE 2010:  AIDS fonds                € 2500,‐  NVSH (Nederlandse Vereniging voor Seksuele Hervorming)    € 2000,‐  Rutgers Nisso Groep              € 750,‐  Asha International BV              € 500,‐  NVAB (Nederlandse Vereniging voor AIDS Behandelaren)    € 500,‐  NVVS (Nederlandse Vereniging voor Seksuologie)      € 500,‐  Noordnegentig Accountants            € 450,‐   

             

 

6


Logistics    A  successful  conference  cannot  be  organized  without  giving  thought  to  the  logistic  part  of  the  organization. It is a very diverse and fragmented responsibility in which you sometimes have to think  of many different things at the same time.  The  description  and  evaluation  of  the  logistics  will  be  described  chronologically,  starting  with  the  preparation phase and followed by the executive and closing phase.    Preparation phase    The venue  List of conditions – In April 2008 the search for a suitable location that could serve as the venue for  the NECSE 2010, started.   Firstly, everything that was required of the location was put in a list of conditions. The list contained  the following conditions:  1. The venue had to be easily reachable by public transport  2. The venue had to be no further than 2 hours away from Schiphol Airport  3. The venue had to be able to accommodate at least 60 participants  4. The venue needed at least 1 plenary room that could fit all 60 participants  5. The venue needed at least 1 extra workshop room for at least 25‐30 participants  6. The venue needed internet facilitations  7. The venue needed to be affordable. A registration fee of 100 euro per participant needed to  be achievable, keeping in mind that funding of projects like the NECSE in the Netherlands  could be quite difficult. Furthermore, the total budget of the NECSE 2010 was not allowed to  exceed 20.000 Euros, due to accountability regulations of IFMSA‐NL.  8. Preferably, the venue should be able to provide the participants with breakfast, lunch, and  dinner.  9. Preferably, the venue needed at least 1 room where private parties could be held.  10. Preferably, the venue should be able to be reserved exclusively for NECSE participants.  11. Preferably, the number of participants sleeping in one room should be small (2‐4 guests per  room).  All except condition number 11 were found in the chosen NECSE 2010 venue.     Finding a suitable location – Using the list of conditions, approximately 8 locations were approached  and asked to make a proposal, including an expected budget. All except 2 of the locations were too  expensive  for  the  NECSE  2010.  These  2  locations  were  visited  by  3  OC‐members,  to  discuss  the  organization of the conference in these venues. Both of the venues belonged to the chain of hostels  of  Stayokay,  and  were  situated  in  beautiful  Dutch  surroundings  and  in  unique  buildings.  One  was  situated in Heemskerk and the other in Utrecht‐Bunnik. In the end Utrecht‐Bunnik was chosen, due  to the fact that one of the buildings could accommodate 63 persons, and therefore was available for  NECSE participants exclusively.    Stayokay Utrecht‐Bunnik – A contract was signed with the venue. In January 2010 the members of  the Organizing Committee visited the location again to ask the last questions and to come to some  agreements. The logistics coordinator was the only contact person of the OC to the Stayokay.  The address of Stayokay Utrecht‐Bunnik is as follows:  Rhijnauwenselaan 14 b  3981 HH Bunnik  The Netherlands 

7


Timeline and To Do’s  Being in charge of logistics, means being in charge of the what’s, when’s and where’s. Listed below  are the most important things that had to be organized and prepared, for the NECSEs logistics to be  successful.     January 2010  - Making a plan of action for the last four months of preparation  - Organizing 2 beamers, 2 beamer screens, and 2 flipcharts, laptops, printers  - Preparing of meeting with manager Stayokay. Topics discussed were the registration of  participants, breakfast, lunch and dinner, rules for parties, emergency contact persons, etc.  - Exploring the venue and the surroundings of the venue: closest supermarket, cash machines,  etc.    February 2010  - Making a time schedule for the last 3 months, for all the things that still needed to be  prepared  - Making a list of needed materials, food and drinks  - Making a ‘borrow’ list: what can be borrowed from others? What needs to be bought?  Examples: printer, microwave, pens, scissors, pans, laptops, umbrellas, music installation,  cars/vans for transport during the NECSE, cameras, etc.  - Inviting of external guests: president of IFMSA‐the Netherlands and the manager of Stayokay  Utrecht‐Bunnik  - Making a document for the participants with the possible ways to travel from Schiphol  Airport to the venue  - Checking of bus schedule from Utrecht Central Station to the venue and vice versa  - Checking of opening times of the nearest supermarket  - Making a document with after/pre‐NECSE tips, for sightseeing in the Netherlands    March 2010  - Making a plan of action for everything that has to be done during the NECSE  - Discussing final menu for the Dutch night with the manager of the Stayokay  - Collecting and buying of all needed materials  - Making a plan/division for where the participants will be sleeping  - Making a packing list for participants  - Deciding how all the needed materials, food, and drinks will be transported to the venue    April 2010 (final week before NECSE)  - Walk through plan of action for during the NECSE  - Last shopping  - Check for changes in bus time tables  - Printing of all needed documents   - Making of all materials that still needed some work. Examples: evaluation notes, registration  lists, direction signs, name tags, materials for social program  - Filling of goodiebags  - Testing of electrical equipments, such as the printer, portophones, coffee and tea machines,  microwaves, music installation, beamers, etc.  - Labeling of all the borrowed materials   

8


Executive phase  During the NECSE all the OC members had a printed version of the plan of action that they carried  around  wherever  they  went.  The  plan  of  action  was  a  time  and  activity  table  in  which  was  listed  what had to be done at what time, how long it would take, what materials were needed and who  would be doing it. Four action plans were made, one for each day.  Furthermore, each OC member had a portophone (walkie‐talkie) with an in‐ear earplug. The venue  had 3 different buildings. The portophones gave the OC members the opportunity to communicate  with  each  other,  even  if  they  were  in  different  buildings.  Communication  with  OC  members  attending sessions was also possible using the portophones, without disturbing the participants and  guest  speakers  in  the  session.  Every  time  a  problem  occurred  or  change  in  the  plan  of  action  was  needed, the portophones were used to discuss this, without coming together. This was time sparing  and highly effective.    Closing phase  After the NECSE, all the borrowed and rented materials needed to be brought back to where they  belonged. How this was going to be done was discussed before the NECSE. This to make sure that  everyone knew what was expected of them in the days after the NECSE, and that all the borrowed  and rented materials would be brought back on time.  Furthermore, a few last things had to be organized with the venue, for instance the last bills, and the  evaluation.               

9


Public Relations    Preparation phase  Promotion  Organizing a successful international meeting has a lot of important aspects; promotion being one of  them. In the  Organizing Committee of  NECSE 2010  the  NECSE  coordinator was responsible for the  promotion and registration of participants.    To give NECSE a more appealing image, the Organizing Committee of NECSE 2010 decided to change  the corporate identity and the logo of NECSE. This new identity was used in all the material that was  created for the promotion of NECSE 2010.                     After NECSE 2010 was approved as a national project of IFMSA‐NL, NECSE 2010  received their own webpage on the website of IFMSA‐NL: www.ifmsa.nl/necse.  This webpage was used for promotion purposes and to provide possible sponsors and participants  with additional information. Logos and links of the sponsors of NECSE 2010 were also published on  this webpage.      The  OC  started  their  international  promotion  by  attending  NECSE  2009.  During  this  meeting  a  presentation  was  shown  to  participants  from  the  9  Northern  European  countries  present.  Participants interested in attending NECSE 2010 were given the opportunity to subscribe to a mailing  list so they would be notified as soon as more information was available.   All  transnational  projects  of  IFMSA  are  given  the  opportunity  to  send  two  representatives  to  the  General Assembly (GA) of IFMSA outside the NMO quota.  For this reason the OC was able to send  two members to the August Meeting 2009 (AM09) for the promotion of NECSE 2010. NECSE was one  of  the  45  projects  selected  for  the  project  presentations  session,  where  a  short  presentation  was  shown  with  the  most  important  information  about  NECSE  2010;  location,  contact  information,  registration fee, how to apply. The members of the OC present at the GA were also able to promote  NECSE during the project fair, for which a poster and flyers were made. The poster and flyers were  also  shown  during  the  SCORA  sessions,  since  this  is  the  main  target  group  of  NECSE.  The  presentation used at the project presentation session was also on the CD‐ROM all people attending  the SCORA sessions received.    After  the  GA,  the  registration  for  NECSE  2010  was  officially  opened.  To  make  sure  promotion  for  NECSE 2010 was started in all 12 Northern European countries, the NORAs from each country were  actively  contacted  by  email  and/or  Facebook.  After  contact  with  the  NORAs  and  informing  them  about the application procedure, multiple promotion e‐mails were sent using the mailing list and the  international SCORA servers (ifmsa‐scora@yahoogroups.com, scora‐europe@yahoogroups.com and  ifmsa‐ipet@yahoogroups.com). Unfortunately no official NECSE‐server was available at that time. To  increase  the  number  of  LORAs  reached,  a  Facebook  group  (NECSE  2010)  was  created  with  information and contact details of NECSE.      

10


Registration procedure  For the registration of NECSE 2010 an online application form was created using Google Docs. A link  to this application form was added to the promotion e‐mails and was published on the NECSE 2010  webpage and Facebook group. The application form contained the following questions:  - Name   - Gender  - Date of Birth  - Position (NORA, LORA, other)  - E‐mail address  - Home Address/country   - Phone number  - Passport Number  - Will this be your first NECSE‐meeting?  - Name and email address of NORA  Each country was given 4 delegate spots and since Finland is the host of NECSE 2011 they were given  the opportunity to send two extra participants (OC members of NECSE 2011). Places not filled by the  registration deadline (18th of December 2009), were divided over the countries interested in sending  extra  participants.  The  NORA  of  each  country  was  responsible  for  the  selection  of  their  delegates.  Only after confirmation of the NORA, applications were approved.   For  NECSE  2010,  53  participants  from  11  Northern  European  countries  were  accepted.  Unfortunately, no one from Norway could participate in NECSE 2010.     Country  Number of participants Austria  5  Denmark  3  Estonia  2  Finland  8  Germany  5  Iceland  5  the Netherlands  4  Poland  5  Sweden  4  Switzerland  6  United Kingdom  6    Providing of information  In  the  weeks  prior  to  NECSE  2010  the  participants  were  given  regular  updates  with  information  about the upcoming meeting, and the OC was available for questions.   In the first information mail that was sent 6 weeks prior to NECSE, the participants were informed on  what  to  prepare  for  NECSE.  Each  country  was  asked  to  prepare  a  poster  about  the  sex  education  project(s) in their country, for the poster presentations session, and they were asked to prepare a  method for the method exchange sessions (30 minutes per country).  They were also informed on  how to get to NECSE, at what time to register and they were asked to send a photo of themselves for  the social/message board.  

11


To  supply  the  OC  with  all  the  important  information  they  needed  from  the  participants,  a  questionnaire  was  sent  to  the  participants  2  weeks  prior  to  NECSE  using  Google  Docs.  This  questionnaire contained the following topics:   - Arrival and departure date/time/flight number  - Food requirements   - Allergies  - Medical conditions important for the OC to know  - Special medication  - Contact in case of emergency  - Room preference (girls‐only, guys‐only, mixed)  In  the  second  information  mail  that  was  sent  1  week  prior  to  NECSE,  the  participants  were  given  additional  information  about  the  (social)  program,  a  price  indication  of  services  available  during  NECSE (internet, drinks during dinner, etc.), how to get to NECSE and the participants were informed  about the shuttle service arranged by the OC from Bunnik train station to the NECSE venue. The e‐ mail also contained a packing list for the participants.   Besides  these  e‐mails,  the  NECSE  coordinator  was  available  for  any  additional  questions  the  participants had.    Executive phase  To give NECSE 2010 a professional appearance, a program booklet and name tags were created for  all  participants  and  guest  speakers,  which  were  given  upon  arrival  together  with  the  goodie  bags.  With  an  introduction  of  the  OC,  an  extensive  description  of  the  lectures  and  workshops  and  information about the social program, the program booklet gave a good overview of NECSE 2010.   At the end of the meeting each participant received a certificate of participation of NECSE 2010.     Closing phase  During NECSE 2010 lectures and workshops were given by guest speakers and a lot of methods were  exchanged by the participants. To make sure the participants got the most out of this meeting, the  OC created a DVD with all the information from the lectures, workshops and method exchanges as  well as photos made by the OC and the participants.   During NECSE 2010 a lot of new, good ideas arose, for instance on how to improve communication  between NECSE countries in the upcoming years. To improve future communication in between the  meetings  and  to  improve  the  means  of  promotion,  a  new  NECSE‐server  was  created:  ifmsa‐ necse@yahoogroups.com.                

12


Educational program    One of the main aims of the NECSE is to improve the exchange of experience and knowledge. This  makes  the  educational  program  the  most  important  part  of  the  NECSE.  Therefore  the  whole  OC  worked on preparing a good educational program.     Preparation phase  Brainstorm of possible topics  About one and a half year in advance multiple brainstorm sessions were held about the educational  program.  The  outcome  of  these  brainstorm  sessions  was  that  NECSE  should  consist  of  multiple  lectures. The topics had to be about “fresh” subjects which were not discussed in at least the former  two NECSEs or which gave a new vision on old topics. The aim was to also include a typical Dutch  subject in a lecture and to have a lecture that gave a funny view on a subject regarding sex. The idea  of having workshops was also raised during these brainstorm sessions.   The most interesting topics were picked from a list of possible topics for lectures. On this list were  the following topics:  - Loverboys/trafficking/prostitution  - Sexuality on the internet  - Unusual sexual preferences  - Sexual violence  - Crossing sexual boundaries  - HIV/AIDS vaccine  - The positive side of sex and sexuality  Later on didactics was also added to this list when the evaluation of NECSE 2009 in Iceland showed a  great demand for this topic among the participants.   Next to external speakers an important part of the educational program had to be organized by the  NECSE delegates themselves. The  method exchange is held every NECSE and makes  up  one of the  most  important  parts  of  the  educational  program.  The  method  exchange  was  also  to  be  included  during  this  NECSE.  Furthermore  each  delegation  had  to  present  a  poster  with  information  about  their  sexual  education  project.  Finally  countries  were  given  the  opportunity  to  give  a  workshop  during the NECSE.     Lecturers and workshops  Six  months  before  the  start  of  NECSE  2010  a  list  was  made  of  possible  speakers  who  could  give  a  lecture or workshop about the preferred topics. This was behind schedule according to the timeline  in the project proposal. It is advised to start searching for lecturers about one year in advance, also  due to the fact that the NECSE is usually in the Easter weekend and people are not widely available.  To  make  up  the  lost  time  each  OC  member  was  given  a  set  of  possible  lecturers  who  had  to  be  approached. Due to the effort of the whole OC enough lecturers were found eventually.   Speakers were approached by e‐mail with information about the project and the expectations of the  OC about the lecture. In some cases a lecturer was approached personally by OC members.   When a speaker agreed to give a lecture or workshop the OC member responsible for approaching  this  lecturer  remained  responsible  for  the  communication  with  this  lecturer.  The  communication  consisted  of  answering  questions,  giving  information  about  what  was  expected  of  the  lecture  or  workshop in more detail and the proceedings of the organization and giving basic information about  travel expenses, date, time and duration of lecture, available materials, etcetera. 

13


When  a  possible  speaker  was  not  able  to  come  they  were  asked  to  advice  about  other  possible  speakers. This provided the OC with contact information of other possible lecturers. Sponsors also  gave suggestions for possible speakers.  Finally  seven  speakers  were  selected  to  give  a  lecture  or  workshop  during  the  NECSE.  All  these  lecturers  were  asked  to  write  a  short  introduction  about  themselves  and  the  topics  they  would  address.  This  introduction  was  used  for  our  program  booklets  and  had  to  be  written  in  English.   Furthermore, guest speakers were asked to send their presentation to the OC one or two weeks in  advance. This was important for 2 reasons. Firstly, it gave the OC an overview of the content of the  presentation  and  therefore  the  lectures  could  be  checked  for  possible  overlaps.    Secondly,  the  presentation could be added to the DVD for participants.    Poster presentations  Every  country  had  to  prepare  a  poster  that  explained  the  way  their  sexual  education  project  was  organized in their country. During the NECSE each country had a couple of minutes to present their  poster. To help the countries with the preparations of the poster a list with questions was sent to  the  delegates.  The  questions  could  be  answered  on  the  poster  and  so  it  served  as  a  guideline  for  making��the poster. The questions asked where:   1. How many LORAs does your country have?  2. How many peer educators do you train every year?  3. How are your peers trained?  4. Who are the peers? Only Medical students?  5. How many schools do you visit?  6. How many high school students do you reach annually?  7. With what type of transport are the schools visited?  8. Do the peers get paid?  9. How is your project funded?  10. Which subjects are the focuses of your sex education classes?  The  country  with  the best poster received a prize.  The  OC decided to hand out  this  prize  to make  sure the countries put effort into their posters.     Method exchange  For a large part NECSE is about method exchanges. During these method exchanges the delegates  from different countries present one or more of their successful methods and this usually proves to  be  a  great  inspiration  for  other  countries.  In  former  years  every  country  was  asked  to  prepare  at  least  one  method  which  would  then  be  presented  during  the  NECSE.  Unfortunately  sometimes  countries  prepared  the  same  method  because  of  lack  of  communication.  The  OC  decided  to  ask  countries  to  send  in  their  methods  six  weeks  before  the  start  of  NECSE.  In  this  way  we  prevented  that two countries would explain the same method during the NECSE.     Executive phase  Lecturers  During  the  NECSE  the  lecturers  were  accompanied  by  their  contact  person  from  the  OC.  This  OC  member provided him/her with a goodie bag, tea or coffee and something to eat and stayed with  the lecturer from the moment they arrived until the moment they left. The OC member also made  sure  the  lecturer  was  accompanied  to  the  lecture  room  and  that  everything  was  set  up  for  the  presentation.  During  the  lecture  the  OC  member  would  make  pictures  with  permission  of  the  speaker.     The different lectures where: 

14


-

Gerjo Kok: Sex education as health promotion: what does it take?  This  lecture  was  about  implementing  results  from  studies  into  sexual  education  for  the  classroom. This was done by giving an extensive review of all the things a sexual education  project needs. This was divided in steps which involved having a good objective, designing a  method  which  matches  the  objective  and  testing  if  the  method  actually  helps  with  getting  the objective.   - René Kropman: Medical sexology, a new specialism  René Kropman is an urologist and gave a lecture about medical sexology focusing mainly on  the medical sexology education and the different aspects of this specialism.   - Linda Futa – van Goch: Pimp boys / lover boys  Loverboys are a Dutch term which is used for boys or men force young girls into prostitution.  The last couple of years the phenomenon of loverboys has been given a lot of attention in  the Netherlands. In other countries the phenomenon of loverboys is not well known. Linda  gave  a  lecture  from  personal  experience  since  she  became  the  victim  of  a  loverboy  –  or  pimpboy as she would call them – 26 years ago. Since a couple of years she has been giving  lectures and workshops throughout the Netherlands.   This lecture was very impressive and really opened the eyes of the participants. A lot of them  realized that loverboys probably existed in their countries as well, they just hadn’t noticed it  before. In the end evaluation this lecture received positive comments from the participants.   The workshops where:  - Willem‐Jan Cuypers: How to discuss sex?  Willem‐Jan  Cuypers  is  an  MD  who  works  at  a  public  health  office  as  a  sexologist.  The  workshop was about the public health office and the right way to address sexuality. At first  his workshop was more a lecture, after a while the participants started to ask questions and  got more involved in the subject so it got more interactive.   - Gee van Duin: Pathos and passion – Thinking, choosing and acting for classroom contact  Gee van Duin is a high school biology teacher in the Netherlands and teacher trainer at the  University  of  Amsterdam.  During  this  workshop  he  focussed  on  didactics  through  an  interactive  workshop.  Before  the  start  of  the  NECSE,  he  asked  the  participants  to  fill  in  a  survey with questions about the sex education (projects) in their home countries. During his  workshop,  he  used  the  information  from  these  surveys  to  really  focus  not  only  on  the  Netherlands,  but  also  on  all  the  other  countries  attending  the  NECSE.  This  made  the  workshop interesting for all the participants. Furthermore, an exercise was done outside, in  which participants had to stand in a line with their eyes closed. If they agreed with a certain  statement they had to step to the left, if they disagreed they had to step to the right. This  was a good exercise to get a discussion going about certain topics.  Participants indicated they enjoyed this workshop and found it quite interesting, especially  considering the fact  the he used ‘real’  information that he retrieved from the surveys as a  basis for his workshop.  - Sanderijn van der Doef: Sex and media, sex education  Sanderijn van der Doef is psychologist and sexologist specialized in the sexual development  and education for young children. During the workshop she focussed on the need to start at  an early age with sexual education and how this is best done. The workshop was interesting,  but  the  title  of  the  workshop  did  not  match  with  the  subject‐matter.  Therefore  some  participants had wrong expectations about the workshop. Still the workshop was very much  appreciated and there was a lot of interest in giving sexual education to young children and  the way to do this. Some of the participants where even interested in translating the method  she has developed for this purpose into their own language.  - Peter Leusink: Pornofication of society, facts and views 

15


-

-

Peter  Leusink  is  a  sexologist  and  GP.  His  workshop  was  about  the  pornofication  of  society  and  the  necessity  to  distinguish  between  facts  and  views  in  this  matter.  He  showed  the  participants  multiple  movies  about  the  change  in  the  way  how  people  and  media  look  at  porn.  After  the  movies  there  were  discussions  about  pornofication  in  smaller  groups,  this  was really interactive and the participants liked it.   UK delegation: Violence in teenage relationships   The English delegation prepared a workshop about violence in teenage relationships where  they  explained  the  problem  with  statistical  data  and  discussed  the  way  this  could  be  addressed during peer‐education lessons.   Swedish delegation: Heteronormativity  The Swedish delegation prepared a workshop about heteronormativity where they focussed  on gender matters and the way people are perceived by others.  This was done using a story,  after which the group was divided into smaller groups and a discussion about the story was  held. 

  Poster presentations  The idea of a contest with a small prize for best poster presentation worked well. All the countries  prepared  a  poster  in  advance  and  a  lot  of  effort  was  put  in  the  posters  and  the  presentations.  Unfortunately one country (Austria) forgot their poster in the train. They made a new poster on the  arrival  day  and  explained  their  project  using  flip‐over  sheets.  The  poster  presentations  were  a  success.     Method exchange  For  this  NECSE  participants  were  asked  to  prepare  a  method  and  send  this  to  the  NECSE‐OC.  However even after multiple requests from the OC not every country sent in a method in advance.  Consequently, two countries prepared one certain  method. Therefore, one country had to make a  last minute change in plans, which decreased the quality of their method. Remarks about this were  made in the end evaluation.  Future NECSE countries are advised to send in their method exchanges  in advance to make sure no method is prepared by multiple countries.  The method exchanges where interesting and a lot of new methods where exchanged. Especially for  Estonia the method exchanges were very useful because they do not have a sexual education project  themselves anymore.   All  the  methods  were  evaluated  by  another  country;  the  other  country  described  what  they  liked  and what they would improve about the method, furthermore they evaluated if the method could  be suitable for their own country.    Closure phase  NECSE‐DVD  All  the  NECSE  participants  received  a  DVD  with  the  information  that  was  exchanged  during  this  NECSE. Next to all the photos that were taken, the DVD contained the powerpoint presentation and  handouts  used  by  the  lecturers,  the  methods  presented  during  the  method  exchange  and  all  the  other information that was gathered during NECSE 2010.         

16


Social Program    Because  NECSE  is  a  conference  that  is  about  sex  education,  it  is  important  to  have  a  good  and  friendly  atmosphere.  The  Social  Program  helped  creating  a  group  spirit.  Next  to  this,  participants  learned many methods to get to know each other and to break the ice, which can be very helpful  during our lessons at primary or secondary schools.    Preparation phase  Six months before NECSE 2010 a brainstorm about the themes of the three evenings was held.  The Old Dutch Games‐ theme event was chosen for the first night. Because of the historical venue a  prom  theme  was  chosen  for  the  second  night.  The  theme  would  be  ‘Knights  and  Princesses’.  Traditionally  there  is  always  a  National  Food  and  Drinking  Party  on  every  international  IFMSA  meeting. This party was held on the third night.   In  the  following  months,  a  manual  for  the  Social  Program,  including  a  shopping  list  of  what  was  needed, was written.  About one week before the NECSE, all participants received an e‐mail with a  packing list for the Social Program. A week before the NECSE all the shopping was done. In the last  week all the items needed for the Old Dutch Games and the NECSE name game were prepared. In  the last week a planning was made about which OC member would be on emergency duty on which  evening. On that night the OC members remained sober, watched over safety of the participants and  the venue during the party and acted as contact persons in case of an emergency. Should a car be  needed for an emergency, that OC member would be able to drive. At the end of the party the OC  members on duty cleaned up the rooms in which the party was held.     Executive phase  The Social Program consisted of five pillars that will be described separately.  1. Get to know each other games & introduction Social Program  Before  NECSE  officially  opened,  early  arrivals  had  the  opportunity  to  join  the  get‐to‐  know‐each‐ other games. The goal of these games was to make contact with other participants before the actual  NECSE 2010 program had started.   During the Opening Ceremony, the Social Program and the NECSE name game was presented. Every  participant found a name card beneath his chair. The goal of this game was to collect as many name  cards  from  other  participants,  which  could  be  obtained  by  kissing  the  person  mentioned  on  your  name card on the cheek. If you succeeded without anyone else noticing you received his/her name  card and you would continue trying to kiss the person named on the newly obtained card. This game  took place during whole meeting and in the Closing Ceremony a winner was chosen.  2. Old Dutch Games  On the first evening a party was organized in which old Dutch games were presented with a twist.  Participants were divided into 9 groups that played several different traditional Dutch games with a  sexual  aspect  added  to  them.  In  this  way  NECSEs  theme  was  combined  with  learning  something  about  The  Netherlands.  With  each  game  a  group  could  earn  points.  After  finishing  all  games  a  winning team was chosen.  Some examples of games played:  - Testicle run: an estafette with boiled eggs which looked like testicles  - Scrotumjumping: an estafette while jumping in a bag that looked like a scrotum  - Bite the penis: while blindfolded try to eat peniscookies hanging from a wire.        

17


3. Prom: Knights and Princesses  The second evening was opened with a speed dating session in the Ridderhofstad. Torches were put  outside  this  ‘castle’  to  create  atmosphere  and  all  participants  were  welcomed  at  the  door  of  the  ‘castle’ with a nice cocktail called a ‘Flirtini’. The participants had put much effort in their outfits and  lots  of  nice  pictures  were  made.  During  the  speed  dating  everyone  had  a  few  minutes  to  have  a  conversation with another participant before moving on to the next one.  Questions were prepared  by the OC, but of course the participants could come up with their own questions. After the speed  dating  the  official  prom  opened  in  the  StayOkay  Bunnik  Café  and  elections  were  held  to  choose  a  prom King and Queen.  4. National Food and Drinking Party  On  the  last  evening  the  traditional  National  Food  and  Drinking  Party  was  organized.  Each  country  had a table to share the food and liquors that are unique to their countries. Moreover, everyone was  dressed up in their national colors, costumes or an outfit with a theme typical for their country. For  this  evening  a  musical  playlist  was  prepared  by  the  OC  with  a  few  songs  from  all  the  participating  countries. The party was opened with a photo presentation form previous parties.  5. Secrets and Gossip  At the entrance of our conference building a message board was placed with an envelope for every  participant with his or her picture on it. In this way participants could send (anonymous) messages  to  each  other.  Next  to  the  message  board  was  the  Social  Board.  Participants  could  place  group  messages and gossip on this board.    Closure phase  All the getting to know each other and icebreaker games used during the NECSE 2010 were put on  the DVD which was sent to all the participants. Also a lot of pictures from the social program were  put on this DVD.   

18


Evaluation by participants     The  evaluation  by  participants  was  done  daily  by  giving  the  participants  the  opportunity  to  write  their comments on red and green papers. Because of Easter these papers were in the shape of an  egg.  On  the  red  eggs  the  participants  wrote  down  negative  comments  or  advice  for  improvement  and on the green eggs the positive comments. The OC reviewed the comments afterwards and tried  to improve things if necessary and possible.     At the last day of NECSE the participant had the chance to evaluate the NECSE as a whole. This was  done  by  giving  the  participants  big  sheets  on  which  they  could  write  down  their  negative  and  positive comments on the food, accommodation, social program and general program. Besides that  they had the possibility to write down tips for next year’s NECSE OC (Finland) and things they have  missed during this NECSE.   Also, they had to rank the NECSE, on a 1 to 5 star scale. There were also some blank sheets for other  comments from participants. In this chapter there will be an overview of the things the participants  wrote down on the different evaluation sheets that are mentioned above.     Food  There  were  a  lot  of  contradictory  comments  on  the  food;  some  people  mentioned  that  there  was  too little food (mainly during lunch and dinner) while others did not go hungry at all (they all liked  the  amount  of  food  available  during  breaks).  Some  things  all  participants  agreed  on  were  the  bad  coffee and the fact that there was not much variety during breakfast, lunch and dinner. They were  also surprised by the amount of bread Dutch people are eating on a regular day. But, they enjoyed  the Dutch food during snack breaks and diner on Saturday.   One last comment that was given on the food and drinks is the large use of plastic, it was used really  often and there was no recycling or alternative available.     Accommodation  The next subject is the accommodation; people really agreed on the fact that the surroundings were  beautiful and liked the idea of mixed nationalities in one room.   They also mentioned that there were too few showers and toilets in the building for the number of  people.  Therefore  the  showers  and  toilets  got  dirty  easily..  The  OC  read  the  complaints  about  the  showers  and  toilets  only  at  the  end  evaluation,  as  it  was  not  mentioned  before  by  any  of  the  participants. If the OC had known it earlier they could have discussed this with the StayOkay staff.    Social program  There were not so many serious negative comments on the social program; only that some people  missed an Easter theme and a field trip and some people did not like the early wake up calls.   But most of the participants wrote down that they really enjoyed it and loved the good atmosphere.    General program  The  participants  were  really  enthusiastic  about  the  lecture  of  Linda  van  Gogh,  as  an  ex‐loverboy  victim. Besides they liked the  diversity of topics and the variation between  serious topics, method  exchange and breaks.   The things they did not like about the general program were the overlapping methods and the fact  that not all workshops/lectures were applicable for all countries.      

19


What did you miss during this NECSE?  Some things the participants missed during this NECSE; Boyfriend, sleep, bedrooms for less persons,  a bigger room for the lectures, outside activities  and small working groups.    Tips for next year’s OC (NECSE 2011 ‐ Finland);  ‐ More showers and toilets  ‐ More frequent cleaning of showers and toilets  ‐ No bunk beds  ‐ More variety in method exchange topics  ‐ Wireless internet access  ‐ More spare time  ‐ Bigger lecture room    NECSE Ranking;    *  0  **  0  ***  1  ****  6  *****  45    Blank sheet;  At the end, we had a blank sheet with some comments to the OC;     - “This is my fifth international meeting and I think that you’ve done the best job ever,  concerning organization, social, level of sessions, food time and actually everything I can  even imagine. Thank you so much and you should become an example for every next OC‐ team.”    - “Thanks for the great overall organization. Great that you’ve been available all time.”     - “You’ve been very professional and helpful, always trying to help me out with a smile  whenever I’ve had a question. Great job, you’re awesome! PS Love the logo!”     And a blank sheet on which all the participants wrote their name. In the middle of this sheet there  was a big ‘Thank You’.                        

 

20


Financial Report NECSE 2010 ‐ Debet

A 1 2 3 B 1 C 1 2 D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 E 1 2 3 F 1 2 3 4 G 1 2 3

Description Secretariat Enveloppes Costs for stamps Costs for making copies Bank expenses Bank card Travelling expenses Travelling costs NECSE‐OC members Costs for driving the participants to and from the location Accommodation  Accomodation during the week including breakfast (per person) Accomodation during the weekend including breakfast (per person) Coffee, thea, soda and snacks during the day (per person) Lunch (per person) Diner (per person) Meeting room (per person) Beamer  Screen for projection of the beamer Flipover Educational program Costs for lectures  Gift for the lecturer Travelling expenses for the lecturer Social program Social program 2nd of april Social program 3th of april Social program 4th of april Other expenses After‐NECSE package Costs for sending the packages Enveloppe Information dvd

Sum €                 ‐ €                 ‐ €                 ‐

Amount

Subtotal

Total €                 ‐

1 €               ‐ 1 €               ‐ 1 €               ‐ €             26,25

€               3,75

7 €           26,25

€             25,00 €             50,00

8 €         200,00 1 €           50,00

€           250,00

€ 10.365,00 €              26,50 €              28,00 €               3,00 €               8,50 €             14,00 €             13,75 €                 ‐ €                 ‐ €                 ‐

60 120 180 180 180 60 1 1 1

€     1.590,00 €     3.360,00 €         540,00 €     1.530,00 €     2.520,00 €         825,00 €               ‐ €               ‐ €               ‐ €           250,00

€           150,00 €             10,00 €             15,00

1 €         150,00 4 €           40,00 4 €           60,00 €       1.030,00

€               5,00 €               5,00 €               3,00 €           250,00

60 60 60 1

€         300,00 €         300,00 €         180,00 €         250,00

€                 ‐ €               0,50 €               0,72

12 €               ‐ 12 €             6,00 12 €             8,64

€             23,28

Expenses €             51,50 €                  ‐ €                  ‐ €              51,50 €             14,43 €              14,43 €           348,02 €           348,02 €                  ‐ €     10.380,36 €        1.590,00 €        3.360,00 €           555,36 €        1.530,00 €        2.520,00 €           825,00 €                  ‐ €                  ‐ €                  ‐ €           290,36 €              92,73 €           149,99 €              47,64 €           933,37 €           299,93 €              74,45 €           299,93 €           259,06 €             61,20 €                  ‐ €                  ‐ €              61,20


H

I J K L

4 Photo dvd Other costs 1 NECSE t‐shirts 2 Cleaning means 3 NECSE‐OC t‐shirt Subtotal Unexpected costs 0% Overhead costs IFMSA‐NL Total

€               0,72

12 €             8,64 €           560,00

€             15,00 €             30,00 €             10,00

30 €         450,00 1 €           30,00 8 €           80,00 € 12.504,53 €           625,23 €                 ‐ € 13.129,76

€                  ‐ €           401,08 €           125,00 €              20,08 €           256,00 €     12.480,32 €           584,91 €                  ‐ €     13.065,23


Financial Report NECSE 2010 ‐ Explanation Debet A

B

C D

E

F

G

H

Secretariat 1,2 These were provided by the medical faculties. 3 When the budget was made, the OC did not take in to account that colour prints are not free at the faculties. Colour prints were made  in a printshop. Bank expenses 1 The bank expenses were €3,75, every three months. A total of six months was charged by the bank. Besides that the bank charged costs for debet interest. After these two quarters, the bank costs were deducted from the interest by the bank.  Travelling expenses 1,2 It was impossible to keep the costs for transport of the participants and other travel expenses apart. That is why all the expenses are under C1.  Accommodation 1,2,4,5,6 These were the arranged prices with Stayokay Bunnik. 3 The OC provided the participants with coffee, tea and snacks. 7,8,9 These facilities could be borrowed from the faculties. Educational program 1 None of the invited guest speakers charged money for their lectures. There was coffee and tea offered to every guest speaker before and  after his or her lecture. Costs were also made for educational materials which the guest speakers used.  2 At the time the budget was made, the OC expected to invite four guest speakers. However, during the completion of the educational  program, the idea to implement two workshop rounds arose and was carried out. In the end seven guest speakers were invited. After it was   clear that there was enough sponsoring, it was decided to buy more expensive gifts to thank the guest speakers for coming over to the NECSE   during Easter weekend.  3 These are the travelling expenses made by guest speakers. Social program 1,3 The costs for the social program on Friday and Sunday are equally divided over these two items.  2 Saturday night's social program was in the Stayokay Cafe where the participants bought their own drinks. Only the first drink was free for  the participants. 4 These are the expenses for decoration and materials needed for the social program. After‐NECSE package 1 Packages could be sent for free at the medical faculties. 2 These were provided by the medical faculties. 3,4 To spread the information of the NECSE as widely as possible, it was decided to give every participant a DVD with all the presentations,  methods and pictures. On the budget there was only one DVD per delegation. Besides that the DVDs were more expensive than expected.  Other costs 1 Instead of t‐shirts, it was decided to orde boxershorts for the participants. These boxershorts cost € 12,‐ per boxershort. Ten participants  ordered a boxershort. Besides that there were € 5,‐ print costs. The participants did not have to pay for these extra costs.


J

2 These were the costs for cleaning means. 3 The costs of an OC‐shirt with NECSE logo were € 20,‐ per shirt. After it became clear that there was enough sponsoring, it was decided to  order another garment which could also be sold to the participants. The OC decided to order a boxershort with the NECSE‐logo. These  boxershorts cost € 12,‐ per boxershort. In this way the NECSE boxershort could also be promoted to the participants for the sale later on.  Unexpected costs There were multiple unexpected costs. The most important costs were the program booklets which were forgotten on the budget. The OC  decided to print the program booklets in colour, despite the high expenses. The opinion of the OC was that the program booklets were  more beautiful and legible when they were in colour and it contributed to the professionality of the NECSE. Another unexpected cost was the  rental of portophones. The area of Stayokay Bunnik was quite large and there were 3 different buildings used, that was why it was useful  to have portophones for easy communication within the OC. €     0,75    Bank costs for small change €   33,00    Keycords €     9,75    Laminating pouches €   14,40    Name tags €   75,95    Participants certificates and other colour prints € 147,56    Portophones € 282,30    Program booklet NECSE 2010 €   20,00    Taxi costs €     1,50    Wireless Internet at Stayokay


Financial Report NECSE 2010 ‐ Credit

W

X Y Z

Description Participants cost 1 Registration fee  2 Registration fee NECSE‐OC members Clothes 1 Sale of NECSE t‐shirts Sponsoring Total

Sum

Amount

Subtotal

€           100,00 €           100,00

52 €     5.200,00 8 €         800,00

€             15,00

30 €         450,00

Total €       6.000,00

€           450,00 €       6.679,76 €     13.129,76

Debet Credit

€      13.065,23 €  ��   12.620,00

Sponsoring required Sponsoring achieved Funded by IFMSA‐NL

€        7.645,23 €        7.200,00 €           445,23

Income €       5.300,00 €        5.300,00 €                  ‐ €           120,00 €           120,00 €       7.200,00 €     12.620,00


Financial Report NECSE 2010 ‐ Explanation credit W 1 2

X 1 Y 1 2 3 4 5 6 7

Participants costs There were 53 participants. The OC has chosen to refund their own registration fee. This is decided because the OC made a lot of expenses during all the  preparations for the NECSE. The teambuilding/work‐weekends were paid by the OC‐members themselves as well as the travel costs for   these weekends, except for the travel costs for the last teambuilding/work‐weekend. This decision was made after it was clear that    there was enough sponsoring. Clothes Ten participants have ordered a NECSE‐boxershort, the boxershorts costed € 12,‐.  Sponsoring The NECSE 2010 received € 500,‐ sponsoring of the Nederlandse Vereniging van AIDS Behandelaren. The NECSE 2010 received € 2000,‐ sponsoring of the Nederlandse Vereniging voor Seksuele Hervorming. The NECSE 2010 received € 500,‐ sponsoring of Asha International. The NECSE 2010 received € 750,‐ sponsoring of the Rutgers Nisso Groep. The NECSE 2010 received € 450,‐ sponsoring of Noord Negentig Accountants The NECSE 2010 received € 500,‐ sponsoring of the Nederlandse Vereniging Voor Seksuologie. The NECSE 2010 received € 2500,‐ sponsoring of the AIDS Fonds.


List of abbreviations    NECSE     OC    IFMSA‐NL  NORA    SCORA    LORA    GA    AM   

‐ Northern European Cooperation of Sex Education projects  ‐ Organizing Committee  ‐ International Federation of Medical Students’ Associations – the Netherlands  ‐ National Officer on Reproductive health including AIDS  ‐ Standing Committee on Reproductive health including AIDS  ‐ Local Officer on Reproductive health including AIDS  ‐ General Assembly  ‐ August Meeting 

 

27


NECSE2010 Final Report