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Return‐on‐Investment (ROI)‐Analyse    1. Übersicht über den finanziellen Nutzen einer Elektronischen Patientenakte  (EPA)   Nutzen von computerbasierten Patientenakten für Augenkliniken  Die  EPA  trägt  in  großem  Maße  zu  einer  Reduzierung  der  klinikinternen  Archivierung  und  Erstellung  der  Krankenakten  bei.  Mithilfe  einiger  Systeme  wird  eine  grafisch  dargestellte,  automatische  Analyse  der  Sehschärfe  und  des  Augeninnendrucks  durchgeführt,  die  die  Entscheidungsfindung  des  Arztes  beschleunigt  und  verbessert.  Desweiteren  wird  der  Patientendurchsatz  durch  automatisierte  Geräteschnittstellen  und schnelle Dateneingabeverfahren, wie zum Beispiel Vorlagen für die Erfassung von  Arbeitsabläufen, gesteigert. Die Datenübermittlung erfolgt nur noch fast ausschließlich  per  Computer  und  nicht  mehr  durch  Klinikmitarbeiter.  Durch  die  EPA  werden  Übertragungsfehler  reduziert  und  Fehler  bei  der  Verschreibung  von  Medikamenten  oder  sogar  falsche  Entscheidungen  bei  der  Behandlung  können  vermieden  werden.  Selbst  die  traditionelle  Arzt‐Schreibkraft‐Beziehung  wird  durch  die  gründlichere  computergesteuerte  Abschrift  der  diktierten  Befunde  verbessert.  Die  herkömmliche  ophthalmologische  Fotografie  wird  durch  sofort  verfügbare,  digitalisierte  Bilder  von  Netzhautkameras  oder  videotauglichen  Spaltlampen  ersetzt.  Dies  wiederum  führt  zu  Zeit‐  und  Geldeinsparungen.  Wenn  das  hochentwickelte  EPA‐System  in  Co‐ Management‐Netzwerken  eingesetzt  wird,  können  zum  einen  Informationen  über  einen  „elektronischen  Briefkasten“  ausgetauscht  und  zum  anderen  Video‐ Telefonkonferenzen in Echtzeit durchgeführt werden einschließlich der Abbildung von  OCT‐Dateien, Gesichtsfeldern und Fundus‐Bildern.  Professionelle  EPA‐Systeme  (wie  die  ifa‐Software)  sind  so  “benutzerfreundlich”,  dass  die EDV‐Laien unter den Benutzern die medizinischen Einträge schnell und strukturiert  erfassen können. Zudem wird der Zeit‐ und Kostenaufwand für manuell erstellte Briefe  an  Kollegen  und  andere  benötigte  Korrespondenz  durch  einfache  Funktionen  der  Datenzusammenführung  mit  teilweise  vorformulierten  Briefen  eliminiert.  Aufgrund  ihrer  Benutzerfreundlichkeit  und  der  umfassenden  Datensammlung,  stellt  die 

   


computerbasierte Patientenakte  im  Falle  eines  Rechtsstreits  eine  rechtssichere  Grundlage dar.    Übergang zur computerbasierten Patientenakte  Jeder,  der  die  Einführung  computerbasierter  Patientenakten  in  Erwägung  zieht,  sollte  wissen,  dass  die  Einführung  mit  dem  richtigen  Produkt  und  der  professionellen  Unterstützung eines erfahrenen Teams mühelos durchgeführt werden kann. Allerdings  führt  die  Umstrukturierung  auch  einige  unvorhergesehene  Neuerungen  mit  sich,  wie  z. B die Organisation der Änderungen im Klinikablauf, Gespräche mit Mitarbeitern, die  das  neue  System  nicht  annehmen  wollen,  Zeitplan  für  umfassende  Schulungen  sowie  Einplanung  eines  gewissen  Zeitraums,  in  dem  sowohl  der  Papierbetrieb  als  auch  das  papierlose System gleichzeitig verwendet werden.   Solange  Datensicherungsprogramme  zur  Erstellung  von  Softwarekopien  der  Patientenbesuche  durchgeführt  werden,  sollte  nicht  noch  mehr  als  das  bereits  in  der  Augenklinik vorhandene Papier erzeugt werden.  In  den  meisten  Augenkliniken  wird  zwar  bereits  ein  KIS‐System  (Krankenhaus  Informations‐System)  angewandt,  allerdings  muss  noch  die  vom  EPA‐System  angebotene  Funktion  zur  Erstellung  der  Krankenblätter  hinzugefügt  werden.  Beide  Systeme  werden  standardmäßig  in  einer  Augenklinik  nebeneinander  über  eine  Schnittstelle angewandt. Normalerweise sollte eine einzelne Schnittstelle basierend auf  Standardvorgaben  wie  HL7,  DICOM  oder  auf  den  IHE‐EyeCare‐Konzepten  (siehe  Glossar) entwickelt werden. Abhängig von den Anforderungen der Augenklinik, können  zusätzliche  Informationen  basierend  auf  einzelnen  Softwaretechniken  von  den  Systemen gemeinsam benutzt werden.    Produktivität der Augenklinik  Ein  leichter  Rückgang  (ca.  5‐10  Prozent)  der  Produktivität  einer  Augenklinik  auf  Untersuchungsebene  zwei  bis  drei  Monate  nach  der  Installation  der  Elektronischen  Patientenakte (EPA) kann als normal angesehen werden. Dies  ist  auf den Lernprozess  des  Fachpersonals  sowie  der  Ärzte  für  die  neue  Datenerfassungsmethode  zurückzuführen.  In  der  Regel  übersteigen  die  Produktivitätsniveaus  der  Ärzte  und  Mitarbeiter die Niveaus des papierbasierten Systems zwischen dem dritten und vierten       


Monat nach  Einführung.  Die  Zeitersparnis  durch  die  Automatisierung  von  Arbeitsabläufen,    Integration  der  Geräte,  Aufnahme  der  Krankengeschichte,  das  Schreiben  der  Korrespondenz  sowie  die  Aufzeichnung  der  Untersuchungsergebnisse  führt normalerweise zu einer  Produktivitätssteigerung von insgesamt 15 ‐ 20 Prozent.  In  sechs  bis  neun  Monaten  kann  die  Produktivität  gegenüber  papierbasierten  Aufzeichnungen  um  insgesamt  35  ‐  40  Prozent  steigen.  Dies  ist  auf  die  verringerte  Abhängigkeit von papierbasierten Aufzeichnungen zurückzuführen, verbunden mit dem  Nutzen der digitalisierten Bildgebungsverfahren, der schnelleren Behandlungsplanung,  der  automatischen  Generierung  von  Formbriefen  sowie  den  Schwierigkeiten  in  Verbindung mit Übertragungsfehlern. 

**Tatsächliche Ergebnisse können variieren und hängen von der Fähigkeit der  Augenklinikmitarbeiter ab, das System zu erlernen und zu übernehmen.           


Auswirkungen computerbasierter Krankenblätter auf die Produktivität    Funktion 

Patientenregistrierung Zugriff auf Daten zur  Verlaufskontrolle (Visus, IOP)  Voruntersuchung (Lensmeter,  Autorefraktometer, Tonometrie,  Perimetrie, OCT, HRT usw.) 

Geschätzte Erhöhung der Produktivität  (schnellere Dateneingabe bzw. ‐abfrage oder  Entscheidungsfindung)  0% 100% (2,5‐5 Minuten im Vergleich zu sofortig)

10%‐15% ‐ Abhängig vom Gebrauch der  Diagnosegeräte und der automatisierten  Phoropter, die mit Werten von  Autorefraktometern voreingestellt sind usw.  Eingabe von Untersuchungsdaten  25‐50% ‐ dies hängt von der bisherigen  in den Patientenbericht  Methode und der geplanten  computergesteuerten Methode ab (Vorlagen  zum Arbeitsablauf)  Patientenschulung  0‐50% ‐ hängt von der bisherigen Methode ab.  Der Gebrauch von Computergrafiken und  digitalisierte Bildern hilft hier außerordentlich.  Entscheidungsfindung des Arztes  0‐50% ‐ hängt von den Methoden der    Augenklinik ab. Am Computer erzeugte  Trenddiagramme der Sehschärfe, IOPs,  Gesichtsfelder usw. beschleunigen die  Auswertung. Unmittelbar zugestellte  digitalisierte Bilder erleichtern zudem die  Entscheidungsfindung.  Diktate & Briefe  mindestens 50% ‐ vorgeschriebene  Standardbriefe, die klinikspezifisch erstellt  werden unter automatischer Eingabe von  speziellen Patienten‐, Mitarbeiter‐ und  Untersuchungsdaten, können auf Wunsch  erzeugt werden.  Statistische Untersuchungen und  Diese Funktionalität ist nur unter Verwendung  Abfragen, Ergebnisse, Kosten pro  computergesteuerter Elektronischer  Patient  Patientenakten (EPA) verfügbar. Der Versuch,  diese Daten manuell zu erfassen, wäre nicht  realistisch.  Datentransfer zwischen Arzt und  50% ‐ internes Nachrichtensystem (Messenger),  Mitarbeitern  von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz, durch diese       


Kommunikationsart entfallen Notizen und Wege durch die Augenklinik  Eine Verbesserung der Arbeitsleistung hängt  hier von der Erfahrung und den Fähigkeiten des  Personals ab. Die ifa‐Software bietet eine  Übertragungsmöglichkeit der  Abrechnungscodes in das KIS‐System. Ebenfalls  kann eine Privatabrechnung für die  Abrechnungscodes durchgeführt werden. 

Kodierung (Diagnose,  Abrechnung) 

 

   


Erforderliche Ausstattung und Einsatzbereiche  Aufgrund  der  Tatsache,  dass  die  erforderlichen  Daten  für  eine  vollständige  Elektronische  Patientenakte  an  vielen  Stellen  in  der  Augenklinik  gesammelt  werden  und  zugänglich  sein  sollten,  wird  eine  Art  „Computernetzwerk”  benötigt.  Dies  bedeutet,  dass  an  der  Stelle,  an  der  Daten  gesammelt  oder  überprüft  werden,  ein  „Arbeitsplatzrechner“ vorhanden sein sollte.  In  einem  voll  funktionstüchtigen  Netzwerk,  in  dem  computerbasierte  Elektronische  Patientenakten verwendet  werden, sind Arbeitsplatzrechner an der  Rezeption, in den  Räume  für  die  Voruntersuchung,  den  OCT‐  und  HRT‐Räumen,  Räumen  für  die  Untersuchung  des  Gesichtsfeldes,  Fotografieräumen,  Laserräumen,  Untersuchungs‐ räumen,  OP‐Räumen,  auf  dem  Schreibtisch  des  Arztes  und  in  den  Verwaltungsbereichen vorhanden.  Der  Netzwerktyp  hängt  von  der  erforderlichen  Dateneingabe  und  ‐ausgabe  ab  (siehe  Hardware‐Anforderungen).   

Zugriffsberechtigte Personen und Funktionsweisen  Jeder  in  der  Augenklinik,  ob  Techniker,  Verwaltungsangestellte,  Sekretärinnen  oder  Ärzte, kann Daten mit geringem Schulungsaufwand zum System hinzufügen. Dies wird  heutzutage  durch  einige  hochentwickelte  Software‐Programme  zur  Erstellung  von  Elektronischen  Patientenakten  ermöglicht.  Das  bedeutet,  dass  bei  einer  gut  durchdachten  Anschaffung  von  Software,  die  eine  Vielzahl  von  Datenerfassungsmethoden beinhaltet, völlig auf die Kommunikation zwischen Arzt und  Schreibkraft  bzw.  zwischen  Arzt  und  Helferin  hinsichtlich  der  Berichterfassung  verzichtet werden kann ‐ es sei denn, es wird ausdrücklich gewünscht.   Während der Einführungsphase werden für die wichtigsten Prozesse Vorlagen für den  Arbeitsablauf („SmartScreens”) entwickelt. Dazu werden Vorschläge bzw. Beispiele für  die  Vorlagen  aller  Fachgebiete  angeboten  wie  zum  Beispiel  für  Retina‐,  Glaukom‐,  Katarakt‐ und Refraktivchirurgie, Orthoptik usw.   Die Produktivität der Datenerfassung hängt von der jeweiligen Anpassungsfähigkeit der  bestehenden klinischen Pfade ab (intensive Analyse der Benutzerbedingungen). 

   


2. ROI‐Kalkulation   

Produktivitätsanalyse & Arbeitsblatt  Terminverwaltung    1. Wie viele Patientenbesuche oder Termine pro Tag?  (5 Minuten, um einen Termin zu ermitteln, zu überbringen,  aufzurufen und neu abzulegen)  (Gesamtsumme von Personalminuten, die durch das EPA‐System  eingespart werden kann)  (Wandeln Sie Min. in Std. um  X  Anzahl von Tagen, die die Praxis  pro Monat geöffnet hat)  (Gesamtsumme von Personalstunden, die durch das EPA‐System  eingespart werden kann)  (Zur Berechnung der möglichen Einsparungen, multiplizieren Sie  den durchschnittlichen Stundenlohn einer Klinik mit der  Gesamtanzahl von Stunden)    Diktate & Korrekturen    2. Wie viele Briefe diktiert der Arzt pro Tag?  (Durchschnitt pro Krankenakte: 3 Min.)  (Gesamtsumme der „Arzt“‐Minuten, die durch die EPA eingespart  werden kann)  (Wandeln Sie Minuten in Stunden um)  (Multiplizieren Sie die Anzahl der Std. mit der Anzahl der Tage pro  Woche, an denen der Arzt Patienten empfängt)  (Multiplizieren Sie die Anzahl von Stunden mit Euro zur  Berechnung der möglichen Einsparungen)  (Euro x pro Stunde = Euro Gehalt / x verfügbare Stunden)    Abschrift    3. Wie viele Briefe werden pro Woche abgeschrieben?  (Durchschnitt Euro X pro Brief zur Abschrift)  (Multiplizieren Sie die Anzahl von Briefen um x Euro zur  Berechnung der die EPA erhaltenen Einsparungen)         

durchschnittl. x   5 min. =            min.

=               Std.   €          Monat 

durchschnittl. x 3 min. =            min.

=               Std.             €          Monat

durchschnittl. x  € X €          Monat


Papierlose Perimetrie   

4. Wie viele Gesichtsfelduntersuchungen werden pro Monat  durchgeführt und gedruckt?  (Gesamtzeit, um jedes Untersuchungsergebnis zu bearbeiten und  auszudrucken)  (Gesamtzeit, die beim Perimetrievorgang durch das EPA‐System  eingespart wurde)  (Teilen Sie die obige Anzahl durch 40 Min. Durchschnittszeit  Gesichtsfeld pro Patient)  (Gesamtanzahl der zusätzlichen Gesichtsfelder pro Woche)  (Zusätzliche Gesichtsfelder, die pro Woche durchgeführt werden X  Euro pro Gesichtsfeld) 

durchschnittl. x 6 min. =            min.

# Gesichtsfelder

€          Monat

Produktivitätsarbeitsblatt & Analyse   

Digitalfotografie  

5. Wie viele Bilder werden pro Woche aufgenommen und  durchschnittl. entwickelt?  (berücksichtigen Sie Fundus‐Kameras, B‐Scan, Spaltlampenkamera)  (Durchschnittl. Materialaufwand und Kosten pro Bild betragen  x € 1,50 1,50 Euro)  (Gesamteinsparungen pro Monat durch digitale Bilder in der EPA)  €          Monat  

Zusätzliche Patienten   

Geringere Verweildauer & schnelle Datenerfassung  

6. Verwendet man in Ihrer Praxis automatisierte LM ‐ AR ‐ NCT –  Keratometer?  (Verweildauer der Patienten kann mithilfe dieser automatisierten  Geräte, die direkt mit der EPA verbunden sind, um 15% reduziert  werden)  (Durchschnittl. Zeit für die Voruntersuchung pro Patient)  (Durchschnittl. Zeit , die mithilfe der EPA pro Patient eingespart  werden kann)  (Multiplizieren Sie die Anzahl der Patienten pro Tag X mit der  durchschnittl. Zeitersparnis)  (Gesamtzeitersparnis bei der Voruntersuchung mit der EPA )        

Ja

7‐9 min. 1‐1,4 min.

=            min.


7. Eine schnelle Datenerfassung der Krankenblätter kann die  Dokumentierungszeit um bis zu 40% reduzieren. Dies führt zu  einer Zeitersparnis für den Arzt oder die Helferin (Schwester).   (Durchschnittl. Zeit für die vollständige Erfassung eines Berichts)  2 ‐ 3 min. (Multiplizieren Sie die durchschnittl. Zeit mit 40% Ersparnis durch  0,8 – 1,2 min. die EPA)  (Multiplizieren Sie die Zahl der empfangenen Patienten mit der  durchschnittl. Zeitersparnis)  (Gesamte Zeitersparnis bei der Dokumentierung der Untersuchung  =            min. mit der EPA)    8. Gestiegener Patientendurchlauf, Auswirkungen von Punkt 6 in  Kombination mit Punkt 7.   (Gesamtzeitersparnis in den Voruntersuchungsbereichen von  =    Punkt 6)  min. (Gesamtzeitersparnis bei der Dokumentierung unter Punkt 7)  +    min. (Gesamtzeitersparnis)  =    min. (Teilen Sie “Gesamtzeitersparnis” durch 15 Min. durchschnittl.  Zeitaufwand pro Untersuchung)  (Gesamtanzahl der neuen Patienten, die pro Tag dank der EPA  =    untersucht werden können)  #Pat. (Multiplizieren Sie die Anzahl der neuen Patienten mit den  durschnittl. Gebühren pro Untersuchung)  (Gesamtsumme der zusätzl. Erträge mit mehr Produktivität pro   =    Tag)  €    (Multiplizieren Sie den zusätzlichen Euro‐Betrag für die neuen  €    Patienten mit der Anzahl der Tage pro Monat)  Monat   

   


Kostenstruktur   1. Erwartete Investitionskosten  2. Monatliche Durchschnittskosten für Laufzeitlizenzen und  Support  ** (Berechnen Sie 1,5% der Software‐Kosten pro Monat für  den Support)    Voraussichtliche Ersparnisse durch die Produktivitätsanalyse  ⋅ Terminverwaltung  ⋅ Diktat und Korrekturen  ⋅ Abschrift  ⋅ Zusätzliche Sehfelder  ⋅ Digitale Fotografie  ⋅ Gestiegene Anzahl an Patienten  ⋅ Andere Bereiche    Gesamtersparnis pro Monat  Gesamtsumme Monate Euro X Anzahl 12 Monate pro Jahr  Gesamtersparnis pro Jahr  Monate der Amortisation der Investition 

 

   

€ € 

 

  €  €  €  €  €  €  €    €  €  €   

                         


3. Anwenderbericht über die Kapitalerträge der EPA     Vorteile computerbasierter Krankenblätter  Von James Bolling, M.D. Jacksonville, Florida, USA  Artikel veröffentlicht in der Zeitschrift „Ophthalmology Management“ im September  1997  Vor drei Jahren entschied die Leitung unseres 200 Ärzte umfassenden Klinikums, eine  Elektronische Patientenakte (EPA) einzuführen. Für 24 Millionen Dollar stellten wir eine  stabile  Stromversorgung  her,  installierten  1.200  Arbeitsplätze  und  ein  faseroptisches  Kabelnetz. Wir kauften Software von fünf verschiedenen Anbietern. Außerdem stellten  wir  zusätzliche  Mitarbeiter  für  die  Informationssysteme  ein  und  vergaben  einige  technische  Arbeiten  nach  außen.  Ob  sich  das  gelohnt  hat?  Die  Antwort  von  unseren  Mitarbeitern  und  unserer  Verwaltung  lautet  einstimmig  „Ja!“.  Was  nun  folgt  sind  die  Gründe aus einer Perspektive, die Sie und Ihre Mitarbeiter eventuell begrüßen werden.   

Geringere Kosten  Warum  sollte  man  sich  die  Mühe  machen  und  eine  elektronische  Patientenakte  anschaffen?  Weil  wir  uns  inmitten  einer  Technologierevolution  befinden!  Die  Lohnkosten steigen stetig an, die Kosten für Technologie fallen jedoch. Wenn Sie zum  Beispiel zum Lebensmittelgeschäft gehen, registriert der Verkäufer Ihre Waren mithilfe  eines  Laserlesegerätes.  An  vielen  Tankstellen  können  Sie  direkt  an  der  Zapfsäule  per  Kreditkarte  zahlen,  ohne  mit  jemandem  ein  Wort  zu  wechseln.  Unternehmen  haben  diese  Neuerungen  übernommen,  um  Geld  zu  sparen.  Der  Computer  verrichtet  die  Arbeit,  die  zuvor  von  einem  Menschen  erledigt  wurde.  Was  hat  das  mit  Augenheilkunde  zu  tun?  Die  Medizin  wird,  wie  jedes  Unternehmen,  wettbewerbsfähiger  und  von  uns  werden  mehr  Leistungsfähigkeit  und  Produktivität  gefordert.  Mit  der  derzeitigen  Technologie  können  Computer  zwar  keine  Ärzte   ersetzen,  aber  sie  können  die  Büroarbeit  ersetzen,  auf  die  wir  angewiesen  sind,  um  unsere  Patientenakten  übertragen  und  pflegen  zu  können.  Zum  Beispiel  dauert  es  in  einer durchschnittlichen Praxis fünf Minuten, um einen Termin aufzurufen, diesen für  den Arzt zu bearbeiten und dann erneut abzulegen. Wenn nun 12 Patienten pro Stunde  in die Praxis kommen, wird das Archivieren von Terminen zur Vollzeitbeschäftigung für       


eine einzelne Person. In unserer Praxis haben wir eine Vollzeitstelle gestrichen, die für  den  Postversand  und  ‐empfang  zuständig  war,  sowie  für  das  Etikettieren  und  Archivieren von Farbdias und für die Floureszenzangiografie. Diese ersetzten wir durch  ein  digitales  Abbildungssystem.  All  unsere  Abbildungen  werden    nun  in  einem  Computernetzwerk  gelagert,  das  sich  auf  alle  Untersuchungsräume  erstreckt.  Anhand  dieses  Systems  kann  man  die  Abbildungen  jederzeit  von  jedem  Arbeitsplatz  aus  überprüfen. Wie viel mit einer elektronischen Patientenakte eingespart werden kann,  hängt davon ab, wie teuer es für Sie ist, diese Daten momentan zu protokollieren.  Wie man mit dem Computer bei Diagnosen sparen kann  Papierlose Perimetrie  Wie viele Gesichtsfelder werden pro Woche durchgeführt und  gedruckt?  Gesamtzeit, um ein Untersuchungsergebnis aufzubereiten und  auszudrucken  Gesamtzeitersparnis durch einen Computer  Teilen Sie durch 40 Min., die Durchschnittszeit für ein Gesichtsfeld  pro Patient  Gesamtanzahl der zusätzlichen Gesichtsfelder pro Woche  Zusätzliche Gesichtsfelder, die pro Woche durchgeführt werden  Eventuelle Ersparnis    Digitale Fotografie  Wie viele Fotos werden pro Woche geschossen und entwickelt?  (beziehen Sie Fundus‐Kameras, B‐Scan, Spaltlampenkameras mit  ein)  Durchschnittl. Materialkosten und Aufwand pro Bild betragen 1,25  Dollar  Eventuelle wöchentliche Ersparnis   

         

Durchschnittl.  35  X 6 min.  = 210 min.  ÷ 40 min.  = 5  Gesichtsfelder  =  $35/Gesichtsfeld = $175      Durchschnittl.  30  X $1.25  = $37.50 


Verbesserte Dokumentation  Da  der  Druck  auf  eine  viel  beschäftigte  Praxis  steigt,  finden  es  viele  von  uns  immer  schwieriger,  jedes  Detail  einer  Augenuntersuchung  aufzuschreiben.  Viele  Ärzte  lassen  vor allem negative Befunde ganz weg, da die positiven Befunde unsere Behandlungen  bestimmen.  Diese schlechten Angewohnheiten vermindern die Qualität und können zu  einem  erhöhten  Haftungsrisiko  bei  Kunstfehlern  führen.  So  kann  z.  B.  die  Tatsache,  dass  ein  Patient  leugnet  Kopfschmerzen  zu  haben,  entscheidend  sein,  wenn  er  einen  Schlaganfall  nach  Verlassen  unserer  Praxis  erleidet.  Die  Leserlichkeit  stellt  einen  weiteren entscheidenden Aspekt bei der Dokumentierung dar. Wie wir alle wissen, ist  die Kontinuität der Betreuung nicht mehr das, was sie einmal war. Heutzutage ist z. B.  das  Lesen  von  Patientenakten    überweisender  Ärzte  weit  verbreitet.  Durch  das  Diktieren  der  Notizen  kann  die  Leserlichkeit  z.  B.  verbessert  werde.  Auf  diese  Weise  können  Sie  eine  Menge  Informationen  schnell  und  leserlich  übermitteln.  Sie  können  diesen  Prozess  noch  optimieren,  in  dem  Sie  ein  vorbelegtes  Word‐Dokument,  eine  sogenannte  Dokumentenvorlage,  erstellen.  Falls  die  komplette  Untersuchung  normal  ist,  können  Sie  „Normale  Untersuchung,  pro  Dokumentenvorlage”  diktieren  und  so  durch  die  Verwendung  von  voreingestellten  Textblöcken  ‐  genannt  „Makros“  ‐  Zeit  sparen.  Jedoch  entstehen  beim  Diktieren  erhebliche  Probleme.  Als  erstes  ist  es  schwierig, eine fehlerfreie diktierte ärztliche Notiz zu gewährleisten. Zweitens können  diktierte  Zahlen  sehr  schwierig  sein.  Zum  Beispiel  kann  bei  einem  Diktat  so  etwas  Einfaches, wie die Eingabe eines Brillen‐Rezepts, zum Albtraum werden. Zuerst liest die  Helferin die Linsen mit einem Lensmeter und schreibt das Rezept auf ein Stück Papier,  danach  lesen  Sie  das  Rezept  vor,  während  ein  Tonbandgerät  läuft,  nehmen  es  in  ein  digitales  Erfassungssystem  auf  und  schließlich  hört  sich  die  Schreibkraft  Ihre  Notizen  mit  der  Vielzahl  von  Zahlen  an.  Eine  Aufgabe,  die  bislang  eine  Person  in  Anspruch  nahm,  müssen  nun  drei  Personen  absolvieren.  In  unserer  Praxis  haben  wird  dieses  Problem  gelöst,  in  dem  wir  einen  teilweise  automatisierten  Lensmeter  mit  einem  Computerprogramm  gekoppelt  haben.  Dies  ermöglicht  es  einem  Mitarbeiter,  Messungen des Lensmeters direkt in die Patientenakte einzutragen, ohne irgendetwas  aufzuschreiben. 

       


Mehr Leistungsfähigkeit  Elektronische Krankenblätter haben meine Leistungsfähigkeit zweifellos erhöht. Ob sie  Ihre  Leistungsfähigkeit  erhöhen  werden  oder  nicht,  wird  davon  abhängen,  welche  Arbeit Sie momentan verrichten. Lassen Sie uns ein paar Beispiele betrachten. Wie Sie  wissen,  müssen  Sie  das  Ausstellen  eines  Rezeptes  protokollieren,  sowohl  in  Ihren  Aufzeichnungen  als  auch  auf  Ihrem  Rezeptblock.  Falls  Sie  die  Daten  in  elektronischer  Form  vorliegend  haben,  wird  es  Ihnen  anhand  vieler  Software‐Programme  möglich  sein, das Rezept ganz einfach aus diesen Daten heraus, die sich in den Aufzeichnungen  befinden, zu drucken. Sollten Sie viel Zeit darauf verwenden, Patientenakten zu suchen  oder geordnete Daten darin zu finden, werden Sie bemerken, dass das Speichern dieser  Aufzeichnungen  in  einer  elektronischen  Patientenakte  zu  einer  erheblichen  Zeitersparnis  führt.    Stellen  Sie  sich  Folgendes  vor:  Wenn  in  Ihrer  Praxis  viele  Patientenanrufe  entgegengenommen  werden,  werden  Sie  die  entsprechenden  Patientenakten  direkt  zur  Hand  haben.  Darüber  hinaus  können  Sie  mit  Hilfe  einer  Textverarbeitungsfunktion  in  der  elektronischen  Patientenakte  Briefe  erstellen  und  dadurch Zeit sparen. Sind die Daten in Ihrer Patientenakte in einem Datenbankformat  vorhanden, können die benötigten Felder in eine Textvorlage eingefügt werden, diese  werden automatisch mit den entsprechenden Daten gefüllt, so dass  der Brief dann an  den  überweisenden  Arzt  gesendet  werden  kann.  Auch  die  Kommunikation  mit  Ihren  Mitarbeitern  kann  vereinfacht  werden:  Gehört  z.  B.  Frau  Schmidt  zu  Ihrem  Patientenstamm  und  Sie  möchten,  dass  die  Sekretärin  die  Patientin  anruft,  um  einen  Operationstermin  zu  vereinbaren,  können  Sie  diese  Anfrage  von  Ihrem  Arbeitsplatzrechner  aus  machen,  ohne  das  Telefon  zu  benutzen  oder  das  Büro  zu  verlassen.                   


Wie man mit dem Computer auf Verwaltungsebene Einsparungen erzielen kann  Terminverwaltung    Wie viele Patientenbesuche oder Termine pro Tag?  Durchschnittl.  50  (5  Minuten,  um  einen  Termin  zu  ermitteln,  zu  überbringen,  x 5 min.  aufzurufen und neu abzulegen)  (Gesamtsumme  von  Personalminuten,  die  durch  das  EPA‐System  = 250 min.  eingespart werden kann)  X Anzahl der Tage, an denen die Praxis pro Woche geöffnet ist (5) x 5  Gesamtsumme  von  Personalstunden,  die  durch  das  EPA‐System  = 21 Std.  eingespart werden kann  x Durchschnittsstundenlohn von $17.50 x $17,50  Eventuelle wöchentliche Ersparnisse  = 367,50      Diktate und Korrekturen    Wie viele Briefe diktiert der Arzt pro Tag? Durchschnittl.  15  (Durchschnitt pro Krankenakte: 3 Min.)  x 3 min.  Gesamtsumme  der  „Arzt“‐Minuten,  die  durch  die  EPA  eingespart  = 45 min.  werden kann  x Anzahl der Tage, an denen der Arzt pro Woche Patienten empfängt  x 4 Tage  (4)  Gesamtsumme der Stunden, die eingespart werden können  = 3 Std.  x Stundenlohn des Arztes   x $93,00  ($93.00/Std. = $200K Gehalt)  Eventuelle wöchentliche Ersparnisse = $279      Abschrift    Wie viele Briefe werden pro Woche abgeschrieben?  Durchschnittl.  40  (nationaler Durchschnitt liegt bei $4,00 pro Brief)  x $4,00  Eventuelle wöchentliche Ersparnisse = $160,00    Wie man mit dem Computer die Leistungsfähigkeit erhöht  Automatisierte Geräte    Durchschnittszeit  pro  Patient,  um  die  Voruntersuchung  7‐9 min.  durchzuführen       


Durchschnittszeit pro  Patient,  die  mit  dem  Computer  eingespart  werden kann  x Anzahl der Patienten pro Tag (50) Gesamtzeit, die bei der Voruntersuchung eingespart werden kann    Dokumentation und Datenerfassung  Durchschnittszeit, um einen Bericht zu dokumentieren  x 40% Ersparnis mit dem Computer Durchschnittszeitersparnis mit dem Computer  x Anzahl der Patienten pro Tag (50)  Gesamtzeitersparnis  bei  der  Untersuchung  mit  digitaler  Dokumentation    Patientendurchlauf  Gesamtzeitersparnis bei der Voruntersuchung Gesamtzeitersparnis bei der Dokumentation  Gesamtzeitersparnis  Teilen Sie das durch 15 Min. (Durchschnittszeit pro Untersuchung)  Gesamtanzahl  der  neuen  Patienten,  die  mithilfe  des  Computers  untersucht werden können  x $30.00 Durchschnittskosten pro Untersuchung  Gesamtsumme  der  zusätzlichen  Einnahmen  durch  mehr  Leistungsfähigkeit pro Tag  x Tage, an denen die Praxis pro Woche geöffnet ist (5)  Gesamtsumme der zusätzlichen wöchentlichen Einnahmen

1‐1,4 min.  x 50  = 70 min.      2‐3 min.  x 40%  = 0,8‐1,2 min.   x 50  = 60 min.       70 min.  + 60 min.  = 130 min.  ÷ 15 min.  = 8  x 30  = $240  x 5  = $1.200  

In die Tat umsetzen  Der  Vorgang  des  Errichtens  von  elektronischen  Krankenblättern  in  Ihrer  Praxis  kann  kurzfristig  mühsam  sein,  aber  langfristig  Gewinn  bringen.  So  kann  zum  Beispiel  die  Wahl der richtigen Hardware und Software abschreckend und teuer sein. Was in einer  Praxis gut läuft, muss nicht zwangsläufig in jeder Praxis zum Erfolg führen. Die Produkte  müssen den derzeitigen Anforderungen Ihrer Praxis entsprechend angeschafft werden.  Das  Muster  „Arbeitsblatt  zur  Analyse  der  Leistungsfähigkeit”  kann  Ihnen  eine  Idee  davon  vermitteln,  wie  viel  Zeit  und  Geld  Sie  in  Ihrer  Praxis  durch  eine  elektronische  Patientenakte einsparen können. Darüber hinaus müssen sie darüber nachdenken, wie       


Sie Ihre  Mitarbeiter  für  die  Anwendung  einer  elektronischen  Patientenakte  trainieren  können und wen Sie für den technischen Support benötigen. Sie werden sich außerdem  mit  den  gesetzlichen  Bestimmungen  für  den  Einsatz  einer  EPA  in  Ihrem  Bundesland  auseinandersetzen müssen. Diese variieren und sie sollten jemanden kennen, der sich  damit  auskennt.  Ein  weiterer  wichtiger  Gesichtspunkt  ist  die  Sicherheit  und  Datensicherung ihres Systems.   Der Übergang von schriftlichen Aufzeichnungen zu einer elektronischen Patientenakte  kann  manchmal  anstrengend  sein  aber  durch  einen  Wechsel  werden  Sie  auch  in  Zukunft wettbewerbsfähig bleiben. Die Wahl liegt ganz bei Ihnen.    

   


Wie sich die EPA bezahlt macht Geschätzte Kosten, die man in eine EPA investiert  Monatlicher Durchschnittspreis für den Support (basierend auf 1%  der Software‐Kosten pro Monat)  Voraussichtliche wöchentliche Ersparnisse durch die Analyse der  Leistungsfähigkeit (Gesamtersparnis durch Terminverwaltung,  Diktate und Korrekturen, Abschriften, zusätzliche Gesichtsfelder,  digitale Fotografie, steigende Patientenzahl)  x 48 Arbeitszeit in Wochen pro Jahr  Gesamtjahresersparnis    Ungefähre Anzahl Monate, bis sich die Investition bezahlt macht 

$51.280 $250  = $2.219 

x 48  = $106.512    6  

(Dr. Bolling ist Augenarzt an der Mayo Klinik Jacksonville. Er ist ein Retinaspezialist und  benutzte  das  System  der  computergesteuerten  Krankenblätter  bereits  2  Jahre,  als  er  diesen Artikel schrieb.)   

   

ROI Analyse  

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