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I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO SISTEMAS DE INFORMACION

PROCESO Y CÓDIGO: VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 Actualización:

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION COMPONENTE: INFORMACION


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0. INTRODUCCION La información para la Institucion Educativa sagrada Familia Potrerillo constituye un componente necesario e importante para su administración, puesto que garantiza la toma de decisiones dirigidos hacia el cumplimiento de sus objetivos corporativos. Permite el entendimiento de las funciones y competencias institucionales, el contacto permanente con sus clientes y grupos de interés. La información facilita la rendición de cuentas, informes de gestión, informes obligatorios, permitiendo mostrar una gestión con transparencia, respondiendo a los compromisos adquiridos con la comunidad. 1. LA POLÍTICA DEL PROCESO “MANTENER LOS RECURSOS INFORMÁTICOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA EN ÓPTIMAS CONDICIONES, EJERCIENDO CONTROL EN EL MANEJO DE LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO Y SUS PROGRAMAS MEDIANTE ACOMPAÑAMIENTO Y ASISTENCIA TÉCNICA A LOS USUARIOS.” 2. POLÍTICAS DE OPERACIÒN Mantener en buen estado y permanente funcionamiento el sistema eléctrico regulado en la Institucion , realizando mantenimiento una vez al año a los componentes del sistema (suiches, cableado, Reguladores) Salvaguardar y proteger la información que procesa la INSTITUCION EDUCATIVA, haciendo uso de sistemas y medios de almacenamiento (CD-R CDRW, Discos Duros) volviéndolo ágil, seguro y de fácil acceso. Mantener libre de virus la información que procesa la INSTITUCION EDUCATIVA, realizando un control permanente en los sistemas de información, mediante el acompañamiento a los usuarios en la ejecución de los antivirus y la actualización de estos.


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Crear niveles de seguridad y controles para el acceso a la información de la INSTITUCION EDUCATIVA, mediante la implementación de herramientas, como la asignación de claves de acceso a los diferentes programas, renovación periódica de las claves, evaluación periódica a los niveles de seguridad de los sistemas de información 3. MARCO CONCEPTUAL INFORMACIÓN Conjunto de datos que al ser ordenados y procesados adquieren significado para el grupo de interés de la INSTITUCION EDUCATIVA publica al que va dirigido. 3.1. Beneficios de la información Los beneficios de contar con una información ágil, segura, veraz, transparente y objetiva, hace que la INSTITUCION EDUCATIVA pueda cumplir su misión y se puedan tomar decisiones acertadas para la Institucion Educativa sagrada Familia Potrerillo, 3.2. Características de la información La organización debe producir la información de acuerdo a la importancia que esta represente. Por eso es necesario identificar las necesidades de los grupos de interés y los organizacionales, sus fuentes. Y definir una estructura para su procesamiento y socialización. La información debe brindar las condiciones y herramientas necesarias para la toma de decisiones en la INSTITUCION EDUCATIVA publica. La información: • • • • • • • • •

Debe cumplir un objetivo Debe ser actualizada Debe ser confiable Debe ser oportuna Debe estar disponible Debe aportar beneficios Debe dirigir la organización Debe mostrar evidencias de actuaciones Debe ser orientada a la reducción de riesgos


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4. COMPONENTES Definición Como componente de Control, la información se estructura en los siguientes elementos: 4.1. INFORMACIÓN PRIMARIA Definición Conjunto de datos proveniente de fuentes externas (la comunidad, los proveedores, contratistas y grupos de interés) Para lograr el cumplimiento efectivo de su propósito como elemento de control, las INSTITUCION EDUCATIVAes públicas deben conocer a fondo la comunidad y demás grupos de interés, sus principales requerimientos, los bienes o servicios necesarios para la satisfacción de sus necesidades, su situación económica y social, etc. Los mecanismos de hallar información primaria pueden ser encuestas de opinión o de percepción, la implementación de un Sistema de Quejas y Reclamos u otros que se consideren adecuados. La INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLO, a través de la recepción de la cuenta rendida por los sujetos de control; las quejas, denuncias y derechos de petición recibidos de la comunidad y los documentos normativos expedidos por las diferentes Entidades competentes del estado, obtiene información que le permite transformarla en un insumo para su gestión y retorna una respuesta de cumplimiento y satisfacción a la comunidad y grupos de interés. 4.2. INFORMACIÓN SECUNDARIA Definición Conjunto de datos que se originan y procesan al interior de la INSTITUCION EDUCATIVA. Proveniente de la fijación de políticas, ejecución de procesos y sus actividades provenientes de los diferentes sistemas de información. Al registrarse los datos debe proporcionar información oportuna, exacta, confiable. Materializada en reportes, informes de nacuerdo a la necesidad o requerimiento por cada área para realizar su función. Esto por tanto brinda confianza y seguridad para producir informes relevantes, útiles y pertinentes para los diferentes grupos de interés.


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LA INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLO, contará con sistemas de ingreso, procesamiento, generación de datos y registros que soportan las necesidades de información de la ciudadanía y grupos de interés. IDENTIFICACION DE LA INFORMACION PRIMARIA Y SECUNDARIA 4.3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la producción de información, orientada a soportar de una manera más eficiente la toma de decisiones en cada nivel de la INSTITUCION EDUCATIVA. Se ocupan del tratamiento de la información en forma oportuna, eficaz, eficiente mediante el uso de los recursos necesarios para la captura, entrada, depuración, integración, procesamiento, comparación, análisis, almacenamiento y difusión de datos. El elemento sistemas de información es el que a través de unas características determinadas genera información según sea su destino. Los sistemas de información deben tener unas características como: la integralidad, la oportunidad, la relevancia, la disponibilidad y la seguridad. La Institucion actualmente cuenta con una infraestructura tecnológica que permite a futuro mantener, mejorar los sistemas de información que actualmente existen y también crear nuevos sistemas de información que integre y agilice los procesos permitiendo hacer análisis de datos estadísticos, financieros, de conveniencia, consolidación de información, comunicación en línea para conocimiento a todos los niveles de la organización, a través de la Web (próxima a crear) para la comunicación con la comunidad y grupos de interés, que nos garantice seguridad, oportunidad, celeridad, observar, controlar y mejorar. La recepción de la información primaria y secundaria permitirá al proceso de Administración de recursos realizar una gran labor en el mantenimiento y mejora de los sistemas actuales y también de continuar en la creación de unos nuevos en beneficio de la gestión de la calidad, de la satisfacción del cliente y del cumplimiento a la comunidad y grupos de interés. LOS RECURSOS HUMANOS Y TECNOLOGICOS La gran mayoría de las organizaciones actualmente utilizan la tecnología


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informática para registrar, almacenar y procesar información. Por integralidad, oportunidad, seguridad, etc. Por tanto para la INSTITUCION EDUCATIVA tener un sistema de información que brinde las condiciones óptimas de integralidad, oportunidad, seguridad, etc., del macroproceso misional seria un gran avance y logro institucional. La realización de esta gran labor requiere de unos recursos Humanos y Tecnológicos Informáticos, los cuales debemos fortalecer LOS RECURSOS HUMANOS Y TECNOLOGICOS Crear estructuras relevantes y de impacto para la organización en materia de Sistema de información electrónico, requieren de recurso humano suficiente y dedicado a ello, para obtener un producto (programa-“software”) a tiempo que asegure y garantice a la organización la utilización de ellos en lapsos medianos de tiempo, pues cada vez los volúmenes de datos a procesar son mayores y las solicitudes de información de nuestros usuarios debe ser oportunas, precisas inmediatas y de fácil acceso La Constante renovación tecnológica nos hace vulnerables en el conocimiento de nuevas y practicas herramientas a las que pocas veces tenemos acceso por que requiere de un conocimiento previo y entrenamiento para lograr su aplicación y colocarlas a servicio de la institución educativa.


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