Page 1

ДИМИТЪР ДИНЕВ

МОДЕРНИЯТ ВЪТРЕШЕН КОНТРОЛ

ИЕПИ - 2012


Д-­‐р Äèìèòúð Ïåòðîâ Äèíåâ, CFE, ЕПИ å доцент â êàòåäðà "Ôèíàíñîâ êîíòðîë" íà Óíèâåðñèòåòà çà íàöèîíàëíî è ñâåòîâíî ñòîïàíñòâî - Ñîôèÿ. Äîêòîð ïî èêîíîìèêà. Íàó÷íèòå ìó èçñëåäâàíèÿ ñà â îáëàñòòà íà ôèíàíñîâèÿ ìåíèäæìúíò, âúòðåøíèÿ êîíòðîë, ôèíàíñîâèÿ îäèòèíã, îäèòèíãà íà äåéíîñòòà, разкриването, превенцията и противодействието на икоомическите измами. Ðúêîâîäèòåë å íà Института на експерт проверителите на измами (ИЕПИ) – www.iepinet.eu. Ñúàâòîð è èçäàòåë íà "Ôèíàíñè íà ñúâðåìåííàòà ôèðìà", "Àíàëèç íà ôèíàíñîâî-ñ÷åòîâîäíèòå îò÷åòè", "Ìåíèäæìúíò íà ñ÷åòîâîäíàòà è îäèòîðñêà äåéíîñò", íà ñîôòóåðíèÿ ïðîäóêò "Ôèíàíñîâî-ñ÷åòîâîäåí àíàëèçàòîð 3.1", “Икономическите измами: Схемите на корупция, присвояване на и злоупотреба с активи, академичните измами .... ИЕПИ, София - 2011 e-mail: dinev@iepinet.eu


ÑÚÄÚÐÆÀÍÈÅ: Ãëàâà 1. OÑÍÎÂÍÈ ÏÎÄÕÎÄÈ Â ÒÅÎÐÈßÒÀ ÍÀ ÊÎÍÒÐÎËÀ 7 1.1. Ñúùíîñò íà êîíòðîëà 7 1.2. Ìåõàíèñòè÷åí ïîäõîä â êîíòðîëà 8 1.3. Ïîâåäåí÷åñêèÿò ïîäõîä ïðè êîíòðîëà 12 1.4. Ñúùíîñò íà óïðàâëåíñêàòà êîíòðîëíà ñèñòåìà 18 1.5. Îöåíêà íà óïðàâëåíñêèòå êîíòðîëíè ñèñòåìè 19 Ãëàâà 2. ÕÀÐÀÊÒÅÐÈÑÒÈÊÀ ÍÀ ÂÚÒÐÅØÍÈß ÊÎÍÒÐÎË 23 2.1. Ñúùíîñò íà âúòðåøíèÿ êîíòðîë 23 2.2. Åòàïè íà ôóíêöèîíèðàíå íà âúòðåøíèÿ êîíòðîë 25 2.3. Õàðàêòåðèñòèêà íà êîíòðîëèòå 29 Ãëàâà 3. ÂÈÄÎÂÅ ÂÚÒÐÅØÅÍ ÊÎÍÒÐÎË 36 3.1. Îáùà êëàñèôèêàöèÿ íà êîíòðîëèòå 36 3.2. Êëàñèôèêàöèÿ ñïîðåä íà÷èíà íà ñúçäàâàíå 38 3.3. Êîíòðîëè ñïîðåä öåëèòå 38 3.4. Êîíòðîëè ñïîðåä àêòèâíîñòòà 39 3.5. Êîíòðîëè ñïîðåä ñòðóêòóðàòà íà ñèñòåìàòà 40 3.6. Îðãàíèçàöèîííè êîíòðîëè 40 3.6.1. Ñèñòåìè ñ ðú÷íî îáðàáîòâàíå íà èíôîðìàöèÿòà (ðú÷íè ñèñòåìè) 41 3.6.2. Ñèñòåìè ñ êîìïþòúðèçèðàíà îáðàáîòêà íà èíôîðìàöèÿòà (êîìïþòúðíè ñèñòåìè) 41 3.7. Êîíòðîëè ñïîðåä ñúäúðæàíèåòî íà ïðîâåðêàòà 42 3.8. Äîêóìåíòàëíè êîíòðîëè 44 3.9. Êîíòðîëè çà ñúõðàíÿâàíå è îïàçâàíå 45 Ãëàâà 4. ÑÈÑÒÅÌÀÒÀ ÇÀ ÂÚÒÐÅØÅÍ ÊÎÍÒÐÎË 52 4.1. Õàðàêòåðèñòèêà íà ñèñòåìàòà çà âúòðåøåí êîíòðîë 52 4.2. Êîìïîíåíòè íà ñèñòåìàòà çà âúòðåøåí êîíòðîë 54 4.3. Èçèñêâàíèÿ ïðè ñúçäàâàíå íà äîáðè âúòðåøíè êîíòðîëè 58 4.4. Ñòàíäàðòè çà âúòðåøåí êîíòðîë 60 Ãëàâà 5. ÈÇÌÅÐÂÀÍÅ ÍÀ ÈÇÏÚËÍÅÍÈÅÒÎ ÍÀ ÄÅÉÍÎÑÒÒÀ 66 5.1. Ïîòðåáíîñòòà îò èçìåðâàíå èçïúëíåíèåòî íà äåéíîñòòà 66 5.2. Ñúùíîñò íà èçìåðâàíåòî êàòî ïðîöåñ 67 5.3. Ôèíàíñîâè è íåôèíàíñîâè èçìåðèòåëè íà äåéíîñòòà 76 Ãëàâà 6. ÏÐÀÊÒÈ×ÅÑÊÈ ÀÑÏÅÊÒÈ ÏÐÈ ÑÚÇÄÀÂÀÍÅ ÍÀ ÊÎÍÒÐÎËÈÒÅ 83 6.1. Ïðàêòè÷åñêèòå èçãîäè îò ñúçäàâàíå íà êîíòðîëèòå 83

3


6.2. Îñíîâíè ïðèíöèïè è êîíöåïöèè ïðè ñúçäàâàíå íà êîíòðîëèòå 87 6.2.1. Îñíîâíè ïðèíöèïè 87 6.2.2. Îñíîâíè êîíöåïöèè 88 6.3. Êîíòðîëèòå çà àâòîìàòèçèðàíèòå ñèñòåìè çà îáðàáîòêà íà ñäåëêèòå 95 6.4. Êîíòðîëèòå çà ïðîöåñà íà îáðàáîòâàíå íà ñäåëêèòå 99 Ãëàâà 7. ÑÚÇÄÀÂÀÍÅ ÍÀ ÊÎÍÒÐÎËÈ ÂÚÐÕÓ ÐÀÇÕÎÄÈÒÅ È ÏÐÈÕÎÄÈÒÅ 102 7.1. Ïðàêòè÷åñêè ïîäõîäè ïðè ñúçäàâàíå íà êîíòðîëèòå âúðõó ðàçõîäèòå 102 7.2. Ïðàêòè÷åñêè ïîäõîäè ïðè ñúçäàâàíå íà êîíòðîëèòå âúðõó ïðèõîäèòå 109 7.3. Ñúçäàâàíå íà ïðèìåðíè êîíòðîëíè öåëè 114 Ãëàâà 8. ÎÄÈÒ È ÎÖÅÍÊÀ ÍÀ ÑÈÑÒÅÌÀÒÀ ÇÀ ÂÚÒÐÅØÅÍ ÊÎÍÒÐÎË 121 8.1. Ïîäõîäè ïðè îäèòà è îöåíêàòà íà ñèñòåìàòà çà âúòðåøåí êîíòðîë 121 8.2. Îäèò íà âèäîâåòå êîíòðîëè 123 8.3. Îäèò íà ñèñòåìèòå íà îðãàíèçàöèÿòà 124 8.3.1. Ñèñòåìàòà çà âúòðåøåí êîíòðîë 124 8.3.2. Ñ÷åòîâîäíàòà ñèñòåìà(è) 125 8.3.3. Áþäæåòíàòà ñ÷åòîâîäíà ñèñòåìà(è) 125 8.3.4. Ñèñòåìèòå çà ñïàçâàíå èçèñêâàíèÿòà íà çàêîíîäàòåëñòâîòî 126 8.3.5. Îïåðàöèîíàëíè ñèñòåìè 127 8.3.6. Èäåíòèôèöèðàíå íà êîíòðîëíèòå öåëè 127 8.4. Èäåíòèôèöèðàíå è îïîçíàâàíå íà êîíòðîëíèòå òåõíèêè 135 Ãëàâà 9. ÒÅÕÍÈÊÈ ÏÐÈ ÎÄÈÒÀ ÍÀ ÑÂÊ 138 9.1. Îñíîâíèòå âèäîâå òåõíèêè ïðè îäèòà è îöåíêàòà íà ÑÂÊ 138 9.1.1. Íàáëþäåíèå 138 9.1.2. Îáñëåäâàíå 141 9.1.3. Èíñïåêöèÿ 145 9.1.4. Ïîòâúðæäåíèå 148 9.2. Èçïîëçâàíå íà âúïðîñíèöè, îïèñàíèå è äèàãðàìè ïðè îöåíêàòà íà ÑÂÊ 152 9.2.1. Âúïðîñíèöè 152 9.2.2. Ïèñìåíî îïèñàíèå íà äåéíîñòòà 153 9.2.3. Èçãîòâÿíå íà äèàãðàìè 154

4


Ãëàâà 10. ÒÅÕÍÈÊÈ ÍÀ ÈÇÂÀÄÊÀ È ÎÖÅÍÊÀÒÀ ÍÀ ÑÂÊ 157 10.1. Ïðèëîæåíèå íà èçâàäêàòà â îäèòîðñêèÿ ïðîöåñ 157 10.2. Âëèÿíèå íà îäèòîðñêèÿ ðèñê, ñúùåñòâåíîñòòà è îäèòîðñêèòå î÷àêâàíèÿ îò èçâàäêàòà 158 10.3. Åòàïè çà ïðèëàãàíå íà èçâàäêàòà 164 10.4. Ïðîâåðÿâàíå íà èçâàäêàòà 172 Ãëàâà 11. ÏÐÎÂÅÆÄÀÍÅ ÍÀ ÂÚÒÐÅØÍÈÒÅ ÏÐÎÂÅÐÊÈ 188 11.1. Ïëàíèðàíå íà ïðîâåðêàòà 188 11.2. Îðãàíèçèðàíå íà ïðîâåðêàòà 189 11.3. Îñúùåñòâÿâàíå íà ïðîâåðêàòà 191 11.4. Äîêóìåíòèðàíå è èçãîòâÿíå íà ðàáîòíè çàïèñêè 195 11.5. Ïðèìåðåí âúïðîñíèê çà ïðîó÷âàíå íà ñòðóêòóðàòà çà âúòðåøåí êîíòðîë 199 Ãëàâà 12. ÔÀÊÒÈ È ÄÎÊÀÇÀÒÅËÑÒÂÀ È ÊÎÍÑÒÀÒÀÖÈÈ 209 12.1. Ñúùíîñò è èçèñêâàíèÿ êúì ôàêòèòå è äîêàçàòåëñòâàòà 209 12.2. Âèäîâå ÔèÄ 212 12.2.1. Ôèçè÷åñêè ÔèÄ 213 12.2.2. Äîêóìåíòàëíè ÔèÄ 213 12.2.3. Ñâèäåòåëñêè ÔèÄ 213 12.2.4. Àíàëèòè÷íè ÔèÄ 214 12.2.5. ÔèÄ, ïðåäîñòàâåíè îò äðóãè 214 12.3. Ñòàíäàðòè çà ÔèÄ 215 12.3.1. Èçèñêâàíåòî çà êîìïåòåíòíîñò 215 12.3.2. Ñúîòâåòñòâèå 216 12.3.3. Äîñòàòú÷íîñò 217 12.3.4. Îò÷èòàíå íà ìåòîäîëîãè÷åñêèòå ïðîáëåìè 217 12.3.5. Èíôîðìàöèÿ, ïîëó÷åíà îò ìàñìåäèèòå 218 12.3.6. Êîíöåïöèè çà îöåíÿâàíå íà ÔèÄ 218 12.4. Ñúùíîñò è åëåìåíòè íà êîíñòàòàöèèòå, êàñàåùè ÑÂÊ 219 12.4.1. Îòîðèçèðàíå 220 12.4.2. Öåë 221 12.4.3. Ñúñòîÿíèå 222 12.4.4. Ñëåäñòâèå (åôåêò) 223 12.4.5. Ïðîöåäóðè èëè ïðàêòèêè 223 12.4.6. Îñíîâíà ïðè÷èíà 224 12.4.7. Çàêëþ÷åíèå 225 12.4.8. Ïðåïîðúêè 225 Èçïîëçâàíà ëèòåðàòóðà 226

5


Óâàæàåìè ÷èòàòåëþ, Òîâà èçäàíèå å ïðåä Âàñ ïîðàäè ñëåäíèòå ïðè÷èíè: 1. Ïðîìåíèòå ïðåç ïîñëåäíèòå ãîäèíè â îáùåñòâåíî-èêîíîìè÷åñêèÿ æèâîò äîâåäîõà äî ïîòðåáíîñòòà îò íîâî, ñîáñòâåíè÷åñêî îòíîøåíèå êàêòî êúì ÷àñòíàòà, òàêà è êúì äúðæàâíàòà ñîáñòâåíîñò. 2. Òîâà îòíîøåíèå ñå èçðàçÿâà â òúðñåíåòî íà íîâè óïðàâëåíñêè òåõíîëîãèè, âêëþ÷âàùè ñèñòåìà çà âúò ðåøåí êîíòðîë. 3. Öåëèòå íà ñîáñòâåíèöèòå è ìåíèäæúðèòå íå âèíàãè ñè ñúâïàäàò, à îò òîâà ðàçìèíàâàíå íèêîé íÿìà ïîëçà. 4. Ïðîäúëæàâà òåíäåíöèÿòà çà íåèêîíîìè÷íî, íååôåêòèâíî è íååôèêàñíî èçðàçõîäâàíå íà ÷àñòíè è îáùåñòâåíè ðåñóðñè. 5. Êðàéíî âðåìå å äà ñå ïîÿâè íà áÿë ñâÿò ïîäîáíî èçäàíèå. Íàäÿâàìå ñå ÷ðåç òîâà èçäàíèå äà Âè çàïîçíàåì ñ íàé-íîâèòå ïîäõîäè è òåíäåíöèè â ñúçäàâàíåòî íà ñèñòåìàòà çà âúòðåøåí êîíòðîë â áèçíåñ îðãàíèçàöèÿòà. Åñòåñòâåíî å êàòî ïúðâî ïî ðîäà ñè èçäàíèå "Ìîäåðíèÿò âúòðåøåí êîíòðîë" äà ïîðîäè ìíîãî äèñêóñèè, ñïîðîâå è ïðåäëîæåíèÿ, çà êîèòî àâòîðúò ùå Âè áúäå áëàãîäàðåí. Âàøèòå ìíåíèÿ ìîæåòå äà èçïðàùàòå íà ñëåäíèÿ àäðåñ: å-mail: dinev@iepinet.eu Àâòîðúò

6


Ãëàâà 1. OÑÍÎÂÍÈ ÏÎÄÕÎÄÈ Â ÒÅÎÐÈßÒÀ ÍÀ ÊÎÍÒÐÎËÀ  òàçè ãëàâà ùå ñå çàïîçíàåòå ñúñ: • ñúùíîñòòà íà êîíòðîëà êàòî äåéíîñò • õàðàêòåðèñòèêàòà è èçïîëçâàíåòî íà ìåõàíèñòè÷íèÿ ïîäõîä • õàðàêòåðèñòèêàòà è ïðèëîæåíèåòî íà ïîâåäåí÷åñêèÿ ïîäõîä • ñúùíîñòòà è îöåíêàòà íà óïðàâëåíñêàòà êîíòðîëíà ñèñòåìà 1.1. ÑÚÙÍÎÑÒ ÍÀ ÊÎÍÒÐÎËÀ Ïîäõîäèòå, êîèòî ìîãàò äà áúäàò ïðèëàãàíè êúì ïîíÿòèåòî "êîíòðîë" ñà ìíîãîîáðàçíè è ìíîãîïîñî÷íè. Åòî çàùî, ïðåäè äà ðàçãëåäàìå ïî-ïîäðîáíî òåçè ïîäõîäè, å íåîáõîäèìî äà äåôèíèðàìå òîâà ïîíÿòèå. Ïðèëàãàíåòî íà êîíöåïöèÿòà çà ñèñòåìèòå è ñèñòåìíèÿ ïîäõîä ïðåäïîëàãà ðàçãëåæäàíåòî íà êîíòðîëà íå êàòî ñòåñíåíà óïðàâëåíñêà ôóíêöèÿ, à êàòî èçêëþ÷èòåëíî øèðîêà äåéíîñò. Ñëåäîâàòåëíî, êîíòðîëúò ñå îòíàñÿ äî î÷àêâàíèòå èëè æåëàíè óñëîâèÿ ÷ðåç óïðàæíÿâàíåòî íà ïîçèòèâíî âëèÿíèå âúðõó ÿâëåíèÿòà è îñòàâÿéêè íà øàíñà íàé-ìàëêèòå âúçìîæíîñòè. Òîé âêëþ÷âà èçïîëçâàíåòî íà íàäåæäíà, ÿñíî ðàçáèðàåìà è ÷óâñòâèòåëíà ñèñòåìà îò èíôîðìàöèÿ è ñòàíäàðòè, ÷ðåç êîèòî ñå îáåçïå÷àâà åôåêòèâíîòî è åôèêàñíî ïîëó÷àâàíå è èçïîëçâàíå íà ðåñóðñèòå ïðè ïîñòèãàíåòî íà îðãàíèçàöèîííèòå öåëè. Îò äðóãà ñòðàíà, êîíòðîëúò êàòî äåéíîñò è ôóíêöèÿ íà óïðàâëåíèåòî å åôåêòèâåí, àêî ÷ðåç íåãî ñå îáåçïå÷àâà: à) ïðàâèëíîñòòà, íàäåæäíîñòòà è ñúïîñòàâèìîñòòà íà èçãîòâÿíàòà è ïðåäñòàâÿíà ôèíàíñîâà è äð. èíôîðìàöèÿ; á) ñïàçâàíåòî íà ïîëèòèêèòå, ïëàíîâåòå, ïðîöåäóðèòå, çàêîíèòå è äð. íîðìàòèâíè àêòîâå; â) ñúõðàíÿâàíåòî è îïàçâàíåòî íà àêòèâèòå; ã) èêîíîìè÷íîòî, åôåêòèâíî è åôèêàñíî èçïîëçâàíå íà ðåñóðñèòå è èçâúðøâàíå íà äåéíîñòòà; 7


ä) ïîñòèãàíåòî íà îïðåäåëåíèòå öåëè è çàäà÷è çà îòäåëíèòå îïåðàöèè è ïðîåêòè. å) ñâåæäàíåòî íà ôèðìåíèòå öåëè äî çíàíèåòî íà ñëóæèòåëèòå; æ) ñòèìóëèðàíå íà ñëóæèòåëèòå äà èçïúëíÿâàò ñâîèòå çàäúëæåíèÿ ñïîðåä ôèðìåíèòå èçèñêâàíèÿ; Òîâà ïîêàçâà, ÷å òðàäèöèîííèÿò “ïîñëåäâàù èëè èñòîðè÷åñêèÿò êîíòðîë” (îñúùåñòâÿâàí ÷ðåç ñðàâíÿâàíå íà äåéíîñòòà â åäèí ìîìåíò îò âðåìå ñ äåéíîñòòà îò ïðåäõîäíè ïåðèîäè) íå å àäåêâàòåí íà íàñòîÿùèòå ïîòðåáíîñòè, êîåòî îçíà÷àâà, ÷å êîíòðîëúò òðÿáâà äà áúäå îðèåíòèðàí êúì áúäåùåòî, â ñúîòâåòñòâèå ñ òîâà, êîåòî å æåëàíî, à íå êúì îïðåäåëåíè ñëó÷àè îò ìèíàëîòî. Ïî ïîäoáåí íà÷èí, “òåêóùèÿò êîíòðîë” (ïðè êîéòî ôàêòè÷åñêèòå ðåçóëòàòè ñå ñðàâíÿâàò ñ òåêóùèòå ðåçóëòàòè) íå å àäåêâàòåí, òúé êàòî òîé íå ñàìî, ÷å íå óñïÿâà äà âúçïðèåìå áúäåùàòà ïåðñïåêòèâà, íî è íå óñïÿâà ÷ðåç ëèïñàòà íà ñòàíäàðò íà öÿëîñòíàòà äåéíîñò. Îò ãëåäíà òî÷êà íà óïðàâëåíñêèÿ êîíòðîë, ïðèëàãàí â áèçíåñ è äðóã òèï îðãàíèçàöèè, ùå èçïîëçâàìå äâà îñíîâíè ïîäõîäà: ìåõàíèñòè÷åí è ïîâåäåí÷åñêè. 1.2. ÌÅÕÀÍÈÑÒÈ×ÅÍ ÏÎÄÕÎÄ Â ÊÎÍÒÐÎËÀ  íà÷àëîòî ùå ñå íàñî÷èì êúì ìåõàíèñòè÷íèÿ ïîäõîä, êîéòî å ñâúðçàí ñúñ çàòâîðåíèòå è îòâîðåíè ñèñòåìè çà îáðàòíà âðúçêà. Õàðàêòåðíî çà îòâîðåíèòå ñèñòåìè çà îáðàòíà âðúçêà å, ÷å ïðè òÿõ êîðåêòèâíèòå äåéñòâèÿ íå ñà àâòîìàòè÷íè, à çàâèñÿò îò íàìåñà, âúíøíà íà ñàìàòà ñèñòåìà. Ñëåäîâàòåëíî, êîíòðîëíîòî âúçäåéñòâèå ñå ïðèëàãà áåç ïîçîâàâàíå íà ôàêòè÷åñêîòî ñúñòîÿíèå íà ïðîöåñà, êîåòî îçíà÷àâà, ÷å âõîäíèòå ïàðàìåòðè çà ïðîöåñà íà âçåìàíå íà ðåøåíèÿ ñå ñ÷èòàò êàòî íååôåêòèâíî ïîñðåäñòâîì ñàìèòå ðåøåíèÿ. Çàòâîðåíàòà ñèñòåìà çà îáðàòíà âðúçêà, îò äðóãà ñòðàíà, å ñèñòåìà, ïðè êîÿòî çà êðàéíèÿ ïðîäóêò ñå ïîëó÷àâà îáðàòíà èíôîðìàöèÿ äî âõîäíèòå ïàðàìåòðè, òàêà, ÷å êðàéíèÿò ïðîäóêò íà ñèñòåìàòà äà ìîæå äà âëèÿå âúðõó íåéíèòå âõîäÿùè ïàðàìåòðè è â ðåçóëòàò íà òîâà âúçíèêâà êîíòðîëíî âúçäåéñòâèå â ñëåäñòâèå íà ñðàâíåíèåòî ìåæäó æåëàíàòà ñòîéíîñò è ôàêòè÷åñêîòî ñúñòîÿíèå íà êîíòðîëèðàíèÿ ïðîöåñ.Îáùèÿò âèä íà çàòâîðåíàòà êîíòðîëíà ñèñòåìà å ïîêàçàíà ïî-äîëó. 8


Ôèã. 1.1. Ìîäåë íà ñèñòåìà îò çàòâîðåí òèï Æåëàíî ñúñòîÿíèå (öåë)

Контролиран процес

Ôàêòè÷åñêè ðåçóëòàò

Êîðåêòèâíè ìåðêè (ϕ) íà ãðåøêàòà Ãðåøêà = Æåëàíî - Ôàêòè÷åñêî ñúñòîÿíèå ñúñòîÿíèå Контрольор

Записващ механизъм

Æåëàíàòà öåë, çàäà÷à, ðåçóëòàò èëè ñúñòîÿíèå íà ïðîöåñà, êîéòî å êîíòðîëèðàí, ñå îïðåäåëÿ îò êîíòðîëüîðà. Ôàêòè÷åñêîòî ñúñòîÿíèå íà ïðîöåñà å èçõîäíèÿò ðåçóëòàò, êîéòî ñå çàïèñâà ÷ðåç çàïèñâàùèÿ ìåõàíèçúì è ñå ñðàâíÿâà ñ æåëàíàòà öåë èëè ñúñòîÿíèå. Âñÿêî ðàçëè÷èå ìåæäó æåëàíàòà öåë èëè ñúñòîÿíèå ñå îò÷èòà êàòî ñèãíàë çà ãðåøêà èëè îòêëîíåíèå è ñå ïðåäàâà íà êîíòðîëüîðà. Îò ñâîÿ ñòðàíà òîé ïðåäïðèåìà êîðèãèðàùè ìåðêè, ÿâÿâàùè ñå ñëåäñòâèå íà ñèãíàëà è ñà íàñî÷åíè êúì êîíòðîëèðàíèÿ ïðîöåñ. Îò äèàãðàìàòà ïî-ãîðå ñòàâà ÿñíî, ÷å îñíîâíèòå åëåìåíòè íà òîçè âèä êîíòðîëíà ñèñòåìà ñà ñëåäíèòå: 1. ßñíî è òî÷íî îïðåäåëÿíå íà æåëàíàòà ñòîéíîñò, öåëè, çàäà÷è èëè ñúñòîÿíèå, êîåòî òðÿáâà äà áúäå ïîñòèãíàòî. 2. Âúçìîæíîñò è ñðåäñòâà çà èçìåðâàíå íà ôàêòè÷åñêîòî ñúñòîÿíèå íà ïðîöåñà, êîéòî å êîíòðîëèðàí. 3. Èíôîðìàöèîííè âðúçêè (êàíàëè), ÷ðåç êîèòî ñå îáåçïå÷àâà îáðàòíà èíôîðìàöèÿ çà ôàêòè÷åñêîòî ñúñòîÿíèå íà ïðîöåñà êúì çàïèñâàùîòî óñòðîéñòâî è êúì êîíòðîëíîòî çâåíî (êîíòðîëüîðà). 4. Âúçìîæíîñò è ñðåäñòâà çà ñðàâíåíèå íà ïîñòàâåíèòå öåëè èëè æåëàíîòî ñúñòîÿíèå ñ ôàêòè÷åñêîòî ñúñòîÿíèå íà ïðîöåñà. 5. Âúçìîæíîñò çà ïðåäïðèåìàíå íà àäåêâàòíè êîðèãèðàùè ìåðêè â ðåçóëòàò íà óñòàíîâåíîòî ðàçëè÷èå ìåæäó æåëàíàòà ñòîéíîñò è ôàêòè÷åñêîòî ñúñòîÿíèå íà ïðîöåñà. 9


Î÷åâèäíî å, ÷å çàáàâÿíåòî íà ïðåäîñòàâÿíåòî íà îáðàòíà èíôîðìàöèÿ âîäè äî íåñâîåâðåìåííî è íååôåêòèâíî óïðàâëåíñêî ðåøåíèå.  ãëàâà 4 ùå ðàçãëåäàìå ñèñòåìàòà îò çàòâîðåí òèï çà îáðàòíà âðúçêà, ôóíêöèîíèðàùà íà áàçà ïðîöåñà íà èçìåðâàíå èçïúëíåíèåòî íà äåéíîñòòà. Íÿêîè ñúùåñòâåíè õàðàêòåðèñòèêè íà óïðàâëåíñêèÿ êîíòðîë â áèçíåñ è äðóã òèï îðãàíèçàöèÿ ñà: • òîé å ñëîæåí, çàùîòî îáõâàùà öÿëàòà îðãàíèçàöèÿ; • èíôîðìàöèÿòà ïðè íåãî ñëåäâà äà å òî÷íà, èíòåãðèðàíà è ñúçäàäåíà ïðè ïðåäâàðèòåëíî îïðåäåëåíè ïðîöåäóðè; • ìàêàð ÷å êîìóíèêàöèÿòà å òðóäíà, ÷ðåç íåãî ñå ïîñòèãàò æåëàíèòå ðåçóëòàòè ÷ðåç îáåçïå÷àâàíå íà èíôîðìàöèÿ çà íóæäèòå íà ðàçëè÷åí ïåðñîíàë - îñîáåíî ëèíåéíèòå ðúêîâîäèòåëè è âèñøåòî ðúêîâîäñòâî; • òîé ñå áàçèðà íà ñîöèàëíàòà ïñèõîëîãèÿ è èçïîëçâàíèòå óìñòâåíè äåéíîñòè ñà ïðåäèìíî íà óáåæäàâàíå è ìîòèâàöèÿ. Ïúëíèÿò îáõâàò íà êîíòðîëà ìîæå äà áúäå ïðåäñòàâåí ÷ðåç öèêúëà íà êîíòðîëà, ïîêàçàí íà ôèã. 1.2. Ôèã. 1.2. Ìîäåë íà öèêúëà íà êîíòðîëà 9

1 2

8 3 7 4

6 5

Òîçè öèêúë ñúâïàäà ñ íåîáõîäèìàòà ïåðñïåêòèâà çà êîíòðîë íà îðãàíèçàöèÿòà, âêëþ÷âàéêè ïðåäâàðèòåëåí, òåêóù è ïîñëåäâàù êîíòðîë ÷ðåç: 10


3.9. ÊÎÍÒÐÎËÈ ÇÀ ÑÚÕÐÀÍßÂÀÍÅ È ÎÏÀÇÂÀÍÅ Îòîðèçèðàíå (óïúëíîìîùàâàíå) Êîíòðîëèòå ïî îòîðèçèðàíåòî ñå ñúçäàâàò, çà äà îáåçïå÷àò ðàçóìíàòà óâåðåíîñò, ÷å 1) ñäåëêèòå, 2) ñúáèòèÿòà, â ñëåäñòâèå íà êîèòî ñäåëêèòå âúçíèêâàò è 3) ïðîöåäóðèòå, ÷ðåç êîèòî òå ñå îáðàáîòâàò, ñà îòîðèçèðàíè (ðàçðåøåíè) â ñúîòâåòñòâèå ñúñ çàêîíèòå, ïîäçàêîíîâèòå àêòîâå è ïîëèòèêàòà íà ìåíèäæìúíòà. Òèïè÷íè êîíòðîëè çà îòîðèçèðàíå ñà ñëåäíèòå: • äîêóìåíòèðàíè ïîëèòèêè îïðåäåëÿò ñúáèòèÿòà è ñäåëêèòå, êîèòî îðãàíèçàöèÿòà å îòîðèçèðàíà äà èçâúðøâà ñïîðåä çàêîíèòå, ïîäçàêîíîâèòå àêòîâå èëè ïîëèòèêàòà íà ìåíèäæìúíòà; • äîêóìåíòèðàíè ïîëèòèêè è ïðîöåäóðè ñúùåñòâóâàò çà îáðàáîòâàíåòî íà ñäåëêèòå â ñúîòâåòñòâèå ñúñ çàêîíèòå, ïîäçàêîíîâèòå àêòîâå èëè ïîëèòèêàòà íà ìåíèäæìúíòà; • â áàçîâèòå ôàéëîâå ñå âêëþ÷âàò ñàìî îòîðèçèðàíè ñëóæèòåëè, êëèåíòè èëè äîñòàâ÷èöè. Îäîáðåíèå Êîíòðîëèòå ïî îäîáðåíèåòî ñå ñúçäàâàò, çà äà îáåçïå÷à-âàò ðàçóìíàòà óâåðåíîñò, ÷å îïðåäåëåíèòå çà òîâà ëèöà îäîáðÿ-âàò îñ÷åòîâîäåíèòå ñäåëêè â ñúîòâåòñòâèå ñ îáùèòå èëè êîíêðåòíè êðèòåðèè íà ìåíèäæìúíòà. Òèïè÷íè êîíòðîëè çà îäîáðåíèå ñà ñëåäíèòå: • ñïåöèôè÷íèòå ñäåëêè ñå îäîáðÿâàò îò ëèöà, ïðèòåæàâàéêè ïðàâîìîùèÿòà çà òîâà (êàòî ñïåöèôè÷íè îäîáðåíèÿ íà ïîêóïêè îò ëèöåòî, îòãîâàðÿùî çà ïîêóïêèòå) â ñúîòâåòñòâèå ñúñ ñúçäàäåíèòå ïîëèòèêè è ïðîöåäóðè. • ñäåëêèòå ñå ñðàâíÿâàò ñ ïðåäâàðèòåëíî îïðåäåëåíè î÷àêâàíèÿ (ôàêòóðèðàíèòå öåíè ñå ñðàâíÿâàò ñ äîãîâîðåíèòå, âõîäíèòå äàííè ñå ïðîâåðÿâàò çà âàëèäíîñòòà íà îïðåäåëåíè ðåêâèçèòè è äð.) è èçêëþ÷åíèÿòà ñå ïðåãëåæäàò îò ëèöå, êîåòî å îòîðèçèðàíî äà ãè îäîáðÿâà. • ñäåëêèòå ñå ñðàâíÿâàò ñ îäîáðåíè áàçîâè ôàéëîâå (êàòî íà îäîáðåíè óñëîâèÿ çà ïëàùàíå íà îïðåäåëåíè êëèåíòè èëè äîñòàâ÷èöè) ïðåäè îäîáðåíèå èëè ïðèåìàíå è èçêëþ÷åíèÿòà ñå ïðåãëåæäàò îò ëèöå, îòîðèçèðàíî äà ãè îäîáðÿâà. 45


êëþ÷îâè (ñ÷åòîâîäíè) çàïèñâàíèÿ ñå ñúïîñòàâÿò ïðåäè ñäåëêàòà äà å îäîáðåíà (ñúïîñòàâÿíå íà çàÿâêàòà çà ïîðú÷êà, çàÿâêàòà çà ïîêóïêà è ôàêòóðàòà íà äîñòàâ÷èêà, ïðåäè ôàêòóðàòà äà å îäîáðåíà çà ïëàùàíå); ïðåäè âúçïðèåìàíå ïðîìåíèòå íà äàííè â ñúùåñòâóâàùè ôàéëîâå ñà îäîáðåíè íåçàâèñèìî, ïîäêðåïåíè èëè ñ äîêóìåíòàëíè èëè on-line îäîáðåíèÿ íà âõîäíèòå äàííè, ïðåäè äà ñå èçâúðøè îáðàáîòêàòà.

Ðàçäåëåíèå íà çàäúëæåíèÿòà Êîíòðîëèòå ïðè ðàçäåëåíèåòî íà çàäúëæåíèÿòà ñå ñúçäàâàò, çà äà ñå ñúêðàòÿò âúçìîæíîñòèòå åäíî ëèöå äà èçâúðøè è óêðèå ãðåøêè è/èëè íàðóøåíèÿ â íîðìàëíèÿ õîä íà èçïúëíåíèå íà çàäúëæåíèÿòà. Îáèêíîâåíî åäíà îðãàíèçàöèÿ ïîñòèãà àäåêâàòíî ðàçäåëåíèå íà çàäúëæåíèÿòà ÷ðåç ñúçäàâàíå íà êîíòðîëè (êàòî ðàçäåëåíèå íà ôóíêöèèòå ïî ñúõðàíÿâàíåòî è îñ÷åòîâîäÿâàíåòî íà àêòèâèòå, çà äà ñå ïðåäîòâðàòè åäíî ëèöå äà èìà íåêîíòðîëèðàí äîñòúï êàêòî äî àêòèâè, òàêà è äî ñ÷åòîâîäíèòå çàïèñâàíèÿ. Äèçàéí è èçïîëçâàíå íà äîêóìåíòè è (ñ÷åòîâîäíè) çàïèñâàíèÿ Öåëòà íà êîíòðîëèòå âúðõó äèçàéíà è èçïîëçâàíåòî íà çàïèñâàíèÿòà å äà å ñå ïîìîãíå çà îáåçïå÷àâàíå íà ðàçóìíàòà óâåðåíîñò, ÷å ñäåëêèòå è ñúáèòèÿòà ñà ïðàâèëíî çàïèñàíè (îñ÷åòîâîäåíè). Òàêèâà êîíòðîëè òèïè÷íî âêëþ÷âàò ñëåäíèòå ïîëèòèêè è ïðîöåäóðè: • ïðåäâàðèòåëíî íîìåðèðàíè äîêóìåíòàëíè ôîðìè ñå èçïîëçâàò çà çàïèñâàíå (îñ÷åòîâîäÿâàíå) íà âñè÷êè èçâúðøâàíè îò îðãàíèçàöèÿòà ñäåëêè è ïîäîò÷åòíîñò ñå ïîääúðæà çà ïîñëåäîâàòåëíîñòòà íà âñè÷êè èçïîëçâàíè íîìåðà. (Íàïðèìåð, ïðåäâàðèòåëíî íîìåðèðàíè ôàêòóðè, ïðèõîäíè è ðàçõîäíè êàñîâè îðäåðè è çàÿâêè çà ïîêóïêè ñå îò÷èòàò ñ öèôðîâà ïîñëåäîâàòåëíîñò, êîãàòî ñå èçïîëçâàò è ëèïñâàùèòå íîìåðà îò ïîñëåäîâàòåëíîñòòà ñå îáñëåäâàò). •

46

Äîêëàäèòå çà ïîëó÷åíè ñòîêè è äîêóìåíòè îò ïðîâåðêàòà èì ñå ñúïîñòàâÿò ñ ôàêòóðèòå íà äîñòàâ÷èöèòå, òîâàðèòåëíèöèòå èëè äðóãè äîêóìåíòè, èçïîëçâàíè çà çàïèñâàíå íà äîñòàâåíè çàÿâêè è ñâúðçàíèòå ñ òÿõ çàäúë-


æåíèÿ, çà äà ñå îáåçïå÷è óâåðåíîñòòà, ÷å ñà îñ÷åòîâîäåíè âñè÷êè è ñàìî âàëèäíè ñäåëêè, êîèòî ñà âúçíèêíàëè. •

Äîêóìåíòèòå ïî ñäåëêèòå (êàòî ôàêòóðè íà äîñòàâ÷èöè èëè òîâàðèòåëíèöè) ñå ïîäïå÷àòâàò ñ äàòàòà è ïðîñëåäÿâàò (÷ðåç ïåðèîäè÷íè ïðåãëåäè îò ñóïåðâàéçúðè), çà äà ñå îáåçïå÷è óâåðåíîñòòà, ÷å ñäåëêèòå ñà çàïèñàíè (îñ÷åòîâîäåíè) íàâðåìå.

Îðèãèíàëíèòå äîêóìåíòè ñå êàíöåëèðàò ñëåä îáðàáîòâàíåòî èì (íàïðèìåð, íà ôàêòóðèòå ñå ïîñòàâÿ ïå÷àò ñ íàäïèñ ÏËÀÒÅÍÎ ñëåä ïëàùàíåòî èì è ñå ïåðôîðèðàò) çà äà ñå îáåçïå÷è óâåðåíîñòòà, ÷å ñúùèòå äîêóìåíòè íÿìà äà áúäàò èçïîëçâàíè îòíîâî è íÿìà äà äîâåäàò äî îñ÷åòîâîäÿâàíå íà ñäåëêàòà îùå âåäíúæ. Îñâåí òîâà, çà îáðàáîòêàòà íà ñäåëêèòå ñå èçïîëçâàò ñàìî îðèãèíàëíè äîêóìåíòè.

Êîíòðîëè âúðõó äîñòúïà äî è èçïîëçâàíåòî íà àêòèâèòå è çàïèñâàíèÿòà Êîíòðîëèòå çà äîñòúïà ñå ñúçäàâàò, çà äà ñå çàùèòÿò àêòèâèòå è çàïèñâàíèÿòà îò ôèçè÷åñêà ïîâðåäà, êðàæáà, çàãóáà, íåïðàâèëíî èçïîëçâàíå èëè íåîòîðèçèðàíà ïðîìÿíà. ×ðåç òåçè êîíòðîëè ñå îãðàíè÷àâà íåîòîðèçèðàíèÿ äîñòúï äî àêòèâèòå è çàïèñâàíèÿòà. Îöåíêàòà íà ðàçäåëåíèåòî íà çàäúëæåíèÿòà ñúùî ñå èçèñêâà çà ëèöà, êîèòî èìàò îòîðèçèðàí äîñòúï äî àêòèâèòå è çàïèñâàíèÿòà. Òèïè÷íè êîíòðîëè çà äîñòúïà ñà ñëåäíèòå: • îáùèòå ñóìè íà ïàðè÷íèòå ïîñòúïëåíèÿ ñå îñ÷åòîâîäÿâàò, ïðåäè ïàðèòå äà áúäàò âíåñåíè â áàíêàòà; • îõðàíÿâàíî îáîðóäâàíå (çàêëþ÷åíè ñòàè, îãðàäåíè ìåñòà, êàñè è äð.) ñå èçïîëçâà. Äîñòúïúò äî êðèòè÷íè ôîðìè è îáîðóäâàíå (êàòî ïå÷àòè è öåííè êíèæà) å îãðàíè÷åí äî îòîðèçèðàíèÿ ïåðñîíàë. • äîñòúïúò äî ïðîãðàìè è ôàéëîâå ñ äàííè å îãðàíè÷åí äî îòîðèçèðàíèÿ ïåðñîíàë. (Íàïðèìåð, ñ÷åòîâîäíè êíèãè, êîìïþòúðíè òåðìèíàëè è backup ôàéëîâå ñå ñúõðàíÿâàò íà îõðàíÿåìè ìåñòà, äî êîèòî èìàò äîñòúï ñàìî îòîðèçèðàíè ëèöà). • ïðèñòèãàùèòå è èçëèçàùèòå îò îðãàíèçàöèÿòà àêòèâè ñå ïðåáðîÿâàò, èíñïåêòèðàò è ïîëó÷àâàò èëè ïðåäàâàò 47


ñàìî íà áàçàòà íà ïðàâèëíàòà îòîðèçàöèÿ (êàòî çàÿâêà çà ïîêóïêà, äîãîâîð èëè òîâàðèòåëíèöà) â ñúîòâåòñòâèå ñúñ ñúçäàäåíèòå ïðîöåäóðè. ïðîöåäóðè ñå ñúçäàâàò, çà äà îáåçïå÷àò ðàçóìíàòà óâåðåíîñò, ÷å òåêóùèòå ôàéëîâå ìîãàò äà áúäàò âúçñòàíîâåíè â ñëó÷àé íà êîìïþòúðåí ïðîáëåì. (Íàïðèìåð, îðãàíèçàöèÿòà ïðèëàãà ïëàí çà àðõèâèðàíå èëè âúçñòàíîâÿâàíå, àðõèâèðàíå, ñúõðàíÿâàíå íà äóáëèðàíè ïðîãðàìè èçâúí ïîìåùåíèÿòà è ñúîðúæåíèÿ, êîèòî äà áúäàò èçïîëçâàíè çà îáðàáîòêà íà äàííè, àêî öåëèÿò öåíòúð ñ äàííè å óíèùîæåí.) äîñòúïúò äî êðèòè÷íè çà îðãàíèçàöèÿòà ôîðìóëÿðè è çàïèñâàíèÿ å îãðàíè÷åí. (Íàïðèìåð, îõðàíèòåëíè ïðîöåäóðè ñå ñúçäàâàò è ïîääúðæàò çà çàïèñâàíèÿòà ïî ðú÷åí íà÷èí è äîêóìåíòàöèÿòà, èçïîëçâàíà çà äîñòúï äî àêòèâèòå, êàòî ïðàçíè áëàíêè èëè ôîðìóëÿðè çà îòïóñêàíå íà ìàòåðèàëíè çàïàñè).

Íåçàâèñèìè ïðîâåðêè Êîíòðîëèòå îò òàçè êàòåãîðèÿ ñå ñúçäàâàò, çà äà îáåçïå÷àò íåçàâèñèìè ïðîâåðêè íà âàëèäíîñòòà, àêóðàòíîñòòà è ïúëíîòàòà íà îáðàáîòâàíèòå äàííè. Ñëåäíèòå ïðîöåäóðè ñà òèïè÷íè çà òàçè êàòåãîðèÿ êîíòðîëè: • Èç÷èñëåíèÿòà, ñóìèòå è ñ÷åòîâîäíè êëàñèôèêàöèè ñå ïðåãëåæäàò îò íåó÷àñòâàùî â èçâúðøâàíåòî èì íåçàâèñèìî ëèöå. (Íàïðèìåð, àðèòìåòè÷íèòå ñóìè ïî ôàêòóðèòå ñå ïðåèç÷èñëÿâàò íåçàâèñèìî è ñëåä òîâà ñäåëêèòå è ñ÷åòîâîäíèòå êëàñèôèêàöèè ñå ïðåãëåæäàò).

48

Íàëè÷íèòå àêòèâè ïåðèîäè÷íî ñå èíñïåêòèðàò è ïðåáðîÿâàò è ðåçóëòàòèòå ñå ñðàâíÿâàò ñúñ ñ÷åòîâîäíèòå èì çàïèñâàíèÿ. (Íàïðèìåð, ìàòåðèàëíèòå çàïàñè ñå èíñïåêòèðàò è ôèçè÷åñêè ïðåáðîÿâàò â êðàÿ íà âñÿêà ãîäèíà è ñðàâíÿâàò ñúñ ñ÷åòîâîäíèòå èì çàïèñâàíèÿ).

Ñïîìàãàòåëíèòå êíèãè è çàïèñâàíèÿ ñå ñúïîñòàâÿò ñúñ çàïèñâàíèÿòà â Ãëàâíàòà êíèãà.

Îðãàíèçàöèÿòà ñâîåâðåìåííî ïîëó÷àâà îáðàòíà èíôîðìàöèÿ çà îïëàêâàíèÿ îò äîñòàâ÷èöè, êëèåíòè, ñëóæèòåëè è äð.


Ìåíèäæìúíòúò ïðåãëåæäà îò÷åòèòå çà èçïúëíåíèåòî íà äåéíîñòòà. (Íàïðèìåð, íà÷àëíèêúò íà ñêëàäîâîòî ñòîïàíñòâî ïðåãëåæäà îò÷åòèòå çà èçïúëíåíèåòî íà äåéíîñòòà çà àêóðàòíîñòòà è ñâîåâðåìåííîñòòà íà èçïúëíåíèåòî íà çàÿâåíèòå ìàòåðèàëíè çàïàñè è çàïèñâàíåòî èì â ñèñòåìàòà çà îáðàáîòêà íà ïðîäàæáèòå).

Äàííè îò ðàçëè÷íè èçòî÷íèöè ñå ñðàâíÿâàò çà àêóðàòíîñò è ïúëíîòà.

Ôàêòè÷åñêèòå îïåðàòèâíè ðåçóëòàòè (êàòî ðàçõîäèòå çà ïåðñîíàëà èëè êàïèòàëîâèòå ðàçõîäè çà îïðåäåëåíî ïîäðàçäåëåíèå èëè çà îðãàíèçàöèÿòà êàòî öÿëî) ñå ñðàâíÿâàò ñ îäîáðåíèòå áþäæåòè è ðàçëè÷èÿòà ñå îáÿñíÿâàò.

Îöåíêà íà çàïèñàíèòå (îñ÷åòîâîäåíèòå) ñòîéíîñòè Êîíòðîëèòå â òàçè êàòåãîðèÿ ñà ñ äèçàéí, êîéòî äà îáåçïå÷è óâåðåíîñòòà, ÷å àêòèâèòå ñà îöåíÿâàíè ïðàâèëíî. Òèïè÷íè îöåíú÷íè êîíòðîëè ñà: • ïåðèîäè÷íî óñëîâèÿòà è ïàçàðíîòî ïðåäëàãàíå è òúðñåíå íà àêòèâèòå ñå îöåíÿâà. (Íàïðèìåð, ìàòåðèàëíèòå çàïàñè ïåðèîäè÷íî ñå ïðåãëåæäàò çà ôèçè÷åñêà ïîâðåäà, îñòàðÿâàíå èëè âëîøàâàíå èëè âçåìàíèÿòà ñå îöåíÿâàò çà âúçìîæíîñòèòå çà ñúáèðàíåòî èì). • çàïèñàíèòå/îñ÷åòîâîäåíèòå äàííè ñå ñðàâíÿâàò ñ èíôîðìàöèÿ îò íåçàâèñèìà òðåòà ñòðàíà. (Íàïðèìåð, îñ÷åòîâîäåíèòå ïàðè÷íè ñðåäñòâà ñå ñúïîñòàâÿò ñ áàíêîâèòå èçâëå÷åíèÿ). • îöåíåíèòå ñòîéíîñòè (êàòî íåçàâèñèìè îöåíêè íà àêòèâèòå) ñå ñðàâíÿâàò ñúñ ñ÷åòîâîäíèòå çàïèñâàíèÿ. Îáîáùàâàíå íà ñ÷åòîâîäíè äàííè Êîíòðîëèòå â òàçè êàòåãîðèÿ ñà ñúçäàâàíè, çà äà îáåçïå÷àò óâåðåíîñòòà, ÷å ñäåëêèòå ñà àêóðàòíî îáîáùåíè è ÷å èçâúðøåíèòå êîðåêöèè ñà âàëèäíè. Òèïè÷íè êîíòðîëè â òàçè êàòåãîðèÿ ñà ñëåäíèòå: • èçòî÷íèöèòå íà îáîáùåíèòå äàííè (êàòî ñïîìàãàòåëíè êíèãè, äíåâíèöè è/èëè äðóãè çàïèñâàíèÿ) ñå ñðàâíÿâàò ñ ïúðâè÷íèòå çàïèñâàíèÿ â ñïîìàãàòåëíèòå êíèãè è/èëè äîêóìåíòè, ïðåäè äàííèòå äà áúäàò âúçïðèåòè çà âêëþ÷âàíå â îáîáùàâàùèòå çàïèñâàíèÿ è îò÷åòè. (Íàïðèìåð, 49


Ãëàâà 4. ÑÈÑÒÅÌÀÒÀ ÇÀ ÂÚÒÐÅØÅÍ ÊÎÍÒÐÎË Â òàçè ãëàâà ùå ñå çàïîçíàåòå ñ: • îáùàòà õàðàêòåðèñòèêà íà ñèñòåìàòà çà âúòðåøåí êîíòðîë (ÑÂÊ) • êîìïîíåíòèòå íà ÑÂÊ • èçèñêâàíèÿòà çà ñúçäàâàíå íà äîáðè âúòðåøíè êîíòðîëè • ñòàíäàðòè çà ñèñòåìàòà çà âúòðåøåí êîíòðîë 4.1. ÕÀÐÀÊÒÅÐÈÑÒÈÊÀ ÍÀ ÑÈÑÒÅÌÀÒÀ ÇÀ ÂÚÒÐÅØÅÍ ÊÎÍÒÐÎË Ñèñòåìàòà çà âúòðåøåí êîíòðîë å ïðîöåñúò è ïðîöåäóðèòå, êîéòî ìåíèäæìúíòúò èçïîëçâà, çà äà îáåçïå÷è ðàçóìíàòà óâåðåíîñò, ÷å öåëèòå è çàäà÷èòå íà îðãàíèçàöèÿòà ùå áúäàò ïîñòèãíàòè. Òîâà å è ìåíèäæìúíò íà áèçíåñ ðèñêîâåòå è å äèíàìè÷åí ïðîöåñ, êîéòî ñå ïðîìåíÿ çàåäíî ñ ïðîìÿíàòà íà ïåðñîíàëà è îáñòîÿòåëñòâàòà. Ñèñòåìàòà âêëþ÷âà îðãàíèçàöèîííèÿ äèçàéí, ïèñàíèòå ïîëèòèêè è ïðîöåäóðè, ïðàêòèêèòå, ôèçè÷åñêèòå áàðèåðè çà çàùèòà íà àêòèâèòå è öåëèÿ ïåðñîíàë. Ñèñòåìàòà òðÿáâà äà áúäå ñ òàêúâ äèçàéí, ÷å äà îáåçêóðàæàâà èçâúðøâàíåòî íà ãðåøêè èëè íàðóøåíèÿ è äà èäåíòèôèöèðà â ðàçóìíè âðåìåâè ãðàíèöè ãðåøêèòå è íàðóøåíèÿòà, êîèòî áèõà ìîãëè äà âúçíèêíàò. Ñèñòåìàòà çà âúòðåøåí êîíòðîë îáõâàùà ðàçëè÷íè êîíòðîëè, çàïî÷âàéêè îò ïðîâåðêà íà àâòîáèîãðàôè÷íèòå äàííè è ìèíàë îïèò íà ïîòåíöèàëíè ñëóæèòåëè çà âàæíè çà îðãàíèçàöèÿòà äëúæíîñòè äî çàêëþ÷âàíåòî íà âðàòèòå, ñëåä ïðèêëþ÷âàíå íà ðàáîòà. Îñâåí òîâà, ñèñòåìàòà çà âúòðåøåí êîíòðîë îáåçïå÷àâà ñúõðàíÿâàíåòî è îïàçâàíåòî íà àêòèâèòå, ïðàâèëíîòî çàïèñâàíå è îñ÷åòîâîäÿâàíå íà ñäåëêèòå è åôåêòèâíîòî è åôèêàñíî ïîñòèãàíå íà öåëèòå íà çàäà÷èòå íà îðãàíèçàöèÿòà è íåéíèòå ïîäðàçäåëåíèÿ, êàêòî è ñïàçâàíå íà èçèñêâàíèÿòà íà çàêîíîäàòåëñòâîòî è ïîëèòèêàòà íà ìåíèäæìúíòà. Ìåíèäæìúíòúò, êîéòî å îòãîâîðåí çà ïîñòèãàíåòî íà öåëèòå è çàäà÷èòå, ïîñòàâåíè ïðåä îðãàíèçàöèÿòà, îòãîâàðÿ è çà ñúçäàâàíåòî, ïîääúðæàíåòî è ìîíèòîðèíãà íà ñèñòåìàòà çà âúòðåøåí 52


êîíòðîë, êîåòî ñïîìàãà äà ñå îáåçïå÷è ïîñòèãàíåòî íà îïðåäåëåíèòå çàäà÷è è öåëè. Òÿ èëè òîé å îòãîâîðåí çà äîáðîòî ôèíàíñîâî ñúñòîÿíèå íà îðãàíèçàöèÿòà, çàùèòàòà íà íåéíèòå àêòèâè, âêëþ÷èòåëíî è ðåñóðñè è ñïàçâàíåòî íà èçèñêâàíèÿòà íà çàêîíîäàòåëñòâîòî è óêàçàíèÿòà íà âèñøåòî ðúêîâîäñòâî. Òÿ èëè òîé òðÿáâà äà îáåçïå÷è ïðàâèëíîòî èçïîëçâàíå íà óïðàâëÿâàíèòå ôîíäîâå. Ñúîòâåòíîòî äëúæíîñòíî ëèöå ìîæå äà äåëåãèðà íÿêîè îò ñâúðçàíèòå çàäúëæåíèÿ, íî íå ìîæå äà äåëåãèðà ïîäîò÷åòíîñò. Äîáðèòå âúòðåøíè êîíòðîëè ñà ñúùåñòâåíè çà îáåçïå÷àâàíå ïîñòèãàíåòî íà öåëèòå è çàäà÷èòå. Òå îáåçïå÷àâàò íàäåæäíî ôèíàíñîâî äîêëàäâàíå çà âçåìàíå íà óïðàâëåíñêèòå ðåøåíèÿ. Òå îáåçïå÷àâàò ñïàçâàíå èçèñêâàíèÿòà íà ñúîòâåòíèòå çàêîíè è íîðìàòèâíè àêòîâå è ñå èçáÿãâà ðèñêà îò ïóáëè÷íè ñêàíäàëè. Ñëàáèòå èëè ïðåêàëåíî ñèëíî äåéñòâàùè êîíòðîëè ñúêðàùàâàò ïðîèçâîäèòåëíîñòòà, óâåëè÷àâàò ñëîæíîñòòà è âðåìåòî çà îáðàáîòêàòà íà ñäåëêèòå è íå äîáàâÿò ñòîéíîñò êúì äåéíîñòòà. Íà ôèã. 4.1 å ïîñî÷åí ñòàòè÷åí ìîäåë íà ñèñòåìàòà çà âúòðåøåí êîíòðîë, êîéòî ìîæå äà áúäå âúçïðèåò êàòî èäåàëíèÿ èëè æåëàíèÿ îò âñè÷êè ìîäåë. Òîé ñå õàðàêòåðèçèðà ñ: • ÿñíî äåôèíèðàíè îðãàíèçàöèîííè öåëè è çàäà÷è; • óïðàâëåíñêà ñòðóêòóðà; • îáìèñëåíè è îðãàíèçèðàíè îïåðàöèè; • äåôèíèðàí ïðîöåñ íà ïîäîò÷åòíîñò è åôåêòèâíîñò; • ïðàâèëíî îïðåäåëåíè îãðàíè÷åíèÿ çà íååôåêòèâíè äåéñòâèÿ è çàãóáè è • äîáðå äåôèíèðàíè âúòðåøíè êîíòðîëè. Äîáðèòå âúòðåøíè êîíòðîëè ñïîìàãàò çà îáåçïå÷àâàíåòî íà åôåêòèâíè è åôèêàñíè îïåðàöèè, ÷ðåç êîèòî ñå ïîñòèãàò öåëèòå íà îðãàíèçàöèÿòà è çàùèòàâàò ñëóæèòåëèòå è àêòèâèòå.

53


Ôèã. 4.1. Ñòàòè÷åí ìîäåë íà âúòðåøíèòå êîíòðîëè

4.2. ÊÎÌÏÎÍÅÍÒÈ ÍÀ ÑÈÑÒÅÌÀÒÀ ÇÀ ÂÚÒÐÅØÅÍ ÊÎÍÒÐÎË Âúâ ôóíêöèîíàëíî èëè äèíàìè÷íî îòíîøåíèå êîìïîíåíòèòå íà ñèñòåìàòà çà âúòðåøåí êîíòðîë ñà ïðåäñòàâåíè îò: • êîíòðîëíà ñðåäà; • îöåíêà íà ðèñêà; • êîíòðîëíè äåéíîñòè; • èíôîðìàöèîííà è êîìóíèêàöèîííà ñèñòåìà; • ìîíèòîðèíã è êîðèãèðàùè ìåðêè; Êîíòðîëíà ñðåäà Êîíòðîëíàòà ñðåäà âêëþ÷âà îòíîøåíèåòî íà ìåíèäæìúíòà, êîèòî ñå ñëåä òîâà ñå îòðàçÿâàò âúðõó îòíîøåíèÿòà íà ñëóæèòåëèòå. Îòíîøåíèåòî íà ìåíèäæìúíòà ïîäêðåïÿ åòè÷íèòå öåííîñòè è äîáðèòå áèçíåñ ïðàêòèêè. Îò äðóãà ñòðàíà, ìåíèäæìúíòúò 54


èëè ïðè äðóãà âúçïðèåòà çà ðàçóìíà ïîëèòèêà, âúçïðèåìàíà â îðãàíèçàöèÿòà. Êîìïîíåíòè íà ñòàíäàðòèòå Êîíòðîëíà ñðåäà Ìåíèäæìúíòúò è ñëóæèòåëèòå òðÿáâà äà ñúçäàäàò è ïîääúðæàò êîíòðîëíà ñðåäà â öÿëîòî ïðåäïðèÿòèå, êîÿòî äà îïðåäåëÿ ïîçèòèâíî îòíîøåíèå è ïîäêðåïà íà âúòðåøíèÿ êîíòðîë è äîáðîñúâåñòíî îòíîøåíèå êúì êîíòðîëà. Ïîçèòèâíàòà êîíòðîëíà ñðåäà å îñíîâàòà íà âñè÷êè äðóãè ñòàíäàðòè çà âúòðåøåí êîíòðîë, îáåçïå÷àâàùè äèñöèïëèíà è îðãàíèçàöèîííà ñòðóêòóðà. Êîíòðîëíàòà ñðåäà å îáêðúæåíèåòî, êîåòî âëèÿå âúðõó êà÷åñòâîòî íà âúòðåøíèÿ êîíòðîë. Íÿêîëêî êëþ÷îâè ôàêòîðà îêàçâàò ðåøàâàùî âëèÿíèå âúðõó âúòðåøíèÿ êîíòðîë. Òå âêëþ÷âàò: • ÷åñòíîñò; • åòè÷íèòå öåííîñòè è êîìïåòåíòíîñòòà íà ñëóæèòåëèòå íà îðãàíèçàöèÿòà; • óïðàâëåíñêàòà ôèëîñîôèÿ è ñòèë íà óïðàâëåíèå; • íà÷èíúò, ïî êîéòî ìåíèäæìúíòúò îïðåäåëÿ ïðàâàòà è îòãîâîðíîñòèòå, îðãàíèçèðà è ðàçâèâà ñïîñîáíîñòèòå íà ñâîèòå ñëóæèòåëè; • âíèìàíèåòî è ðúêîâîäñòâîòî, îáåçïå÷àâàíè îò âèñøåòî ðúêîâîäñòâî è ãðóïèòå çà íàäçîð. Îöåíêà íà ðèñêà Âúòðåøíèÿò êîíòðîë òðÿáâà äà îáåçïå÷àâà îöåíêàòà íà ðèñêîâåòå, ïðåä êîèòî îðãàíèçàöèÿòà ñå èçïðàâÿ, âúçíèêâàùè êàêòî îò âúíøíè, òàêà è îò âúòðåøíè èçòî÷íèöè. Ïðåäâàðèòåëíîòî óñëîâèå çà îöåíêà íà ðèñêà å ñúçäàâàíåòî íà öåëèòå, êîèòî äà áúàäò ñâúðçàíè íà ðàçëè÷íèòå íèâà è äà ñà âúòðåøíî ñúâìåñòèìè. Îöåíêàòà íà ðèñêà ïðåäñòàâëÿâà èäåíòèôèêàöèÿòà è àíàëèçà íà îòíîñèòåëíèòå ðèñêîâå, ñâúðçàíè ñ ïîñòèãàíåòî íà öåëèòå íà îðãàíèçàöèÿòà (íàïðèìåð, îíåçè ïðîãðàìíè öåëè è ôèíàíñîâè îãðàíè÷åíèÿ, ïîñòàâåíè â áþäæåòà) è ôîðìèðàùè áàçàòà çà îïðåäåëÿíåòî íà òîâà êàê ðèñêîâåòå òðÿáâà äà áúäàò óïðàâëÿâàíè. Ïîðàäè ôàêòà, ÷å ïðàâèòåëñòâåíèòå, èêîíîìè÷åñêèòå, îòðàñëîâèòå, çàêîíîäàòåëíèòå è îïåðàòèâíè óñëîâèÿ ñå ïðîìåíÿò ïîñòîÿííî, òðÿáâà äà ñå îáåçïå÷àò ìåõàíèçìè çà òÿõíîòî èäåíòèôèöèðàíå è ñïðàâÿíå ñ ñïåöèôè÷íèòå ðèñêîâå, ñâúðçàíè ñ êîíêðåòíèòå ïðîìåíè. 63


Êîíòðîëíè äåéíîñòè Äåéíîñòèòå, ñâúðçàíè ñ âúòðåøíèÿ êîíòðîë òðÿáâà äà áúäàò åôåêòèâíè è åôèêàñíè ïðè ïîñòèãàíåòî íà êîíòðîëíèòå öåëè íà îðãàíèçàöèÿòà. Êîíòðîëíèòå äåéíîñòè ñà ïîëèòèêèòå, ïðîöåäóðèòå, òåõíèêèòå è ìåõàíèçìèòå, êîèòî ïðèâåæäàò â äåéñòâèå ìåíèäæúðñêèòå óêàçàíèÿ, êàòî íàïðèìåð, ïðîöåñúò çà ñúáëþäàâàíåòî íà ðàçïîðåæäàíèÿòà íà ìåíèäæìúíòà çà ñúçäàâàíåòî è èçïúëíåíèåòî íà îïåðàòèâíè è ôèíàíñîâè ïëàíîâå. Òå ñïîìàãàò çà îáåçïå÷àâàíåòî íà ôàêòà, ÷å ñà âúçïðèåòè ìåðêè, íàñî÷åíè êúì ðèñêîâåòå. Êîíòðîëíè äåéñòâèÿ ñå îñúùåñòâÿâàò íà âñè÷êè íèâà è çà âñè÷êè äåéíîñòè íà îðãàíèçàöèÿòà. Òå âêëþ÷âàò øèðîêà ãàìà îò ðàçíîîáðàçíè äåéíîñòè êàòî îäîáðåíèÿ, óïúëíîìîùàâàíèÿ, ïðîâåðêè, ñúïîñòàâÿíèÿ, ïðåãëåäè íà äåéíîñòòà, ïîääúðæàíå íà ñèãóðíîñòòà, ðàçäåëÿíå íà çàäúëæåíèÿòà è ñúçäàâàíå è ïîääúðæàíå íà ñâúðçàíèòå ñ òÿõ çàïèñâàíèÿ (äîêóìåíòàöèÿòà), êîèòî äà îáåçïå÷àâàò ôàêòè è äîêàçàòåëñòâà çà èçïúëíåíèåòî íà òåçè äåéíîñòè êàêòî è ïîäõîäÿùè îäèòîðñêè ñëåäè. Èíôîðìàöèÿ è êîìóíèêàöèè Çà äà ìîæå åäíà îðãàíèçàöèÿ äà óïðàâëÿâà è êîíòðîëèðà ñâîèòå äåéñòâèÿ, òÿ òðÿáâà äà ïðèòåæàâà ðåëåâàíòíà è íàäåæäíà èíôîðìàöèÿ, êàêòî ôèíàíñîâà, òàêà è íåôèíàíñîâà, ñâúðçàíà ñ âúíøíè è âúòðåøíè ñúáèòèÿ. Òàçè èíôîðìàöèÿ òðÿáâà äà áúäå çàïèñàíà è ïðåäñòàâåíà íà ìåíèäæìúíòà è íà äðóãè âúòðå â îðãàíèçàöèÿòà, êîèòî ñå íóæäàÿò îò íåÿ âúâ ôîðìà è â ðàìêèòå íà âðåìåòî, êîåòî äà èì äàâà âúçìîæíîñò äà îñúùåñòâÿâàò òåõíèÿ âúòðåøåí êîíòðîë è äðóãèòå ñè çàäúëæåíèÿ. Ìîíèòîðèíã Òðÿáâà äà áúäå èçâúðøâàí ìîíèòîðèíã íà ïðîâåæäàíèÿ âúòðåøåí êîíòðîë. Ìîíèòîðèíãúò å ïðîöåñ, ÷ðåç êîéòî ñå îöåíÿâà êà÷åñòâîòî íà äåéíîñòòà âúâ âðåìåòî. Òîé òðÿáâà äà áúäå ïðîâåæäàí ÷ðåç íåïðåêúñíàòè ìîíèòîðèíãîâè äåéíîñòè, îòäåëíè îöåíêè èëè êîìáèíàöèÿ îò äâåòå. Íåïðåêúñíàòèÿò ìîíèòîðèíã ñå ïðîâåæäà â ïðîöåñà íà èçâúðøâàíåòî íà äåéíîñòèòå. Òîé âêëþ÷âà ðåäîâíè ìåíèäæúðñêè è íàäçîðíè äåéíîñòè è äðóãè äåéíîñòè, êîèòî ïåðñîíàëúò èçâúðøâà ïðè îñúùåñòâÿâàíåòî íà ñâîèòå çàäúëæåíèÿ. Îáõâàòúò è ÷åñòîòàòà íà îòäåëíèòå îöåíêè òðÿáâà äà çàâèñÿò ïðåäèìíî îò îöåí64


êàòà íà ðèñêîâåòå è åôåêòèâíîñòòà íà íåïðåêúñíàòèòå ìîíèòîðèíãîâè ïðîöåäóðè. Íåäîñòàòúöèòå íà âúòðåøíèÿ êîíòðîë òðÿáâà äà áúäàò êîìóíèêèðàíè íà èíäèâèäà, îòãîâàðÿù çà òàçè ôóíêöèÿ è íàé-ìàëêî íà åäíî íèâî íà ìåíèäæìúíò, ïî-âèñîêî îò òîâà íà êîåòî ñå íàìèðà îòãîâîðíîòî ëèöå. Åôåêòèâíîñò íà âúòðåøíèÿ êîíòðîë Çà äà ìîæå âúòðåøíèÿò êîíòðîë äà áúäå ïðåöåíÿâàí êàòî åôåêòèâåí, ìåíèäæìúíòúò òðÿáâà äà ïðèòåæàâà ðàçóìíàòà óâåðåíîñò, ÷å • îïåðàöèîíàëíèòå öåëè íà îðãàíèçàöèÿòà ñà áèëè ïîñòèãíàòè, • ïóáëèêóâàíèòå ÔÑÎ è äîêëàäè, èçãîòâåíè çà âúíøíî è âúòðåøíî ïîëçâàíå (êàòî äîêëàäèòå çà èçïúëíåíèåòî íà äåéíîñòòà, áþäæåòà ñà íàäåæäíî èçãîòâåíè, è • å ïîñòèãíàòî ñïàçâàíåòî íà ïðèëàãàíèòå çàêîíè è íîðìàòèâíè àêòîâå. Äîêëàäâàíå íà âúíøíè ñòðàíè Ìåíèäæìúíòúò òðÿáâà äà îáåçïå÷àâà ãîäèøåí ïóáëè÷åí äîêëàä, ïðåäñòàâÿù íåãîâèòå òâúðäåíèÿ çà åôåêòèâíîñòòà íà ñúùåñòâóâàùèÿ â îðãàíèçàöèÿòà âúòðåøåí êîíòðîë. Îäèòîðñêà ðåçîëþöèÿ Îäèòîðñêèòå êîíñòàòàöèè å íóæíî äà áúäàò ñâîåâðåìåííî ðåçîëþðàíè. Ìåíèäæúðèòå òðÿáâà 1) ñâîåâðåìåííî äà îöåíÿò êîíñòàòàöèèòå è îñîáåíî îíåçè, ïîêàçâàùè íåäîñòàòúöè, êàêòî è ïðåïîðúêèòå, ïðåäîñòàâåíè îò îäèòîðèòå, 2) äà îïðåäåëÿò ïîäõîäÿùè ìåðêè â îòãîâîð íà îäèòîðñêèòå êîíñòàòàöèè è ïðåïîðúêè è 3) îñúùåñòâÿò â îïðåäåëåíèòå âðåìåâè ðàìêè, âñè÷êè äåéñòâèÿ, ÷ðåç êîèòî ñå êîðèãèðàò èëè ïî äðóã íà÷èí ðåçîëèðàò íåùàòà, ïðåäñòàâåíè íà âíèìàíèåòî íà ìåíèäæìúíòà. Ïîñî÷åíèòå ñòàíäàðòè ìîãàò äà áúäàò ñîëèäíà áàçà çà èçãðàæäàíå íà åôåêòèâíî äåéñòâàùà ñèñòåìà çà âúòðåøåí êîíòðîë âúâ âñÿêà îðãàíèçàöèÿ (ôèðìà, áþäæåòíî ó÷ðåæäåíèå), àêî ìåíèäæìúíòúò ðàçáèðà è îöåíÿâà ïîòðåáíîñòòà îò ñèñòåìíî ïðèëàãàíå íà ñâîÿòà ïîëèòèêà è ñòðàòåãèÿ ïðè ïîñòèãàíå öåëèòå íà óïðàâëÿâàíàòà îò íåãî îðãàíèçàöèÿ.

65


Ôèã. 5.2 Áëîêîâà äèàãðàìà íà ïðîöåñà íà èçìåðâàíå Начало

Идентифициране на процеса

1

2

Идентифициране на критичната дейност, която се измерва

Създаване на цели/стандарти за изпълнението на дейността

3

Създаване на измерители на изпълнението на дейността

4

Идентифициране на отговорните страни

5

Събиране на данни

6 Анализ/докладване за фактич. изпълнение на дейността

7

Сравнение на фактическото изпълнение с целите

8

Äà Нужни ли са нови цели?

Äà

9

Íå 11

74

Нужни ли са корективни мерки?

Извършване на промени заÄà придържане към целта

10


îò ïðåäõîæäàùèÿ åòàï. Êðàòêî îïèñàíèå íà åòàïèòå íà ïðîöåñà å ïðåäñòàâåíî ïîäîëó: 1. Èäåíòèôèöèðàíå íà ïðîöåñà êàòî ïîòîê. Òîâà å ïúðâèÿò è ìîæå áè íàé-âàæåí åòàï. Àêî âàøèòå ñëóæèòåëè íå ìîãàò äà ñå ñúãëàñÿò ñ ïðîöåñèòå, êîèòî èçâúðøâàò, êàê áèõà ãè èçìåðâàëè åôåêòèâíî èëè èçïîëçâàëè êðàéíèÿ ïðîäóêò îò òîâà, êîåòî ñà èçìåðèëè? 2. Èäåíòèôèöèðàíå íà êðèòè÷íàòà äåéíîñò, êîÿòî òðÿáâà äà áúäå èçìåðâàíà. Êðèòè÷íàòà äåéíîñò îíàçè êóëìèíàöèîííà äåéíîñò, ïðè êîÿòî ñè ñòðóâà íàé-ìíîãî äà ñå ðàçïîëîæè ñåíçîð è äà ñå äåôèíèðà èíäèâèäóàëíèÿ èçìåðèòåë íà äåéíîñòòà âúòðå â ïðîöåñà. 3. Ñúçäàâàíå íà öåë(è) èëè ñòàíäàðòè íà èçïúëíåíèåòî íà äåéíîñòòà. Âñè÷êè èçìåðèòåëè íà èçïúëíåíèåòî íà äåéíîñòòà òðÿáâà äà áúäàò ñâúðçàíè êúì ïðåäâàðèòåëíî äåôèíèðàíà öåë èëè ñòàíäàðò, äàæå è àêî öåëòà îò ñàìîòî ñè ñúçäàâàíå äà å ñóáåêòèâíà. Ïðèòåæàâàéêè öåëèòå è ñòàíäàðòèòå å åäèíñòâåíèÿ íà÷èí ñìèñëåíî äà ñå èíòåðïðåòèðàò ðåçóëòàòèòå îò âàøèòå èçìåðâàíèÿ è ïðåìåðâà óñïåõà íà âàøèòå óïðàâëåíñêè ñèñòåìè. 4. Ñúçäàâàíå íà èçìåðèòåë(è) íà èçïúëíåíèåòî íà äåéíîñòòà. Íà òîçè åòàï âèå ïðîäúëæàâàòå äà ñúçäàâàòå ñèñòåìàòà çà èçìåðâàíå èçïúëíåíèåòî íà äåéíîñòòà ÷ðåç èäåíòèôèöèðàíå íà îòäåëíèòå èçìåðèòåëè. 5. Èäåíòèôèöèðàíå íà îòãîâîðíèòå ñòðàíè. Íà êîíêðåòíî ïîäðàçäåëåíèå (íà åêèï èëè èíäèâèä) òðÿáâà äà áúäàò âúçëîæåíè îòãîâîðíîñòèòå çà âñåêè åäèí îò åòàïèòå íà ïðîöåñà íà èçìåðâàíå íà äåéíîñòòà. 6. Ñúáèðàíå íà äàííè.  äîïúëíåíèå íà çàïèñâàíåòî íà öèôðèòå, äàííèòå òðÿáâà ïðåäâàðèòåëíî äà áúäàò àíàëè-çèðàíè ñâîåâðåìåííî, çà äà ñå íàáëþäàâàò âúçìîæíèòå ðàííè òåíäåíöèè è äà ñå ïîòâúðäè àäåêâàòíîñòòà íà âàøàòà ñèñòåìà çà ñúáèðàíå íà äàííè. 7. Àíàëèçèðàíå/äîêëàäâàíå íà ôàêòè÷åñêîòî èçïúëíåíèå íà äåéíîñòòà. Íà òîçè åòàï íåîáðàáîòåíèòå äàííè ôîðìàëíî ñå êîíâåðòèðàò â èçìåðèòåëè íà äåéíîñòòà, ïîêàçàíè â ðàçáèðàåìà ôîðìà è ðàçïðîñòðàíåíè ïîä ôîðìàòà íà äîêëàä. 75


8. Ñðàâíÿâàíå íà ôàêòè÷åñêîòî èçïúëíåíèå íà äåéíîñòòà ñ öåëèòå. Íà òîçè åòàï, ñå ñðàâíÿâà èçïúëíåíèåòî íà äåéíîñòòà, êàêòî å ïîñî÷åíî â äîêëàäà, ñ ïðåäâàðèòåëíî îïðåäåëåíèòå öåëè èëè ñòàíäàðòè è ñå îïðåäåëÿ âàðèàöèÿòà (àêî òàêàâà ñúùåñòâóâà). 9. Íóæíè ëè ñà êîðåêòèâíè ìåðêè?  çàâèñèìîñò îò âåëè÷èíàòà íà âàðèàöèÿòà ìåæäó èçìåðèòåëèòå è öåëèòå, ìîæå äà ñå íàëîæàò íÿêîè êîðåêòèâíè ìåðêè. 10. Èçâúðøâàíå íà ïðîìåíè, çà äà ñå ïîñòèãíå ñúãëàñóâàíå ñ öåëòà. Òîçè åòàï âúçíèêâà ñàìî, àêî ñå î÷àêâà êîðåêòèâíèòå ìåðêè äà ñòàíàò íåîáõîäèìîñò. Ôàêòè÷åñêîòî îïðåäåëÿíå íà êîðåêòèâíèòå ìåðêè å ÷àñò îò ïðîöåñà çà ïîäîáðÿâàíå íà êà÷åñòâîòî, à íå íà ïðîöåñà çà èçìåðâàíå èçïúëíåíèåòî íà äåéíîñòòà. Òîçè åòàï ñå îòíàñÿ ïðåäèìíî äî óñúâúðøåíñòâàíåòî íà óïðàâëåíñêàòà ñèñòåìà. 11. Íóæíè ëè ñà íîâè öåëè? Äàæå è ïðè óñïåøíî äåéñòâàùè ñèñòåìè, ïðîìåíèòå ìîãàò äà áúäàò ïðåðàçãëåäàíè, çà äà ñå ïîäáåðàò òàêèâà, êîèòî äà ñà ïðåäèçâèêàòåëñòâî çà ðåñóðñèòå íà îðãàíèçàöèÿòà, íî íå è äà ãè ïðåâèøàâàò. Öåëèòå è ñòàíäàðòèòå ñå íóæäàÿò îò ïåðèîäè÷íà îöåíêà, çà äà îòãîâàðÿò íà ïðîìåíÿùèòå ñå îðãàíèçàöèîííè ïðîöåñè. 5.3. ÔÈÍÀÍÑÎÂÈ È ÍÅÔÈÍÀÍÑÎÂÈ ÈÇÌÅÐÈÒÅËÈ ÍÀ ÄÅÉÍÎÑÒÒÀ  ãëàâà 1 îïðåäåëèõìå 4-òå íèâà, îò êîèòî ìîæå äà áúäå ñúáèðàíà èíôîðìàöèÿ â óïðàâëåíñêàòà êîíòðîëíà ñèñòåìà, à èìåííî: 1. Êëèåíò/ïàçàð. 2. Îðãàíèçàöèÿòà êàòî öÿëî. 3. Îòäåëíè ïîäðàçäåëåíèÿ è ôóíêöèè. 4. Îòäåëíè äåéíîñòè. Íà ôèã. 5.3. ñà ïîêàçàíè ïðèìåðè çà ôèíàíñîâè è íåôèíàíñîâè èçìåðèòåëè íà äåéíîñòòà íà âñÿêî åäíî îò ÷åòèðèòå íèâà. Òåçè íèâà èëþñòðèðàò ðàçëè÷èÿòà îòíîñíî èçòî÷íèêà íà èíôîðìàöèÿ à èçìåðâàíåòî íà äåéíîñòòà è âðåìåâèÿ õîðèçîíò. 76


Ïðèìåðèòå ïî-äîëó âêëþ÷âàò äîñòúï äî ïàðè, îáîðóäâàíå èëè ìàòåðèàëíè çàïàñè. Äðóã ïðèìåð ìîæå äà áúäå ñëåäíèÿò: Îðãàíèçàöèÿòà ñúõðàíÿâà êîìïþòúðíîòî ñè îáîðóäâàíå â çàêëþ÷åíà ñòàÿ ñ îõðàíèòåëíà ñèñòåìà, êîÿòî èçèñêâà îò ñëóæèòåëèòå äà ñå ïîäïèñâàò, êîãàòî ðàáîòÿò íà òåðìèíàëèòå. Òîâà ñúçäàâà âúçìîæíîñòòà òåõíèòå äàííè è ñèñòåìíè âúçìîæíîñòè äà íå ìîãàò äà áúäàò èçïîëçâàíè îò íåîòîðèçèðàíè ëèöà. Âúïðåêè òîâà, îáà÷å, âñè÷êè òåõíè äèñêåòè è êàíöåëàðñêè ìàòåðèàëè ñå íàìèðàò â îòêðèòà çà âñåêè ñòàÿ, áåç êîíòðîëè çà äîñòúï è òÿ å ñúâñåì íàáëèçî äî èçõîäà îò ñãðàäàòà. Âñåêè ñåïòåìâðè, êîãàòî çàïî÷âà ó÷åáíàòà ãîäèíà, òå îáèêíîâåíî óñòàíîâÿâàò, ÷å õàðòèÿòà, õèìèêàëêè è äðóãè êàíöåëàðñêè ìàòåðèàëè îòíîâî ëèïñâàò. Òîâà å ïðèìåð, ïðè êîéòî ñà íóæíè ðàçëè÷íè êîíòðîëè ïðè äâà âèäà ðåñóðñè. 6.3. ÊÎÍÒÐÎËÈÒÅ ÇÀ ÀÂÒÎÌÀÒÈÇÈÐÀÍÈÒÅ ÑÈÑÒÅÌÈ ÇÀ ÎÁÐÀÁÎÒÊÀ ÍÀ ÑÄÅËÊÈÒÅ Â ïîñëåäíî âðåìå ñå çàáåëÿçâà çíà÷èòåëåí ðúñò íà àâòîìàòèçèðàíèòå ñèñòåìè, âàðèðàùè îò áàçèðàùèòå ñå íà ïåðñîíàëíè êîìïþòðè åëåêòðîíè òàáëèöè äî öÿëîñòíè èíòåãðèðàíè ôèíàíñîâî-ñ÷åòîâîäíè ñèñòåìè (SCALA, NAVISION) è ëîêàëíè ìðåæè. Ïîâèøåíàòà åôåêòèâíîñò íà ðàçõîäèòå çà êîìïþòúðíî îáîðóäâàíå, ïðîãðåñà â îáðàáîòâàíåòî íà èíôîðìàöèÿòà è òåëåêîìóíèêàöèîííè òåõíîëîãèè è âñå ïîâå÷å ïîäîáðÿâàùèòå ñå êîìïþòúðíè óìåíèÿ íà ìåíèäæìúíòà è ñëóæèòåëèòå, ñúçäàâàò âñå ïî-ãîëåìè âúçìîæíîñòè çà îðãàíèçàöèèòå äà ðàçøèðÿâàò àâòîìàòèçèðàíåòî. Èçïîëçâàíåòî íà êîìïþòúðíè ñèñòåìè çà îáðàáîòêà íà ôèíàíñîâè ñäåëêè, çà ñúõðàíÿâàíå íà äàííè è èçâúðøâàíå íà ñòàòèñòè÷åñêè è äðóãè àíàëèçè íå ïðîìåíÿ êîíòðîëíèòå öåëè. Íàïðèìåð, êîíòðîëíèòå öåëè ïàê îïðåäåëÿò ïîòðåáíîñòòà äà ñå îáåçïå÷è ôàêòà, ÷å ñèñòåìíèòå ñà íàäåæäíè, ÷å äàííèòå ñà âåðíè è ÷å îïåðàöèèòå íà îðãàíèçàöèÿòà ñà åôåêòèâíè è åôèêàñíè. Âúïðåêè òîâà, îáà÷å, âñåîáùîòî èçïîëçâàíå íà êîìïþòúðíè ñèñòåìè ïðîìåíÿ òåõíèêèòå, èçïîëçâàíè çà ïîñòèãàíå íà êîíòðîëíèòå öåëè.  àâòîìàòèçèðàíàòà ñðåäà ñúùåñòâóâàò äâå îñíîâíè êàòåãîðèè êîíòðîëè - îáùè è ïðèëîæíè êîíòðîëè. 95


Îáùèòå êîíòðîëè ñà òåçè êîíòðîëè, êîèòî ñà â öÿëîñòíàòà ñðåäà íà îáðàáîòâàíåòî íà äàííèòå è âúçäåéñòâàùè âúðõó âñè÷êè ïðèëîæíè ñèñòåìè. Òå áè òðÿáâàëî äà îáõâàùàò ìåíèäæìúíòà è îðãàíèçàöèÿòà, ôèçè÷åñêàòà îõðàíà, çàùèòàòà íà êîìïþòúðíàòà ñðåäà, âúçñòàíîâÿâàíå â ñëåäñòâèÿ íà íåîáè÷àéíè ïðîèçøåñòâèÿ, ïîääúðæàíå íà õàðäóåðà è êîìïþòúðíèòå îïåðàöèè. Ïðèëîæíèòå êîíòðîëè, îò äðóãà ñòðàíà, ñà ïî-ñïåöèôè÷íè çà îòäåëíèòå ïðèëîæíè ñèñòåìè è ñà ïðèëàãàíè ïðåäèìíî çà âúâåæäàíå íà äàííè, îáðàáîòêà è èçõîä íà ðåçóëòàòèòå. Ïðèëîæíèòå êîíòðîëè áè òðÿáâàëî äà âêëþ÷âàò êîíòðîëè çà ïîäãîòîâêà íà äàííèòå, îãðàíè÷åíèÿ ïðè ðåäàêòèðàíå è ïðîâåðêà, êîíòðîëè çà îáðàáîòêàòà, ðåñòàðòèðàíå è âúçñòàíîâÿâàíå, äâîéíè êîïèÿ è êîíòðîëè çà ðàçïðîñòðàíåíèåòî íà êðàéíèòå ðåçóëòàòè. Êîìïîçèöèÿòà èëè "ñìåñòà" íà îáùè è ñïåöèôè÷íè êîíòðîëè ùå çàâèñè îò õàðàêòåðà è ñòåïåíòà íà îáðàáîòêàòà, èçïîëçâàíèòå òåõíîëîãèè, ïðèñúùèòå ðèñêîâå è íåçàùèòåíîñò, ñâúðçàíè ñúñ ñèñòåìàòà è öÿëîñòíàòà êîíòðîëíà ñðåäà. Íåçàâèñèìî îò ïîñî÷åíèòå ïî-ãîðå ðàçëè÷èÿ, ïî ïîäîáèå íà ñèñòåìèòå ñ ðú÷íà îáðàáîòêà íà èíôîðìàöèÿòà, ÷ðåç âúòðåøíèòå êîíòðîëè ñå öåëè äà ñå îáåçïå÷è ôàêòà, ÷å ñäåëêèòå ñà ïðàâèëíî îòîðèçèðàíè è îäîáðåíè è äà ñå îñèãóðè àêóðàòíîñò, ïúëíîòà, ñâîåâðåìåííîñò è èíòåãðàòèâíîñò íà äàííèòå, êîèòî âëèçàò è íàïóñêàò àâòîìàòèçèðàíèòå ñèñòåìè. Äâå îò êëþ÷îâèòå õàðàêòåðèñòèêè çà îõðàíàòà íà àâòîìàòèçèðàíèòå ñèñòåìè ñà ôèçè÷åñêàòà îõðàíà íà îáîðóäâàíåòî è èíäèâèäóàëíàòà îòîðèçàöèÿ çà îáðàáîòâàíå íà ñäåëêèòå. Ôèçè÷åñêàòà îõðàíà å âàæíà ïîðàäè âèñîêèòå ðàçõîäè íà õàðäóåðà è ñîôòóåðà. Îïàçâàíåòî îò íåîòîðèçèðàíà èëè íåïðàâèëíà îáðàáîòêà íà ñäåëêè å êðèòè÷íî ïîðàäè êîíñîëèäèðàíàòà ñúùíîñò íà àâòîìàòèçèðàíèòå ñèñòåìè. Åäíà àâòîìàòèçèðàíà ñèñòåìà êîíöåíòðèðà âúçìîæíîñòèòå çà ñ÷åòîâîäíèòå çàïèñâàíèÿ è îáðàáîòêà íà ñäåëêèòå å åäíà ñèñòåìà. Íåðàçðåøåíèÿò èëè íåïðàâèëåí äîñòúï äî àâòîìàòèçèðàíèòå ñèñòåìè êîìïðîìåíòèðà êîíòðîëèòå, ñúçäàäåíè çà ðàçäåëÿíå íà çàäúëæåíèÿòà è äðóãè îõðàíèòåëíè êîíòðîëè, êîèòî îáèêíîâåíî ñà ÷àñò îò ñèñòåìèòå çà ðú÷íà îáðàáîòêà. Ñëåäîâàòåëíî, îõðàíàòà íà àâòîìàòèçèðàíèòå ñèñòåìè å èìïåðàòèâíà çàäà÷à çà ìåíèäæìúíòà. Íåçàâèñèìî îò õàðàêòåðà è ñòåïåíòà íà àâòîìàòèçàöèÿ, ïîâèøåíàòà çàâèñèìîñò îò àâòîìàòèçèðàíèòå ïðèëîæíè ñèñòåìè ÷åñòî óâåëè÷àâà ðèñêà îò 96


ãðåøêè è íåçàùèòåíîñò. Êîëêîòî ïîâå÷å èíôîðìàöèîííèòå òåõíîëîãèè ñå ðàçâèâàò, òîëêîâà ïîâå÷å àêòóàëèçèðàíè âúòðåøíè êîíòðîëè òðÿáâà äà áúäàò ñúçäàâàíè. Åòî è íÿêîè êîíêðåòíè èçèñêâàíèÿ ïðè ñúçäàâàíåòî íà êîíòðîëèòå. À. Êîíòðîëíè öåëè òðÿáâà äà áúäàò ñúçäàâàíè Ñúçäàâàò ñå ïðîöåäóðè è ïîëèòèêè çà: • ïðîâåðêà äàëè äåéíîñòèòå ïî îáðàáîòêà íà äàííèòå ñà äîáðå óïðàâëÿâàíè, äàëè äåéíîñòèòå ñà ïëàíèðàíè, îðãàíèçèðàíè, êîíòðîëèðàíè è ÷å ïîäõîäÿù ïåðñîíàë è óêàçàíèÿ ñà îáåçïå÷åíè è ÷å óñèëèÿòà ïîäêðåïÿò ìèñèÿòà è öåëèòå íà îðãàíèçàöèÿòà. • Ñúçäàâàíå íà ìàñòåð (óïðàâëÿâàù) ïëàí, êîéòî ïðàâèëíî äà èíòåãðèðà êðàòêîñðî÷íè è äúëãîñðî÷íè öåëè è çàäà÷è è äà å â ïîäêðåïà íà ìàñòåð ïëàíà è öåëèòå íà îðãàíèçàöèÿòà. • Çàùèòà íà êîìïþòúðíèÿ õàðäóåð îò íåîòîðèçèðàí äîñòúï è ïîâðåäè. • Çàùèòà íà ôàéëîâåòå (ñèñòåìíè è ïðèëîæíè) îò íåîòîðèçèðàí äîñòúï, ìîäèôèêàöèÿ èëè èçòðèâàíå. • Ïðîâåðêà íà òîâà äàëè âñè÷êè âúâåäåíè ñäåëêè ñà îáðàáîòåíè àêóðàòíî è ñúñ ïðàâèëíî îòîðèçèðàíè ñúïðîâîæäàùè äîêóìåíòè. • Ñúçäàâàíå íà ôóíêöèÿ çà ïîääúðæàíå íà êà÷åñòâîòî íà âñè÷êè àâòîìàòèçèðàíè îïåðàöèîíàëíè äåéíîñòè. Á. Ïðèëàãàò ñå êîíòðîëíè äåéíîñòè Îðãàíèçàöèèòå âêëþ÷âàò ñëåäíèòå ñïåöèôè÷íè äåéíîñòè, êîãàòî ñúçäàâàò êîíòðîëèòå çà àâòîìàòèçèðàíèòå ñèñòåìè: • Ïëàíèðàíå íà äåéíîñòèòå íà îòäåëà çà îáðàáîòêà íà äàííèòå òàêà, ÷å öåëèòå ìó äà áúäàò ïîñòèãíàòè ïî åôèêàñåí è ðàçõîäíî åôåêòèâåí íà÷èí. • Îñúùåñòâÿâàíå íà îöåíêà íà ðèñêà íà îáðàáîòêàòà íà äàííèòå, íà îïåðàöèèòå è íà ñèñòåìèòå. • Ïëàíèðàíå íà ïîäõîäÿùî âúçñòàíîâÿâàíå â ñëó÷àé íà èçãóáâàíå èëè èçòðèâàíå, çà äà ñå îáåçïå÷è ôàêòà, ÷å êðèòè÷åñêàòà îáðàáîòêà å ïîääúðæàíà íà íèâî, ïðèåìëèâî çà ñòàðøèÿ ìåíèäæìúíò è ÷å ðåñóðñèòå çà îáðàáîòêàòà íà äàííèòå ùå áúäàò îïàçåíè ïðè íåùàñòåí ñëó÷àé. 97


• •

• •

98

Ïðîâåðêà íà òîâà äàëè ïðàâèëíà ðîòàöèÿ íà ìåíèäæìúíòà, ðàçäåëåíèå íà çàäúëæåíèÿòà è íà ïðàâàòà ñúùåñòâóâàò ïðè îïåðàöèèòå çà îáðàáîòêàòà íà äàííèòå. Ïðè ëèïñà íà àäåêâàòíî ðàçäåëåíèå íà çàäúëæåíèÿòà, êîìïåíñèðàù ñóïåðâàéçîðñêè êîíòðîë òðÿáâà äà ñå ïðèëîæè. Ïðîâåðêà íà òîâà äàëè å íàëèöå ïðàâèëåí òðåíèíã, ÷ðåç êîéòî äà ñå ïîäïîìàãà ìåíèäæìúíòà çà åôåêòèâíîòî è åôèêàñíî èçïúëíåíèå íà ðàáîòàòà ñè, äîêîëêîòî òÿ ñå îòíàñÿ äî äåéíîñòè â àâòîìàòèçèðàíà ñðåäà. Ïðîâåðêà íà òîâà äàëè âñè÷êè ïðèëàãàíè çàêîíè, íîðìàòèâíè àêòîâå è ìåíèäæúðñêè ðàçïîðåæäàíèÿ, êàñàåùè îáðàáîòêàòà íà äàííèòå, ñà ñïàçâàíè. Òå âêëþ÷âàò, íî íå ñà îãðàíè÷åíè îò: § Çàêîíè, ïîäçàêîíîâè àêòîâå è äðóãè óêàçàíèÿ, êàñàåùè ÷àñòíèÿ õàðàêòåð è êîíôèäåíöèàëíîñòòà íà êîìïþòúðíèòå äàííè; § Êîìïþòúðíè ïðåñòúïëåíèÿ è ìåðêè çà òÿõíîòî ïðåäîòâðàòÿâàíå; § Âðåäè ïî åëåêòðîíåí ïúò è íåçàêîíåí òðàíñôåð íà ñðåäñòâà; § Íàðóøåíèÿ íà àâòîðñêèòå ïðàâà çà ñîôòóåð; Îãðàíè÷àâàíå íà äîñòúïà äî êîìïþòúðåí õàðäóåð, òåðìèíàëè, ïðèíòåðè, åêðàíè è Èíäèâèäóàëíèÿò äîñòúï è ñïîñîáíîñòòà äà ñå ìîäèôèöèðà on-line âíèìàòåëíî å îãðàíè÷åí ÷ðåç èäåíòèôèêàöèîííè êîäîâå è ïàðîëè; Èäåíòèôèêàöèîííèòå êîäîâå (ÈÊ) è ïàðîëè ñå ñúõðàíÿâàò êîíôèäåíöèàëíî - êîäîâåòå è ïàðîëèòå íå ñå ðàçïðîñòðàíÿâàò íà ïåðñîíàëà; Ïàðîëèòå ñå ïðîìåíÿò ïåðèîäè÷íî; Ïàðîëàòà íà ñëóæàù òðÿáâà äà áúäå ïðîìåíåíà èëè èçòðèòà âåäíàãà ñëåä êàòî òÿ èëè òîé å íàïóñíàë, å íàçíà÷åí íà äðóãî ìÿñòî èëè ñà ìó ïðîìåíåíè çàäúëæåíèÿòà. ÈÊ è ïàðîëèòå íå òðÿáâà äà áúäàò ïðèêðåïÿíè êúì òåðìèíàëèòå, áþðàòà èëè íà ìåñòà, êúäåòî íåîòîðèçèðàíè ëèöà èìàò äîñòúï. Ñòàðøèÿò ìåíèäæìúíò òðÿáâà äà ïîä÷åðòàâà âàæíàòà ðîëÿ íà íà÷àëíèêà íà îõðàíàòà â îðãàíèçàöèÿòà.


Åòî è êîíêðåòåí ïðèìåð:  ñëåäñòâèå íà îäèò ñå ðàçêðèâà, ÷å îðãàíèçàöèÿ, ÷èèòî ïîìåùåíèå ñ êàíöåëàðñêè ìàòåðèàëè âèíàãè å çàêëþ÷åíà è ëèöå, êîåòî îòãîâàðÿ çà ñúäúðæàíèåòî â íåÿ. Âúïðåêè òîâà, îáà÷å, òå èìàò êîìïþòðè ñ ìíîãî êîíôèäåíöèàëíà èíôîðìàöèÿ, íàìèðàùè ñå íà îòêðèòî, áåç çàêëþ÷âàùè ñå âðàòè è ñ ïàðîëè, çàëåïåíè íà ìîíèòîðèòå èì. Â. Íà÷àëíèê íà îõðàíàòà òðÿáâà äà áúäå íàçíà÷åí (â ãîëåìèòå îðãàíèçàöèè) Ðúêîâîäèòåëÿò íà îðãàíèçàöèÿòà å åäèíñòâåíîòî ëèöå, îòîðèçèðàíî äà íàçíà÷è íà÷àëíèê íà îõðàíàòà. Âåäíúæ íàçíà÷åí, íà÷àëíèêúò íà îõðàíàòà îòãîâàðÿ çà: • òîâà, ÷å å åäèíñòâåíèÿò ïðåäñòàâèòåë íà îðãàíèçàöèÿòà ïî îòíîøåíèå íà ïðîáëåìè íà ñèãóðíîñòòà, êàñàåù èçãîòâÿíåòî íà ðàçëè÷íè îò÷åòè è äîêëàäè; • ïîääúðæàíå íà êîìóíèêàöèÿòà ñ ðúêîâîäèòåëÿ íà îðãàíèçàöèÿòà; • êîîðäèíàöèÿ íà äåéíîñòèòå ïî ðàçïðåäåëÿíåòî íà óíèâåðñàëíèòå èäåíòèôèêàöèîííè êîäîâå çà äîñòúï è ñúâåòâàíå íà ìåíèäæìúíòà ïðè îïðåäåëÿíåòî íà çàäà÷è, êàñàåùè îõðàíàòà, íà ïåðñîíàëà; • ïîääúðæàíå íà âñè÷êè çàïèñâàíèÿ â îðãàíèçàöèÿòà, êàñàåùè îõðàíàòà. 6.4. ÊÎÍÒÐÎËÈÒÅ ÇÀ ÏÐÎÖÅÑÀ ÍÀ ÎÁÐÀÁÎÒÂÀÍÅ ÍÀ ÑÄÅËÊÈÒÅ Îáðàáîòêàòà íà ñäåëêèòå ñå îòíàñÿ äî èíèöèèðàíåòî, âúâåæäàíåòî, êîðåêöèÿòà, èçòðèâàíåòî, èçãîòâÿíåòî íà ãðàôèê, îäîáðÿâàíåòî è èçïúëíåíèåòî íà ñäåëêèòå èëè â ñèñòåìàòà çà âúòðåøåí êîíòðîë íà îðãàíèçàöèÿòà èëè â ñ÷åòîâîäíàòà ñèñòåìà èëè ñèñòåìàòà çà ðàç÷åòíî-ïëàòåæíà âåäîìîñò. Îðãàíèçàöèèòå òðÿáâà äà ðàçïðîñòðàíÿò äåòàéëíè ïðîöåäóðè, çà äà èçáåãíàò áåçïîðÿäúêà è òðÿáâà äà èçâúðøâàò ìîíèòîðèíã íà òåçè ïðîöåäóðè, çà äà ñå ïîñòèãíå òÿõíîòî ñïàçâàíå. Åòî è òóê íÿêîè èçèñêâàíèÿ ïðè ñúçäàâàíåòî íà êîíòðîëèòå: À. Êîíòðîëíè öåëè òðÿáâà äà áúäàò ñúçäàäåíè Êîãàòî ìåíèäæìúíòúò ðåøè äà èçïîëçâà èëè èçðàçõîäâà ôèðìåíè (îáùåñòâåíè) ðåñóðñè ñ îïðåäåëåíà öåë, òåçè ðåøåíèÿ ñå 99


ïðåâðúùàò â ñ÷åòîâîäíà ñäåëêà. Ìíîãî å âàæíî äà ñå îáåçïå÷è ôàêòà, ÷å ñ÷åòîâîäíàòà ñäåëêà äîáðîñúâåñòíî îòðàçÿâà ðåøåíèåòî íà ìåíèäæìúíòà ñâîåâðåìåííî. Çà äà áúäå ïîñòèãíàòî òîâà îðãàíèçàöèèòå òðÿáâà äà îáåçïå÷àò ôàêòà, ÷å ñëåäíèòå êîíòðîëíè öåëè ñà ÷àñò îò òåõíèòå êîíòðîëíè ïëàíîâå: • äà ñå îñèãóðè àêóðàòíî è ñâîåâðåìåííî îáðàáîòâàíå íà ñäåëêèòå; • îïàçâàíå íà àêòèâèòå è çàïèñâàíèÿòà â îðãàíèçàöèÿòà ÷ðåç ôèçè÷åñêè è ñ÷åòîâîäíè êîíòðîëè; • ïðîâåðêà íà àêóðàòíîñòòà è íàäåæäíîñòòà íà ñ÷åòîâîäíèòå äàííè; • îñèãóðÿâàíå íà ïðàâèëíà îòîðèçàöèÿ íà âñè÷êè ñäåëêè è ñïàçâàíåòî íà ôåäåðàëíèòå è ùàòñêè çàêîíè, ïîëèòèêè, íîðìàòèâíè àêòîâå è íàñîêè; • îïàçâàíå îò íåïðàâèëíî èçïîëçâàíå íà ñðåäñòâà. Á. Êîíòðîëíè äåéíîñòè òðÿáâà äà áúäàò ïðèëàãàíè Çà äà ñå ïîäïîìîãíå êîíòðîëà âúðõó îáðàáîòâàíåòî íà ñäåëêèòå ùå å íåîáõîäèìî äà: • ñå ñúçäàäàò ïèñìåíè ïðîöåäóðè çà îòîðèçèðàíå íà ñäåëêèòå ïî âèä íà ñäåëêàòà (ôèðìåíè, áþäæåòíè, ðàçõîäè íà ñðåäñòâà, îñ÷åòîâîäÿâàíåòî íà ïðèõîäèòå), îáðúùàéêè îñîáåíî âíèìàíèå íà: § îòîðèçèðàíåòî, èçèñêàíî îò ñúîòâåòíîòî çàêîíîäàòåëñòâî; § îòîðèçèðàíåòî, èçèñêàíî îò îðãàíèçàöèÿòà, ñ èçâúíðåäíèòå ñëó÷àè íà äåéñòâèå ïðè îòïóñê, áîëåñò è äð. • íàçíà÷àâàíå íà ëèöå (ôèíàíñîâèÿ äèðåêòîð èëè âúòðåøíèÿ êîíòðîëüîð), êîåòî äà èçâúðøâà ìîíèòîðèíã íà öèêúëà çà îáðàáîòâàíå íà ñäåëêèòå îò èíèöèèðàíåòî, ïðåç âúâåæäàíåòî íà äàííèòå â ñèñòåìàòà, äî ïîëó÷àâàíåòî íà îáðàòíà èíôîðìàöèÿ. Òîâà ëèöå áè òðÿáâàëî: § ïåðèîäè÷íî äà ïðåãëåæäà ðàáîòàòà íà âñåêè, âúâëå÷åí â öèêúëà çà îáðàáîòâàíå íà ñäåëêèòå, çà äà ñå îáåçïå÷è ñïàçâàíåòî íà îïðåäåëåíèòå îò îðãàíèçàöèÿòà ïðîöåäóðè; § äà ïîääúðæà è ïðåãëåæäà ïåðèîäè÷íî àêóðàòíîñòòà íà äàííèòå, êîèòî ñà áèëè âúâåäåíè è ñëåä òîâà îäîáðåíè; 100


ÊÎÍÒÐÎËÍÈ ÖÅËÈ Ïåðñîíàë/Ðàç÷åòíî-ïëàòåæíà âåäîìîñò (ÐÏÂ) Ïðèìåðíè êîíòðîëíè öåëè Ïåðñîíàë/Ðàç÷åòíî-ïëàòåæíà âåäîìîñò (ÐÏÂ) 1. Âñè÷êè ïðîìåíè â ÐÏ ñà îäîáðåíè è ðàçðåøåíè îò ñúîòâåòíèòå äëúæíîñòíè ëèöà. 2. Çàäúëæåíèÿòà ïî ÐÏ è ïåðñîíàëà ñà ðàçäåëåíè

3. Âñè÷êè ÐÏ ñà ïîäêðåïåíè îò ôàêòè è äîêàçàòåëñòâà, ÷å äåéíîñòòà ôàêòè÷åñêè å èçâúðøåíà. 4. Çàïèñâàíèÿòà â ÐÏ ñúäúðæàò àêóðàòíà ñ÷åòîâîäíà èíôîðìàöèÿ. 5. Çàïëàòèòå íà âñè÷êè ñëóæèòåëè ñå èçïëàùàò ïðàâèëíî è ñâîåâðåìåííî. 6. Ãëàâíèÿò ñ÷åòîâîäèòåë èçâúðøâà ìîíèòîðèíã íà ðàçõîäèòå â ÐÏ âñåêè ìåñåö. 7. Äåéíîñòèòå ïî íàåìàíåòî, èçäèãàíåòî, íàïóñêàíåòî è òðåíèíãà íà ïåðñîíàëà ñå èçâúðøâàò ñïîðåä òðóäîâîòî çàêîíîäàòåëñòâî è ïî íà÷èí, êîéòî ñòèìóëèðà èêîíîìè÷íîòî è åôèêàñíî èçïúëíåíèå íà äåéíîñòòà. 8. Çàïèñâàíèÿòà, êàñàåùè ïåðñîíàëà, ñå èçâúðøâàò ñâîåâðåìåííî, öÿëîñòíî è àêóðàòíî ñ èçïîëçâàíå íà ìåðêè ïðîòèâ íåðàçðåøåí äîñòúï äî èëè èçãîòâÿíåòî íà ôèêòèâíà èíôîðìàöèÿ. 9. Íàäáàâêèòå è óäðúæêèòå íà ñëóæèòåëèòå ñå ïðåíàñÿò â

Êîíòðîëíè äåéíîñòè â ïîìîù íà îðãàíèçàöèÿòà Îáåçïå÷àâàíå íà ôàêòà, ÷å ìåíèäæúðèòå íà ðàáîòíèòå ìåñòà îäîáðÿâàò ðàáîòíèòå ãðàôèöè. Òðÿáâà äà ñå îñèãóðè ôàêòà, ÷å ëèöåòî, èçâúðøâàùî ïðîìåíèòå â ÐÏÂ, íå å ñúùîòî, êîåòî ãè îäîáðÿâà è ïðåãëåæäà. Îáåçïå÷àâàíå íà ôàêòà, ÷å äåéñòâèÿòà ïî ïîäãîòîâêàòà, îäîáðåíèåòî è âúâåæäàíåòî íà äàííèòå, íå ñå èçâúðøâà îò åäíî è ñúùî ëèöå Îáåçïå÷àâàíå íà ôàêòà, ÷å âñè÷êè äàííè (êàðòè) çà ðàáîòíîòî âðåìå ñà ïðåäàäåíè ïðàâèëíî, òàêà, ÷å âñè÷êè èçêëþ÷åíèÿ è ïðîìåíè â ÐÏ äà áúäàò âêëþ÷åíè ïî âðåìå íà èçãîòâÿíåòî º . Ïðåãëåä íà äàííèòå â ÐÏ çà ñ÷åòîâîäíàòà àêóðàòíîñò íà ïðîìåíèòå, óäðúæêèòå è íåîáè÷àéíè ñäåëêè. Ïðåãëåä íà ðàçäåëèòå íà ÐÏ çà àêóðàòíîñòòà íà èíôîðìàöèÿòà, êàñàåùà ïðîìåíèòå, óäðúæêèòå è íåîáè÷àéíèòå ñäåëêè Ñðàâíåíèå íà îò÷åòèòå çà ðàçõîäèòå â ÐÏ ñ áþäæåòà íà îðãàíèçàöèÿòà. Íà÷àëíèê-îòäåëà "Êàäðè" ñïàçâà è ñëåäè çà ñïàçâàíåòî èçèñêâàíèÿòà íà òðóäîâîòî çàêîíîäàòåëñòâî. Âñè÷êè ñëóæèòåëè ñà îöåíÿâàíè ïåðèîäè÷íî ñïîðåä âúçïðèåòèÿ ñòàíäàðòåí íà÷èí íà îöåíêà. Âñè÷êè äîêóìåíòè, êàñàåùè ïåðñîíàëà ñå èçãîòâÿò ñâîåâðåìåííî, çà äà ñå îáåçïå÷è ôàêòà, ÷å âñè÷êè íàäáàâêè è óäðúæêè â ÐÏ ìîãàò äà áúäàò âíåñåíè è îò÷åòåíè. Ðàçäåëèòå íà ÐÏ ñå ïðîâåðÿâàò âíèìàòåëíî, çà äà ñå ïëàòè ñàìî äà îäîáðåíèòå çà òîâà

115


îôèöèàëíàòà ÐÏÂ ñâîåâðåìåííî.

ëèöà.

ÊÎÍÒÐÎËÍÈ ÖÅËÈ Äîãîâàðÿíå è äîñòàâêà íà óñëóãè Ïðèìåðíè êîíòðîëíè öåëè 1. Þðèäè÷åñêèòå äîãîâîðè ñå ïîäïèñâàò îò îòîðèçèðàíèòå çà òîâà ëèöà 2. Âñè÷êè çàÿâêè çà îêàçâàíå íà óñëóãè ñå èíèöèèðàò è îäîáðÿâàò îò îòîðèçèðàíèòå çà òîâà ëèöà è ñà îáåçïå÷åíè ñ íóæíèòå ôèíàíñîâè ñðåäñòâà. 3. Ðàçäåëÿíå íà çàäúëæåíèÿòà íà ñëóæèòåëèòå â îòäåëà çà ïîêóïêè. 4. Ïðîâåæäà ñå ìîíèòîðèíã íà äîãîâîðèòå çà ñïàçâàíåòî íà ïðîãðàìíèòå è ôèñêàëíè èçèñêâàíèÿ.

5. Äîñòàòú÷íî âðåìå çà ïîäãîòîâêà ñå îòäåëÿ íà äîãîâàðÿùîòî ñå ñëóæåáíî ëèöå, çà äà ñå çàïîçíàå è îáðàáîòè äîãîâîðà, ïðåäè äà çàïî÷íå îêàçâàíåòî íà óñëóãèòå. 6. Äîêóìåíòàöèÿòà ïî äîãîâîðà ñå ñúõðàíÿâà âúâ ôàéë èëè ïàïêà, çà äà ñëóæè â ïîäêðåïà íà âñè÷êè äîãîâîðåíîñòè.

Ïðèìåðíè äåéíîñòè íà âúòðåøíèÿ êîíòðîë Äîãîâîðèòå ñå ïðåãëåæäàò îò þðèñòà íà îðãàíèçàöèÿòà, ïðåäè äà áúäàò ïîäïèñàíè. Âñè÷êè óñëóãè ñå îäîáðÿâàò, ïðåäè äà áúäàò äîãîâàðÿíè. Ôèíàíñîâîòî ñúñòîÿíèå ñå ïðîâåðÿâà, çà äà ñå óñòàíîâè äàëè ñà íàëèöå äîñòàòú÷íî ñðåäñòâà Äîãîâàðÿíåòî íà óñëóãèòå, ìîíèòîðèíãà íà äîãîâîðà è ïðîâåðêàòà íà îêàçâàíèòå óñëóãè íå ñå èçâúðøâà îò åäíî è ñúùî ëèöå. Ïðîâåæäàíåòî íà ìîíèòîðèíã íà äîãîâîðèòå å ïåðèîäè÷íî, çà äà ñå îïðåäåëè äàëè êîíòðàãåíòèòå îêàçâàò óñëóãèòå, ïîñî÷åíè â äîãîâîðà. Ìîíèòîðèíãúò íà äîãîâîðèòå å íóæåí, çà äà ñå ïîòâúðäÿò äîãîâîðåíèòå ðàçõîäè è äîñòàòú÷íî ñðåäñòâà äà îñòàíàò, çà äà ñå ñïàçÿò êëàóçèòå íà äîãîâîðà. Îòäåëÿ ñå äîñòàòú÷íî âðåìå çà ïîäãîòîâêà, çà äà çàâúðøâàò âñè÷êè ïðîöåäóðè ïî äîãîâàðÿíåòî. Íå ñå èçâúðøâàò ïëàùàíèÿ ïî äîãîâîðà, ïðåäè òîé äà å îäîáðåí è àêòóàëèçèðàí. Îòãîâîðíèÿò çà äîãîâîðèòå ñëóæèòåë ïîääúðæà ôàéëîâå ñ êîïèðàíà äîêóìåíòàöèÿ çà âñè÷êè encumbrances â îôèñà.

ÊÎÍÒÐÎËÍÈ ÖÅËÈ Äîãîâàðÿíå è äîñòàâêà íà ñòîêè Ïðèìåðíè êîíòðîëíè öåëè 1. Äîãîâàðÿíåòî è äîñòàâêàòà íà ñòîêè

116

Ïðèìåðíè äåéíîñòè íà âúòðåøíèÿ êîíòðîë Êîðåêòíè âõîäÿùè äîêóìåíòè ñå èçïîëçâàò çà çàêóïóâàíå íà äîãîâîðåíè


ñå ðàçðåøàâà è ñå èçâúðøâà â ñúîòâåòñòâèå ñ âúçïðèåòàòà ïîëèòèêà çà çàêóïóâàíå íà ñòîêè îò îðãàíèçàöèÿòà.

2. Ïîêóïêèòå ñà ðàçóìíè è ñúùåñòâóâàò íóæíèòå ðàçðåøåíèÿ è àäåêâàòíà äîêóìåíòàöèÿ â ïîäêðåïà íà òîâà. 3. Çàäúëæåíèÿòà íà ñëóæèòåëèòå â îòäåëà çà ïîêóïêè ñà ðàçäåëåíè îò òåçè, îäîáðÿâàùè ïëàùàíåòî. 4. Ïðîöåäóðèòå ïî ïîëó÷àâàíåòî è îñ÷åòîâîäÿâàíåòî ñà ïðàâèëíî óñòàíîâåíè çà âñè÷êè ïîêóïêè. 5. Ñúîòâåòíàòà äîêóìåíòàöèÿ ñå ïîääúðæà çàåäíî ñ âõîäÿùèòå äîêóìåíòè çà ïîêóïêàòà. 6. Îòêðèòèòå çàÿâêè çà ïîêóïêà ñå ïðåãëåæäàò ïåðèîäè÷íî.

àðòèêóëè, íåäîãîâîðíè àðòèêóëè ïîä 1000 ëâ. (ïðèìåðíî) è àðòèêóëè, çà êîèòî ñå èñêà òúðã. Ïèñìåíî îäîáðåíèå ñå ïîëó÷àâà ïðåäè ñòîêèòå äà áúäàò ïîðú÷àíè. Êîëè÷åñòâàòà è öåíèòå ñå ïðåãëåæäàò çà ðàçóìíîñò ïðåäè äà áúäàò çàÿâåíè. Ïðåäè äà ñå íàïðàâè çàÿâêàòà ôèíàíñîâîòî ñúñòîÿíèå ñå ïðîâåðÿâà, çà äà ñå óñòàíîâè äàëè ñà íàëèöå äîñòàòú÷íî ñðåäñòâà Îðãàíèçàöèîííàòà ñòðóêòóðà å òàêàâà, ÷å åäíî è ñúùî ëèöå íå èçâúðøâà çàÿâêàòà, îäîáðÿâàíåòî è ïîëó÷àâàíåòî íà ñòîêèòå. Êîïèÿ îò âñè÷êè çàÿâêè çà ïîêóïêà ñå çàíàñÿò â ñ÷åòîâîäíèÿ îòäåë çà ôàêòóðèðàíå. Ïîëó÷àâàíåòî ñå óäîñòîâåðÿâà ñ äîêóìåíò, ÷å ñòîêèòå ôàêòè÷åñêè ñà ïîëó÷åíè. Ôàéëîâå çà îòêðèòè çàÿâêè çà ïîêóïêà ñå ïîääúðæàò è ïðåãëåæäàò ñâîåâðåìåííî, çà äà ñå óäîñòîâåðè, ÷å çàÿâêàòà å âñå îùå àêòóàëíà è ñòîêèòå ñà íóæíè. Âñè÷êè çàÿâêè çà ïîêóïêà ñå ïðåãëåæäàò, çà äà íå ñå äîïóñíå ðàçäåëÿíåòî íà çàÿâêèòå.

ÊÎÍÒÐÎËÍÈ ÖÅËÈ Èçðàçõîäâàíå íà ïàðè÷íè ñðåäñòâà Ïðèìåðíè êîíòðîëíè öåëè 1. Âñè÷êè ðàçõîäè ñà îòîðèçèðàíè ïî îïðåäåëåíèÿ îò îðãàíèçàöèÿòà íà÷èí. 2. Çàäúëæåíèÿòà íà ñëóæèòåëèòå ñà ïðàâèëíî ðàçäåëåíè.

3. Ðàçõîäèòå ñå èçâúðøâàò, êîãàòî ñòîêèòå èëè óñëóãèòå ñà ïîëó÷åíè è ïðàâèëíî ôàêòóðèðàíè.

Ïðèìåðíè äåéíîñòè íà âúòðåøíèÿ êîíòðîë Âñè÷êè ðàçõîäè ñà ðàçðåøåíè îò ñúîòâåòíèòå äëúæíîñòíè ëèöà, ïðåäè äà áúäàò èçâúðøåíè ðåàëíè äåéñòâèÿ ïî òÿõ. Îòäåëíè ëèöà òðÿáâà äà èçâúðøâàò ïîëó÷àâàíåòî íà ñòîêèòå, ïðîâåðêàòà íà ôàêòóðèòå è îáðàáîòâàíåòî íà äîêóìåíòèòå çà ïëàùàíå. Îäîáðåíèåòî è ïëàùàíåòî çà ñòîêèòå è óñëóãèòå ñå èçâúðøâà ñàìî ñëåä êàòî òå ñà ïîëó÷åíè. Ïîääúðæàò ñå êîïèÿ îò äîêóìåíòàöèÿòà, ñúïðîâîæäàùà äîêóìåíòèòå çà ïëàùàíå.

117

The Modern Internal Control 2012  

This is the only book dedicated to the modern internal control in Bulgaria

The Modern Internal Control 2012  

This is the only book dedicated to the modern internal control in Bulgaria

Advertisement